SOFTWARE DE ADMINISTRACION ESCOLAR

Versin 5.00 Ao 2013

Incluye: Actas de Evaluacin y Certificados de Estudio Subvenciones y Objetivos Transversales

DataCol se constituye como una herramienta orientada a la gestin y al control, empleando tecnologas capaces de transformar los datos producidos por las Instituciones en informacin confiable, centralizada, integra y oportuna para facilitar la gestin de datos e informacin que apoyen las polticas de implementacin y estrategias en la administracin de sus recursos. La aplicacin desarrolla una base de informacin accesible localmente o a travs de la red, ideal para organizaciones de educacin que requieren un sistema que aproveche al mximo las posibilidades de las tecnologas, en la cual el ente gestor pueda centralizar la informacin de una o varias estaciones de trabajo.

CARACTERISTICAS GENERALES

BASES DE DATOS CENTRALIZADAS EN EL ESTABLECIMIENTO BASES DE DATOS ABIERTAS Y DISPONIBLES PARA SU USO INTERNO CONTROL E INGRESO DE LAS CALIFICACIONES CONTROL E INGRESO DE LA ASISTENCIA CONTROL E INGRESO DE LAS OBSERVACIONES CONTROL E INGRESO DE LOS OBJETIVOS TRANSVERSALES CONTROL E INGRESO DE MENSUALIDADES, MATRICULA Y CENTRO DE PADRES EMITE INFORMES PARA SUBVENCIONES COMPATIBLE CON EL SIGE PARA ACTAS DE FIN DE AO GENERACION DE ARCHIVOS AL MINEDUC PARA EL SIGE SIN NECESIDAD DE VOLVER A INGRESAR LOS DATOS PUEDE GENERAR CERTIFICADOS DESDE DATACOL PUEDE GENERAR ACTAS DE EVALUACION DESDE DATACOL SISTEMA DE MATRICULAS INCLUYE SOFTWARE DE BIBLIOTECAS BAJO LAS NORMAS DEL CRA SERVICIO DE INFOCOL GRATIS PARA LOS APODERADOS (NOTAS POR INTERNET) MODULO DE EVALUACION DOCENTE (PARA CONTROL INTERNO) ADEMAS CUENTA CON UNA VERSIN WEB PARA INGRESO DE NOTAS POR INTERNET LO QUE LO HACE EL UNICO SOFTWARE HIBRIDO DEL MERCADO

SOFTWARE DE ADMINISTRACION ESCOLAR VERSIN FULL Caractersticas Generales: Nuestro principal producto es un software, desarrollado en ambiente Windows, ya sea para Windows XP/NT/2000/Server/7/, multiusuario para trabajo en Red. Administra la informacin de los alumnos, padres, apoderados, sostenedores cada uno de estos en forma independiente o relacionada, informacin de los maestros de los cursos, asignaturas, centros de costos, observaciones, objetivos transversales, planes y programas de estudios, roles y decretos de evaluacin, toda esta informacin es configurada totalmente por el operador del sistema bajo las estrictas normas del Ministerio de Educacin, conforme a los planes y programas particulares de cada establecimiento, por lo cual al sistema se le puede incorporar cursos y asignaturas propias, observaciones y objetivos transversales, para la correcta medicin de la conducta y de los objetivos propios que quiere alcanzar cada establecimiento educacional. Incorporar los planes y programas que se puedan decretar en el futuro por leyes o reglamentos generales o particulares para cada establecimiento. Esta opcin permite a nuestro software no quedar desplazado de las normas que imperen en los diferentes periodos lectivos. Maestros del Sistema: Ingresa toda la informacin de los alumnos, direccin, fecha de nacimiento, religin, situacin familiar, informacin de los apoderados, padres y madres por separado, religin, situacin matrimonial, profesin, ocupacin, direccin de correo electrnico para el alumno y el apoderado, puede enviar E-Mail a un grupo o al total del colegio en forma automtica. Controla el ingreso de los alumnos, la matrcula, las altas y bajas, imprime el libro de registro escolar, nminas de cursos, para libros de clases, listados selectivos con la informacin seleccionada para cada uno de ellos, filtrar la nmina de registros por cada campo del sistema, profesin religin, comuna, cursos, nivel de estudios, etc. Estas aplicaciones se hacen extensibles a la nmina del personal del colegio, como tambin a la nmina de sostenedores. Calificaciones: Administra las calificaciones, ya sea por periodos trimestrales o semestrales, con un mximo de 18 notas por periodo/asignatura, se pueden incorporar hasta 24 asignaturas por curso, cada subsector o asignatura puede estar compuesto por una y hasta 10 asignaturas fusionadas cada uno, con el fin de informar a los apoderados en forma clara y precisa en que materia o divisin del subsector o mbito esta bajo rendimiento su pupilo. Pueden las calificaciones de los periodos optar por las pruebas de sntesis o semestral, con ponderacin configurada por el usuario, en cada periodo, ponderar los exmenes con porcentajes diferenciados para cada asignatura al final del ao escolar, ingresar notas de exmenes, notas de pruebas especiales, y notas apreciativas, para el clculo de la nota final de promocin. Las notas se pueden imprimir ya sea como numricas, en porcentaje o en conceptos, para algunas o todas las asignaturas del curso o alguno y todos los cursos del establecimiento, configurando la escala para cada concepto ya sea en las asignaturas generales o religin. Puede incorporar hasta 10 asignaturas por curso que no inciden en el promedio de notas, tales como talleres o academias. Las aproximaciones se pueden configurar en un men de opciones, y de todas las aproximaciones que pueden existir en el establecimiento, as como, aproximacin de notas parciales por asignatura, aproximacin de promedios del periodo, aproximacin de los periodos anuales por asignatura, aproximacin de promedio anual por periodo, aproximacin de prueba de sntesis, aproximacin de notas de los exmenes, aproximacin de notas de presentacin a examen, aproximacin de promedios del curso.

Se pueden fundir varias asignaturas en una sola, bajo diferentes maneras y ponderaciones cada una, unificar calificaciones parciales de varias asignaturas y dividirlas por el nmero total de notas, unificar los promedios finales del periodo, o unificar los promedios finales del ao, puede el promedio de una asignatura formar parte en una nota parcial de una asignatura principal. Calificar de diferentes maneras, en notas, conceptos, puntajes porcentajes, diferentes para cada asignatura en un mismo curso. Asistencia: El sistema puede llevar un estricto control de la asistencia ya sea en horas faltadas por da, control desarrollado especialmente para colegios particulares o llevar el control de la asistencia en da completo, desarrollado para colegios subvencionados, calcula el porcentaje de inasistencia con dos decimales, tanto para las horas como para los das. Las inasistencias se llevan da a da con el objeto de imprimir el anexo de subvenciones, para ser enviado al Ministerio de Educacin. Se pueden obtener listados diferenciados de nivel de enseanza pre- bsica, bsica, media y superior de las asistencias del colegio, con este sistema controla exactamente las altas y las bajas. , Informa detalladamente al apoderado de todas las inasistencias de los alumnos durante el ao escolar. Observaciones: Controla la hoja de vida de los alumnos llevando una estadstica de las anotaciones, las cuales estn separadas en tres tramos, anotaciones positivas, anotaciones de responsabilidad y anotaciones negativas, con un mximo de 100 anotaciones por nivel, 500 en total, incluyen pre definidas cerca de 100 anotaciones. Objetivos Transversales: Se lleva un control de los objetivos transversales de las cuatro reas de desarrollo con un mximo de 10 sub - reas en cada una de ellas, las que pueden ser calificadas por cada uno de los profesores de las diferentes asignaturas del curso, el profesor jefe, el orientador del colegio y adems una auto evaluacin, luego promedia las calificaciones de los objetivos y los convierte a conceptos segn sea la escala configurada y personalizada con anterioridad segn las normas de cada establecimiento educacional. Ficha Medica de Alumnos y Personal : El software cuenta con una ficha mdica para alumnos y personal del establecimiento para controlar las atenciones dentro de los colegios, con datos relacionados a su historial clnico, alergias, contraindicaciones, vacunas, patologas y atenciones primarias. Informes Generales Y Resultados: El sistema nos entrega una serie de documentos impresos desde las distintas aplicaciones contenidas en el software y que detallamos en la siguiente nmina: ficha del alumno, ficha del personal, ficha del sostenedor, diferentes nminas de alumnos, nmina del personal, nmina de sostenedores y sus pupilos, nmina de cursos, con nombre de profesores jefes, nmina de asignaturas con sectores, sub-sectores y cdigos Mineduc, nmina de centros de costos, nminas de observaciones con sus cdigos y niveles, nmina de objetivos transversales con las reas de desarrollo, configuracin de roles y decretos, nmina de planes de estudios y tipos de enseanza, nmina de alumnos antiguos por matricularse, informe de las calificaciones con resumen de la asistencia y de las observaciones, informe de notas por asignatura, resumen de notas del periodo, con promedio general del curso (pre acta) resumen de notas del periodo ordenado por promedio con tres decimales, libreta oficial de calificaciones, informe de asistencia

por alumno y por curso mensual o anual, informe de las observaciones, informe de alumnos matriculados, con detalle de altas y bajas, sexo y das trabajados en el mes. Anexo de las subvenciones por ciclo, informe de alumnos en riesgo, que no cumplen los parmetros mnimos de permanencia en el establecimiento. Actas de Evaluacin Escolar y Certificados de Estudio: Los formularios impresos oficiales que desarrolla el sistema estn acorde a lo requerido por el Mineduc. Imprime los certificados de estudio en los cuatro modelos diferentes segn sea el tipo de enseanza y el plan de estudios de los alumnos, todos configurados por el usuario, las actas de evaluacin escolar de acuerdo a las normas del ministerio, estas actas las imprime directamente el sistema ya se en formato oficio para revisin o en formato tabloide o doble carta para la presentacin oficial, las cuales se pueden pre visualizar en pantalla y modificarse o corregir antes de imprimir. SIGE: Nuestro sistema cuenta con la aplicacin para emitir las actas de evaluacin escolar de acuerdo a las normas de Ministerio de Educacin. Nuestra aplicacin enva la informacin desde nuestras bases de datos, a la base de datos del SIGE. Operacin del Sistema: El sistema opera con sistema de claves lo que permite un amplio nivel de acceso, todos ellos controlados por el administrador de la red, las claves permiten a los usuarios acceder a diferentes partes del software, con atributos determinados, para ingresar calificaciones, asistencia u observaciones, claves que permiten diferenciar, personal administrativo, personal docente, profesores jefes, profesores de asignaturas, personal de UTP, secretarias, en resumen cada persona del establecimiento puede tener algn tipo de acceso al sistema y atributos. Los profesores jefes de cada curso pueden tener acceso solo a su curso, modificar e ingresar calificaciones, asistencia observaciones y objetivos transversales, los profesores de las respectivas asignaturas pueden tener acceso solo a las asignaturas por ellos impartidas, independiente de cada curso. Mensualidades - Informes Generales Y Resultados: De este sistema se pueden obtener un sin nmero de listados, informativos da a da, estado de pago, estado de la morosidad, informes de productividad, balance diario de caja, estados de cuentas por sostenedor o por alumno, emitir boletas de servicios, imprimir letras, pagare, contratos de colegiatura, en formatos propios o pre diseados, en formularios en papel continuo o formularios con auto copia. Todos los informes obtenidos por el sistema, se pueden imprimir por alumno seleccionado o por cursos seleccionado, no usa papel especial y son todos estos formularios configurados desde Windows.

Claves de acceso y nivel de usuarios: Existen dos niveles de acceso a este sistema, al cual solo pueden ingresar los administradores de la red, y las personas encargadas de contabilidad, solo ellos pueden ingresar a este software, compartiendo con el resto de los usuarios las bases de datos de los alumnos, personal y sostenedores, las cuentas pueden administrase ya sea como alumno individual o como sostenedor de varios alumnos en un solo conjunto. Este sistema de administracin de los ingresos del establecimiento educacional, no es un sistema contable, es un administrador de cuentas corrientes de los alumnos, por lo tanto no maneja informacin de compras, ventas, egresos, activo fijo, pasivos o activos. Entrega si un diario de caja, necesario para hacer un asiento contable en la contabilidad general de la empresa, manteniendo la informacin de los clientes (alumnos) en este sistema, ao a ao, pudiendo acceder a la informacin rpidamente con un solo movimiento cambiando el ao de trabajo. Administracin de Bibliotecas Este software esta incluido en el sistema de administracin curricular, tiene la misma base de datos, y opera conjuntamente con el software de administracin. Administra en forma separada, libros, casetes, videos y discos compactos, manteniendo una base de datos de cada uno de ellos, con el ttulo de la obra, nombre del autor, editorial, nmero de volumen, ao de edicin, idioma, procedencia, ISBN, numero de copia, fecha de adquisicin, nmero de pginas, todos estos registros de acuerdo al reglamento del sistema de biblioteca escolar del CRA. Para la implementar la opcin de cdigos de barras se necesita cualquier tipo de lector de cdigo instalado con sus respectivos driver en el sistema, con el tambin podemos ubicar a los alumnos por su nmero de RUT impreso en una tarjeta personal, y que va dirigido directamente a la base de datos histrica del alumno, podemos individualizar rpidamente el volumen en la base de datos, para su devolucin como para su prstamo Informes y Resultados: El sistema puede listar nmina de alumnos, nmina de cursos, nmina, de libros, nmina de videos, nmina de casetes, nmina de CDRom, nmina de volmenes en prstamo, volmenes pendientes de entrega por curso, volmenes ms ledos en el ao, historial de cada alumno, imprime 3 marbetes en papel autoadhesivo, para los diferentes tipos de volmenes, con cdigo de barra. SOFTWARE WEB ACADMICO DATACOL Los Docentes tienen una informacin actualizada sobre cada estudiante. Los Docentes pueden actualizar datos del estudiante e ingresar notas, asistencia y observaciones. CARACTERISTICAS Acceso a Docentes, desde cualquier lugar por va WEB. Acceso restringido de la evaluacin para los perodos anteriores. Claves de acceso diferenciadas en Profesor Jefe y de Profesor de Asignatura. Actualizacin en tiempo real en la base de datos del Colegio. Requerimientos Mnimos y Configuracin del Hardware:

Para obtener buenos resultados y una buena gestin en la administracin del establecimiento educacional, es conveniente optar a tener el mejor hardware del mercado, tanto en equipos PC, como tambin en redes y equipos de impresin. Con mejores requerimientos podemos obtener resultados ptimos en el menor tiempo posible, economizando hasta horas en cualquiera aplicacin. Los requerimientos mnimos para un buen desempeo, son los siguientes: un computador personal (PC), un monitor de 14 pulgadas, con tarjeta grfica que permita resoluciones de 800 x 600 pixeles por pulgada, con 1MG de memoria RAM, y 16 millones de colores, equipado con una tarjeta Modem de 56 kilos Con este equipo fcilmente se puede usar el sistema con bases de datos de mil alumnos, teniendo en cuenta que por cada mil alumnos es necesario un equipo y una persona mnimo para operar el sistema, en caso que se opte por la operacin en base a una persona dedicada. El sistema necesita de un operador que administre la red, en caso de que la instalacin sea multiusuarios y en caso que sea mono usuario debe estar capacitado para operar programas como Word y Excel de Microsoft y tener conocimientos avanzados de sistema operativo. El sistema funciona, con cualquiera impresora que soporte Windows, ya sea esta de matriz de punto, inyeccin de tinta o LASER, estando configurada por Windows imprimir todos los formularios como estn diseados. Para la impresin de las Actas de Evaluacin Escolar, ya no es necesario imprimirlas en tamao tabloide o doble carta, basta con que estas sean impresas en oficio ( 8.5 x 13 pulg), an as nuestro sistema imprime las actas y certificados en el papel de tamao que este configurada o soporte la impresora , el tamao es auto ajustable. Para el software de la Biblioteca puede agregar un lector de cdigo de barras instalado en el sistema con sus Driver respectivos, puede ser uni-direccional o multi-direccional. DATACOL, cuenta con su propio servidor de Internet, con el objeto de que cada establecimiento educacional pueda publicar la informacin de los alumnos, con respecto a las calificaciones, asistencia, observaciones, mensualidades. Este servicio permite a cada uno de ellos, publicar la informacin de los alumnos, que desde sus hogares o cualquier punto del pas e incluso del extranjero, pueda cualquier persona autorizada y con las claves de acceso correspondiente, imponerse de la situacin escolar de su pupilo. Este servicio sin costo, y esta disponible para los apoderados, previa autorizacin de la direccin del colegio y de cada uno de ellos, se les debe entregar el cdigo del colegio, la password del alumno y el rut de este.

VENTAJAS Completo e Integro: Gestiona sin limitaciones datos de alumnos, profesores, asignaturas, matrculas, biblioteca, calificaciones, cobros, docencia, ausentismo, estadsticas e informes, etc. Todo en una sola aplicacin. Gestin de Alumnos y Matriculas Gestin de Profesores Gestin de Calificaciones, Objetivos transversales y Rendimiento Acadmico Gestin de Biblioteca, Consultas y Prestamos Herramientas de Gestin: Emails, Agenda, Reuniones, Importar-Exportar informacin, etc. Gestin Econmica

Gestin por Mdulos: Gestiona sin limitaciones informacin de alumnos, docentes, matrculas, biblioteca, calificaciones, boletines escolares, cobros, gestin de docencia, inasistencias y envo de emails. DataCol realiza una integracin de cada modulo para generar una completa informacin centralizada de su Institucin. Totalmente Configurable: Posibilidad de funcionar con valores por defecto o a travs de parmetros definidos por el usuario en procesos de matriculas, calificaciones, biblioteca, evaluaciones de docentes, informes acadmicos, entre otros. Adaptable: Totalmente flexible. Se adapta a cualquier tipo de Institucin. Para ello la aplicacin cuenta con mltiples opciones de administracin para utilizar en cada caso. Bsqueda Rpida: Los datos pueden igualmente ordenarse en cualquier momento por el campo que desee. Podr realizar consultas rpidas inmediatamente con un par de clics o slo introduciendo sus primeros caracteres. Consultas: Podr acceder a un sinnmero de consultas de definidas. Acadmicamente: Podr ver los cobros y pagos efectuados por alumno, historia completa de alumnos y docentes, etc. Administrativas: Informes de ausentismo de Alumnos y Docentes, envo de notificaciones de reunin, envo de emails a Docentes, Padres de Familia, etc. Comerciales: Consulta de Pagos realizados por alumno, informe general de gestin comercial, estado de crditos, etc. Seguridad y Confidencialidad: Permisos concretos de acceso por usuarios le garantizan la confidencialidad de sus datos ante intrusiones no autorizadas. Adems le permiten definir diferentes perfiles (tantos como se desee) para docentes, personal administrativo, directivos e, incluso, alumnos, etc. y de este modo restringir o permitir el acceso (total o slo lectura) a ciertas partes del programa.

INFORMES DEL SISTEMA

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