DIVISIN DEL SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA TUTORIAL PARA LA ASIGNATURA COSTOS Y PRESUPUESTOS 2003 DIRECTOR C. P. C. y Mtro. Arturo Daz Alonso SECRETARIO GENERAL L. A. E. Flix Patio Gmez JEFE DE LA DIVISIN-SUA L. A. y Mtra. Gabriela Montero Montiel COORDINACIN DE OPERACIN ACADMICA L. A. Ramn Arcos Gonzlez COORDINACIN DE PROYECTOS EDUCATIVOS L. E. Arturo Morales Castro COORDINACIN DE MATERIAL DIDCTICO L. A. Francisco Hernndez Mendoza COORDINACIN DE ADMINISTRACIN ESCOLAR L. C. Virginia Hidalgo Vaca COORDINACIN ADMINISTRATIVA L. C. Danelia C. Us Nava 3 TUTORIAL PARA LA ASIGNATURA COSTOS Y PRESUPUESTOS 2003 Colaboradores Diseo y coordinacin general L. A. Francisco Hernndez Mendoza Elaboracin de contenido L. C. Guadalupe Padilla lvarez Revisor de contenido Coordinacin operativa L. A. Francisco Hernndez Mendoza Asesora pedaggica Correccin de estilo Gregorio Martnez Moctezuma Edicin L. C. Aline Gmez Angel PRLOGO n una labor editorial ms de la Facultad de Contadura y Administracin, los Tutoriales del Sistema Universidad Abierta, representan un esfuerzo dirigido principalmente a ayudar a los estudiantes de este Sistema a que avancen en el logro de sus objetivos de aprendizaje. Al poner estos Tutoriales a disposicin tanto de alumnos como de asesores, esperamos que les sirvan como punto de referencia; a los asesores para que dispongan de materiales que les permitan orientar de mejor manera, y con mayor sencillez, a sus estudiantes y a stos para que dispongan de elementos que les permitan organizar su programa de trabajo, para que le facilite comprender cules son los objetivos que se persiguen en cada matera y para que se sirvan de los apoyos educativos que contienen. Por lo anterior y despus de haberlos utilizado en un periodo experimental para probar su utilidad y para evaluarlos en un ambiente real, los ponemos ahora a disposicin de nuestra comunidad, esperando que cumplan con sus propsitos. ATENTAMENTE Cd. Universitaria D.F., mayo de 2003. C.P.C. Y MAESTRO ARTURO DAZ ALONSO, DIRECTOR. E Prohibida la reproduccin total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin autorizacin escrita del editor. Primera edicin mayo de 2003 DR 2001 Universidad Nacional Autnoma de Mxico Facultad de Contadura y Administracin Fondo editorial FCA Circuito Exterior de Cd. Universitaria, Mxico D.F., 04510 Delegacin Coyoacn Impreso y hecho en Mxico ISBN Contenido Prlogo........................................................................................................................ 3 Introduccin................................................................................................................. 7 Caractersticas de la asignatura................................................................................ 11 Objetivos generales de la asignatura ........................................................................ 11 Temario oficial (68 horas sugeridas)......................................................................... 11 Temario detallado ..................................................................................................... 12 Unidad 1. Naturaleza, conceptos y clasificacin de los costos ................................. 23 Unidad 2. Contabilidad, costos e informtica............................................................ 39 Unidad 3. Sistemas de costos industriales................................................................ 47 Unidad 4. Control y valuacin de los elementos del costo........................................ 55 Unidad 5. Costos por procesos, rdenes de trabajo y produccin conjunta............. 67 Unidad 6. Costos de operacin................................................................................. 77 Unidad 7. Costos predeterminados........................................................................... 85 Unidad 8. Costo directo o variable............................................................................ 98 Unidad 9. Administracin de los costos .................................................................. 105 Unidad 10. Generalidades sobre el presupuesto.................................................... 113 Unidad 11. Metodologa para la preparacin del presupuesto................................ 122 Unidad 12. Planeacin de ventas, produccin y costos de operacin .................... 137 Unidad 13. Presupuestos de tesorera y capital...................................................... 157 Unidad 14. Estados financieros presupuestados y anlisis de la informacin proyectada .............................................................................................................. 171 Unidad 15. Control presupuestario y control administrativo.................................... 179 Unidad 16. Diferentes enfoques del presupuesto ................................................... 186 Unidad 17. La informtica y los presupuestos ........................................................ 192 Apndice. Elaboracin de un mapa conceptual ...................................................... 199 7 Introduccin El principal propsito de este tutorial es orientar a los estudiantes que cursan sus estudios en el sistema abierto, que se caracteriza, entre otras cosas, porque ellos son los principales responsables de su propio aprendizaje. Como en este sistema cada alumno debe estudiar por su cuenta, en los tiempos y lugares que ms le convengan, se vuelve necesaria un material que le ayude a lograr los objetivos de aprendizaje y que le facilite el acceso a los materiales didcticos (libros, publicaciones, audiovisuales, etctera) que requiere. Por estas razones, se han estructurado estos tutoriales bsicamente en cuatro grandes partes: 1. Informacin general de la asignatura 2. Panorama de la asignatura 3. Desarrollo de cada una de las unidades 4. Bibliografa 8 A su vez, estas cuatro partes contienen las siguientes secciones: La informacin general de la asignatura que incluye: portada, caractersticas oficiales de la materia, ndice de contenido del tutorial y los nombres de las personas que han participado en la elaboracin del material. El panorama de la asignatura contiene el objetivo general del curso, el temario oficial (que incluye solamente el ttulo de cada unidad), y el temario detallado de todas las unidades Por su parte, el desarrollo de cada unidad que est estructurado en los siguientes apartados: 1. Temario detallado de la unidad que es, simplemente, la parte del temario detallado global que corresponde a cada unidad. 2. Desarrollo de cada uno de los puntos de cada unidad. 3. Bibliografa general sugerida. Como no se pretende imponer ninguna bibliografa a los profesores, es importante observar que se trata de una sugerencia, ya que cada 9 profesor est en entera libertad de sugerir a sus alumnos la bibliografa que le parezca ms conveniente. Esperamos que este tutorial cumpla con su cometido y, en todo caso, deseamos invitar a los lectores, tanto profesores como alumnos, a que nos hagan llegar todo comentario o sugerencia que permita mejorarla. A t e n t a m e n t e L. A. y Mtra. Gabriela Montero Montiel Jefe de la Divisin del Sistema Universidad Abierta Mayo de 2003. 11 Caractersticas de la asignatura Costos y presupuestos Clave : 1332 Plan: 98 Crditos: 8 Licenciatura: Informtica Semestre: 3 rea: Costos Horas de asesora: 2 Requisitos: ninguno Horas por semana: 4 Tipo de asignatura: Obligatoria (X) Optativa ( ) Objetivos generales de la asignatura El alumno analizar los diferentes sistemas de administracin e informacin de los costos y los presupuestos de las empresas comerciales, industriales, de servicios y sociales; as como la importancia de la planeacin, obtencin y control de las operaciones y los recursos involucrados. Adems, aplicar la metodologa de costos y presupuestos para generar informacin administrativa y financiera. Temario oficial (68 horas sugeridas) 1. Naturaleza, conceptos y clasificacin de los costos (2 horas) 2. Contabilidad, costos e informtica (2 horas) 3. Sistemas de costos industriales (2 horas) 4. Control y valuacin de los elementos del costo (6 horas) 5. Costos por procesos, rdenes de trabajo y produccin conjunta (8 horas) 6. Costos de operacin (2 horas) 7. Costos predeterminados (4 horas) 8. Costo directo o variable (2 horas) 9. Administracin de los costos (6 horas) 10. Generalidades sobre el presupuesto (6 horas) 11. Metodologa para la preparacin del presupuesto (6 horas) 12. Planeacin de ventas, produccin y costos de operacin (6 horas) 13. Presupuestos de tesorera y capital (2 horas) 12 14. Estados financieros presupuestados y anlisis de la informacin proyectada (4 horas) 15. Control presupuestario y control administrativo (6 horas) 16. Diferentes enfoques de presupuesto (2 horas) 17. La informtica y los presupuestos (2 horas) Temario detallado 1. Naturaleza, conceptos y clasificacin de los costos 1.1 Naturaleza, conceptos y objetivos de: 1.1.1 La contadura 1.1.2 La contabilidad general y la contabilidad de costos 1.1.3 La contabilidad financiera 1.1.4 La contabilidad administrativa, gerencial o de gestin 1.1.5 La contabilidad de costos industriales 1.1.6 Otros tipos de costos comerciales, de servicios y sociales 1.1.7 Concepto de costo 1.1.8 Concepto de gasto 1.1.9 Diferencia entre costo y gasto 1.1.10 Concepto de costo unitario 1.2 Usuarios internos y externos de la administracin de costos 1.2.1 Accionistas, administradores y trabajadores 1.2.2 Inversionistas, instituciones financieras, acreedores, instituciones gubernamentales 1.3 Clasificacin de los costos 1.3.1 En funcin del negocio 1.3.1.1 De investigacin y desarrollo 1.3.1.2 De ingeniera del producto 1.3.1.3 De produccin 1.3.1.4 De distribucin y promocin 1.3.1.5 De mercadotecnia 13 1.3.1.6 De servicio al cliente 1.3.1.7 De estrategia y administracin 1.3.2 Por su asignacin 1.3.2.1 Directos 1.3.2.2 Indirectos 1.3.3 Segn su comportamiento 1.3.3.1 Fijos 1.3.3.2 Variables 1.3.4 Segn el perodo al que pertenecen 1.3.4.1 Del perodo o no inventariables 1.3.4.2 Del producto o inventariables 1.3.5 Por el momento en que se calculan 1.3.5.1 Histricos 1.3.5.2 Predeterminados 1.4 Otros conceptos de costos 1.4.1 Costo de inversin 1.4.2 Costo de sustitucin o de desplazamiento 1.4.3 Costo de oportunidad 1.4.4 Costo total 1.4.5 Costo incurrido 1.5 Teora de los ciclos econmicos 1.5.1 Influencia de los ciclos econmicos en los costos 1.5.2 Fases de los ciclos econmicos 1.5.3 Los ciclos econmicos y la toma de decisiones 2. Contabilidad, costos e informtica 2.1 Contabilidad financiera e informtica 2.2 Contabilidad administrativa e informtica 2.3 La funcin informtica 2.4 Diferentes enfoques de la informtica 2.4.1 Anlisis, diseo e implantacin de sistemas de informacin 14 2.4.2 Computarizacin de sistemas administrativos 2.4.3 Enlace con las diferentes reas de una organizacin 2.4.4 Direccin de proyectos de informtica 2.4.5 Administracin de centros de informtica 3. Sistemas de costos industriales 3.1 Histricos o reales 3.1.1 Por procesos productivos 3.1.2 Por rdenes de trabajo 3.1.3 Por clases 3.1.4 Por operaciones 3.2 Predeterminados 3.2.1 Estimados 3.2.2 Estndar 3.2.3 Por rdenes de produccin 3.2.4 Por procesos productivos 4. Control y valuacin de los elementos del costo 4.1 Materiales directos 4.1.1 Generalidades 4.1.2 Control 4.1.3 Suministro de materiales 4.2 Sueldos y salarios directos 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Nmina 4.3 Gastos indirectos 4.3.1 Generalidades 4.3.2 Dificultad de clculo del gasto indirecto 4.3.3 Departamentalizacin 4.3.4 Asignacin de los gastos indirectos a los diferentes departamentos 4.3.5 Prorrateo primario 4.3.6 Prorrateo secundario 15 4.3.7 Costos ABC 5. Costos por procesos, rdenes de trabajo y produccin conjunta 5.1 Generalidades 5.2 Objetivos y aplicaciones de los diferentes sistemas de costos 5.3 Caractersticas 5.4 Tipos de empresas 5.5 Costos por procesos 5.6 Costos por rdenes de trabajo 5.7 Costos de produccin conjunta 5.8 Artculos daados, defectuosos, desechos y desperdicios 6. Costos de operacin 6.1 Introduccin 6.2 Clasificacin 6.2.1 Costo de distribucin 6.2.2 Costo de administracin 6.2.3 Costo de financiacin 6.3 Valuacin y control 6.4 Integracin del costo total 6.5 Determinacin del precio de venta 7. Costos predeterminados 7.1 Costos estimados 7.1.1 Introduccin 7.1.2 Incorporacin de los costos estimados a la contabilidad general 7.1.3 Elaboracin de la hoja de costos estimados 7.1.4 Valuacin y control a costo estimado, de: 7.1.4.1 Produccin terminada 7.1.4.2 Produccin en proceso 7.1.4.3 Produccin vendida 7.1.5 Variaciones de los costos estimados y sus ajustes 7.1.6 Coeficiente rectificador 16 7.1.7 Correccin de la hoja de costos estimados 7.2 Costos estndar 7.2.1 Concepto 7.2.2 Diferencias entre los costos estimados y los estndar 7.2.3 Tipos de costos estndar 7.2.3.1 Circulantes 7.2.3.2 Bsicos 7.2.4 Determinacin de los estndares 7.2.5 Diversos mtodos de control de los costos estndar 7.2.5.1 Mtodo "A" o primer procedimiento 7.2.5.2 Mtodo "B" o segundo procedimiento 7.2.5.3 Mtodo "C" o tercer procedimiento 7.2.6 Las desviaciones del estndar y su anlisis 7.2.7 Los estndares y los presupuestos 8. Costo directo o variable 8.1 Definicin 8.2 Costos fijos y variables 8.3 Ventajas y desventajas 8.4 Como herramienta de planeacin financiera 8.5 Punto de equilibrio 8.6 Su impacto en la toma de decisiones 9. Administracin de los costos 9.1 Generalidades 9.2 Los costos y los cambios mundiales 9.3 Los nuevos criterios de aplicacin de los costos 9.3.1 ABC (Costos basados en actividades) 9.3.2 Back flush accounting 9.3.3 Just in time 9.3.4 Ciclo de vida del producto 9.3.5 Cadena de valor 17 9.3.6 Throughput accounting 9.3.7 Benchmarking 10. Generalidades sobre el presupuesto 10.1 Antecedentes 10.2 Generalidades 10.3 Ubicacin 10.4 Importancia 10.5 Ventajas y desventajas del presupuesto 10.6 Clasificacin de los presupuestos 10.6.1 Por su grado de flexibilidad 10.6.1.1 Rgidos, fijos o asignados 10.6.1.2 Flexibles o variables 10.6.2 Por el perodo de tiempo que abarcan 10.6.2.1 A corto plazo 10.6.2.2 A largo plazo 10.6.3 Por su aplicacin dentro de la empresa 10.6.3.1 De operacin 10.6.3.2 De inversin o financieros 10.6.4 Por el sector en el que se utilizan 10.6.4.1 Pblicos 10.6.4.2 Privados 10.6.5 Por la tcnica de valuacin empleada 10.6.5.1 Estimados 10.6.5.2 Estndar 10.6.6 Por los estados financieros que afectan 10.6.6.1 De situacin financiera 10.6.6.2 De resultados 11. Metodologa para la preparacin del presupuesto 11.1 Labor de concientizacin 11.2 Determinacin de las caractersticas propias de la empresa 18 11.3 Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto 11.4 Comit de presupuestos 11.4.1 Caractersticas 11.4.2 Funciones 11.5 Director del presupuesto 11.6 Manual de procedimientos para la elaboracin del presupuesto 11.7 reas del conocimiento que intervienen al elaborar el presupuesto 11.8 Modelo mnimo de planeacin de utilidades 11.8.1 mbito conceptual del modelo 11.8.1.1 Anlisis del mercado 11.8.1.2 Ventas proyectadas 11.8.1.3 Produccin e inventarios 11.8.1.4 Polticas de la empresa 11.8.2 Elaboracin de presupuestos de: 11.8.2.1 Ventas 11.8.2.2 Produccin 11.8.2.3 Compras 11.8.2.4 Materiales utilizados 11.8.2.5 Costo de materiales 11.8.2.6 Mano de obra 11.8.2.7 Costos indirectos de produccin 11.8.2.8 Costos de operacin 11.8.2.9 Inversiones de capital 11.8.2.10 Caja 11.8.3 Sntesis y anlisis 11.8.3.1 Estado de situacin financiera proforma 11.8.3.2 Estado de resultados proforma 11.8.3.3 Estado de cambios en la posicin financiera proforma 11.8.3.4 Anlisis de los estados financieros proforma 11.8.3.5 Toma de decisiones 19 12. Planeacin de ventas, produccin y costos de operacin 12.1 Aspectos generales 12.2 Importancia 12.3 Plan de ventas 12.3.1 Componentes 12.3.2 Objetivos 12.3.3 Tendencias 12.3.4 Pronsticos 12.3.5 Mercado 12.3.6 Polticas de venta 12.3.7 Devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas 12.3.8 Anlisis y fijacin de los costos de los presupuestos de: 12.3.8.1 Ventas 12.3.8.2 Publicidad y promocin 12.3.8.3 Costos de venta 12.4 Plan de produccin 12.4.1 Cantidad a producir 12.4.2 Presupuesto de compra de materiales 12.4.3 Presupuesto de consumo de materiales 12.4.4 Presupuesto de costo de produccin 12.4.5 Presupuesto de inventario de artculos terminados 12.4.6 Presupuesto de sueldos y salarios 12.4.7 Presupuesto de gastos indirectos de produccin 12.5 Plan de costos de operacin 12.5.1 Presupuesto de costos de operacin 12.5.1.1 Gastos de distribucin 12.5.1.2 Gastos de administracin 12.5.1.3 Gastos de financiacin 12.5.2 Presupuesto de impuestos y utilidades 12.5.3 Presupuesto de caja 20 12.6 Estados financieros presupuestados 12.6.1 Estado de situacin financiera presupuestado 12.6.2 Estado de resultados presupuestado 12.6.3 Estado de cambios en la posicin financiera 13. Presupuestos de tesorera y capital 13.1 Definicin y objetivos 13.2 Flujos de efectivo 13.3 Presupuesto de tesorera 13.3.1 Componentes 13.3.2 Periodicidad del presupuesto 13.3.3 Saldo mnimo de efectivo requerido 13.3.4 Decisiones al existir excesos o faltantes de efectivo 13.4 Presupuesto de capital 13.4.1 Diferentes tipos de proyectos de inversin en bienes de capital 13.4.2 Alternativas de inversin 13.4.2.1 Reposicin de equipos 13.4.2.2 Exploracin, investigacin o desarrollo 13.4.2.3 Ampliacin de planta 13.4.2.4 Lanzamiento de nuevos productos 13.4.3 Mtodos de evaluacin de proyectos de inversin 13.4.3.1 Valor presente neto 13.4.3.2 Tasa interna de retorno 13.4.3.3 Rendimiento sobre la inversin 13.4.3.4 De reembolso 13.5 Presupuesto de capital de trabajo 13.5.1 Elementos del activo circulante 13.5.2 Elementos del pasivo circulante 13.5.3 Alternativas de inversin en capital de trabajo 14. Estados financieros presupuestados y anlisis de la informacin proyectada 14.1 Generalidades. 21 14.2 Estados financieros principales y secundarios 14.3 Resumen de la informacin obtenida 14.4 Anlisis de la informacin presupuestada 14.5 Anlisis y toma de decisiones 15. Control presupuestario y control administrativo 15.1 Generalidades del control 15.2 Concepto de control 15.3 Niveles de control 15.4 Proceso de control 15.5 Integracin del presupuesto 15.6 La variacin en el presupuesto 15.7 Anlisis de las variaciones ms relevantes 15.8 Tratamiento de las variaciones 15.9 Uso y aplicacin de los presupuestos en el control administrativo 16. Diferentes enfoques de presupuesto 16.1 Tradicional 16.2 Por reas y niveles de responsabilidad 16.3 Por programas y actividades 16.4 Base cero 17. La informtica y los presupuestos 17.1 Generalidades 17.2 Sistemas de cmputo para informacin administrativa 17.3 Sistemas de proceso de datos administrativos automatizados 17.4 Sistemas de control administrativo computarizado 17.5 Aplicacin de la informtica en la elaboracin de los sistemas presupuestales 22 23 Unidad 1. Naturaleza, conceptos y clasificacin de los costos Temario detallado 1. Naturaleza, conceptos y clasificacin de los costos 1.1 Naturaleza, conceptos y objetivos de: 1.1.1 La contadura 1.1.2 La contabilidad general y la administracin de costos 1.1.3 La contabilidad financiera 1.1.4 La contabilidad administrativa, gerencial o de gestin 1.1.5 La contabilidad de costos industriales 1.1.6 Otros tipos de costos comerciales, de servicios y sociales 1.1.7 Concepto de costo 1.1.8 Concepto de gasto 1.1.9 Diferencia entre costo y gasto 1.1.10 Concepto de costo unitario 1.2 Usuarios internos y externos de la administracin de costos 1.2.1 Accionistas, administradores y trabajadores 1.2.2 Inversionistas, instituciones financieras, acreedores, instituciones gubernamentales 1.3 Clasificacin de los costos 1.3.1 En funcin del negocio 1.3.1.1 De investigacin y desarrollo 1.3.1.2 De ingeniera del producto 1.3.1.3 De produccin 1.3.1.4 De distribucin y promocin 1.3.1.5 De mercadotecnia 1.3.1.6 De servicio al cliente 1.3.1.7 De estrategia y administracin 24 1.3.2 Por su asignacin 1.3.2.1 Directos 1.3.2.2 Indirectos 1.3.3 Segn su comportamiento 1.3.3.1 Fijos 1.3.3.2 Variables 1.3.4 Segn el perodo al que pertenecen 1.3.4.1 Del perodo o no inventariables 1.3.4.2 Del producto o inventariables 1.3.5 Por el momento en que se calculan 1.3.5.1 Histricos 1.3.5.2 Predeterminados 1.4 Otros conceptos de costos 1.4.1 Costo de inversin 1.4.2 Costo de sustitucin o de desplazamiento 1.4.3 Costo de oportunidad 1.4.4 Costo total 1.4.5 Costo incurrido 1.5 Teora de los ciclos econmicos 1.5.1 Influencia de los ciclos econmicos en los costos 1.5.2 Fases de los ciclos econmicos 1.5.3 Los ciclos econmicos y la toma de decisiones El licenciado en informtica debe estar preparado para generar cualquier tipo de informacin relacionada con los costos, de ah la importancia de este curso. Por eso, a continuacin se presentan los conceptos ms relevantes en materia de costos. 1.1. Naturaleza, conceptos y objetivos de: 25 1.1.1. La contadura Desde tiempos remotos, el hombre ha tenido necesidad de planear, controlar y tomar decisiones relativas a sus actividades, especialmente las que tienen que ver con sus finanzas. Dicha necesidad ha evolucionado, sobre todo, desde los siglos XV y XVI, y hoy en da se ha complicado por los propios cambios que ha experimentado el comercio. Adems, las operaciones mencionadas arriba se presentan tanto en personas fsicas como en personas morales. Examina, por ejemplo, tu propio caso y observars que requieres de recursos y bienes para realizar tus operaciones cotidianas, asimismo, puedes ser sujeto de crditos o adeudos, etctera. Con el objeto de lograr sus metas, la situacin descrita tambin le sucede a una empresa. Para tomar decisiones adecuadas con base en los recursos existentes, surge la contadura. La contadura es una disciplina social que permite el registro, anlisis, evaluacin y toma de decisiones respecto a la actividad financiera y comercial de una entidad, para que sta logre sus objetivos y contine en marcha. Se nutre de otras ciencias, entre las que destacan la economa, la sociologa, el derecho, las matemticas, la ingeniera, la administracin, la psicologa, etctera. La contadura, a su vez, se divide en varias ramas: la contabilidad general, de costos, la auditora, el aspecto fiscal, finanzas, contralora, etc. Adems, cuenta con dos corrientes tericas: la normativa (principios, normas, reglas y criterios) y la descriptiva (mecnicas de registro, informacin y valuacin). 1.1.2. La contabilidad general y la contabilidad de costos La nica manera de conocer la situacin de las finanzas de una organizacin, con el fin de tomar decisiones, consiste en registrar todas y cada una de las operaciones de la misma. La rama de la contadura que se dedica al registro, ordenacin y 26 produccin de informacin financiera es la contabilidad, y su resultado son los estados financieros. La contabilidad general abarca el registro de todas las transacciones de una entidad, mientras que la contabilidad de costos se enfoca a la recopilacin, registro y produccin de los datos relacionados con los recursos y operaciones que son reflejados financieramente en los costos. Cabe sealar que en la actualidad, y en respuesta a las tendencias en la gestin de negocios, el trmino contabilidad de costos ha evolucionado a los de administracin de costos y sistema de informacin de costos. 1.1.3. La contabilidad financiera Una clasificacin de la contabilidad es la relativa a la contabilidad financiera, la cual se relaciona con la clasificacin y registro de los conceptos que afectan a una entidad y que se presentan en estados financieros que pueden ser ledos por cualquier lector interesado en la organizacin, al cual se le conoce como usuario general. Debido a lo anterior y a que se reflejan datos cuantitativos expresados en valores monetarios, la contabilidad financiera se debe ajustar a ciertos principios, reglas y criterios de carcter general, los cuales deben cumplir los contadores pblicos. La contabilidad financiera tiene un uso limitado para las decisiones administrativas. El boletn A-1, Esquema Bsico de la Contabilidad Financiera, de la Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, seala que es una tcnica que produce sistemtica y estructuradamente, informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad econmica y ciertos eventos econmicos cuantificables que la afectan, con el objeto de auxiliar a los interesados en la toma de decisiones respecto de dicha entidad La contabilidad de costos es tambin financiera porque registra operaciones cuantitativas y se cie a la normatividad contable. 27 1.1.4. La contabilidad administrativa, gerencial o de gestin Los datos obtenidos de la contabilidad financiera son muy tiles para cualquier usuario, sin embargo, la normatividad la ha enfocado a satisfacer principalmente las necesidades de informacin del usuario externo, descuidando al interno, que es quien toma las decisiones ms trascendentes respecto a la existencia del negocio. Como producto de este descuido surge la contabilidad administrativa, un sistema de informacin que proporciona datos cuantitativos y cualitativos de las transacciones de una empresa, encaminado a satisfacer las necesidades de informacin del usuario interno mediante formatos, fechas y reglamentos que se formulan sin rigidez. La contabilidad administrativa se refiere a la determinacin de los costos y a la ejecucin de otros anlisis para el control administrativo y para las decisiones gerenciales. Tiende a ser el centro de preparacin de los presupuestos y el anlisis del desempeo basado en stos. 1.1.5. La contabilidad de costos industriales Los costos constituyen inversiones recuperables a travs de la venta, o bien, aquellas cantidades erogables o lo que se sacrifica o desplaza en aras de obtener un beneficio superior. Los costos industriales representan las inversiones hechas para producir y distribuir bienes y servicios, administrar y financiar a la entidad, cubrir eventualidades y el cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales, con la finalidad de que el negocio cumpla sus objetivos, genere utilidades y contine en marcha. Es propsito de este curso mostrar los costos de las entidades industriales, puesto que son los ms completos y complejos atendiendo a lo establecido por John 28 Stuart Mill respecto a las leyes que rigen la produccin y distribucin de bienes y servicios. 1.1.6. Otros tipos de costos: comerciales, de servicios y sociales Una empresa comercial se dedica a la adquisicin de bienes terminados para su venta posterior. Sus costos pueden estar ms concentrados en las actividades de adquisicin de mercancas y en su distribucin y promocin. Una empresa de servicios otorga un bien intangible pero necesario, como por ejemplo los hospitales, los bancos, los despachos de contadores, agencias de viaje, etc. Sus costos pueden estar ms concentrados en las actividades de administracin y promocin. Una empresa social (del Estado o de beneficencia) tiene como objetivo fundamental satisfacer las necesidades de la colectividad, para lo cual consigue cuotas, donativos, contribuciones, etc. Sus costos se concentran en las actividades prioritarias, para cumplir sus metas. 1.1.7. Concepto de costo El costo es una inversin en actividades y recursos que proporcionan un beneficio. Es el reflejo financiero de operaciones realizadas y factores empleados. Muestra, en trminos monetarios, los procesos de produccin, de distribucin y de administracin en general. 1.1.8. Concepto de gasto Es una erogacin aplicada directamente a resultados, la cual es considerada como parte del costo. 29 1.1.9. Diferencia entre costo y gasto Existen dos puntos de vista para distinguir entre costo y gasto: a) El costo es una inversin recuperable, considerada como un bien, mientras que el gasto no se puede recuperar. En este punto, conviene recordar lo establecido en el principio de contabilidad denominado periodo contable, mismo que seala que cada ingreso debe identificarse con el gasto que lo origin. b) El costo es un conjunto de gastos, en tanto que el gasto es una parte del costo. 1.1.10. Concepto de costo unitario El costo unitario es un coeficiente que resulta de dividir el costo total entre los volmenes de produccin, con la finalidad de valuar el estado de la produccin, calcular la utilidad y realizar anlisis de marginalidad. El costo unitario permite aplicar mtodos matemticos y estadsticos de planeacin y control. La regla seala que la produccin debe encontrarse terminada o calcular su equivalencia de acuerdo con el avance de fabricacin. 1.2. Usuarios internos y externos de la administracin de costos La informacin de costos es til para que los interesados en el negocio puedan tomar decisiones respecto a actividades, productos y recursos. Existen dos tipos de usuarios: internos y externos. 1.2.1. Accionistas, administradores y trabajadores Son aquellos agentes que forman parte de la estructura organizacional del negocio y cuyo esfuerzo es sumado en conjunto para el logro del objetivo comn. Son ejemplos de usuarios internos los accionistas que invierten en la firma, los 30 administradores que toman decisiones respecto a la existencia de la entidad, y los trabajadores que prestan sus servicios a la misma. 1.2.2. Inversionistas, instituciones financieras, acreedores, instituciones gubernamentales Son aquellos agentes que no forman parte de la organizacin, pero que tienen con ella algn tipo de negocio o celebraron conjuntamente alguna transaccin, por lo que estn interesados en su comportamiento. Son usuarios externos, entre otros, los inversionistas, las instituciones financieras, los acreedores, las instituciones gubernamentales, etctera. 1.3. Clasificacin de los costos La clasificacin de los costos puede ser en funcin a diversos criterios, entre los que se cuentan: 1. En funcin del negocio. 2. Por su asignacin. 3. Segn su comportamiento. 4. Segn el periodo al que pertenecen. 5. Por el momento en que ocurren. 6. Otros conceptos de costos. 1.3.1. En funcin del negocio Los costos pueden clasificarse de acuerdo con las operaciones que reflejan y pueden ser de investigacin y desarrollo, de ingeniera del producto, de produccin, 31 de distribucin y promocin, de mercadotecnia, de servicio al cliente y de estrategia y administracin. 1.3.1.1. De investigacin y desarrollo Se refiere al conjunto de erogaciones destinadas a la creacin de nuevos productos, nuevos servicios, nueva tecnologa, nuevos procedimientos, elaboracin de proyectos, canales de distribucin o el ataque a nuevos mercados. Asimismo, incluye todos los gastos referentes a la investigacin y experimentacin. 1.3.1.2. De ingeniera del producto Es el conjunto de gastos en los que se incurren durante la evaluacin sistemtica de todos los elementos fsicos y de los servicios que tienen que ver con la elaboracin de un producto. 1.3.1.3. De produccin Costos asociados a la fabricacin de bienes. Es el conjunto de erogaciones necesarias para producir un artculo, es decir, para transformar los materiales en productos terminados. 1.3.1.4. De distribucin y promocin Es el conjunto de gastos relacionados con la difusin, promocin, entrega y cobranza de los productos terminados vendidos. Son, entonces, las inversiones necesarias 32 para vender un producto. Tienen que ver con el proceso de distribucin de un negocio. 1.3.1.5. De mercadotecnia Es el conjunto de costos que tienen que ver con el proceso mediante el cual la demanda conoce las caractersticas de los bienes y servicios para su posterior adquisicin. 1.3.1.6. De servicio al cliente Gastos representativos de actividades que auxilian o dan apoyo a los clientes. Son ejemplos de estos costos: la garanta, mantenimiento, etctera. 1.3.1.7. De estrategia y administracin Costos asociados con la gestin administrativa, propiamente la relacionada con la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de una firma. 1.3.2. Por su asignacin De acuerdo con esta clasificacin, los costos pueden ser directos o indirectos. 1.3.2.1. Directos 33 Costo de insumos o actividades que se pueden identificar y cuantificar en un objeto de costos; por ejemplo, el producto. Cuando se habla de materiales directos o de sueldos y salarios directos, se dice que se pueden determinar e identificar exactamente en el producto. 1.3.2.2. Indirectos Constituye el conjunto de gastos que no se pueden identificar y cuantificar en un objeto de costos (por ejemplo, un producto). Son gastos generales que no se pueden aplicar particularmente. 1.3.3. Segn su comportamiento De acuerdo con su comportamiento, los costos pueden ser fijos o variables. 1.3.3.1. Fijos Son aquellos que se erogan independientemente de los volmenes de produccin o de las unidades vendidas. Por ejemplo, el pago de renta de un local. 1.3.3.2. Variables Son aquellos que varan en proporcin directa a los cambios experimentados en los volmenes de produccin o de las unidades vendidas. Un ejemplo de costos variables se observa en el costo de la materia prima directa. 1.3.4. Segn al periodo al que pertenecen Pueden ser del periodo o no inventariables, o bien del producto o inventariables. 34 1.3.4.1. Del periodo o no inventariables Se conoce con este nombre a la suma de gastos que tienen que ver con operaciones de un solo periodo contable y no se relacionan con la valuacin de inventarios. 1.3.4.2. Del producto o inventariables Son aquellos que se relacionan con varios periodos contables y tienen que ver con la valuacin de inventarios. 1.3.5. Por el momento en que se calculan Los costos pueden ser clasificados en histricos y predeterminados. 1.3.5.1. Histricos Tambin llamados costos hundidos. Es aquel grupo de gastos que se calcula toda vez que se han realizado las operaciones de produccin o cuando ya ha concluido el periodo contable. 1.3.5.2. Predeterminados Tambin llamados presupuestados. Son aquellos que se calculan antes o durante el proceso de produccin o del periodo contable. Se pueden basar en pronsticos o suposiciones numricas y en tendencias histricas de costos, etc., en cuyo caso se habla de costos estimados. Tambin pueden fundamentarse en estudios cientficos de calidad, productividad y eficiencia; a este tipo se le conoce con el nombre de costos estndares o kaizen. 35 1.4. Otros conceptos de costos A continuacin se presentan algunos conceptos comunes de costos, por ejemplo, costo de inversin, costo de sustitucin o desplazamiento, costo de oportunidad, costo total, costo incurrido, etctera. 1.4.1. Costo de inversin Es el conjunto de gastos que se destinan a la adquisicin y utilizacin de materiales, mano de obra, activos y tiempo, que se relacionan con la elaboracin de un producto. 1.4.2. Costo de sustitucin o de desplazamiento Son los costos de una alternativa no elegida, que sirven para comparar el importe del curso de accin seleccionado. 1.4.3. Costo de oportunidad Representa la prdida de utilidades por no elegir una opcin determinada. El costo de oportunidad est relacionado con todos los conceptos de inversin en una empresa, ya que seala la cantidad que se est dejando de ganar por mantener el dinero invertido en alguna alternativa. Normalmente se calcula en trminos de tasas de rendimiento. 1.4.4. Costo total 36 El costo total es la suma de gastos relacionados con la funcin productiva, distributiva y administrativa de una entidad. En otras palabras, representa la suma de los costos de produccin, los costos de distribucin, los costos de administracin, los costos financieros (por ejemplo, los intereses sobre un prstamo) y costos extraordinarios (tambin conocidos como otros costos, los cuales surgen cuando ocurre algn evento imprevisto) que efecta un negocio. 1.4.5. Costo incurrido Se conoce con el nombre de costo incurrido a las inversiones en produccin, distribucin y administracin de un solo periodo de operacin. El costo incurrido es el que se presenta en el estado de resultados. 1.5. Teora de los ciclos econmicos La economa capitalista se caracteriza por presentar fases o ciclos perfectamente definidos por los eventos que ocurren en cada uno de ellos. La empresa, como parte vital de este tipo de economa, tiene un comportamiento similar en funcin a la fase o ciclo en que se encuentre el sistema en general. Por ende, las decisiones basadas en costos se pueden modificar, tal como se estudiar a continuacin. 1.5.1. Influencia de los ciclos econmicos en los costos Los costos son el resultado de varios tipos de transacciones, principalmente de aquellas que se identifican con el uso de recursos o la realizacin de las actividades; adems, los costos deben erogarse para cumplir objetivos especficos. Lo anterior puede verse modificado en forma proporcional a los cambios experimentados en la 37 economa. En pocas de inestabilidad o crisis, los costos tienden a variar debido sobre todo al fenmeno de la inflacin. Como los costos deben ser trasladados al precio de venta, stos se incrementan, elevando a su vez la inflacin. Por ejemplo, con ndices inflacionarios significativos, el costo de una materia prima puede tener un valor en una fecha determinada y otro valor das despus, y si el precio de venta se mantiene constante, se corre el riesgo de obtener prdidas. En periodos de estabilidad o prosperidad, por el contrario, los costos y los precios de venta tienen congruencia. 1.5.2. Fases de los ciclos econmicos El maestro Abraham Perdomo, en su libro Contabilidad de decisiones, seala seis fases: auge, crisis, contraccin, depresin, recuperacin y prosperidad. Algunos autores mencionan slo dos: la prosperidad y la crisis. En las etapas de prosperidad existe el pleno empleo de los recursos que redunda en produccin y ventas crecientes. Aumenta la demanda en relacin con la oferta, se incrementa el nmero de trabajadores y hay circulacin de efectivo. En pocas de crisis empieza el desequilibrio entre la produccin y las ventas, afectando a los costos y presentndose el fenmeno inflacionario. Algunos indicadores que sealan el comportamiento de los ciclos econmicos son el tipo de cambio, los niveles de tasas de inters, de salarios, de inversiones fijas, de gasto pblico, variaciones en el ingreso per cpita, etctera. 1.5.3 Los ciclos econmicos y la toma de decisiones Los ciclos econmicos afectan marcadamente el comportamiento de una entidad pero, sobre todo, a la toma de decisiones. Por ejemplo, en periodos de estabilidad se 38 pueden prever situaciones futuras como la compra anticipada de materiales, la elaboracin de proyectos, celebracin de contratos en moneda extranjera. Las situaciones descritas no se pueden pronosticar en pocas de crisis, la informacin mediante la cual se toman decisiones resulta irrelevante y se corre un gran riesgo al evaluar y elegir alternativas. En tanto que en prosperidad, la informacin es ms confiable porque proviene de hechos estables y existe ms seguridad de que la opcin elegida alcance los resultados esperados. Direcciones electrnicas http://sdgateway.net/topics/es_264.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/objetivos.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/Historia.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/clasificaciones.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/organizaciones%20industriales.htm http://www.ur.mx/cursos7post/abarraga/unidades/material4.htm http://www.lafacu.com/apuntes/contabilidad/costos_gene/default.htm 39 Unidad 2. Contabilidad, costos e informtica Temario detallado 2. Contabilidad, costos e informtica 2.1 Contabilidad financiera e informtica 2.2 Contabilidad administrativa e informtica 2.3 La funcin informtica 2.4 Diferentes enfoques de la informtica 2.4.1 Anlisis, diseo e implantacin de sistemas de informacin 2.4.2 Computarizacin de sistemas administrativos 2.4.3 Enlace con las diferentes reas de una organizacin 2.4.4 Direccin de proyectos de informtica 2.4.5 Administracin de centros de informtica El estudio de los costos requiere del conocimiento de varias disciplinas, entre las que destacan las siguientes: economa, finanzas, ingeniera, mercadotecnia, matemticas, derecho, administracin, informtica, etc. Tal vez, entre las mencionadas, las de mayor dinamismo sean las dos ltimas, ya que son las que se encargan de presentar los resultados de todas las actividades y recursos que generan costos. De ah que en este apartado se mencione la relacin entre la contabilidad, los costos y la informtica. 2.1. Contabilidad financiera e informtica La informtica tiene mucho que ver con el diseo, implementacin y manejo de los sistemas de informacin dentro de una organizacin. Un sistema de informacin es el conjunto de elementos que se interrelacionan a travs de una secuencia que comprende entradas de datos, su procesamiento y la salida de la informacin. Un 40 sistema de informacin es integral pues procesa datos de todas las reas que comprende una organizacin y despus les proporciona la informacin necesaria para la toma de decisiones. Consta de los siguientes elementos: a) Equipo (hardware). b) Programas (software). c) Procedimientos manuales. d) Modelos. e) Bases de datos. f) El personal capacitado (humanware). De hecho, la contabilidad financiera es considerada un sistema de informacin pues transforma datos relativos a la actividad econmica de una entidad. El Boletn A-1 Esquema bsico de la contabilidad financiera del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos seala que la contabilidad financiera es una tcnica que produce sistemtica y estructuradamente informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad econmica y ciertos eventos econmicos cuantificables e identificables que la afectan para que las personas interesadas puedan tomar decisiones. En este mismo boletn se mencionan las caractersticas que debe reunir la informacin financiera, las cuales son: a) Utilidad. Esta caracterstica se refiere a que las cifras de los estados financieros puedan ser empleadas para la toma de decisiones. La utilidad depende de: - El contenido informativo (significacin, relevancia, veracidad y comparabilidad de la informacin). - La oportunidad con la que se presentan los estados financieros. b) La confiabilidad de la informacin, derivada de las caractersticas propias del sistema de informacin, las cuales pueden ser: 41 - Objetividad del sistema. - Estabilidad del sistema. - Verificabilidad del sistema. c) La provisionalidad en la informacin, es decir, los estados financieros presentados pueden incluir eventos no terminados. La informtica esta ntimamente relacionada con la contadura y con la administracin, de hecho, estas disciplinas se han complementado ms ampliamente durante los ltimos 20 aos. Los sistemas de informacin administrativos y contables que se disean en una entidad son una prueba palpable de lo anterior. La contabilidad financiera debe cumplir con una serie de requisitos aprobados por la profesin contable para satisfacer las necesidades del usuario general de la informacin. En este sentido, la informtica la ha beneficiado enormemente, ya que ha hecho ms oportuna, confiable y exacta la produccin de estados financieros y de otros informes (crditos, declaraciones fiscales, compromisos, etc.) que pueden ser relevantes para la toma de decisiones y que anteriormente no se podan obtener por las premuras de entrega y exactitud. 2.2. Contabilidad administrativa e informtica La contabilidad financiera se ha enfocado principalmente a satisfacer las necesidades del usuario general con preferencia al usuario externo debido al otorgamiento de crditos, ataque de nuevos mercados, el lanzamiento de nuevos productos, la cotizacin de instrumentos en la bolsa de valores, etc. Aparentemente, la normatividad contable ha descuidado al usuario interno, sin embargo, este ltimo se beneficia con los resultados de la contabilidad administrativa. La contabilidad administrativa o de gestin tiene como caractersticas ms sobresalientes la flexibilidad de tiempos, el manejo de datos fsicos y monetarios, y la satisfaccin del usuario interno. La informtica brinda razn de ser a la contabilidad 42 administrativa, ya que entera a la administracin respecto a todos los asuntos relacionados con las actividades y recursos a travs del diseo de sistemas y subsistemas que procesan, almacenan y recuperan informacin que permite la toma de decisiones por parte de la gerencia y las orienta al buen funcionamiento de la organizacin en general. En conceptos de informtica y de sistemas de informacin se incluyen muchos principios de la contabilidad administrativa, bsicamente los relacionados con costos y presupuestos. 2.3. La funcin informtica La funcin informtica abarca todos los aspectos de diseo y uso de las computadoras, as como de los sistemas de informacin, con el objeto de procesar, almacenar y recuperar datos de una entidad a fin de que le sean tiles. 2.4. Diferentes enfoques de la informtica Los enfoques de la informtica comprenden: el anlisis, diseo e implantacin de sistemas de informacin; computarizacin de sistemas administrativos; enlace con las diferentes reas de una organizacin; direccin de proyectos de informtica y la administracin de los centros de informtica. 2.4.1. Anlisis, diseo e implantacin de sistemas de informacin La informacin es un recurso indispensable para cualquier tipo de organizacin, y el procesamiento de datos debe ser acorde con las necesidades de todos los usuarios. Con esto se quiere decir que el binomio entidad-datos se ve afectado por los sistemas de informacin y sus resultados; incluso, se puede medir el avance, el atraso o bien las estrategias de una firma. De ah la importancia de analizar los 43 mecanismos de produccin y manejo de datos existentes y el eventual diseo e implantacin de nuevas propuestas para generar informes. El diseo y la implementacin de las aplicaciones informticas se deben administrar con el fin de lograr los resultados deseados dentro del mbito de desarrollo. Normalmente, se describen los siguientes puntos: a) Los enfoques de duracin (ciclo de vida) de cada proyecto o sistema. b) La evaluacin de las necesidades de los usuarios. c) La velocidad de cambio organizacional. d) La calidad y la garanta de los procesos planteados. e) La evaluacin de los resultados de los proyectos. f) La administracin de los recursos de informacin. g) La administracin de entradas, procesos, salidas, archivos, respaldo y auditoras. h) El personal y el equipo involucrado. i) El reemplazo del sistema en el futuro. 2.4.2. Computarizacin de sistemas administrativos La administracin de una firma requiere de un sistema de informacin, que se divide en subsistemas, dependiendo de la estructura organizacional y del grado de control que se necesite ejercer. El uso de las computadoras en los sistemas administrativos es de gran ayuda, los gerentes no tienen que tratar con aspectos tcnicos o de lenguajes, pero s tienen que seguir procedimientos muy especficos y estructurados para cumplir con sus objetivos y ahorrar tiempo, esfuerzo y recursos. Tales procedimientos constituyen una tarea importante de la informtica. Un sistema administrativo puede existir sin computadoras, pero es la potencia de stas lo que hace factible al sistema. La cuestin no es si se debe computarizar o no un sistema de informacin, sino el alcance del empleo de sta; algunas tareas son propias del hombre y otras las realizan mejor las mquinas. 44 Existe una amplia variedad de sistemas de cmputo disponibles en trminos de tamao, complejidad y potencia. Independientemente de esto, los sistemas de administracin computarizados incluyen: el hardware (que comprende los dispositivos de entrada, proceso, almacenamiento, salida, respaldo y comunicacin) y el software (las instrucciones para que trabaje la computadora, las cuales se encuentran descritas en varios lenguajes orientados al procesamiento, a la consulta de informes, a programas, etc.). 2.4.3. Enlace con las diferentes reas de una organizacin El sistema de informacin funciona como soporte de las actividades de una entidad y se basa en los conceptos y principios de la ciencia de la administracin, sobre todo en lo referente al comportamiento organizacional, al personal adscrito a la firma, a la toma de decisiones, a los cambios de motivacin, al liderazgo y a la estructura de la entidad. Las funciones administrativas son separables en forma de actividades y responsabilidades; el sistema de informacin, en este sentido, las vincula y enlaza a travs de los mecanismos de soporte y las bases de datos, pero cada funcin o subsistema ser exclusivo en caractersticas, programas, procedimientos, etc. Entre los subsistemas ms comunes dentro de una entidad se encuentran: a) Tesorera. b) Inversiones. c) Compras. d) Produccin. e) Ventas. f) Recursos humanos. 45 2.4.4. Direccin de proyectos de informtica La planeacin del trabajo de informtica debe considerar una amplitud que abarque todas las funciones de la empresa, la primaca de los objetivos de informacin y la evaluacin y cuantificacin de los resultados. Dentro de esta planeacin se visualizan los proyectos de informtica. stos tratan de resolver problemas de informacin dentro de una organizacin; su direccin comprende la investigacin del cumplimiento de los objetivos de los sistemas, los criterios de efectividad, el replanteamiento de objetivos y la formulacin de alternativas. Todo lo anterior se lleva a cabo a travs de un anlisis del sistema actual y el propuesto por el proyecto; si este ltimo es factible, viable y rentable, se puede comenzar su desarrollo definiendo al sistema de informacin en cuanto a sus responsabilidades, subsistemas, lmites e interfaces. El concepto de anlisis de portafolio de F. W. Mc Farlan puede servir para la direccin de proyectos informticos, puesto que permite la realizacin de investigaciones de las aplicaciones actuales de la informacin, de las aplicaciones estratgicas, de los sistemas centralizados, de las instalaciones, del riesgo, el beneficio y la personalidad de los usuarios. Existen tres factores inherentes a los proyectos que sirven como medida de riesgo en una empresa: el tamao del proyecto, la complejidad de las tareas a realizar y el nivel tecnolgico existente. 2.4.5. Administracin de centros de informtica Un centro de informtica se basa en la idea de proporcionar a los usuarios del sistema un acceso fcil y directo a los recursos de procesamiento de informacin. El hardware, el software, el entrenamiento y la consulta que brinda este departamento ayuda a los usuarios, por lo tanto, el centro de informacin lo integran expertos, quienes comnmente no programan las aplicaciones. El proporcionar el software apropiado constituye la clave de las ptimas aplicaciones de la informacin. La 46 administracin de los centros de informtica se refiere a la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos, medios, equipo y personal que proporciona los datos estructurados, los cuales permiten tomar decisiones a los usuarios internos. Una empresa debe tomar conciencia respecto a la oportunidad estratgica y las ventajas que representa el mantener un sistema de informacin electrnico, principalmente separado de otras funciones. 47 Unidad 3. Sistemas de costos industriales Temario detallado 3. Sistemas de costos industriales 3.1 Histricos o reales 3.1.1 Por procesos productivos 3.1.2 Por rdenes de trabajo 3.1.3 Por clases 3.1.4 Por operaciones 3.2 Predeterminados 3.2.1 Estimados 3.2.2 Estndar 3.2.3 Por rdenes de produccin 3.2.4 Por procesos productivos Un sistema de costos es, en realidad, un sistema de informacin, ya que a travs de una serie de procedimientos y tcnicas administrativas y contables procesa los datos relativos a los costos, as como los de los recursos y actividades que reflejan. Sus finalidades son la planeacin, el control y la toma de decisiones de las variables expuestas. Se clasifican en sistemas histricos y sistemas predeterminados (estos ltimos, a su vez, se pueden clasificar en estimados o estndares). Estos sistemas pueden ser realizados mediante los procedimientos de rdenes de produccin y procesos productivos. A continuacin se describir cada uno de ellos, para observar el tipo de informacin que se produce y determinar el sistema electrnico ms adecuado. A partir de este punto, se hablar de empresas industriales y, por lo tanto, de sus respectivos costos. En pocas palabras, los sistemas de costos procesan los datos relativos a los costos mediante su acumulacin, la determinacin del costo de un producto y la valuacin de los inventarios y del costo de ventas, para que as apoyen la toma de 48 decisiones respecto a la fijacin de precios, estimacin de utilidades e identificacin de las oportunidades de negocios basados en los costos, las operaciones y los recursos. Asimismo, los sistemas de costos permiten evaluar el desempeo de una organizacin mediante la comparacin de los costos en el tiempo a fin de determinar si se han mantenido dentro de los rangos esperados. Antes de continuar, es necesario conocer que hay otras clasificaciones de los sistemas de costos; una de stas tiene que ver con los inventarios o almacenes. En este caso, los sistemas pueden ser completos e incompletos. Los inventarios son los activos ms importantes para las empresas industriales. Se distinguen tres tipos de inventarios: materiales, produccin terminada y produccin en proceso. Su manejo, control y contabilizacin son fundamentales para los sistemas de costos. El sistema incompleto de costos consiste en utilizar el mtodo analtico o pormenorizado para registrar las operaciones de los inventarios. En este caso se utilizan cuentas como: inventario inicial de materiales, inventario final de materiales, inventario inicial de produccin en proceso, inventario final de produccin en proceso, inventario inicial de produccin terminada, inventario final de produccin terminada, compras, rebajas sobre compras, devoluciones sobre compras, etctera. Desde luego que se tienen que realizar traspasos y clculos aritmticos para determinar las ventas totales, el costo de ventas y la utilidad bruta. Adems, se deben efectuar inventarios fsicos de las existencias. El sistema de costos completo consiste en emplear la metodologa de valuacin denominada inventarios perpetuos, en la cual existe una cuenta especfica para el inventario, otra para el costo de ventas y otra para las ventas netas. Las entradas, salidas y existencias de los almacenes se registran en una sola cuanta, as como las devoluciones y rebajas sobre ventas y sobre compras. Se puede conocer en cualquier momento la utilidad bruta. Igualmente, se pueden utilizar auxiliares de almacn que controlan las salidas y existencias en los inventarios. Los recuentos fsicos se llevan a cabo por control interno. Por ltimo, otro sistema de costos es el relativo al comportamiento del costo, en ste se distinguen dos formas: el sistema de costos variable que acumula y 49 asigna justamente los costos que se relacionan directamente con un volumen de produccin, y el sistema absorbente, que no hace ninguna distincin para la acumulacin y asignacin del costo. A continuacin se describirn los sistemas histrico y predeterminado, que es una clasificacin especfica al momento en que se calculan los costos. Vale la pena recordar que en ambos se emplean ordenes de produccin o procesos productivos para que observes el tipo de informacin que se produce y determines el sistema electrnico ms adecuado para el procesamiento de datos. A partir de este punto, se hablar de empresas industriales y, por lo tanto, de sus respectivos costos. Enseguida veremos un cuadro que resume los distintos sistemas de costos: Histrico En funcin al momento en que se procesa la informacin Predeterminado Completo Segn el sistema de inventarios empleado Incompleto Variable De acuerdo con el comportamiento de los costos Absorbente 50 3.1. Histricos o reales El sistema de costos histrico o real (tambin llamado hundido) es aquel que procesa datos de costos productivos toda vez que ha concluido el periodo contable, cuando se finaliza una orden de produccin o cuando se obtiene un volumen de produccin terminado. Los costos acumulados y asignados mediante este sistema se encuentran reflejados en los estados financieros del final del periodo contable. Asimismo, este tipo de costos se encuentra regulado por disposiciones normativas de contabilidad. El tipo de control que se ejerce es correctivo. El sistema de costos histrico puede ser controlado mediante dos procedimientos, segn la forma de transformacin implantada en una industria, dichos procedimientos son: por procesos productivos y por rdenes de produccin o de trabajo. 3.1.1. Por procesos productivos Es un procedimiento para el control de operaciones y costos empleado por las industrias que someten a los materiales a procesos de mezcla, los cuales dan como resultado productos diferentes a los materiales utilizados en su elaboracin. La produccin es continua, es decir, no se puede detener por las caractersticas de los recursos empleados; tambin es uniforme, ya que se refiere a un solo giro de productos; los costos unitarios se promedian y la obtencin del costo total se realiza al finalizar el periodo contable pues, como ya se dijo, no es posible interrumpir el proceso. Ejemplos de las empresas mencionadas los encontramos en la industria alimenticia, la petroqumica, la farmacutica, etctera. Los costos incurridos son los erogados en un periodo contable. Como el sistema de procesos productivos tiene relacin con los cortes de ejercicios, los costos incurridos se obtienen del resumen de concentracin de vales de salida del almacn de materiales directos, datos de la nmina y tarjetas de asistencia por el nmero de obreros y los gastos indirectos asignados; los tres elementos se determinarn para cada proceso. 51 Algunas empresas que emplean este procedimiento son: Exxon, Bayer, Coca- cola y Procter & Gamble. Cabe sealar que en las industrias que emplean este procedimiento puede surgir otro tipo de productos sin que exista una intencin tcita de elaborarse y que indican cul ser su destino final. A este tipo de produccin se le conoce como conjunta, es decir, se refiere a aquella que surge en uno o ms procesos en conjunto. Esta elaboracin adicional se clasifica en: producto principal, coproducto, subproducto, desechos y desperdicios. Al costo de este tipo de produccin se le conoce como costo conjunto. 3.1.2. Por rdenes de trabajo Es el procedimiento para el control de operaciones empleado por las industrias en donde la transformacin se lleva a cabo mediante el ensamble de piezas o partes, o bien, por medio de la modificacin fsica de los materiales. La produccin puede ser variada o por lote, o puede provenir de pedidos (aunque sta no es la razn de su denominacin); adems, se pueden identificar los recursos empleados, calcular con precisin el costo unitario y no hay necesidad de esperar a que concluya el periodo contable para conocer el importe del costo unitario. Ejemplos de las industrias mencionadas: la automotriz, la mueblera, la textil, entre otras. Como complemento a lo antes expuesto, debes saber que, por la naturaleza de los materiales que se transforman en las industrias que emplean el procedimiento en cuestin, pueden surgir residuos u otros tipos de productos, pero con la salvedad de que tambin se pueden tomar decisiones respecto a su destino. A esta produccin se le conoce con el nombre de alternativa. Algunas empresas que emplean este procedimiento son: Warner Bros., Toyota, IBM, etctera. 52 3.1.3. Por clases Representa una derivacin del procedimiento por rdenes de trabajo, en el cual se agrupan las rdenes por clases de productos, cuando se requiere un control por separado o exclusivo para su elaboracin o para la acumulacin de los costos. Cuenta con las mismas caractersticas que las sealadas para el procedimiento rdenes de produccin o de trabajo. 3.1.4. Por operaciones Este procedimiento para el control de operaciones es una variante del procedimiento denominado procesos productivos, as que cuenta con las mismas caractersticas de ste, con la nica diferencia de que se agrupan las operaciones productivas homogneas en las que se dividen los procesos. Lo anterior significa que un proceso puede comprender operaciones o actividades muy especiales o costosas que requieren de un control separado. 3.2. Predeterminados Es un sistema de costos que procesa datos presupuestados y cuyo anlisis posterior permite ejercer un control adecuado. Los costos pueden ser calculados antes o durante el proceso de produccin o del periodo contable. Se clasifican en estimados (cuando se infiere la tendencia de los costos) y estndares (cuando se analiza cientficamente el comportamiento de los costos para un periodo de tiempo especfico). 3.2.1. Estimados 53 Es un tipo de costos predeterminados que se calculan antes o durante el proceso de produccin o durante el periodo contable, y se basan en el anlisis de tendencias de costos, criterios de directivos y otras observaciones de carcter emprico, con el objeto de indicar lo que puede costar un producto. Al final del periodo o del proceso, los costos estimados deben ser ajustados a los estndares, ya que estos ltimos cuentan con fundamentos ms formales. A las diferencias se les conoce con el nombre de variaciones. 3.2.2. Estndar Es una clase ms sofisticada de los costos predeterminados, que se calculan con anterioridad al inicio del periodo contable o del proceso de produccin. Se basan en estudios cientficos de productividad, eficiencia y calidad. Al final de un periodo contable o de una orden, son los costos histricos los que se ajustan a los estndares, que se consideran medidas de eficiencia. A sus diferencias se les conoce con el nombre de desviaciones. 3.2.3. Por rdenes de produccin Las rdenes de produccin se caracterizan por la elaboracin de artculos diferentes, o sea, la produccin es variada, por lo tanto, puede resultar complicado el establecimiento de sistemas de costos estndares, pues los procesos no son repetitivos. En este caso, si se emplea, se debe tener en cuenta el beneficio que puede arrojar en trminos financieros y de eficiencia. Por otro lado, y si las condiciones lo permiten, se puede implantar el sistema de costos estimado sin ninguna objecin. 3.2.4. Por procesos productivos 54 Los costos predeterminados, en cualquiera de sus modalidades, pueden ser aplicados a las industrias que controlan sus operaciones y costos a travs del procedimiento denominado procesos productivos. Se recomienda, sin embargo, la estandarizacin de consumos, produccin y costos, ya que el tipo de industrias en cuestin se caracterizan por elaborar volmenes de produccin uniformes y constantes que requieren de procesos que se mantienen en el tiempo, pues as cumplen la misin de la organizacin. Por ejemplo, la industria alimenticia cumple siempre la misma metodologa para la elaboracin de un determinado producto. Direcciones electrnicas: http://server2.southlink.com.ar/vap/ciclos.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_por_ordenes.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_por-procesos.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/produccion_conjunta_o_conexa.htm. http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_predeterminados.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_estandar.htm 55 Unidad 4. Control y valuacin de los elementos del costo Temario detallado 4. Control y valuacin de los elementos del costo 4.1 Materiales directos 4.1.1 Generalidades 4.1.2 Control 4.1.3 Suministro de materiales 4.2 Sueldos y salarios directos 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Nmina 4.3 Gastos indirectos 4.3.1 Generalidades 4.3.2 Dificultad de clculo del gasto indirecto 4.3.3 Departamentalizacin 4.3.4 Asignacin de los gastos indirectos a los diferentes departamentos 4.3.5 Prorrateo primario 4.3.6 Prorrateo secundario 4.3.7 Costos ABC Se conoce con el nombre de elementos del costo a los valores monetarios de los insumos empleados en el proceso productivo de una industria. Se agrupan en tres categoras: materiales directos, mano de obra directa (o sueldos y salarios directos) y gastos indirectos de produccin. Estos elementos contarn con sus cuentas correspondientes y se abrir una cuenta llamada produccin en proceso, la cual acumular los tres elementos del costo, para despus asignarlos a los diferentes 56 volmenes de produccin. Dicha cuenta es conocida como controladora y su naturaleza es transitoria, lo cual indica que queda saldada. 4.1. Materiales directos Los materiales constituyen el elemento bsico de produccin, pues son los que se someten a la transformacin fsica o sustancial a travs de una serie de procesos, que dan como resultado artculos que satisfacen necesidades humanas. Al importe invertido en materiales se le considera el primer elemento de costo. 4.1.1. Generalidades Los materiales se clasifican fsicamente y en el sistema de informacin en funcin a la relacin que guardan con el producto terminado. Pueden ser directos cuando se les identifica y cuantifica en el producto, o indirectos, es decir que no se pueden cuantificar de manera exacta en el producto concluido. 4.1.2. Control El proceso de control de los materiales directos se inicia propiamente desde el diseo del producto, pues con base en l se determina el consumo unitario de los materiales, as como sus costos. Despus de analizar los volmenes de produccin que se ejercern, se solicita al rea de compras que adquiera las cantidades de materiales necesarios, as como para mantener existencias en el almacn al final del periodo. Tambin se debe estudiar a los proveedores potenciales en funcin a la calidad, el precio, la disponibilidad y condiciones de compra. Cuando se efecta la adquisicin, los proveedores envan sus remesas al almacn de materiales, en donde el personal adscrito al mismo revisa las cantidades y el estado en que se 57 reciben, as como su confrontacin con los valores expresados en la factura correspondiente. Los departamentos productivos, por su parte, solicitarn gradualmente las cantidades que requieran para sus funciones de transformacin, mismas que son consideradas como salidas del almacn de materiales o tambin llamadas consumo o utilizacin de materia prima. Su registro contable se puede resumir en los siguientes puntos: a) Cargo a la cuenta de inventario de materiales por el importe del inventario inicial, es decir, los valores de las existencias del periodo anterior. b) Cargo a inventario de materiales por el importe de las compras, ya que ingresan nuevas unidades al almacn, con abono a las cuentas de proveedores o efectivo, segn la forma de pago. c) Abono a la cuenta de inventario de materiales por el importe de las unidades enviadas a produccin, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. d) Al comparar el movimiento deudor con el movimiento acreedor de la cuenta inventario de materiales se obtiene el importe del inventario final, el cual debe ser de naturaleza deudora. Las entradas de materiales a su almacn deben estar respaldadas con documentacin comprobatoria; el almacenista debe verificar el estado en que entran y el valor que tienen. En contabilidad, las entradas deben ser valuadas al precio de compra pagado o por pagar al proveedor, asimismo, y atendiendo a los principios contables de Realizacin y Valor histrico original, deben acumularse los importes relacionados con los fletes, seguros, etc., que incrementan el costo de la materia 58 prima. A cada arribo de materiales le corresponde un registro y un costo manejado por separado. 4.1.3. Suministro de materiales Los departamentos productivos solicitarn remesas de materiales para que puedan realizar sus funciones de transformacin. El almacn enviar las cantidades fsicas requeridas y manejar documentacin que ampare la salida; por otra parte, produccin generar informacin de entrada. La determinacin del costo de las salidas presenta la problemtica de calcular su valor exacto a partir de una diversidad de importes de entrada. Es decir, las existencias del periodo anterior, que pueden ser utilizadas para la produccin de este periodo (inventario inicial), tienen un valor distinto a los de las compras de materiales que se van realizando. La cuestin consiste en determinar un valor de salida a partir de distintos valores de entrada. Derivado del problema planteado arriba, relativo al costo de salida del almacn, conviene aclarar que este problema es de suma importancia porque representa el costo de los materiales procesados; por esta razn, se debe tener cuidado al momento de calcular su importe, porque se integrar a la estructura del costo de produccin. Para resolver esta situacin, se han utilizado diversos mtodos de valuacin, entre los que destacan: el costo de mercado (el ms bajo), primeras entradas-primeras salidas (PEPS), ltimas entradas-primeras salidas (UEPS), costos promedios, costos estndares y UEPS monetario. a) El costo de reposicin o de mercado es una tcnica que se puede utilizar en pocas de inflacin y que consiste en determinar el valor de las salidas del almacn de materiales al precio de reposicin de los mismos, en este caso, es necesario contar con la ayuda de peritos calificados. Esta tcnica permite que el precio de venta pueda absorber los incrementos en los precios de compras anteriores y con valores diferentes, de tal suerte que se puedan renovar las existencias de los inventarios. Adems, se debe crear una cuenta de reserva que 59 permita registrar las variaciones. El registro debe ser al valor del mercado o el costo, el que sea menor. b) Primeras entradas-primeras salidas (tambin llamado PEPS, por sus siglas). Es una tcnica utilizada en el sistema de inventarios perpetuos, para valuar las salidas del almacn de materiales al precio de sus primeras entradas. De esta forma, el almacn queda expresado a los precios ms actuales, en tanto que los envos a la produccin a las cifras ms antiguas. En pocas de inflacin, si se utiliza PEPS, se tiene que actualizar el costo de ventas. c) Ultimas entradas, primeras salidas (por sus siglas llamado tambin UEPS). Consiste en valuar las salidas del almacn de materiales por los envos a produccin al precio de las ltimas entradas. En este caso, las entregas al departamento productivo se realizan con cifras actualizadas, en tanto que las existencias en el almacn de materiales al precio ms antiguo. d) Para considerar en las salidas del almacn los distintos precios de las entradas y existencias del mismo, se obtiene un promedio de dichos valores, dividiendo el saldo de la cuenta de inventario de materiales entre el total de existencias. e) La tcnica de costos estndares puede ser utilizada en pocas de estabilidad econmica, es decir, cuando los precios de compra no sufren modificaciones sustanciales. Se estudia el precio unitario ofrecido ms acorde a los costos planeados y se aplica en un lapso de tiempo considerable, firmando contratos con los proveedores por anticipado y realizando estudios cientficos de consumo. f) La tcnica UEPS monetario es muy interesante y aplicable tambin en pocas de inflacin. Consiste en actualizar las salidas del almacn mediante un ndice elaborado por la propia entidad, considerando los incrementos en los valores de compra a partir de un ao base para compararlos con fechas recientes. En otras palabras, se calcula un ndice de precios para los materiales, de acuerdo con las variaciones en las cifras de compras de los mismos. 4.2. Sueldos y salarios directos 60 La mano de obra se puede clasificar en dos grupos: mano de obra directa, cuando se refiere al esfuerzo humano que tiene que ver con la transformacin de los materiales, es decir, los sueldos y salarios de los obreros; mientras que el otro grupo es el de los sueldos y salarios indirectos que son aqullos relacionados con las funciones de servicio de la planta, por ejemplo: los controles de calidad, la supervisin, la direccin de la planta, etc. Constituyen el segundo elemento del costo de produccin. 4.2.1. Generalidades Los sueldos y los salarios son el reflejo financiero de la fuerza laboral que transforma a la materia prima. La Ley Federal de Trabajo contiene los preceptos mnimos de garanta para los trabajadores, en su artculo 84 indica que los salarios se integran de las percepciones, comisiones, primas, prestaciones, habitacin, cuotas, etc. Su determinacin se puede llevar a cabo mediante tres procedimientos: a) En funcin al tiempo. b) Con base en las unidades producidas (tambin llamado a destajo). c) Por obra determinada. El sistema de sueldos y salarios ms comn en Mxico es el establecido por tiempo, pero ste representa un problema para los sistemas de costos, ya que no se puede determinar con exactitud en los productos. Debido al problema que se presenta en la determinacin de los salarios con base en el tiempo, resultado de estudios administrativos y de produccin, surgen los estmulos o incentivos con el fin de tratar de vincular el esfuerzo laboral con la produccin. Entre los mtodos ms comunes existen: el plan Hasley, el plan Taylor, el plan Gantt, el plan Rowan, el plan Emerson y el sistema de puntos de Bedaux. 4.2.2. Nmina 61 Es un documento en el que se consignan los datos de los trabajadores de la entidad, sus jornadas, salarios base, percepciones, prestaciones y descuentos correspondientes en un periodo de tiempo especfico; adems contiene una columna para que el trabajador anote su firma como acuse de que se le ha pagado. En este documento se concentra la informacin contenida en todos los formatos de control de trabajo y de salarios. La mecnica del sistema de informacin de los sueldos y salarios consiste en registrar en la cuenta sueldos y salarios por aplicar un cargo por el importe de la nmina de produccin, con abono a las cuentas bancarias. Despus se realiza un abono a la cuenta de sueldos y salarios por aplicar por la cantidad mencionada, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. 4.3. Gastos indirectos Se ha visto lo relativo a los materiales y a la mano de obra, tambin se ha mencionado que pueden ser directos o indirectos. En el presente apartado, se analizarn los conceptos indirectos de dichos recursos, conjuntamente con el empleo de la capacidad productiva que integran los gastos indirectos de produccin. 4.3.1. Generalidades Se conoce con el nombre de gastos indirectos a las erogaciones de carcter general que no pueden ser aplicadas de manera particular. Son los costos que no se pueden calcular con exactitud en un objeto de costos, en este caso, el producto. Por lo expuesto, y debido a la naturaleza de estos gastos, el costo de un producto es slo una aproximacin. Los gastos indirectos constituyen el tercer elemento del costo. 4.3.2. Dificultad de clculo del gasto indirecto 62 Los gastos indirectos se clasifican en cuatro grupos genricos: materiales indirectos, sueldos y salarios indirectos, utilizacin de la capacidad productiva y los diversos gastos de produccin. Los materiales indirectos son aquellos que no se pueden rastrear en los productos que se elaboran, por ejemplo litros de pintura, tornillos, cantidad de hilos, etctera. Los sueldos y salarios indirectos son el valor de los esfuerzos humanos no identificables en la elaboracin de productos, por ejemplo los salarios de supervisin, controles de calidad, manejo de almacn, etctera. El empleo de la capacidad productiva es calculado al interior de la organizacin. Est representado monetariamente en los conceptos de depreciacin o renta de maquinarias, equipo y planta. La depreciacin es el cargo que se realiza por el uso de activos y para recuperar su valor al final de su vida til. Para que la depreciacin del ejercicio sea directa, se debera emplear la tcnica de depreciacin por unidades en lugar de la depreciacin por lnea recta. Si los bienes no son propiedad de la empresa, entonces el importe del arrendamiento ser el que indique la capacidad productiva. Los gastos diversos de produccin se refieren a conceptos como el servicio mdico, previsin social, seguros, etctera. Los gastos indirectos se pueden clasificar en fijos (cuando se erogan independientemente del volumen de produccin) o variables (cuando tienen relacin directa y proporcional a los volmenes de produccin), reales (cuando se acumulan al final del periodo) y predeterminados (si se presupuestan). La acumulacin de gastos indirectos se efecta en una cuenta de mayor que tenga esta denominacin, se carga por los conceptos de gastos indirectos que se erogan en efectivo y por el valor de partidas virtuales (depreciacin del ejercicio). Es la nica cuenta de esta naturaleza que se abona por el traspaso de sus importes a la cuenta controladora produccin en proceso. Posteriormente, los gastos indirectos se asignan a los departamentos de la planta, y al final a los volmenes de produccin. Se abrirn las subcuentas necesarias que detallen las cantidades de estos gastos 63 Los gastos indirectos son, en su mayora, de carcter fijo. Asimismo, muchos de sus importes dependen de anlisis de partidas administrativas y financieras internas, como la productividad y la eficiencia. Lo anterior indica que pueden ser calculados en forma histrica o predeterminada. 4.3.3. Departamentalizacin La departamentalizacin es una tcnica administrativa que consiste en dividir a la entidad en secciones, reas o departamentos, en funcin a sus objetivos y actividades. Provoca beneficios palpables, pues cada rea es responsable de su planeacin, control, cifras y operaciones, lo que a su vez da como resultado informacin ms analtica para tomar decisiones y permite efectuar estudios administrativos de mejoras continuas y evaluacin del desempeo. 4.3.4. Asignacin de los gastos indirectos a los diferentes departamentos La asignacin de los gastos indirectos histricos a los departamentos del rea productiva se realiza a travs de la metodologa del prorrateo o asignacin proporcional, la cual se basa en ciertas bases que permiten determinar los gastos indirectos a cada departamento. Se requieren tres condiciones: la acumulacin de gastos indirectos en su cuenta correspondiente, la divisin departamental de la planta en reas productivas y en reas de servicio a la produccin y, por ltimo, la determinacin de bases de asignacin, que se pueden agrupar en: a) Base valor. Se distribuyen los gastos en funcin a los recursos empleados, por ejemplo, con base a los materiales directos. b) Base tiempo. Se refiere a la duracin de un trabajo y sobre el cual se distribuyen proporcionalmente los gastos indirectos. 64 c) Base unidades trabajadas. Los gastos indirectos se asignan en funcin a los volmenes de produccin ejercidos. Esta base es una que se puede utilizar para el prorrateo final. d) Base mixta. Contiene conceptos de valor, tiempo o unidades trabajadas. La eleccin del tipo de base ms adecuada ser labor del especialista en produccin y costos. Depender de la representatividad entre los conceptos de gastos y las funciones departamentales. Debe recordarse que son los productos los que deben acumular los gastos indirectos y, frecuentemente, el prorrateo muestra distribuciones poco correctas de estos gastos, debido a que las bases establecidas estn en funcin de los departamentos. El prorrateo consta de cuatro etapas: a) Prorrateo primario. b) Prorrateo secundario. c) Prorrateo final. d) Cargos recprocos. Existen otras tcnicas que tratan de afinar la problemtica en cuestin y estn ms encaminadas a la calidad del producto, entre las que destacan: el sistema de costos basado en actividades y el sistema de costos basado en los clientes. 4.3.5. Prorrateo primario El prorrateo primario consiste en distribuir los conceptos de los gastos indirectos acumulados en la cuenta y subcuentas respectivas, entre todos los departamentos en que se encuentra dividida la planta productiva, es decir, tanto en los departamentos de produccin como en los de servicio. Para esto, se emplean bases especficas del carcter de las mencionadas en el punto anterior. De acuerdo con lo sealado por el maestro Juan Garca Coln y el doctor Cristbal del Ro, algunos ejemplos de bases para el prorrateo primario son: 65 a) Materiales indirectos. Se pueden aplicar en funcin a los materiales directos utilizados. b) Mano de obra indirecta. Se distribuyen con relacin a la mano de obra directa empleada por cada departamento. c) Renta de instalaciones. Se reparte de acuerdo con la superficie ocupada por cada departamento. d) Energa elctrica. En cuanto al consumo de kilowatts por cada departamento, se asignan sus importes de gastos indirectos. e) Mantenimiento. Sus importes se prorratean con relacin a la superficie utilizada. f) Depreciaciones del ejercicio de instalaciones, maquinaria y equipo de acuerdo con las inversiones en activo fijo de cada departamento. 4.3.6. Prorrateo secundario Se ha dejado en claro que son los productos los que deben acumular los gastos indirectos; por otro lado, son los departamentos productivos los que se relacionan directamente con su transformacin. Entonces, las cifras acumuladas por estos departamentos son decisivas para el prorrateo a los artculos. No obstante, antes se deben aplicar los gastos indirectos acumulados por los departamentos de servicio provenientes del prorrateo primario a los productivos, en funcin justamente de los servicios prestados. A lo anterior se le conoce como prorrateo secundario o derrama interdepartamental. A partir de la suma del prorrateo primario ms lo del prorrateo secundario, se efecta el prorrateo final, para repartir los gastos indirectos a los volmenes de produccin. Con referencia a lo expuesto por el maestro Juan Garca Coln en su libro Contabilidad de costos, se presentan a continuacin algunos ejemplos de bases: a) Los gastos indirectos acumulados por la direccin de la fbrica en funcin a las horas trabajadas por cada departamento productivo. 66 b) Los gastos indirectos del departamento de personal con relacin al nmero de trabajadores de cada departamento productivo. c) Con la base mencionada en el inciso anterior, se distribuyen los gastos del departamento mdico. d) Para el departamento de compras y para el almacn de materiales se emplea el consumo de materiales directos utilizados. e) Lo acumulado por el departamento de mantenimiento se prorratea de acuerdo con la superficie utilizada por cada departamento productivo. Se debe considerar que los departamentos de servicio tambin se relacionan entre s, por ejemplo, el departamento de mantenimiento o el de personal prestan servicios a todas las reas, sean de produccin o de servicio. En el caso de dos departamentos de servicio, el procedimiento de asignacin se llama cargos recprocos y es conveniente determinarlo para hacer ms preciso este procedimiento. 4.3.7. Costos ABC El sistema de costos basado en actividades (Activity Based Cost), mejor conocido como ABC por sus siglas en ingls, es un enfoque por el cual se asignan los gastos de indirectos de produccin mediante la medicin de las operaciones llevadas a cabo en el proceso de transformacin. En otras palabras, este sistema considera como objeto fundamental del costo a las actividades, las cuales se someten a un estudio analtico que permite la acumulacin de valores. Ms adelante se estudiara ms a fondo este sistema, por lo pronto, conviene sealar que es uno de los procedimientos que trata de afinar la problemtica presentada por el prorrateo con relacin a las bases y a la acumulacin de gastos indirectos. 67 Unidad 5. Costos por procesos, rdenes de trabajo y produccin conjunta Temario detallado 5. Costos por procesos, rdenes de trabajo y produccin conjunta 5.1 Generalidades 5.2 Objetivos y aplicaciones de los diferentes sistemas de costos 5.3 Caractersticas 5.4 Tipos de empresas 5.5 Costos por procesos 5.6 Costos por rdenes de trabajo 5.7 Costos de produccin conjunta 5.8 Artculos daados, defectuosos, desechos y desperdicios A continuacin se presentan los diferentes sistemas de costos utilizados en las industrias, dependiendo del modo de transformacin y la necesidad que pretendan cubrir. 5.1. Generalidades Las industrias pueden someter a los materiales a dos tipos de transformacin. En uno, se realiza a travs de procedimientos fsicos y el ensamble o superposicin de piezas. En el otro, el proceso es un cambio sustancial mediante procedimientos qumicos y fsicos, en los cuales la produccin es de tal naturaleza que no se puede detener el proceso. Es tema de la presente unidad, el anlisis de los sistemas de costos que controlan los tipos de transformacin ya sealados. Antes de comenzar, 68 conviene establecer los tipos de produccin resultantes en los sistemas mencionados: a) La produccin terminada es aquella que ha cumplido completamente con todos los procesos de produccin y la cual puede ponerse a la venta. Se vala aplicando el costo por unidad al volumen terminado del periodo. Se controla en una cuenta denominada inventario de produccin terminada. b) La produccin en proceso se refiere a aquellas unidades que quedan pendientes de terminar al finalizar el periodo contable y que se concluirn en el siguiente. Se vala aplicando el costo unitario de produccin a sus volmenes. Se controla en una cuenta llamada inventario de produccin en proceso. c) La prdida normal de produccin se debe a causas inherentes a la naturaleza de los materiales, los procesos o los productos terminados; por ejemplo, las evaporaciones, as que sus costos deben ser absorbidos por la produccin desde el clculo de la produccin equivalente. La prdida anormal se debe a causas de fuerza mayor o contingencias, y stas se deben valuar al costo o al precio de mercado, el que sea menor. d) La produccin vendida representa una parte de la produccin terminada que se destina para satisfacer las necesidades del mercado. Se vala multiplicando el costo unitario de produccin a las unidades que se venden. Su proceso contable consiste en abonar a la cuenta de inventario de produccin terminada el importe del costo de produccin de los artculos vendidos, con cargo a la cuenta de costo de ventas o costo de produccin de lo vendido. Esta cuenta se presenta en el estado de resultados. 5.2. Objetivos y aplicaciones de los diferentes sistemas de costos Atendiendo a los procedimientos descritos en el punto anterior, existen dos tipos de sistemas de costos: a) rdenes de produccin, y b) procesos productivos. 69 El procedimiento rdenes de produccin es empleado para el control de operaciones utilizado por las industrias en donde la transformacin se lleva a cabo a travs del ensamble de piezas o partes, o bien, mediante la modificacin fsica de los materiales. La produccin puede ser variada o por lote; adems, puede provenir de pedidos (aunque sta no es la razn de su denominacin). Se pueden identificar los recursos empleados, calcular con precisin el costo unitario y no hay necesidad de esperar a que concluya el periodo contable para conocer el importe del costo unitario. Ejemplos de estas industrias: la automotriz, la mueblera, la textil, etc. Este procedimiento sirve para el control de operaciones en el que se acumulan los costos de los materiales directos, la mano de obra directa y los gastos indirectos de produccin por lote u orden de artculos producidos. El procedimiento denominado por clases es una variante del sistema de rdenes de produccin, en el cual se agrupan las rdenes en clases de artculos similares. El procedimiento para el control de operaciones y costos denominado procesos productivos es empleado por las industrias que someten a los materiales a procesos de mezcla, que dan como resultado productos diferentes a los materiales utilizados en su elaboracin. La produccin es continua, es decir, no se puede detener por las caractersticas de los recursos empleados. La produccin es uniforme, ya que se refiere a un solo giro de productos, los costos unitarios se promedian y la obtencin del costo total se realiza al finalizar el periodo contable pues, como ya se dijo, no es posible interrumpir el proceso. Ejemplos de las empresas mencionadas son: la industria alimenticia, la petroqumica, la farmacutica, etc. En el procedimiento de procesos productivos la acumulacin de los importes de materiales directos, mano de obra directa y los gastos indirectos de produccin se realiza en funcin a los diferentes procesos a los que se someten los materiales en forma secuencial, hasta la obtencin de un producto terminado disponible para la venta. La variante de este procedimiento divide a los procesos productivos por operaciones especficas. 5.3. Caractersticas 70 Las caractersticas ms relevantes del procedimiento para el control de operaciones rdenes de produccin son: a) Se refiere a una produccin variada o lotificada. b) La produccin puede concluir antes de que termine el periodo contable. c) Las condiciones de transformacin son flexibles. d) El costo unitario es calculado con facilidad, ya que se pueden identificar los insumos empleados para la realizacin de un artculo. e) No es necesario esperar a que concluya el periodo contable para conocer el costo total. Las caractersticas ms importantes del procedimiento denominado procesos productivos son: a) La produccin es continua; en otras palabras, los procesos no se pueden detener, su secuencia es ininterrumpida. b) La produccin es uniforme porque siempre se refiere a un solo tipo de productos. c) Las condiciones de transformacin son rgidas. d) El costo unitario es resultado de un promedio, ya que es difcil determinar la cantidad exacta de los insumos utilizados para la transformacin sustancial de los materiales. e) Es necesario esperar a que concluya el periodo contable para realizar un corte y conocer el costo total de produccin, tanto de las unidades terminadas como de las que estn en proceso. 5.4. Tipos de empresas rdenes de produccin es un procedimiento utilizado por aquellas empresas que realizan la transformacin de los materiales a travs del ensamble o superposicin 71 de piezas. Ejemplos de dichas empresas son: la industria textil, la automotriz, de cmputo, las muebleras, etctera. Procesos productivos es un sistema utilizado por las industrias que realizan una transformacin sustancial de los materiales a travs de varios procesos productivos. Son ejemplos de tales empresas: la petroqumica, la alimentaria, la farmacutica, entre otras. 5.5. Costos por procesos Los costos incurridos son los erogados en un periodo contable. Como el sistema de procesos productivos tiene relacin con los cortes de ejercicios contables, los costos incurridos se obtienen del resumen de concentracin de vales de salida del almacn de materiales directos, datos de la nmina y tarjetas de asistencia por el nmero de obreros y los gastos indirectos asignados; los tres elementos se determinarn para cada proceso. La informacin consignada en los documentos sealados, contablemente tiene la secuencia que se detalla a continuacin: a) En primer lugar se hace un traslado del valor del inventario inicial de produccin en proceso (produccin pendiente de terminar) con un abono a la cuenta de inventario de produccin en proceso, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. b) Se abonar a la cuenta de inventario de materiales el importe de las salidas del almacn, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. c) Se abonar a la cuenta de sueldos y salarios por aplicar, el importe de la nmina del periodo correspondiente a la planta productiva, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. 72 d) Se abonarn a la cuenta de gastos indirectos por aplicar, las cifras acumuladas de gastos indirectos (si se determinan de manera histrica), con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. e) Toda vez que se ha acumulado el costo de produccin, se determinan en cdulas de trabajo el costo unitario de produccin y los valores para la produccin terminada, en proceso, etctera. f) Se realizarn los abonos correspondientes a la asignacin del costo a los inventarios en la cuenta controladora produccin en proceso, con cargo a las distintas cuentas de almacn, segn lo calculado en el inciso anterior. g) Si la materia prima necesita ms de un proceso de transformacin, se abrir cuenta de produccin en proceso por cada uno de ellos. La produccin terminada de un proceso que debe ser trasladada a otro, contablemente se reflejar en un abono a la cuenta de produccin en proceso precedente, con cargo a la cuenta de produccin en proceso del siguiente. h) La informacin de costos se concentra en la hoja de costos unitaria para cada proceso, en los estados financieros principales y en la elaboracin del estado conjunto de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido. Dentro del proceso de asignacin del costo de produccin, es decir, de la valuacin de inventarios, el costo unitario juega un papel importante porque al conocer en promedio cunto cuesta una unidad, se puede determinar el valor de los volmenes. La regla para calcular el costo unitario consiste en dividir el total del costo de produccin entre la produccin terminada, pero como en este caso existen unidades inconclusas, debido a que se realiza el corte contable del ejercicio a pesar de que la produccin no se detiene, se determina una equivalencia al grado de avance en que se encuentren las unidades sin concluir. A la suma de la produccin terminada ms la que est en proceso al nivel de acabado se le conoce como produccin equivalente. 5.6. Costos por rdenes de trabajo 73 El procedimiento de concentracin del costo en este sistema presenta la siguiente secuencia: a) Se analizan los vales de salida del almacn de materiales para determinar el costo de los mismos en los artculos fabricados. Se hace un abono a la cuenta inventario de materiales (que ya tiene un movimiento deudor por la suma de inventario inicial y compras), con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso por el importe de los materiales utilizados en cada orden. b) Se revisan las tarjetas de distribucin de tiempo por orden fabricada y los importes de la nmina para determinar el costo de los sueldos y salarios para cada orden. Se realiza un abono a la cuenta sueldos y salarios por aplicar, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. c) La concentracin de gastos indirectos puede ser histrica o predeterminada, distribuyndolos entre los volmenes de produccin de cada lote. Se realiza un abono a la cuenta de gastos indirectos, con cargo a la cuenta controladora produccin en proceso. d) Al finalizar, se efectuar un abono a la cuenta produccin en proceso por la cantidad total del costo de produccin, quedando as saldada. La contrapartida se llevar a cabo en la cuenta de inventario de produccin terminada. e) La cuenta de produccin en proceso tendr las subcuentas necesarias para cada orden producida. El resumen de los importes de materiales directos, mano de obra y gastos indirectos de produccin por cada orden, se presentar en un concentrado de rdenes de produccin; adems, habr un documento que muestre la cantidad fsica y monetaria de cada orden por separado. Los costos se resumirn en las partidas de los siguientes estados financieros: a) En el balance general, en el rengln de inventarios y utilidades. 74 b) En el estado de resultados, en el rengln correspondiente al costo de produccin de lo vendido. c) En la elaboracin del estado conjunto de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido. Las cifras acumuladas en los informes de cada orden sern divididas entre los volmenes de produccin correspondientes para obtener el costo unitario, en el entendido de que los factores de produccin se pueden identificar y cuantificar especficamente. 5.7. Costos de produccin conjunta Todas las industrias tienen problemas ecolgicos derivados de los residuos y de los tipos de productos que manejan. Las empresas que emplean el sistema de rdenes de produccin, manejan artculos y materiales cuyos residuos son de tal naturaleza que se puede decidir la finalidad ltima de stos. Mientras que en procesos productivos, los materiales y los productos generan otros tipos de manufactura sin que exista la intencin de elaborarlos y surgen como consecuencia de los procesos de transformacin a los que se someten los materiales. Al proceso en que se obtienen tanto la produccin objeto de la entidad (llamada principal) como los diferentes tipos de productos se le conoce como proceso de produccin conjunta y, obviamente, a los costos acumulados en dicho proceso se les llama costo conjunto, pues todo el volumen se produce en conjunto. En ste, no hay posibilidad de decidir el destino de los residuos, ellos mismos indican lo que hay que hacer con ellos. Los artculos resultantes se pueden clasificar en: a) Produccin principal. Representa el volumen de produccin al cual se le asignan insumos y acumulan gastos, pues representan el objetivo principal de la entidad. En otras palabras, son las unidades que satisfacen necesidades humanas y por las que se constituy la industria. 75 b) Coproduccin. Es el conjunto de unidades que se producen como consecuencia del proceso sin que exista la intencin de fabricarlas, pero que cuentan con caractersticas aceptables para el mercado. c) Subproduccin. Al igual que la coproduccin, la subproduccin surge de la misma forma y condiciones, pero su calidad es inferior. 5.8 Artculos daados, defectuosos, desechos y desperdicios La produccin daada se puede clasificar en: a) Se le llama produccin defectuosa a las unidades cuya calidad no es absoluta debido a ciertos eventos ocurridos en los procesos y que resultan difciles de corregir o requieren de un reproceso poco econmico. b) La produccin averiada, por el contrario, se puede reprocesar y corregir sus desperfectos mediante operaciones adicionales de bajo costo econmico. Su valuacin consiste en aplicar el costo unitario de produccin a sus volmenes o bien el precio de mercado, el que sea menor. c) Los desechos y desperdicios son aqullos en los que no existe ninguna posibilidad de aprovechamiento, por el contrario, generan gastos que pueden ser relevantes para la industria. Direcciones electrnicas http://server2.southlink.com.ar/vap/ciclos.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_por_ordenes.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_por-procesos.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/produccion_conjunta_o_conexa.htm. http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_predeterminados.htm http://serve2.southlink.com.ar/vap/costos_estandar.htm 76 77 Unidad 6. Costos de operacin Temario detallado 6. Costos de operacin 6.1 Introduccin 6.2 Clasificacin 6.2.1 Costo de distribucin 6.2.2 Costo de administracin 6.2.3 Costo de financiacin 6.3 Valuacin y control 6.4 Integracin del costo total 6.5 Determinacin del precio de venta Para la realizacin de las ventas se necesita no slo producir los artculos objeto de las mismas, sino que tambin se requiere efectuar actividades que promuevan la demanda de los productos, la gestin empresarial y la manera de obtener recursos financieros. Al conjunto de gastos que permiten llevarlas a cabo se le conoce como costos de operacin. 6.1. Introduccin A los costos de operacin se les llama de esta manera porque son los que operan o permiten que las ventas se puedan lograr. Representan las inversiones que provocan una satisfaccin al cliente y que el negocio pueda continuar en marcha. Si bien es cierto que la produccin es importante porque proporciona el elemento a vender, si no se promueve un producto, si no existen funciones administrativas o recursos financieros, no habra negocio. 78 Las actividades relacionadas con el costo de operacin son: la promocin de los productos, la realizacin de la venta, la cobranza, la inversin, el funcionamiento y la gestin empresarial en general. El licenciado en informtica debe conocer no slo el costo de produccin, sino tambin el costo total que se integra por el costo de produccin, el costo de distribucin, el costo de administracin, el costo de financiacin y otros costos. 6.2. Clasificacin El costo de operacin se puede clasificar de acuerdo con varios criterios, entre los que destacan los siguientes: a) En relacin con las ventas, se pueden clasificar en directos e indirectos. Los gastos de operacin directos se cuantifican en el volumen de produccin vendido, por ejemplo, los fletes. Los gastos de operacin indirectos no se identifican plenamente en el volumen vendido, como la depreciacin del ejercicio de oficinas. b) De acuerdo con su comportamiento, pueden ser fijos o variables. Los fijos son los que se erogan independientemente de las ventas, y los variables se realizan en funcin a las ventas. Ms adelante se analizarn detalladamente. c) Clasificacin objetiva. sta tiene que ver con los conceptos de los costos de operacin; son ejemplos de una clasificacin objetiva: Las comisiones sobre ventas. Los gastos de transporte. El almacenaje de mercancas. Las depreciaciones del ejercicio de las instalaciones y del equipo administrativo y de ventas. La publicidad y propaganda. La cobranza. 79 d) La clasificacin funcional distribuye los costos de operacin de acuerdo con los sujetos que efectan la venta. Esta clasificacin permite el anlisis de los costos por: Territorios. Sucursales. Clientes. Por tiempo. Por tipo de venta. Las clasificaciones mencionadas son muy tiles para la obtencin de los costos de operacin, pero independientemente de stas, los costos en cuestin se dividen en tres categoras, de acuerdo con su naturaleza: a) Costo de distribucin o gastos de ventas. b) Costo de administracin o gastos de administracin. c) Costo de financiacin o gastos financieros. 6.2.1. Costo de distribucin El costo de distribucin tambin es llamado gastos de venta, y se refiere a los importes que se invierten en la promocin y distribucin de las ventas. Asimismo, concierne a los servicios que se le deben proporcionar al cliente. Dentro de estos gastos se mencionan todos los importes relacionados con la mercadotecnia. Reflejan el proceso econmico de distribucin. Algunos ejemplos del costo de distribucin son: comisiones a agentes, sueldos al personal de ventas, fletes, garantas, propaganda, publicidad, depreciaciones de tiendas, depreciaciones de equipos de transporte, etctera. 80 6.2.2. Costo de administracin Los gastos de administracin (como tambin se le conoce a este costo) son las inversiones relacionadas con la gestin empresarial, es decir, los mtodos y procedimientos que permiten la planeacin, organizacin, direccin y control de las operaciones de un negocio. Refleja, por lo tanto, el proceso administrativo. Son ejemplos de este costo, los siguientes: los honorarios al consejo de administracin, los sueldos a los gerentes, directivos y personal de reas como recursos humanos, finanzas, jurdico, depreciacin de oficinas, de mobiliario y equipo, entre otros gastos. 6.2.3. Costo de financiacin En toda economa existen dos tipos de entidades: las superavitarias y las deficitarias. Las superavitarias cuentan con excedentes de recursos financieros (dinero), mientras que las deficitarias requieren de dichos recursos. Es lgico que ambas se relacionen mediante la canalizacin de dinero de las superavitarias a las deficitarias; a esto se le conoce como inversin. La inversin representa el sacrificio de recursos monetarios obtenidos por una entidad en la fecha actual, con el propsito de obtener un poder monetario de consumo superior en el futuro. La inversin puede ser real cuando una persona canaliza sus recursos para la adquisicin de activos que permitan realizar la produccin de bienes y servicios. La inversin tambin puede ser financiera cuando el inversionista compra ttulos valor. Por otro lado, el dinero que canalizan las entidades superavitarias a las deficitarias es conocido como financiamiento. A travs de ste, las empresas deficitarias activan o reactivan sus operaciones, lo que le permite lograr sus objetivos. La relacin entre las entidades superavitarias y las deficitarias puede ser de dos modos: 81 a) Directa. Cuando se canalizan u obtienen recursos financieros del acreedor (superavitaria) al deudor (deficitaria), sin que medie ninguna otra entidad. b) Indirecta. Esta modalidad surge cuando aparece la figura del intermediario financiero, el cual tiene la finalidad de relacionar a los acreedores con los deudores o viceversa. Conviene aclarar que cuando se cuenta con la intermediacin financiera, es preciso que al mismo tiempo surjan instituciones, mecanismos e instrumentos tambin de intermediacin, los cuales, en su conjunto, son conocidos como sistema financiero. Las obligaciones ms relevantes de las entidades deficitarias consisten en aplicar los recursos a sus actividades y devolver el dinero a las entidades superavitarias, es decir, a sus acreedores, ms una cantidad adicional por haber empleado un recurso. Esto sucede as principalmente porque el dinero cambia su valor en el tiempo, y este cambio puede deberse a: a) La inflacin. Es el aumento en los niveles generales de precios, lo que indica que el inversionista puede perder parte del poder adquisitivo de su dinero si el deudor le redime su crdito nominalmente. Por lo tanto, es necesario considerarla dentro del pago final. b) La fluctuacin monetaria. Cuando un crdito se encuentra expresado en moneda extranjera, se debe analizar la fluctuacin, o los cambios, de dicha moneda extranjera comparada con la nacional. En este sentido, puede existir una prdida para el inversionista si se le paga en la moneda de su pas cuando su tipo de cambio es inferior al de la moneda de conversin. c) Las tasas de inters. stas se consideran desde dos puntos de vista: Representan el costo por el uso de un recurso; en este caso, dinero, desde la perspectiva del deudor. 82 Es el rendimiento o ganancia de capital que recibe un inversionista, por tener la cualidad de ser un proveedor de un recurso, desde la perspectiva del acreedor. A lo expuesto con anterioridad se le conoce financieramente como costo integral de financiamiento, es decir, a la suma de la prdida inflacionaria ms la prdida en moneda extranjera y los intereses devengados por pagar. Existe un apartado dentro del estado de resultados para reflejarlo. Se considera dentro del costo de operacin porque en una organizacin los recursos de los inversionistas se canalizan a la realizacin de operaciones que contribuyan al logro de los objetivos empresariales. 6.3. Valuacin y control Para la valuacin y control de los gastos de operacin se usan cuentas de mayor especficas para el costo de distribucin, el costo de administracin y el costo de financiacin. Se abrirn las subcuentas y subsubcuentas necesarias para reflejar los conceptos que dan origen a cada tipo de gasto y se presentarn en el estado de resultados despus del clculo de la utilidad bruta. Como los costos de operacin se relacionan directamente con las ventas, conviene distribuirlos de acuerdo con el sujeto que realiz dichas ventas y as determinar la eficiencia de sus actividades e inversiones; en pocas palabras, se refiere a la asignacin funcional de gastos de operacin. De este modo, los gastos de venta, de administracin y de financiacin, se prorratean en funcin a bases preestablecidas y de acuerdo con el sujeto de costo; por ejemplo: por meses, plazas o territorios, tipos de clientes, tipos de venta, productos, canales de distribucin, etctera. Lo anterior es de mucha ayuda para la toma de decisiones, pues permite la elaboracin del estado de resultados al nivel de anlisis que se juzgue necesario. Su inconveniente radica en el establecimiento de las bases de asignacin. 83 Conviene aclarar que el sistema de costos basado en actividades, descrito en la seccin de gastos indirectos de produccin, constituye una alternativa muy viable para la correcta asignacin de los costos de operacin con fundamento en las operaciones establecidas de distribucin, administracin y financiacin. Asimismo, resulta de mucha utilidad el pronosticar los costos de operacin cuando ya se conoce o se infiere el comportamiento de las actividades o de la demanda. El modo ms eficaz consiste en obtener un coeficiente regulador o cuota estndar de gastos de operacin al dividir el presupuesto de dichos gastos entre el presupuesto de ventas. 6.4. Integracin del costo total El costo total se integra de la suma del costo de produccin ms el costo de distribucin, el costo de administracin, el costo de financiacin, otros costos (derivados de eventualidades o hechos extraordinarios) y, en el caso de Mxico, tambin incluye el impuesto sobre la renta y la participacin de los trabajadores en las utilidades. Es importante determinar el costo total para conocer las utilidades, la rentabilidad y la eficiencia de las operaciones realizadas, as como de los recursos empleados, entre otros anlisis. Del mismo modo, pueden ser bsicos para la determinacin del precio de venta, como se ver ms adelante. En la prctica, existen mltiples reportes que resumen el costo de operacin; conviene destacar los concentrados de gastos generales, las nminas de las reas administrativas y de ventas, los informes de la depreciacin del ejercicio de instalaciones y de equipo de ventas y de administracin, los reportes de mercadotecnia, las formas de las salidas del almacn de productos terminados, las tablas de amortizacin de crditos, etctera. En empresas de servicios, el costo de operacin llega a absorber, incluso, actividades que se consideran anlogas a las productivas, de ah que el control de estos costos deba ser muy minucioso. Considera el caso de una tienda de autoservicio, los costos de promocin y de administracin pueden representar una 84 buena parte del costo total. En una aseguradora, son las reservas las que constituyen su mayor costo y su manejo es netamente administrativo. 6.5. Determinacin del precio de venta Cuando se conoce el costo total, se puede determinar el costo unitario total, el cual se calcula sumando el costo total entre las unidades vendidas; el coeficiente indica el promedio de lo que cuesta cada producto que se vende. Desde luego que el costo unitario debe ser inferior al precio de venta, por lo tanto, se analiza la demanda del producto y lo que el consumidor est dispuesto a pagar por l. Si el precio es inferior al costo unitario, se debe analizar la estructura del costo total para que ste le sirva como un indicador para establecer el precio de venta. Algunos autores sealan que el costo unitario es decisivo para el precio de venta, al aumentarle al primero un porcentaje de la utilidad esperada; sin embargo, en la actualidad, puede resultar poco representativo. En este sentido, el costo unitario total debe servir como medida de control y evaluacin, pues los precios de venta los fija la demanda. La tarea de un buen administrador de costos es manejar estratgicamente el costo para poder obtener una ventaja competitiva sostenible. Direcciones electrnicas http://server2.southlink.com.ar/vap/costos_de_distribucin.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/gilli1.htm 85 Unidad 7. Costos predeterminados Temario detallado 7. Costos predeterminados 7.1 Costos estimados 7.1.1 Introduccin 7.1.2 Incorporacin de los costos estimados a la contabilidad general 7.1.3 Elaboracin de la hoja de costos estimados 7.1.4 Valuacin y control a costo estimado, de: 7.1.4.1 Produccin terminada 7.1.4.2 Produccin en proceso 7.1.4.3 Produccin vendida 7.1.5 Variaciones de los costos estimados y sus ajustes 7.1.6 Coeficiente rectificador 7.1.7 Correccin de la hoja de costos estimados 7.2 Costos estndar 7.2.1 Concepto 7.2.2 Diferencias entre los costos estimados y los estndar 7.2.3 Tipos de costos estndar 7.2.3.1 Circulantes 7.2.3.2 Bsicos 7.2.4 Determinacin de los estndares 7.2.5 Diversos mtodos de control de los costos estndar 7.2.5.1 Mtodo "A" o primer procedimiento 7.2.5.2 Mtodo "B" o segundo procedimiento 7.2.5.3 Mtodo "C" o tercer procedimiento 7.2.6 Las desviaciones del estndar y su anlisis 7.2.7 Los estndares y los presupuestos 86 Hasta ahora se han estudiado los costos despus de realizadas las operaciones o ya que ha concluido el periodo contable. Tambin se ha sealado la importancia de los costos en el funcionamiento de la organizacin. Con estas dos premisas, y atendiendo a las necesidades crecientes de informacin oportuna para la toma de decisiones, sobre todo de carcter preventivo, surgen los costos predeterminados o presupuestados, que se calculan antes o durante las operaciones o el ejercicio contable. Se clasifican en dos grandes categoras: costos estimados y costos estndares. Para ejemplificarlos, se vuelve a retomar el costo de produccin, aunque se puede aplicar tambin a los costos analizados en la unidad anterior. 7.1. Costos estimados Los costos estimados representan un tipo de costos predeterminados cuya metodologa ha sido considerada como la ms rudimentaria. No obstante, se suelen estimar los costos por la facilidad que representa su obtencin, pero el control de stos puede tener resultados adversos. A continuacin se detallan ms ampliamente. 7.1.1. Introduccin Los costos estimados son aquellos que se obtienen antes o durante el proceso de produccin, o al finalizar el periodo contable. Se basan en el conocimiento y la experiencia de los encargados de la produccin, as como en observaciones empricas y en la tendencia histrica de costos; indican lo que puede costar un artculo. Por representar un supuesto, al final de una orden o de un proceso, se 87 deben ajustar al costo histrico. Las diferencias entre el costo histrico y el costo estimado son conocidas como variaciones. 7.1.2. Incorporacin de los costos estimados a la contabilidad general La contabilidad general, como parte del sistema de informacin, debe reflejar todo lo que ocurra en los costos; las estimaciones no son la excepcin, ya que precisamente, para la toma de decisiones y el control, se debe informar de las variaciones. Para incorporar los costos estimados a la contabilidad, se requiere de lo siguiente: a) Clculo de la hoja de costos estimados unitarios con base en la estimacin de la produccin. b) Aplicacin del costo unitario estimado a los volmenes de produccin. c) Valuacin de la produccin vendida a costo estimado unitario. d) Determinacin de las variaciones. e) Determinacin del coeficiente rectificador. f) Correccin del costo estimado unitario para equipararlo al histrico. g) Ajustes a los valores de los inventarios y del costo de ventas. h) Registros contables. 7.1.3. Elaboracin de la hoja de costos estimados Para la elaboracin de la hoja de costos estimados, se debe calcular previamente un volumen de produccin con base en la capacidad productiva y en la demanda esperada. Cuando se obtiene una estimacin o presupuesto de produccin, se pueden calcular las cantidades de materiales, horas-hombre e insumos indirectos a utilizar. Asimismo, es posible inferir los valores de cada factor productivo considerando las fluctuaciones futuras en los costos y las utilidades esperadas. Lo anterior, aunado a la necesidad de realizar comparaciones para ejercer el control sobre la produccin y los costos, se requiere para valuar a costo estimado los 88 volmenes de produccin reales y cotejarlos con las cifras de los costos efectivamente erogados. La valuacin de la produccin descrita se debe plasmar en un documento llamado hoja de costos, en la cual se presentan los costos totales estimados, la produccin esperada y el costo estimado unitario. Se elaborarn tantas hojas de costos como tipos de productos existentes. 7.1.4. Valuacin y control a costo estimado, de: El costo estimado unitario se calcula dividiendo el costo estimado total entre la estimacin de la produccin, y es el factor que permite conocer los importes presupuestados de materiales, sueldos y salarios y gastos indirectos para la produccin real terminada, la produccin real en proceso y la produccin real vendida. 7.1.4.1. Produccin terminada Cuando se cuenta con el informe de produccin real (es decir, la produccin que efectivamente se alcanz al final de un proceso o de un periodo), se distinguen las unidades que han cumplido con todos los requisitos necesarios, impuestos por el cliente y por la industria, para ser consideradas objetos de venta, o sea, se encuentran disponibles para llevar a cabo una transaccin de esta naturaleza. Se controlan en su almacn correspondiente, por eso se debe abrir una cuenta especfica que refleje este hecho. Para efectos de realizar comparaciones y tomar decisiones preventivas, se aplica el costo unitario estimado a los volmenes de produccin terminada. El importe resultante representa el valor estimado para las unidades que se concluyeron. Despus, se registran contablemente de la siguiente manera: un cargo a la cuenta de almacn de produccin terminada, con un abono a la cuenta controladora produccin en proceso por el importe descrito. 89 7.1.4.2. Produccin en proceso En el informe de produccin tambin pueden aparecer los datos de las unidades inconclusas o pendientes de terminar en el siguiente periodo contable. Al ser consideradas en proceso, indican que estn elaboradas o semiterminadas a cierto grado de avance y que, por lo tanto, han consumido recursos. Estos volmenes se controlan fsica y contablemente en un almacn. Se multiplica el costo estimado unitario por la produccin en proceso al porcentaje de acabado que tenga. Lo anterior significa que se considerarn terminadas, pero no al 100%. Su registro contable comprende un cargo al almacn de produccin en proceso por el valor del costo estimado con abono a la cuenta controladora produccin en proceso. 7.1.4.3. Produccin vendida La produccin vendida es aquella produccin terminada y entregada al cliente. Con esta consideracin, su valor de costo parte de las unidades terminadas que se encuentran registradas en la cuenta de almacn de produccin terminada. Por lo que se refiere al costo estimado, se multiplican las unidades vendidas por el costo unitario estimado. Su registro contable implica un cargo a la cuenta costo de ventas con abono al almacn de produccin terminada por el importe calculado. Se debe recordar que esta situacin se est presentando tambin en la realidad, as que las unidades que se encuentran en el almacn de produccin terminada, se vern disminuidas por los productos que salgan como resultado de la venta. 7.1.5. Variaciones de los costos estimados y sus ajustes 90 Las variaciones son las diferencias aritmticas entre los costos histricos y los costos estimados. Indican las cantidades que exceden o que faltan para que los estimados se ajusten a los histricos. El ajuste de los costos estimados a los histricos se debe a que las estimaciones son precisamente suposiciones, mientras que la contabilidad histrica cuenta con una normatividad que la respalda. El procedimiento consiste en obtener la variacin por cada peso estimado (coeficiente rectificador); posteriormente, se aplica al costo estimado unitario para conocer el importe en el que vara ste. La cantidad resultante es aplicada a su vez a los inventarios de produccin terminada, produccin en proceso y produccin vendida, con el fin de conocer el importe de los ajustes a las cuentas correspondientes, para que stas representen cifras histricas y no presupuestadas. 7.1.6. Coeficiente rectificador El coeficiente rectificador es un factor que resulta de dividir los importes de las variaciones entre el costo estimado total; indica la variacin excedente o faltante por cada peso estimado. Se aplica al costo estimado unitario y sirve para determinar los ajustes a los inventarios y al costo de ventas, as como para efectuar anlisis de eficiencia a un nivel de correccin. 7.1.7. Correccin de la hoja de costos estimados El coeficiente rectificador es aplicado a los importes de costos estimados unitarios para conocer el excedente o el faltante de los mismos, con relacin a los costos unitarios histricos; de tal suerte que reflejarn estos ltimos y ajustarn la hoja de costos. Otro procedimiento consiste en dividir las variaciones entre la produccin equivalente; de este modo se obtiene directamente el ajuste. 7.2. Costos estndar 91 Los costos estndares son un tipo de costos predeterminados que se consideran como los ms avanzados para presupuestar los gastos de produccin. Se fundamentan en estudios de calidad y eficiencia, por lo que constituyen objetivos a alcanzar en el rea de produccin y costos. 7.2.1. Concepto Los costos estndares son aquellos que se calculan antes de realizar la produccin o antes de que comience el periodo contable. Se basan en estudios cientficos de la capacidad productiva, la eficiencia en las operaciones, la calidad en los productos y servicios, en las mejoras continuas, etctera., con la finalidad de determinar lo que debe costar un producto. Como representan medidas de eficiencia y, por lo tanto, objetivos de calidad a lograr, al final de una orden o de un periodo se deben ajustar los costos histricos a los estndares; a sus diferencias se les conoce como desviaciones. Entre ms constante y continua sea la produccin, el costo estndar reportar mayores beneficios. 7.2.2. Diferencias entre los costos estimados y los estndar Las diferencias ms relevantes entre los costos estimados y los estndares, como metodologas para predeterminar costos, son: a) Los costos estimados se calculan antes o durante el proceso o el periodo contable, mientras que los costos estndares se obtienen antes de empezar el proceso o el periodo. b) Los costos estimados se basan en suposiciones y los costos estndares en estudios cientficos. c) Los costos estimados indican lo que puede costar un producto y los costos estndares determinan lo que debe costar un producto. d) Los costos estimados se ajustan a los histricos, mientras que estos ltimos se ajustan a los estndares. 92 e) En los costos estimados se calcula un coeficiente rectificador y en los estndares, un coeficiente regulador, el cual tiene un sentido totalmente diferente al primero. 7.2.3. Tipos de costos estndar Existen varios tipos de costos estndares, los ms representativos son los circulantes y los bsicos. Tambin existen los costos estndares estadsticos y los costos kaizen o de calidad. 7.2.3.1. Circulantes Los costos estndares circulantes o ideales son aquellos que se calculan con base en la capacidad prctica de produccin, es decir, admiten correcciones con posterioridad debidas a retrasos en el suministro de materiales, das efectivamente laborables, mantenimiento correctivo de las mquinas, etctera. 7.2.3.2. Bsicos Los costos estndares bsicos o fijos son aquellos que no admiten correcciones y se calculan con base en la capacidad terica de la planta, es decir, no consideran ningn retraso, reproceso, etctera. 7.2.4. Determinacin de los estndares Los estndares se deben determinar para los tres elementos del costo, es decir, para los materiales, para la mano de obra y para los gastos indirectos, de tal suerte que cada elemento tiene un procedimiento distinto para calcularse, lo que se detalla a continuacin: 93 a) Materiales. Para estandarizar este elemento, se deben considerar dos secciones: el estndar en cantidad y el estndar en precio de compra. El estndar en cantidad se refiere al consumo de materiales que debe tener la elaboracin de cada producto atendiendo a su diseo y a su proceso. Es responsabilidad de la planta y del rea de diseo especificar el consumo unitario. El estndar en precio significa el costo de cada unidad fsica de materiales y es responsabilidad del rea de compras la eleccin de los proveedores y el estudio de los precios de los materiales. b) Sueldos y salarios. Al igual que los materiales, los estndares de sueldos y salarios se calculan en unidades fsicas y monetarias con relacin a la capacidad productiva. El estndar de horas-hombre se obtiene por el departamento de produccin a travs de estudios cientficos de trabajo. Un estudio de trabajo comprende dos secciones; la primera tiene que ver con el anlisis de las actividades que lleva a cabo el personal de produccin, la segunda se refiere a la medicin del tiempo. Se pueden utilizar para tal efecto, procedimientos como las grficas de Gantt, el mtodo de ruta crtica (CPM) o la tcnica de revisin y evaluacin de programas (PERT), entre otros. Los estndares en valores monetarios son responsabilidad del departamento de recursos humanos atendiendo a la informacin del rea de produccin, el anlisis de puestos, la legislacin laboral, las disposiciones sindicales, el anlisis de la nmina, etctera. c) Gastos indirectos. La estandarizacin consiste en la planeacin de los gastos indirectos en cantidades fsicas y monetarias. Especficamente, se estiman dos variables: las cifras de los gastos indirectos y los volmenes de produccin, con el fin de obtener una cuota ms constante de aplicacin para despus confrontarla con valores reales. El volumen de produccin presupuestado se fundamenta en el anlisis de las tendencias y del presupuesto de ventas, en el estudio del acceso directo a los insumos y en la capacidad productiva disponible. Se calcula considerando las unidades requeridas por la demanda potencial, ms las existencias que se desea mantener al final del periodo menos las existencias del inicio. 94 El presupuesto de gastos indirectos consiste en realizar estudios financieros de las partidas que integran los gastos indirectos para pronosticarlos. Normalmente se consideran las partidas fijas a valores constantes (del mismo poder adquisitivo). La mecnica del presupuesto en cuestin, consiste en obtener la muestra de los gastos indirectos fijos de los ltimos doce meses, se suman y dividen entre el nivel de actividad normal o esperada. Al resultado de esta divisin se le conoce con el nombre de coeficiente regulador de gastos indirectos. Finalmente, este coeficiente es multiplicado por la produccin histrica o presupuestada, y de esta manera se presupuestan los gastos indirectos. El coeficiente regulador o cuota de gastos indirectos es una medida financiera de eficiencia. Se usa para asignar los gastos a la produccin conforme sta se desenvuelve. Se le denomina regulador porque su funcin es unificar los valores de gastos indirectos, sobre todo los provenientes del empleo de la capacidad productiva. Se obtiene al dividir el presupuesto de gastos indirectos entre el presupuesto de capacidad productiva; este ltimo expresado en unidades producidas, en horas de mano de obra directa, horas-mquina, pesos de mano de obra directa o pesos de materiales directos. 7.2.5. Diversos mtodos de control de los costos estndar Existen tres tipos de mtodos para controlar y contabilizar los costos estndares: A o parcial, B o completo y C o incompleto. 7.2.5.1. Mtodo A o primer procedimiento Este mtodo consiste en obtener las desviaciones del saldo de la cuenta controladora produccin en proceso, es decir, recibe cargos por los importes reales de materiales, sueldos y salarios, y gastos indirectos; se abona de la valuacin de los costos estndares para la produccin terminada y para la produccin en proceso. Normalmente, no coinciden los valores reales y los estndares, por tal razn se dice 95 que existe un saldo, que se cancela contra la cuenta de desviaciones. El anlisis de dichas desviaciones se efecta por separado, de ah que este mtodo reciba el nombre de parcial. 7.2.5.2. Mtodo B o segundo procedimiento Este mtodo es considerado como el ms completo, ya que la cuenta controladora del costo produccin en proceso recibe cargos y abonos a costo estndar, mientras que las desviaciones son obtenidas en las cuentas correspondientes a los elementos del costo. El anlisis de las desviaciones se efecta a la par de los movimientos reales. 7.2.5.3. Mtodo C o tercer procedimiento El mtodo C para el control de los costos estndares involucra valores histricos y estndares en los cargos y los abonos que recibe la cuenta controladora produccin en proceso, lo cual impide analizar con oportunidad las desviaciones; por eso se le llama incompleto. 7.2.6. Las desviaciones del estndar y su anlisis Dado que los materiales y los sueldos y salarios se calculan en unidades fsicas y monetarias, es decir, en cantidades y costo, es necesario analizar las desviaciones en las condiciones planeadas. Las desviaciones se entienden como la diferencia entre los costos estndares y los histricos, pero su anlisis es ms detallado que esta simple explicacin. Para los materiales, la frmula de anlisis consta de la siguiente estructura: a) Desviacin en cantidad = (Consumo total estndar Consumo total real) 96 x Costo estndar unitario. b) Desviacin en costo = (Costo estndar unitario Costo real unitario) x Consumo total real de materiales. c) Desviacin total de materiales = Desviacin en cantidad + Desviacin en costo. Respecto a los sueldos y salarios, se obtienen las desviaciones de las siguientes frmulas: a) Desviacin en cantidad = (Consumo total estndar Consumo total real) x Costo estndar unitario. b) Desviacin en costo = (Costo estndar unitario Costo real unitario) x Consumo total real de horas-hombre. c) Desviacin total de sueldos y salarios = Desviacin en cantidad + Desviacin en costo. Los anlisis de variaciones entre las cifras reales y las presupuestadas contienen informacin de las bases presupuestales de gastos indirectos y del nivel de actividad. Su frmula fundamental es: Variacin en presupuesto de gastos indirectos Ms: variacin en eficiencia Ms: variacin en capacidad productiva Es igual a: Variacin total de gastos indirectos. De la frmula expresada se desprenden tres: a) Gastos indirectos presupuestados Menos: gastos indirectos reales Es igual a: Variacin en el presupuesto de gastos indirectos. b) Nivel de actividad presupuestado Menos: nivel de actividad real 97 Multiplicado por: Coeficiente regulador Es igual a: Variacin en capacidad c) Nivel real de actividad Menos: nivel de actividad estimado Multiplicado por: El coeficiente regulador Es igual a: Variacin en eficiencia Los resultados de estas frmulas indican excesos o dficits presupuestales, nivel de capacidad productiva aprovechada y la evaluacin de la eficiencia del periodo. 7.2.7. Los estndares y los presupuestos El clculo de cifras estndares est estrechamente ligado al presupuesto de ventas y al de produccin, pues ambos proporcionan la base para determinar los consumos de recursos y eficiencia en actividades, lo que a su vez permite obtener los costos que se deben erogar de acuerdo con esos niveles de calidad, productividad y eficacia. 98 Unidad 8. Costo directo o variable Temario detallado 8. Costo directo o variable 8.1 Definicin 8.2 Costos fijos y variables 8.3 Ventajas y desventajas 8.4 Como herramienta de planeacin financiera 8.5 Punto de equilibrio 8.6 Su impacto en la toma de decisiones El costo variable, directo o marginal, es un sistema de costos muy til para realizar anlisis financieros y de eficiencia operativa. Es en este sistema donde se realiza la divisin de los costos, de acuerdo con su comportamiento, en fijos y variables. 8.1. Definicin El sistema de costos directo, variable o marginal, es aquel que acumula contablemente costos de produccin, distribucin, administracin y financiacin asociados directamente a la generacin de determinados volmenes de produccin o de ventas. Sus antecedentes se remontan a finales del siglo XIX en Inglaterra y su precursor fue John Walker, pero en realidad fue el resultado de la evolucin de la economa y de la administracin. En primer lugar, los economistas clsicos del siglo XVIII, Adam Smith y David Ricardo, principalmente, y despus personajes de la teora clsica de la administracin, como Taylor y Fayol. 99 El costo variable se basa en la premisa de que no todos los factores productivos son decisivos para ejercer un volumen de produccin o de ventas especfico. En el caso del proceso de produccin, los materiales y la mano de obra pueden ser considerados como insumos variables, ya que si no se dispone de ambos en el corto plazo, no es posible fabricar ningn artculo. Por otro lado, una mquina se adquiere para ser utilizada para varios volmenes de produccin, por lo que no tiene que ver con una cantidad determinada, por eso, su empleo es considerado como insumo fijo. Obviamente, los costos de estos insumos sern fijos o variables dependiendo de su naturaleza. En el sistema de costo de produccin variable, los inventarios de produccin terminada y de produccin en proceso, as como el costo de ventas, se encuentran valuados a costos de insumos variables exclusivamente, sin considerar a los costos fijos. Y esto se debe a lo expresado en el prrafo anterior. Cabe sealar que se puede diferenciar al sistema de costos variable con el tradicional, en primer lugar porque este ltimo recibir tambin el nombre de absorbente y despus porque considerar tanto a los costos fijos como a los variables sin hacer ninguna distincin. 8.2. Costos fijos y variables Con base en lo expuesto en el punto anterior, si existen insumos variables y fijos, tambin habr costos variables y costos fijos. Las caractersticas de los costos fijos son: Su erogacin o realizacin se efecta independientemente del volumen de produccin o de ventas. Se refieren al empleo de capacidad productiva o de eventos contractuales. Su horizonte de planeacin es a largo plazo. Su control se realiza de manera separada al volumen de produccin. 100 Los costos variables cuentan con las siguientes caractersticas: Su erogacin depende directamente de un volumen especfico de unidades producidas o vendidas. Se refieren principalmente a los materiales. Si no se fabric nada, fue porque no hubo acceso a los insumos variables, por lo tanto, no hay costo variable. Su horizonte de planeacin es a corto plazo. Su control se realiza a la par de los volmenes de produccin. Algunos ejemplos de costos fijos son: a) La depreciacin de maquinaria y equipo. b) La amortizacin de gastos de instalacin. c) El pago de intereses de algn prstamo. Algunos ejemplos de los costos variables son: a) La utilizacin de materiales. b) Las comisiones sobre ventas. c) Los gastos de transporte. Asimismo, existen partidas que tienen caractersticas tanto de costos fijos como de costos variables, las cuales reciben el nombre de partidas semifijas o semivariables. Dentro de ellas se pueden observar, principalmente, los pagos por mano de obra directa, ya que se paga por tiempo, independientemente del volumen de produccin, pero tambin representa un insumo variable. Por lo tanto, se tiene que buscar el mejor mtodo para segregar los costos fijos de los variables. Para esto, se debe considerar que la funcin de costos es lineal, es decir, se debe partir de la frmula de la recta: y = a+bx 101 Donde: a = costo fijo b = costo variable x = volumen de produccin y = costo total Algunos mtodos que se pueden utilizar son: a) Williams o Punto alto y Punto bajo, en el cual se obtiene la pendiente. b) Regresin lineal o mnimos cuadrados, que consiste en ajustar las dispersiones a una tendencia. 8.3. Ventajas y desventajas Las principales ventajas de este sistema se pueden resumir en los siguientes puntos: a) Permite hacer un anlisis de los insumos para determinar su importancia en la produccin. b) El control de los costos variables se realiza a la par de los volmenes de produccin y de venta. c) El establecer un sistema de costos variable trae consigo la importancia de la productividad y la eficiencia de los factores. d) Facilita el clculo econmico de ciertos conceptos (como el de valor agregado). e) Permite la realizacin del modelo de costo-volumen-utilidad indispensable para conocer la eficiencia de las operaciones de una empresa. f) Da nfasis al concepto de marginalidad, pues considera la contribucin de cada peso, consumo unitario o de un artculo producido. Las desventajas del sistema de costo variable son: a) En ocasiones no existe un seguimiento correcto de los costos fijos por no estar considerados dentro de la valuacin de la produccin. 102 b) El control de los costos fijos puede encontrarse separado de los volmenes de produccin y de ventas. c) Existen conceptos de costos que son considerados con caractersticas fijas y variables, por lo cual se deben segregar los importes que les corresponden a los volmenes de produccin y de ventas y los que son fijos. 8.4. Como herramienta de planeacin financiera El contar con un sistema que clasifica los costos en fijos y variables y que, adems, permita realizar el anlisis de costo-volumen-utilidad, facilita la formulacin de objetivos de aprovechamiento de recursos, objetivos de eficiencia operacional, polticas de desempeo y utilizacin de factores, reglas para el control de la capacidad y la elaboracin de los presupuestos de ventas, produccin y costos. 8.5. Punto de equilibrio El punto de equilibrio es el volumen o importe de las ventas que cubre los costos, por lo que tambin se concepta como el nivel de ventas en el cual no se obtiene ninguna ganancia, pero tampoco se reciben prdidas. El punto de equilibrio es considerado una tcnica de anlisis financiero y como herramienta del modelo de costo-volumen-utilidad. Su razn de ser se basa en la existencia del costo fijo, ya que ste es el que tienen necesidad de cubrir las ventas, pues le son independientes. A la eficiencia con la que se manejan los costos fijos para generar utilidades se le conoce con el nombre de apalancamiento. Las frmulas del punto de equilibrio son las siguientes: a) Punto de equilibrio en unidades 103 Costo fijo total ---------------------------------------------------------------- Precio de venta unitario-Costo variable unitario. b) Punto de equilibrio en valores Costo fijo total ---------------------------------------------------------------- Contribucin marginal. La contribucin marginal se obtiene as: Costo variable -------------------- -1 Ventas La contribucin marginal indica el excedente de cada peso vendido para cubrir los costos fijos. Se debe calcular el punto de equilibrio para cada tipo de productos que se venda o fabrique. Para graficar el punto de equilibrio, deben considerarse los importes de las ventas totales, los costos totales y los costos fijos; estos ltimos para conocer de dnde parte el costo total, porque conviene sealar que no es del origen, ya que el costo fijo surge aunque no se haya vendido nada. 8.6. Su impacto en la toma de decisiones Gracias a los resultados obtenidos en el clculo del punto de equilibrio, se pueden tomar decisiones trascendentales para la organizacin, entre las que destacan: 104 a) La decisin de procesar un artculo de demanda intermedia para convertirlo en uno de demanda final. b) La mezcla ptima de productos. c) La mezcla ptima de recursos tanto fijos como variables. d) Determinacin de la capacidad prctica de produccin y de ventas. e) El establecimiento de polticas y presupuestos de ventas, produccin y utilidades. f) Incrementos o disminuciones en los volmenes de produccin y de venta. g) Comprar o producir los materiales empleados. h) Determinacin del precio de venta con el manejo de frmulas que incluyan costos fijos y costos variables. Por ejemplo: Precio = (Costo unitario variable + Costo fijo variable) (1 + % de utilidad esperada). Una de las ventajas del sistema variable es que permite conocer el nivel de apalancamiento. El apalancamiento se refiere a la eficiencia con la que se manejan los costos fijos. Puede haber apalancamiento operativo cuando se determina en funcin a los costos fijos de produccin y distribucin. Otra forma de apalancamiento es la financiera en la que intervienen los gastos financieros y se deducen las partidas virtuales. Direcciones electrniacas http://server2.southlink.com.ar/vap/costeo_variable.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/costos_y_decisiones.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/costos_y_decisiones_especiales.htm 105 Unidad 9. Administracin de los costos Temario detallado 9. Administracin de los costos 9.1 Generalidades 9.2 Los costos y los cambios mundiales 9.3 Los nuevos criterios de aplicacin de los costos 9.3.1 ABC (Costos basados en actividades) 9.3.2 Back flush accounting 9.3.3 Just in time 9.3.4 Ciclo de vida del producto 9.3.5 Cadena de valor 9.3.6 Throughput accounting 9.3.7 Benchmarking La administracin de los costos es un enfoque de planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos y actividades que generan costos. A continuacin se estudiar su importancia y evolucin. 9.1. Generalidades Se ha observado que la simple contabilidad de costos no proporciona todos los elementos necesarios para tomar decisiones, pues la acumulacin y asignacin de importes no seala algunos problemas especficos relacionados con las ventas, la produccin, los recursos, las actividades, etc. Estos problemas se pueden referir a: a) La falta de explicaciones, por parte de la alta gerencia, con relacin a mrgenes de utilidad para cada producto fabricado y vendido. 106 b) El hecho de no determinar correctamente los ingresos de productos que no tienen una excelente participacin en el mercado, mientras que existen otros que no reportan grandes beneficios pese a ser aceptados ampliamente por el mercado. c) Problemas para establecer los niveles de inventarios. d) La existencia de inventarios excesivos. e) Cada encargado de la produccin cuenta con su propio sistema de costos. f) El sistema de costos tradicional no informa de los cambios en las actividades de produccin, distribucin y administracin. Al resolver los problemas planteados, la firma est en posibilidad de obtener una ventaja sobre la competencia, promover un programa de mejoras continuas, enfoques de calidad y asegurar la existencia del negocio en el largo plazo. Lo anterior ha determinado el punto neurlgico del sistema de costos: proporcionar informacin cuantitativa y cualitativa que permita la existencia de la administracin estratgica de costos. 9.2. Los costos y los cambios mundiales Ante la globalizacin que se manifiesta en este principio del siglo XXI, las empresas industriales deben replantearse qu tanto satisfacen las necesidades de sus clientes, sobre todo porque pueden tenerlas de diversas ndoles. Los productos que se fabrican tienen que cumplir con la calidad, precio y servicio que exige el cliente inmediato, sea nacional o extranjero. Esto indica que cambian las perspectivas de los negocios, los requerimientos de la demanda, la estructura de la informacin y los cambios en la tecnologa. Los costos no se retraen de esos efectos puesto que el precio de venta al que ayudan a determinar, ser un elemento competitivo. Surge entonces la necesidad de revisar la estructura de costos e implantar un enfoque de calidad y de administracin estratgica de stos. 107 9.3. Los nuevos criterios de aplicacin de los costos La administracin estratgica de costos comprende enfoques administrativos y financieros que modifican radicalmente las metodologas tradicionales. En este punto se tratarn temas como el Back flush accounting, Just in time (JIT), Ciclo de vida del producto, Cadena de valor, Throughput accounting y Benchmarking as como el anlisis de los Costos basados en actividades (ABC). Se aclara que todos estos criterios se relacionan para disear una estrategia cuyos pilares son los costos. 9.3.1. ABC (Costos basados en actividades) La administracin cientfica se estableci con la premisa de la mejor manera de llevar a cabo las actividades dentro de una organizacin. Peter Drucker modific este razonamiento, planteando el porqu realizar actividades dentro de la firma. De este modo, las operaciones pasan de ser un objetivo a representar medios para alcanzar objetivos. La General Electric fue de las primeras entidades en analizar las relaciones de trabajo reflejadas en su organigrama. Posteriormente, Michel Porter dej claro que la firma se encuentra inmersa en una secuencia de actividades. Lo anterior slo son ejemplos de la evolucin de la administracin y de la forma en que es visualizado el desempeo, lo cual dio origen a la administracin basada en actividades (ABM, por sus siglas en ingls), cuyo enfoque de planeacin, organizacin, direccin y control se fundamenta en las operaciones que le permiten a una empresa satisfacer las necesidades del cliente inmediato y el logro de las metas y objetivos para los que se constituy. La mayor parte de los costos relacionados con las actividades se encuentra en los gastos indirectos de produccin y en los costos de operacin, de ah que surja, como consecuencia, el sistema de costos basado en actividades (ABC). 108 Uno de los problemas que presentan los sistemas de costos tradicionales es la correcta asignacin de los gastos indirectos de produccin, los gastos de distribucin y los gastos de administracin a los productos, de tal suerte que el costo total es slo una aproximacin a la realidad. Cuando se fabrica y se vende un solo producto no existe mayor problema, pero cuando se elaboran distintos artculos mediante varios procesos, la determinacin de los gastos mencionados se complica. El ABC buscar la distribucin correcta de los costos, entendiendo que un producto es consecuencia de una serie de actividades y, entonces, son stas las que deben acumular a aquellos, para que posteriormente sean asignados a los productos. Como se ha visto en unidades anteriores, los gastos indirectos de produccin pueden ser aplicados mediante la determinacin del coeficiente regulador, no obstante que ste representa un avance en lo relacionado con los gastos indirectos, fundamentalmente por la investigacin cientfica de la capacidad productiva que lo sustenta, pero tiene el inconveniente en la estimacin del presupuesto de dichos gastos. El costo ABC permite un mejor anlisis de los cargos y, eventualmente, una mejor planeacin y control de las actividades. El sistema de costos basado en actividades utiliza el costo de las operaciones que se llevan a cabo para fabricar y vender un producto. Bajo el esquema de ABC, los gastos indirectos de produccin se clasifican en grupos de costos por operaciones, en contraste con el prorrateo o con el coeficiente regulador, que aplican los costos de manera departamental. La mecnica de los gastos indirectos es sumamente sencilla. Bastar con dividir el importe correspondiente a los gastos de cada actividad entre la unidad de medicin de esa misma actividad. El coeficiente resultante es conocido como ndice de actividad, mismo que es aplicado finalmente a los volmenes de produccin. Lo interesante de ABC es lo que lo fundamenta. Ante todo, se deben analizar las actividades de la cadena de valor de produccin (ms adelante mencionada), despus se determina la forma de medir la actividad (horas, piezas, etctera) considerando la capacidad productiva. Posteriormente, despus de un periodo 109 contable, una orden de produccin o un proceso, se procede a cuantificar fsicamente a las actividades y se les asigna el importe de gastos indirectos acumulados. Por supuesto que el sistema de costos ABC implica un enfoque mucho ms amplio que los mtodos mencionados en otras unidades. El sistema de costos basado en actividades tambin puede ser empleado en la asignacin de gastos de venta y de administracin, los cuales, por ser considerados gastos del periodo, no son aplicados a los volmenes de produccin vendidos. Con ABC, se pueden analizar las actividades de distribucin y administracin, tal y como se seal para los gastos indirectos de produccin. Algunas industrias, principalmente del extranjero, utilizan este sistema de costos y con l buscan una mejor acumulacin y asignacin, tanto de los gastos indirectos de produccin como de los gastos de operacin (ventas y administracin). Por lo tanto, se deduce que con ABC se puede obtener el costo total por producto y eso es de gran ayuda para otros estudios como el anlisis marginal o la obtencin de utilidades y la determinacin de precios de venta. Las compaas de servicios pueden echar mano de ABC para el clculo de sus ventas y promociones e incluso el sistema en cuestin puede ser modificado de tal suerte que se hable de un sistema de costos basado en el cliente. 9.3.2. Back flush accounting Este enfoque de contabilidad de costos tiene un efecto retroactivo, pues parte de las necesidades de los clientes y despus se registra el costo hacia atrs, es decir, llega hasta la obtencin de los materiales. Simplifica muchos asientos contables y procura cuentas representativas para los materiales en proceso y para el costo de conversin. Back flush accounting es un sistema de registro que no considera los inventarios de materiales o de produccin terminada, por lo que est relacionado con enfoques como justo a tiempo. 110 9.3.3. Just in time El enfoque denominado en espaol justo a tiempo (JIT, por sus siglas en ingls) busca mantener niveles de inventario de acuerdo con las necesidades del cliente inmediato. En este sentido, cabe mencionar que los inventarios o almacenes, tanto de materiales como de produccin terminada y produccin en proceso, se encuentran directamente relacionados con los volmenes de venta, es decir, las ventas les proporcionan los movimientos registrados. Aunque se habla de la produccin, es necesario reconocer que justo a tiempo se puede aplicar a cualquier tipo de empresas, pues se basa en la calidad de los artculos o servicios que se ofrecen, la eliminacin de cuellos de botella, la eficiencia operativa, el empleo de clulas de trabajo (personal, equipo y espacio para fabricar y vender cada tipo de producto) y el sistema kanban (costos por tarjetas). 9.3.4. Ciclo de vida del producto Entre lo mencionado con anterioridad, se le ha dado mucha importancia al cliente por ser el eje existencial del negocio. Se debe replantear constantemente la manera en que las necesidades de la demanda son satisfechas. Los productos tienen una vida en el mercado y, por lo tanto, se tiene que analizar en qu fase se encuentran, pues las fases influyen tambin en la estructura de costos. Las fases ms comunes son: a) Introduccin. En esta etapa se genera en la demanda la necesidad por el producto ofrecido. Los costos suelen concentrarse en el diseo y la promocin de los artculos nuevos. b) Plenitud. Toda vez que las ventas del producto alcanzan un promedio estable, se puede incrementar su precio o disminuir los costos, as como el ofrecimiento de servicios alternos. 111 c) Madurez. Los productos tienen amplia demanda en el mercado y es en esta fase donde se busca su reemplazo o mejoramiento. d) Obsolescencia. El producto es desplazado por otros, o bien, las necesidades del mercado han cambiado. 9.3.5. Cadena de valor La cadena de valor (o value chain) es la secuencia de actividades que generan valor, es decir, aquellas que satisfacen las necesidades del consumidor en los aspectos de supervivencia, seguridad, pertenencia y autorrealizacin, as como le proporcionan a la empresa los mejores rendimientos e ingresos a un costo razonable. Lo anterior implica un estudio detallado de todas las actividades para definir si aaden valor o no a los productos que son finalmente los medios para realizar las ventas. La cadena de valor puede ser interna cuando se estudian las actividades propias del negocio, o bien, extendida cuando se refiere a las cadenas de valor de proveedores y clientes. A dichas actividades se les asignan unidades de medicin que pueden ser horas, insumos o capacidad empleadas y se denominan value drivers. Son estos ltimos los que acumulan costos (cost driver). 9.3.6. Throughput accounting Con este nombre se conoce al estudio de las actividades que se realizan para definir aquellas que aaden valor y las que no lo hacen, en el entendido de que las actividades requieren tiempo. Mientras ms rpidamente los materiales se conviertan en productos terminados y stos sean vendidos, en la misma medida se recibirn los ingresos y se reactivarn los procesos. La llamada velocidad throughput se refiere al tiempo en que los materiales se convierten en dinero. A travs de este enfoque se 112 pueden identificar cuellos de botella, restricciones y faltas de calidad. Los costos se pueden acumular en cada etapa de transformacin y venta de los materiales. 9.3.7. Benchmarking Si bien es cierto que el cliente es el motor principal de una organizacin, el anlisis de la competencia es tambin relevante, pues a travs de sta se puede establecer el grado de atractividad de una industria, su avance y la manera en que satisface las necesidades del cliente. El benchmarking o reingeniera de negocios es un concepto administrativo y de costos que se basa en la calidad de los procesos y servicios de la empresa lder en el ramo, comparando la eficiencia y la eficacia de una entidad contra aqulla. Como resulta imposible conocer lo ms ntimo de la competencia y dado que la percepcin de un mercado puede ser muy subjetiva para cada empresa, se han establecido normas mnimas de calidad y eficiencia para cada ramo de la actividad comercial, industrial y de servicio, las cuales han tomado un tinte mundial en los llamados ISO. Direcciones electrnicas http://www.ragocons.com/html/costosABC.htm http://www.ragocons.com/html/software.htm http://www.pitt.edu/%Eroztocki/abc/abc.htm 113 Unidad 10. Generalidades sobre el presupuesto Temario detallado 10. Generalidades sobre el presupuesto 10.1 Antecedentes 10.2 Generalidades 10.3 Ubicacin 10.4 Importancia 10.5 Ventajas y desventajas del presupuesto 10.6 Clasificacin de los presupuestos 10.6.1 Por su grado de flexibilidad 10.6.1.1 Rgidos, fijos o asignados 10.6.1.2 Flexibles o variables 10.6.2 Por el perodo de tiempo que abarcan 10.6.2.1 A corto plazo 10.6.2.2 A largo plazo 10.6.3 Por su aplicacin dentro de la empresa 10.6.3.1 De operacin 10.6.3.2 De inversin o financieros 10.6.4 Por el sector en el que se utilizan 10.6.4.1 Pblicos 10.6.4.2 Privados 10.6.5 Por la tcnica de valuacin empleada 10.6.5.1 Estimados 10.6.5.2 Estndar 10.6.6 Por los estados financieros que afectan 10.6.6.1 De situacin financiera 10.6.6.2 De resultados 114 A partir de esta unidad se estudiarn el concepto, naturaleza, metodologa y control del presupuesto. Un presupuesto es un plan expresado en trminos numricos; tambin se concepta como un sistema de informacin, pues procesa datos cuantitativos y cualitativos que se resumen en informes administrativos y estados financieros proforma. Los datos de costos sern indispensables para su elaboracin, as como algunos conceptos econmicos, financieros y administrativos. 10.1. Antecedentes Desde hace mucho tiempo, el hombre ha tenido necesidad de planear su quehacer futuro y con l, el presupuesto, pues dentro de la planeacin se involucran recursos de diversa ndole, especficamente, monetarios. A medida que fueron evolucionando el comercio y la organizacin, la funcin de planeacin se fue formalizando al igual que la del presupuesto. El primer presupuesto estructurado y aplicado surge en el siglo XVIII en Inglaterra, con un fundamento gubernamental; desde entonces, es aplicado por los gobiernos como medida de control. En las empresas, el presupuesto adquiri importancia estratgica despus de la crisis de 1929; en la Segunda Guerra Mundial adopt filosofas y tcnicas de planeacin, dando como resultado el presupuesto por programas y actividades implementado por el Departamento de la Marina de Estados Unidos en 1948. Durante el proceso por el cual Estados Unidos se convirti en potencia mundial (en la dcada de 1950), los negocios vuelven a cambiar y derivado de esto, las nuevas tendencias dieron origen al enfoque de administracin y contabilidad basado en objetivos, con el consecuente presupuesto por reas o niveles de responsabilidad. En el transcurso de la dcada de 1960, se desarroll el presupuesto base cero como un intento de adaptar el mtodo cientfico a la planeacin y al control; se aplic primeramente en la compaa Texas Instruments. Posteriormente, en la dcada de 1980, empresas japonesas, especficamente Toyota Incorporated, reformaron la teora administrativa y de costos, dando como resultado los presupuestos kaizen o con base en la calidad. 115 10.2. Generalidades Como ya se mencion, el presupuesto es un elemento de la planeacin, pues refleja las cifras que se espera obtener en el futuro. En este sentido, cumple con todo lo establecido para la planeacin, como por ejemplo: a) La primaca de la planeacin antes de cualquier fase del proceso administrativo. b) La planeacin es un medio para alcanzar objetivos, no es un fin. c) La planeacin tiene una amplitud que involucra a todas las reas de la empresa. d) La eficiencia de la planeacin respecto a los resultados obtenidos en el comportamiento real de la organizacin. e) Las metas, los objetivos, las estrategias, las reglas, las polticas, los programas y los presupuestos son establecidos tanto por superiores como por subordinados. La planeacin cuenta con tres categoras: a) Planeacin estratgica. Este tipo de planeacin involucra los recursos de toda la entidad y su horizonte de planeacin es de largo plazo. b) Planeacin tctica. En ella se consideran los recursos de reas particulares de la organizacin y su horizonte de planeacin es de 3 a 5 aos en promedio. c) Planeacin operativa. Es una planeacin donde se prevn las operaciones cotidianas de la empresa. Su horizonte de planeacin es de corto plazo. El presupuesto puede ser elaborado para cualquier tipo de planeacin; en este apartado se hace nfasis en el presupuesto de planeacin a corto plazo. En este orden de ideas, el presupuesto es un plan que involucra a todas las reas de la empresa y se encuentra expresado en unidades fsicas y monetarias, reflejando las actividades a realizar en el futuro, los recursos involucrados en las mismas y los resultados, con el objeto de que la entidad logre sus objetivos y genere utilidades. La informacin presupuestal se consigna en documentos denominados cdulas presupuestarias, las cuales pueden ser globales, sumarias y analticas, dependiendo del grado de estudio que se desee. 116 Las finalidades del presupuesto se pueden enmarcar dentro del proceso administrativo, por lo tanto, cumple con objetivos de: a) Planeacin. Establece metas en trminos cuantitativos. b) Organizacin. Coordina las actividades de todas las reas de la empresa. c) Direccin. El presupuesto busca motivar al personal de la entidad para que se involucre con los objetivos. Matiza la funcin gerencial. d) Control. El presupuesto presenta los parmetros contra los que se comparan las cifras reales, ejerciendo as un control correctivo y preventivo. 10.3. Ubicacin El presupuesto se ubica dentro de la planeacin operativa, es decir, en el pronstico de las actividades a realizar en un futuro prximo (aunque tambin existen los presupuestos de largo plazo). Involucra recursos que se espera utilizar en ese lapso y se refiere a las cifras que constituyen el capital de trabajo y la generacin de efectivo. La informacin histrica es sumamente importante, pues con base en ella se pueden realizar los diagnsticos y los pronsticos, establecer objetivos cuantitativos, resumir la informacin en los estados financieros proforma, ejercer un control preventivo y definir hacia dnde y cmo quiere estar la organizacin en el futuro. 10.4. Importancia La importancia del presupuesto radica en la posibilidad de presentar con anticipacin los principales indicadores administrativos y financieros, como por ejemplo: la productividad, la liquidez, la rentabilidad, el apalancamiento, los niveles de demanda, etc. Las cifras que sustenta el presupuesto deben ser calculadas considerando un cierto grado de riesgo, ya que existen varias fuentes de informacin, sobre todo de 117 carcter externo, para que al tomar decisiones se tenga conocimiento de la viabilidad de las cantidades y de sus soportes. 10.5. Ventajas y desventajas del presupuesto Las principales ventajas del presupuesto son: a) La obtencin de estados financieros presupuestados para la toma de decisiones preventivas. b) El establecimiento de objetivos ms claros y especficos por parte de la direccin de la entidad. c) El presupuesto implica contar con una organizacin bien definida en sus niveles y reas de responsabilidad, autoridad y comunicacin. d) Facilita la concertacin de compromisos en el corto plazo. e) Motiva al personal de la empresa a involucrarse con las cifras, pues es ms fcil explicar de esta manera los objetivos a lograr. f) Presenta indicadores financieros y administrativos con anticipacin. g) Vincula a la organizacin con los escenarios econmicos del futuro. h) Est relacionado con la eficiencia operacional. i) Es una herramienta para el empleo ptimo de los recursos. Las desventajas ms relevantes del presupuesto son: a) En ocasiones se basan en estimaciones, lo cual eleva el riesgo de alcanzar las cifras. b) Se suele dar mucha importancia a la estructura del presupuesto, olvidando su finalidad. c) El presupuesto puede ser motivo de discordia entre las reas funcionales. d) Se esperan muy pronto sus resultados cuando se implanta por primera vez. 118 10.6. Clasificacin de los presupuestos Existen varios criterios para clasificar el presupuesto. Entre las causas de su clasificacin estn: por su grado de flexibilidad, por el periodo de tiempo que abarca, por su aplicacin dentro de la empresa, por el sector en que se utiliza, por la tcnica de valuacin empleada y por los estados financieros que comprende. 10.6.1. Por su grado de flexibilidad De acuerdo con esta clasificacin, pueden ser de dos formas: rgidos y flexibles. 10.6.1.1. Rgidos, fijos o asignados Son aquellos que no admiten modificaciones posteriores, sus cifras se basan en la capacidad de produccin terica, la cual considera un elevado grado de empleo de los recursos. 10.6.1.2. Flexibles o variables Son aquellos que se basan en la capacidad de produccin prctica mediante la cual pueden existir retrasos en los abastecimientos, reprocesos, mantenimiento de equipo, etc.; la capacidad se emplea atendiendo a ciertos factores que influyen en el futuro. Las cifras de estos presupuestos se pueden modificar despus de su autorizacin. 10.6.2. Por el periodo de tiempo que abarcan En funcin al periodo de tiempo que abarcan, pueden ser de corto y de largo plazo. 119 10.6.2.1. A corto plazo Son aquellos cuyo horizonte de previsin y control comprende un ejercicio contable y se refieren a la planeacin operativa. 10.6.2.2. A largo plazo Son aquellos cuyo horizonte de planeacin y control abarca ms de un ejercicio contable, especficamente tienen que ver con la planeacin estratgica y la planeacin tctica. Un ejemplo de estos presupuestos lo constituye un proyecto de inversin. 10.6.3. Por su aplicacin dentro de la empresa En funcin a este criterio, los presupuestos pueden ser: de operacin y de inversin. 10.6.3.1. De operacin Este presupuesto se basa en la planeacin de las actividades bsicas de produccin y distribucin a realizarse durante el periodo que comprenda dicho presupuesto. En l se valan las operaciones fundamentales de la organizacin. 10.6.3.2.De inversin o financieros El presupuesto de inversin se refiere al capital de trabajo planeado para el periodo que abarque el presupuesto. Asimismo, se relaciona con la elaboracin del flujo de efectivo presupuestado. 120 10.6.4. Por el sector en el que se utilizan Los presupuestos pueden ser pblicos o privados, atendiendo a la naturaleza de la entidad que los formula. 10.6.4.1. Pblicos Son aqullos elaborados por el gobierno de un pas y cuyo objetivo es planear sus actividades, ingresos y gasto pblico para un periodo y as satisfacer las necesidades de la poblacin. En Mxico existe un presupuesto gubernamental que comprende los niveles de gobierno y sus entidades y se refleja en el Presupuesto de egresos y la Ley de ingresos. 10.6.4.2. Privados Son los formulados por las empresas de la iniciativa privada en las que sus participantes invierten tiempo, dinero y recursos para generar utilidades y satisfacer las necesidades de los clientes. 10.6.5. Por la tcnica de valuacin empleada De acuerdo con esta clasificacin, los presupuestos pueden ser: estimados o estndar. 10.6.5.1. Estimados Son aquellos que se calculan sobre bases empricas, el conocimiento y la experiencia de los funcionarios de la empresa y con relacin al comportamiento histrico de la informacin. 121 10.6.5.2. Estndar Son los que se fundamentan en estudios cientficos formales de eficiencia y calidad respecto a las ventas, a la produccin y a los costos. Representan objetivos de calidad que deben alcanzarse. 10.6.6. Por los estados financieros que afectan Con relacin a los estados financieros, los presupuestos se clasifican en dos grandes grupos: los que afectan al estado de situacin financiera y los que se presentan en el estado de resultados. Estas divisiones son muy utilizadas en la prctica cotidiana. 10.6.6.1. De situacin financiera Es el conjunto de presupuestos cuya informacin se resume en el cuerpo del balance general y acumula saldos histricos. Dentro de esta clasificacin se pueden mencionar los presupuestos de clientes, efectivo, deudores, proveedores, acreedores, etctera. 10.6.6.2. De resultados Es el grupo de presupuestos que se relaciona con la elaboracin del estado de resultados proforma y se refiere a conceptos que involucran actividades, recursos, ingresos y costos. Algunos ejemplos de estos presupuestos son: el de ventas, el de produccin, el de costo de produccin, el de costo de operacin, etctera. 122 Unidad 11. Metodologa para la preparacin del presupuesto Temario detallado 11. Metodologa para la preparacin del presupuesto 11.1 Labor de concientizacin 11.2 Determinacin de las caractersticas propias de la empresa 11.3 Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto 11.4 Comit de presupuestos 11.4.1 Caractersticas 11.4.2 Funciones 11.5 Director del presupuesto 11.6 Manual de procedimientos para la elaboracin del presupuesto 11.7 reas del conocimiento que intervienen al elaborar el presupuesto 11.8 Modelo mnimo de planeacin de utilidades 11.8.1 mbito conceptual del modelo 11.8.1.1 Anlisis del mercado 11.8.1.2 Ventas proyectadas 11.8.1.3 Produccin e inventarios 11.8.1.4 Polticas de la empresa 11.8.2 Elaboracin de presupuestos de: 11.8.2.1 Ventas 11.8.2.2 Produccin 11.8.2.3 Compras 11.8.2.4 Materiales utilizados 11.8.2.5 Costo de materiales 11.8.2.6 Mano de obra 11.8.2.7 Costos indirectos de produccin 11.8.2.8 Costos de operacin 11.8.2.9 Inversiones de capital 123 11.8.2.10 Caja 11.8.3 Sntesis y anlisis 11.8.3.1 Estado de situacin financiera proforma 11.8.3.2 Estado de resultados proforma 11.8.3.3 Estado de cambios en la posicin financiera proforma 11.8.3.4 Anlisis de los estados financieros proforma 11.8.3.5 Toma de decisiones La tcnica presupuestal sigue un razonamiento especfico en su elaboracin. Por un lado, cuenta con un proceso o secuencia que considera las siguientes etapas: a) La actividad de planeacin. b) La elaboracin del presupuesto. c) La autorizacin del presupuesto por parte del comit respectivo. d) La implementacin. e) El control presupuestal. Por otro lado, tiene que cumplir con ciertos requisitos, entre los que destacan: a) La labor de concientizacin. b) Conocimiento general de la empresa. c) Establecimiento del periodo presupuestal. d) Establecer un comit de presupuestos. e) Disear un manual de presupuestos. f) Coordinacin de los departamentos que comprende la firma. g) Vinculacin de las reas de conocimiento para la elaboracin de los presupuestos. h) Disear un modelo mnimo de planeacin de utilidades. Finalmente, el presupuesto debe contener, por lo menos, los siguientes apartados: a) Presupuesto de ventas. 124 b) Presupuesto de produccin. c) Presupuesto de compras. d) Presupuesto de materiales utilizados. e) Presupuesto de costo de materiales. f) Presupuesto de mano de obra. g) Presupuesto de costos indirectos de produccin. h) Presupuesto de costos de operacin. i) Presupuesto de inversiones de capital. j) Presupuesto de caja. k) Elaboracin de estados financieros proforma. A continuacin se analizarn, con ms detalle, los puntos importantes de la metodologa para la elaboracin del presupuesto. 11.1. Labor de concientizacin Un requisito indispensable para que el presupuesto tenga xito es la labor de concientizacin por parte de todos los miembros de la entidad. Cuando se establecen objetivos cuantificables, pueden resultar ms sencillos en cuanto a su compresin y logro. Tanto superiores como subordinados deben tener en cuenta que las funciones de planeacin y de presupuesto son necesarias para definir el futuro de la organizacin, y la evaluacin del riesgo de llegar a dicho futuro. Todos los participantes son responsables de alcanzar las cifras del presupuesto, por eso, deben formar un equipo evitando cualquier tipo de conflictos o especulaciones en cuanto a la informacin. Asimismo, deben considerar que, en la medida en que los presupuestos se aproximen a la realidad y se alcancen, los beneficios sern para todos. Es necesario recordar que la empresa es la suma de esfuerzos humanos. 125 11.2. Determinacin de las caractersticas propias de la empresa Otro elemento importante para quienes ejercen la funcin presupuestal, consiste en conocer cules son las caractersticas de la empresa para poder inferir su comportamiento y situacin futuros. Para llevar a cabo esta actividad, se deben realizar diagnsticos internos y externos con el fin de conocer los niveles de competitividad y atractividad, y de este modo establecer objetivos cuantificables traducidos en pronsticos expresados en cantidades fsicas y monetarias. Se deben analizar las variables que se juzguen controlables y no controlables. Si no se conocen las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa, el riesgo de obtener una prdida es muy elevado. 11.3. Actividades que realizan las personas encargadas del presupuesto Todas las reas y departamentos de la firma son responsables de la preparacin del presupuesto, pero puede existir un personal exclusivo para su elaboracin, anlisis y control. Las actividades preponderantes de dicho personal son: a) Lograr concertaciones con todas las reas que integran a la empresa, de manera que las cifras estn coordinadas. b) Estudiar la situacin actual de la entidad y la realizacin de pronsticos. c) Analizar la estructura y naturaleza de los sistemas de informacin. d) Definir la estructura del sistema presupuestal y sus requisitos. e) Concentrar los datos presupuestales y resumirlos en informacin administrativa y financiera. f) Revisar continuamente los logros de las cifras presupuestales. 126 11.4. Comit de presupuestos Un comit es un grupo de personas y expertos que se renen dentro de una entidad, para tratar asuntos de importancia que ataen a sta y al control de una actividad relevante para la organizacin. El comit de presupuestos es la reunin de directivos que tienen a su cargo la responsabilidad de vigilar la funcin presupuestal dentro de la entidad. 11.4.1. Caractersticas El comit de presupuestos est integrado por los ejecutivos principales de las reas que constituyen la empresa. Normalmente, esta figura organizativa aparece en negocios con una capacidad administrativa considerable. Se encuentra presidido por un director de presupuestos, que se elige cada ao aproximadamente; en algunas empresas, es el contralor o el director de finanzas el que ejerce esta funcin por un periodo de tiempo definido. Cabe aclarar que puede auxiliarse de actividades staff o de asesora. 11.4.2. Funciones Las principales funciones del comit de presupuestos son: a) Coordinar la actividad presupuestal de cada rea de la organizacin. b) Establecer las polticas, reglas, fechas y formatos para integrar el presupuesto (manual de presupuestos). c) Definir el periodo presupuestal. d) Recibir la informacin presupuestal. e) Discutir las cifras presupuestales. f) Definir el tiempo de entrega de la informacin y sus correcciones. g) Integrar el presupuesto anual en cdulas y resumir la informacin en los estados financieros. 127 h) Coordinar las cifras del presupuesto para que correspondan con el plan estratgico. i) Aprobar o autorizar las cifras presupuestales. j) Ejercer el control presupuestal. 11.5. Director del presupuesto El director del presupuesto es el responsable de la administracin y funcionamiento del comit y de la actividad presupuestal. Esta figura es quien coordina el diseo, implantacin y control de las cifras e informa al consejo de administracin respecto a los resultados de stas. Puede ocurrir que, en empresas con capacidad administrativa limitada, slo se cuente con el encargado del presupuesto, quien fungir como si fuera el comit. El director del presupuesto, como ya se mencion, puede ser el director de finanzas, el jefe de contabilidad, el contralor o el director de planeacin. Existe otra opcin: elegir un director de entre los integrantes del comit de presupuestos y cambiarlo cada ejercicio contable. 11.6. Manual de procedimientos para la elaboracin del presupuesto El manual de procedimientos para la elaboracin del presupuesto es un documento diseado por el comit de presupuestos que contiene las polticas relativas al periodo presupuestal, el grado de anlisis del presupuesto, frmulas y medios para calcularlo, formatos para entregar las cifras, lineamientos para la elaboracin de informacin financiera y administrativa, nombramiento de los integrantes del comit de presupuestos y su director, y la manera de ejercer el control presupuestal. 128 11.7. reas del conocimiento que intervienen al elaborar el presupuesto La elaboracin del presupuesto requiere de la participacin de profesionistas capacitados en alguna de las reas de conocimiento que se detallan a continuacin: a) Economa. El presupuesto considera leyes y principios bsicos de la economa, asimismo, se necesita interpretar indicadores econmicos. b) Matemticas. La planeacin requiere de la formulacin de modelos matemticos como la programacin lineal, la tcnica de revisin y evaluacin de programas, el mtodo de ruta crtica, la teora de filas, el lote econmico de la orden, etctera. c) Estadstica. La planeacin y el presupuesto necesitan de la estadstica para definir los pronsticos y sus grados de riesgo. d) Ingeniera. Es muy til esta disciplina en el diseo y calidad de los procesos y los productos. e) Contadura. Los presupuestos necesitan de la contadura para la planeacin, evaluacin, presentacin de la informacin y control de las cifras presupuestales. f) Administracin. Esta disciplina constituye la razn de ser del presupuesto, sobre todo en lo referente a los principios de planeacin y control. g) Informtica. Permite el diseo del sistema presupuestal y administrativo que genera informacin. 11.8. Modelo mnimo de planeacin de utilidades El modelo mnimo de planeacin de utilidades es aquel que comprende el establecimiento de objetivos y polticas relacionadas con las ventas, la produccin, los costos, recursos y gastos. Consta de tres etapas: a) La definicin conceptual del modelo. b) La elaboracin de los presupuestos mnimos. c) La sntesis y el anlisis de los resultados. 129 El modelo en cuestin influye en: a) El diseo de las estrategias para encontrar una ventaja competitiva sostenible. b) Promover y asegurar la permanencia del negocio en el largo plazo. 11.8.1. mbito conceptual del modelo El concepto del modelo mnimo de utilidades se centra en cuatro puntos esenciales: el anlisis del mercado, las ventas proyectadas, la produccin, los inventarios y las polticas de estos ltimos para la realizacin del presupuesto. 11.8.1.1. Anlisis del mercado El anlisis del mercado se refiere al estudio del desarrollo, expansin, medicin, penetracin, potencial, competencia y segmentacin del mercado de los productos de una empresa. El anlisis consiste en evaluar las necesidades del cliente inmediato y la manera en que se pueden satisfacer. Tal como lo seala Ansoff en su matriz de mercado-producto, el anlisis del mercado y la estrategia resultante dependen de mercado nuevos, actuales o relacionados, o bien, de productos nuevos actuales o relacionados. En esta seccin se definen las metas y los objetivos del tipo de negocio de que se trate. 11.8.1.2. Ventas proyectadas Una vez que se analiza el mercado potencial del negocio, se proyectan los volmenes de ventas a realizarse. La proyeccin de ventas consiste en definir la demanda potencial de una empresa, es decir, la cantidad de productos fabricados por la entidad y que los clientes estn dispuestos a adquirir en un horizonte de largo plazo, atendiendo al precio, calidad, servicio, garantas y distribucin de los productos en cuestin. En esta parte se abordan problemas de comercializacin de 130 manera cuantitativa y cualitativamente; adems, se emplean tcnicas matemticas, estadsticas y no matemticas, como el panel de expertos o el mtodo Delphi. 11.8.1.3. Produccin e inventarios Despus de definir el negocio o el giro de la entidad, se busca la manera de satisfacer una necesidad especfica de los clientes a travs del diseo y elaboracin de productos o servicios. Esto conducir a establecer los volmenes de produccin a ejercer para cubrir la demanda potencial y para mantener una cantidad de unidades al final de cada periodo. En la proyeccin de la produccin intervienen la capacidad productiva instalada, el acceso a materiales, mano de obra e insumos indirectos, as como el comportamiento y tendencias de la demanda. 11.8.1.4. Polticas de la empresa Las polticas son lineamientos que se disean y adaptan en una organizacin para garantizar su buen funcionamiento. En trminos generales, una poltica define un marco de actuacin determinado para alcanzar ciertos objetivos. Las polticas ms relevantes que afectan al modelo mnimo de utilidades, especialmente en la fase de elaboracin de los presupuestos, son: a) Las polticas para la elaboracin del presupuesto establecidas por el comit respectivo. b) Las polticas de ventas y cobros. c) Las polticas de compras de materiales. d) Las polticas de inventarios finales. e) Las polticas de utilizacin de la capacidad productiva. f) Las polticas relativas a la mano de obra. g) Las polticas relativas al pago a acreedores. h) Polticas de gastos. i) Polticas de seguridad. j) Polticas de autorizacin. 131 Las polticas se mantienen constantes en el tiempo, sin embargo, pueden ser susceptibles de modificacin cuando las necesidades de la empresa lo requieran. 11.8.2. Elaboracin de presupuestos de: Otra parte importante del modelo mnimo de planeacin de utilidades es la elaboracin de los presupuestos de ventas, produccin, compras, materiales utilizados, costo de materiales, mano de obra, costos indirectos de produccin, costo de operacin, inversiones de capital y el de caja. En la siguiente unidad se hablar del clculo de cada uno, por el momento, slo se van a definir. 11.8.2.1. Ventas El presupuesto de ventas es la planificacin, en trminos fsicos y financieros, de la cantidad de productos que se espera vender en el ejercicio presupuestal (generalmente un ao), as como la determinacin de precio al que se van a ofrecer y sus modificaciones. Es en este presupuesto donde se calcula el ingreso principal de la entidad. 11.8.2.2. Produccin Una vez que se conoce el volumen de ventas, se est en posibilidad de calcular el volumen de produccin que lo cubrir. El presupuesto de produccin es el clculo predeterminado de las unidades a producir, atendiendo al presupuesto de ventas y a las polticas de inventarios finales establecidas. Es en esta seccin en donde se calcula la capacidad de produccin a utilizar y se proporciona el parmetro para determinar el consumo y los costos de los insumos. Cabe mencionar que este presupuesto slo se expresa en trminos fsicos. 132 11.8.2.3. Compras Los volmenes de produccin proyectados y la especificacin del producto permiten presupuestar la cantidad de materiales que se van a emplear, as como su costo. El requerimiento total de materiales lo realiza el departamento productivo al departamento de compras, y estos dos son los departamentos responsables de elaborar conjuntamente el presupuesto de compras. 11.8.2.4. Materiales utilizados La secuencia de los materiales estara incompleta si no se presupuestan las unidades que se tienen que enviar a la produccin y que constituyen las salidas del almacn correspondiente. A lo anterior se le conoce como presupuesto de materiales usados. Tanto en este presupuesto como en el expuesto en el punto anterior, se utilizarn tantas cdulas como tipos de materiales empleados. 11.8.2.5. Costo de materiales El presupuesto de costo de materiales est relacionado con el consumo presupuestado de los mismos. La planeacin del consumo, a su vez, tiene que ver con las polticas de produccin implementadas por el departamento respectivo. 11.8.2.6. Mano de obra El presupuesto de mano de obra representa la planificacin de las horas-hombre a emplear en la produccin, as como los importes correspondientes a los sueldos y salarios de los trabajadores que intervienen en la transformacin. Se pueden utilizar tcnicas matemticas para conocer las cantidades mencionadas, y en su clculo se deben considerar las disposiciones laborales vigentes. 133 11.8.2.7. Costos indirectos de produccin Los insumos indirectos y la cuantificacin del empleo de la capacidad productiva se presupuestan con base en los volmenes de produccin a ejercer. El presupuesto de costos indirectos se refiere a los conceptos mencionados y se puede calcular empleando las tcnicas del prorrateo y del sistema de costos ABC. Los presupuestos de materiales, mano de obra y el de costos indirectos constituyen el costo de produccin presupuesto. 11.8.2.8. Costos de operacin Las unidades vendidas generan tambin costos de distribucin y de administracin, con base en dichas unidades, y atendiendo a los conceptos financieros de estos costos, se realiza el presupuesto de costos de operacin. Para su elaboracin se puede emplear el sistema de costos ABC. 11.8.2.9. Inversiones de capital El presupuesto de inversiones de capital se refiere a la adquisicin de inmuebles, maquinaria, equipo de transporte, mobiliario y equipo, etc. En otras palabras, trata de las inversiones de activos necesarios para la operacin del negocio que se van a realizar durante el periodo presupuestal. 11.8.2.10. Caja El presupuesto de caja es aquel que se calcula atendiendo a las entradas y salidas de efectivo, en otras palabras, tiene que ver con el flujo de efectivo proyectado y es consecuencia de toda la actividad presupuestal en conjunto. Se elabora atendiendo a las polticas para el manejo de dinero establecidas en la entidad. 134 11.8.3. Sntesis y anlisis El resumen o la sntesis de la actividad presupuestal (es decir, de todas las cdulas presupuestarias) se plasma en informes administrativos y financieros. Los ms comunes son, precisamente, los estados financieros, que para efectos del presupuesto se conocen con adjetivos tales como: proforma, proyectados o presupuestados, y de esta manera indican cifras no histricas o reales. El anlisis de la informacin permite una toma de decisiones preventiva reduciendo el riesgo de las variables no controlables y maximizando las variables controlables. A continuacin se mencionan los principales estados financieros proforma, cuyas cifras se comparan con las reales durante el ejercicio presupuestal. 11.8.3.1. Estado de situacin financiera proforma El balance general o estado de situacin financiera proforma es un estado financiero bsico que informa lo relativo a la posicin que guardan los activos, pasivos y el capital contable al finalizar el periodo presupuestal. 11.8.3.2. Estado de resultados proforma El estado de resultados o estado de prdidas y ganancias proforma es un estado financiero bsico que resume la actuacin de un negocio a travs del espacio especfico del presupuesto y se expresa en trminos de ingresos, costos y gastos. 11.8.3.3. Estado de cambios en la posicin financiera proforma El estado de cambios en la posicin financiera proforma es un estado financiero bsico que seala los cambios en la estructura financiera de la entidad, mostrando la generacin de recursos monetarios y su aplicacin. 135 11.8.3.4. Anlisis de los estados financieros proforma Ya que se cuenta con la informacin financiera proforma, se pueden analizar los conceptos que la integran y, de esta manera, conocer algunos indicadores financieros que constituyen objetivos a alcanzar. Tales indicadores pueden referirse a lo siguiente: a) Rentabilidad. Cualidad que tiene una empresa para generar utilidades y otros resultados ptimos para los participantes en la organizacin. b) Liquidez. Es la capacidad de generar dinero para que una empresa contine su operacin. c) Productividad. Es la eficiencia con la que se manejan los activos para que den como resultado las actividades de produccin y de ventas. d) Endeudamiento. Representa la conformacin de las fuentes externas de recursos y la capacidad para cubrirlas. Las tcnicas de anlisis se clasifican en dos grandes grupos: a) Horizontales. Cuando se comparan las cifras reales contra las del presupuesto, obteniendo variaciones o desviaciones en nmeros absolutos o en porcentajes. b) Verticales. El anlisis se centra exclusivamente en las cifras presupuestadas aplicando, por ejemplo, razones financieras. Se debe aclarar que los estudios que conforman el presupuesto son, de hecho, un anlisis de informacin. 11.8.3.5. Toma de decisiones Aunque se ha hablado de la toma de decisiones, no se ha especificado exactamente cules podran ser stas. Entre las decisiones ms comunes se encuentran: 136 a) Decisiones respecto a las condiciones de venta como, por ejemplo, acortar o alargar los periodos de cobranza, mejorar la presentacin de los productos, prestar un mejor servicio de distribucin, etctera. b) Decisiones de produccin, tales como la sustitucin de materiales, rediseo de productos, contratacin de ms obreros, capacitacin de los operadores, ampliacin de procesos, imposicin de medidas de calidad, los niveles de inventarios ptimos, etctera. c) Decisiones respecto a los flujos de efectivo, el destino de los excedentes de dinero, las inversiones temporales, el pago a acreedores, el saldo ptimo de caja, etctera. 137 Unidad 12. Planeacin de ventas, produccin y costos de operacin Temario detallado 12. Planeacin de ventas, produccin y costos de operacin 12.1 Aspectos generales 12.2 Importancia 12.3 Plan de ventas 12.3.1 Componentes 12.3.2 Objetivos. 12.3.3 Tendencias 12.3.4 Pronsticos 12.3.5 Mercado 12.3.6 Polticas de venta. 12.3.7 Devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas 12.3.8 Anlisis y fijacin de los costos de los presupuestos de: 12.3.8.1 Ventas 12.3.8.2 Publicidad y promocin 12.3.8.3 Costos de venta 12.4 Plan de produccin 12.4.1 Cantidad a producir 12.4.2 Presupuesto de compra de materiales 12.4.3 Presupuesto de consumo de materiales 12.4.4 Presupuesto de costo de produccin 12.4.5 Presupuesto de inventario de artculos terminados 12.4.6 Presupuesto de sueldos y salarios 12.4.7 Presupuesto de gastos indirectos de produccin 12.5 Plan de costos de operacin 12.5.1 Presupuesto de costos de operacin 12.5.1.1 Gastos de distribucin 12.5.1.2 Gastos de administracin 138 12.5.1.3 Gastos financieros 12.5.2 Presupuesto de impuestos y utilidades 12.5.3 Presupuesto de caja 12.6 Estados financieros presupuestados 12.6.1 Estado de situacin financiera presupuestado 12.6.2 Estado de resultados presupuestado 12.6.3 Estado de cambios en la posicin financiera En la unidad anterior se mencion el marco del presupuesto, deduciendo que ste se concepta como parte del trabajo de planeacin y es, en s, un sistema de informacin. En este orden de ideas, el presupuesto es un sistema en el que se resumen y cuantifican todos los elementos de la planeacin. Por eso, las cifras presupuestales provienen del establecimiento de metas, objetivos, reglas, polticas, estrategias, procedimientos y programas. En esta unidad se abordarn seis de los planes ms relevantes en la actualidad: el de ventas, el de produccin, el de costo de operacin, el fiscal, el de utilidades y el de efectivo. Asimismo, se observar la metodologa de los presupuestos que respaldan estos planes. 12.1. Aspectos generales La planeacin consiste en responder, con anticipacin, a cuestiones como el quehacer de una organizacin, cmo llevar a cabo sus actividades, hacia quin est dirigida la funcin empresarial, cundo realizar las operaciones, qu recursos se emplearn y quines participarn en la entidad. Para lo anterior, se requiere de un proceso definido desde el punto de vista conceptual y pragmtico y que considere etapas que van desde la definicin del negocio, la cultura organizacional, los diagnsticos, los pronsticos, el establecimiento de objetivos, el sealamiento de 139 estrategias, la elaboracin de polticas y de procedimientos, la realizacin de programas y el clculo del presupuesto. 12.2. Importancia La importancia de la planeacin radica en que supone escenarios en los que la empresa se va a desenvolver en el futuro, y permite reducir el riesgo de eventualidades y del impacto de variables no controlables. Asimismo, cabe sealar que fomenta la eficiencia operacional y el mejor aprovechamiento de los recursos. 12.3. Plan de ventas El plan de ventas es el conjunto de estudios e investigaciones realizados por una empresa para establecer objetivos, estrategias, reglas, polticas, procedimientos, programas y presupuestos relativos a los volmenes en unidades a vender en el futuro, a las tendencias de sus precios, los ingresos a obtener, las polticas relacionadas con la prestacin de servicios, calidad en los productos, garantas, comercializacin y distribucin de los artculos objeto de la venta. El plan de ventas representa el punto de partida en la planeacin estratgica, de la formulacin de los proyectos de inversin y en la elaboracin de los presupuestos, pues con base en dicho plan se pronostican el empleo de la capacidad productiva, la inversin en activo fijo, los materiales y la mano de obra a utilizar, los procedimientos administrativos, los ingresos, los gastos y, finalmente, los impuestos de una organizacin. Si no se estudia y se proyecta la demanda potencial de una empresa, se corre el riesgo de emplear inadecuadamente la capacidad productiva y de distribucin, as como el manejo inadecuado de los costos, lo que puede traer como consecuencia utilidades ficticias. 140 Los aspectos ms importantes del plan de ventas se pueden resumir en los siguientes: a) El estudio de la situacin financiera, tecnolgica y comercial de la entidad. b) El comportamiento y las tendencias del consumidor. c) La situacin actual y futura del sector al que pertenece la empresa. d) La evaluacin de la competencia. 12.3.1. Componentes Los componentes del plan de ventas, segn el profesor Jorge E. Burbano, son: a) El establecimiento de objetivos de venta. b) Determinacin de la tendencia actual y futura del mercado de la empresa. c) Elaboracin de planes de mercado. d) Clculo de pronsticos de venta. e) Establecimiento de polticas y procedimientos de publicidad y promocin. 12.3.2. Objetivos Los objetivos del plan de ventas constituirn directrices para el establecimiento de polticas y procedimientos en toda la organizacin. Los objetivos mencionados son: a) Disear los tipos de productos que se elaboran con objeto de satisfacer necesidades especficas de un sector de la sociedad. b) Determinacin de la participacin del negocio en el mercado. c) Especificacin de los volmenes de ventas. d) Dar cumplimiento con requisitos legales para llevar a cabo la produccin y la venta de los artculos. e) Determinar las polticas de ventas. f) Determinar las plazas o territorios. g) Definir los canales de distribucin. h) Definir las tendencias del sector empresarial y de la competencia. 141 i) Calcular la inversin fija de la empresa. j) Determinar el consumo y costos de los insumos. k) Proporcionar las pautas para calcular el flujo de efectivo y el capital de trabajo. l) Promover la investigacin y el desarrollo de productos. m) Reflejar una imagen ante sus participantes. n) Satisfacer las necesidades de una parte de la sociedad. o) Contribuir a la economa de un pas o de una regin especfica. A partir de los objetivos de venta, se desprende una serie de objetivos para otras partes de la empresa, entre las que destacan: - Las unidades estratgicas de negocio. - Por funciones. - Por departamentos. - Por clientes. 12.3.3. Tendencias Las tendencias en las ventas estn orientadas a replantear la manera en que se satisfacen las necesidades del cliente. Toyota ha identificado tres variables fundamentales: calidad, precio y servicio (tringulo de Toyota), y con base en esas premisas realizar la labor empresarial. Actualmente, las organizaciones se manejan de acuerdo con lo que dicte la clientela, sobre todo en la poca actual en la que el mercado se ha globalizado. En este orden de ideas, se deben identificar los productos similares y los sustitutos; comprender que el cliente requiere de un factor adicional (valor agregado) por el que tenga lealtad a un producto o servicio; la importancia de escuchar al cliente; buscar nuevos nichos de mercado y diferenciar los servicios otorgados. 142 12.3.4. Pronsticos Los pronsticos de venta son aquellos que determinan la cantidad y el precio de los artculos que se proyecta vender, en otras palabras, se refieren a la planeacin de la demanda potencial de los productos. Los pronsticos se deben llevar a cabo en los siguientes niveles: corporativo, divisional, departamental y funcional. Los pronsticos tratan de dimensionar las condiciones generales de la demanda. Pueden ser internos, cuando se evalan las fuerzas y las debilidades de la entidad en el futuro, y externos, cuando se refieren a las oportunidades y a las amenazas que pueden afectar la actividad comercial de la empresa. De este modo, se deben considerar como factores de alto riesgo para la definicin de un pronstico de ventas los siguientes: a) Clientes. b) Competidores. c) Proveedores. d) Tecnologa. e) Sector de la economa en que se est participando. f) Economa. g) Gobierno. h) Sociedad. i) Costos. j) Calidad. k) Oportunidad. l) Flexibilidad para satisfacer los requisitos especiales del cliente. m) Direccin. n) Comercializacin. o) Operaciones. p) Tecnologa. q) Personal. r) Sistemas de informacin. s) Resultados proyectados. 143 Para determinar los pronsticos de venta, se puede utilizar infinidad de tcnicas, entre las que destacan: a) El anlisis de tendencias o de regresin. b) El anlisis de correlacin entre valores y atributos. c) Elaboracin del Modelo de Bass. 12.3.5. Mercado El mercado es la cantidad de demandantes del producto que ofrece una empresa, as como las entidades que proporcionan el mismo producto o uno similar. Algunos autores integran en este concepto, a los proveedores de insumos de una firma. En el mercado intervienen factores tales como: el precio, el servicio, las cantidades, los productos sustitutos, los productos complementarios y aspectos psicolgicos de los consumidores. El mercado de una empresa est dado, principalmente, por las siguientes variables: los clientes, los productos sustitutos, los proveedores y los competidores. 12.3.6. Polticas de venta Las polticas de venta son los lineamientos donde se consigna por escrito la obligacin de seguir ciertos procedimientos para cumplir los objetivos de venta de una organizacin. Son stas las que se deben considerar en el presupuesto y, a la vez, el presupuesto puede modificar, anular o aadir otras. Algunas polticas relevantes se presentan a continuacin: a) Incrementar la publicidad y la propaganda en ciertos meses del ao. b) Establecer polticas de descuentos a clientes. c) Establecer polticas de entrega de artculos a los clientes. d) Determinar los pagos anticipados. e) Establecer retrasos en el pago a acreedores. f) Definir las lneas de crdito. g) Establecer polticas generales de comercializacin. 144 12.3.7. Devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas Las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas son ajustes derivados de una transaccin de intercambio, en la cual el vendedor devuelve efectivo al cliente por las siguientes razones: porque el producto no le satisfizo, porque el proveedor le concede al cliente un crdito respecto al saldo actual de cuentas por cobrar o en futuras compras, o bien, la reduccin de un porcentaje especfico en el precio de venta si el pago se efecta dentro de un periodo determinado de descuento. Dentro del presupuesto es difcil calcular las devoluciones sobre ventas, pues no se puede saber si el cliente, despus de haber adquirido un producto, lo va a devolver a su proveedor. Sin embargo, tratndose de industrias que fabrican bienes de consumo intermedio (es decir, productos que constituyen materiales para otras industrias), s cabe la posibilidad de pronosticar las devoluciones, siempre y cuando se haga un estudio de la capacidad de pago del cliente, o bien, del sector en el que se encuentra. Respecto a las rebajas y a los descuentos, cabe mencionar que son polticas que pueden ser aplicadas a los clientes cuyo comportamiento de pago en el pasado ha sido ptimo y que, por lo tanto, se puede tener un grado considerable de certeza del mismo comportamiento en el futuro. Obviamente, las devoluciones, las rebajas y los descuentos sobre ventas tienen diferentes efectos en los flujos de efectivo presupuestados. 12.3.8. Anlisis y fijacin de los costos de los presupuestos de: En este apartado se tratar de los procedimientos para calcular los presupuestos derivados del plan de ventas. 145 12.3.8.1. Ventas El presupuesto de ventas tiene una estrecha relacin con el plan y los pronsticos de ventas a largo plazo. Se puede decir que el presupuesto es la derivacin lgica de la planeacin estratgica. Bastara dividir el pronstico de ventas en periodos de tiempo cortos y as se calculara el presupuesto, sin embargo, las cifras de un pronstico difieren de las del presupuesto de ventas, principalmente por factores como: - El crecimiento del producto interno bruto. - La inflacin. - El comportamiento del tipo de cambio. - El nivel de financiamiento. - Incrementos en el ingreso per capita. - El sindicalismo. - Los estmulos a las exportaciones. - Impuestos y aranceles. - Tasas de inters. - Las polticas de precios. - La publicidad. - La calidad de los productos. - La competencia. - Las variaciones de temporada. - La capacidad de produccin. - La poltica gubernamental. Estas variables no se pueden mantener constantes en un horizonte de planeacin de largo plazo. De ah que las cifras del pronstico de ventas sean parmetros de control presupuestal, pero no pueden considerarse presupuestos per se para un periodo especfico de tiempo. 146 Para desarrollar el presupuesto de ventas, es recomendable llevar a cabo la secuencia que se presenta a continuacin: a) Determinacin de los objetivos de venta en el corto plazo. b) Evaluacin de variables controlables y no controlables. c) Someter las cifras al comit de presupuestos. d) Dar a conocer los resultados para la elaboracin del presupuesto maestro. e) Emplear cantidades monetarias del mismo poder adquisitivo (constantes). De acuerdo con autores como Reatenstaruch y Viller, el presupuesto de ventas parte del comportamiento histrico de ventas y luego ste se ve afectado por: a) Factores de ajuste. Se refieren a acontecimientos extraordinarios del ejercicio anterior y que pueden influir positiva o negativamente en las ventas. b) Factores de cambio. Son aquellas modificaciones futuras en las actividades de produccin o de distribucin que pueden afectar las ventas. c) Factores corrientes de crecimiento. Se refieren a incrementos derivados del desarrollo o de la expansin de la industria en el futuro prximo. d) Fuerzas econmicas generales. Son los factores externos que pueden influir en las ventas, pero slo se puede inferir su impacto. e) Influencia administrativa. Son los factores internos, como las decisiones de los gerentes o directivos, y pueden ser relevantes para las ventas y de los que tambin slo se puede inferir su impacto. La frmula para calcular el presupuesto de ventas parte de las variables estudiadas por los autores mencionados y sta es: Ventas reales +/- Factores especficos de venta. Factores de ajuste. Factores de cambio. Factores de crecimiento. = Presupuesto de ventas hasta factores especficos. 147 X 1 + % de fuerzas econmicas generales. X 1+ % de influencia administrativa. = Presupuesto de ventas en unidades. X Precio de venta unitario. = Presupuesto de ventas en valores. El presupuesto de ventas tambin puede ser calculado mediante tcnicas estadsticas, modelos matemticos o a travs del punto de equilibrio. Su elaboracin es responsabilidad de los departamentos de ventas y de mercadotecnia. 12.3.8.2. Publicidad y promocin La publicidad y la promocin constituyen los medios por los cuales se dan a conocer, a los clientes, los productos y servicios de una empresa. A travs de tales medios, se pueden crear necesidades inexistentes en los clientes. El presupuesto de ventas se nutre de (y a la vez proporciona) informacin necesaria para que estas actividades se realicen y permitan la venta. Representan los gastos directamente relacionados con las ventas y su presupuesto se analizar ms adelante. Lo que se aclara en este apartado, es que la publicidad y la promocin se planifican a la par de las ventas. 12.3.8.3. Costos de venta Los costos de venta representan el valor de adquisicin de la mercanca que se vende o el costo de produccin de los artculos que se venden. El presupuesto de ventas da la pauta para determinar la produccin y, consecuentemente, el costo de la misma. De todos los conceptos que integran el presupuesto de produccin, la columna relacionada con las unidades que se vendan ser a la que se le aplique el costo unitario de produccin presupuestado y eso dar como resultado el importe del costo de ventas. Tambin se puede obtener mediante la formulacin del estado de costo de produccin de lo vendido, el cual sigue este procedimiento: 148 Saldo inicial de la cuenta Almacn de produccin terminada. + Costo de produccin de la produccin terminada del periodo. - Saldo final de la cuenta Almacn de produccin terminada. = Costo de ventas. 12.4. Plan de produccin Como ya se ha mencionado, despus de calcular el presupuesto de ventas, se procede a la elaboracin del presupuesto de produccin y de sus costos, en el caso de las empresas industriales. Adems, el presupuesto de produccin parte de un plan que define las metas, los objetivos, las estrategias, las reglas, las polticas, los procedimientos y los programas para llevar a cabo la funcin de transformacin. El plan de produccin comprende cuestiones tales como: el diseo del producto, la maquinaria y el equipo a emplear, los insumos a utilizar, las actividades que se tienen que llevar a cabo, la logstica, la ergonoma, los proveedores de insumos, las condiciones de los trabajadores, las polticas de inventarios y las tendencias en la demanda. 12.4.1. Cantidad a producir Para la elaboracin del presupuesto de produccin, se debe tomar en cuenta lo siguiente: - La cantidad de productos que se estima vender. - El acceso a los factores productivos. - La capacidad productiva. - La cantidad de unidades que se desea mantener en los almacenes. - La calidad de los productos. - Los posibles reprocesos. - Las condiciones de entrega de algunos insumos. - Los volmenes de produccin en proceso. 149 El razonamiento del presupuesto de ventas se presenta a continuacin: Ventas. + Inventario final deseado de produccin terminada. + Inventario final deseado de produccin en proceso. - Inventario inicial de produccin terminada. - Inventario inicial de produccin en proceso. = Presupuesto de produccin. Si la produccin en proceso tiene la misma duracin que el periodo presupuestal, entonces no se considera para la determinacin de la produccin. El presupuesto de produccin es la pauta para determinar el consumo y los costos de los materiales, de la mano de obra y de los gastos indirectos. Adems, permite evaluar las existencias en el almacn de produccin terminada y en produccin en proceso. Se pueden utilizar otras tcnicas para determinar el presupuesto de ventas como la programacin dinmica, la programacin lineal, etctera; es responsabilidad del rea productiva. 12.4.2. Presupuesto de compra de materiales Corresponde al rea de produccin, al almacn de materiales y al departamento de compras (escuchando la opcin de finanzas) presupuestar la compra de los materiales. Se deben considerar los precios, las condiciones y los periodos de entrega ofrecidos por el proveedor. Asimismo, se tiene que tomar en cuenta la poltica de mantenimiento de unidades en el almacn de materiales. La frmula de este presupuesto trata del consumo de materiales, del que se hablar en el siguiente punto. Dicha frmula es: Materiales a utilizar en la produccin. + Inventario final de materiales. - Inventario inicial de materiales. = Compras de materiales. 150 El presente presupuesto se calcula en unidades fsicas y monetarias (a valores del mismo poder adquisitivo). Habr tantas cdulas como compras a realizar y los tipos de materiales. 12.4.3. Presupuesto de consumo de materiales El consumo presupuestado de materiales se determina en funcin al diseo del producto, el consumo unitario del mismo y a los volmenes de produccin a ejercer. ste es un presupuesto de gran relevancia porque afectar directamente al costo de produccin. Su frmula es: Volumen de produccin presupuestado. X Consumo unitario de un tipo de materiales. = Consumo total presupuestado o material a utilizar en la produccin. X Precio unitario. = Consumo total en valores. 12.4.4. Presupuesto de costo de produccin El costo de produccin presupuestado se integra del importe de los materiales a utilizar en la produccin ms presupuesto de mano de obra y de los gastos indirectos. Este presupuesto se divide entre el volumen de produccin presupuestado para obtener el costo unitario presupuestado y despus aplicado a la produccin terminada, a la produccin en proceso y a la produccin vendida. En otras palabras, este presupuesto permite acumular el costo de produccin para despus valuar los inventarios y el costo de ventas. El comportamiento del costo de produccin presupuestal se puede reflejar en el estado del costo de produccin, el cual se analizar en la unidad 14. 151 12.4.5. Presupuesto de inventario de artculos terminados Los artculos terminados cuentan con todas las caractersticas necesarias para poder venderse. Su presupuesto tiene que ver con aspectos tales como la demanda y las polticas de mantenimiento de existencias en el almacn correspondiente. El inventario de produccin terminada tiene una relacin directa con las ventas, por eso se recomienda mantener un volumen determinado de existencias. Para definir la cantidad que debe existir en el almacn al final de un periodo, se pueden utilizar los siguientes mtodos: a) El anlisis estadstico de las ventas histricas. b) La rotacin del inventario (es decir, el nmero de veces en que la produccin terminada se vende). c) El clculo del lote econmico de la orden (poseer stocks que justifiquen sus gastos de mantenimiento, de los costos del pedido y de los costos de oportunidad). El presupuesto en cuestin se evala multiplicando el volumen de produccin que se calcula para el final de un periodo por el costo unitario presupuestado. 12.4.6. Presupuesto de sueldos y salarios El presupuesto de sueldos y salarios es la expresin financiera del presupuesto de horas-hombre; ambos presupuestos son responsabilidad del departamento de recursos humanos y el departamento productivo, respectivamente. Los factores que influyen en el presupuesto de sueldos y salarios son: a) Consumo de horas-hombre por unidad. b) El nmero de procesos o departamentos productivos. c) Nmero de trabajadores del rea productiva. d) Jornadas laborales y turnos. e) Das feriados en el ejercicio presupuestal. 152 f) Promedio de vacaciones. g) Salario integrado del periodo presupuestal. h) Periodos de pago. Su procedimiento consiste en seguir los pasos que se presentan a continuacin: a) Se determina el consumo unitario de horas-hombre a travs de estudios de trabajo y tcnicas como la revisin y evaluacin de programas (PERT) o el mtodo de ruta crtica (CPM). b) Se calcula el total de horas-hombre para la produccin presupuestada. c) Se determinan los salarios por todos los trabajadores en el periodo presupuestal total. d) Se dividen los sueldos y salarios totales entre el consumo total de horas-hombre. e) El coeficiente obtenido se multiplica por los volmenes de produccin presupuestada. 12.4.7. Presupuesto de gastos indirectos de produccin El presupuesto de gastos indirectos es responsabilidad de los departamentos productivo y de finanzas. Para elaborarlo, se pueden usar los sistemas de costos estimados, estndares, el basado en actividades o la tcnica del prorrateo. La mayora de estos costos son de carcter fijo, por lo que su presupuestacin puede tener cierto grado de facilidad. 12.5. Plan de costos de operacin El plan de costos de operacin (gastos de distribucin, gastos de administracin y gastos de financiacin) proviene del propio plan de ventas y de algunas proyecciones financieras en las que se fijan los objetivos, metas, estrategias, 153 polticas, reglas, procedimientos y programas de mercadotecnia y administracin, principalmente. Algunos de estos gastos son variables, como las comisiones sobre ventas. La mayora son fijos, como los sueldos al personal de ventas y de administracin, depreciaciones, rentas e intereses. 12.5.1. Presupuesto de costos de operacin La consecuencia del plan de costos de operacin es su presupuesto, el cual puede elaborarse a travs de estimaciones, prorrateos, estndares o el sistema de costos basado en actividades. Independientemente del sistema o de la tcnica usados, su fundamento es el presupuesto de ventas. El presupuesto de costos de operacin se divide en tres secciones: a) El presupuesto de gastos de distribucin. b) El presupuesto de gastos de administracin. c) El presupuesto de gastos de financiacin. 12.5.1.1. Gastos de distribucin El presupuesto de gastos de distribucin comprende cuestiones tales como las comisiones a agentes, gastos de transporte y reparto, sueldos al personal de ventas, depreciaciones de instalaciones comerciales, etctera. 12.5.1.2. Gastos de administracin Este presupuesto tambin es consecuencia directa del presupuesto de ventas, pero adems se relaciona con el plan administrativo de la organizacin, el cual trata del diseo y de la implantacin de metas, objetivos, estrategias, polticas, reglas, procedimientos y programas para el manejo de la empresa en general. La mayor parte de sus cifras son de carcter fijo, por lo que su pronstico se facilita. No 154 obstante, se debe tener cuidado en la asignacin de recursos, pues es en estas actividades donde se corre el riesgo de incrementar el costo total. 12.5.1.3. Gastos de financiacin El presupuesto de gastos de financiacin comprende el pronstico de los intereses que se devengan durante el periodo presupuestal derivados de crditos obtenidos o que se planea conseguir. Tambin se refieren al efecto inflacionario futuro y las tendencias en los tipos de cambio. Su fundamento es el propio plan financiero. 12.5.2. Presupuesto de impuestos y utilidades Los presupuestos que deben elaborarse para integrar la secuencia presupuestal son los relativos a los productos financieros (en caso de tener inversiones temporales o de otro tipo que generen rendimientos); el referente a otros productos y otros gastos; y finalmente, los de impuestos y utilidades. El presupuesto de impuestos tiene como base la planeacin fiscal y trata todo lo referente al impuesto sobre la renta de la organizacin, el impuesto sobre el producto del trabajo, los impuestos sobre nminas, el impuesto al valor agregado, la previsin social, la participacin de los trabajadores en las utilidades, etctera. Las provisiones del impuesto sobre la renta y la provisin de participacin de los trabajadores en las utilidades (PTU) se calculan sobre la utilidad antes de impuestos presupuestada, la cual es consecuencia de disminuir a los ingresos ordinarios y extraordinarios sus costos correspondientes. Para el impuesto sobre la renta se aplica, a la utilidad mencionada, la tasa que seala el artculo 10 de la Ley del impuesto sobre la renta. Para la participacin de los trabajadores en las utilidades, el 10%, segn lo estipulado por la Comisin correspondiente sealada en el artculo 117 de la Ley federal del trabajo. Para los pagos provisionales presupuestados del impuesto sobre la renta, se sigue la mecnica del artculo 12 de la Ley del impuesto sobre la renta, en donde se 155 obtiene un coeficiente de utilidad (utilidad gravable entre ingresos), para despus multiplicarlo por las ventas. Al resultado se le aplica la tasa del artculo 10 de la ley mencionada. 12.5.3. Presupuesto de caja Para la elaboracin del presente pronstico, se toma en consideracin el efectivo con el que concluye el periodo histrico inmediato, posteriormente se le suman los cobros presupuestados relacionados con clientes, documentos por cobrar y deudores diversos, para despus disminuirles los pagos programados a los proveedores y a los acreedores dentro del periodo presupuestal. 12.6. Estados financieros presupuestados Los presupuestos calculados se resumen en los estados financieros presupuestados, proyectados o proforma, cuyas cifras se analizan desde varias perspectivas para conocer la rentabilidad, la liquidez, el endeudamiento, el apalancamiento y la actividad presupuestada. Principalmente se enfoca a la formulacin del estado de situacin financiera, del estado de resultados y el estado de cambios en la situacin financiera. Cada vez que los estados financieros indiquen que son proyectados, proforma o presupuestados, contendrn nmeros que constituyan objetivos cuantificables. 12.6.1. Estado de situacin financiera presupuestado Este informe contendr tanto cifras histricas como presupuestadas, ya que sus conceptos acumulan saldos. Las principales cuentas que se ven afectadas por el presupuesto son: caja y bancos, clientes, inventarios, depreciaciones acumuladas, las amortizaciones acumuladas, seguros, inversiones temporales, proveedores, acreedores, provisiones, reservas y utilidades, entre otras. El capital social, los 156 activos fijos o los pasivos de largo plazo, slo se afectan si se tiene la seguridad de que ocurrir un cambio en sus cifras. 12.6.2. Estado de resultados presupuestado El estado de resultados proyectado se integra de la informacin de los presupuestos de ventas, el de costo de ventas, el de costo de operacin, productos financieros, gastos de financiacin, otros productos, otros gastos e impuestos, para determinar la utilidad del ejercicio proyectada. 12.6.3. Estado de cambios en la posicin financiera Los datos presentados en el estado financiero en cuestin se obtienen determinando las variaciones o desviaciones calculadas al comparar el estado de situacin financiera histrico (que sirve como punto de partida para el presupuesto) contra el proyectado para el siguiente periodo. Despus se sigue el razonamiento para determinar el flujo de efectivo, mismo que se describir en la unidad 13. 157 Unidad 13. Presupuestos de tesorera y capital Temario detallado 13. Presupuestos de tesorera y capital 13.1 Definicin y objetivos 13.2 Flujos de efectivo 13.3 Presupuesto de tesorera 13.3.1 Componentes 13.3.2 Periodicidad del presupuesto 13.3.3 Saldo mnimo de efectivo requerido 13.3.4 Decisiones al existir excesos o faltantes de efectivo 13.4 Presupuesto de capital 13.4.1 Diferentes tipos de proyectos de inversin en bienes de capital 13.4.2 Alternativas de inversin 13.4.2.1 Reposicin de equipos 13.4.2.2 Exploracin, investigacin o desarrollo 13.4.2.3 Ampliacin de planta 13.4.2.4 Lanzamiento de nuevos productos 13.4.3 Mtodos de evaluacin de proyectos de inversin 13.4.3.1 Valor presente neto 13.4.3.2 Tasa interna de retorno 13.4.3.3 Rendimiento sobre la inversin 13.4.3.4 De reembolso 13.5 Presupuesto de capital de trabajo 13.5.1 Elementos del activo circulante 13.5.2 Elementos del pasivo circulante 13.5.3 Alternativas de inversin en capital de trabajo 158 Existen dos elementos que son decisivos para el funcionamiento de toda organizacin: el dinero contante y sonante y la capacidad instalada, que se reflejan principalmente en el activo fijo. Asimismo, ambos elementos garantizan la permanencia del negocio tanto en el corto como en el largo plazo, pues si no hay efectivo, no se realizaran muchas de las operaciones. Por otro lado, si no se cuenta con equipo, maquinaria e instalaciones, no se podran producir ni vender los artculos de una empresa. Los presupuestos de tesorera y capital son parte integrante de la administracin financiera, la cual consiste en la planeacin, organizacin, direccin y control de la actividad econmica de la empresa, de sus recursos monetarios y de la maximizacin del capital contable de sta a travs del manejo de sus activos, pasivos y resultados. Por lo tanto, en la presente unidad se estudiarn los pronsticos y los presupuestos de tesorera (flujos de efectivo) y de capital (proyectos de inversin), entendiendo que tienen un horizonte de planeacin: el primero, a corto plazo, y el segundo, a largo plazo. 13.1. Definicin y objetivos El presupuesto de tesorera consiste en el estudio, evaluacin y proyeccin de los recursos monetarios de una organizacin a travs de la programacin de las entradas y salidas de efectivo, la inversin de excedentes de dinero y financiamiento de faltantes. Sus objetivos son: a) Determinacin del saldo ptimo de efectivo. b) Maximizacin de los recursos financieros. c) Definicin de los importes presupuestados de las entradas de efectivo normales y extraordinarias. d) Clculo de las salidas de efectivo presupuestadas. 159 e) Diagnstico de los sobrantes de efectivo. f) Determinacin del financiamiento de faltantes de efectivo. g) Pronstico de los pagos de dividendos a los socios. h) Proyeccin de la riqueza que genera una empresa a travs de la elaboracin del flujo de efectivo presupuestado. i) Reduccin del riesgo de una crisis de liquidez. Para el presupuesto de tesorera, se deben considerar las siguientes polticas: - Incremento de los ingresos de efectivo. - Adelanto de cobros. - Reduccin de salidas de efectivo. - Retraso de pagos. - Maximizacin del uso de los activos fijos. El presupuesto de capital consiste en la obtencin y canalizacin de recursos hacia inversiones fijas, con el objeto de mantener a la empresa en marcha, ampliar sus horizontes y continuar satisfaciendo las necesidades de los clientes en el largo plazo. Se le asocia con la formulacin y evaluacin de los proyectos de inversin, los cuales resultan de la comparacin entre los objetivos de una empresa y sus recursos disponibles. Los objetivos de este presupuesto son: a) Ampliacin o modernizacin de la capacidad productiva o de distribucin a travs de la adquisicin de activos. b) Investigar y desarrollar nuevos mtodos y procedimientos para producir y distribuir bienes y servicios. c) Reestructuracin de metas. d) Reemplazo de activos que ocasionan gastos considerables. e) Obtener una ventaja competitiva sostenible. 160 f) Garantizar la permanencia del negocio a largo plazo. g) Desarrollar nuevos productos o atacar nuevos mercados. 13.2. Flujos de efectivo Un flujo de efectivo (o Cash-flow) es la secuencia de entradas y salidas de dinero de una empresa. Dicha secuencia est dada por la coordinacin de conceptos financieros y por el manejo de la caja, las cuentas de bancos y los rendimientos de las inversiones a corto plazo. En otras palabras, el flujo de efectivo es igual a la suma de los saldos de las cuentas de caja, bancos e inversiones de inmediata realizacin. El Cash-flow est relacionado con la liquidez, que es la capacidad para generar dinero y cubrir pasivos y desembolsos. Tambin tiene que ver con el concepto de capital de trabajo, pues la secuencia de efectivo va desde la aportacin de los socios hasta el cobro de las ventas, pasando por toda la operacin normal de la entidad. 13.3. Presupuesto de tesorera El presupuesto de tesorera se puede resumir como la planeacin de los flujos de efectivo del periodo presupuestal. 13.3.1. Componentes Los componentes del flujo de efectivo presupuestado son: a) Fuentes u orgenes de efectivo. Son aquellos conceptos que incrementan el saldo en caja, bancos e inversiones de inmediata realizacin y son el resultado de: - Incrementos presupuestados en el capital contable. - Incrementos presupuestados en los pasivos. 161 - Disminuciones presupuestadas en los activos. b) Aplicaciones de efectivo o inversiones. Son conceptos que se refieren a la canalizacin de recursos para la realizacin de las actividades de la organizacin y suceden principalmente por: - Disminuciones presupuestadas en el capital contable. - Disminuciones presupuestadas en los pasivos. - Incrementos presupuestados en los activos. c) Partidas virtuales. Son los conceptos financieros que no implican salidas de efectivo, pero que se deben reconocer para determinar el estado econmico del negocio; por ejemplo, las depreciaciones. Estas partidas deben ser disminuidas en el flujo de efectivo. 13.3.2. Periodicidad del presupuesto El presupuesto de tesorera se debe elaborar con constancia; algunos autores recomiendan dividir el presupuesto anual en meses o en trimestres. Este presupuesto es sumamente importante para la evaluacin de proyectos de inversin, por lo cual, el flujo de efectivo se puede calcular para proyecciones de largo plazo, en cuyo caso se dividir anualmente. 13.3.3. Saldo mnimo de efectivo requerido La decisin ms importante relacionada con el presupuesto de tesorera es la de mantener una cantidad de efectivo en las cuentas de caja, bancos e inversiones de inmediata realizacin y, de esta manera, disminuir el riesgo de posibles faltantes o sobrantes. Para lo anteriormente expuesto se debe considerar lo siguiente: 162 a) Se mantiene efectivo en las cuentas mencionadas, para realizar las operaciones normales de la empresa. ( Saldo operacional). b) El dinero que se tenga en efectivo, puede destinarse para el pago de operaciones extraordinarias. (Saldo precautorio). c) Los saldos en caja pueden ser utilizados para aprovechar oportunidades de inversin. (Saldo de especulacin). Para determinar el saldo mnimo de efectivo, se deben coordinar las entradas con las salidas de dinero y todas las reas de la empresa se ven involucradas. Algunos de los mtodos utilizados para determinar dicho saldo son: a) Mtodo directo. Modelo matemtico que considera la rotacin del dinero. b) Mtodo indirecto. Modelo matemtico que implica un porcentaje adicional de dinero para efectos de reserva. c) Mtodos de estadstica y probabilidad. d) Por diferencias entre ingresos y egresos de efectivo. e) Como resultado de la elaboracin del balance general proforma. f) Restndole al resultado presupuestado, las partidas virtuales. 13.3.4. Decisiones al existir excesos o faltantes de efectivo Las decisiones ms comunes respecto a los excesos de efectivo son: a) Invertir los excedentes en valores de inmediata realizacin para que dichos saldos no se mantengan ociosos. b) Otorgar facilidades de cobro a los clientes, como una poltica para incrementar las ventas. c) Aprovechar los descuentos por pronto pago. d) Fomentar proyectos que incluyan mejoras continuas. e) Realizar aportaciones en actividades filantrpicas y de beneficencia. Respecto a los faltantes, las decisiones ms comunes son: 163 a) Acelerar los periodos de cobranza. b) Incrementar los precios de venta. c) Reducir o retrasar las salidas de efectivo. d) Incrementar la rotacin de inventarios. e) Expedir cheques postfechados. f) Otorgar descuentos o rebajas por pronto pago. 13.4. Presupuesto de capital El presupuesto de capital o proyecto de inversin se refiere a las inversiones en el activo fijo o en el diseo de mtodos y procedimientos necesarios para producir y vender bienes. Su horizonte de planeacin y de control es de largo plazo, pues los conceptos que trata se utilizan o se mantienen durante varios ejercicios. Asimismo, sus resultados operativos y financieros pueden no ser inmediatos. Debido a lo anterior, es posible que se corra el riesgo de que los activos, objeto del presupuesto de capital, puedan resultar improductivos, poco rentables u obsoletos, por lo que se recomienda realizar una evaluacin tcnica, econmica y financiera de todas las variables que integran un proyecto de inversin. Un presupuesto de capital consta de tres fases: a) Estudio exploratorio o anteproyecto. b) Estudio preliminar o preproyecto c) Estudio final o elaboracin del proyecto. Cada fase es, por s misma, de elaboracin y evaluacin, y en ellas se van eliminando aquellas situaciones u opciones que resultan poco atractivas para un inversionista. Los estudios que comprende un proyecto de inversin son: 164 a) El estudio de mercado. Define el mercado y el producto del proyecto. b) El estudio tcnico. Pronostica los recursos, instalaciones, equipo, logstica y procedimientos para fabricar un determinado producto. c) El estudio administrativo. Es aquel que seala la organizacin y el control de las actividades administrativas derivadas del proyecto. d) El estudio financiero. Refleja monetariamente todo lo pronosticado en los estudios anteriores. Muestra la liquidez y la rentabilidad que se espera obtener del proyecto y, finalmente, las medidas que permitirn la evaluacin del mismo. Algunos asuntos de los que trata este estudio son: - Determinacin de la inversin inicial de cada proyecto. - Los flujos de efectivo que generar el proyecto. - La depreciacin de los activos, objetos del proyecto. - El costo de oportunidad de cada proyecto. - El capital de trabajo a invertir. - El valor de rescate del activo reemplazado. 13.4.1. Diferentes tipos de proyectos de inversin en bienes de capital Existen varias clasificaciones de proyectos de inversin, algunas de las cuales estn en funcin de los tipos de financiamiento (internos o externos), de las caractersticas de las personas que los formulan (iniciativa privada, las subvenciones o proyectos sociales) y de las caractersticas de cada proyecto (independientes, dependientes o mutuamente excluyentes); esta ltima clasificacin se explica a continuacin: a) Proyectos independientes. Son aqullos cuya elaboracin, evaluacin y criterios de seleccin no tienen que ver con ningn otro proyecto. b) Proyectos dependientes o complementarios. La formulacin de estos proyectos se encuentra directamente relacionada con la elaboracin de otros. Por ejemplo, si se invierte en activos de produccin sofisticados tal vez se requiera de nuevas instalaciones o de la capacitacin de la mano de obra. 165 c) Proyectos mutuamente excluyentes. Estos proyectos surgen cuando, al elegir algn proyecto, se elimina otro. 13.4.2. Alternativas de inversin Son muchas y diversas las causas especficas que originan un proyecto de inversin. Invariablemente, su formulacin obedece a la necesidad de encontrar los medios para alcanzar los objetivos de la organizacin, sobre todo, cuando el balance entre los objetivos y los recursos es negativo. Entre las razones ms comunes para formular un presupuesto de capital estn: a) La reposicin de equipos. b) La exploracin, investigacin o desarrollo. c) La ampliacin de la planta productiva. d) El lanzamiento de nuevos productos. 13.4.2.1. Reposicin de equipos Se repone o reemplaza un activo fijo por los siguientes motivos: a) El activo fijo actual deja de ser productivo. b) El mantenimiento, composturas y refacciones del activo fijo actual resultan costosos. c) Por la conclusin de la vida til del activo. d) Por cambios en la tecnologa con efectos en el mercado potencial de la empresa. e) Por contingencias. Como el beneficio y la utilizacin del activo requieren de un periodo largo de tiempo, se formula un presupuesto sobre sus resultados y porque se necesita una canalizacin de recursos financieros considerable. 13.4.2.2. Exploracin, investigacin o desarrollo 166 El atacar nuevos mercados implica una inversin fuerte de recursos, pues se requiere la realizacin de actividades de exploracin, investigacin y el posterior desarrollo. sta es una de las causas ms comunes y completas para formular un proyecto de inversin, pues no slo se analiza el mercado, sino los medios para satisfacer sus necesidades, lo cual necesita del diseo de canales de distribucin, el tipo de producto a fabricar, la capacidad y los recursos que requiere, etctera. 13.4.2.3. Ampliacin de planta La necesidad de ampliar la planta productiva puede obedecer a determinadas variables, por ejemplo, la adquisicin de alguna maquinaria, los problemas de logstica de la planta actual, los incrementos de los volmenes de produccin que demanda el mercado, el producir un nuevo producto o atacar un nuevo mercado. Puede reflejarse en la compra de nuevas instalaciones o en mejoras a las instalaciones ya existentes. 13.4.2.4. Lanzamiento de nuevos productos Son dos los motivos principales para la elaboracin de un proyecto de inversin con el fin de producir y vender un nuevo producto: a) La demanda actual se encuentra insatisfecha. b) Se requiere el ataque de nuevos mercados. En el primer inciso, el presupuesto puede dirigirse a la mejora de los productos ya existentes o al incremento de la publicidad o servicios. En el segundo caso, se involucra todo lo referente a estudios, anlisis y desarrollos de nuevos mercados. Este proyecto es de alto riesgo, pero tambin de resultados considerables. 167 13.4.3. Mtodos de evaluacin de proyectos de inversin Cada una de las etapas para la elaboracin de proyectos de inversin constituye tambin procesos de evaluacin, pues a travs de aproximaciones sucesivas se van aceptando y eliminando las condiciones del presupuesto. De esta forma se est en posibilidad de conocer lo siguiente: a) La escasez de recursos. b) La escasez de personal. c) La incertidumbre o el riesgo asociado a los proyectos. d) Al proceso de medicin del rendimiento del proyecto. e) La viabilidad o factibilidad del presupuesto de capital. En el estudio financiero de un proyecto de inversin es donde se elabora el presupuesto, siendo ste un reflejo monetario de toda la planeacin estratgica involucrada en el mismo. De ah que, a partir de este estudio, se puedan conocer variables como la rentabilidad, la liquidez y la productividad de un proyecto. Algunas tcnicas de evaluacin de proyectos de inversin son: a) El valor presente neto. b) La tasa interna de retorno. c) El rendimiento sobre la inversin. d) La determinacin de reembolsos de la inversin. 13.4.3.1. Valor presente neto La generacin de riqueza de un proyecto de inversin est dada por el efectivo o dinero contante y sonante que se obtiene de l, pues al inversionista le interesa obtener un poder de consumo superior en el futuro. Una forma de conocer si un proyecto cumple con este objetivo es a travs del clculo del valor presente neto de los flujos de efectivo, tcnica que incorpora el valor del dinero en el tiempo, empleando una tasa mnima de riesgo que ofrece quien solicita el crdito, para 168 descontar los flujos de efectivo proyectados. En otras palabras, se desea conocer el rendimiento actual del proyecto, o sea, lo que los socios obtendran en la fecha de la inversin, en el supuesto de que en ese momento obtuvieran los ingresos derivados del proyecto. Como dentro de los flujos de efectivo se cuenta a la inversin inicial, sta debe ser disminuida al valor presente, dando como resultado el valor presente neto de una suma de dinero. 13.4.3.2. Tasa interna de retorno La tasa interna de retorno es aqulla a la que efectivamente se ofrece un proyecto de inversin, pues los flujos de efectivo son descontados a una tasa en la que el valor presente es igual al importe de la inversin inicial. Es una tcnica que tambin considera el factor tiempo para el clculo de la riqueza que genera un proyecto. 13.4.3.3. Rendimiento sobre la inversin Consiste en obtener un coeficiente al dividir el rendimiento o utilidad de una inversin, entre el monto de la inversin inicial de un proyecto. Significa la ganancia que origina un proyecto por cada peso que se invierte. 13.4.3.4. De reembolso A esta tcnica tambin se le conoce como periodo de recuperacin de la inversin, y consiste en el clculo del nmero de meses o aos para reembolsarles a los inversionistas su aportacin. Se divide la inversin inicial entre las entradas promedio de efectivo. 13.5. Presupuesto de capital de trabajo 169 Este presupuesto consiste en la planeacin de los activos y pasivos circulantes, es decir, de las partidas que fcilmente se habrn de convertir en efectivo, as como la capacidad de la empresa para liquidar sus adeudos futuros. Una diferencia positiva entre los activos y los pasivos circulantes se considera una indicacin de solvencia financiera presupuestada. Este presupuesto se refiere a las tendencias en el comportamiento de las actividades que afectan las cuentas de efectivo, clientes, inventarios y cuentas por pagar. La frmula del capital de trabajo es: activo circulante - pasivo circulante. 13.5.1. Elementos del activo circulante Los activos circulantes son aquellos que representan efectivo o que se convertirn en efectivo en el corto plazo o que se consumirn en el siguiente periodo contable o ciclo de operaciones. Sus elementos los representan los saldos de las cuentas siguientes: caja, bancos, inversiones de inmediata realizacin, clientes, documentos por cobrar, deudores diversos, pagos anticipados e inventarios, entre otros. 13.5.2. Elementos del pasivo circulante Los pasivos circulantes representan aquellos adeudos que deben pagarse o liquidarse utilizando activos circulantes en el siguiente periodo contable o ciclo de operacin. Comprende el saldo de las siguientes cuentas: proveedores, documentos por pagar, contribuciones por pagar, acreedores diversos, cobros anticipados, intereses devengados, etctera. 13.5.3 Alternativas de inversin en capital de trabajo Las alternativas de inversin en el capital de trabajo consisten en financiar parte de los activos circulantes con recursos internos o externos y, al mismo tiempo, tener la 170 capacidad de pago para devolver dichos recursos. Algunos ejemplos de alternativas de inversin son: - Mantener un saldo ptimo en caja y bancos. - Invertir excedentes de efectivo en valores de inmediata realizacin. - Incrementar las ventas. - Implementar mejoras en las polticas de cobros a los clientes. - Obtener crditos de proveedores. - Obtener crditos del sistema financiero como, por ejemplo, los prstamos de habilitacin o avo. - Descontar documentos en operaciones de factoraje. - Aprovechar las ofertas en insumos. - Aprovechar la capacidad instalada. - Mejorar el empleo de recursos. - Maximizar la eficiencia operativa. 171 Unidad 14. Estados financieros presupuestados y anlisis de la informacin proyectada Temario detallado 14. Estados financieros presupuestados y anlisis de la informacin proyectada 14.1 Generalidades 14.2 Estados financieros principales y secundarios 14.3 Resumen de la informacin obtenida 14.4 Anlisis de la informacin presupuestada 14.5 Anlisis y toma de decisiones El trabajo presupuestal se resume en los informes administrativos y financieros que se presentan a los interesados en la organizacin. Los informes administrativos pueden ser diseados de acuerdo con las necesidades de los usuarios internos e, invariablemente, la informacin financiera deber ser presentada de conformidad con los principios y las reglas estipuladas por la profesin contable, con el objeto de que sea til para cualquier lector. Cuando se lea en un encabezado las palabras proforma, presupuestado o proyectado, un estado financiero sintetizar informacin presupuestal. Los cuatro principales estados contables de una empresa son: el estado de situacin financiera, el estado de resultados, el estado de cambios en la situacin financiera y el estado de variaciones en el capital contable. El anlisis de dichos estados permite a los gerentes, inversionistas y acreedores, llegar a conclusiones acerca de la situacin de la empresa. Algo ms importante del anlisis financiero es que sus resultados se utilizan para hacer predicciones sobre el futuro financiero de la entidad. En esta unidad se tratarn los temas ms relevantes de los estados financieros presupuestados y sus caractersticas de sntesis y anlisis. 172 14.1. Generalidades Los estados financieros proforma son informes utilizados por los negocios para comunicar datos financieros a las personas interesadas fuera y dentro de la organizacin. Su objetivo principal es satisfacer las necesidades del usuario interno, para que ste pueda ejercer el control financiero y administrativo, sin embargo, es empleada por el usuario externo para la toma de decisiones de inversin o financiamiento. A continuacin se describe brevemente cada uno de los estados financieros que se consideran bsicos, de acuerdo con el Boletn B-1: a) Balance general o Estado de situacin financiera. Es un estado financiero bsico que informa lo relativo a la posicin que guardan los bienes y derechos (activos o inversiones); los adeudos (pasivos o fuentes externas de financiamiento); y la inversin y el rendimiento de los socios de una entidad (capital contable), a una fecha determinada (de ah que sea considerado como un estado financiero esttico). Puede ser elaborado en forma de cuenta (activo = pasivo+capital contable) cuando se desee mostrar la proporcin que guardan las fuentes de financiamiento con el activo: y en forma de reporte (activo-pasivo = capital contable) cuando se enfatice la participacin de los accionistas en la inversin total de la firma. b) Estado de resultados o de prdidas y ganancias. Es un estado financiero bsico que resume la actuacin de un negocio a travs de un espacio especfico de tiempo en trminos de ingresos, costos y gastos. Presenta cifras de un periodo contable, por eso se le clasifica como un estado financiero dinmico. El estado de resultados debe medir la utilidad o prdida resultante de las comparaciones aritmticas de los ingresos contra los costos y gastos del ejercicio. Los conceptos se presentan de manera que permitan apreciar las ganancias derivadas de las operaciones normales de la firma (ventas menos el costo de venta y los gastos de operacin), as como las que se consideran extraordinarias, el costo integral 173 de financiamiento y, en el caso de Mxico, el Impuesto sobre la renta y la Participacin de los trabajadores en las utilidades de un ejercicio. Puede ser elaborado analticamente cuando a travs de frmulas se presentan las ventas netas, el costo de ventas, la utilidad bruta, los gastos de operacin y la utilidad en operacin. Mientras que una presentacin sintetizada refleja los saldos de las cuentas para ventas, costo de ventas y gastos de operacin. c) Estado de cambios en la situacin financiera. Es un estado financiero bsico y dinmico, el cual seala los cambios ocurridos en la situacin o estructura financiera de la entidad, mostrando la generacin de recursos provenientes de las operaciones del negocio, las inversiones y el flujo de efectivo derivado de las comparaciones entre fuentes y aplicaciones de recursos durante un periodo de tiempo determinado y a valores constantes. La informacin debe seleccionar, clasificar y resumir las operaciones del financiamiento e inversin, para tal efecto, es necesario contar con un balance general comparativo y los datos relacionados con la utilidad del periodo, los movimientos efectuados en el supervit, las inversiones y cancelaciones de activos, los importes de las partidas virtuales y los movimientos en los pasivos no circulantes. El estado financiero en cuestin muestra el capital de trabajo de una entidad a valores constantes, es decir, a cifras reexpresadas. d) Estado de variaciones en el capital contable. Es un estado financiero bsico y dinmico que muestra los cambios en la inversin de los propietarios de la entidad durante un periodo, es decir, seala los movimientos habidos en las cuentas que registran precisamente sus aportaciones y rendimientos. Los movimientos mencionados obedecen a tres variables: reservar, reinvertir y repartir. Para su elaboracin se sigue un proceso sencillo, el cual consiste en tomar en consideracin los saldos iniciales de las cuentas de capital contable y sus aumentos o disminuciones ocurridas en el ejercicio. Se puede presentar en forma de reporte o de cuenta. 174 Las notas a los estados financieros tambin forman parte de stos, ya que en ellas se analizan ms a fondo algunos eventos econmicos y administrativos que repercuten en ciertas cifras, al igual que la influencia de las polticas contables. Surgen de la necesidad de brindar informacin aclaratoria adicional. Los datos deben incluirse de forma clara y total, evitando tecnicismos; pueden mostrarse en el juego de estados financieros o por separado. Existen tres tipos de notas: la general (al pie del informe), especfica con rubros afectados y las notas de las cuentas de orden. 14.2. Estados financieros principales y secundarios Dentro de los estados financieros existen informes principales y los informes secundarios. Los principales son aquellos que reflejan los movimientos y los importes de los conceptos que se consideran los ms relevantes, para que el usuario general pueda tomar decisiones respecto a la compaa. Los estados financieros principales se elaboran de acuerdo con lo establecido por la profesin contable y comprenden los siguientes informes: a) El estado de situacin financiera. b) El estado de resultados. c) El estado de cambios en la situacin financiera. d) El estado de variaciones en el capital contable. Los reportes o estados financieros secundarios son aquellos que se refieren a algn concepto especfico, mostrando un anlisis detallado del mismo. Estos informes se elaboran de acuerdo con los criterios establecidos por la organizacin o por algn usuario. Algunos ejemplos de los estados financieros secundarios son: a) Los pronsticos de ventas. b) Los presupuestos de costos. c) Los presupuestos de capital. 175 d) Los informes de activo fijo. e) Los informes de efectivo, etctera. Existe un reporte financiero que puede ser catalogado como principal y se presenta en las industrias, dicho informe se conoce con el nombre de Estado conjunto de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido. Tal y como su nombre lo indica, consta de dos informes que se presentan conjuntamente; por un lado, la estructura del costo de produccin, y por el otro, el valor de las unidades que se venden. 14.3. Resumen de la informacin obtenida La informacin presupuestada se puede sintetizar de la siguiente manera: a) En el estado de situacin financiera proforma. La situacin financiera se resume en una lista de recursos disponibles para el negocio (activos) y la conformacin de esos recursos (pasivo y capital contable). Dentro de los activos se incluyen las cifras presupuestadas del flujo de efectivo, los crditos otorgados a los clientes y a terceros, los inventarios finales de los almacenes, las futuras adquisiciones de activo fijo y la depreciacin. b) En el estado de resultados proforma. En este informe se pronostican y resumen las ganancias de un negocio, las cuales son obtenidas por medio de las operaciones de la empresa y que son medidos en trminos de ingresos y costos. Aqu se sintetizan los resultados de los presupuestos de ventas, costo de ventas, gastos de operacin, productos financieros, gastos de financiacin, otros productos, otros gastos e impuestos. c) En el estado de cambios en la situacin financiera proforma. En este informe se mide el flujo de fondos netos proyectados por la empresa y que ocurrirn entre la fecha del balance general histrico y el periodo presupuestal. Resume el cambio 176 neto de los activos y pasivos circulantes y esto permite un examen ms detallado de la posicin financiera. d) El estado conjunto de costo de produccin y costo de produccin de lo vendido proforma. Este informe resume el presupuesto de materiales, sueldos y salarios, gastos indirectos e inventarios. Su lgica es la siguiente: Inventario inicial de produccin en proceso + Materiales utilizados. + Sueldos y salarios. + Gastos indirectos. - Inventario final de produccin en proceso. = Costo de produccin de artculos terminados. + Inventario inicial de produccin terminada. - Inventario final de produccin terminada. = Costo de produccin de lo vendido. 14.4. Anlisis de la informacin presupuestada El anlisis de la informacin financiera consiste en el uso de ciertos mtodos que se aplican a los estados financieros para obtener algunas medidas y relaciones que facilitan la toma de decisiones. Su propsito es determinar la existencia de recursos, medir el desempeo financiero y diagnosticar problemas potenciales. Los mtodos que se detallan a continuacin, son aplicables a los estados financieros proforma. a) Mtodo de anlisis vertical. Representa el conjunto de procedimientos que permite conocer la eficiencia financiera de un periodo contable exclusivamente; en este caso, del ejercicio presupuestal. Dentro de las tcnicas del mtodo vertical se encuentran: 177 - Porcientos integrales. Consiste en convertir las cifras de los estados financieros a porcentajes, con base en un total, como por ejemplo la suma al activo o a las ventas. - Razones simples. Consiste en obtener coeficientes financieros que permiten conocer el desempeo, ganancia y recursos obtenidos durante un periodo. Existen muchas razones financieras; las ms comunes se presentan a continuacin. Razones de liquidez. Activo circulante / pasivo circulante. Activo circulante inventarios/ pasivos circulantes. Costo de ventas / promedio de inventarios. Ventas a crdito / cuentas por cobrar. Razones de estructura financiera. Pasivo total / capital contable. Pasivo total / activo total. Capital contable/ activo total. Razones de eficiencia. (Costo variable / ventas totales)-1. Utilidad en operaciones / ventas. Utilidad neta / nmero de acciones en circulacin. - Razones estndares. Es el clculo de coeficientes para un sector de la economa o de la industria en particular. b) Mtodo de anlisis horizontal. Consiste en evaluar cifras de un estado financiero de dos o ms periodos. Algunas tcnicas son: - Anlisis de tendencias. Consiste en detectar los cambios significativos en los diferentes rubros del balance general y del estado de resultados. Es una tcnica exploratoria para iniciar una investigacin de las posibles fallas administrativas y conocer el desarrollo financiero de una empresa. Es indispensable tener la informacin expresada en valores constantes. 178 - ndices de tendencias. Se obtienen dividiendo el saldo del rubro de cada ao, entre el saldo del mismo rubro del ao base. c) Mtodo grfico. Este mtodo consiste en reflejar los resultados de un anlisis vertical o de un anlisis horizontal a travs del empleo de grficas. 14.5. Anlisis y toma de decisiones . El anlisis financiero permite estudiar y tomar decisiones respecto a las siguientes variables: a) Liquidez. El anlisis de liquidez mide la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones, cuando stas sean exigibles en el periodo presupuestal. Se toman decisiones sobre la obtencin y destino de los recursos financieros. b) Rentabilidad. El anlisis de rentabilidad permite conocer la capacidad de generar utilidades con relacin a la inversin realizada en una empresa o en un proyecto determinado. Se pueden tomar decisiones respecto a las ventas o a la estructura de los costos. c) Eficiencia. Permite el estudio del aprovechamiento ptimo de los activos fijos y del capital de trabajo presupuestado en una empresa. Las decisiones relativas a la eficiencia pueden referirse a las operaciones a realizar durante el periodo presupuestal. d) Apalancamiento. Representa la eficiencia futura del manejo de recursos externos y de los costos fijos. Permite tomar decisiones relativas a los niveles de endeudamiento de una organizacin. 179 Unidad 15. Control presupuestario y control administrativo Temario detallado 15. Control presupuestario y control administrativo 15.1 Generalidades del control 15.2 Concepto de control 15.3 Niveles de control 15.4 Proceso de control 15.5 Integracin del presupuesto 15.6 La variacin en el presupuesto 15.7 Anlisis de las variaciones ms relevantes 15.8 Tratamiento de las variaciones 15.9 Uso y aplicacin de los presupuestos en el control administrativo La funcin de control consiste en comparar el desempeo real con los objetivos establecidos en la planeacin. Los planes son instrumentados y controlados en forma peridica para medir las desviaciones y tomar acciones correctivas o de prevencin. La ejecucin del control es responsabilidad de los directivos de acuerdo con las reglas y polticas planteadas en la empresa. Se distinguen, para efectos de esta unidad, dos tipos de control: el propiamente administrativo y el presupuestal; este ltimo es, en realidad, parte del primero, pero como tambin es considerado un mecanismo de anlisis para obtencin de informacin, se abre un apartado para l. 180 15.1. Generalidades del control La funcin de planeacin carecera de sentido si no existieran parmetros que permitieran conocer si las metas y los objetivos establecidos han sido logrados. El control proporciona dichos parmetros al mostrar no slo las fallas, sino tambin los aciertos de la administracin. Est presente en todas las otras fases que integran al proceso administrativo, puesto que todas ellas deben seguir los mismos mtodos y procedimientos de evaluacin y de correccin que previamente han debido ser pronosticadas y ejecutadas. El proceso de control tiene tres fases bsicas: el establecimiento de normas, la medicin del desempeo y la correccin de las desviaciones que se detectan. Las normas pueden ser cuantitativas, cualitativas, de oportunidad, y se relacionan estrechamente con la planeacin. La medicin del desempeo se facilita comparando lo propuesto con lo alcanzado valuando los recursos, el tiempo y la calidad de lo realizado. Lo anterior permite introducir los cambios necesarios. Koontz y ODonnell han identificado diez requisitos para llevar a cabo el control: 1. Definicin de las actividades u operaciones realizadas. 2. Comunicacin de las diferencias entre lo real y lo propuesto. 3. Anticipacin de variaciones y desviaciones. 4. Establecimiento de los puntos neurlgicos de control. 5. Aseguramiento de no incluir aspectos de intereses ajenos a la empresa. 6. El control, al igual que la planeacin, debe ser flexible. 7. El control debe ser congruente con la realidad de la empresa. 8. Toda la funcin de control debe tener reflejo financiero. 9. Se deben definir el personal y los niveles en los que se ejercer el control. 10. Implementacin oportuna de las acciones correctivas necesarias. Invariablemente, se necesita de la informacin administrativa y financiera presupuestada y real, de otro modo no se puede llevar a cabo la funcin de control. 181 Existen tres tipos de control: a) Control gua o preventivo. b) Control de la accin o correctivo. c) Control selectivo. 15.2. Concepto de control El control es una funcin mediante la cual se puede conocer lo efectivamente realizado para compararlo con lo planeado, estableciendo normas de autoevaluacin e implementando las acciones correctivas que se consideren necesarias. A travs del control, la administracin puede conocer si las actividades se realizaron correctamente y si los recursos se emplearon efectivamente. Los principales objetivos del control son: el diagnstico de la anteriormente expuesto, la comunicacin de los resultados y la motivacin. 15.3. Niveles de control Se mencion con anterioridad que el control permite el establecimiento de normas de autoevaluacin de lo efectivamente realizado, lo que a su vez permite tener discrecionalmente una gran iniciativa y cooperacin de todos los integrantes de la empresa. De esta forma, el control constituye un proceso constante en todas las fases de las labores y en todos los niveles jerrquicos y funcionales. Sin embargo, el control presupuestal es ejercido en los niveles superiores de acuerdo con la responsabilidad depositada en ellos. Los expertos recomiendan llevar a cabo el control hasta el cuarto nivel del organigrama (direcciones, gerencias, divisiones y jefaturas). 182 15.4. Proceso de control El proceso bsico de control comprende tres etapas y stas son: 1. Determinacin de normas de operacin. 2. Medicin del desempeo de las normas de operacin contra lo efectuado realmente. 3. Correccin de las desviaciones o variaciones. La secuencia del control, por otro lado, comprende: a) Establecimiento de planes y objetivos. b) Implementacin y puesta en marcha de los planes. c) Medicin del desempeo real contra el planeado. d) Identificacin de las desviaciones o variaciones. e) Estudio de las causas de las diferencias entre lo real y lo presupuestado. f) Establecimiento de correcciones. g) Implementacin de correcciones en los planes y objetivos. 15.5. Integracin del presupuesto El control presupuestal sucede a la par del de la planeacin, ya que parte de las cifras presupuestadas provienen del anlisis de las desviaciones o variaciones. Adems, el presupuesto presenta los objetivos cuantitativos contra los que se comparan las cifras reales. Cabe recordar que el control presupuestal cuenta con las mismas caractersticas del control administrativo. Los objetivos del control presupuestal son: a) Garantizar el buen funcionamiento y organizacin de la entidad. b) Coordinar las actividades de la empresa. c) Comparar y analizar las cifras presupuestadas contra los resultados obtenidos. d) Ayuda a replantear las polticas de firma. e) Permite la formulacin de la planeacin financiera. 183 La integracin de todo el trabajo presupuestal representa una medida de control, dicha integracin comprende lo siguiente: a) Los presupuestos que afectan al balance general. b) Los presupuestos que conforman el estado de resultados. c) Los estados financieros proforma y presentacin de informacin administrativa. d) El anlisis de la informacin presupuesta y del punto de equilibrio. e) Implementacin de las acciones correctivas. En la poca moderna surge el principio de la corriente integradora en las empresas, en la cual los presupuestos juegan un papel importante, y consiste en tres etapas: a) Diseo de un equipo de alto rendimiento o procedimientos de calidad total. b) Implementacin de la organizacin integrada. c) El fomento del concepto de organizacin ampliada. El control presupuestal debe estar orientado a enfoques de mejoras continuas y de calidad. 15.6. La variacin en el presupuesto La variacin en el presupuesto es la diferencia entre las cifras proyectadas contra las reales a travs de la preparacin de informes, la identificacin de las variaciones, la explicacin y correccin de las mismas, as como su modificacin a un nivel de actividad constante. Al presentarse las variaciones o desviaciones entre lo presupuestado y los resultados logrados es necesario distinguir entre las siguientes dos situaciones: a) Que el presupuesto se instrumente adecuadamente, pero no se han logrado los objetivos cuantitativos dado que las estrategias no fueron las ms adecuadas. Para eso, es necesario revisar y cambiar las polticas y las cifras. 184 b) Que el presupuesto logra los objetivos previstos, pero el proceso de implementacin ha dejado mucho que desear. Para lo anterior se necesita revisar las razones por las cuales puede existir resistencia de algunos ejecutivos a instrumentar el presupuesto. De considerarse que el presupuesto es consistente, se deben aplicar las medidas que permitan su implementacin. 15.7. Anlisis de las variaciones ms relevantes Algunas de las variaciones o desviaciones ms importantes que se derivan del control presupuestal son: a) Las variaciones en las ventas, que provienen de la diferencia entre el volumen real y el vendido, multiplicados los volmenes por el precio esperado. b) Las variaciones de precios que resultan entre los precios presupuestados y los precios reales. c) Las variaciones de uso, son aquellas que se refieren a las diferencias en el empleo de la capacidad productiva y de los recursos utilizados. d) Las variaciones en la mezcla de insumos. e) Las variaciones en costo de los insumos. f) Las variaciones en los costos de distribucin. g) Las variaciones en los niveles de rentabilidad, de liquidez y eficiencia. h) Las variaciones en los pagos y los cobros. 15.8. Tratamiento de las variaciones Las variaciones o desviaciones deben ser identificadas para determinar sus causas y sus posibles consecuencias, as como sus correcciones. Las cifras reales tienen que ser vistas desde dos perspectivas: a) Si se ha cumplido con los objetivos planteados (efectividad). 185 b) Si en la realizacin de los objetivos se han maximizado los recursos y las operaciones (eficiencia). Las variaciones tienen que ser, por tanto, estudiadas cuantitativa y cualitativamente, cada concepto que se desva de la meta es resultado de una accin determinada que debe identificarse de acuerdo con la naturaleza del concepto analizado. Por ejemplo, una variacin en las ventas puede obedecer a una variable externa, mientras que para la produccin pueden ser tanto internas como externas. Cuando se trat el tema de costos estndares, se expusieron varios mecanismos para calcular las desviaciones. 15.9. Uso y aplicacin de los presupuestos en el control administrativo El control presupuestal representa el reflejo financiero de toda la funcin del control administrativo porque establece lineamientos cuantitativos contra los que se evala el desempeo financiero. Es, adems, un proceso participativo de reflexin y confrontacin de resultados. 186 Unidad 16. Diferentes enfoques del presupuesto Temario detallado 16. Diferentes enfoques de presupuesto 16.1 Tradicional 16.2 Por reas y niveles de responsabilidad 16.3 Por programas y actividades 16.4 Base cero Hasta este momento se ha hablado de las caractersticas, metodologa y objetivos del llamado Presupuesto tradicional, del que se han derivado diferentes enfoques tendientes a satisfacer alguna necesidad o finalidad especfica de informacin y de control, entre las que destacan: los presupuestos por reas y niveles de responsabilidad, los presupuestos por programas y actividades y los presupuestos base cero. 16.1. Tradicional Como ya se mencion arriba, del presupuesto tradicional han tratado los captulos anteriores, por ahora baste decir que es un instrumento indispensable que utilizan las empresas para controlar sus funciones operativas y financieras a travs de la elaboracin de un conjunto de presupuestos parciales que corresponden a cada una de sus diferentes actividades. 187 16.2. Por reas y niveles de responsabilidad Es aquel presupuesto cuya importancia radica en predeterminar las condiciones de operacin, las cifras financieras y los resultados de cada rea o centro de responsabilidad a travs de estudios encaminados para cuantificar y evaluar la responsabilidad de los encargados y de los participantes de cada nivel. El presupuesto por reas y niveles de responsabilidad puede utilizarse como una medida de eficiencia al comparar el desempeo real contra el presupuestado. Un centro o rea de responsabilidad consiste en un segmento de la organizacin que se responsabiliza de su actuacin, planeacin y cifras. La cantidad de reas o niveles de responsabilidad depender del grado de control que se desea ejercer en una organizacin. As, en una empresa de dimensiones considerables, en donde la actividad de control se puede llegar a perder, una actividad especfica tal vez representa un centro de responsabilidad. En otras empresas, por el contrario, un rea de responsabilidad puede abarcar varios departamentos. Los niveles de responsabilidad parten de la direccin general de una entidad, es decir, esta ltima representa el primer nivel, ya que es responsable ante los accionistas y terceros; posteriormente, las divisiones o reas especficas (por ejemplo: ventas, produccin, finanzas, recursos humanos, etctera) y el siguiente nivel puede estar representado por departamentos (por ejemplo: el rea de finanzas tiene departamentos tales como contabilidad, contralora, tesorera, etctera). Cada rea debe encontrarse codificada para efectos de conocer su nivel de responsabilidad. 16.3. Por programas y actividades Es un instrumento de la planeacin que tiende a regular la accin de cada rea o unidad administrativa, as como sus costos y sus actividades concretas clasificadas 188 por programas de operacin y de capital que permiten analizar las funciones en conjunto. Un programa es el conjunto de actividades a desarrollar de manera secuencial y sistemtica. El presupuesto es uno de los mejores instrumentos con que cuenta toda organizacin. La tendencia en la administracin financiera de los gobiernos o de las empresas de gran magnitud es que el presupuesto no slo muestre los estados financieros proforma, sino que se aplique tambin para mostrar las actividades realizadas por las entidades mencionadas. Este tipo de presupuesto es empleado en el sector gubernamental dada la naturaleza de su planeacin, la cual es programtica, para este efecto cumple con los siguientes pasos: a) La elaboracin de los programas de trabajo y nombramiento de responsables. b) Definicin del objetivo general de cada programa. c) Clculo de la inversin necesaria para la realizacin de programas. d) Determinacin de los ingresos para financiar los programas. e) La evaluacin y resultados de los programas. Para algunos autores, el presupuesto es un programa. Esta aseveracin se debe a que la formulacin de programas y presupuestos son dos elementos ligados entre s. En este orden de ideas, el presupuesto se convierte en un instrumento de programacin que tiende a disciplinar la accin gubernamental, por ejemplo. Para reflejar los programas en los presupuestos se han desarrollado apropiados sistemas o tcnicas presupuestales que muestran actividades, ingresos y costos. La tcnica del presupuesto por programas dirige su inters en mostrar el costo de los programas y su relacin con sus objetivos para analizarlos por separado. En el gobierno, la planeacin financiera en sus aspectos fiscales y presupuestales es de suma importancia, puesto que se necesita formular planes sobre ingresos y costos de una institucin, de manera que sus actividades promuevan el logro de los objetivos de desarrollo econmico de un pas y del 189 mejoramiento social, al mismo tiempo que sirve de instrumento de orientacin de la propia institucin. El presupuesto por programas permite a la administracin privada y gubernamental, a los legisladores y a los contribuyentes, conocer la forma en que se estn invirtiendo los recursos pblicos pues, a diferencia de los presupuestos fiscales, que presentan gastos pormenorizados, el presupuesto por programas ofrece agrupaciones lgicas de stos, segn las funciones y los propsitos de los planes que los originan. Esta clase de presupuestos mejora las relaciones que deben existir entre los poderes legislativo y ejecutivo, debido a que los administradores formulan sus solicitudes en trminos de programas de trabajo. Si el poder legislativo considera necesario reducir las asignaciones solicitadas por el ejecutivo, puede hacerlo con mayor responsabilidad, eliminando aquellos programas que rehace o que considere de prioridad inferior; cuando el presupuesto no tiene tal enfoque se introducen modificaciones o disminuciones porcentuales o se dejan parcialmente financiados algunos trabajos que, por tal razn, no pueden hacerse con propiedad o slo en parte. As, las posibles diferencias de opinin entre ambos cuerpos se reducen considerablemente, circunscribindose a los planes que se proponen, de acuerdo con los criterios que tengan los legisladores sobre su importancia. El presupuesto por programas, al igual que la planificacin gubernamental, deben basarse en datos obtenidos a travs de investigaciones y anlisis estadsticos. Demandan tambin informes sobre produccin y productividad, que pueden ser logrados por medio de un buen sistema de contabilidad. Entre ms completos y fehacientes sean estos datos estadsticos y los informes contables, mejor base tendr el presupuesto en cuestin. El presupuesto por programas, al tener metas de corto, mediano y largo plazos, respectivamente, hace necesario realizar evaluaciones peridicas sobre sus resultados y una vez introducidas las correcciones indispensables, se formular un nuevo plan que adquirir de este modo carcter permanente. 190 Planes y presupuestos gubernamentales (segn Harvey) Plan global Planes sectoriales Plan global Planes sectoriales Plan global y presupuesto econmico Planes sectoriales Plan del sector pblico Presupuesto del sector pblico Presupuesto monetario Presupuesto comercio exterior 191 16.4. Base cero Es una metodologa creada por Peter A. Phyr que consiste en identificar y estimar detalladamente todos los programas, as como las actividades y los costos contenidos en ellos. Se someten a una evaluacin anual para determinar si se modifican, se eliminan o se reemplazan. Constituye un primer intento por introducir el mtodo cientfico en la formulacin y el control presupuestal, el cual se basa en la elaboracin de paquetes de decisin que contienen la descripcin de los servicios, los productos y los costos asociados a una unidad de decisin. Los paquetes de decisin se formulan por cada rea de la entidad. La metodologa del presupuesto base cero consiste en: a) Establecimiento de las premisas de planeacin. b) Elaboracin de los paquetes de decisin. c) Anlisis, clasificacin y evaluacin de los paquetes de decisin. d) Integracin del paquete presupuestal. e) Control y evaluacin de los resultados de los paquetes. Normalmente, este presupuesto principia con un importe monetario cero. 192 Unidad 17. La informtica y los presupuestos Temario detallado 17. La informtica y los presupuestos 17.1 Generalidades 17.2 Sistemas de cmputo para informacin administrativa 17.3 Sistemas de proceso de datos administrativos automatizados 17.4 Sistemas de control administrativo computarizado 17.5 Aplicacin de la informtica en la elaboracin de los sistemas presupuestales Como ya se ha visto, el presupuesto comprende un estudio y una metodologa bien definida, representa, en s, un sistema de informacin administrativa y financiera, ya que procesa datos a partir de las premisas de la planeacin y de la informacin histrica. Por lo anteriormente expuesto, la tcnica presupuestal est ntimamente relacionada con la informtica, puesto que a travs de esta disciplina, se pueden administrar y aprovechar los recursos de informacin. 17.1. Generalidades La informtica es la ciencia que estudia el diseo y la utilizacin de procedimientos electrnicos para procesar, captar y tratar a la informacin con mayor oportunidad y utilidad para los usuarios. Entre sus mltiples funciones se encuentra la automatizacin de los sistemas administrativos y la informacin presupuestal se deriva de este tipo de sistemas. 193 El sistema de informacin administrativa es un conjunto de equipos, recursos, personal, procedimientos, modelos, bases de datos, etctera que satisfacen las necesidades de informacin del usuario interno. 17.2. Sistemas de cmputo para informacin administrativa Un desarrollo reciente e importante que afecta la estructura y el diseo del sistema de informacin administrativa lo constituye el empleo de las computadoras. Los usuarios del sistema estn equipados con computadora y software para el acceso a los datos, el desarrollo de modelos y para llevar a cabo el procesamiento directo de datos. El desarrollo mencionado ha hecho posible un aumento de la eficiencia y una disminucin de los costos del manejo de informacin. Actualmente, los expertos pugnan por la descentralizacin del sistema de informacin administrativa, sin embargo, la base de datos del mismo es el elemento que sigue uniendo a todas las reas en una organizacin. En realidad, el sistema es un proceso en constante marcha. Cualquier concepto que cambie de estado o se encuentre en movimiento puede ser considerado sistema. La informacin, como ya observaste, no es la excepcin, al igual que los costos y los presupuestos. El sistema de informacin es un conjunto de elementos llamados datos que se relacionan entre s; adems, se caracteriza por determinados parmetros: a) Entrada (input). b) Procesamiento (throughput). c) Salida (output). d) Retroalimentacin (feedback). e) Ambiente (enviroment). 194 17.3. Sistema de proceso de datos administrativos computarizados Los sistemas de procesamiento de la informacin administrativa pueden llevarse a cabo a travs de alguno de los siguientes sistemas: a) Sistema o modelo de Von Newmann, en el cual los datos e instrucciones se dirigen desde y hacia un solo enlace a la memoria central. b) Sistema de ordenacin y fusin en el cual los programas de manipulacin de archivos permiten la ordenacin alfabtica o numrica de la informacin, as como la mezcla y fusin de varios ficheros. c) Sistemas de programacin cruzado, que es el conjunto de programas bsicos (ensambladores, simuladores, etctera) que funcionan en un sistema y que producen cdigos utilizables en otros sistemas e incluso lo ejecutan como ste. d) Sistema de tiempo compartido, es aquel que trabaja un acceso mltiple y simultneo desde varias terminales. e) Sistema en lnea, que est constituido por las operaciones que son tratadas inmediatamente por la unidad central de proceso de la computadora. f) Sistema lgico secuencial, que es digital y en donde las salidas dependen de las caractersticas de las entradas de datos. Los sistemas de informacin reciben entradas de datos e instrucciones, procesan los datos de acuerdo con las instrucciones los resultados. El modelo del sistema bsico tambin considera el almacenamiento de informacin para usos posteriores. El modelo de procesamiento de la informacin es valioso en la comprensin del sistema en s, pero tambin del procesamiento individual de informacin de aplicaciones. Cada aplicacin se debe analizar en trminos de entrada, almacenamiento, procesamiento y salida. El sistema de procesamiento de informacin tiene subsistemas funcionales, tales como: a) Subsistema de equipo fsico. b) Subsistema de programacin. 195 c) Subsistema de gerencia y administracin. d) Subsistema de desarrollo del sistema de aplicaciones y mantenimiento. e) Subsistema de aplicaciones. Modelo de un sistema de informacin 17.4. Sistemas de control administrativo computarizado Las organizaciones actan como sistemas abiertos, ya que reciben entradas no programadas de su entorno y las tienen que adaptar de tal modo que puedan continuar existiendo. Algunos autores del enfoque administrativo de sistemas, tales como Katz y Kahn, han identificado nueve caractersticas comunes de los sistemas abiertos y que representan elementos de control en las organizaciones: 1. La importancia de los insumos. Se conciben como energa en forma de gente y materiales. 2. Capacidad de ejecucin. Las entradas se alteran a medida que se ejecutan sus procesos. 3. Salidas. Las organizaciones producen resultados que interactan con el medio ambiente. Almacenamient o Entradas Salidas Procesamiento 196 4. Los sistemas como ciclos de eventos. Los productos enviados al entorno son la base para la fuente de energa mediante la cual se repite un evento. Como se pudo observar en la seccin relativa a costos, una organizacin industrial utiliza mano de obra y materiales para fabricar un artculo y el ingreso proviene de las ventas de esos artculos. 5. Neguentropa. Una organizacin intenta importar ms energa de la que gasta en el proceso, con el fin de mantener el sistema y asegurar su existencia. 6. La entrada de informacin, la retroalimentacin negativa y el proceso de codificacin. La informacin que llega a la organizacin se codifica y se selecciona de tal manera que no inunde a sta. La informacin provee la retroalimentacin negativa desde el medio ambiente, suministrando un mecanismo de control para indicar y corregir la desviacin negativa a partir de las demandas del entorno. 7. La estabilidad y la homestasis. Los sistemas tienden a mantener su esencia intentando controlar las variables externas. En la medida en que el desarrollo y la expansin ocurran, las caractersticas del sistema tienden a permanecer constantes. 8. Diferenciacin. Hay una tendencia hacia la elaboracin de especializacin de funciones. 9. Multiplicidad de opciones. La organizacin tiene ms de una forma de lograr sus objetivos. Al conceptualizar a las organizaciones como sistemas permite disear las estructuras de control y anlisis de un sistema de informacin computarizado. Por ejemplo: el desarrollo de un sistema de informacin para las aplicaciones se debe medir por la adhesin a un presupuesto y por el desarrollo de estndares y la satisfaccin de los usuarios de la informacin. Los sistemas de control se disean para asegurar que la informacin se ajuste a los objetivos y a las polticas organizacionales, as como para garantizar que el suministro de datos sea completo, correcto y oportuno. Los sistemas mencionados en el punto anterior ejercen control sobre: 197 a) Las actividades del personal calificado. b) La adquisicin del hardware y el software. c) El manejo y mantenimiento de equipos. d) Diseo de la base de datos. e) Diseo de los procedimientos a seguir para administrar la informacin. 17.5. Aplicacin de la informtica en la elaboracin de sistemas presupuestales La informtica se relaciona con la elaboracin de los sistemas presupuestales por las ventajas que ofrece la sistematizacin de los procesos. Para el presupuesto de ventas, la informtica permite procesar datos para la planeacin estratgica, clientes, nuevos competidores, encuestas de consumidores, proyecciones de ingresos, etctera. Para el presupuesto de produccin, se requiere la elaboracin de proyecciones de consumo de recursos y de capacidad productiva, que con el uso de la computadora se tornan ms accesibles y oportunos. Para cada presupuesto, la informtica tendr una respuesta precisa, sin embargo, es labor del ejecutivo sealar sus necesidades de informacin, para que se est en posibilidad de generar la misma. En general, un licenciado en informtica tendr las siguientes funciones en cuanto al presupuesto se refiere: A) Conoce la estructura y funcionamiento de las computadoras, as como las tcnicas y lenguajes de programacin. B) Analiza y disea programas de procesamiento de datos presupuestales. C) Programa con los lenguajes de programacin de ltima generacin. D) Selecciona y aplica las tcnicas presupuestales ms adecuadas para el anlisis, diseo y programacin de un sistema. 198 E) Opera modelos matemticos para representar, evaluar, corregir y predecir fenmenos fsicos, qumicos, demogrficos, entre otros. F) Elabora programas confiables para las diversas clases de computadoras. G) Organiza y dirige el procesamiento de datos presupuestales de una empresa. H) Conoce los fundamentos, principios, organizacin y estructura de los sistemas operativos. I) Disea programas estructurados e interactivos para fines comerciales ( s se es el caso). J) Realiza la compilacin de programas de un lenguaje de programacin especfico para el presupuesto. K) Disea programas de diferentes grados de dificultad. L) Utiliza los principios lgicos y operaciones bsicas de los circuitos electrnicos digitales. M) Realiza proyectos de investigacin, referentes a estudios econmicos y financieros. Direcciones electrnicas http://server2.southlink.com.ar/vap/planeamiento_y_presupuestos.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/estrategia%20de%20procesos.htm http://server2.southlink.com.ar/vap/gilli1.htm http://www.lafacu.com/apuntes/contabilidad/presupuestos/default.htm http://www.memory.com.uy/productos/default/asp.htm http://www.lifeadvice.com http://www.financenter.com http://www.jumpstar.org http://www.smartmoney.com 199 Apndice. Elaboracin de un mapa conceptual Los alumnos del Sistema de Universidad Abierta (SUA), a diferencia de los del escolarizado, estudian por su cuenta las asignaturas del plan de estudios correspondiente. Para asimilar el contenido de stas, requieren consultar y estudiar la bibliografa especfica que se les sugiere en cada unidad, actividad nada sencilla, pero indispensable para que los alumnos puedan desarrollar las actividades de aprendizaje y prepararse para los exmenes. Un recurso educativo del que pueden valerse los estudiantes, es el mapa conceptual. Qu es un mapa conceptual? Es un resumen o apunte grfico. Es un esquema grfico en forma de rbol, que muestra la relacin existente entre los aspectos esenciales estudiados, relativos a una unidad de una asignatura o de una asignatura completa, o bien, de un captulo de un libro o un libro completo. Es una estructura jerrquica en cuya parte superior se ubica el aspecto de mayor nivel de implicacin o trmino conceptual, de ste se derivan otros de menor grado de implicacin que se relacionan de manera subordinada, por lo que, se localizan en niveles inferiores y as sucesivamente en orden descendente, como se observa en el ejemplo de mapa conceptual de la Introduccin a la teora general de la Administracin. 200 Qu ventajas tiene para el alumno un mapa conceptual? Cuando el alumno estudia nuevos contenidos, la construccin de un mapa conceptual le permite reflexionarlos, comprenderlos y relacionarlos, es decir, reorganiza y reconstruye la informacin de acuerdo con su propia lgica de entendimiento. Al encontrar las conexiones existentes entre los aspectos esenciales o trminos conceptuales (clave) del contenido estudiado, el alumno aprender a identificar la informacin significativa y a dejar de lado la que no es relevante. El alumno aprende a identificar las ideas principales que el autor de un libro de texto expone, argumenta o analiza; as como a jerarquizarlas y relacionarlas con otros conocimientos que ya posee. La elaboracin de un mapa conceptual ayuda a los estudiantes a reproducir con mucha aproximacin el contenido estudiado. La construccin de un mapa conceptual estimula en el alumno el razonamiento deductivo. Cmo se elabora o construye un mapa conceptual? 1. Realice una primera lectura del captulo del libro que se le indica en la bibliografa especfica sugerida. Preste atencin a la introduccin y a las notas que el autor hace acerca de los temas y subtemas, porque le ayudarn a comprender la estructura del captulo; adems revise los esquemas, las tablas, las grficas o cualquier ilustracin que se presente. Esta lectura le permitir tener una idea general del contenido del captulo. 2. Realice una lectura analtica del contenido del captulo, lalo por partes guindose por la divisin que el propio autor hace de los temas y subtemas, que por lo general, es ms o menos extensa segn el tema de que se trate y su complejidad. 201 3. Lea las ideas contenidas en los prrafos, analcelos completamente, ya que en ellos, el autor define, explica y argumenta los aspectos esenciales del captulo; tambin describe sus propiedades o caractersticas, sus causas y efectos, da ejemplos y, si se requiere, demuestra su aplicacin. 4. Al analizar las ideas contenidas en los prrafos, identifique los trminos conceptuales o aspectos esenciales acerca de los cuales el autor proporciona informacin especfica. 5. Elabore un listado de los principales trminos conceptuales. Identifique el papel que juega cada uno de ellos y ordnelos de los ms generales e inclusivos a los ms especficos o menos inclusivos. 6. Liste para cada trmino conceptual lo que el autor aborda: definicin, propiedades o caractersticas, causas y efectos, ejemplos, aplicaciones, etctera. 7. Coloque los trminos conceptuales con los aspectos que en ellos se sealan, en forma de rbol. Encierre en un crculo o rectngulo cada trmino. Coloque el de mayor inclusin en el nivel superior y el resto, ordnelo de mayor a menor inclusin. Verifique que la jerarquizacin sea correcta. 8. Relacione los trminos conceptuales mediante lneas y si es necesario, use flechas que indiquen la direccin de las relaciones. Verifique que las relaciones horizontales y verticales sean correctas, as como las relaciones cruzadas (aquellas que se dan entre trminos conceptuales ubicados opuestamente, pero que se relacionan entre s). 9. Construya frases breves o palabras de enlace que establezcan o hagan evidente las relaciones entre los trminos conceptuales. 10. Analice el ejemplo del mapa conceptual de la Introduccin a la teora general de la Administracin. Identifique los niveles, los trminos conceptuales, los aspectos que de ellos se derivan, las relaciones horizontales, verticales y cruzadas. y tipos de ADMINISTRADORES-ADMINISTRACIN caractersticas del realiza y aplica la varios autores en los diversos tipos de administracin toma decisiones y coordina a los diversos INTRODUCCIN A LA TEORA GENERAL DE LA ADMINISTRACIN ORGANIZACIONES INTERDISCIPLINARIO ADMINISTRACIN Administracin Administrador Definicin Organizaciones Ciencias exactas Ciencias sociales Desarrollo Definiciones Antecedentes (historia) Revolucin Industrial Precursores Administracin en Mxico Pblica Recursos Humanos Privada Grupos TICA EFICIENCIA METAS alcanzar alcanzar determina objetivos se determinan los cuyo apoyo son las y las 1er. nivel 2 nivel Ejemplo de mapa conceptual de la Introduccin a la teora general de la Administracin (Profra. Rebeca Novoa) COMPORTAMIENTO NOTAS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ____________________________ NOTAS ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ____________________________ Tutorial para la asignatura de Costos y Presupuestos es una edicin de la Facultad de Contadura y Administracin. Se termin de imprimir en mayo de 2003. Tiraje: 150 ejemplares. Responsable: L. A. y Mtra. Gabriela Montero Montiel, Jefe de Divisin Sistema Universidad Abierta. Edicin a cargo de: L. A. Francisco Hernndez Mendoza y L. C. Aline Gmez Angel. Revisin a cargo de: Lic. Mara del Carmen Mrquez Gonzlez y L. C. Nizagui Chacn Albarrn. Dr. Juan Ramn de la Fuente Rector Lic. Enrique del Val Blanco Secretario General Mtro. Daniel Barrera Prez Secretario Administrativo Lic. Alberto Prez Blas Secretario de Servicios a la Comunidad Dra. Arcelia Quintana Adriano Abogada General Dr. Jos Narro Robles Coordinador General de Reforma Universitaria . C.P.C. y Maestro Arturo Daz Alonso Director L.A.E. Flix Patio Gmez Secretario General Dr. Ignacio Mercado Gasca Jefe de la Divisin de Estudios de Posgrado C.P. Eduardo Herreras Aristi Jefe de la Divisin de Contadura L.A. y Maestro Adrin Mndez Salvatorio Jefe de la Divisin de Administracin Ing. y Mtra. Graciela Bribiesca Correa Jefa de la Divisin de Informtica L.A. y Maestro Jorge Ros Szalay Jefe de la Divisin de Investigacin L.Ps. y Mtro. Fco. Javier Valdez Alejandre Jefe de la Divisin de Educacin Continua L.A. y Mtra. Gabriela Montero Montiel Jefa de la Divisin de Universidad Abierta L.C. Jos Lino Rodrguez Snchez Secretario de Intercambio Acadmico L.A. Carmen Nolasco Gutirrez Secretaria de Planeacin Acadmica L.A. Rosa Martha Barona Pea Secretaria de Personal Docente L.A. Gustavo Almaguer Prez Secretario de Divulgacin y Fomento Editorial L.A. Hilario Corona Uscanga Secretario de Relaciones L.C. Adriana Padilla Morales Secretaria Administrativa L.A. Mara Elena Garca Hernndez Secretaria de Planeacin y Control de Gestin L.E. Jos Silvestre Mndez Morales Subjefe de la Divisin de Estudios de Posgrado Dr. Sergio Javier Jasso Villazul Coordinador del Programa de Posgrado en Ciencias de la Administracin L.A., L.C. y Mtro. Rafael Rodrguez Casteln Subjefe de la Divisin de Estudios Profesionales L.C. y Mtro. Juan Alberto Adam Siade Subjefe de la Divisin de Investigacin L.A. y Maestro Eric Manuel Rivera Rivera Jefe de la Divisin Juriquilla C.P. Rafael Silva Ramrez Asesor de la Direccin L.A. Balfred Santaella Hinojosa Jefe de Administracin Escolar