AULA 5

PLANEJAMENTO DE EVENTOS – PRÉ – EVENTO

ANÁLISE DA VIABILIDADE DO EVENTO

Dentro da fase de pré-evento como vimos na aula anterior, teremos que adequar nossa idéia
ou conceito do evento à realidade da empresa e do mercado no qual estaremos inseridos para
verificarmos se o evento proposto é viável e nos trará o retorno desejado.

Iremos relacionar aqui o evento dentro do marketing de uma instituição e analisar a sua
construção e alguns cuidados que se deve tomar. Não queremos ser prepotentes a ponto de
insinuar que nosso estudo aqui relatado é amplo o bastante para designar todos os cuidados,
mas damos algumas dicas e observamos elementos que julgamos importantes – baseado na
pedagogia da libertação e da autonomia de Paulo Freire – queremos pedir ainda a colaboração
dos discentes que lêem nosso texto para contribuírem nesta produção com seus casos e
experiências.

O evento deve estar adequado ao objetivo do cliente, às oportunidades presentes no ambiente,

mostrando os pontos fortes de seus produtos ou serviços e tentando minimizar a evidência de
suas fraquezas frente a seus concorrentes. É a partir dessas análises que observamos a
viabilidade do acontecimento do evento. O evento é um dos elos mais importantes de ligação
entre a empresa e seus públicos.

Para que o gerente de eventos possa produzir resultados que satisfaçam aos objetivos de
marketing de um evento, este evento precisa ter seu processo associado a função do
marketing.

Segundo Johnny Allen Robert Harris e Ian McDonell no livro Organização e gestão de eventos,
estratégia é...

...De longo prazo, em vez de curto prazo. Uma vez fixada uma estratégia de marketing, mudá-
la pode ser dispendioso, sem mencionar a ruptura na montagem do evento. Portanto, há que
se pensar cuidadosamente antes de decidir quais estratégias usar para atingir os objetivos.

...Diferente de tática. Entenda estratégia como o rumo geral que um evento toma a fim de
atingir seus objetivos; e táticas como as manobras detalhadas ou programas que levam a
estratégia a cabo. As táticas podem ser mudadas à medida que as condições do mercado se
alteram, mas a estratégia – o rumo genérico - permanece inalterada.

...baseada na análise cuidadosa dos recursos internos, e ambiente externo, e não uma reação
apressada a mudanças no mercado.

... essencial à sobrevivência da instituição.

Como diria Fifield (1992:9) “se você não sabe para onde esta indo, qualquer caminho o levará
lá”. Se você não sabe o que quer e porque faz aquele evento ou produto ou porque abriu sua
empresa, onde quer chegar ninguém comprará seu produto/serviço ou irá no seu evento, pois
você demonstrará insegurança e será volúvel.

Entendamos então aqui que Marketing Estratégico de Eventos é o processo pelo qual a
organização de um evento ajusta os objetivos de negócios e de marketing e os
ambientes no quais eles ocorrem para uma atividade de mercado.
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Planejamento de Eventos – Prof. Carlos Eduardo Lourenço

Nesta fase devemos nos concentrar em realizar um planejamento detalhado do evento em
todas as suas etapas, suas necessidades. Entenda que planejar um lançamento ou planejar
um congresso, ou ainda um desfile são planejamentos diferentes, distintos com necessidades e
especificidades próprias. Não poderemos aqui entrar em detalhe de cada tipo de evento, mas
de forma global verificar como realizar esta tarefa de planejar o evento e o eu nele ocorrerá
para que tudo transcorra bem para você, seus apoiadores e parceiros e principalmente para
sua majestade... o PÚBLICO de seu evento.

Após a decisão política da empresa em realizar um evento, três elementos são vitais para
realizar o planejamento do mesmo:

 Objetivos;
 Público alvo;
 Estratégias.

- ANÁLISE DOS ELEMENTOS PARA REALIZAÇÃO DO PLANEJAMENTO DE EVENTOS

• Objetivos do Evento
É o que pretendemos alcançar, conseguir, como, quando, onde queremos chegar com a
realização do evento.
Exemplos: Estabelecer, criar, manter, firmar e ou divulgar o conceito e ou imagem da marca,
pessoa, empresa ou produto (lembre-se eu podemos ter três tipos de objetivos: para a
empresa, para o público alvo e para os parceiros e apoiadores).

No livro Organização e Gestão de Eventos p.150, temos uma tabela interessante que apontam
os diferentes interesses e objetivos por detrás de cada elemento presente na composição de
um evento:

Tipo de parceiro na Exigência - Objetivo

organização
Funcionário do festival Participarem de um evento cultural de sucesso e
reconhecido, que seja bom para suas carreiras.
Patrocinadores Serem associados de forma positiva a um evento que
atraia a atenção de seu mercado-alvo.
Governo Estadual Ser associado a um festival de artes que traga diversão,
seja artisticamente moderno e aclamado pela crítica (dê
mídia e visibilidade política) e preferencialmente não
necessite de aporte adicional de recursos do governo.
Câmara Municipal Que valorize e utilize os espaços municipais e
(podemos colocar aqui instalações públicas da cidade sem acarretar danos
também local do evento materiais, e ao mesmo tempo encoraje o turismo e os
como Shopping, livraria, gastos na cidade.
restaurante ou pavilhão).
Polícia e serviço de Receberem a aprovação e serem incluídos no
ambulância planejamento de eventos importantes que atraem
multidões para evitar danos a pessoa, distúrbios à ordem
e acidentes.
Fornecedores de bebidas e Que consigam vender muito, tendo muitos consumidores
alimentos. no local, e a concorrência seja justa.
Consumidores. Serem entretidos, encantados com uma experiência
única, positiva e inesquecível.

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Segue alguns exemplos de objetivos propostos para o festival de Sidney em 2001 (Allen,
2003:159):

 Aumentar a receita em ingressos em 10% em relação ao ano anterior;

 Aumentar a percentagem de acentos vendidos de 72% para 75%;
 Diminuir eventos que causem prejuízo de 5 para 2;
 Manter 90% dos patrocinadores do ano anterior;
 Aumentar a publicidade espontânea gerada no evento em 15%, em relação ao não
anterior.

Percebam que todos os eventos são claros e mensuráveis, evite objetivos vagos.

• Públicos-alvos do Evento
A quem se destina o evento, afinal precisamos realizar o evento em um formato e tipo que
atenda a necessidade e objetivos deste público. Não adianta realizarmos um evento se o
público não demonstra interesse em participar daquele tipo de evento.

Exemplos: levar funcionários do setor de metalurgia da Volkswagen do Brasil para assistir uma
apresentação de Balé Clássico.

Para não ficarmos apenas pensando que o público alvo é um segmento de nossos
consumidores vamos esclarecer o conceito de público segundo a profa. Margarida M. K.
Kunsh.

Segundo Kunsh existem os públicos: interno, externo e misto.

 Público Interno: Diretores, funcionários, familiares.

 Público Externo: Consumidores, comunidade em geral, imprensa, sindicatos,
concorrentes, governo, comunidade financeira.
 Público Misto: Revendedores (intermediários de marketing), fornecedores e acionistas.

• Estratégias do Evento
O “como” realizaremos o evento. São as ações desenvolvidas e executadas para se alcançar
os objetivos propostos, atingindo os resultados, com a sensibilidade dos diversos públicos no
que diz respeito à organização.

Para criarmos uma estratégia forte e coerente precisamos nos atentar a detalhes como:
 A análise de variáveis sócio-ambientais;
 Análise dos concorrentes;
 Alocação de recursos financeiros;
 Alocação dos recursos humanos;
 Definição de local;
 Definição de data e horário;
 Programação visual (orientando o público no local do evento);
 A definição do estilo do evento – traje;
 Divulgação.

- ANÁLISE DAS VARIÁVEIS AMBIENTAIS

Quando se realiza um evento de porte continental (latino americano), internacional ou mundial
é preciso atentar a diferenças culturais, sociais, políticas e ou legais que podem interferir na
sua concepção e resultados.
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Para realizarmos um bom evento é preciso mais do que bom senso, é preciso analisar
cuidadosamente as atividades de nossos concorrentes (não esqueça dos eventos de outros
setores que tentem atingir o mesmo público-alvo na mesma data), e ainda analisar os
ambientes político, econômico, sociocultural e tecnológico nos quais nosso evento estará
inserido.

Como nosso Brasil é um país de âmbito continental, ele também contempla diferenças
interessantes culturais e econômicas. Assim os eventos podem diferenciar de acordo com a
cultura local.

Por exemplo: No Rio Grande do Sul é comum haver jantares de negócios em churrascarias,
enquanto que em S.Paulo estes eventos ocorrem predominantemente no almoço. Na Bahia é
comum eles não discutirem de negócios depois do almoço, período destinado a uma sesta, ou
descanso, ao qual poderíamos chamar de “ócio criativo”.

Então ao tentar planejar um evento Nacional é preciso tomar cuidado com expressões
coloquiais (gírias locais) que podem não ter o mesmo significado em outras regiões do país
como a palavra “caiçara”.

No tocante ao ambiente econômico podemos apontar a recessão global como uma ameaça a
muitos eventos de entretenimento e lazer, pois a crise faz com que psicologicamente as
pessoas se sintam reticentes em gastar dinheiro para irem a um evento, procurando
economizar evitar gastos e ir em busca de eventos gratuitos.

Precisamos estar atentos a origem social do nosso público, sua história, ritos, música, cores,
clima, localização geográfica, pois elas influem no planejamento.

Com relação ao ambiente tecnológico, um professor amigo meu tem um caso bastante
interessante, ele era gerente de eventos de uma editora de RPG, seu papel no marketing era
aprimorar o relacionamento com atuais clientes fidelizando-os ao hobby e atrair novos
praticantes.

No entanto ele percebeu que com o avanço tecnológico e a entrada de eventos concorrentes
(animes) o público do maior evento da América latina, o Encontro Internacional de RPG vinha
diminuindo ano a ano. Vários fatores como: mudança de local, jogos on-line e dificuldade de se
reunir fisicamente com outros praticantes, início da cobrança de ingresso do público,
envelhecimento do público e mudança de psicográficas, de gosto artístico e cultural do público
(por temas ligados a anime) fez com que este público na cidade de S.Paulo caísse. Porém
paralelamente a isso, a esta perda crescente e acelerada na capital, cidades do interior
paulista, e de outros estados registravam crescimentos espantosos, e isso se deve a falta de
opções de lazer e entretenimento como falta de cinema, teatro, internet e TV a cabo nestes
locais, entre outros motivos. Logo o gerente de eventos viu uma oportunidade de tentar usar o
avanço tecnológico a seu favor e a favor do hobby. Ele criou o “Dia D RPG” um evento parecido
com o “live age” onde 21 cidades iriam interagir entre si ligadas pela web em um mega evento
nacional. Atingindo cidades distantes como Juazeiro, Fortaleza, Maceió, Natal, Cachoeira do
Sul, Blumenau, entre outras, o evento iria integrar os fãs do tema em todo o país e empolgá-los
com uma proposta diferenciada de entretenimento presencial e virtual nunca antes criado ou
imaginado no setor literário – na qual se inclui o RPG, uma forma de literatura.

Portanto é preciso saber quais os avanços comunicacionais via web e móbile para podermos
nos apropriar dele em eventos dos mais diferentes gêneros.

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O ponto fundamental da análise externa é compreender e, sempre que possível, prever as
mudanças geradas pelos agentes ou variáveis externos à empresa. A compreensão do
ambiente imediato (fornecedores, concorrentes, distribuidores e clientes) ou do macroambiente
(político-legal, econômico-natural, sociocultural e tecnológico) pode ser realizada pela análise
do macroambiente e pela análise setorial.

- ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA E DAS OPORTUNIDADES E AMEAÇAS

• Concorrentes e substitutos

Eventos concorrentes podem ser de dois tipos:

 Alguém que deseja deliberadamente se opor ao seu evento e fará questão de sempre,
sempre, sempre colocar o evento deles na mesma data do seu. A este tipo de
concorrente nossa sugestão é divulgue o seu melhor, fortaleça os laços com seus
parceiros e patrocinadores, não revele seus fornecedores e trabalhe bem, muito bem.
 Aos concorrentes éticos e respeitosos, cabe um diálogo e negociação das datas para
que ambos consigam seu intuito e promovam sem problemas seus eventos. Afinal
eventos paralelos e concorrentes não há ganhador. Ambos saem perdendo, perdem
público, geram ruído na cabeça do consumidor eu misturará o conceito de ambos, e ao
disputar patrocínio e apoios perdem ambos oportunidades de negócios.

A empresa organizadora de eventos enfrenta pelo menos quatro tipos de possíveis

concorrentes:

 Outras empresas organizadoras de eventos (empresas formais estruturadas para a

gestão de eventos de maneira profissional);
 Entidade promotora (organizações como: sociedades, associações, prefeituras,
paróquias - que desenvolvem eventos);
 Departamento de eventos (parte da estrutura organizacional de uma empresa -
companhia, hotel ou centro de eventos - que trabalha especificamente com o
desenvolvimento de eventos para esta empresa);
 Organizador de eventos autônomo (agente que, em geral, não possui estrutura jurídica e
muitas vezes física para desenvolvimento de eventos).

- ALOCAÇÃO DE RECURSOS FINANCEIROS

Para otimizar os recursos ao qual sempre estamos sujeitos é preciso se utilizar o bom senso, a
criatividade e acima de tudo a perseverança.

Todas empresas procuram gastar ou investir pouco e exigem cada vez mais dos profissionais
de eventos.

É preciso, no entanto que todos entendam que sem a adequação mínima de recursos
financeiros e humanos para fazer face às necessidades exigidas pelo evento, demonstrada por
orçamentos com valores correntes de mercado; é inviável prosseguir. Em outras palavras,
podemos tentar o custo zero, mas precisamos de uma segurança mínima, um aporte de verba
e estrutura operacional humana para podermos dar sequência ao planejamento.

IMPORTANTE: cuidado para não seguirem com um evento sem que o mesmo tenha
esclarecido os recursos disponíveis, esta parte deve estar muito clara para podermos começar
a parte de contatos, fornecedores e parcerias, pois seu nome, sua reputação entrará em jogo a
partir daí.
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Mas quem paga os custos, o realizador, o público ou os patrocinadores / expositores?
É preciso entender aqui que o público deseja sempre o melhor, e sempre quer pagar nada ou
quase nada por isso, é o chamado valor de uso e valor de troca, hoje o valor de troca tem
perdido sua sustentação, um filme que custa 20 a 40 reais pode ser conseguido por pirataria a
R$ 2,00 (dois reais), as pessoas não tem noção ainda que tudo tem um custo e que ao não
pagar o custo pelo produto ou serviço eles desestimulam sua perpetuação, um evento que não
vai ninguém não será repetido. Precisamos entender aqui o problema econômico e de valor
percebido das coisas para o público alvo do evento. Como dizem os economistas não existe
jantar grátis, se o ingresso de um festival é gratuito alguém pagou a conta deste evento, e
quem pagou deseja alguma coisa deste público.

O equilíbrio entre o que se deve cobrar e o que ofertar é importante para o organizador de um
evento, se o evento for gratuito pode gerar uma percepção de negligência, evento chulo, ou
ainda popular, para a “massa”. Se ao contrário o evento for demasiadamente caro ele pode
afastar seu target. Há Feiras como a Bienal que procuram baratear o custo do ingresso e
tentam equilibrar seu orçamento cobrando caro o metro quadrado de seus expositores, afinal
se o evento for lotado mais expositores irão querer expor seus produtos na feira. Eventos caros
ao público podem ser mais acessíveis aos expositores no custo por metro quadrado. Em geral
nossa sugestão é barato, mas não de graça ao público e bem cobrado aos patrocinadores e
expositores.

- ALOCAÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS

Precisamos analisar o número de funcionários e voluntários disponíveis, suas habilidades,
competências e capacidades. De que formas podem utilizar melhor a habilidade de cada um,
de modo a atender as exigências e necessidades da organização do evento. Se tivermos um
membro do comitê organizador conhecido pela mídia (ator, cineasta, celebridade), devemos
utilizá-lo na função de assessoria de imprensa, promovendo o evento em boletins, entrevistas
enfim sendo a expressão midiática do evento, angariando mídia espontânea e não paga.

- DEFINIÇÃO DE LOCAL
Para podermos escolher o local devemos entender o tipo de evento que estaremos realizando,
para uma palestra ou simpósio precisamos de um auditório, para um coquetel ou lançamento
necessitamos de um salão ou hall amplo, para um show um palco e assim sucessivamente.
Muitas vezes em Feiras e Exposições o local geográfico já foi previamente definido pelo
realizador e ao expositor caberá escolher no lay out ou planta baixa da feira, seu espaço dentro
do pavilhão.

Se você estiver na condição de realizador da feira para escolher um pavilhão atente

para:
 Proximidade de metrô ou terminal de ônibus (facilidade de transporte) ou vias que não
alaguem em caso de chuva ou fiquem congestionadas na hora de abertura do seu
evento, isso pode prejudicá-lo.
 Estacionamento próximo ou no local, veja o número de vagas e compare com a
quantidade de público esperado;
 Verifique a quantidade de mictórios, WC, sua condição, copa, área destinada a equipe
de staff e infra estrutura, tamanho das portas para entrada de material, voltagem elétrica,
quadro de luz, cobertura (altura – pé direito), condição geral do local com carpete, piso,
paredes, o que pode ou não ser feito colado, pregado, enfim condições de uso e
locação.
 Verifique se o local possui a licença da prefeitura para existir e realizar eventos como o
CONTRUL.
 Quantidade de credenciais de estacionamento disponibilizadas para staff do evento,
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  Ambulatório ou Hospital próximo.
Se você estiver na condição de expositor de uma feira e tiver eu escolher o local na
planta de seu estande vai ai alguns toques ou dicas:
 Organizadores profissionais como Francal ou Alcântara Machado irão marcar uma data
específica com coquetel para expositores e estes serão chamados em ordem
decrescente por tempo de feira e tamanho do estande para escolherem suas
localizações. Quando chegar sua vez procure ver onde esta seu principal concorrente,
onde fica a entra e saída do pavilhão. Entenda na entrada as pessoas estão dispostas e
ávidas pelo evento suas experiências, mas no fim elas estarão cansadas e não darão
muita atenção a estandes triviais. Se ficar próximo da saída na rua da saída deve ter
mais espaço para seu público sentar e descansar, se ficar próximo de seu concorrente e
ele é maior, saiba cativar seu público com algo chamativo visualmente, gustativamente
ou sinestesicamente. Mexa com os sentidos deles.
 Com a lei anti fumo, ficar próximo de espaços abertos eu permitem tal prática poderá lhe
garantir visibilidade junto a este nicho de público.

IMPORTANTE: estandes em esquinas de avenidas principais ou próximo de grandes

expositores tem maiores chances de visitação pois terão maior circulação, mas exigem
criatividade do expositor.

Muitos locais oferecem junto com sua locação serviços essenciais para nós organizadores
como: manobristas, limpeza, segurança, enfermeiro ou médico, eletricista, garçons entre outros
profissionais. Vendo todos estes elementos você poderá escolher o melhor local para seu
evento.

- DEFINIÇÃO DE DATA E HORÁRIO

Quando analisamos a matriz PFOA não vemos normalmente como data e horário de um evento
podem star interferindo na qualidade ou resultado conquistado pelo evento. Mas se tentar
analisar com calma, tempo e lugar são os fatores cruciais na definição do sucesso ou fracasso
de um evento.

No marketing este fator é trabalhado por Kotler como o P de “Place” ou local onde ofertamos
nossos serviços e produtos, o tempo em que isso se dá, com comodidade e segurança para o
cliente. Bem podemos levar este mesmo preceito para os eventos.

Acima de tudo o bom senso é fundamental na escolha de data e hora do evento. Muitas
pessoas não entendem que certas cidades por exemplo tem leis contra a poluição sonora
como o PSIU em São Paulo e isso pode gerar problemas para o organizador, público e local.

Precisamos verificar com o público e de acordo com seu perfil a data e horário mais
conveniente.
Por exemplo: Vamos fazer um festival de rock, precisamos saber:
Quando é o vestibular das principais universidades? Quando é o ENEM?
Tem algum evento marcado na data que pretendemos? Tipo passeata na Paulista, passeata na
Marginal, enfim...

- DEFINIÇÃO DO ESTILO – TRAJE

Muitos eventos definem previamente o estilo que adotarão (informal ou formal) e colocam este
detalhe no convite, vejamos:
 Gala e rigor;  Smoking;
 Casaca;  Social;
 Fraque;  Passeio completo;
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  Passeio;  Esporte.
- PROGRAMAÇÃO VISUAL E DIVULGAÇÃO
Essa etapa estaremos tratando em nossas próximas aulas.
Entretanto, convém ressaltar que além das fases abordadas acima, anteriormente, uma
excelente divulgação pode, e é um ponto forte a ser explorado pela empresa na análise da matriz
PFOA do evento.

- ANÁLISE DA MATRIZ PFOA COM FOCO NO EVENTO

Após termos analisado as variáveis ambientais, os concorrentes, os recursos financeiros,
recursos humanos, o local, a data e hora, a programação visual e a comunicação, divulgação
que envolve o evento, podemos passar para um outro aspecto importante no desenvolvimento
do planejamento de evento, a análise da matriz PFOA.

ANÁLISE DA MATRIZ PFOA

Potencialidades - Pontos Fortes Fragilidades - Pontos Fracos
 

Oportunidades Ameaças

 

Após verificarmos os pontos fortes e fracos relacionados entre a empresa e o evento e

principalmente as oportunidades e ameaças que existe, podemos então tomar a decisão
de dar continuidade no evento ou até mesmo mudar a concepção para que não ocorram
fracassos com o mesmo.

- COORDENAÇÃO DO EVENTO
Para podermos coordenar o evento, e termos pleno controle no pré-evento, precisamos saber
delegar tarefas, instrumentalizar nossa equipe (treinar, gerir, cobrar) e ter um ótimo
entrosamento interpessoal.

IMPORTANTE: o maior, sim o MAIOR problema de organizar qualquer evento não é o recurso
material, mas o recurso humano, as pessoas são o fator que criam o maior número de
problemas, muitos por falta de comunicação, outros por falha na comunicação, outros por
simples e pura falta de bom senso e ética de algumas pessoas.

O Marketing de eventos segue os mesmos preceitos como podemos ver, do que o marketing
de serviços com suas características: intangibilidade, perecibilidade, inseparabilidade e
variabilidade.

Podemos analisar um evento como tendo os 8 P’s de serviço:

 Product Elements - Elementos do Produto;
 Place and Time - Tempo e Lugar;
 Process – Processo;
 Productivity and Quality - Produtividade e Qualidade;
 People – Pessoas;
 Promotion and education - Promoção e Educação
 Physical evidence - Evidência Física;
 Price and other costs of service - Preço e outros elementos de serviço.

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Lembre que o diferencial estará nas pessoas e no serviço prestado, na forma em que ele é
entregue.
Para podermos ter um evento bem feito, e bem planejado precisamos de uma equipe
integrada, disposta e motivada. Retomamos aqui o conceito de cadeia de valor de serviço, se
contratamos um profissional competente e o munimos com treinamento e instrumentos
adequados ele estará motivado e assim produzirá melhor, produzindo melhor seu resultado
será qualitativamente diferenciado e o cliente percebe e passa a indicar o serviço (no nosso
caso um evento) a amigos.

Segundo Meirelles, a coordenação é o ato de comandar, controlar, delegar, ligar, unir e

harmonizar atribuições e responsabilidades com a finalidade de atingir o objetivo proposto.

Entendam a diferença entre liderar e mandar:

 Liderar: é o ato de organizar um grupo, um comando natural e aceito por todos, devido
ao respeito ao seu conhecimento e experiência.

 Mandar: é ordenar por força de poder de autoridade conferido por outros eu não seus
subordinados. Logo não necessariamente aceito em tal posição de chefia.
Um bom gerente lidera, o mau gerente manda.
A coordenação para Meirelles deve ser dividida entre geral e setorial. A organização do evento
estabelecerá quais as atribuições e responsabilidades destas equipes, mas segue aqui um
modelo proposto por Meirelles em seu livro “Tudo sobre Eventos”.

Cabe a Coordenação Geral:

 Planejamento geral de trabalhos.
 Distribuição de atribuições e tarefas.
 Coordenação e supervisão dos trabalhos em todas as suas fases.
 Aprovação dos orçamentos.
 Elaboração de relatório final.
 Avaliação final do evento.

Cabe às coordenadorias setoriais

 Definição do público e elaboração da listagem de convidados.
 Elaboração do programa, regulamento e regulamento interno.
 Elaboração de todos os impressos necessários: certificados, crachás, convites, cartas,
pulseiras, solicitações, posters etc....
 Programação visual.
 Definição do projeto de divulgação.
 Confirmações de locais e datas.
 Contratação e coordenação dos serviços de apoio operacional.
 Planejamento de toda a logística necessária para levar os equipamentos e montar o
evento.
 Seleção, contratação e treinamento de pessoal.
 Contratação de serviços de terceiros.
 Elaboração dos relatórios setoriais.

IMPORTANTE: é preciso que o coordenador tenha clara quais são suas funções e quem
pertence a sua equipe. A duplicidade de cargos ou funções pode gerar problemas interpessoais
e atrapalharem o andamento do pré-evento causando desgastes e mal estar.

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Muitos eventos são feitos por empresas de pequeno e médio porte que não tem sequer um
setor de marketing estruturado quanto mais um departamento para eventos. Quando muito tem
um profissional que realiza todas estas funções sozinho ou com apoio de estagiários
compartilhados com outros gestores.
IMPORTANTE: fornecedores bons são difíceis de serem conseguidos, contatos no mundo de
eventos valem ouro, uma boa agenda de contatos garante a um organizador de eventos
emprego em qualquer empresa que tenha um diretor sagaz. Por isso, não queime seus
contatos, não proponha artimanhas ou nada anti-ético para beneficiar um cliente eventual ou
um evento frívolo, pois pode até conseguir seduzir e enganar um parceiro ou fornecedor uma
vez mas estará para sempre “queimado” no mercado por tentar aplicar a lei de “Gerson”. É
preferível pedir demissão ou se desligar de uma empresa do que perder seu nome e sua
reputação no mercado comprometendo assim toda sua carreira devido a um evento ou diretor
que lhe proponha tal articulação ou manobra para se dar bem. Enfim, guarde bem seus
contatos, um bom fornecedor pode ser importantíssimo em eventos futuros e agilizará a
organização e planejamento, e não se preocupe se outrem quiser “furtá-los” contatos são
pessoais e intransferíveis, sua amizade com fornecedores e parceiros não pode ser clonada
como um “Xerox” de cartão de visita, entendem?

PROBLEMA: como dissemos o fato humano é o maior empecilho para o bom planejamento
de eventos, caso você dependa de pessoas que tem outras atribuições além de lhe ajudar,
peça para que eles passem por e-mail ou por escrito o prazo em que poderão cumprir a tarefa
que você os designou, crie uma metodologia ou comunicação com esta pessoa para que você
consiga ser informado constantemente do andamento do trabalho dela. Veja que planejar o
evento envolve certo grau de neurotização.

Veja o exemplo:
“Um evento “hipotético” esta sendo montado, o coordenador de eventos, passa a estagiária
“Teresa” ou “Maria” para que ela faça uma cotação de preços. Passa-se algum tempo (5 dias)
e o mesmo cobra um feed back ela diz que nem começou a fazer a tarefa, obviamente isso
gerará um problema no cronograma do planejamento. Por isso, avise qualquer pessoa que se
proponha a ajudar de sempre mantê-lo a par do que esta sendo feito e do que NÃO ESTA
sendo feito, e porque. O bom gestor é aquele que resolve os entraves de sua equipe e permite
que estes produzam.
Vejamos outro problema “hipotético” você liga para a gráfica responsável por imprimir os
convites de um lançamento e que haviam previsto a entrega para a segunda feira dia 7; só que
pelo tempo chuvoso o papel úmido precisa de mais tempo para ser impresso e seco, e ele lhe
diz eu só poderá entregar quarta dia 9. Como você sabe planejar, você tinha já uma margem
de segurança e sabia que a real necessidade do convite era sexta, mas por neurose,
precaução e até obstinação perfeccionista havia antes colocado o prazo limite de segunda-
feira, dia 7. Você faz um jogo de linguagem, mas acaba por aceitar que seu fornecedor lhe
entregue dia 9, quarta. Você vê no relógio que é sexta e tem uma reunião externa, sai sem
comunicar nada a sua estagiária... pois bem, o tempo passa, o fim de semana passa, e na
terça, dia 08 você resolve informalmente tocar no assunto convites no almoço em que por
acaso aquela sua estagiária esta presente.dizendo a ela “ Você avisou a livraria que os
convites chegam amanhã e enviaremos a eles?”
Ela lhe responde com uma cara de interrogação – que convite? Você fechou outra gráfica?”
Você assustado diz: “como assim outra gráfica, eu liguei para o Sr.José da gráfica X, ele
combinou sexta a tarde comigo que iria entregar quarta dia 09 no lugar de segunda dia 07!”
Sua estagiária com cara de dois “AH! Mas eu liguei sexta antes de sair às 18 horas e ele me
disse que não podia entregar segunda, eu insisti, e ele mau educado falou que não dava , eu
falei que ou ele entregava segunda ou podia esquecer, e ele desligou na minha cara,
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acredita...” Você então percebe que a falta de comunicar até para um subordinado o que
discutiu e acertou com fornecedores e parceiros é vital, pois aquela estagiária em plena terça
dia 08 acabará de estragar com seu cronograma, culpa sua por não saber se comunicar com
ela e culpa dela por também não saber se comunicar contigo.
REFERÊNCIA BIBLIOGRÀFICA

ALLEN, Johnn e outros autores. Organização e Gestão de eventos. Rio de Janeiro: Elsevier,
2003.(p.110 à164).
Ver tabela p.124 e tabela p.138
Pesquisa de satisfação modelo p.144
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos.São Paulo : Editora STS, 1999 (p.71 a 94).

Texto complementar:
JONES, John Philip.A publicidade como negócio. São Paulo: Editora Nobel, 2002. (p.441 à
453).
Ver tabela p.443 à 445 e tabela de eventos (oportunidades) (p.447).

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