UNIVERSITATEA DE TIINE AGRICOLE I MEDICIN VETERINAR CLUJ-NAPOCA

APROBAT, RECTOR, Prof. dr. Doru Pa f!"

PROCEDUR OPERAIONAL AC#I$III COD PO%&'

EDIIA ( ) STANDARDE DE RE*ERIN( SR EN ISO +&&)(,&&-

DI*U$AT .N REGIM CONTROLAT. E/EMPLAR NR. ) IN*ORMATIV ELABORAT, SBA, I01. Da0 Lu01 VERI*ICAT, RM, E2. V!or3" Poru4!u

Da4a a5ro67r!!8a5"!27r!!( A93r4!: 304( Documentul de fa este proprietatea USAMV Cluj-Napoca. Reproducerea i difu area documentului sunt !n e"clusi#itate dreptul $r%ani atiei Copiile sunt numerotate i inute su& control.

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a , d!0 )'

INDICATORUL REVI$IILOR Nr. 2r4 . '. Ed!<!a8 r39!=!a8 da4a (d.' Re#.)* )'.)+.,))Co0<!0u4 :u ar :au !d304!f!2ar3 od!f!2ar38a0a"!=7 (la&orare procedur operationala .$/)0 (d.' Re#.) *)'.)+.,))E"a6ora4 V3r!f!2a4 A5ro6a4

*u02<!3, 0u 3, 5r30u 3 ?! :3 074ur7 S1A2 3n%.Dan 4un% RM (c.Viorel .orutiu R(C5$R .rof. dr.in%. Doru .amfil

Cod 6-.S-)'-)72 ed.'2 re#. )

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a @ d!0 )'

). SCOP SI DOMENIU DE APLICARE '.'..rocedura descrie acti#itatile desfasurate pentru e#aluarea furni orilor si asi%urarea apro#i ionarii cu produse conforme cu conditiile specificate. '.,.Se aplica de catre &iroul apro#i ionare tuturor acti#itatilor de apro#i ionare cu materii prime2 materiale2 car&uranti2 lu&rifianti2 com&usti&ili2 ser#icii din USAMV Cluj-Napoca. ,. DOCUMENTE DE RE*ERINTA ,.). MSMC- Manualul de mana%ement al calitatii8 ,.,. SR (N 3S$ -))'9,)): - Sisteme de mana%ement al calitii. Cerine8 4a ela&orarea pre entei proceduri s-au consultat i urmtoarele documente9 ,.@. SR (N 3S$ -)))9,)); - Sisteme de mana%ement al calitii. .rincipii fundamentale i #oca&ular8 ,.A. $U< 7=*,)); -pri#ind atri&uirea contracterlor de ac>i itie pu&lica2 a contractelor de concesiune de lucrari pu&lice si a contractelor de concesiune de ser#icii8 @. TERMENI , DE*INITII SI PRESCURTARI @.). T3r 30! :! d3f!0!4!! 5ermenii utili ati si definirea acestora sunt conform standardului 3S$ -)))9 ,)); si documentelor de referinta de la cap.,. @.,. Pr3:2ur4ar! D<A- Director <eneral Administrati# SMC- Sistem de Mana%ement al Calitatii RM- Repre entant Mana%ement Calitate RSMC/ Responsa&il Sistem de Mana%ement al Calitatii MSMC- Manualul de Mana%ement Calitate RNAC*.- Raport de Neconformitati Actiuni Corecti#e*.re#enti#e .$- .rocedura operationala .V-.roces Ver&al DA- Directia Administrati#a 4.6.A.- 4ista furni orilor acceptati N3R-Nota interna de receptie NRCD / Nota de receptie si constatare diferente

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a A d!0 )'

A. SC#EMA PROCESULUI DE APROVI$IONARE Contracte .ro%rame Normati#e Criterii de apro#i ionare ,.(#aluarea furni orilor 4.6.A. '. .lanificarea apro#i ionarii .ro%ram de apro#i ionare

Nu Da Necesar de apro#i ionare Conditii li#rare Cerinte de calitate Cerinte le%ale Comanda*contract Cerinte calitate Nu Da 1onuri de consum 1onuri de miscare a M6 0. (li&erare 7. (mitere comanda Contractare

("cludere din 4.6.A.

Comanda Contract

=. Receptie la primire Calitate

Documente calitate N3R Returnare2 Raport de neconformitate Materiale Mijloace fi"e $&iecte de in#entar

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a ' d!0 )'

'. DESCRIEREA ACTIVITATII '.). Compartimentele functionale ale USAMV intocmesc periodic Referate de necesitate materiale* ser#icii2 conform formular cod 6-.$-)0-)'. Referatul se apro&a de catre Rector dupa ce in preala&il a o&tinut #i a Compartimentului financiar. '.,. E9a"uar3a fur0!=or!"or 0.,.' Criteriile de e#aluare sunt sta&ilite in cererea de oferta2 caiete de sarcini sau fisa de e#aluare a furni orului Criteriile de e#aluare pot fi9 -c>estionarul de e#aluare -c>eltuieli de transport ?distanta@ -cantitatea de produse ce urmea a a fi apro#i ionata -e#aluarea capa&ilitatii te>nice a furn orului -e"perienta si*sau recomandarile altor utili atori8 -e#aluarea unor esantioane sau mostre de produs8 -e"perienta anterioara -e#aluarea unor inre%istrari puse la dispo itie de furni or2 cum ar fi9 certificate de conformitate pentru produs si*sau sistemul calitatii2 &uletine de incercari2 etc. -certificarea sistemelor de mana%ement calitate. -raportul calitate * pret -certificarea produselor din domeniul re%lementat -transmiterea de fise de securitate pentru produsele to"ice si periculoase -alte criterii considerate oportune la momentul apro#i ionarii 0.,.,.'..entru ac>i itia de produse similare din acelasi cod de clasificare C.V 2 pentru care s-a estimat o #aloare ce nu depaseste ec>i#alentul in lei a '0.))) euro fara 5VA*an*uni#ersitate2 e#aluarea ofertelor2 se face de catre Seful 1iroului Apro#i ionare 0.,.,.,..entru ac>i itia de produse similare din acelasi cod de clasificare C.V 2 pentru care s-a estimat o #aloare ce depaseste ec>i#alentul in lei a '0.))) euro fara 5VA*an*uni#ersitate2 referatul este inaintat Compartimentului de Ac>i itii .u&lice pentru initierea unei proceduri de ac>i itie cu pu&licarea unui anunt in Sistemul (lectronic de Ac>i itii .u&lice ?S(A.@ si care se finali ea a cu un contract de atri&uire. Compartimentului de Ac>i itii .u&lice dupa ce finali ea a procedura2 inaintea a 1iroului Apro#i ionare2 contracele de atri&uire2 iar acesta din urma urmareste derularea 2conform clau elor inscrise in contracte . 3n acest ca e#aluarea ofertelor se face de catre Comisia de (#aluare a $fertelor2 sta&ilita pentru fiecare procedura in parte2 prin Deci ie a Rectorului uni#ersitatii. 6urni orii acceptati pentru fiecare tip de produs sunt trecuti in9 4ista furni orilor acceptati cod 6-.$-),),. sau 4ista furni orilor de ser#icii e"ternali ate2 care este apro&at de catre D<A Cu furni orii acceptati si furni orii de ser#icii e"ternali ate se inc>eie contracte de ac>i iie sau ser#icii ?sau comen i de ac>i iii@ cu #i a D<A 6urni orii sunt ree#aluati conform criteriilor de la pct. 0.,. pentru o noua ac>i itie. 6unctie de re ultatul ree#aluarii acestia raman in lista furni orilor acceptati sau sunt e"clusi. 0.,.7. Daca e#aluarea se face pe &a a 6iselor de e#aluare2 e#aluarea furni orilor se face la includerea lor pe lista furni orilor acceptati si apoi2 periodic2 la inceputul fiecarui an2 in functie de calitatea produselor*ser#iciilor si de modul de cola&orare din anul precedent. (#aluarea initiala a furni orilor se reali ea a cu ajutorul C>estionarelor de e#aluare2 cod 6-.$-)0-)7 Responsa&ilitatea e#aluarii furni orilor re#ine Comisiei de licitaii. Re ultatele e#aluarilor se pastrea a de catre S1A.

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a B d!0 )'

5oti furni orii care sunt e#aluati si care au demonstrat capa&ilitatea de a li#ra produse sau ser#icii care sa satisfaca toate conditiile specificate sunt inclusi in 4ista furni orilor acceptati si 4ista furni orilor de ser#icii e"ternali ate. 4istele furni orilor contin urmatoarele informatii9 a@ denumirea furni orului8 &@ tipul de produse*ser#icii li#rate8 c@ criterii de e#aluare 8 d@ re ultat e#aluare 8 e@ o&ser#atii referitoare la acti#itatea furni orului. Anual2 seful &iroului apro#i ionare 2e#aluea a listele furni orilor acceptati si de ser#icii e"ternali ate in &a a informatiilor referitoare la acti#itatea acestora din ultimul an. Actuali area listelor se poate face prin includerea unor furni ori noi de produse*ser#icii sau prin e"cluderea unor furni ori mai #ec>i care nu corespund e"i%entelor ?care au li#rat furnituri necorespun atoare2 nu au respectat termenul de li#rare2 etc@. 4ista poate fi completata cu alti furni ori de produse*ser#icii care au fost e#aluati in inter#alul de timp scurs2 conform pre#ederilor pre entei proceduri. 4istele se pot actuali a si in timpul anului prin includerea unor furni ori noi care corespund criteriilor de e#aluare. '.@. Do2u 3043"3 d3 a5ro9!=!o0ar3 .e &a a ofertelor selectate si contractelor inc>eiate conform $U< 7=*,)); sau cererilor apro&ate se emit comen i de apro#i ionare2 de re%ula catre furni orii din 46A sau 46S. Comen ile sunt formulare tipi ate si identifica precis produsul sau ser#iciul solicitat prin standard sau po itie de catalo%2 prin denumire2 tip si caracteristici sau cand este ca ul prin caiete de sarcini ?la licitatii@. 3n ca ul in care se considera necesar in comen ile de apro#i ionare2 pe lan%a elementele specifice cuprinse in necesar ?care tre&uie sa cuprinda si cerinta de calitate pentru produsul apro#i ionat@ se mai specifica si urmatoarele informatii9 a@ conditii speciale de am&alare2 transport si li#rare8 &@ cerinte pentru inre%istrarile referitoare la calitate care sunt solicitate de la furni or8 c@ informatii referitoare la modul de #erificare a produselor apro#i ionate8 d@ alte conditii specifice. Atunci cand se con#ine cu furni orul se inc>eie contract pentru li#rarile din comanda emisa sau pentru li#rari specifice pe o perioada determinata. 3n conditiile contractuale sunt cuprinse cerinte pri#ind calitatea2 conditiile de li#rare2 termen de li#rare2 cerinte de re%lementare2 certificare2 autori are2 etc. (#entualele modificari de conditii sau suplimentare de contract se fac prin acte aditionale la contract2 cu acordul am&elor parti. '.A. R32354!a 5rodu:3"or a5ro9!=!o0a43 .rodusele apro#i ionate sunt receptionate la primire2 in pre enta dele%atului furni orului2 a comisiei de receptie si a %estionarului care %estionea a in#entarul disciplinei2 compartimentului2etc.. <estionarul primeste &onul de consum respecti# de in#entar dupa ca si o data cu acesta certificatele de calitate2 %arantie sau alte a documente asemanatoare ?manual de utili are2 etc@. Comisia de receptie se sta&ileste prin deci ie apro&ata de Rector Receptia se face in &a a conditiilor din contract sau comanda si a documentelor insotitoare ale produsului apro#i ionat?a#i 2 factura2 certificat de calitate si %arantie@. .rin aceasta se urmareste9 a@ conformitatea si completitudinea inre%istrarilor emise de furni or8 &@ conformitatea produselor*ser#iciilor cu conditiile de calitate impuse8 4a receptie se intocmeste N3R .

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a > d!0 )'

Daca este pre#a ut in contract2 receptia se face la furni or2 conform clau elor contractuale. (#entualele neconformitati constatate sunt consemnate in N3R si comunicate furni orului. (le se tratea a conform procedurii Controlul produsului neconform cod .S-DA-)=. B. RESPONSABILITATI B.). DGA - Apro&a 4ista furni orilor acceptati
;., .

S3f B!rou A2C!=!4!! - 3ntocmeste lista furni orilor acceptati si lista furni orilor de ser#icii e"ternali ate si o a#i ea a prin D<A - (fectuea a estimarea #alorica a cererii de ac>i iii - (mite cereri de oferta si inre%istrea a 46A si 46S - Reali ea a e#aluarea furni orilor - Comunica furni orilor situatiile de produs neconform - Re ol#a neconformitatile in acti#itatea de ac>i iii

B.@. G3:4!o0ar - .articip2 ca mem&ru al comisie de receptie2 la receptia cantitati# a produselor apro#i ionate - .astrea documentele pentru produsele apro#i ionate si N3R B.A. RM - Urmareste implementarea actiunilor corecti#e in acti#itatea de apro#i ionare - .lanifica si coordonea a acti#itatea de audit intern la apro#i ionare - .articipa la anali a de oferte *e#aluarea furni orilor - A#i ea a lista furni orilor acceptati B.'. Co !:!a d3 r32354!3 - (fectuea a receptia conform le%islatiei in #i%oare

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a - d!0 )'

>. INREGISTRARI I0r31!:4rar3a +.'. Referat de necesitate materii prime2 materiale *ser#icii +.,. 4ista furni orilor acceptai +.7. 4ista furni orilor de ser#icii e"ternali ate +.=. C>estionar de e#aluare furni or +.0. Nota estimare #alorica +.;. Cerere de oferta pentru ac>i iionare +.+. $ferte de li#rare +.:. Comanda* contract de apro#i ionare +.- Nota interna de receptie Su5or4 6-.$-)0-)' 6-.$-)0-), 6-.$-)0-)7 6-.$-)0-)= >artie >artie >artie >artie2 tipi at Co 5"343a=a Discipline2Comparti mente2 etc S1A S1A S1A S1A S1A 6urni ori S1A Lo2 d3 5a:4rar3 Compartiment 6inanciar 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare 1irou Apro#i ionare ?copie@ Compartiment 6inanciar ?ori%inalul@ Dura4a , ani Re#i uita ori de cate ori este necesar 0 ani 0 ani 0 ani 0 ani 0 ani 0 ani

>artie2 tipi at

Comisia de receptie

0 ani

+.') Certificat de calitate si %arantie +.''. 1onuri de consum materiale

>artie

>artie

Discipline2Compart imente2 etc 1irou Apro#i ionare ?copie@ Discipline2Compart 1irou Apro#i ionare imente2 etc ?copie@ Compartiment 6inanciar ?ori%inalul@ 6urni or

0 ani

0 ani

-. ANE/E -.). Ane"a' 9 -.,. Ane"a , 9 -.@. Ane"a 7 9 -.A. Ane"a =9

Referat de necesitati2 materiale*ser#icii2 cod 6-.$-)0-)'8 4ista furni orilor acceptati2 cod 6-.$-)0-), 4ista furni orilor de ser#icii e"ternali ate 2 cod 6-.$-)0-)7 C>estionar de e#aluare furni or2 cod 6- .$-)0-)=

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a + d!0 )'

ANE/A ) Mod3" for u"ar R3f3ra4 d3 0323:!4a43 a43r!a"38:3r9!2!!, 2od *-PO-&'-&) Ed.)8r39.& A5ro6a4, R324or Prof.u0!9.dr.Doru Pa f!" DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD RE*ERAT NECESITATE Pr!0 5r3=304a 9a ru1a Nr. Cr4. MATERIA PRIMA 8 MATERIALUL 8 SERVICIUL a 03 a2C!=!4!o0a ur a4oar3"3 5rodu:38:3r9!2!! du5a 2u CARACTERISTICI8 NORMATIV DE CALITATE UM ur 3a=a (

CANTITATE

D32o04ar3a :3 fa23 d!0 fo0dur!"3 d!:5o0!6!"3 a"3 d!:2!5"!03! 8fa2u"4a4!!8u0!93r:!4a4!!. A9!=a4 Co 5ar4! 304 *!0a02!ar DDDDDDDDDDDDDD I04o2 !4 S3f D!:2!5"!0a, DDDDDDDDDDDDDD

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a )& d!0 )'

ANE/A ,

USAMV CLUJ - NAPOCA

Nr. Crt

L!:4a fur0!=or!"or a22354a4! Produ:u" Co04ra24 Nr.

A0u"(

*ur0!=oru"

O6:3r9a4!!

2od *-PO-&'-&,

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a )) d!0 )'

ANE/A @

USAMV CLUJ - NAPOCA

Nr. Crt

L!:4a fur0!=or!"or d3 :3r9!2!! 3;43r0a"!=a43 S3r9!2!u" Co04ra24 Nr.

A0u"( O6:3r9a4!!

*ur0!=oru"

3ntocmit2

Apro&at2 S3f B!rou A2C!=!4!!

Cod( *-PO-&'-&@

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a ), d!0 )'

ANE/A A

USAMV C4UA - NA.$CA

CB(S53$NAR D( (VA4UAR( A 6URN3C$RU4U3

). IN*ORMAII GENRALE '.'. Denumirea societii.................................................................................................................... '.,. Adresa9........................................................................................................................................ '.7. 5elefon9...................... ......................6a"9......................... DDDDDDDDDDDDDD....... '.= Domeniul de acti#itateDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD. '.0. .rodus furni at * ser#iciul prestat.................................................................................................... '.;. 3nformaii cu pri#ire la conditiile de plat9 $. C(C A#ans Ce modaliti de plat acceptai E Ce termene de plata acceptati E =0 ile 7) ile '0 ile

,. IN*ORMAII CU PRIVIRE LA SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITII 8 MEDIULUI ,.'. .ersoana responsa&il cu Sistemul de Mana%ement al calitatii Nume DDDDDDDD.. ..........................6uncieDD....D.............DDD 5el*6a"DDDDDDDDDDD.D ,.,. A#ei implementat un sistem de mana%ement al DA NU calitii9 Fn conformitate cu cerinele9 3S$ -))'9,)): 3S$ '=))'9,))0

V ru%m ane"ai la c>estionar o copie a certificatului . ,.7. Deinei alte certificri * DA NU acreditri9 Care sunt acestea9DDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDDD V ru%m ane"ai la c>estionar o copie a certificatului * acreditarii @. IN*ORMATII CU PRIVIRE LA LIVRAREA PRODUSELOR .rodusele sunt li#rate conform contractului la C43(N5U4U3 6URN3C$RU4 sediul 9 U3 A. C#ESTIONARUL A *OST COMPLETAT DE( 4a intre&ri se #a rspunde marc!nd cu G"H casua pe care o considerai c rspunde cel mai &ine la !ntre&area pus de c>estionar2 astfel !nc!t s putem reali a o e#aluare corect a firmei D#s. Nume9DDDD.DDDDDDDD..

Cod( *-PO-&'-&A

UNIVERSITATEA d3 STIINTE AGRICOLE :! MEDICINA VETERINARA CLUJ-NAPOCA

PROCEDUR OPERATIONALA

APROVI$IONARE
COD( PO - &'

E;3 5"ar ( Ed!<!a ( ) R39!=!a ( & Da4a ( &).&>.,&&+ Pa1!0a )@ d!0 )'

6unctieDDDDDDDDDD. Semnatura * Stampila................................. Data DDDDDDDDDDD.

ANE/A ' USAMV CLUJ-NAPOCA *I DE EVALUARE A *URNI$ORILOR Cr!43r!! d3 39a"uar3 Nr. 2r4 D30u !r3 fur0!=or S!:43 3 d3 Ma0a13 304 ISO ISO +&&) )A&&) , @ T3C0!23 Ca"!4a43 5rodu: A T3r 30 "!9rar3 r3:5324a4 ' Pr3< B Co 3r2!a"3 *a2!"!47<! d3 4ra0:5or4 > To4a" 5u024aE -

&

Data9

3ntocmit

Apro&at2 Cod *-P&-&'-&'

Grila de evaluare i reevaluare a furnizorilor Impactul produs asupra mediului

Certificat ISO 9001 Implementat SMC

2 1

Fr impact Cu impact redus Cu impact semnificativ

2 1

ocumentat

Certificat ISO 1!001 SMM Implementat ocumentat

Calitate produs

2 1 0

Fr deficien"e 0#2$ deficien"e % 2$ deficien"e

2 1 0

!' zile &ermene de plata Cantitate livrat 2 1' zile 1 numerar

90#100$ din cantitatea solicitat '0(90$din cantitatea solicitat ) '0$ din cantitatea solicitat

Facilit"i de plat

C*C Ordin de plat +lata ,n avans

2 +re" 1 0

Mic Mare Foarte Mare

2 1 0