INTR ODUÇÃO À

GE STÃO DOCU ME NTAL

2009
 Marcos jurídicos

"Ar t. 5º. (.. .)

XXXIII - todos tem direito a receber dos órgãos

públicos informações de seu interesse particular,
ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo
seja imprescindível a segurança da sociedade e
do estado;”
(Constituição Federal, 1988)
 Marcos jurídicos

“Art . 216 (.. .)

§ 2º - Cabem a administração pública, na forma

da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem"

(Constituição Federal, 1988)

 Marcos jurídicos

Art. 314 Extraviar livro oficial ou qualquer

documento, de que tem a guarda em razão o
cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo total ou
parcialmente:
Pena: reclusão de um a quatro anos, se o fato
não constituir crime mais grave.(...)“
(Código Penal)
 Marcos jurídicos

Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

(lei dos arquivos)
• Viabiliza a implementação de políticas
arquivísticas;

• Cria o Conselho Nacional de Arquivos –

CONARQ;

• Reafirma princípios constitucionais no que tange

à obrigação do Estado de promover a gestão de
documentos e a publicização da informação
 Definições de Arquivo

“Conjunto de documentos
produzidos e/ou recebidos por
uma instituição, pública ou
privada, pessoa ou família, no
desempenho de suas
atividades,
independentemente da
natureza do suporte.”
 Definições de Arquivo

“Instituição ou serviço
que tem por finalidade
a custódia, o
processamento
técnico, a conservação
e o acesso a
documentos”.
 Definições de Arquivo

“Móvel destinado
à guarda de
documentos”

ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.

 Documento

Unidade de registro de
informações, qualquer
que seja o suporte ou
formato.

 Suporte: material sobre o qual as informações

são registradas.

 Informação: elemento referencial, noção,

idéia ou mensagem contidos no documento.
 Documento de arquivo

 Documento produzido e/ou reduzido por

instituição, pública ou privada, pessoa ou
família, no desempenho de suas atividades,
constitua elemento de prova ou de
informação, independentemente da
natureza do suporte.
 Dossiê e Processo

 Dossiê:
“Unidade de arquivamento, formada por documentos
diversos, pertinentes a um determinado assunto
(ação, evento, pessoa, lugar, projeto).”

 Processo:
“Documento ou o Conjunto de documentos que exige
um estudo mais detalhado, bem como procedimentos
expressos por despachos, pareceres técnicos,
anexos oficialmente reunidos no decurso de uma
ação administrativa ou judicial, que constitui uma
unidade de arquivamento”.
(ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)
 Características dos
documentos de arquivo

 Unicidade: cada documento de arquivo

assume um lugar único no conjunto
documental ao qual pertence.

 Naturalidade: os documentos de arquivo

não são coletados artificialmente, mas
acumulados de modo natural no curso das
ações de maneira contínua, em função dos
seus objetivos.
 Características dos
documentos de arquivo
 Organicidade: relação natural de
interdependência em relação aos documentos do
seu conjunto.

 Autenticidade: capacidade de se provar que um

documento é o que diz ser, está ligada á criação,
tramitação, uso e guarda.
 Classificação dos documentos
de arquivo - natureza

 Sigilosos: documento que pela natureza de

seu conteúdo sofre restrição de acesso.

 Ostensivos: documento sem qualquer

restrição de acesso.
 Classificação dos documentos
de arquivo – quanto ao gênero

 Textuais:
são os documentos
manuscritos,
datilografados ou
impressos;
 Classificação dos documentos
de arquivo – quanto ao gênero

 Filmográficos:
são os documentos em
películas cinematográficas e
fitas magnéticas de imagem
(tapes), conjugadas ou não
a trilhas sonoras, com bitolas
e dimensões variáveis,
contendo imagens em
movimento. Exemplos:
filmes e fitas
videomagnéticas
Classificação dos documentos
de arquivo – quanto ao gênero

 Sonoros:
são os documentos com
dimensões e rotações
variáveis, contendo
registros
fonográficos.
Exemplos: discos e
fitas audiomagnéticas
Classificação dos documentos
de arquivo – quanto ao gênero

 Cartográficos
 Classificação dos documentos
de arquivo – quanto ao gênero

 Iconográficos
Classificação dos documentos
de arquivo – quanto ao gênero
 Digitais
Importância do documento de
arquivo
 Provas de ações;
 Garantia de direitos e cidadania;
 Controle e melhoria das atividades da
instituição;
 Pesquisa científica;
 Registro da memória institucional.
 Gestão de Documentos
“Gerir documentos, em seu sentido mais
amplo, significa não só racionalizar e
controlar a produção documental, garantir o
uso e a destinação adequados dos
mesmos, mas principalmente assegurar
ao governo e ao cidadão o acesso pleno
ás informações contidas nos
documentos, tarefa por excelência dos
arquivos”.
(Arquivo Nacional, 1995).
Gestão de Documentos -
Objetivos
 Impedir formação de massa
documental acumulada nos
arquivos;
 Impedir a eliminação
indiscriminada de documentos;
 Ampliar o espaço físico para
arquivamento;
 Racionalizar a guarda dos
documentos;
 Gestão de Documentos -
Objetivos
 Assegurar condições de
conservação e preservação
dos documentos;
 Reduzir os custos de guarda e
conservação de documentos;
 Garantir o acesso e a
disponibilidade da informação;
 Proporcionar maior agilidade e
eficiência na recuperação da
informação;
 Gestão de Documentos -
Objetivos
 Assegurar o uso adequado da
microfilmagem,
processamento eletrônico de
dados e outras técnicas
avançadas de gestão da
informação;

 Preservar a memória
institucional.
 Teoria das Três Idades ou do
Ciclo de Vida dos Documentos
 Princípio segundo o qual os documentos
passam por três fases distintas de
arquivamento para cumprirem seu ciclo de
vida: fase corrente, intermediária e
permanente. Essas fases são estabelecidas
de acordo com a vigência administrativa, a
freqüência de consulta e os valores
primários e secundários dos documentos.
 Teoria das Três Idades ou do
Ciclo de Vida dos Documentos

 Primeira Idade ou Fase Corrente (ativa): É

constituído pelo conjunto de documentos
indispensáveis à manutenção das
atividades cotidianas de uma administração.
Está estreitamente ligado aos objetivos
imediatos para os quais os documentos
foram produzidos e por esse motivo deve
permanecer o mais perto possível do
produtor. É muito utilizado pela
administração.
 Teoria das Três Idades ou do
Ciclo de Vida dos Documentos

 Segunda Idade ou Fase Intermediária (semi-

ativa): É constituído pelo conjunto de
documentos que, por não serem mais
necessários à manutenção das atividades
cotidianas, mas que devido a questões
administrativas, legais e financeiras aguardam
em depósito de armazenamento temporário,
sua destinação final.
 Apresenta pouca freqüência de uso pela
administração.
Teoria das Três Idades ou do
Ciclo de Vida dos Documentos

 Terceira Idade ou Fase Permanente

(inativa): É constituído pelo conjunto
de documentos, que em função do
seu valor histórico, probatório e
informativo são preservados
definitivamente.
Etapas da Gestão Documental

Avaliação e
Produção Utilização destinação

Reformatação de
suporte

Microfilmagem Digitalização

preservação substituição acesso

 Produção

 Produção de documentos: refere-se à elaboração

dos documentos em decorrência das atividades de
um órgão ou setor.
Atividades dos profissionais de arquivo nesta fase
(exemplos):
- contribuir para que sejam criados apenas
documentos essenciais (evitar duplicação e vias
desnecessárias)
- sugerir a criação, extinção ou alteração de modelos
e formulários
- contribuir para o melhor uso dos recursos de
disseminação da informação.
 Classificação

Classificar: v.t.d. 1. Distribuir em classes e/ou

grupos segundo sistema ou método de
classificação. 2. Determinar as categorias
em que se divide ou subdivide um conjunto.
3. Por ordem, arrumar (...). 5. Identificar
(planta, animal, etc) e colocá-los no sistema
de classificação”
(Novo Dicionário Aurélio, 1994)
 Classificação

 Classificar (Documentos): Organizar

os documentos de um arquivo de
acordo com um plano de classificação,
por meio da análise e identificação do
conteúdo dos documentos
selecionando os assuntos sob os
quais serão recuperados, atribuindo-
lhes códigos.
 Plano de Classificação de
Documentos

 Plano de Classificação: esquema de

distribuição de documentos em
classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a
partir do estudo das estruturas e
funções de uma instituição e da
análise dos documentos.
 Plano de Classificação de
Documentos
Objetivos:

 Organizar todos os documentos produzidos

e/ou recebidos pelo órgão;

 Padronizar a forma de arquivamento dos

documentos, tendo em vista o conteúdo;

 Facilitar e agilizar a recuperação da informação.

 Tramitação

 Curso do documento desde a sua produção

ou recepção até o cumprimento de sua
função administrativa (caminho que os
documentos percorrem).
 Procedimentos
(arquivos correntes)

 Registro do recebimento e conferência do conteúdo

do documento;
 Identificar a qual assunto o documento se refere;
 Verificar a existência de antecedentes (documentos
que tratam do mesmo assunto e ou caso)
 Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem
cronológica crescente, sendo o documento com
data mais recente em último lugar e assim
sucessivamente;
 Arquivamento
 conservar em ordem os documentos
arquivados;
 dar buscas necessárias para atender
pedidos de antecedentes ou
esclarecimentos sobre os documentos;
 dar acesso e ter controle sobre os
documentos que foram emprestados.
 Avaliação e Destinação

Para avaliar devemos considerar:

 Valor primário

 Valor secundário
 Valores primários e
secundários

 Valor primário: valor

atribuído ao
documento em função
do interesse que possa
ter para a entidade
produtora, tendo em
vista seu uso para fins
administrativos, legais
e fiscais.
 Valores primários e
secundários

 Valor secundário:
valor que
eventualmente os
documentos
possuam para fins
diferentes daqueles
para os quais
foram
originalmente
criados.
 Avaliação e Destinação
 Tabela de temporalidade: instrumento de
destinação, aprovado por autoridade
competente, que determina prazos e
condições de guarda tendo em vista a
transferência, o recolhimento, a eliminação ou
a preservação dos documentos.
 Avaliação e Destinação
Finalidade da Tabela de Temporalidade:

 Estabelecer o tempo de guarda dos

documentos;
 Definir em que mídia será preservado o
acervo;
 Estabelecer a eliminação dos documentos
cuja guarda não se justifique.
 Avaliação e Destinação
Eliminação de documentos:

 só pode ser feita após a aprovação formal

do prazo de guarda dos documentos;
 deve ser autorizada pela Comissão Central
de Avaliação de Documentos de Arquivo;
 deve ser dada publicidade à eliminação.
 Transferência

 Transferência: passagem dos

documentos do arquivo corrente para o
intermediário.
Massa Documental
Acumulada