Ce este proiectul?

Proiectul este implementarea unei idei. (PROCES) Analiza nevoilor Evaluarea rezultatelor Trsturile unui proiect: are scop scopul este rezolvarea unei probleme identificate este realist scopurile trebuie s fie posibil de ndeplinit este unic reprezint o soluie specific la o problem specific, ntr-un anumit context este limitat !n timp "i spa#iu - are un nceput i un final bine definite i se desfoar ntr-un spaiu concret este comple$: implic variate abiliti de planificare i implementare, diveri parteneri sau susintori, implic un numr de activiti, evenimente i sarcini este colectiv este derulat de o echip i intete la binele unei colectiviti implic risc "i incertitudine poate %i evaluat - conine obiective msurabile care pot fi evaluate poate %i evaluat - conine obiective msurabile care pot fi evaluate; astfel se poate aprecia dac am fcut ce ne-am propus, la calitatea dorit are un anumit &rad de autonomie fa de activitile curente ale organizaiei are un ciclu de via# determinat , compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel: identificarea, analiza, formularea proiectului, pregtirea acestuia, evaluarea preliminar a proiectului, anga area finanrii, implementarea, monitorizarea i evaluarea final a rezultatelor proiectului !rin urmare, un proiect este: un efort concret, practic, orientat spre un rezultat; direcionat spre soluionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe; activitate cu obiective clare i rezultate anticipate; limitat at"t de timp c"t i de resursele financiare, tehnice i umane; planificat din timp i evaluat la sf"rit# Resursele implicate !n proiect $esurse umane %echipa de proiect&, $esurse materiale %echipamente i bunuri&, $esurse informaionale %informaiile, cunotinele cu privire la tema abordat, etc&, $esurse financiare %bugetul alocat&, 'imp $esursele sunt at"t surs de putere, c"t i de constr"ngere# (ntr-un proiect avem at"t resurse limitate, c"t i factori de risc# )anagementul proiectelor este un proces dinamic

*biective

+
Resurse

,ctiviti

$ezultate

MANAGEMENTUL PROIECTULUI reprezint procesul de organizare i onitorizare a proiectului pentru a asigura realizarea acestuia con!or plani!icrii" #n li itele $ugetului i con!or o$iecti%elor sta$ilite& )ai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerea realizrii unui plan# -in aceast definiie pot fi trase patru concluzii: .# )anagementul de proiect este o activitate cu un scop specific# /# )anagementul de proiect se refer la conducerea activitii de realizare a unui plan#

0# )anagementul de proiect se desfoar n timp 1# 2mplic un buget i o echip de proiect 'unc#iile mana&ementului .& plani%icare stabilirea modului n care se va desfura proiectul /& or&anizare definirea i alocarea resurselor proiectului, precum i a activitilor i sarcinilor din proiect in"nd cont de planificarea fcut 0& coordonare implementare - punerea n practic a celor planificate i armonizarea deciziilor i aciunilor 1& antrenare motiva#ie coordonarea resurselor umane spre ndeplinirea obiectivelor planificate 3& control evaluare procesul prin care managerul se asigur c activitile se realizeaz conform planificrii i c s-au obinut rezultatele scontate Plani%icarea presupune( identificarea scopului i obiectivelor proiectului stabilirea metodelor necesare obinerii acestora %strategia& stabilirea activitilor proiectului i a resurselor necesare realizarea programrii n timp a proiectului pe baza schemelor de lucru realizarea unui plan de prote are a resurselor proiectului realizarea de planuri de rezerv -e ce e important s planifici4 ) *denti%icarea corect a pro+lemei. !oate ncercai s rezolvai o fals problem ori nu avei capacitatea de a o rezolva, ori soluia propus nu rezolv problema ) ,n#ele&erea "i o+#inerea acordului tuturor pr#ilor implicate-interesate asupra obiectivelor proiectului, rezultatelor ce trebuie atinse, coninutului, riscurilor, costului, abordrii, metodelor, activitilor etc# ) Se poate determina dac .scenariul/ propus este valid # -e exemplu, un proiect care i propune s instruiasc 055 de persoane ntr-o perioad de . lun poate prea realizabil la prima vedere# (ns, dup o planificare mai detaliat vei constata c vei avea nevoie de o perioad de cel puin 0 luni sau c vei avea nevoie de o echip de 0 ori mai mare dec"t cea la care v-ai g"ndit iniial# ) Asi&urarea c resursele necesare sunt disponi+ile atunci c"nd avei nevoie de ele# Or&anizarea presupune( stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect identificarea i repartizarea rolurilor membrilor echipei n cadrul proiectului pregtirea statutului managerului de proiect i a instrumentelor de delegare alocarea resurselor materiale i financiare pe activiti Coordonare implementare( - pregtirea i derularea activitilor proiectului - instruirea personalului - armonizarea deciziilor i aciunilor individuale Controlul - monitorizare obiective, resurse, activiti, rezultate - stabilirea criteriilor i indicatorilor de performan - stabilirea standardelor de performan %calitate, proceduri, costuri, ncadrare n timp, etc#& - evaluare - planificarea revizuirii regulate a strategiei n funcie de rezultatele evalurii - controlul reprezint o %unc#ie care tre+uie !ndeplinit pe toat durata derulrii

proiectului0 - raportri Antrenare motivare - edine - mprire de responsabiliti clare i specifice - acordare de premii6diplome sau pedepse

'azele proiectului
*. Concep#ie **. Plani%icare ***. *mplementare *1. ,nc2eiere 3) 4) 6) 8) :) <) =) *. Concep#ia proiectului Analiza nevoilor "i a pro+lemei Analiza S5OT 7rupul #int al proiectului 9ene%iciarii proiectului ;e%inirea scopului proiectului ;e%inirea o+iectivelor proiectului ;e%inirea activit#ilor

Concep#ia proiectului 7tape: .# 2dentificarea i analiza nevoilor crora se adreseaz proiectul %problema ce trebuie rezolvat&# /# 8ustificarea problemei %privind mai ales importana i urgena rezolvrii ei&# 0# -efinirea soluiei vizate, a scopului i obiectivelor proiectului# 1# -efinirea activitilor ma ore i estimarea costurilor i resurselor umane i materiale necesare i a celor disponibile# 3# !rezentarea propunerii de proiect finanatorului %comisiei de evaluare&# Analiza nevoilor *rice proiect ncepe cu o idee# (nainte de a demara orice aciune, managerul de proiect mpreun cu echipa sa, va trebui s se opreasc pentru o verificare a situaiei# -ou elemente eseniale trebuie evaluate: nevoile i mediul# Analiza nevoilor se bazeaz pe principiul c proiectul nu este 9lucru de dragul lucrului:, ci vizeaz atingerea unui scop# Pro+lema avut !n vedere poate reprezenta o situa#ie sau un comple$ de situa#ii care a%ecteaz anumi#i oameni> anumite &rupuri sau !ntrea&a societate> la un moment dat "i !ntr un anumit loc ,tenie la definirea problemei;;; (n munca de identificare a problemei, echipa unui proiect confund frecvent problema real fie cu efectele sale# (ntrebri pentru determinarea unei probleme reale i rezolvabile: - -e ce este aceasta o problem4 - <ine este afectat de aceasta4

- , cui problem este4 -<are este impactul problemei asupra beneficiarilor organizaiei4 ,supra relaiilor organizaiebeneficiari4 <"nd se manifest efectele negative ale acesteia4 - 7ste urgent rezolvarea ei i de ce4 - 7ste problema rezolvabil cu resursele disponibile4 - <e s-ar nt"mpla dac problema nu este rezolvat4 - (n ce stadiu se va afla problema dup terminarea proiectului4 - !utem rezolva noi, ca organizaie, aceast problem4 (ntrebri referitor la posibilitile proiectului propus de a rezolva problema: - <ine sunt componenii6membrii grupurilor-int4 - 7ste oare nevoie de acest proiect4 $eflect el nevoile reale ale comunitii4 -7ste comunitatea de acord c aceasta problem este real4 -orete oare comunitatea acest proiect4 <are ar fi soluiile lor4 - <are ar fi oportunitile proiectului4 <e are el nou, inovator4 - <e anume %situaie, stare de fapt###& va schimba proiectul4 =tilizai n determinarea problemei statistici, analize, studii privind grupul int sau realuzai voi niv astfel de studii# * analiz clar a problemei duce la o identificare clar a scopului proiectului, iar soluiile propuse vor rezolva problema# Analiza S5OT Punctele Tari - descriu atributele pozitive, tangibile i intangibile care in de organizaie, proiect# !unctele tari cuprind at"t elemente intangibile, de exemplu legate de echipa %organizaiei, proiectului& cunotinele n domeniu, educaia, experiena, contactele, reputaia, capacitatea membrilor, precum i elemente tangibile legate de sursele financiare disponibile, echipamente, canale de comunicare, materiale cu drepturi de autor etc#, care aparin organizaiei# !unctele forte capteaz aspectele interne pozitive i adaug valoare sau ofer un avanta n faa organizaiilor concurente# 2at c"teva exemple de criterii care pot fi avute n vedere n momentul identificrii punctelor tari: - ,vanta ele unei propuneri4 - <apacitate4 - ,vanta e fa de concuren4 - $esurse, echipamente, oameni4 - 7xperiena, cunotine, date, informaii4 - $esurse financiare4 >ocaia4 - ,specte inovative4 - <alitatea proiectelor derulate, experiena4 - ,creditri, recunoateri, certificri4 - ?istemul de comunicare din interiorul organizaiei4 - <ultura organizaional4 - <onducere, management4 - @ilosofia i valorile organizaiei4 Punctele Sla+e factori care sunt aflai sub controlul organizaiei 6 echipei de proiect i care mpiedic obinerea sau meninerea unui nivel de calitate competitiv# !entru a le putea identifica mai uor putei rspunde la ntrebarea A<e zone trebuie mbuntite4: !unctele slabe pot include: lipsa de experien, resursele limitate, lipsa de acces la tehnologie sau capacitate, portofoliu de proiecte limitat sau inexistent etc# 2at mai os c"teva criterii care pot fi avute n vedere n identificarea punctelor slabe: - -ezavanta ele unei propuneri4

- >ipsa capacitii4 - >ipsa avanta elor fa de concuren4 - $eputaia4 - >ipsa resurselor financiare4 - !ropriile puncte sensibile ale organizaiei4 - 'ermene limita, resurse limitate4 - >ipsa unui flux de numerar acceptabil4 - 7fectele asupra activitilor principale ale organizaiei4 - 7xperiena anterioar n domeniu lips sau irelevant4 - ,nga amentul sczut al membrilor4 - ,creditri, certificri lips4 - <onducere defectuoas4 - >ipsa unor canale clare de comunicare4 - <ultur organizaional nepotrivit4 Oportunit#i evalueaz factorii atractivi externi care reprezint elemente de care organizaia 6 echipa de proiect poate profita# ,cetia sunt factorii externi organizaiei 6 proiectului# *portunitile pot fi rezultatul creterii pieei, schimbului in stilul de via, rezolvarea problemelor asociate cu situaii curente, o percepie pozitiv asupra organizaiei voastre din partea sectorului neguvernamental, legislaie favorabil, existena surselor externe de finanare etc# -ac este relevant, plasai perioade de timp in urul oportunitilor# $eprezint o oportunitate constant sau este ceva de moment4 <"t de important este sincronizarea voastr4 2at mai os c"teva criterii care pot fi avute n vedere n identificarea oportunitilor: - -ezvoltarea sectorului4 - >ipsa unor organizaii concurente4 - 'endinele actuale benefice4 - -ezvoltarea tehnologic4 - 2nfluene globale4 - >egislaie favorabil %de ex# >egea sponsorizrii&4 - ?urse de finanare pentru domeniul vizat4 Amenin#ri <e factori reprezint poteniale ameninri pentru voi4 ,meninrile includ factori n afara controlului vostru care ar putea s v pun strategia de dezvoltare, implementarea proiectului etc# i chiar i organizaia ntr-o poziie de risc# ,cetia sunt factori externi - nu avei nici un control asupra lor, dar pe care-i putei anticipa dac avei un plan de urgen care s se ocupe prevenirea i rezolvarea acestor probleme# * ameninare este o provocare creat de o tendin nefavorabil# <oncurena, organizaiile care i desfoar activitatea n acelai domeniu existente sau poteniale sunt mereu o ameninare# ,lte ameninri ar putea include creterea intolerabil a preurilor de ctre furnizori, reglementri guvernamentale, cderi economice, efect negativ al media, retragerea de pe pia a unui finanator extern etc# <e situaii ar putea s amenine eforturile voastre4 <u c"t identificai mai bine ameninrile poteniale, cu at"t mai mult putei s v poziionai i s planificai proactiv pentru a le rspunde# 2at mai os c"teva criterii care pot fi avute n vedere n momentul identificrii ameninrilor: - 7fecte politice4 - 7fecte legislative4 - 7fecte ale mediului4

- >ipsa surselor de finanare4 - <ererea4 - -ezvoltarea economic4 - <ompetiie n domeniul vizat foarte puternic4 7ste important s putei argumenta pe baza ,nalizei ?B*' de ce este organizaia dvs# competent n rezolvarea problemei# 7rupul #int 7ste categoria crora v adresai# -e exemplu studenii =CCD# 9ene%iciarii direc#i: 05 de studeni participani 9ene%iciari indirec#i: .55 de persoane %studeni, profesori, prini, tineri& E efectul multiplicator# ;e%inirea scopului proiectului Scopul proiectului este practic solu#ia pentru pro+lema identi%icat sau> alt%el spus> este situa#ia la care dorim s a?un&em !n urma implementrii proiectului (evident> o situa#ie mai +un pentru +ene%iciarii proiectului). <ea mai simpl modalitate de enunare a unui scop este pozitivarea, Ainversarea: problemei#

amel+orP Scop
?copul nu trebuie schimbat pe parcursul derulrii proiectului, ntruc"t acest fapt nseamn practic c e vorba de un alt proiect# ;e%inirea o+iectivelor proiectului =n obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului# *biectivele sunt paii ce trebuie fcui pentru a ne apropia de scop# O+iectivele tre+uie sa %ie %ormulate S@ART : S - speci%ic %specific F este obiectivul clar: cine, ce, c"nd, unde, cum este rezultatul la nivelul beneficiarilor4& @ - measura+le %msurabil F sunt rezultatele msurabile4&, A - ac2ieva+le %tangibil 6abordabil F este un obiectiv care poate fi n general atins i care ne apropie de atingerea scopului4 !oate organizaia s l ating4& R realistic %realist F are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat4& T timelA %ncadrat n timp F exist un termen-limit4&# 'rebuie acordat o mare atenie c"nd se enun obiectivele pentru a nu se confunda cu activitile# ,cestea din urma sunt paii ce trebuie fcui pentru ndeplinirea obiectivelor# ;e%inirea activit#ilor *biectivele sunt aduse la ndeplinire prin derularea unui set de activiti specifice# @iecare activitate are urmtoarele caracteristici principale: G rol bine determinat; G consum resurse fizice i umane n timp bine determinat; G un moment de nceput i un moment de ncheiere# 3) 4) 6) 8) **. Plani%icarea proiectului Plani%icarea activit#ilor ;ia&rama 7antt Rezultatele unui proiect Plani%icarea resurselor umane

:) Plani%icarea %inanciar a proiectului (+u&etul de proiect) !lanificarea este esenial n viaa unui proiect rspunz"nd la urmtoarele ntrebri: I <e trebuie fcut4 I <"nd trebuie fcut4 I =nde trebuie fcut4 I -e ctre cine trebuie fcut4 I <um trebuie fcut4 I <u ce resurse trebuie fcut4 Plani%icarea activit#ilor !rocesul de planificare a activitilor presupune parcurgerea urmtorilor pai: .# !entru fiecare obiectiv al proiectului, decide#i activit#ile pe care le implic. /# Bista tuturor activit#ilor proiectului. 7laborai o singur list pentru toate activitile planificate# 0# ,mpr#i#i activit#ile !n su+ activit#i "i sarcini realiza+ile # <ei care planific trebuie s mpart activitile doar p"n la un nivel la care au destule informaii pentru a deduce resursele necesare# 1# !entru fiecare activitate, estima#i durata "i resursele necesare# !entru aceasta e bine s utilizai o foaie separat pentru fiecare activitate# 3# Clari%ica#i rela#ia dintre o+iective "i activit#i # ,cum ordonai activitile n succesiunea lor logic# =nele activiti pot avea loc n paralel# ,ctivitatea depinde de nceperea sau ncheierea altei activiti4 H# E momentul s evalua#i dependen#a activit#ilor de resurse # =nele activiti care, teoretic, pot avea loc concomitent, n realitate nu vor putea deoarece necesit aceeai resurs %uman sau material&# ,cestea vor trebui reordonate n succesiune# J# Sta+ili#i termene pentru %iecare sarcin # @iecare sarcin trebuie s aib o dat de ncepere, o durat i o dat de ncheiere# ,poi agenda trebuie urmat c"t mai ndeaproape# K# Alctui#i a&enda activit#ilor principale. -up ce ai specificat termenele sarcinilor individuale, urmtorul pas este s planificai termenele pentru ntreaga activitate principal# L# Ctiliza#i repere. $eperele sunt evenimente cheie care ofer o msur a progresului proiectului i obiective ctre care s se ndrepte echipa proiectului# .5# ;e%ini#i e$pertiza !n cadrul ec2ipei. Mivelul i tipul expertizei necesare trebuie hotr"te separat pentru fiecare sarcin# ..# Aloca#i sarcini !n cadrul ec2ipei. -istribuii responsabiliti n consultare cu membrii echipei# @iecare sarcin este atribuit unui individ care i-o asum ca un scop pe termen scurt# ;ia&rama 7antt -iagramele cu bare sau dia&ramele 7antt %dup creatorul acestora, NenrO Dantt, care le-a inventat n perioada primului rzboi mondial& reprezint o modalitate uzual de reprezentare a unui program de activiti i presupun enumerarea activitilor pe o pagin, de sus n os, i, utiliz"nd o scar temporal, desenarea unei bare orizontale pentru fiecare activitate fiecare bar reprezent"nd durata de realizare a activitii respective# ,xa orizontal a diagramei este scala timpului# ,xa verticala este cea a activitilor care pot scrise fie A,ctivitatea ,:, A,ctivitatea .: sau cu denumirea ei %ex# Aformarea echipei de proiect:&# ,vanta ul digramelor Dantt const n simplitatea i claritatea n transmiterea informaiilor referitoare la programarea activitilor ctre persoanele implicate ntr-un proiect# 'otui, coninutul mesa ului pe care l d o diagram Dantt simpl este destul de limitat# Rezultatele unui proiect $ezultatele reprezint ceea ce obinem efectiv n urma derulrii unui proiect# 7le sunt direct legate de obiective# De exemplu, dac unul dintre obiectivele proiectului este: Informarea a 200 de

familii nevoiae cu privire la serviciile oferite de centru, timp de o luna, rezultatul proiectului va fi: 200 de familii nevoiae informate cu privire la.... Plani%icarea resurselor umane !entru selectarea unei echipe eficiente sunt necesari c"iva pai: .# descrie activitile elementare pentru fiecare obiectiv al proiectului; /# transform activitile n sarcini de realizat i competene necesare; 0# transform sarcinile n responsabiliti; 1# pe baza responsabilitilor ce trebuie acoperite i a competentelor necesare realizeaz fie de post pentru membrii echipei# Mumrul de membri ai echipei va depinde de varietatea sarcinilor i de celelalte resurse disponibile %bani, echipament, spaiu, etc#&# 3# selectarea membrilor echipei# -ei uneori membrii echipei sunt de a alei de ctre organizaie, este important ca managerul de proiect s nu aib numai responsabilitatea realizrii proiectului, ci i autoritatea de a decide cu cine va lucra pentru aceasta# Plani%icarea %inanciar a proiectului (+u&etul de proiect) Pugetul ofer o imagine clar, de ansamblu asupra resurselor financiare necesare n implementarea planului de lucru# Pugetul oac un rol important n ntregul proces de management# =n buget slab conceput va crea probabil multe probleme n faza de implementare a proiectului# !entru a construi un buget, trebuie s prevedem ce resurse va necesita proiectul, cantitatea fiecrui articol de buget, data la care va fi necesar i c"t va costa - incluz"nd efectele inflaiei asupra preurilor# 7ste important s realizm un buget pe activiti pentru a urmri cheltuielile n mod sistematic, atunci c"nd ele au fost efectuate# Etape !n realizarea +u&etului( .# planific activitile proiectului /# estimeaz cheltuielile pentru fiecare activitate 0# estimeaz posibilele surse de venit 1# realizeaz o planificare n timp a cheltuielilor i veniturilor Aten#ie000 7ste important s concepei n mod realist bugetul# <"nd definii bugetul pentru finaator e important ca s nu fie nici prea mic v vei confrunta cu probleme referitor la surse financiare n plus fa de cele estimate, nici prea mare vei fi puin credibili n faa finaatorului# ***. *mplementarea proiectului 2mplementarea proiectului este de fapt ducerea la ndeplinire a celor planificate# <ele mai mari provocri ale managementului proiectului, n faza de implementare, sunt: - $espectarea obiectivelor proiectului; - <oordonarea i organizarea; - >uarea deciziilor; - )onitorizarea i evaluarea; - )eninerea contactelor cu partenerii; - -elegarea responsabilitilor; - @ormarea echipei, managementul resurselor umane; - ?ituaii neprevzute *1. Controlul proiectului 3. Controlul timpului 4. Controlul resurselor umane 6. Controlul costurilor

Controlul timpului !rimul lucru care se observa la o problem sunt efectele sale# !roblemele de implementare ce in de timp se manifest prin: - nerespectarea termenelor pentru aciuni, - prea multe sarcini Aaproape gata:, - prea multe Aaciuni prioritare: pe list, - numr crescut de nt"lniri cu caracter extraordinar ntre membrii echipei, - utilizarea de resurse suplimentare pentru a spri ini sectoarele critice# 7fectele principale ale nerespectrii planificrii n timp se concretizeaz n creterea costurilor sau reducerea performanei proiectului# ,ceste probleme pot fi rezolvate prin: - monitorizare minuioas i evaluare - acion"nd la timpul potrivit - negociere, c"nd e cazul - acordarea de suficient libertate de aciune managerului de proiect - spri in pentru proiect din partea restului organizaiei Controlul resurselor umane !roblemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat# <a i problemele de timp, acestea pot fi mult reduse printr-o planificare bine g"ndit i flexibil la schimbri, mai degrab dec"t superficial i rigid, nsoit de planuri de rezerv i selectarea unei fore de munc flexibile# 2at c"teva probleme tipice i cum se pot evita sau rezolva: .# )embri echipei de proiect care muncesc prea mult peste programul iniial agreat sau care nu mai a ung s-i termine treburile# ,ceasta poate fi fie o problema de planificare %nu au fost bine alese responsabilitile, numrul de ore de munc sau ocupantul postului&# /# )embri echipei de proiect care mai au i alt munc# !entru acetia este important planificarea n timp a utilizrii lor n cadrul proiectului, punerea de acord privind programul lor de lucru, respectarea c"t mai mult posibil a planificrii n timp a activitilor i monitorizarea permanent a proiectului pentru a putea prevedea c"t mai din timp schimbrile, ls"ndu-le suficient timp pentru reconsiderarea programului cu celelalte obligaii pe care le au# 0# )embri echipei de proiect care prsesc echipa# -ezvoltarea de bune relaii i un bun sistem de comunicare n cadrul echipei cresc ansele ca acetia s-i anune n timp util plecarea i deci vei avea mai mult timp pentru a le gsi un nlocuitor 1# !ersoane care devin brusc indisponibile %boal, probleme personale&# !oate fi evitat prin alegerea unei echipe flexibile i dezvoltarea de planuri de rezerv pentru asemenea cazuri# Controlul costurilor @olosirea corect a banilor i respectarea bugetului alocat sunt responsabiliti ma ore ale managementului de proiect# ,ceasta presupune trei cerine de baz: a&#bugetul iniial a fost bine g"ndit# (nc o dat planificarea riguroas este esenial# =n buget prost ntocmit este un slab instrument de control b&#bugetul este n continuu monitorizat pe parcursul proiectului# )onitorizarea bugetului v permite s inei o eviden la zi a acestuia, s putei prevedea i controla fluxul banilor i s luai la timp msuri pentru a evita depirea bugetului# c&#nivelul de responsabilitate i limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toi membrii echipei# Aten#ie0

(n proiectele cu finanare din afara organizaiei este nevoie ca orice modificare s fie adus la cunotina finanatorului nainte de implementarea sa# ,cordul acestuia este obligatoriu# )odificarea va fi cuprins ntr-un act adiional la contractul de finanare# -ac nu se respect contractul de finaare sau cererea de finanare se poate nt"mpla ca finanatorul s solicite rambursarea integral sau parial a sumei alocate, ori sistarea decontrilor, plilor# @onitorizarea )onitorizarea este procesul de colectare sistematic i analizare a informaiilor cu privire la activitile proiectului# )onitorizarea ne a uta s efectum o verificare regulat a ceea ce facem n mod curent; informaiile pot reprezenta indicatori at"t cantitativi, c"t i calitativi# -ac nu colectm datele pe parcursul desfurrii proiectului cum vom aprecia la sf"rit dac este bine sau nu ce anume am fcut4 <e monitorizm4 ) resursele investite n proiect: umane, materiale, financiare, informaionale, de timp ) activitile: respectarea planificrii i a standardelor cantitative i calitative pentru fiecare din ele# ) procesul de luare a deciziilor: ce decizii sunt luate cine este implicat n luarea deciziilor cine nu este implicat n luarea deciziilor ) rezultatele 7tape ale monitorizrii: - colectarea permanent a informaiilor %ceea ce se nt"mpla n timp ce se nt"mpl& - punerea laolalt a informaiilor i datelor pentru a vedea ce s-a realizat p"n la un moment dat - evaluarea msurii n care obiectivele au fost atinse sau problema rezolvat - tragerea concluziilor i folosirea experienei pentru viitor A onitoriza #nsea n a cerceta ceea ce se #nt' pla #n ti p ce se #nt' pl&

Colectarea datelor pentru monitorizare ,vem la dispoziie urmtoarele surse de informaii pentru monitorizare: - Statistici( rspund la ntrebrile c"t de mult4 c"i 6 c"te4 - *n%orma#iile calitative( rspund la ntrebrile ce am fcut4 ce efecte a avut ceea ce am fcut4 - Durnalele( rspund la ntrebrile cine a fcut4 ce4 i c"nd4 - O+serva#iile( rspund la ntrebrile ce vd 4 i ce aud4 - *nterviuri "i c2estionare *1. ,nc2eierea "i evaluarea >a terminarea proiectului e momentul s rspundem la ntrebarea: , fost sau nu acesta un succes4 Mu este suficient c suntem toi mulumii %sau bucuroi c s-a terminat;&, e nevoie de o apreciere obiectiv a reuitei proiectului# ,ceasta se realizeaz prin evaluare# Cn proiect cu adevrat de succes este realizat !n timpul prevzut> cu resursele alocate "i la nivelul de per%orman# dorit. 7valuarea va trebui s rspund la toate aceste elemente# Evaluarea reprezint emiterea de ?udec#i privind pro&resul !nre&istrat pe calea atin&erii o+iectivelor propuse. <e evalum4 7valuarea se concentreaz asupra a patru aspecte principale %resurse investite, activiti desfurate, rezultate obinute, impactul realizat& i trebuie s rspund la urmtoarele ntrebri: - n ce msur proiectul si-a atins obiectivele i dac nu, de ce nu4 - n ce msur activitile au fost ndeplinite4 - n ce msur munca a fost bine fcut4 - n ce msur resursele au fost utilizate n mod eficient4

.5

- care a fost impactul proiectului4 <e a schimbat proiectul4 - ce ai nvat pe parcursul proiectului4 - cum vei utiliza experiena dob"ndit prin proiect pentru proiectele viitoare4 !lanul de evaluare trebuie s cuprind informaii despre modul n care vor fi culese informaiile privind progresul proiectului %monitorizarea& i felul n care se va aprecia msura n care au fost atinse obiectivele i rezultatele preconizate# !entru a putea fi realizat, evaluarea necesit existena unei etape intermediare, monitorizarea, i presupune stabilirea prealabil a unor indicatori i standarde de performan# Aten#ie0 .# ,t"t monitorizarea c"t i evaluarea nu au obiect i sunt imposibil de fcut n mod efectiv atunci c"nd proiectul nu are foarte bine clarificate i formulate obiectivele# /# ?chema de monitorizare i evaluare se stabilete nc din faza de planificare a proiectului %de ce se face, pentru cine, ce se monitorizeaz, de ctre cine, cum, c"nd, ce se evalueaz, ce resurse sunt implicate n acest proces, cum vor fi folosite rezultatele&, i ea trebuie inclus at"t n planificarea activitilor c"t i n buget# *ndicatorii 2ndicatorii de performan reprezint unitile de msur utilizate pentru evaluarea performanei prin prisma criteriilor stabilite# 2n funcie de criteriul utilizat pentru evaluarea performanei, indicatorii pot fi: I cantitativi )soar cantitatea %de servicii, de clieni, de timp, etc#& i sunt cei mai uor de msurat# -e exemplu: nr# de persoane implicate, rata de utilizare a unui serviciu, nr# de ore pe zi pentru o anume activitate, nr# de zile pe an, etc# I financiari )soar nu doar costurile directe %transport, cazare, salariul unui anga at, etc#& ci i cele indirecte %chirie, ntreinere, administrare&# -e exemplu: costul pe unitate, etc# I calitativi Mu msoar c"t de mult se face, ci c"t de bine sau c"t e bun este produsul sau serviciul# I de proces ?e concentreaz pe cum se iau deciziile privind managementul proiectului %cine este implicat n luarea deciziilor i cum, cum se iau deciziile, cum se transmit celor interesai, etc#& I de impact ?e concentreaz pe efectele produse prin activitatea proiectului i beneficiile obinute# Raportarea - ctre organizaie - ctre finaator $aportul de evaluare trebuie s cuprind: .# obiectivele avute n vedere; /# o scurt informare cu privire la necesitatea atingerii acelor obiective; 0# ce anume informaii i date au fost colectate i cum au fost ele colectate i analizate; 1# ce demonstreaz informaiile colectate; 3# cum a fost fcut evaluarea i cine a fost implicat; H# daca au fost atinse obiectivele fixate la nceput; J# ce alte rezultate au fost atinse; K# ce noi necesiti, din care ar rezulta noi obiective au aprut pe parcursul proiectului i ce anume i propune instituia sa ntreprind n legtur cu ele; L# ce recomandri se fac pentru viitor4

..

,nc2iderea proiectului "i acceptarea o%icial a rezultatelor acestuia (n aceast etap, managerul de proiect deruleaz urmtoarele activiti: - obine aprobrile pentru acceptarea rezultatelor finale; - ntocmete i nainteaz rapoartele finale; - informeaz partenerii n legtur cu nchiderea proiectului i cu rezultatele obinute; - se asigur c se nchid conturile proiectului %n cazul n care au fost deschise conturi speciale pentru proiect&; - a ut echipa de proiect s se dizolve, a ut fiecare membru n parte s i asume noi responsabiliti n organizaia respectiv; - realizeaz o evaluare a proiectului pentru uz intern; - evideniaz performanele; - anun public nchiderea proiectului i rezultatele care au fost obinute; - subliniaz eventualele inte care nu au fost atinse# Criteriile de succes pentru orice proiect sunt, simultan, urmtoarele: - respect obiectivele cheie asumate iniial; - este finalizat la timp; - este finalizat respect"nd limitele bugetului; - este finalizat n conformitate cu standardele tehnice i cele de calitate; - este finalizat n conformitate cu domeniul de activitate stabilit iniial; - este finalizat printr-o alocare udicioas a resurselor, - produsul final este acceptat de ctre beneficiarii direci i indireci, precum i de finanator#

7re"eli %recvente in mana&ementul de proiect

nu se formeaz o echip de proiect de la nceput nu se respect planul nu s-au planificat realist resursele lipsa de comunicare lipsa de delegare de responsabiliti

Ec2ipa de proiect
@ana&erul de proiect )anagerul de proiect este cel care: indic direcia, perspectiva, orientarea strategic, armonizeaz obiectivele proiectului cu obiectivele organizaiei n ansamblu; trebuie s realizeze echilibrul ntre cei patru factori constr"ngtori: buget timp calitate - resurse se confrunt cu unele provocri trebuie s realizeze un echilibru ntre proiect i: obeneficiarii direci6clieni; ogrupurile interesate6afectate de aciunile6rezultatele acestuia; oorganizaiile6departamentele ctre care au fost subcontractate diverse componente ale proiectului;

./

oministerul6agenia n competena cruia se afl proiectul; ocerinele sursei de finanare, procedurile i constr"ngerile formulate de aceasta# )anagerul de proiect este persoana care trebuie s cunoasc n detaliu proiectul, s i cunoasc echipa i s cunoasc foarte bine resursele de care dispune n fiecare etap# EC este, ns, cel care trebuie s le fac pe toate# 'ocmai de aceea n cadrul unei echipe de proiect foarte important este delegarea sarcinilor i evitarea supraalocrii resurselor umane# Ec2ipa de proiect !entru a evita situaii neplcute este extrem de important s existe o comunicare c"t mai bun ntre managerul de proiect i fiecare membru al echipei c"t i ntre toi membrii echipei# (n vederea asigurrii unei comunicri eficiente trebuie avute n vedere urmtoarele elemente: - formularea concis i precis a mesa ului pentru a fi neles uor i integral; - transmiterea rapid i nedeformat a mesa ului - asigurarea fluenei i a reversibilitii comunicrii - utilizarea unui limba comun de ctre emitor i receptor - simplificarea i decongestionarea canalelor de comunicare - asigurarea flexibilitii i a adaptabilitii sistemului de comunicare pentru a putea fi utilizat n orice situaie 7ste important ca fiecare membru al echipei de proiect s i cunoasc foarte bine sarcinile i atribuiile, ce, cum i c"nd trebuie s fac, fa de cine raporteaz, cine l poate nlocui n condiii de for ma or %de exemplu boal& astfel nc"t derularea proiectului s nu fie afectat# -e asemenea, este foarte important s tie ce M= trebuie s fac, tocmai pentru a evita situaia neplcut n care doi membri ai echipei se concentreaz pe aceeai sarcin n condiiile n care unul singur o putea realiza# * asemenea situaie nu duce dec"t la costuri suplimentare: este consumat mai mult timp, sunt alocate dou resurse pentru aceeai sarcin fiind, astfel, cheltuii mai muli bani %ambii membri ai echipei de proiect ar fi pltii pentru acelai lucru&#

.0