La matriz del tiempo

Da a da Antonio Silio, Omar Guri Martinez, Ana Galle, y muchos deportista reconocidos a nivel nacional que han nacido en nuestra ciudad realizan una intensa prctica, o lo que se denomina seguir un Plan de Entrenamiento para que su cuerpo rinda de acuerdo a las exigencias de cada una de las disciplinas que practican. Hoy estimado emprendedor lo invito a que se sume al xito que ellos han logrado a travs de una frmula eficaz de administrar su tiempo. Como para ellos, para Ud. no ser una tarea fcil, pero con entrenamiento observar semana a semana como mejora el uso del tiempo y cuantas cosas ms puede logra. Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva de Stephen R. Covey () La administracin efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el liderazgo decide qu es lo primero, la administracin le va asignando el primer lugar da tras da, momento a momento. La administracin es disciplina, puesta en prctica () (Fragmento del libro). Fundamentalmente se habla sobre el hbito de la administracin personal. Este hbito tiene que ver con las mltiples preguntas que surgen en el campo de la administracin del tiempo y por extrapolacin, de la vida. El verdadero desafo en s, no es la administracin del tiempo, sino la administracin de uno mismo. Tomar el control del tiempo y de los acontecimientos en nuestras vidas, viendo como se relacionan con nuestras metas. Dos dimensiones: importancia y urgencia, crean las categoras de demanda sobre el tiempo. () Administracin del tiempo es en realidad una denominacin poco feliz; el desafo no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. ()(Fragmento del libro). Vamos a definir estos trminos. Importante significa que se vincula a su misin, sus roles, sus metas. Es eso lo importante. Ahora qu es urgente? Urgente es aquello que le apremia. Que necesita atencin inmediata. Tiene que tomar accin cuando suene el telfono. El telfono que suena puede que sea una perdida total de su tiempo. No tiene nada que ver con su misin, sus roles y sus metas, pero hay que contestarlo. Y al hacerlo, podemos fcilmente desviarnos y entrar en la administracin de cosas equivocadas (aunque lo hagamos de manera correcta). Esta tcnica que estoy explicando nos ayuda a enfocar las prioridades. Nos ayuda a prestar atencin a cmo pasar nuestro tiempo, a como actuar sobre las prioridades. Da tras das, momento a momento. () Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o cort o plazo hacia los cuales se orientarn el tiempo y la energa, en armona con los valores. ()(Fragmento del libro). El Dr. Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo, todas combinaciones de las 2 palabras que acabamos de definir: importancia y urgencia. Para ayudarnos a comprender veamos el siguiente esquema: Esto es una matriz tiempo-administracin y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes: Cuadrante I: urgente e importante. Cuadrante II: no urgente, pero importante. Cuadrante III: urgente, pero no importante. Cuadrante IV: no urgente y no importante. Refirmonos a dicho cuadrante: El cuadrante I es importante y urgente.

Generalmente lo que llamamos problemas, crisis, que requieren atencin para poder seguir adelante. O una reunin importante que se avecina; eso sera el cuadrante I porque si no asiste a la reunin tendr un problema serio.

() Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman accin. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias narices. El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis, personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los plazos. Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el da y cada da. El nico alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes del cuadrante IV. De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo est en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III slo les prestan una atencin mnima. ()(Fragmento del libro). Qu es el cuadrante II? Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra misin, nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del ahora. Qu es el cuadrante III? Urgente pero no importante. Es urgente, es prximo, delante de nosotros, el telfono que suena, el correo sin contestar. Todas esas distracciones que son importantes para otras personas (quizs), pero que realmente no se relacionan con nuestra misin global o con la misin global de nuestra organizacin. () Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente, pero no importante, pensando que estn en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las cosas urgentes, suponiendo que tambin son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros. () (Fragmento del libro). Qu es el cuadrante IV? Es la combinacin de no urgente y no importante. Mucho tiempo perdido. Cosas agradables. Discusiones y consejos despus de los acontecimientos. Muchsima televisin. Reuniones innecesarias o mal preparadas. Interrupciones que pueden consumir todo un da. Estar ocupado todo un da al final del cual, sentirse como que: no he logrado nada hoy! () Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV llevan vidas bsicamente irresponsables. () (Fragmento del libro). () Qu puede hacer usted, que no est haciendo ahora y que, si lo hiciera regularmente, representara una tremenda diferencia positiva en su vida personal? Qu producira resultados similares en su vida profesional o en su empresa? () (Fragmento del libro). Ahora pensemos en una actividad de nuestras vidas que si la llevamos a cabo maravillosamente bien y consistentemente, tenemos la absoluta certeza de que producir resultados extraordinarios. El tipo de resultados que deseamos. Pensemos en una actividad de nuestra vida personal, luego una actividad del trabajo, de la vida pblica Quizs alguien diga: si yo pasara ms tiempo conversando individualmente con las personas clave en el trabajo y con mis seres queridos en casa; estoy convencido de que dicha actitud influira mucho sob re el tipo de resultados que deseo bueno, en qu cuadrante est esto? Solo puede estar en un cuadrante, en el II. Fjese en la pregunta: Una actividad que usted sabe que si la realiza estupendamente bien y consistentemente, tendr resultados maravillosos. Es importante y tambin no es urgente, sino la estara haciendo. Est en el cuadrante II. Al continuar con los 7 hbitos de la gente altamente efectiva, veremos que todos estn en el cuadrante II, importante pero no urgente. Y en los negocios, el Dr. Covey ha constatado que el cuadrante II es la clave de la administracin. El gran filsofo italiano en el campo de la eficiencia, Pareto, formul la regla del 80-20: el 80% de los resultados resultan del 20% de las actividades, estas son todas actividades del cuadrante II, todas. Qu le sucede al cuadrante I si se descuidan las actividades del cuadrante II? Si se descuida la prevencin, que sucede con los problemas? Van a aumentar y aumentar hasta que casi no habrn otros cuadrantes. Posiblemente consuma nuestra vida. A esto se llama, como comentaba antes, administracin por crisis. Y la administracin por crisis nos agota y se hace enorme. Qu pasara del cuadrante I si nos ocupamos del cuadrante II? Se har ms y ms pequeo. Nos quedar un poco. Cosas que no habamos anticipado para nada. Ser manejable, ser viable y sentiremos que dedicamos ms tiempo a la prevencin y a la bsqueda de oportunidades. Ahora, de dnde vamos a sacar el tiempo y la atencin para el cuadrante II? Tiene que venir de los cuadrantes III y IV. El cuadrante IV es totalmente intil. Puedes nombrar una sola cosa de valor en el cuadrante IV? El tiempo libre! Es importante el tiempo libre? Si, por eso est en el cuadrante II. No hay nada de valor en el cuadrante IV. El cuadrante III, bsicamente tampoco tiene valor, salvo para otras personas.

De modo que el tiempo para el cuadrante II viene de los cuadrantes III y IV. Sigamos hacindolo, robndole un poco a los cuadrantes III y IV! Aprendamos a decir no-, agradablemente, sonrientemente, alegremente, pero digamos no-! Porque al decir no al cuadrante III y IV, estamos diciendo s- al cuadrante II. Y cuando decimos s- al cuadrante II el cuadrante I se hace cada vez menor. Entonces estaremos trabajando sobre las cosas que ms importan. No sobre las que importan menos. Lo que importa ms nunca debe estar a la merced de lo que importa menos. () Es casi imposible decir No a la popularidad del cuadrante III, o al placer de huir al cuadrante IV cuando no se tiene un S ms grande ardiendo adentro. Slo cuando nuestra autoconciencia nos permite examinar nuestro programa y tenemos imaginacin y conciencia moral para crear un programa nuevo y singular centrado en principios al que se le puede decir S , slo entonces tendremos una fuerza de voluntad independiente que nos permita decirle No, con una sonrisa autntica, a lo que carece de importancia. () (Fragmento del libro). Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en el cuadrante II. Cul es la capacidad fundamental? Tenemos que ser PROACTIVOS. Por qu? El cuadrante I nos afecta a nosotros, el cuadrante I acta sobre nosotros; pero hay que actuar sobre el cuadrante II! Planificacin y organizacin: cuadrante II. Preparacin personal: cuadrante II. Ejercicio: cuadrante II. Lectura, profunda y extensa, educacin continua: cuadrante II El cuadrante II es la clave! () Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren ms iniciativa, ms pro -actividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran. ()(Fragmento del libro). El aprender como centrarnos en las actividades del cuadrante II es reorganizar nuestra vida entorno a nuestras metas y luego tener la disciplina de vivir la vida de acuerdo. Cmo conseguimos definir el contenido del cuadrante II? Debemos: 1- Identificar nuestros roles. 2- Seleccionar varias metas para cada uno de ellos, que queramos realizar durante una semana. 3- Dibujar nuestro cuadrante tiempo administracin. 4- Rellenar, segn la programacin temporal: una vez decidido los roles y metas adjudiquemos el tiempo que creamos necesario para su realizacin (se puede trasladar cada meta a un o a varios das especficos a la semana o establecer una franja horaria diaria, etc.). Recuerda robar tiempo de los cuadrantes III y IV para drselo al cuadrante II la clave del xito en la administracin-. El cuadrante I, a su vez, se ir haciendo cada vez ms pequeo.