Actividad 3. Caractersticas de los estados financieros La generacin de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios.

La mayora de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operacin, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueos un rendimiento satisfactorio. El rea de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero que entra o entrar y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que jams quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague dems y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago. Las operaciones que el rea de control de efectivo maneja son en general, las siguientes: 1. Depsitos en bancos 2. Depsitos en caja 3. Facturas por cobrar 4. Gastos por efectuar o pago a proveedores 5. Pagos de nmina Las funciones que el rea de control de efectivo realiza son en trminos generales las siguientes: 1. Verificacin de depsitos en banco 2. Autorizacin de los pagos a realizar 3. Negociacin de pagos pendientes 4. Inversin de excedentes 5. Concilia cobrado contra depsitos 6. Concilia pagos contra montos de cheques 7. Concilia cuentas de bancos Los propsitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: 1. Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias. 2. Promover la contabilizacin adecuada de los datos. 3. Alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la empresa. 4. Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa. El efectivo constituye el activo ms lquido de la empresa. Este se define como: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos lquidos. Sirve como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme stas se van venciendo y adems para cubrir cualquier desembolso inesperado. Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a ningn tipo de restriccin. De acuerdo con lo expuesto, ser aceptado como efectivo lo siguiente: 1. Efectivo en caja: 1.1. Monedas y billetes emitidos por el Banco de Mxico. Monedas y billetes de otras divisas. 1.2. Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar. 1.3. Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

1.4. Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegrficos o postales, etc. 2. Efectivo en bancos: 2.1. Cuentas bancarias de depsitos corrientes en bancos nacionales. 2.2. Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos pases no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad. De ser considerada esta partida como efectivo, deber ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista. 2.3. Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco pero que, para una determinada fecha, an no han sido entregados a sus beneficiarios. Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que haban sido emitidos. Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen caractersticas de efectivo, no cumplen con el requisito bsico de la disponibilidad para la liberacin de deudas u obligaciones por parte de la empresa. Como son: 1. Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados ms bien como cuentas por cobrar. 2. Cheques Post-fechados: se trata de cheques recibidos por concepto de pago por parte de alguno de nuestros clientes o empleados para pago de algn adeudo con la empresa, pero estos por no disponer con los fondos suficientes en sus cuentas bancarias emiten el cheque con una fecha posterior a cuando lo entregan para que se a cobrado en dicha fecha cuando haya los fondos suficientes. Estas partidas deben segregarse del efectivo y ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas. 3. Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos despus de haber sido depositados en un banco. SISTEMA DE CAJA CHICA Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a la empresa o negocio, es necesario contabilizar todos los gastos menores de da a da que se pagan en efectivo, as como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos y controlarlos. Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica Aunque el uso de tarjetas de dbito y de crdito est rpidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son ms convenientes pagar en efectivo o que se prefiere pagar en efectivo. Estos podran incluir franqueo, tiles de oficina, reparaciones menores, propinas, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte pblico, entro otros. Ventajas de Usar una Caja Chica

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a un negocio: Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilizacin de los gastos menores en los libros del negocio. El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentacin de estos gastos todos juntos en un archivo. Al saber dnde se est gastando el efectivo, estar en mejores condiciones para controlarlo. Procedimiento para la Caja Chica Estableciendo la Caja Chica Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta especficamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo segn las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica depender de la naturaleza del negocio: cuntos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto perodo. Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque est contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque est canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequea caja de seguridad, en un cajn del escritorio bajo llave o en algn otro lugar donde est seguro. Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera: Cada vez que se necesita efectivo para hacer algn trmite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicit el efectivo, la fecha, el monto y el propsito. Cuando la persona quien solicit el dinero de la caja chica ha hecho su trmite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y ste servir como el respaldo. Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectu el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicit el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo. En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica. El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja peridicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original. Cuando el custodio de la caja chica ve

que est quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposicin de la caja chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposicin se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos. Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposicin de la caja. Los comprobantes pendientes recibos deben quedar en la caja hasta que se liquidan. Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros segn corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en su saldo fijo. El custodio canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja vuelve a su monto original.