UNIVERSIDADE CATLICA DE GOIS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO

APOSTILA DO MINI-CURSO DE FORMATAO DE TRABALHOS E MONOGRAFIAS

1 EDIO

GOINIA, GO 2008/2

UNIVERSIDADE CATLICA DE GOIS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO

APOSTILA DO MINI-CURSO DE FORMATAO DE TRABALHOS E MONOGRAFIAS

1 edio

Elaborado pela equipe de apoio da Coordenao de Cursos do Departamento de Administrao.

GOINIA, GO 2008/2

SUMRIO
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................5 1 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 5 5.1 5.2 6 6.1 6.2 INTRODUO ...........................................................................................6 CONFIGURAO DA PGINA..................................................................7 Guia de Margens ........................................................................................7 Guia de Papel.............................................................................................7 Guia de Layout ...........................................................................................7 NUMERAO DE PGINAS .....................................................................8 Criar nova seo ........................................................................................8 Inserir o nmero de pgina.........................................................................9 Ajustes finais ..............................................................................................9 ESTILOS ..................................................................................................11 Definindo um Estilo...................................................................................11 Criao de Estilo para o Texto do Relatrio .............................................12 Criao de Estilo para Citaes com mais de 3 linhas.............................13 Definindo os Estilos para os Ttulos e Sub-ttulos numerados .................13 Definindo os Estilos para os Ttulos e Sub-ttulos no numerados ..........14 Aplicando os estilos..................................................................................15 SUMRIO.................................................................................................16 Criando o Sumrio....................................................................................16 Atualizando o Sumrio .............................................................................17 LISTA DE TABELAS, GRFICOS E FIGURAS........................................18 Criando legendas .....................................................................................18 Criando a Lista .........................................................................................18

LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Inserir quebra de seo..............................................................................8 Figura 2 Identificao da seo no documento ........................................................8 Figura 3 Barra de cabealho e rodap .....................................................................9 Figura 4 Boto Formatar nmeros de pginas .........................................................9 Figura 5 Iniciar numerao em zero.......................................................................10 Figura 6 Localizao da caixa de Estilos na Barra de Ferramentas.......................11 Figura 7 Barra lateral de Estilos e Formatao ......................................................12 Figura 8 Modelo de numerao dos ttulos ............................................................14 Figura 9 Opes de ndice analtico .......................................................................16 Figura 10 Janela de Legendas ...............................................................................18

1 INTRODUO
Este documento mostra os passos necessrios para a correta formatao de um trabalho de Monografia ou Tese de Concluso de Curso, usando como base as normas da Coordenao de Estgio do Departamento de Administrao da Universidade Catlica de Gois. Com pequenas mudanas, possvel utilizar os passos desta apostila para a formatao de trabalhos regidos por outras normas. Os exemplos de formatao descritos neste documento utilizam o Microsoft Word 2003 como ferramenta, mas qualquer outro Editor de Texto pode ser utilizado desde que o usurio saiba como encontrar os respectivos recursos em seu Editor. Em todos os exemplos desta apostila, considera-se que o Editor de Texto esteja com sua configurao padro de instalao. importante que todo o trabalho esteja em um nico arquivo, de forma que as formataes sejam feitas apenas uma vez e vlidas para todas as pginas do documento. Se cada parte do trabalho estiver em um documento diferente, ser necessrio fazer as formataes em cada arquivo tornando sua manuteno cada vez mais difcil. Nota: Sempre tenha guardado uma cpia de segurana (backup) antes de salvar qualquer modificao no trabalho, para que voc possa modific-lo de forma segura e se prevenir contra eventuais danos ao arquivo. Por fim, este documento est em fase de desenvolvimento. Comentrios, sugestes e crticas devem ser encaminhadas via e-mail para adm@ucg.br

2 CONFIGURAO DA PGINA
A configurao da pgina deve ser feita antes de qualquer outra formatao no documento, pois ela definir o espao onde toda informao ser inserida. Para configurar a pgina, abra o documento que contm o trabalho a ser formatado e clique no Menu ARQUIVO | CONFIGURAR PGINA.... Uma janela se abrir, com trs guias principais: MARGENS, PAPEL e LAYOUT.

2.1 Guia de Margens

Na guia de Margens, certifique-se que as margens Superior, Esquerda, Inferior e Direita estejam de acordo com as normas utilizadas. Nota: Deixe o campo MEDIANIZ com o valor zero, pois ela apenas acrescenta um espao adicional margem, para encadernao. Se a margem Esquerda j for definida considerando este espao, a medianiz torna-se desnecessria.

2.2 Guia de Papel

Na guia de Papel, apenas confirme se o tamanho do papel o mesmo solicitado pela norma vigente. Geralmente o tamanho do papel o A4. A definio de um tamanho errado (ex: tamanho de papel Carta ou Ofcio) pode invalidar a formatao ou espacejamento de todo o documento.

2.3 Guia de Layout

Esta guia importante para definir as configuraes do Cabealho, onde sero inseridos os nmeros de pgina. Na opo de Cabealhos e Rodaps defina a borda do cabealho de acordo com a norma utilizada para a distncia dos nmeros de pgina. Por exemplo, caso a norma exija que os nmeros de pginas estejam a 2cm de distncia da borda superior, defina a borda do cabealho em 2cm e, neste caso, no h necessidade de alterar o valor da borda do Rodap (a menos que haja alguma norma especfica para o Rodap). Tambm nesta guia, importante que as duas opes de cabealhos: Diferentes em pginas pares e mpares e Diferente na primeira pgina estejam desmarcadas, para que seja possvel fazer a numerao de pginas apenas da parte textual, sem numerar a parte pr-textual do trabalho. Por fim, apenas certifique-se que nas opes de Visualizao, a opo Aplicar esteja marcada para Aplicar no documento inteiro. Se estiver marcada como Deste ponto em diante, pode haver inconsistncias posteriormente no trabalho. Clique OK para confirmar as alteraes.

3 NUMERAO DE PGINAS
Na maioria dos casos, a numerao das pginas deve ser feita de modo que haja uma parte pr-textual no numerada (ou numerada em algarismos romanos) e uma outra parte textual, numerada em algarismos arbicos (o nosso tradicional 1, 2, 3...). possvel manter esta formatao em um nico documento usando o recurso de Sees.

3.1 Criar nova seo

A numerao das pginas s estar correta se for criada pelo menos mais 1 (uma) seo no documento. Deve-se criar uma nova seo no final da pgina anterior INTRODUO, de forma que toda a parte pr-textual esteja na seo 1 e a parte textual (a partir da Introduo, no caso de uma monografia de Estgio Supervisionado) esteja na seo 2. Siga estes passos: Posicione o Cursor no final da parte pr-textual (na pgina anterior INTRODUO) Clique no menu Inserir, depois Quebra... Escolha a opo Tipos de quebras de seo, Prxima pgina: Figura 1 Inserir quebra de seo

Clique no boto OK

Agora verifique, no canto inferior esquerdo do Word, se aparece Seo 2: Figura 2 Identificao da seo no documento

3.2 Inserir o nmero de pgina

Com o cursor posicionado em qualquer lugar da Seo 2, v at o menu Exibir, depois Cabealho e Rodap Na barra horizontal que aparecer na tela, desmarque o nico boto que estar marcado, chamado Mesmo que a seo anterior, de forma que a barra fique assim: Figura 3 Barra de cabealho e rodap

Clique neste boto para inserir o nmero da pgina

ATENO: Desmarque este boto ANTES de inserir o n da pgina

Clique no boto Inserir nmero da pgina. O nmero da pgina ser criado na margem esquerda do cabealho. Para alinh-lo direita basta clicar no boto de Alinhar pargrafos direita, na barra de ferramentas (ou clique no menu Formatar, depois Pargrafos... e escolha o Alinhamento direita).

3.3 Ajustes finais

Algumas normas exigem que a numerao das pginas deve ser contada a partir da Folha de Rosto, mas antes da folha de rosto h a Capa do Relatrio Final. Para o trabalho ficar nesta exigncia preciso configurar o documento para que a contagem de pginas inicie em 0 (zero). Assim, a Capa ser a pgina 0 (zero) e a Folha de Rosto, a pgina 1 (um). Siga estes passos: Posicione o Cursor na Seo 1 (parte pr-textual do Relatrio)1 e v at o Menu Exibir, depois Cabealho e Rodap. Na barra horizontal, clique no boto Formatar nmeros de pginas: Figura 4 Boto Formatar nmeros de pginas

Considera-se que a seo 2 j foi criada, conforme instrues anteriores.

10 Na nova janela, marque a opo Iniciar em: e informe o valor 0 (zero) na caixa: Figura 5 Iniciar numerao em zero

Clique no boto OK e feche a barra de Cabealhos. Agora, a Capa torna-se a pgina 0 e a Folha de Rosto torna-se a pgina 1.

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4 ESTILOS
Os Estilos definem toda a formatao de um texto, de acordo com a necessidade do usurio. Assim, se desejamos um texto com fonte Arial, tamanho 12, com espao de 1,5 entre as linhas e pargrafo justificado, basta definir um estilo com todas estas configuraes, assim sempre que precisarmos deste formato de texto, basta selecionar o Estilo com apenas um clique do mouse e o texto selecionado ser modificado com todas as formataes desejadas. Os Estilos tambm so necessrios para se fazer o ndice Analtico (Sumrio) automtico de um trabalho, portanto muito importante saber configurar um estilo corretamente e depois, aplic-lo nos locais corretos do trabalho.

4.1 Definindo um Estilo

Antes de definir os Estilos recomendvel que se planeje antecipadamente quantos deles sero utilizados no trabalho. Os Estilos podem ser adicionados medida em que so necessrios, mas definir os principais Estilos antecipadamente ajuda bastante no desenvolvimento do trabalho. Alguns Estilos comuns em Relatrios de Estgio Supervisionado so: Texto de Relatrio O texto principal do documento Citao direta com mais de trs linhas Texto com um formato diferente do principal. Ex: fonte menor, recuo do lado esquerdo, etc. Ttulos e Sub-ttulos numerados Texto que sero utilizados como tpicos, numerados de uma forma seqencial. Ex: INTRODUO, Objetivos, METODOLOGIA, etc. Ttulos e Sub-Ttulos no numerados Textos que sero utilizados como tpicos, sem numerao. Ex: LISTA DE TABELAS, APNDICES, ANEXOS, etc. O Estilo do texto aparece na Barra de Ferramentas, ao lado do nome da Fonte, como mostra a Figura 6. Caso esta caixa de texto no esteja aparecendo, procure-a no canto direito da Barra de Ferramentas, onde aparecem mais botes, ou ento clique no Menu FORMATAR | ESTILOS E FORMATAO....

Figura 6 Localizao da caixa de Estilos na Barra de Ferramentas

12 Ao clicar no Menu FORMATAR | ESTILOS E FORMATAO..., aparecer uma barra lateral, semelhante da Figura 7. Figura 7 Barra lateral de Estilos e Formatao

4.1.1 Criao de Estilo para o Texto do Relatrio Primeiramente, vamos criar um Estilo para o texto do Relatrio. Na Barra de Estilos e Formataes, clique no Boto NOVO ESTILO (veja figura acima). Uma nova janela ser aberta, com vrias opes. Preencha da seguinte forma: Nome: D um nome sugestivo para este Estilo. Exemplo: Relatrio Tipo do Estilo e Estilo baseado em: No mude estas opes. Em geral o Tipo do Estilo Pargrafo e o Estilo baseado em Normal. Estilo para o pargrafo seguinte: Clique na setinha ao lado para escolher o mesmo nome que o informado no campo de Nome acima. Assim, sempre que voc apertar a tecla ENTER ao final de um pargrafo, o texto continuar com este estilo. A seguir, clique no Boto FORMATAR (canto inferior esquerdo desta janela) para formatar a FONTE e depois o PARGRAFO de acordo com as normas. Exemplo: Formate a fonte para Arial, Normal, tamanho 12. Depois formate o pargrafo para alinhamento Justificado, espaamento Antes e Depois em automtico e espao entre as linhas de 1,5. Ao terminar de formatar a fonte e o pargrafo, clique no boto OK para confirmar a criao do novo Estilo.

13 4.1.2 Criao de Estilo para Citaes com mais de 3 linhas Repita os mesmos passos para criao do Texto do Relatrio, como descrito acima, porm use um outro nome (Exemplo: Citao) e mantenha o Estilo para o pargrafo seguinte como Relatrio, assim quando voc apertar a tecla ENTER ao final de uma citao, o prximo pargrafo automaticamente voltar ao Estilo do Texto de Relatrio. Ao formatar a fonte, configure de acordo com a norma utilizada. Exemplo: Arial, Normal, tamanho 10. O mesmo vale para a formatao do pargrafo, com especial ateno ao Recuo do lado esquerdo que deve ser especificado de acordo com a norma (Ex: 4 cm), bem como o espao entre as linhas (Ex: simples). Clique OK assim que terminar de fazer todas as configuraes. 4.1.3 Definindo os Estilos para os Ttulos e Sub-ttulos numerados Para os ttulos e sub-ttulos do trabalho, melhor utilizar os Estilos j existentes no Word que so os Estilos Ttulo 1, Ttulo 2, Ttulo 3, etc... necessrio fixar a seguinte relao: Todos os ttulos primrios, como INTRODUO, FUNDAMENTAO TERICA, METODOLOGIA, DISCUSSO, etc. sero configurados com o Estilo Ttulo 1. Os ttulos secundrios como Objetivo, Justificativa, etc. sero configurados com o Estilo Ttulo 2. Os ttulos tercirios (Ex: Objetivo Geral, Objetivo Especfico, etc.) com o Estilo Ttulo 3, e assim por diante. Recomenda-se que o usurio configure pelo menos at o ttulo 5, caso seja necessrio se aprofundar at este nvel futuramente. Outra forma de lembrar da relao acima a seguinte: O Estilo Ttulo 1 ser utilizado para os ttulos com numerao 1, 2, 3, 4, 5, etc. O Estilo Ttulo 2 ser utilizado para os ttulos com numerao 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1, 3.2, etc... O Estilo Ttulo 3 para os ttulos com numerao 1.1.1, 1.2.1, 1.2.2, 2.1.1, 2.2.1, 3.1.1, etc... e assim por diante. Para localizar o Estilo de Ttulo 1 na Barra lateral de Estilos e formatao, (Figura 7), procure em ordem alfabtica. Caso no localize este Estilo, clique em MOSTRAR (canto inferior da Barra) e escolha a opo Todos os Estilos. Outra forma de localizar o estilo de Ttulo 1 digitando Ttulo 1 (sem as aspas) na caixa de texto dos Estilos (Figura 6). Aps localizar o Estilo de Ttulo 1, clique na setinha ao lado do Estilo para que aparea a opo MODIFICAR... Clique em Modificar. Agora, preciso formatar a fonte e o pargrafo deste Estilo, da mesma forma que foi formatado os Estilos anteriores, com o cuidado dos pargrafos nunca terem qualquer tipo de recuo (lado esquerdo, direito ou especial). Aps formatar a fonte e o pargrafo do Estilo de Ttulo 1, clique novamente no boto Formatar, mas desta vez escolha a opo Numerao... A numerao utilizada pelos ttulos est na guia VRIOS NVEIS. Clique nesta guia e ento escolha o melhor modelo para a numerao dos ttulos, conforme mostra a Figura 8.

14 Figura 8 Modelo de numerao dos ttulos

Clique no boto OK para confirmar a numerao e OK novamente para finalizar o Estilo de Ttulo 1. Repita estes passos para configurar os Estilos de Ttulo 2, Ttulo 3, Ttulo 4, etc. 4.1.4 Definindo os Estilos para os Ttulos e Sub-ttulos no numerados Alguns ttulos que aparecem no Sumrio no utilizam numerao, como LISTA DE TABELAS, ANEXOS, REFERENCIAL BIBLIOGRFICO, etc. e, portanto, utilizam um Estilo diferente dos outros Ttulos numerados. Vamos utilizar um Estilo j definido no Word que o Ttulo. Repare que este no tem nenhum nmero aps a palavra, e pode ser que este Estilo no aparea na Barra lateral. Para mostr-lo, clique em MOSTRAR (canto inferior da Barra) e escolha a opo Todos os Estilos. Outra forma de localizar o estilo de Ttulo digitando Ttulo (sem as aspas) na caixa de texto dos Estilos (Figura 6). Aps localiz-lo, clique na setinha ao lado do Estilo para que aparea a opo MODIFICAR... Clique em Modificar. preciso ficar atento quanto opo Estilo para o pargrafo seguinte. Clique na setinha ao lado desta opo e escolha Relatrio (ou o nome que voc definiu para o texto principal do relatrio). Assim, sempre que voc apertar a tecla ENTER ao final de um Ttulo, o texto voltar s configuraes normais. Formate a fonte e o pargrafo da forma necessria (sempre utilizando o boto FORMATAR no canto inferior esquerdo da janela) e depois clique no boto OK quando tiver terminado as configuraes.

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4.2 Aplicando os estilos

Agora toda vez que for digitar, basta escolher o Estilo a ser utilizado no texto, clicando na caixa de texto na Barra de Ferramentas (Figura 6) ou na Barra Lateral (Figura 7). Em algumas ocasies pode ser necessrio formatar um texto manualmente, mas na maioria das vezes prefervel utilizar os Estilos e esta uma prtica que deve ser condicionada pelo usurio para que se tire o mximo proveito deste avanado recurso, poupando tempo e evitando erros comuns que ocorrem durante a formatao manual.

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5 SUMRIO
O Sumrio deve ser criado utilizando-se os Estilos definidos anteriormente, conforme instrues do Captulo 4. Para cri-lo, posicione o Cursor no local correto, depois siga estes passos:

5.1 Criando o Sumrio

Clique no Menu INSERIR | REFERNCIA | NDICES... Uma nova janela se abrir com algumas guias. Clique na guia NDICE ANALTICO, depois clique no Boto OPES... Uma pequena janela se abrir como na Figura 9. Primeiramente desmarque a opo Nveis da estrutura de tpicos, caso ela esteja marcada. Usaremos somente os Estilos, portanto esta opo deve ser desmarcada. No centro da janela, aparece uma lista com todos os Estilos do documento e do lado direito uma caixa de texto para cada Estilo, vazia ou com algum nmero dentro (na figura, nmero 1 ou 2). A caixa de texto de um estilo deve conter um nmero caso voc queira que ele aparea no Sumrio ou deve ficar vazia caso queira que o referido Estilo no aparea no Sumrio. No nosso caso, utilizaremos somente 2 tipos de entradas de ndice: numerados e no numerados. Como mencionado anteriormente, os Ttulos no numerados (APNDICES, REFERENCIAL BIBLIOGRFICO, etc) possuem o estilo Ttulo, ento marque o nmero 1 neste estilo, na janela. Os Ttulos numerados (Ttulo 1 a Ttulo 5) podem conter tambm o nmero 1 dentro da caixa de texto. Todos os outros Estilos ficam com a caixa de texto vazia, pois no aparecero no Sumrio. Clique no boto OK para fechar a janela de Opes de ndice. Figura 9 Opes de ndice analtico

17 Clique agora no boto MODIFICAR. Precisaremos configurar as entradas de ndice Analtico 1 e 2. Com o ndice 1 selecionado, clique novamente no boto MODIFICAR e a janela de modificao de Estilo se abrir. Clique no Boto FORMATAR para formatar a Fonte (Ex: Arial, Normal, tamanho 12) e o Pargrafo (Ex: Justificado, Recuos todos zerados e espao de 1,5 entre as linhas). Clique em OK para fechar a janela de formatao de ndices. V clicando nos botes OK para fechar todas as janelas at que o Sumrio esteja criado.

5.2 Atualizando o Sumrio

medida em que novos Ttulos e Sub-ttulos vo sendo criados no trabalho, o Sumrio no atualiza automaticamente as entradas. Para faz-lo, preciso clicar com o boto direito do mouse em qualquer parte do Sumrio e escolher a opo ATUALIZAR CAMPO. Depois marque a opo Atualizar ndice inteiro e clique no boto OK. O Sumrio ser atualizado agora.

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6 LISTA DE TABELAS, GRFICOS E FIGURAS

O processo de criao de uma Lista de Tabelas o mesmo para Lista de Grficos ou Lista de Figuras (ou Quadros, Fotos, etc...). Portanto o que se segue vale para qualquer um destes casos, apesar de se mencionar apenas a palavra Tabela a partir de agora.

6.1 Criando legendas

Toda Tabela deve conter uma Legenda criada pelo prprio Word, para que a Lista seja gerada automaticamente. Posicione o Cursor no local onde a legenda de uma Tabela ser inserida, de acordo com a norma utilizada, depois v no Menu INSERIR | REFERNCIA | LEGENDA.... Uma janela, semelhante Figura 10, ser aberta. Selecione o tipo de Legenda (Ex: Tabela, Ilustrao, Quadro, etc...) e clique em OK. Depois basta digitar um texto para o ttulo da legenda (caso o autor do trabalho julgue necessrio). Repita este procedimento para todas as tabelas do trabalho. Figura 10 Janela de Legendas

Nota: Caso o Nome no aparea na janela de Legendas (Ex: Figura), basta clicar no boto NOVO NOME para criar o Nome desejado. A numerao sempre automtica e no h necessidade de alter-la, na maioria dos casos.

6.2 Criando a Lista

Posicione o Cursor onde a Lista de Tabelas ser criada. Clique no Menu INSERIR | REFERNCIA | NDICES.... Depois escolha a guia ndice de Figuras e certifique-se o Nome da Legenda est correto e clique no Boto OK. A lista ser criada. Somente aparecero na Lista, as legendas que foram criadas como explicado acima. Para atualizar a lista, utilize o mesmo mtodo de atualizar o Sumrio, descrito anteriormente.