Compartiment CONTABILITATE-ADMINISTRATIV

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 I& 'EDIUL DE CONTROL Standardul ( ) Etic#* integritate A fost comunicat personalului un cod de conduit care sta!ilete reguli de comportament etic n reali"area atri!uiilor de serviciu aplica!il at#t personalului de conducere c#t i celui de execuie din cadrul compartimentului$ (alariaii !eneficia" de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitori"are a respectrii normelor de conduit$

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

I %xist Comisia de %tic Codul de %tic a fost apro!at de conductorul institu&iei'

DA

DA

Conform Codului de %tic n scopul aplicrii eficiente a dispo"iiilor codului conductorul instituiei a desemnat un profesor metodist pentru consiliere etic i monitori"area respectrii normelor de conduit'

Standardul + ) Atri,uii* -uncii* sarcini )ersonalului i sunt aduse la cunostin documentele actuali"ate privind misiunea entitii regulamentele interne i fisele posturilor$ (arcinile1atri!uiile asociate posturilor sunt sta!ilite n concordan cu competenele deci"ionale necesare reali"rii acestora$

I *isiunea entit&ii Regulamentul de organi"are intern +i fi+ele posturilor au fost actuali"ate' Regulamentul de ordine interioar ,R-.) a fost propus supus de"!aterii pu!lice +i apro!at prin /eci"ia nr' 11011112'11'2012 3iele de post sunt n concordan cu R-.4ul -rganigrama5 3iele posturilor cu semntur5 3i+ele de evaluare ale anga6a&ilor'

DA

DA

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 Standardul ) Competen#* per-orman#

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

4 I

Au fost anali"ate i sta!ilite cunotintele i aptitudinile necesare a fi deinute n vederea ndeplinirii sarcinilor1atri!uiilor asociate fiecrui post$ (unt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale a personalului$

DA

(4a efectuat anali"a fiei postului pentru sta!ilirea existenei cuno+tin&elor i a aptitudinilor necesare care au fost evaluate cu oca"ia concursului pentru anga6are1depunere dosare' Anali" (7-85 3ie de evaluare5 )lan managerial5 )rocedura de sistem privind necesarul de formare profesional )ersonalul se perfec&ionea" profesional in cadrul cursurilor organi"ate la nivelul CC/ .(9 *%C8( si :n alte institutii a!ilitate' /ove"i: diplome adeverin&e certificate atestate' I

DA

(unt ela!orate i reali"ate programe de pregtire profesional a personalului conform nevoilor de perfecionare identificate anterior$ Standardul . ) /uncii sensi,ile A fost ntocmit inventarul funciilor sensi!ile$ %ste sta!ilit o politic adecvat de rotaie a salariailor din funciile sensi!ile$ Standardul 0 ) Delegarea (unt sta!ilite i comunicate limitele competenelor i responsa!ilitilor care se deleag$ /elegarea1su!delegarea de competen se reali"ea" n !a"a unor proceduri specifice apro!ate$ Standardul 1 ) Structura organi2atoric$ (unt efectuate anali"e la nivelul

DA

DA

Au fost identificate func&iile sensi!ile la nivelul compartimentului5 /ocumente: diplome (e aplic msuri de control managerial intern pentru a gestiona riscurile identificate asociate eventualelor func&ii sensi!ile' )rocedur de delegare de sarcini I

DA

DA

Competenele i responsa!ilitile reies din fia postului' Acte de delegare emise de conducere ,deci"ii)5 A fost ntocmit i difu"at procedura operaional privind delegarea sarcinilor 5 )ersonalul anga6at a luat la cuno+tin& +i +i4a asumat procedura' I /ovada eventualelor disfuncii o repre"int

DA

DA

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 principalelor activiti n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n sta!ilirea atri!uiilor compartimentului$ (tructura organi"atoric asigur funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supraveg<erii i reali"rii activitilor proprii$

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

3 actuali"area fiei postului5 )lan de activit&i1compartiment5 3i+e de evaluare5 Anali" (7-85 ;estionarea riscurilor'

DA

-rganigrama i atri!uiile compartimentelor5 )rocedur operaional privind comunicarea ascendent i descendent )rocedur operaional privind circuitul documentelor' I Au fost sta!ilite1actuali"ate o!iectivele specifice la nivelul compartimentelor conform actelor normative :n vigoare5 )lan managerial5 )lan de activit&i1compartiment5 -!iectivele specifice rspund pac<etului de cerin&e (*AR85 Au fost ela!ora&i indicatori asocia&i o!iectivelor specifice pentru activit&i' )lan de activitate1compartiment5 3i+ele posturilor5 )entru fiecare post sunt sta!ilite activit&ile individuale care s conduc la atingerea o!iectivelor specifice compartimentului5 )rocedurile sunt ela!orate pentru principalele activit&i ale compartimentului )lan activit&i1compartiment5 )lan managerial' I >ugetul asigura garantarea resurselor necesare

II& %ER/OR'AN3A 4I 'ANA5E'ENTUL RISCULUI Standardul 6 ) O,iecti7e (unt sta!ilite o!iectivele specifice la nivelul compartimentului$ -!iectivele sunt astfel sta!ilite nc#t s rspund pac<etului de cerine ('*'A'R'8'$ ,=nde: ( 4 precise5 * 4 msura!ile i verifica!ile5 A 4 necesare5 R 4 realiste5 8 4 cu termen de reali"are') (unt sta!ilite activitatile individuale pe fiecare salariat care sa conduca la atingerea o!iectivelor specifice compartimentului$ Standardul 8 ) %lani-icarea Resursele alocate sunt astfel reparti"ate incat sa asigure activitatile necesare reali"arii o!iectivelor specifice compartimentului$ .n ca"ul modificarii o!iectivelor specifice sunt sta!ilite masurile necesare pentru DA DA DA

DA

DA

)lanul de activitate1compartiment5 Actuali"area sau modificarea o!iectivelor specifice tre!uie sa se asigure cu incadrarea in

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 incadrarea in resursele reparti"ate$ Standardul 9 ) Coordonarea (unt adoptate masuri de coordonare a deci"iilor si activitatilor compartimentului cu cele ale altor compartimente in scopul asigurarii convergentei si coerentei acestora$ .n compartiment se reali"ea"a consultarea preala!ila in vederea coordonarii activitatilor$

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

2 resurse

4 I

DA

)rocesele ver!ale ale sedintelor Consiliului de Administra&ie5 )rocedur de comunicare -rganigram5 (e reali"ea" consultarea preala!il :n vederea comunicarii interne' /ove"i: R-3 R-. 3isele posturilor5 )rocedur de comunicare )-'02'025 )rocesele ver!ale ale Consiliului de Administra&ie' I (istemul de monitori"are a performan&elor se face pe !a"a indicatorilor asocia&i o!iectivelor specifice5 Anali"a (7-8 5 (e anali"ea"a +i se reevaluea"a periodic indicatorii asocia&i o!iectivelor pe !a"a modificarii premiselor si ipote"elor5

DA

Standardul (: ) 'onitori2area per-ormantelor %ste instituit un sistem de monitori"are si raportare a performantelor pe !a"a indicatorilor asociati o!iectivelor specifice$ DA

Atunci cand necesitatile o impun se efectuea"a o reevaluare a relevantei indicatorilor asociati o!iectivelor specifice in scopul operarii corectiilor cuvenite$

DA

Anali"a (7-8'

Standardul (( ) 'anagementul riscului (unt identificate si evaluate principalele riscuri proprii activitatilor din cadrul compartimentului$ DA

I .n conformitate cu procedurile de sistem,)() au fost identificate +i evaluate principalele riscuri la nivelul compartimentului'

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

(unt sta!ilite masuri de gestionare a riscurilor identificate si evaluate la nivelul activitatilor din cadrul compartimentului$

DA

(4a sta!ilit +i apro!at strategia de tratare a riscurilor instrumentele de control intern pentru tratarea acestora termenele de reali"are +i responsa!ilul cu gestionarea acestora'

%ste asigurata completarea1actuali"area registrului riscurilor$ Standardul (0 ) Ipote2e* ree7aluari

DA

(e completea"1actuali"ea" Registrul de riscuri la nivelul compartimentului ,dac este ca"ul)' /ocumente: Registrul de riscuri1compartiment I -!iectivele specifice se sta!ilesc +i se accept prin consens +i sunt cuprinse :n )lanul de activit&i1compartiment5 deriv din )lanul *anagerial din o!iectivele generale5 apar :n fi+ele posturilor' )rocese ver!ale ale Comisiei de %tic5

(ta!ilirea o!iectivelor specifice are la !a"a formularea de ipote"e1premise acceptate prin consens$

DA

(unt reevaluate o!iectivele specifice atunci cand se constata modificari ale ipote"elor1premiselor care au stat la !a"a fixarii acestora$ DA

.n func&ie de modificrile ipote"elor1premiselor se reevaluea" +i se modific o!iectivele specifice la nivelul compartimentului' /ove"i: *odificarea fi+elor posturilor5 *odificarea )lanului de activit&i1compartiment5 )rocese ver!ale ale Consiliului de Administra&ie'

III& IN/OR'AREA SI CO'UNICAREA Standardul (+ ) In-ormarea I

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

Au fost sta!ilite tipurile de informatii continutul calitatea frecventa sursele si destinatarii acestora astfel incat personalul de conducere si cel de executie prin primirea si transmiterea informatiilor sa isi poata indeplini sarcinile de serviciu$ Colectarea prelucrarea si centrali"area informatiilor se reali"ea"a in sistem informati"at$ Standardul ( ) Comunicarea Circuitele informationale ,traseele pe care circula informatiile) asigura o difu"are rapida fluenta si precisa a informatiilor astfel incat acestea sa a6unga la timp la utili"atori$ (unt sta!ilite canale adecvate de comunicare prin care managerii si personalul de executie din cadrul unui compartiment sa fie informati cu privire la proiectele de deci"ii sau initiative adoptate la nivelul altor compartimente care le4ar putea afecta sarcinile si responsa!ilitatile$

DA

R-. cuprinde relatiile de cola!orare dintre compartimente5 )rocedurile operationale contin informatii structura si destinatiile pentru indeplinirea atri!utiilor5 /ove"i:-rganigrama5 Adrese mail5 >a"e de date5 Calculatoare legate :n re&ea5 %xista sistem informati"at pentru intrarea prelucrarea +i iesirea documentelor din1in institutie I )rimirea +i transmiterea informa&iilor se reali"ea" rapid fluent +i precis prin intermediul e4mail4ului fax telefonic po+ta special adrese scrise transmise prin registratura' /ocumente: )rocedur de comunicare )-'02'025 )rocedur de ela!orare de deci"ii )-'0?'035 (4a de"voltat o cultur organi"a&ional !a"at pe o !un comunicare interuman at#t pe vertical c#t +i pe opri"ontal a fost :ncura6at munca :n ec<ip consultarea colegial +i diseminarea !unelor practici' Comunicarea :n cadrul compartimentului se reali"ea" prin: e4mail fax telefon adrese scrise transmise prin registratur' I (e aplica normele legale privind corespondenta si ar<ivarea din procedura operationala nr /ocumente: )rocedur de sistem privind ar<ivarea documentelor si inregistrarilor )('0@ )rocedura operationala privind circuitul documentelor )-'02'02 (e aplica normele legale privind prelucrarea

DA

DA

DA

Standardul (. ) Corespondenta si ar;i7area

(unt aplicate proceduri pentru primirea1expedierea inregistrarea si ar<ivarea corespondentei$

DA

Reglementarile legale in vigoare cu privire

DA

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 la manipularea si depo"itarea informatiilor clasificate sunt cunoscute si aplicate in practica$

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

datelor cu carActer personal )rocedur de sistem privind prelucrarea datelor cu caracter personal )('0B I A fost ela!orat )rocedura de sistem la nivelul institu&iei privind sesi"area neregularitatilor /ocumente: )rocedur de sistem privind prelucrarea datelor cu caracter personal )('0B )rocedura de sistem privind sesi"area neregularitatilor )('10 )entru eventualele nereguli se fac anali"e petru elucidarea cau"elor si luarea masurilor orespun"atoare : sesi"area Consiliului de Administra&ie +i sesi"area Comisiei de %tic

Standardul (1 ) Semnalarea neregularitatilor

A fost comunicata salariatilor procedura aplica!ila in ca"ul semnalarii unor neregularitati$

DA

.n ca"ul semnalarii unor neregularitati conducatorul de compartiment a intreprins cercetarile adecvate in scopul elucidarii acestora si a aplicat masurile care se impun$ IV& ACTIVITATI DE CONTROL Standardul (6 ) %roceduri )entru activitatile proprii au fost ela!orate1actuali"ate proceduri operationale$ )rocedurile operationale comunicate salariatilor sunt aplicate$ Standardul (8 ) Separarea atri,utiilor 3unctiile de initiere verificare si apro!are a operatiunilor sunt functii separate si exercitate de persoane diferite$ Conceperea si aplicarea procedurilor asigura separarea atri!utiilor$

DA

I DA Au fost ela!orate1actuali"ate proceduri pentru activitatile proprii' Aceste proceduri se ela!orea"1actuali"ea" continuu' )rocedurile operationale sunt comunicate salariatilor +i sunt aplicate' (e reali"ea"a o monitori"are a aplicarii lor' 3i+e de evaluare5 I Au fost dispuse msurile necesare pentru separarea atri!u&iilor +i responsa!ilit&ilor conform legisla&iei :n vigoare pentru toate lucrrile reali"ate la nivelul compartimentului ,concep&ie anali" sinte" raportare etc')5 .n cadrul procedurilor ela!orate la nivelul comp' s4a asigurat separarea func&iilor de ini&iere

DA

DA

DA

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

verificare +i apro!are a opera&iunilor' )rocedurile sunt ela!orate verificate rspundere de persoane diferite' Standardul (9 ) Supra7eg;erea *anagerii supraveg<ea"a si supervi"ea"a activitatile care intra in responsa!ilitatea lor directa$ )lanul managerial5 Anali"a (7-85 3i+ele posturilor5 -rganigrama5 Comisia de %tic' (e verific modul de :ndeplinire a responsa!ilit&ilor cu grad ridicat de expunere la risc5 )lan managerial5 3i+ de evaluare a anga6atului5 Anali"a (7-85 3i+a postului managerului' I A!aterile se comunic pe cale ierar<ic +i apoi se propun msuri :n concordan& cu legisla&ia :n vigoare de ctre manager Consiliul de Administra&ie Comisia de %tic' /ocumente: )rocese ver!ale ale Consiliului de Administra&ie Regulamentul de organi"are si functionare a Comisiei de etica si deontologie )rocedura de sistem privind gestiunea a!aterilor )('0C La nivelul Consiliului de Administra&ie +i a Comisiei de %tic se anali"ea" a!aterile' /ocumente: )rocese ver!ale ale Consiliului de Administra&ie +i ale Comisiei de %tic I

DA

(upervi"area unor activitati care implica un grad ridicat de expunere la risc se reali"ea"a pe !a"a unor proceduri presta!ilite$ Standardul +: ) 5estiunea a,aterilor

DA

.n situatia in care din cau"a unor circumstante deose!ite apar a!ateri fata de procedurile sta!ilite se intocmesc documente adecvate apro!ate la nivel corespun"ator inainte de efectuarea operatiunilor$

DA

(e efectuea"a o anali"a periodica a circumstantelor si a modului in care au fost gestionate a!aterile in vederea desprinderii pentru viitor a unor conclu"ii de !una practica$

DA

Standardul +( ) Continuitatea acti7itatii

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 (unt inventariate situatiile generatoare de intreruperi in derularea unor activitati$

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

DA

(unt inventariate situatiile generatoare de intreruperi: incetare raport de serviciu a!sente temporare defectiuni .8 concedii medicale concedii de studiu cre+tere copil' Concursuri pentru ocuparea posturilor vacante masuri pentru asigurarea continuitatii delegare prin acte administrative ocupare functii temporar vacante' /ocumente: )rocedura de delegare de sarcini )-'01'01 )rocedura de recrutare de personal )-'0?'04 I

(unt sta!ilite si aplicate masuri pentru asigurarea continuitatii activitatii in ca"ul aparitiei unor situatii generatoare de intreruperi$ Standardul ++ ) Strategii de control Au fost ela!orate strategii de control adecvate pentru atingerea o!iectivelor specifice$ (trategiile de control aplicate furni"ea"a o asigurare re"ona!ila cu privire la atingerea o!iectivelor specifice$ Standardul + ) Accesul la resurse (unt emise acte administrative de reglementare a accesului salariatilor din compartiment la resursele materiale financiare si informationale$ Accesul personalului la resurse se reali"ea"a cu respectarea stricta a normelor cuprinse in actele administrative de reglementare cu acest o!iect$

DA

DA

(trategiile de control deriv din )lanul managerial din )lanul de activit&i1compartiment' Asigurarea re"ona!il a aplicrii +i atingerii o!iectivelor specifice reiese din 3i+ele de evaluare )rocesele ver!ale ale Consiliului de Administratie )rocesele ver!ale ale Comisiei de %tic Anali"a (7-8 a institu&iei' I Accesul la resursele materiale4infrastructur conform Referatelor de necesitate' Accesul la resurse financiare4conform reglementrilor :n vigoare' Accesul la resurse informa&ionale 4conform )rocedur de comunicare )-'02'02 3iselor posturilor' Accesul la resurse .8 financiare se face pe !a"a parolelor de acces acte administrative !onuri de consum'

DA

DA

DA

Rspuns i explicaii2)

Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) 1 V& AUDITAREA SI EVALUAREA

La nivelul compartimentului standardul este4): I/%I/NI

Da/Nu !

E"plicaie asociat# r$spunsului

Standardul +. ) Veri-icarea si e7aluarea controlului Conducatorul compartimentului reali"ea"a anual operatiunea de autoevaluare a su!sistemului de control intern1managerial existent la acest nivel$ -peratiunile de autoevaluare a su!sistemului de control intern1managerial au drept re"ultat date informatii si constatari pertinente necesare luarii de deci"ii operationale precum si raportarii$ Standardul +0 ) Auditul intern Compartimentul de audit intern executa in afara misiunilor de asigurare planificate si apro!ate de manager si misiuni de consiliere privind pregatirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern1managerial al compartimentului$ DA

-pera&iunea de autoevaluare este dovedit de Raportul anual de activitate Anali"a (7-8 )rocesele ver!ale ale Consiliului de Administra&ie' )rocesele ver!ale ale opera&iunilor de autoevaluare Anali"a (7-8 Raportul de activitate au drept re"ultat depistarea punctelor sla!e +i a amenin&rilor care s conduc la modificri :n vederea :m!unt&irii procesului' I Capacitate de audit care are :n structura sa auditori competen&i a cror activitate se desf+oar de regul conform unor programe !a"ate pe evaluarea riscului' D respectiv (erviciul ade Audit )u!lic .ntern din cadrul ordonatorului secundar de credite D .nspectoratul (colar 9udetean >rasov' Auditul intern asigur evaluarea independent +i o!iectiv a sistemului de control intern al entit&ii pu!lice' *anagerul dispune msurile necesare av#nd :n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern :n scopul eliminrii punctelor sla!e constatate de misiunile de auditare'

DA

DA

Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a reali"a integral programul anual de audit$

DA

Conclu"ii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern1managerial <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<& *asuri de adoptat: EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE'''''