PENGGUNAAN AKTIVA TETAP (Utilization)

Penggunaan aktiva tetap (utilization) adalah 2nd phase dari siklus hidup aktiva tetap. Pada masa inilah aktiva tetap diharapkan berproduksi, menghasilkan output dan memberikan hasil kembali (gains / laba / profit / earning) atas cost yang pernah dikeluarkan pada masa perolehannya.

Namun demikian, setiap revenue yang dihasilkan tentunya memerlukan adanya pengorbanan, yang dalam suatu transaksi lumrah kita sebut sebagai beban/biaya (expenses) maupun harga pokok (cost). Untuk berproduksi, menghasilkan output yang pada akhirnya menghasilkan revenue, aktiva tetap harus dipekerjakan (occupied) secara maksimal. Ada aktivitas-aktivitas. Atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada suatu aktiva tetap, ada 2 (dua) konsekwensi utama yang akan timbul : 1. Adanya pengeluaran (expenditure) untuk pemeliharaan (maintenance), perbaikan (repair/betterment), penggantian komponen (replacement), turun mesin (overhaul). 2. Adanya penurunan fungsi sekaligus berkurangnya umur ekonomis atas aktiva tetap yang dipergunakan, yang biasa kita kenal dengan PENYUSUTAN (depreciation).

A. PENGELUARAN (Expenditure) DI MASA PENGGUNAAN

Seperti disebutkan diatas, konsekwensi pertama atas penggunaan aktiva tetap adalah adanya pengeluaran-pengeluaran. The main issue on this phase is : WHETHER THOSE EXPENDITURES SUPPOSED TO BE TREATEN AS AN EXPENSE OR TO BE CAPITALIZED. Ya.. Dibebankan atau di kapitalisasi?. Berikut adalah aktivitas-aktivitas yang biasa terjadi pada penggunaan aktiva tetap beserta panduan dasar perlakuan akuntansinya (sekalikus akan menjawab pertanyaan besar di atas) : 1). Pemeliharaan (Maintenance) Tindakan atau aktivitas yang ditujukan hanya untuk membuat suatu aktiva tetap berfungsi sebagaimana mestinya disebut dengan PEMELIHARAAN (Maintenance), dan pengeluaran yang timbul hendaknya di bebankan (dijadikan biaya) pada periode yang sama.

Apakah boleh dikapitalisasi ? (jawabannya ada di akhir sub pokok bahasan ini) Contoh Kasus : PT. Royal Bali Cemerlang, membayar sebesar Rp 75,000,- untuk membersihkan 1 unit AC di ruangan Accounting sekaligus menambah Freon sebanyak 5 psi. Jelas bisa kita lihat bahwa aktivitas ini adalah dimaksudkan hanya untuk membuat AC tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka atas pengeluaran tersebut dicatat sebagai berikut : [-Debit-]. Office Maintenance = Rp 75,000,[-Credit-]. Petty Cash = Rp 75,000,-

2). Perbaikan (Repair/betterment) Perbaikan (repair) diperhitungkan sebagai aktivitas yang lebih besar dibandingkan dengan pemeliharaan (maintenance). Dikatakan perbaikan (repair) apabila; untuk membuat aktiva tersebut berfungsi sebagaimana mestinya diperlukan tindakan pemulihan kondisi atas bagian/sparepart/komponen yang mengalami penurunan fungsi, akan tetapi belum diperlukan suatu penggantian. Contoh Kasus : Dari kasus yang sama di atas, akan tetapi tehnisi AC perlu melakukan penyambungan kabel ulang dan melakukan pengelasan pada pangkal pipa selang yang sudah mengalami korosi ringan. Untuk itu PT. Royal Bali Cemerlang harus mengeluarkan biaya tambahan sebesar Rp 350,000,Dapat kita lihat bahwa tindakan ini tidak hanya sekedar melakukan pemeliharaan (maintenance) melainkan sudah terjadi aktivitas perbaikan (repaires). Untuk itu PT. Royal Bali Cemerlang melakukan pencatatan sebagai berikut : [-Debit-]. Akumulasi penyusutan AC = Rp 350,000,[-Debit-]. Office Maintenace = Rp 75,000 [-Credit-]. Petty Cash = Rp 425,000,Apakah boleh dikapitalisasi semua ? (jawabannya ada di akhir sub pokok bahasan ini)

3). Penggantian Komponen (replacement) Istilah penggantian komponen (replacement) jelas artinya. Ditandai dengan adanya penggantian atas satu komponen atau lebih dari suatu aktiva tetap. Contoh Kasus :

Bagian IT menemukan salah satu mouse computer tidak berfungsi lagi, dan sebuah DVD RW pada computer yang lain juga tidak berfungsi, untuk itu diperlu dilakukan penggantian terhadap kedua kompenen tersebut secara terpisah. Dari nota pembelian komponen terlihat harga mouse adalah Rp 35,000,- sedangkan harga DVD RW adalah Rp 450,000,Atas transaksi tersebut, dilakukan pencatatan sebagai berikut : [-Debit-]. Maintenance = Rp 35,000,[-Debit-]. Akumulasi penyusutan Computer = Rp 450,000,[-Credit-]. Petty Cash = Rp 485,000,Mengapa tidak dikapitalisasi semua ?. Mengapa tidak di debit Akumulasi Penyusutan saja ? (temukan jawabannya di akhir sub pokok bahasan ini).

4). Pengangkatan Kapasitas (Up-grading) Pada fase pertumbuhan perusahaan, biasanya disertai dengan peningkatan produksi, sebagai konsekwensinya, tidak jarang perusahaan harus melakukan upgrade (peningkatan kapasitas) terhadap aktiva tetap yang digunakan (entah itu mesin, peralatan bahkan gedungnya). Atas suatu upgrading, tentu akan memicu adanya pengeluaran-pengeluaran yang biasanya cukup material. Contoh Kasus : Sudah beberapa bulan belakangan ini listrik di pabrik PT. XYZ sering mengalami padam ditempat. Setelah diselidiki oleh electrician, diketahui penyebabnya adalah karena penggunaan listrik di pabrik yang semakin meningkat seiring dengan adanya penambahan beberapa mesin. Untuk itu diperlukan penambahan daya. Atas penambahan daya tersebut, terjadi pengeluaran kas dengan rincian sebagai berikut : 1 unit Generator 30 KWH = Rp 18,000,000,1 unit panel MCB = Rp 1,500,000,400 meter Kabel = Rp 500,000,Biaya pemasangan = Rp 1,000,000,Total Pengeluaran = Rp 21,000,000,Transaksi tersebut dicatat : [-Debit-]. Peralatan Listrik = Rp 21,000,000,[-Credit-]. Kas Bank A = Rp 21,000,000,-

5). Turun Mesin (overhaul) Istilah turun mesin (overhaul) terjadi pada aktiva tetap yang bekerjanya menggunakan mesin.

Misalnya : Mobil, Kendaraan, mesin produksi, peralatan produksi. Dikatakan mengalami turun mesin apabila untuk membuatnya berfungsi lebih baik, diperlukan tindakan pembongkaran terhadaphampir seluruh komponen atau komponen utama dari aktiva tersebut, untuk kemudian dilakukan pemasangan kembali. Pada proses turun mesin hampir pasti akan terjadi sekaligus tindakan : Pemeliharaan, Perbaikan, penggantian koponen. Turun mesin (overhaul) biasanya terjadi disaat-saat aktiva tersebut mengalami penurunan fungsi (kapasitas) yang sangat signifikan akibat penggunaan yang sudah relatif lama. Aktifitas turun mesin (overhaul) sudah pasti akan membuat umur ekonomis aktiva tersebut menjadi bertambah. Untuk itu, pengeluaran-pengeluaran yang timbul hendaknya dikapitalisasi dengan cara mendebit rekening akumulasi penyusutan (accumulated depreciation) sebesar pengeluaran overhaul tersebut. Contoh Kasus : Memasuki tahun ke-8, salah satu mesin produksi PT. Royal Bali Cemerlang yang 7 tahun lalu diperoleh Rp 10,000,000,- (life time estimation 8 tahun), perlu dilakukan turun mesin, untuk melakukan turun mesin, perusahaan membayar sebesar Rp 7,000,000,- setelah turun mesin, mesin tersebut diperkirakan akan masih produktif sampai 7 tahun ke depan. Maka dilakukan pencatatan sebagai berikut : [-Debit-]. Akumulasi penyusutan = Rp 7,000,000,[-Credit-]. Kas = Rp 7,000,000,Catatan : Jurnal di atas adalah untuk mengkapitalisasi pengeluaran atas overhaul (turun mesin) sebesar Rp 7,000,000,Masalah berikutnya : Berapa besarnya akumulasi penyusutan (Accum Deprec) setelah terjadi overhaul ? Berapa besarnya Nilai Buku (book value) setelah overhaul ? Berapa biaya penyusutan (depreciation) yang akan dibebankan pada tahun ke-8 ini ? Berapa Nilau Buku Tutup Tahun ke-8 (Closing Book Value) nanti ? Untuk menjawab semua pertanyaan di atas, maka perlu kita lakukan perhitungan awal sebagai berikut :

Selanjutnya perhatikan perhitungan pada gambar dibawah ini :

Dapat kita lihat bahwa : Setelah pengeluaran overhaul di kapitalisasi sebesar Rp 7,000,000 dengan cara mendebit

rekening Akumulasi penyusutan sebesar Rp 7,000,000, maka : Akumulasi Penyusutan berkurang sebesar Rp 7,000,000, sehingga Akumulasi Penyusutan setelah overhaul adalah Rp 8,750,000 Rp 7,000,000 = Rp 1,750,000 Nilai Buku menjadi Rp 10,000,000 Rp 1,750,000 = Rp 8,250,000Penyusutan yang Dapat dibebankan pada tahun ke-8 ini adalah sebesar Rp 8,250,000 : 7 = Rp 1,178,571 (angka 7 adalah umur ekonomis setelah overhaul, ingat : setelah overhaul diperkirakan mesin akan tetap produktif sampai 7 tahun ke depan). Nilai Buku tutup tahun ke-8 ini pun menjadi bisa kita hitung, yaitu : Rp 8,250,000 Rp 1,178,571,- = Rp 7,071,429,-

Faktor-faktor Lain yang Perlu Dipertimbangkan In term to determine whether the expenditure supposed to be treaten as an expense or to be capitalized, using all the above approach is simply not enough :-), seems that we need another terminology Misalnya : terjadi penggantian salah satu komponen (dalam contoh di atas penggantian mouse untuk sebuah unit PC ), penggantian komponen seharusnya di kapitalisasi, tetapi mau dikapitalisasi juga nilainya koq kecil, harga mouse cuma Rp 35,000,- sementara harga satu unit computer standar (termasuk mouse tentunya) mungkin antara Rp 4,000,000 s/d. Rp 5,000,000,- . Yup.. kita perlu pendekatan lain untuk melengkapinya. Berikut adalah faktor-faktor yang PERLU dipertimbangkan untuk mendeterminasi apakah suatu pengeluaraan di masa penggunaan aktiva dibebankan atau di kapitalisasi : 1. Tingkat Keseringan Jika jenis pengeluaran tersebut sering terjadi dan sifatnya rutin (repetitive), sebaiknya pengeluaran tersebut dibiayakan saja, and vice versa 2. Metrialitas Jika pengeluaran tersebut sifatnya material, maka sebaiknya dikapitalisasi, jika tidak berarti di bebankan (silahkan diukur dengan membandingkan antara pengeluaran yang terjadi dengan harga perolehan aktiva-nya). 3. Lama Manfaat Jika pengeluaran tersebut diperkirakan akan memberikan manfaat lebih dari satu tahun buku, maka sebaiknya di kapitalisasi, jika hanya satu tahun buku atau kurang, sebaiknya dibebankan diperiode yang sama saja. 4. Pengaruhnya terhadap Umur Ekonomis atau kapasitas

Jika pengeluaran tersebut diperkirakan akan menambah umur ekonomis atau meningkatkan kapasitas,maka sebaiknya di kapitalisasi. Demikian sebaliknya. Mudah-mudahan tambahan pertimbangan di atas merupakan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang sengaja saya tunda di awal artikel :-) Sepertinya baru satu sub-pokok bahasan saja, sudah begitu panjang. Terpaksa pembahasan mengenai penyusutan (depereciation) kita bahas di postingan berikutnya. Mudah-mudahan sabar menunggu ya :-). Sebagai obat atas pemenggalan ini, saya berikan satu renungan, yang mungkin berguna..

Sebagai seorang book keeper tentu menginginkan perlakuan akuntansi yang sangat precisely Tapi, perlu diingat Accounting Is Not A Law, so tidak ada istilah benar atau salah dalam perlakuan akuntansi. Yang ada adalah Appropriate or In-appropriate (wajar atau tak wajar). Yang menjadi main priority dari perlakuan akuntansi adalah PENGGUNA (the user). Maka dari itu, setiap kali melakukan penilaian (pengukuran/penghitungan), pengakuan (pencatatan) maupun pelaporan (disclosure), instead of thinking about correct or not correct, try to think about : - Will the user be able to read (hence to understand) the report ? - Will this journal entry potentially lead the user to a bias interpretation or not ? - Is this transaction potentially an erroneous or fraud ? - Are you comfortable with the number and they way you record it ?. Jika semua pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat anda jawab tanpa keraguan, maka anda tidak perlu ragu lagi. Lets do it and get it done !.