MANUAL PARA PLANIFICAR Y REALIZAR UN PROYECTO

QU ES PLANIFICAR?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes debern ser fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados. Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La planificacin es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la proyeccin de metas, basada en mtodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y se constituye en un medio para lograr algo y no es un fin en s mismo. La planificacin es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para mejorarla. Toda planificacin tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto coherente de acciones que procuran modificar una situacin o problema.

LA LGICA DE LA PLANIFICACIN:

La planificacin no debe ser pretenciosa, sino efectiva. No debe actuar por actuar, sino establecer consensos entre las partes sobre lo que se quiere, sobre las prioridades y las estrategias del proyecto. Es necesario definir colectivamente con qu indicadores se trabajar para establecer si el proyecto tiene perspectivas de lograr lo previsto; si los destinatarios aprovechan lo que se ha previsto y si se logran los cambios esperados.

PLANEAR Y PROYECTAR:

Planificar y proyectar en el rea de la calidad de los servicios pblicos requiere considerar tres ejes fundamentales sobre los que se debe asentar el objetivo central del Estado Provincial: -Facilitar la vida diaria de las personas. -Acercar las decisiones a los ciudadanos -Renovar la gestin.

Dichos fundamentos permiten dotar al Estado de una estructura organizativa moderna y gil, capaz de brindar respuestas concretas a las exigencias de los ciudadanos a travs de un proceso de modernizacin, cuya base se asienta en la planificacin de una cultura de servicio guiada por objetivos evaluables, la desconcentracin de funciones para lograr una mayor autonoma de los organismos y la responsabilidad de los gestores por los resultados obtenidos.

Este proyecto de modernizacin contempla la calidad de los servicios pblicos como objetivo fundamental, introduciendo procesos integrales de modernizacin dentro de los organismos que componen la Administracin Pblica centralizada en cuatro reas concretas: 1- rea organizativa

2- Funcionamiento interno

3- Recursos Humanos

4- Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos.

Dentro de una organizacin la planificacin y la proyeccin se pueden llevar adelante desde dos reas definidas: desde la administracin mediante estrategias concretas y desde la direccin a travs de la visin, misiones y funciones que le corresponden y que determinarn la orientacin de sus proyectos.

FOCALIZACIN DE UN PROYECTO

Es importante considerar sobre qu rea la organizacin o administracin va a proyectar. En primer lugar, toda organizacin puede decidir sobre uno o ms de los campos mencionados en el punto anterior introduciendo las mejoras de calidad en alguno de los procesos o servicios que brinda al ciudadano y, en segundo lugar, podr elaborar un proyecto consecuente con su expectativa y acorde a los requerimientos que considere ms ptimos.

PLANIFICAR CON ESTRATEGIA:

La planificacin de un proyecto deber estar articulada sobre cuatro estrategias de funcionamiento que son consideradas de vital importancia y sin las cuales no es posible conseguir una administracin receptiva que preste adecuados servicios a los ciudadanos: 1- La mejora de la informacin y comunicacin con el ciudadano.

2- La mejora en la calidad del servicio, fundamentalmente reduciendo y simplificando los trmites administrativos en aquellos servicios que afecten directamente al usuario.

3- Funcionamiento ms eficaz y eficiente de los diferentes organismos en su gestin interna.

4- Realizacin de procesos integrales de modernizacin relativos a un servicio o sector de un organismo determinado de la Administracin Pblica.

Estas cuatro estrategias de funcionamiento aumentarn la eficiencia en la gestin interna, posibilitarn la transparencia del proceso y mejorarn la concertacin de la actuacin.
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SNTESIS DE LA PLANIFICACIN: Podemos decir que la planificacin es la herramienta fundamental para la elaboracin de cualquier proyecto. No debe ser improvisada, sino que debe ser elaborada cuidadosamente, considerando todos los aspectos para lograr siempre la mejora continua. Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra planificacin. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la mayor calidad posible. Toda planificacin requiere de una idea, de un plan y de unos objetivos, cuyos pasos son: 1- Seleccin de una idea, problema o situacin determinada que quiere ser modificada.

2- Bosquejo preliminar: Se plantea brevemente lo que se desea realizar.

3- Anteproyecto preliminar o estudio de prefactibilidad: Es la profundizacin del punto anterior y nos da la pauta si podemos continuar en el proyecto o no.

4- Anteproyecto definitivo o estudio de factibilidad: Es el estudio ms profundo del anteproyecto preliminar, utilizando indicadores y mediciones especficas, sondeos, muestreos, etc. El anteproyecto nos determinar si podemos continuar con nuestro objetivo.

5- Proyecto final o definitivo: es cuando se realiza todo el desarrollo del proyecto a travs de un trabajo meticuloso y minucioso, sobre la idea que le dio origen. Para lograr el xito en el proyecto definitivo debemos tener en cuenta: 1- Ciudadanos a los que va dirigido.

2- Lugar en donde se va a realizar

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3- Tamao

4- Procesos a llevar adelante

5- Costos

6- Beneficios

FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN: Se ha comprobado internacionalmente que las estrategias de la planificacin optimizan la utilizacin de los recursos humanos, materiales, financieros y de informacin, desarrollando nuevas tcnicas de direccin, seguimiento, control de los procesos, perfeccionamiento del sistema de gestin y de recursos humanos de la organizacin, ajustando la estructura interna de la organizacin a las funciones encomendadas dentro de un nuevo contexto de actuacin de la administracin del Estado. La planificacin consiste en gestionar acciones especficas de mejora de la calidad de los servicios comprometidos por el organismo, a travs de la declaracin de admisibilidad de un proyecto consecuente, que rena las caractersticas de evaluable y medible y cumpla con los requerimientos especficos. Es importante considerar que todo lo que supone inversin inicial de un proyecto, sea atendida con recursos pblicos afectados a tal fin, hasta que la accin se incorpore a la gestin de la reparticin como gasto corriente, lo que debe coincidir con la puesta en marcha del proyecto. Toda planificacin tiene un objetivo general, una idea y un propsito. El objetivo general significa concretar esa idea (o resolver un problema). El propsito deber ser siempre el poder brindar una mejor atencin al ciudadano, destinatario de nuestros servicios. LA PROGRAMACIN: Esta es la etapa que nos permite organizar y detallar el modo de trabajar en el proyecto. Brindar servicios pblicos de calidad, ms eficaces, econmicos y accesibles, es la voluntad compartida por funcionarios y agentes pblicos que componen
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la Administracin Pblica Provincial, cuya participacin activa en la tarea de la modernizacin del Estado es una condicin indispensable para el xito de un proyecto. La Provincia de Salta lleva adelante un plan de mejora en su Administracin y de sus servicios pblicos en lo que a calidad se refiere, concentrndose en el cumplimiento de varios objetivos tales como: -Clarificar las misiones del Estado y el mbito de los servicios pblicos, para que el ciudadano conozca la frontera existente entre las misiones que son competencia de cada organizacin. Tomar en cuenta mejorar las necesidades y los deseos de los ciudadanos, para servirlos en cumplimiento del mandato constitucional, y mejorar las capacidades de concepcin, decisin y resolucin de la Administracin central. SUPERVISAR Es la etapa de la planificacin del proyecto que nos permite evaluar, proseguir y replantear la coordinacin y organizacin del proyecto. PLANIFICACIN ESTRATGICA Los tres pilares bsicos de la planificacin son: 1-Planear

2- Programar

3- Supervisar

PROBLEMAS Los problemas siempre existen. El primer paso es identificarlos a travs de un diagnstico.

El segundo paso es buscar una solucin adecuada.

El tercer paso es implantarla.

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El cuarto paso comprobar y evaluar si la solucin implantada tiene un efecto beneficioso

FORMULACIN DE UN PROYECTO Formular un proyecto significa elaborar un modelo que me permita aplicarlo para mejorar la calidad en los servicios que presta la organizacin. Todos los organismos dependientes del Poder Ejecutivo Provincial, cualquiera sea su naturaleza, pueden presentar ante la Oficina de Calidad de los Servicios proyectos de mejora de la calidad de los servicios a su cargo. DENOMINACIN DEL PROYECTO Es el nombre que le vamos a otorgar al proyecto LOCALIZACIN DEL PROYECTO El objetivo de formular un proyecto consiste en integrar procesos de modernizacin relativos a un servicio o a un sector determinado del organismo, referido a una o ms de las cuatros lneas de accin concretas: Area organizativa

Funcionamiento interno

Recursos Humanos

Procedimientos de actuacin o gestin de los procesos.

TAMAO El tamao de un proyecto est relacionado y proyectado sobre la mxima capacidad que cubrir durante un determinado perodo de tiempo y el mnimo que justificar a dicho proyecto.

COSTOS:

Son los gastos que demandar el proyecto en lo que se refiere a mano de obra, materiales y gastos en general, los cuales debern ser evaluados previamente a travs de la declaracin de admisibilidad del proyecto. Tal declaracin supone la posibilidad de que la inversin inicial del proyecto sea atendida con recursos pblicos afectados a tal fin, hasta que la accin se incorpore a la gestin de la reparticin como gasto corriente, lo que debe coincidir con la puesta en marcha del proyecto.

PRESUPUESTO

Presupone lo que se estima necesitar para que el proyecto funcione correctamente, tanto en recursos humanos, materiales o financieros.

CMO PLANIFICAR PARA HACER UN PROYECTO? Definimos un proyecto como un conjunto planificado de acciones tendientes a resolver exitosamente -mediante una cantidad de recursos humanos y materiales, un presupuesto y un tiempo determinado para su realizacin- una situacin problemtica, una idea beneficiosa o una demanda planteada.

CAL ES LA CLAVE DE UN PROYECTO? La clave de un proyecto deber tener las siguientes caractersticas: Realista: Deber establecer objetivos posibles de logar, tenindose en cuenta la forma de funcionar de la organizacin, la disposicin de las reas directivas, el presupuesto econmico y todos aquellos factores que afecten el logro del objetivo.

Medible a travs del tiempo: Los objetivos se debern establecer en trminos concretos, especificando lo que se espera que ocurra y cundo. Es necesario que los objetivos estn fijados en trminos concretos y no en generalidades imprecisas. Podrn cuantificarse tanto en costos como en porcentajes, pasos especficos, tiempo, etc.

Flexible: Deber ser posible adecuar el proyecto, cuando surjan imprevistos en su ejecucin. Motivador: Deber comprometer en su realizacin la mayor parte o todo el personal.
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Comprensible: Los proyectos debern explicarse de manera sencilla y comprensible.

Obligatorios: Una vez determinado el o los objetivos del proyecto, deber existir una obligacin explcita para hacer lo necesario para su consecucin.

Participacin: Los responsables del logro de los objetivos del proyecto debern participar en el establecimiento de los mismos. La elaboracin del proyecto deber ser transparente, eficaz y concertada.

Transparente significa que la orientacin estratgica del proyecto constituye un compromiso que debe ser precisado, detallado y difundido en el documento de trabajo donde se explique el proceso o servicio elegido.

Eficaz: El proyecto deber ser preparado para ponerse en marcha en forma inmediata a su aprobacin, y los resultados debern ser medibles a partir de los seis mese de su iniciacin.

Concertado: El proyecto postulado deber ser concertado entre los integrantes del organismo que lo presente.

El proyecto presentado deber ayudar a: Facilitar la vida cotidiana de las personas, colaborando a la sencillez y eficiencia del Estado.

Reforzar los derechos ciudadanos.

Simplificar las relaciones entre los servicios pblicos y los ciudadanos.

Mejorar la calidad de los servicios prestados. Acercar las decisiones a los ciudadanos colaborando en la proximidad del Estado.
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Renovar la gestin del Estado colaborando en la modernizacin del mismo, tanto en lo que se refiere a los recursos humanos como de la gestin pblica.

Los proyectos debern referir: el organismo de origen, nombre, indicacin y explicacin acerca de si es nuevo, ampliacin o innovacin, tipo, fundamentacin, proceso o servicio elegido, actividad principal a desarrollar, inversiones necesarias, financiacin, costos y a los siguientes elementos:

Destinatarios del servicio a mejorar, con detalles de sus caractersticas.

Localizacin o emplazamiento concreto del Proyecto.

Tamao, etapas y costos.

Presupuesto del trabajo.

Presupuesto global o general.

Inversiones u otras consideraciones similares.

Aspectos sociales, descripciones generales, objetivos, tasa de actualizacin social.

Demanda de los ciudadanos

Beneficiarios especficos

Nivel de localizacin

Impacto social Influencia en el medio ambiente.

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Los fundamentos del proyecto incluirn la justificacin poltica, tcnica, econmica y social, y se referirn especialmente a:

a) Descripcin del proceso (breve caracterizacin del proceso que se pretende abordar mediante el proyecto presentado).

b) Resea de los objetivos del proyecto y su relacin con el mejoramiento de la calidad y modernizacin del Estado.

c) Planificacin para concretar los objetivos propuestos

d) Razones que justifican la estrategia elegida para el logro de los objetivos del Proyecto.

e) Principales resultados que pueden surgir de los estudios o anlisis proyectados.

f) Enumeracin de las principales razones que justifican la aceptacin de las mejoras ofrecidas por el proyecto para la modernizacin del Estado.

g) Descripcin de las posibilidades reales de lograr los resultados sealados, en trminos de recursos disponibles y la experiencia de la organizacin.

Cumplidos los seis meses desde la iniciacin del proyecto, el organismo beneficiado deber presentar un informe de evaluacin del mismo.

CAL ES LA CLAVE PARA QUE UN PROYECTO SEA EXITOSO?

Para que un proyecto sea exitoso deberemos tener en cuenta: 1 Identificar correctamente la situacin problemtica.

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2 Describir certeramente el diagnstico de la realidad inicial

3 Planificar eficientemente las tareas que solucionarn los problemas detectados, accin que estar condicionada por los recursos materiales y humanos con los que contamos.

MODELO DE PRESENTACIN DE UN PROYECTO

TTULO En lenguaje claro y conciso se deber indicar la accin a realizar. BREVE DESCRIPCIN DEL PROYECTO. Brevemente y mediante una rpida lectura deber brindar una idea general del proyecto, su naturaleza, importancia, poblacin a cubrir y ubicacin. DIAGNSTICO Y JUSTIFICACIN DEL PROYECTO Describir la situacin real que se quiere cambiar y la situacin ptima que se tendra, despus de la aplicacin del proyecto. OBJETIVOS Descripcin breve de lo que se quiere lograr y caractersticas de la situacin final deseada. METAS DEL PROYECTO Detalles de indicadores que permitan conocer si aplicando el proyecto se obtendrn los resultados que se esperan. ACTIVIDADES< Informacin resumida referida a las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, organizadas segn un cronograma, responsables y costos. ORGANIZACIN PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO Debe exponerse claramente cmo se desarrollar la ejecucin del proyecto, los recursos involucrados (humanos y materiales), as como tambin su coordinacin.
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INSUMOS Breve descripcin de insumos de bienes y servicios clasificados segn la fuente de financiamiento que corresponda. COSTOS Presupuesto mensual del proyecto totalizando gastos por insumos y actividades. UN EJEMPLO DE PROYECTO Diagnstico: El problema percibido es estudiado y ampliamente documentado. Se mencionan los indicadores de la situacin inicial y poblacin afectada. Del anlisis de la informacin se pude deducir: El problema El objetivo del proyecto Las metas a las que se quiere llegar despus de realizar el proyecto.

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NDICE: 1- QU ES PLANIFICAR 2- LA LGICA DE LA PLANIFICACIN 3- PLANEAR Y PROYECTAR 4- FOCALIZACIN DE UN PROYECTO 5- PLANIFICAR CON ESTRATEGIA 6- SNTESIS DE LA PLANIFICACIN 7- FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN 8- LA PROGRAMACIN 9- SUPERVISIN 10PLANIFICACIN ESTRATGICA 11PROBLEMAS 12FORMULACIN DE UN PROYECTO 13DENOMINACIN DEL PROYECTO 14LOCALIZACIN DEL PROYECTO 15TAMAO 16COSTOS 17PRESUPUESTO 18CMO PLANIFICAR PARA HACER UN PROYECTO 19CUL ES LA CLAVE DE UN PROYECTO 20CUL ES LA CLAVE DE UN POYECTO PARA QUE SEA EXITOSO 21MODELO DE PRESENTACIN DE UN PROYECTO 22UN EJEMPLO DE PROYECTO. 23TRABAJO REALIZADO POR 24EQUIPO DE TRABAJO 25-

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