STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh NAMA PangkatI NIP. 050/ /SOP-SEK/2012 29 Mei 2012. 1 Juni 2012. SEKRETARIS KEPALA DINAS cap dan ttd

DINAS .KABUPATEN KEBUMEN

SOP PROSEDUR SURAT KELUAR

DASAR HUKUM 1. Perda Kabupaten Kebumen nomor 20 Tahun 2011 tentang perubahan kedua atas Perda Kabupaten Kebumen nomor 13 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Dinas Daerah; 2. Peraturan Bupati Kebumen Nomor 146 Tahun 2011 tentang Perincian Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Kelautan dan Perikanan Kabupaten Kebumen; 3. Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan. KETERKAITAN 1. SOP surat masuk ; 2. SOP kegiatan dinas;

KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memiliki kemampuan agendaris ; 2. Mempunyai semangat kerja yang tinggi , teliti. Jujur dan disiplin.

PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Buku Agenda Surat Masuk ; 2. Lembar Disposisi ; 2. Alat Tulis Kantor ; 3. Meja, Kursi. PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Teradministrasinya semua surat masuk dalam buku agenda surat masuk. 2. Dapat ditelusuri keberadaan surat dan tindak lanjut surat tersebut. 3. Tercapainya tugas/ kegiatan pemerintahan

PERINGATAN Jika tidak diagenda akan sulit melakukan penelusuran surat dan tidak terarah, sehingga menghambat tugas tugas dan kegiatan pemerintahan.

NO 1

AKTIVITAS Menerima Draft surat (jika berasal dari bidang) Mengagenda surat serta memberi kartu kendali pada draft Surat dari Bidang/secretariat - Menyampaikan draft surat kepada sekretaris dinas untuk dimintakan paraf, - Meneruskan kepada kepala dinas

PELAKSANA 1 Staf Kasi 2 3 Kabid 4 PRSYARATAN/ KELNGKPAN Draft surat

MUTU BAKU WAKTU 5 menit

OUT PUT draft surat sudah diparaf kasi dan kabid draft Surat dari Bidang/secretariat sudah diagenda dan diberi kartu kendali - Draft surat sudah disampaikan kepada Sekdin dan Kadinas

Staf

- Buku Agenda surat masuk dari bidang/ secretariat - kartu kendali Sekdin Ka dinas draft Surat lengkap

10 menit

Staf

5 menit

NO 4

AKTIVITAS - Menerima draft surat yang sudah ditandatangani Kadinas dan di agenda - Menyampaikan draft surat yang sudah ditandatangani kepada bidang/secretariat - Menerima surat yang sudah dimasukkan amplop - diarsip - dikirim ke alamat yang dituju Selesai

PELAKSANA 1 Staf 2 kasubag 3 4 PRSYARATAN/ KELNGKPAN

MUTU BAKU WAKTU 5 menit

OUT PUT Draft surat disampaikan kepada asal draft surat Kasi pada bidang

Staf

Kasubag

- otner - Buku ekspedisi penyerahan surat - Sepeda motor

1 s.d 4 jam

- surat terdokumentasi - Surat terkirim

FLOW CHART SOP PROSEDUR PENERIMAAN TAMU DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN KAB.KEBUMEN

Mulai

Menerima Surat Masuk

Meneliti Surat Masuk

Menaikkan/ meneruskan surat masuk kepada Pimpinan

Surat turun

Selesai