PEN NILAIA AN 5S

L LAPORAN N AUDIT UNTUK

Bahagian n: _______ __________ __________ ______

DIAU UDIT OLE EH

ama: Na Ta andatangan: Ta arikh

Jawatan nkuasa Au udit 5S Jabatan Pegu uam Nega ara Malay ysia Ar ras 2, Blo ok C3, Kompleks C Pu usat Pent tadbiran Putrajaya P a 62512 Putraja aya

TERHAD

Penilaian Markah

Nota berikut ialah untuk mengenalpasti format dan tanda markah yang terdapat dalam laporan ini; Markah yang bertanda 1 bermaksud tiada sistem diamalkan. Markah yang bertanda 2 bermaksud sebahagian daripada amalan 5S dipraktikkan. Markah yang bertanda 3 bermaksud amalan 5S adalah aktif dan mengalakkan. Markah yang bertanda 4 bermaksud keseluruhan sistem 5S telah diamalkan di tempat kerja, berkesan dan tersusun. Markah yang bertanda 5 bermaksud tempat kerja yang selesa dan amat berkesan.

Untuk memperolehi persijilan 5S, organisasi perlu mencapai jumlah markah minimum 70% atau 3.5

AUDIT DALAMAN AMALAN 5S JABATAN PEGUAM NEGARA Zon:_______________________________________ Nama Panel\Juruaudit:________________________ Tarikh:_________ Bil. Audit:_______

Kategori Polisi dan Objektif 5S

No. 1

2 3 4

Carta Organisasi Kumpulan/ Zon 5S Nama Kumpulan

5 6 7 8

Sudut 5S

9 10 11

Jadual Perancangan Aktiviti

12 13 14

Rekod Aktiviti

15 16 17 18 19

Galakan dan Penghargaan Inovasi & Penambahbai kan

BAHAGIAN A: KEPERLUAN AM (95 markah) Markah Perkara Diaudit 1 2 3 4 Disediakan dalam keadaan yang menarik, memuaskan, bersih, tidak berdebu dan diletakkan di tempat yang sesuai Mudah dilihat dan difahami oleh warga kerja Polisi 5S ditandatangani oleh Peguam Negara dan bertarikh Maksud polisi dan objektif memenuhi keperluan mengikut aktiviti pelaksanaan sistem 5S dan dijelaskan kepada warga kerja Dapat dilihat pada sudut 5S dan mudah difahami oleh warga kerja Disediakan dengan kemas dan sesuai dengan keperluan program 5S Terdapat nama bagi tiap kumpulan 5S dan gambar ahli kumpulan dengan jelas Kawasan/ruang kerja/zon kawalan yang ditugaskan kepada setiap kumpulan 5S dinyatakan Terletak di tempat yang strategik dan penggunaannya memuaskan Pengisian bahan yang dilekatkan adalah terkini dan menarik Penggunaan sudut 5S untuk kumpulan masingmasing adalah memuaskan Telah disediakan, dilekatkan pada sudut 5S dan mudah difahami Butiran yang terdapat dalam perancangan tersebut adalah menyeluruh & memuaskan Aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut jadual dan rekod disimpan Minit mesyuarat kumpulan 5S disediakan Jadual giliran dan notis mesyuarat kumpulan 5S Rekod aktiviti penambahbaikan ditunjukkan dengan jelas Galakan dan penghargaan yang diberi kepada pegawai dan kakitangan Inovasi dan penambahbaikan berterusan yang dijalankan (Kaizen)

Catatan

Jumlah Markah Bahagian A: __________

Kategori Lantai

Susun Atur Peralatan

Peralatan

Susunan Fail

Perhiasan

Tanda Arah/ Petunjuk

Pendawaian

BAHAGIAN B: RUANG PEJABAT (125 markah) Markah No. Perkara Diaudit 1 2 3 4 1 Bersih, tidak berbau dan tidak basah 2 Tiada sampah sarap di sudut atau dibawah peralatan dan perabot 3 Tidak berlubang/pecah/ karpet terkoyak dan sebagainya 4 Kemas, berkeadaan baik dan tersusun dengan rapi 5 Cara menyusun boleh mewujudkan suasana selesa 6 Teknik susunan boleh memendekkan masa melaksanakan sesuatu kerja 7 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan 8 Tidak berdebu, bersih dan kemas 9 Alatulis tidak berselerak di atas meja/rak/laci 10 Peralatan rosak dilabelkan 11 Disusun, dilabelkan, disimpan dengan teratur, mudah diperolehi dan bersistem 12 Terdapat unsur-unsur kreativiti yang menarik dan memudahkan 13 Terdapat hiasan seperti gambar, poster dan lukisan yang bersesuaian 14 Menarik, kemas, bersih dan tersusun 15 Persekitaran dalaman yang selesa, tidak berdebu, kotor, berbau dan berkeadaan baik 16 Terdapat papan tunjuk arah dan label bahagian/ unit 17 Terdapat tanda nama pegawai/ kakitangan pada bilik/ meja/ ruang kerja 18 Tanda arah yang disediakan mencukupi, informative dan efektif 19 Pendawaian elektrik/ telefon/ kabel computer dalam keadaan baik, sempurna, teratur dan tidak berserabut 20 21 22 23 24 Terdapat Label/ petunjuk pada suis lampu Bersih dan tiada lampu rosak Fail/Laci/alatulis/ kabinet tersusun dan dilabelkan Kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa Peralatan komputer dan perabot berada dalam keadaan baik dan memuaskan Inovasi dan penambahbaikan berterusan yang dijalankan (Kaizen)

Catatan

Lampu Bilik Pegawai/ Ruang Kerja Kakitangan

Inovasi & Penambahbai kan

25

Jumlah Markah Bahagian B: __________________

Kategori Bilik Solat /Surau Bilik Mesyuarat/ Perbincangan/ Menunggu

No. 1 2 3 4 5

6 Pantri 7 8 9 Tandas 10 11 12 Laluan Utama/ Koridor 13 14 15 16

Kaunter/ Ruang Menunggu/ Kawasan Galeri

17

18

19 20 21 Bilik Mesin/ Percetakan 22 23 24

25 Bilik Fail/ Bilik Rekod 26 27

BAHAGIAN C: TEMPAT UMUM (190 markah) Markah Perkara Diaudit 1 2 3 4 Peralatan didalamnya berkeadaan baik dan boleh digunakan Bersih, teratur, kemas dan menyenangkan Peralatan dan perabot berada dalam keadaan baik, tersusun, bersih dan boleh digunakan Keadaan bilik bersih, tidak berdebu dan selesa Terdapat hiasan seperti gambar/ visi/ misi/ piagam pelanggan/ etika penggunaan bilik mesyuarat Peralatan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta tersusun rapi Terdapat jadual tugas, etika dan penggunaan pantry Bersih, tidak berdebu dan sentiasa terkawal Peralatan/ kemudahan adalah memuaskan dan persekitaran menyenangkan Sistem paip/ air/lampu berfungsi dengan baik Terdapat peringatan tentang etika penggunaan tandas dan elemen keceriaan Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan adalah kemas, bersih dan teratur Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah dan kemas Suasana di kaunter memuaskan, kemas, selesa, lantai bersih dan perhiasan menarik Peralatan computer dan kemudahan urusan di kaunter dalam keadaan kemas, teratur, bersih, tidak berdebu, kabel tersusun dan selamat digunakan Kerusi pelanggan dan perabot yang tersusun, kemudahan kepada pelanggan disediakan secara kemas serta berkeadaan baik untuk digunakan Papan tanda /tunjuk arah/ panduan urusniaga yang teratur, seragam, diletakkan ditempat strategic dan mudah difahami Terdapat pelbagai maklumat terkini disediakan untuk maklumam kakitangan/ pelanggan Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa Mempunyai daftar rekod penggunaan pencetak warna Peralatan berada dalam keadaan teratur, baik memuaskan dan dilabelkan Peralatan dilabel, terdapat panduan/ etika penggunaan Peralatan dan barangan teratur, mudah diperolehi / disimpan dan bersistem (tanda/ label/ abjad) Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa Peralatan, kabinet dan rak fail teratur, baik serta tiada peralatan tidak diperlukan disimpan Terdapat label pada setiap bahan/ komponen, garisan pemisah antara bahan dan sistem

Catatan

28

29 30 31 32 Stor 33

34 35 Pusat Sumber 36 37 Inovasi & Penambahbaik an 38

susunan fail/ rekod teratur Mempunyai daftar/ sistem rekod yang sesuai bagi mencatatkan dokumen yang diambil dan keberkesanan kawalan pergerakan fail/ rekod Terdapat etika penggunaan, notis dan peraturan memudahkan fail/ rekod diambil/ dicapai Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa Peralatan, kabinet dan rak adalah teratur, baik dan memuaskan Terdapat label pada setiap bahan/ komponen, garisan pemisah antara bahan dan sistem susunan barang/ stok/ inventori/ aset secara teratur Mempunyai daftar/ rekod pengeluaran bahan/peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan yang perlu dipatuhi warga kerja Tiada bahan/ peralatan yang tidak diperlukan disimpan Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa Peralatan dan kerusi meja dalam keadaan teratur dan perhiasan memuaskan Rak dilabel dan buku serta dokumen disusun secara sistematik supaya senang diperolehi Inovasi dan penambahbaikan berterusan yang dijalankan (Kaizen)

Jumlah Markah Bahagian C: __________________

BAHAGIAN D: PERSEKITARAN (105) Kategori Papan tanda No. 1 2 3 4 5 Perkara Diaudit Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan kemaskini Sais yang bersesuaian dan senang difahami Mudah dilihat dan kedudukannya strategik Soft & hard landscape yang disediakan sesuai & memadai Soft & hard landscape yang disediakan diselenggara dengan baik, tidak terabai,bersih dari habuk , kulat dan debu Disediakan ditempat yang sesuai, sama ada untuk wargakerja atau pelawat Mempunyai tanda arah yang jelas termasuk aliran keluar masuk Lot parkir dilebelkan untuk menunjukkan pengguna yang berhak Berada dalam keadaan baik, kemas dan bersih Sistem kawalan keselamatan dalam keadaan yang baik dan berfungsi Jadual giliran tugas kawalan disediakan Mempunyai tempat buangan sampah yang sesuai dan terkawal Kawasan pembuangan sampah diselenggara dan sentiasa bersih Sisa berjadual di simpan di tempat yang dikhaskan Bersih, lantai kering, meja tersusun kemas dan selesa Rak hidangan makanan, minuman dan kaunter bayaran disusun secara strategik Bilik bersih, tidak berdebu, tersusun kemas dan selesa Peralatan dan kerusi meja dalam keadaan teratur dan perhiasan memuaskan Rak dilabel dan buku serta dokumen disusun secara sistematik supaya senang diperolehi Inovasi/Penambahbaikan berterus yang telah dijalankan (Kaizen) 1 2 Markah 3 4 5 Catatan

Soft & Hard Scape

6 Lot Parkir 7 8 Pondok Pengawal/ Bilik Kawalan Tempat buangan sampah 9 10 11 12 14 15 16 Kafeteria 17 18 Perpustakaan 19 20 Inovasi & Penambahbai kan

21

Jumlah Markah Bahagian D: __________________

PENGIRAAN MARKAH KESELURUHAN

1. Bahagian A Keperluan Am 5S = _______ / 95 X 25% 2. Bahagian B Ruang Pejabat = _______ /125 X 35% 3. Bahagian C Tempat Umum = _______ /190 X 40% 4. Bahagian D Persekitaran NOTA: = _________/105 X 100%

Bahagian D Persekitaran adalah untuk pasukan Audit yang menjalankan pengauditan terhadap Persekitran sahaja. Markah keseluruhan atau wajaran keseluruhan untuk Bahagian ini adalah 100%
Markah Penilaian = ____%

Tandatangan Panel\Juruaudit :

_______________________ (Nama: Tarikh: