UNIDAD 6 METODOS MANUALES TRANSACCIONES FINANCIERAS

PARA

EL

PROCESAMIENTO

DE

6.1 DISPOSICIONES LEGALES Para que las entidades lleven adecuadamente su contabilidad es necesario que cumplan con una serie de disposiciones legales establecidas en varios cdigos, leyes y reglamentos, siendo algunos de ellos los siguientes: Cdigo fiscal de la federacin (CFF) El Cdigo fiscal de la federacin menciona ( Art. 28) que, las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estn obligadas a llevar contabilidad debern seguir los lineamientos que marca el reglamento de ste cdigo ( Art.28 del RCFF) el cual menciona: que los sistemas y registros contables debern llevarse mediante instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a las caractersticas particulares de la actividad de cada contribuyente, satisfaciendo como mnimo los requisitos que permitan identificar cada operacin, acto o actividad y sus caractersticas, identificar las inversiones realizadas relacionndolas con la documentacin comprobatoria, relacionar cada operacin , acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas, formular estados de posicin financiera, relacionar estos estados con las cuentas de cada operacin, asegurar el registro total de las operaciones, actos o actividades asentndolas correctamente verificndolas mediante los sistemas de control interno, identificar las contribuciones que se deben pagar o devolver, comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estmulos fiscales, todo esto es sin perjuicio de que los contribuyentes lleven adems los registros a que les obliguen las disposiciones fiscales y utilicen mquinas registradoras de comprobacin fiscal segn sea el caso. Adems establece que la contabilidad se debe llevar en el domicilio en donde se encuentra la empresa, o en lugares distintos siempre y cuando se cumplan con los requisitos sealados en el reglamento de este cdigo, y que los asientos contables debern ser analticos, tambin seala que los contribuyentes pueden llevar su contabilidad combinando los sistemas de registro ya sean manuales, mecanizados o electrnicos (Art. 26). Cdigo de Comercio El Cdigo de Comercio nos proporciona la normatividad a la que deben apegarse todos los comerciantes en relacin con su contabilidad, ya que menciona que estn obligados a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado, pudindose llevar mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procedimientos que mejor sea para ellos satisfaciendo los siguientes requisitos mnimos:

 Que identifique las operaciones individuales y sus caractersticas, adems de poder comprobar dichas operaciones con los documentos originales. Seguir el rastro de las operaciones individuales a las acumulaciones. Preparar estados que incluyan la informacin financiera del negocio. Incluir sistemas de control y verificacin internos que ayuden a impedir la omisin del registro de operaciones, para correcciones del registro contable y para la correccin de las cifras que resulten. Adems de lo anterior, el Cdigo de Comercio tambin pide que el sistema de registro que se lleve deber estar encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y en caso de personas morales, los libros de actas. Estos registros deben ser llevados en idioma espaol, aunque el comerciante sea extranjero. Se deben conservar por lo menos diez aos los comprobantes originales de las operaciones, para que puedan relacionarse con dichas operaciones y con su registro. Ley del Impuesto Sobre la Renta La Ley del Impuesto Sobre la Renta en el Captulo VIII (de las obligaciones de las Personas Morales con fines lucrativos) del Ttulo II (disposiciones generales de las personas morales), en su artculo 86 expresa: Que los contribuyentes que obtengan ingresos de los sealados en este ttulo, adems de las obligaciones establecidas en los artculos de esta Ley tendrn las siguientes: llevar la contabilidad de conformidad con el Cdigo Fiscal de la Federacin, su reglamento y el reglamento de esta Ley, y efectuar los registros en la misma. Ley del Impuesto al Valor Agregado El captulo VII (de las obligaciones de los contribuyentes) en su artculo 32 seala que los obligados al pago de este impuesto tienen adems de otras, las siguientes obligaciones: Llevar la contabilidad, de conformidad con el Cdigo Fiscal de la Federacin, su reglamento y el reglamento de esta Ley (IVA), y efectuar conforme a ste ltimo la separacin de los actos o actividades de las operaciones por las que deba pagarse el impuesto por las distintas tasas, de aquellos por los cuales esta Ley libera el pago. 6.2 MTODOS FINANCIEROS MANUALES PARA EL PROCESAMIENTO DE DATOS

Desde pocas remotas se han venido registrando las operaciones celebradas por los comerciantes en libros que marca el Cdigo de Comercio y otras disposiciones de carcter legal siendo estos, el libro diario, el libro mayor y el libro de inventarios y balances, llevando una historia de todas las operaciones realizadas en la entidad en forma manual.

Existiendo una variedad de estos registros que a la fecha han evolucionado y algunos han quedado en desuso por los avances tecnolgicos, siendo pertinente el estudio de dichos mtodos para la formacin del Contador. Dentro de estos mtodos de registro manuales consideramos al Diario Continental, al Diario Tabular, el Centralizador y de Plizas. Diario Continental Con el transcurso del tiempo el nmero de las operaciones fue aumentando y su naturaleza se hizo cada vez ms variada y compleja, por tal motivo, el libro diario es en el que se basa el Diario Continental, siendo el primero donde originalmente se anotaban las operaciones que se efectuaban por una sola persona en orden cronolgico aplicando el principio que rige el cargo y el abono, las operaciones fueron creciendo y se empez a observar que el libro diario, dnde originalmente se anotaban las operaciones de la entidad resultaba insuficiente, ya que el registro de dichas operaciones , como se mencion anteriormente las haca una sola persona en orden cronolgico, en un libro encuadernado y de forma manual descartando la posibilidad de que dos o ms personas simultneamente hicieran anotaciones, por tal motivo el libro diario adopta un rayado que es conocido como diario continental. Diario tabular: Al hablar de los mtodos modernos de registro, se mencionaron las tendencia que han dado origen a que el Diario Continental haya evolucionado, tanto por lo que se refiere a la divisin del trabajo como a la simplificacin en el registro de las operaciones. Primero se modific el rayado del Diario Continental, aumentndole columnas de valores a fin de evitar los inconvenientes de no seguir un orden lgico en el registro de las operaciones, puesto que solamente se respeta el orden de las fechas, y el tiempo que se emplea para pasar cada uno de los asientos al Libro Mayor. Considerando esto, se proyect un nuevo rayado para el Libro Diario, que permitiera clasificar las operaciones por cuentas y que al tener as clasificadas las operaciones, obtener totales de cada cuenta y pasar en forma global los asientos del Diario al Mayor, despus de transcurrido determinado periodo de tiempo, en lugar de hacerlo cada da e individualmente por cada asiento de diario. Con esta idea naci el sistema que ahora conocemos con el nombre de Diario Tabular. Centralizador: Este diario consiste en dividir el diario continental en varios libros especficos, en los cuales se registrarn las operaciones relacionadas, como son las ventas, las compras, etc. dando como resultado que los registros y los pases de diario al mayor sean por medio de asientos de concentracin. Plizas:

Este sistema es el que ha sobrevivido por aos, ya que ha tenido gran aceptacin y su aplicacin ha servido tanto para personas fsicas como morales, las operaciones se registran individualmente ya que por cada operacin se debe realizar una pliza, por lo tanto, existe una divisin de trabajo, adems de obtener una comprobacin de las operaciones efectuadas. Este sistema revolucion el antiguo procedimiento de registrar las operaciones en forma manual y en libros empastados y encuadernados. El sistema de plizas, en cierto aspecto, es el iniciador de los mtodos de registro mecanizados.

6.3 DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS METODOS MANUALES

DIARIO CONTINENTAL: OPERACIONES DOCUMENTOS FUENTES MAYORES AUXILIARES: LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES ESTADOS FINANCIEROS

DIARIO TABULAR: OPERACIONES DOCUMENTOS FUENTES MAYORES AUXILIARES: LIBRO DIARIO TABULAR LIBRO DIARIO GENERAL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES ESTADOS FINANCIEROS

CENTRALIZADOR:

OPERACIONES AUXILIARES: DOCUMENTOS FUENTE DIARIOS ESPECIALES DIARIO GENERAL MAYOR GENERAL

HOJA DE TRABAJO ESTADOS FINANCIEROS

POLIZAS: OPERACIONES DOCUMENTO FUENTE: PLIZAS DE ENTRADA PLIZAS DE SALIDA PLIZAS DE DIARIO AUXILIARES DIARIO GENERAL MAYOR GENERAL HOJA DE TRABAJO ESTADOS FINANCIEROS

6.4 ELEMENTOS PARA LA SELECCIN DE LOS MTODOS MANUALES

Seleccionar uno de estos mtodos depende de varios factores o determinantes que se deben analizar para adecuar el mejor mtodo y simplificar las fases de procesamiento de informacin. Lo que hace ms productivo la entidad ya sea en un tamao micro o grande por la cual, se alcanzar un crecimiento y coordinacin

en los tiempos y movimientos de sus procesos, administrando los recursos eficientemente. Esto se engloba con los sistemas de informacin que son aquellos que procesan y relacionan la informacin en los puntos donde se requieran. Hay un relacin de suma importancia, costo beneficio, al sincronizarla, sus variables sern igualmente proporcionales a su desempeo, incrementando o decreciendo su nivel de ajuste, conforme se alcanza el nivel ptimo de productividad. Magnitud de la entidad: El tamao de la empresa es un factor determinante al implantar un mtodo de registro de las operaciones. Por lo que se debe analizar las necesidades de la empresa de acuerdo a su estructura micro, pequea, mediana, o grande, para proporcionar informacin precisa y clara. Caractersticas y necesidades de la entidad: Sus caractersticas y necesidades son los elementos esenciales a considerar e implementar un mtodo de registro como tambin su magnitud, por lo que se debe analizar sus elementos que la constituyen como: Capacidad econmica de la empresa Giro de la empresa Monto de las operaciones Informacin deseada

Estos elementos y ms determinarn cual mtodo es el adecuado para su utilizacin. Tipo y volumen de operaciones que procesa: Volumen en operacin, determinante en tiempo y capacidad servir como una variable ms en el estudio de mtodos. Tipo y cualidades especficas de sus operaciones otros factores a considerar por la entidad para seleccionar un mtodo creado con las caractersticas necesarias para su desarrollo continuo, y capacidad de crecimiento.

6.5 PRECESAMIENTO TERMINAL DE LOS DATOS (HOJA DE TRABAJO)

6.6 MTODO DE DIARIO CONTINENTAL

Concepto:

El diario continental es un mtodo de registro manual, que registra las operaciones de la entidad en forma cronolgica, dichas anotaciones se llaman asientos, las operaciones que se han registrado posteriormente se pasarn por fechas al libro mayor, abriendo una cuenta para cada uno de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital y resultados. Caractersticas: Como se ha mencionado anteriormente en el diario continental se registran las operaciones de la entidad en una forma cronolgica diaria, y por una persona advirtindose algunos inconvenientes como son: Por ser un libro encuadernado, las operaciones deben ser registradas en forma manual por una sola persona, descartando la posibilidad de que dos o ms personas puedan hacer anotaciones en l al mismo tiempo, por lo tanto no existe la divisin de trabajo y ocasionando que el registro no sea oportuno. Acerca de la naturaleza de las operaciones que se registran en el diario no siguen un orden lgico sino cronolgico ya que despus de una compra de mercanca, se puede registrar una venta de mobiliario, siendo totalmente distintas las operaciones. Los asientos del libro diario debern pasarse diariamente al libro mayor, siendo en ocasiones un trabajo abrumador cuando son demasiados asientos. Se repiten varios datos al efectuar los pases de los asientos del diario al mayor como la fecha, el nmero de asiento del diario y el nmero del folio en el libro diario. El rayado del Libro Diario puede ser como se presenta a continuacin: Columna 1 Nmero de asiento Columna 2 Nmero de folio del libro mayor Columna 3 Concepto Columna 4 Parciales Columna 5 Cargos Columna 6 Abonos

6.7 METODO DE PLIZAS

Concepto:

El mtodo de plizas es un mtodo de registro manual, en el cual las operaciones son registradas individualmente, es decir, por cada operacin se elabora una pliza. Estas plizas son elaboradas a mquina por duplicado o ms ejemplares, y al original se le anexan sus comprobantes. Las plizas son documentos de carcter interno, en las que se registran las operaciones y se anexan los documentos o comprobantes que justifiquen las anotaciones y cantidades en ellas registradas. Caractersticas: Este mtodo de registro se caracteriza por que permite una mayor divisin del trabajo, agiliza el proceso de registro de las operaciones y adems un aspecto muy importante en la contabilidad: permite la comprobacin de las operaciones efectuadas. Rayado de los registros: En este caso, como en cualquier documento o registro de carcter contable, el rayado y los datos que deben contener las plizas pueden ser muy variables, segn el tipo de pliza de que se trate, de los datos de carcter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organizacin de la entidad donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratndose de la pliza nica los datos que debe contener son los siguientes: Nombre de la persona o del negocio o sociedad mercantil de que se trate. Nombre de la pliza. Nmero de la misma. Columna para la fecha de operacin. Espacio de redaccin para anotar el nombre de las cuentas que se afecten, as como la redaccin del asiento. Dos columnas para valores, la primera corresponde a los cargos, y la segunda a los crditos. Tres espacios destinados para las firmas de las personas que intervinieron en la formulacin de la pliza, y que son las siguientes: Quien la hizo, Quien la reviso, y Quien la autorizo. Registro de operaciones: Conforme se van celebrando las operaciones se clasifican en dos grupos:

a) Registrando en plizas de caja, las entradas (ingreso) y salidas (egreso) de efectivo b) En plizas de diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de efectivo. Tanto las plizas de caja como las de diario debern llevar anexos los documentos que comprueban la operacin en ellas registradas, as como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la pliza. Despus se anotarn en sus respectivos registros, y ser en ese momento cuando se les asigne el nmero que les corresponda, siguiendo un orden progresivo. Registrada la pliza se guardar en el archivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes y ordenndolas por nmero progresivo. Cuando la contabilidad de la entidad tenga establecidos varios auxiliares y se haga una pliza que afecte cuentas colectivas o de control, se deber entregar copia de ella a los distintos departamentos involucrados para el registro oportuno de las operaciones. En este sistema surge el problema de las operaciones mixtas, es decir, aquellas en las cuales intervienen parte de movimiento de efectivo y otra parte de valores que no son efectivo. En este caso, deber observarse la regla de que la operacin quede registrada, por su totalidad, en una pliza de diario mediante el uso de una cuenta puente y anotar en la pliza de caja solamente la parte de la operacin que se haya cobrado o pagado en efectivo. Las plizas de caja se encuentran subdivididas en plizas de entrada y de salida, en las primeras se registraran nicamente las entradas en efectivo anotndose solamente la cuenta de crdito, puesto que la cuenta de cargo ser siempre la de caja y bancos. En las plizas de salida se anotaran las operaciones que impliquen salida de efectivo, mencionndose la cuenta de cargo, ya que la de crdito ser, la de caja y bancos. Ventajas y desventajas. Ventajas: Se logra una mayor divisin en la ejecucin del trabajo. Las operaciones quedan comprobadas, gracias a que se anexan los documentos o comprobantes y adems se hacen constar las firmas de las personas que prepararon, revisaron y autorizaron las plizas. El pase a los libros auxiliares se facilita, ya que son ms manejables las hojas sueltas que los libros diarios. Se puede tener un archivo de todos los comprobantes, para que puedan ser rpida y fcilmente localizados.

Desventajas

La desventaja de este sistema es la misma que la de los otros mtodos: si no se tiene cuidado al registrar las operaciones se tendrn errores.

UNIDAD 7 METODO ELECTRONICO PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES FINANCIERAS

7.1 CONCEPTO El mtodo electrnico para el procesamiento de operaciones es aquel en el que se utiliza la computadora con el fin de lograr una mayor velocidad en su registro. Por medio de ste, se facilita la divisin del trabajo y se asienta un mayor volumen de operaciones los errores se reducen al mnimo y se efectan operaciones automticamente en los pases al mayor y auxiliares. La impresin de estados financieros se reduce a un simple reporte. 7.2 CARACTERSTICAS El mtodo electrnico se vale de una computadora y un programa de cmputo elaborado para este fin. La computadora es una mquina que procesa la informacin a una alta velocidad y con mucha precisin se compone de unidad lgica y procesador, memoria e interfaces grficas que logran la comunicacin del sistema as como la alimentacin elctrica. 7.3 DISPOSICIONES LEGALES Las entidades estn obligadas a llevar sistemas de contabilidad adecuados, regulados por el Cdigo Fiscal de la Federacin (CFF26,28) y su reglamento (RCFF26,27), Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR58), Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA32) y Cdigo de Comercio (CC33,34,37,38). Asimismo, el artculo 28 del RCFF obliga a llevar los libros diario y mayor, entre otros, debidamente encuadernados, empastados y foliados. Los artculos 27 y 28 del CFF establecen la posibilidad de llevar indistintamente los sistemas de registro manual, mecanizado o electrnico, toda vez que cumplan los requisitos legales. Cuando se utilice el sistema electrnico, se establece que las hojas que formen los libros diario o mayor podrn encuadernarse y foliarse dentro de los tres meses siguientes a su elaboracin. 7.4 DIAGRAMAS DE FLUJO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS OPERACIONES REALIZADAS DOCUMENTACIN COMPROBATORIA: LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR MAYORES AUXILIARES

HOJA DE TRABAJO ESTADOS FINANCIEROS Las operaciones que se registran en asientos de diario son iguales en todos los mtodos pero las dems operaciones, en el mtodo electrnico, las efecta automticamente la computadora.

7.5 ELEMENTOS PARA SU SELECCIN La principal ventaja de los mtodos electrnicos para el procesamiento de transacciones financieras es la rapidez con que registran las operaciones y ofrecen la informacin. Sin embargo, cuando las operaciones aumentan considerablemente, el sistema se convierte en obsoleto y es necesario actualizarlo. Por lo anterior, al seleccionar un mtodo electrnico, se debe prever la actualizacin constante de los equipos informticos, para recibir siempre buenos servicios asimismo la de los programas de cmputo, para contabilizar las operaciones (que deben ser adecuados al equipo, cantidad y tipo de transacciones de la entidad).

7.6 VENTAJAS Y DESVENTAJAS Ventajas de optar por un mtodo electrnico para el procesamiento de transacciones financieras: Rapidez en el procesamiento de la informacin financiera. Ahorro de tiempo que puede aprovecharse en otras actividades. Facilidad para la correccin de errores de captura, ajustes o reclasificaciones. Facilidad para consultar cualquier registro contable, auxiliares de cuentas y reportes financieros. Ahorro de personal para el manejo de la contabilidad de cualquier entidad. Formalidad en la presentacin de estados financieros. Otros.

Desventajas de optar por un mtodo electrnico para el procesamiento de transacciones financieras: Fallas en el equipo de cmputo (hardware). Fallas en el paquete contable (software). Fallas en el sistema elctrico.

Es necesario actualizar peridicamente la versin del paquete contable adquirido. Se requiere implantar una eficiente seguridad de la informacin. Otros.

7.7 REQUERIMIENTOS EN FUNCIN DE NECESIDADES DE INFORMACIN 7.8 PROCESAMIENTO DE DATOS 7.9 PROGRAMAS DE CONTABILIDAD