1.

Introduccin
a) OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE versin 3 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser utilizado por las Instituciones Educativas del mbito nacional y en las instancias de gestin educativa local a nivel nacional. El SIAGIE versin 3 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. El sistema apoya los procesos administrativos, generando informacin base de estudiantes a partir de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas y Actas de Evaluacin. De similar manera, se podr tener un registro del personal que labora en la Institucin Educativa y que tendr responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas. b) ALCANCE DEL SISTEMA El sistema est diseado para ser usado por el personal administrativo y docente de las instituciones educativas. Tambin es usado en las instancias educativas regionales en modos de consulta y de gestin. El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrn consultar el avance en la evaluacin y la asistencia del estudiante y dems datos de importancia para el familiar. Las instancias de gestin educativa local podrn realizar funciones de consulta de la informacin contenida en las instituciones educativas as como tambin participar en procedimientos que requieran su aprobacin o supervisin. c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema va a ir evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes mdulos: Administracin IE Este mdulo permite registrar la informacin general y configuraciones de la Institucin Educativa para cada ao escolar o periodo promocional, incluyendo el registro de personal de la IE. Estudiantes Este mdulo permite la gestin de los estudiantes dentro de la Institucin Educativa en un ao escolar o periodo promocional. Incluye el registro de datos personales de los estudiantes, procesos de traslados, retiros, entre otros. Matrcula Este mdulo comprende todo el proceso de matrcula de estudiantes de la Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el registro de la matrcula de estudiantes hasta la impresin y envo de Nminas de Matrcula a la UGEL mediante el sistema para su aprobacin.
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Asistencia Este mdulo permite el registro de la asistencia diaria a la Institucin Educativa de los estudiantes matriculados. Evaluacin Este mdulo comprende todo el proceso de evaluacin de estudiantes de la Institucin Educativa correspondiente a un ao escolar o periodo promocional desde el registro de las calificaciones por periodo de evaluacin en la Fase Regular, hasta la impresin y envo de Actas consolidadas de Evaluacin a la UGEL mediante el sistema para su aprobacin. Tambin incluye todo el proceso de evaluacin de la Fase de Recuperacin. El usuario no debe confundir los mdulos con los roles. Un usuario del sistema puede tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el sistema. Sin embargo el agrupamiento por mdulos corresponde a un punto de vista ms genrico. Por otro, desde el punto de vista de la institucin educativa se tiene un agrupamiento en procesos de la siguiente manera:

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas: Ayuda Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del sistema, la cual podrn identificar por el smbolo (interrogacin en color blanco y fondo azul) o (botn verde con texto blanco Ayuda) en estas ventanas tambin encontrarn videos interactivos donde se les ensea paso a paso a realizar las operaciones del sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opcin abrir la siguiente ventana.
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Tipo de Ayuda A

Para ver el contenido pulse sobre la opcin que quiere ver

Tipo de Ayuda B

Para ver el contenido pulse sobre la opcin que quiere ver.

2.

Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL: http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.

Ingrese al SIAGIE

Despus le mostrar la siguiente ventana:

Ingrese a este link.

El usuario debe estar en permanente revisin del contenido de este portal.

Desde la comunidad SIAGIE MINEDU podr acceder a soporte tcnico las 24 horas del da.

Al hacer clic en el link de SIAGIE, se muestra la siguiente ventana:

Al ingresar por primera vez, el usuario tendr que registrar algunos datos como telfono y correo electrnico. Tambin tendr que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:

El sistema valida que exista al menos un telfono y que ambos password coincidan.

NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:

El asistente de configuracin de Instituciones educativas. Para facilitar la configuracin de la I.E a los usuarios, y solo por nica vez, la primera ventana que mostrar el Sistema ser la ventana del asistente de configuracin inicial de Instituciones Educativas en donde se puede seleccionar los datos bsicos de la I.E y de esta manera se podr configurar rpidamente la Institucin Educativa e iniciar el uso del sistema. Si todas las instituciones educativas a las que el usuario est asociado ya han sido inicializadas, entonces esta ventana no se visualizar y aparecer la institucin educativa por defecto.

Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario est asociado

Seleccione los turnos en el que funciona la IE.

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institucin Educativa

Turnos de la I.E

Corresponde a una coleccin de las instituciones educativas asociadas al usuario que son susceptibles de ser inicializadas. Turnos con los que cuenta la Institucin Educativa. Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.

Ao Acadmico (o periodo promocional)

Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sita por la tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la tarde y termina entrada la noche. El ao Acadmico que se desea inicializar.

Nmero de ambientes

Tipo de Periodo

Se trata de los aos acadmicos vigentes para todas las instituciones educativas a nivel nacional. Seleccione el nmero de aulas con los que cuenta la Institucin Educativa. El sistema crear las aulas 01, 02, 03, ., n, donde n es el nmero indicado en este campo. En esta pantalla, se tiene un mximo de veinte ambientes. Si posteriormente se desea agregar ms ambientes, se podr realizar a partir de la opcin de Registro de ambientes. Tipo de periodo de evaluacin

Grados y cantidades

Dependiendo de lo indicado en este campo, se crear: Anual: 01 periodo anual. Bimestral: 04 periodos bimestrales. Trimestral: 03 periodos trimestrales Seleccione los grados que funcionarn en la IE y se debe indicar el nmero de secciones por grado en la IE. El sistema crear las secciones con cdigo 01, 02, etc, para cada grado de la IE.

En esta pantalla, se tiene un mximo de veintisis secciones por cada grado de la IE. Si posteriormente se
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desea agregar ms secciones, se podr realizar mediante de la opcin de Grados y secciones. NOTA: Cuando se trate de configurar a una institucin educativa que pertenezca a la Educacin Bsica Alternativa, la ventana de configuracin puede quedar con un aspecto similar a esta ventana:

Note que aparece el periodo promocional

Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, el estado estar en Procesado. Es optativo pulsar varias veces el botn Refrescar, con el fin de poder ver la culminacin del proceso.

Despus de pulsar el botn refrescar el estado cambiar a Conforme

En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado. Finalmente pulse el botn Finalizar.

La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes veces que ingrese el usuario, automticamente ingresar a esta institucin. La pantalla principal luce de la siguiente manera:
Sector donde se muestran los mensajes del usuario que ha ingresado al sistema.

Datos de la institucin educativa a la que est asociado el usuario.

Men principal del sistema. Este men se configura de acuerdo a los roles de cada usuario.

Opcin de Cambiar Institucin: Esta opcin se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas, desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar a la siguiente:

Mediante este campo es posible filtrar ya sea por nombre de sede o cdigo modular a la institucin educativa de nuestro inters.

Este check indica que se trata de la institucin educativa por defecto. Es decir la que se muestra siempre que se ingrese al sistema. El usuario puede determinar que una nueva institucin educativa aparezca por defecto.

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Navegacin inicial en el sistema: Una rpida navegacin por las opciones del sistema muestra que el usuario ya puede trabajar. Por ejemplo: la ventana de grados y secciones se vera de esta forma:

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12

3.

Datos de la Institucin Educativa

Esta opcin permite visualizar la informacin bsica de la Institucin Educativa, adems permite complementar la informacin con los datos del director, telfono, correo electrnico y direccin de pgina web, entre otros. Tambin permite realizar la configuracin del funcionamiento de la institucin educativa.

Datos de la IE extrados del padrn de ESCALE.

Esta opcin se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opcin no tiene un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa que est previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Esto ltimo brinda la seguridad de que solo las IE que estn registradas all tienen acceso al sistema. La primera vez, como los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botn Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la informacin se guarde en la base de datos de SIAGIE, le mostrar la siguiente ventana y pulse aceptar.

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En la pantalla se usan tres pestaas: Datos de la IE, Parmetros y Configuracin por Ao. A continuacin se muestra el detalle de cada una de las opciones:
a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: Buscar en el SUP o Buscar en el Personal

Buscar personal en Sistema nico de Planillas Bsqueda de personal en la base del sistema

Coloque ac la imagen representativa de la institucin educativa.

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son: Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Cdigo Modular Identificador de la Institucin Educativa Anexo Anexo Nivel Nivel Educativo Nombre Nombre de la institucin educativa Gestin Gestin de la Institucin Educativa Departamento Departamento de institucin educativa Provincia Provincia de institucin educativa Distrito Distrito de institucin educativa Direccin Direccin de institucin educativa Centro Poblado Nombre del Centro Poblado Tipo IE Tipo de Institucin Educativa Forma Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Cod. Local Cdigo numeral asignado al local DRE DRE a la cual pertenece la Institucin Educativa UGEL UGEL a la cual pertenece la Institucin Educativa Resolucin Detalle de la resolucin que autoriza el AUTORIZACION DE funcionamiento de la institucin educativa FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Fecha de la resolucin de autorizacin Turno Turno de enseanza Das de la Semana Seleccione los das laborables de la I.E Laborales

Horas pedaggicas por da Genero

Distribucin de las horas pedaggicas por da Genero de la I.E

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Caracterstica Datos de Registro Director Telfono Email Pgina Web 1.

Modo de enseanza establecido Nombre del director de la IE Nmero telefnico de la IE Cuenta de correo electronic Direccin de pgina web

Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el SUP (Sistema nico de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

2.

Buscar en el Personal. Cuando se buscan la informacin en el personal de la Institucin Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la opcin Registro de Personal.

Tambin es posible buscar directamente un cdigo modular del personal de la Institucin Educativa, por ejemplo:

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3.

Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botn de Turno se mostrar la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duracin de las horas acadmicas como la duracin de la hora libre.

Ingrese el horario del turno Seleccione uno o ms turnos. Una Institucin Educativa puede organizar sus actividades en uno o ms turnos. Ingrese la duracin de la hora acadmica y de la hora libre (recreo).

La hora acadmica ser importante posteriormente para obtener la cantidad de horas laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan definido la duracin (en minutos) de las horas acadmicas y la hora libre no podrn obtener listados correctos de carga horaria. 4. Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas puede configurar las horas pedaggicas de funcionamiento de la institucin educativa (por turno). Se realiza a travs de una ventana similar a la siguiente:

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Despus de pulsar el botn Agregar se mostrar una ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmica o libre. Despus tiene que ingresar desde y hasta qu hora ser la duracin la correspondiente hora. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir mostrando las mismas automticamente sin la intervencin del usuario, de lo contrario, el ingreso de las horas se har libremente.

Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan rdenes de horas vacas. 5. Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos das de la semana. Esta informacin condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

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6.

Carga de la Imagen de la Institucin Educativa.- Esta opcin permite cargar la insignia, escudo o logotipo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen Muestra la ventana de dialogo

Carga imagen al sistema, despus de haber seleccionado el archivo correspondiente.

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botn Abrir para copiar la ruta de la imagen

b)

MODIFICAR PARMETROS.

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Para modificar los parmetros de la institucin educativa debe hacer clic en la pestaa Parmetros y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parmetros son los siguientes: Lmite Criterio de Evaluacin Indica el valor mximo de criterios de Boleta de informacin. evaluacin en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezar a reducir el tamao de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluacin mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamao A4. Por ejemplo: As se visualiza con un valor de 40:

Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en este parmetro:

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Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor

NOTA: Ante un cambio en este parmetro, el usuario debe volver a generar las boletas de informacin para que se vean los resultados. Esta opcin indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces mediante esta opcin se indica cuntas lneas se reservar para las apreciaciones escritas del tutor.

Lneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mrito y el Promedio final en la libreta de notas (tambin llamada boleta de informacin).

Visualizacin de datos de libretas de notas Indica si en el formato impreso de la libreta se usa el tramado en escala de grises para los sectores correspondientes a los nombre de reas. Esto con el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia de las libretas en lo referente al ahorro de tner.

Fondo libreta
c) CONFIGURACIN POR AOS.

En esta estaa, es posible configurar tanto los programas en los que est comprometida la institucin educativa en un ao lectivo determinado, as como
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tambin una configuracin de las boletas de informacin (o tambin conocida como libreta de notas).

Fecha de cierre de nmina de matrcula

Tipo de registro de evaluaciones

Es la fecha en la que debe culminar el registro y emisin de la nmina de matrcula para el ao acadmico (ao escolar o periodo curricular) seleccionado. El usuario debe seleccionar una de dos opciones:
Registro de notas por periodo: La IE debe ingresar las notas de los estudiantes durante todos los periodos del ao escolar. Use esta opcin siempre que desee y est en capacidad de registrar permanente las notas del estudiante en el sistema. Registro de notas finales: El usuario solo registrar en el sistema las notas finales de sus estudiantes en el sistema.

Caracterstica

Taller seleccionable

Dependiendo del nivel educativo se pueden precisar la caraterstica de la IE en el ao escolar en cuestin. Indica que la IE funciona de tal manera que
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los estudiantes de cualquier grado pueden seleccionar los talleres disponibles. Entre otras funcionalidades de registro, tenemos: Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaa correspondiente y luego pulse el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE. Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opcin es haber definido al menos un ao acadmico en la IE. Ya en la modificacin, el usuario podr seleccionar el ao acadmico y uno o ms programas en los que participa le IE en el ao indicado. Haciendo clic en el botn de Seleccione programas, el usuario podr seleccionar uno o varios programas.

Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, despus de haber seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botn Grabar, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

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El uso de esta informacin en el sistema tendr lugar en la matrcula de estudiantes cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante a un programa en particular. Boleta.- El sistema permite modificar parmetros posicionales para la impresin de la libreta de notas. La informacin contenida en la boleta de informacin es estndar y tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la cantidad de periodos, reas y criterios de evaluacin, con lo que el formato una vez impreso ser diferente.

Este botn permite generara una boleta de notas y luego de esperar aproximadamente 30 segundos, podr ser visualizada.

Pulse este botn para visualizar la boleta generado con el botn anterior.

Tambin es posible visualizar un modelo de cmo quedara la boleta con los parmetros seleccionados.

Para una mejor explicacin se muestra grficamente el modelo de boleta que se obtiene luego de generarla (botn Generar) y pulsar el botn Visualizar.

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El Escudo Nacional puede cambiar de posicin.

La insignia del colegio, tambin puede cambiar de posicin.

Separador 2

Separador 1

Separador 3

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4.

Registro de Perifricos.
Esta opcin permite registrar los locales perifricos de una institucin educativa del nivel EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicacin exacta de las secciones.

Registro de Perifricos

a.

Agregar Perifrico.- Para agregar un nuevo perifrico debe pulsar el botn Agregar y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Identificador del perifrico en la Institucin educativa Nombre Es el nombre del perifrico. Direccin Es la direccin en la que se encuentra el perifrico. Ubicacin Es el distrito al que pertenece el perifrico. Luego del registro de un perifrico se tiene la siguiente informacin.
Enlace Modifica Perifrico

Eliminar el registro

b.

Modificar Perifrico.- Para modificar un perifrico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Perifrico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo ). Reporte de Datos del Perifrico.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

c.

d.

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5.

Ao Escolar periodo promocional1

Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.

Registrar Ao Acadmico

Enlace modificar Ao Acadmico

Eliminar el registro

a.

Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Detalle descriptivo del ao acadmico Fecha Inicio Fecha de inicio de ao acadmico Fecha Fin Fecha de fin de ao acadmico Estado Cuando se crea un Nuevo ao acadmico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una seccin posterior en esta opcin cmo se activa un ao acadmico. Si se trata de una Institucin Educativa del nivel EBA, la ventana se mostrara de la siguiente forma:

Para una institucin educativa de Educacin Bsica Alternativa, se utilizar la etiqueta de Periodo Promocional. En un ao de estudios un centro de educacin bsica alternativa (pblico o privado) puede tener ms de un periodo promocional. Sin embargo, en lo que contenga el presente manual, se va a utilizar la etiqueta de Ao Acadmico.

27

b.

Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Especialidades.- Este link permite asociar una o ms mdulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las reas que as lo permitan como por ejemplo Educacin para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuacin:

c.

d.

Al pulsar el botn Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinacin entre especialidades y mdulos:

El usuario podr seleccionar uno o varios mdulos de especialidad y posteriormente presionar el botn Grabar. Posteriormente se deber configurar el mdulo de especialidad a nivel de grado acadmico dentro de la IE.

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e.

Cambio de estado del ao acadmico.- El control del estado del ao acadmico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operacin del mismo. Los estados posibles de un ao acadmico son: Inactivo: Implica que el ao acadmico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activacin se puede inicializar con los datos que son copiados de un ao acadmico anterior. Activo: Significa que un ao acadmico ya est en condiciones de poder aceptar informacin. El proceso de activacin consiste en hacer clic en el cono del estado inactivo, entonces se mostrar el siguiente mensaje:

Hacer clic en ao inactivo

Al aceptar, se mostrar la siguiente ventana que pregunta al usuario por cmo desea activar el ao acadmico:

Al pulsar el botn SI, el sistema har la copia de la informacin contenida en el ao acadmico indicado en la ventana. Entre la informacin que copia se encuentra: las secciones, las reas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la informacin copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el cono de la columna Informe. El resultado sera parecido al siguiente.

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Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la pgina desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podr realizar ninguna operacin del sistema que corresponda a un ao acadmico con este estado. Para cerrar un ao acadmico se debe hacer clic sobre el cono de un ao acadmico abierto, en seguida se advertir al usuario que va a proceder a cerrar un ao acadmico.

Hacer clic en ao abierto

Nota: El cierre de un ao acadmico es irreversible.

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6.

Fases
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un ao acadmico (por ejemplo: perodo regular, perodo de recuperacin). El siguiente grfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un ao acadmico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

Registrar Fase

Enlace Modificar Fase Permite cambiar el estado de la fase. Elimina el registro

a.

Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de fases

ESTADO Activo Inactivo

Los Fase Fecha Desde Fecha Hasta

Al marcar la casilla se establece la datos que se registran asistencia a la fase

Estado

en este mantenimiento son: Identificador y descripcin de la fase. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de ao acadmico. Estado de registro
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Permite Asistencia b.

Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Cambiar estado de Fases.- Esta opcin permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta funcin es de importancia para todos los procesos que se realizan mediante la opcin Procesar notas. Mientras la fase se encuentre activa se podr realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitir realizar procesos.

c.

d.

Una vez que la fase ha sido cerrada tambin se deshabilita el enlace de modificacin
Enlace de modificar deshabilitado.

32

7.

Perodos de Evaluacin
Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre) para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se desarrollar las actividades del Ao Acadmico.

a.

Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Perodo Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin Estado de la etapa de evaluacin

Sin evaluar: Es el estado por defecto del perodo En evaluacin: Implica que los usuarios del sistema pueden registrar las notas del periodo en cuestin. En procesamiento: Significa que ningn usuario puede registrar notas de evaluaciones. Evaluado: Significa que el procesamiento de notas del periodo ha concluido.
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Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica Perodo Evaluacin

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b.

Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).

c.

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8.

Registro de Ambientes
Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de clases de la institucin educativa.

e.

Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Luego pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Identificador del ambiente Tipo de Ambiente Tipo de rea fsica

Descripcin Descripcin del ambiente Ubicacin Descripcin detallada de la local fsico Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. rea Medida del local en metros cuadrados. Estado Condicin del local fsico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Nmero de bienes en ptimo estado Regular Nmero de bienes en regular estado Malo Nmero de bienes en mal estado Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente informacin.

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Enlace Modifica Ambiente Eliminar el

f.

Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubiqueregistro el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.

g.

h.

Descripcin del reporte: Aula Ubicacin Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas

Es la descripcin del aula. Ubicacin fsica del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

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9.

Grados y Secciones
Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institucin Educativa para un ao acadmico o periodo promocional en particular. Inicialmente se mostrar lo siguiente:

El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un grado va a llevar en un ao acadmico determinado.
a. AGREGAR G RADO POR A O .- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

Lista de Grados disponibles

Marcar la casilla de seleccin de registro.

Luego de grabar se tendra una ventana similar a la siguiente:

El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y segn el diseo curricular se van a asociar estas reas curriculares obligatorias a cada grado.

Elimina el registro

1) Agregar reas por grado. Una institucin educativa puede haber definido reas de tipo taller que son consideradas como especficas para todos los estudiantes de un grado de la institucin educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace Num reas, entonces abrir la siguiente ventana donde nos muestra la lista de las reas potenciales de un determinado grado.

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Configuracin de Especialidad a un rea de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botn Agregar de la ltima ventana.
Finalmente pulse Agregar

Seleccione los talleres que va agregar

Dado que los talleres que aparecen son reas, debe haber un catlogo nico de reas que pueden ser talleres.

En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una ventana en donde sale el mensaje de que si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Pulse sobre el aspa para eliminar el taller. Tener en cuenta que solo es posible eliminar los talleres.

Si el rea o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, sern eliminados. El sistema muestra el siguiente mensaje:

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Para configurar las especialidades de un rea dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se deber hacer clic en el cono , tras lo cual se presentar una ventana que solicita creacin de una lista con los mdulos de especialidad que tendrn lugar en el grado especificado.

Al presionar el botn Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el mdulo de especialidad y pulse el botn Grabar.

2. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe informacin de secciones asociadas a un grado de la IE.

3. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Areas.
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Nmeros de criterios de evaluacin

4. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.

Agrega Criterio de Evaluacin Elimina el registro

5. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

6. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.

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7. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Ao Identificador del ao acadmico Cdigo Diseo Identificador del diseo curricular Cdigo Nivel Identificador del nivel educativo Cdigo Grado Identificador del grado Cdigo rea Identificador de rea generic Cdigo Identificador del contenido silbico Descripcin Descripcin del contenido silbico Fecha Fecha de exposicin programada. Programada 8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el listado de las secciones.

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Link para modificar los datos de la seccin

Cantidad de estudiantes por seccin

b. AGREGAR S ECCIONES .
1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una seccin en la fase regular debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

Listado de Personal Listado de Aulas

Al elegir el tutor mostrar la siguiente ventana en donde est la lista de personal de la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Al elegir la seccin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.

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Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son: Id Seccin Identificador de seccin Descripcin Descripcin de la seccin Tutor Es el personal encargado o responsable de la seccin. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la seccin el registro puede continuar. Aula Especifica el aula de uso ms frecuente por la seccin. Num. Vacantes Nmero de vacantes disponibles en la seccin. Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la seccin. En una fase de recuperacin es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un rea determinada. Cuando una seccin ya cuenta con estudiantes matriculados no es posible modificar este dato. rea Recuperacin rea relacionada a la fase de recuperacin. En la fase de recuperacin de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que estn recuperndose en un rea en particular. Turno Es el turno en el que funcionar la seccin. Seccin posterior Cuando los estudiantes de una seccin son promovidos al siguiente grado, este dato permite conocer a cul rea sern asignados por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del 4to G una vez promovidos estarn en 5to F. Esta ltima viene a ser la seccin posterior. Cuando se trata de una institucin educativa perteneciente a la modalidad de EBA: Perifrico Es el local perifrico asociado a una seccin.
2) Agregar Secciones en la fase recuperacin.- Para agregar una seccin en la fase recuperacin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar

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Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde est la lista del personal de la Institucin Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Despus elija la seccin, mostrara la siguiente ventana donde est la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

Al elegir el rea de recuperacin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de reas, seleccione el rea que se dar la recuperacin pulse pulsando doble clic en el registro del aula.

Despus de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

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Despus de verificar la informacin pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la seccin de recuperacin, en esta seccin estarn todos los estudiantes que recuperaran una determinada rea

3)

Mostrar Horarios asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num. Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Seccin.

Opcin para modificar los horarios

Elimina el registro

4)

Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

Listado de Docentes

Listado de reas Genricas

Los datos que se registran en este mantenimiento son:

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reas Docentes Da Desde Hasta

rea genrica impartida Docente responsable del dictado Da de la semana en que se dicta el rea en la seccin. Hora de inicio del dictado Hora de fn del dictado

Esta asignacin del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y las secciones que tienen una asignacin de este tipo. Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una seccin regular: Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la siguiente manera:

Pulse aqu para ver la ltima boleta de notas como muestra la siguiente ventana

Despus de pulsar la opcin de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana

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Para una seccin de recuperacin: Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:

Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este botn se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la seccin.
5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opcin y le mostrara la siguiente ventana

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En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

Elige el periodo de evaluacin

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podr realizar modificaciones de notas en el rea

Si el candado se encuentra abierto podr realizar modificaciones de notas en el rea

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10. Fechas Especiales IE

Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sbado o un domingo.
Agregar fecha especial

a.

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Identificador de la fecha especial, este nmero es autogenerado por el sistema. Descripcin Descripcin de la fecha especial Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Fecha Desde Fecha Hasta

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrar la asistencia. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

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Enlace Modificar fecha especial

Eliminar el registro

b.

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

c.

d.

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el botn Grabar, queda as el registro.

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11. Padrn Nacional del Personal

Esta opcin permite registrar los datos de un personal para la institucin educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su informacin disponible en el sistema.
Eliminar registro Bsqueda por filtros

Modificar datos del personal

Registrar nuevo personal

Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por apellidos, nombre y cdigo modular.

Seleccione el criterio de bsqueda

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.

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Listado de Ubigeo

Calendario para elegir la fecha

Seleccione el ao escolar en curso

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nmero Personal Identificador asignado por el sistema. Tipo documento Tipo y nmero de documento de identidad. Si despus de haber registrado el tipo y nmero de documento, el sistema reconoce que ya existen alguna persona (estudiante, personal o familiar) con el mismo documento, entonces se mostrar un mensaje similar al siguiente:

Es personal SUP

Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Nmero Colegiatura Lugar Nacimiento

Si se trata de la misma persona y si es confirmado, entonces los datos son precargados. Indica que si el personal siendo registrado est incluido en el SUP (Sistema nico de Planillas), entonces los datos son extrados y no pueden ser modificados. Gnero masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal Pas de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Nmero de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia,
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Nivel Instruccin Asociar ao acadmico

distrito) Nivel de instruccin de la persona Corresponde al ao acadmico que el personal labora en la Institucin Educativa que realiza el registro.

El registro del lugar de nacimiento

El registro del lugar de nacimiento requiere una explicacin particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el cdigo de ubigeo, lo podr ingresar directamente, en caso contrario, recurrir a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:
Buscar texto ingresado Permite hacer bsquedas exactas al texto de detalle ingresado.

Seleccin el registro

Listado Ubicacin Geogrfica

Qu pasara si el usuario desea ubicar algn distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una bsqueda especfica, entonces el sistema le mostrar Huancavelica e Ica, entre otros ms. Sin embargo, el usuario puede pedir una bsqueda especfica con lo que se tiene el siguiente resultado: Como puede observar slo se muestran cinco pginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rapidez.

Asociar ao acadmico.

Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):

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Seleccione los aos acadmicos y luego pulse el botn agregar

Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de bsqueda: bsqueda especfica y bsqueda por filtros. a. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Personal Identificador asignado por el sistema Cdigo Modular Identificador de personal Tipo de Documento Documento de identidad Nmero de Nmero de documento de identidad Documento b. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

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El botn Buscar nos mostrara la siguiente pantalla Al presionar este botn se muestran la ventana siguiente: 1. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrar, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido patero o materno.

2. El botn Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado

3. Clic sobre el registro el cual abrir la siguiente imagen

Despus de pulsar sobre el registro abrir la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando

Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando.

3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuacin (impidiendo la modificacin). Ello significa que el registro del personal
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solo puede ser modificado por un usuario que pertenezca a la IE que cre el personal.

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE. Registro de documentos de identidad. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.
Agrega un nuevo documento Editar Eliminar Agrega documento

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. Tambin es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

Listado de Ubigeo

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Ubicacin geogrfica Direccin Direccin de la persona Telfono Nmero telefnico de la persona Tipo de servidor Tipo de servidor pblico Condicin Condicin laboral
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Cargo

Cargo del personal dentro de la institucin educativa:

Nivel Magisterial

Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal

Tipo de contrato del personal.

4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.

Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:

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