INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA. ESCUELA DE COMPUTACIN.

PROGRAMA DE MAESTRIA EN COMPUTACIN, CURSO COMUNICACIN CIENTFICA (MC0100)

USO DE LA MINUTA EN LAS REUNIONES DE TRABAJO G. Vargas, ITCR La minuta es un documento escrito de naturaleza informal que hace las veces de acta de una reunin, slo que con una redaccin muy breve y escueta que servir de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta formal. Consigna el desarrollo de la reunin, el nombre de los participantes y la sntesis de sus proposiciones, as como la relacin de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. (Flores y Orozco, 1978) Las minutas son documentos muy propios de la actividad industrial porque en ellos se concretan dos rasgos bsicos de las labores de ese tipo de organizaciones: el trabajo en equipo y la definicin de responsabilidades.

1. Las reuniones de trabajo Al tener que discutir problemas o buscar la forma de aplicar soluciones planteadas, es necesario que los trabajadores industriales se renan, se consulten, se encarguen labores y se analice el cumplimiento de esos encargos. Para que una reunin sea exitosa y, por tanto, para que el acta o minuta que de ella se tome sea posible y productiva, la propia reunin debe ser bien planeada. Las siguientes son algunas consideraciones necesarias con respecto a la preparacin de reuniones: Definir claramente el propsito: qu es lo que se busca con la reunin? Asegurarse de que asistan las personas que pueden aportar al respecto: convocarlas con el tiempo suficiente y confirmar su asistencia Preparar un orden de la sesin: una lista de lo que se tratar Dirigir la sesin hacia el propsito: el coordinador del equipo que se rene debe responsabilizarse del funcionamiento de la sesin Preparar una minuta de los acuerdos: de acuerdo con algn formato funcional se fijarn los datos fundamentales Usar esa minuta para apoyar el cumplimiento de los propsitos: hacer llegar copia del documento a los superiores (comunicacin ascendente), a los participantes de la reunin (comunicacin horizontal)

2. Condiciones de las minutas Una minuta puede concretarse en una pequea nota redactada completamente por el responsable del equipo o puede fijarse en una frmula estandarizada que se tenga establecida. Vanse sendos ejemplos.

INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA. ESCUELA DE COMPUTACIN. PROGRAMA DE MAESTRIA EN COMPUTACIN, CURSO COMUNICACIN CIENTFICA (MC0100)

FORMATO DESARROLLADO Industria COMUTEL Comisin Seguridad e Higiene Ocupacional Minuta de la Reunin 4-2001 Reunin celebrada en la Sala de Ingeniera a las 14: 00 horas del 2 de junio, 2001. Presentes las siguientes personas: Juan Luis Rodrguez (Lnea Instalaciones), Ana Luisa Morales (Bodega), Juan Antonio Prez (Control Elctrico), Carlos Valverde (SHO, quien preside). Orden del da 1. Normas de Seguridad Elctrica 2. Caso Sr. Roberto Rodrguez I. Normas de Seguridad Elctrica

Se analiza nuevamente propuesta de Sr. Juan Luis Rodrguez sobre Seguridad Elctrica. Con fecha 21 de mayo se haba recibido esta propuesta y se le haban hecho observaciones (Minuta 3-2001). Los integrantes de la comisin la analizan y acuerdan: 1.Aprobar tcnicamente la propuesta de norma de seguridad elctrica denominada Seguridad Elctrica de la Planta COMUTEL (documento adjunto) 2. Solicitar a la Gerencia el visto bueno de la propuesta para su publicacin e incorporacin a las normas de la Empresa. II. Caso Sr. Roberto Rodrguez

Se analiza el reporte de accidente preparado por la Oficina de Seguridad e Higiene Ocupacional con respecto al caso de Sr. Roberto Rodrguez, operario accidentado en la Seccin de Instalaciones. Asimismo se recibe un informe oral sobre la recuperacin de este compaero. Al respecto se acuerda: 1. Manifestar la complacencia por la rpida recuperacin del Sr. Rodrguez 2. Dar por correcto el reporte presentado con respecto al caso por la oficina SHO. 3. Solicitar al supervisor de la Seccin de Instalaciones un plan de seguridad que prevea accidentes como el sealado. Se levanta la sesin a las 15: 00 horas.

INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA. ESCUELA DE COMPUTACIN. PROGRAMA DE MAESTRIA EN COMPUTACIN, CURSO COMUNICACIN CIENTFICA (MC0100)

FORMATO TIPO CUADRO

INDUSTRIA COMUTEL COMISION SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL MINUTA DE REUNION

No. de reunin: Fecha: Lugar: Coordinador:

4-2001 2, junio, 2001 Sala de Ingeniera Carlos Valverde

Asistencia: Juan Luis Rodrguez (Instalaciones), Ana Luisa Morales (Bodega), Juan Antonio Prez (Control Elctrico), Carlos Valverde (SHO) Punto tratado I. Propuesta sobre Seguridad Elctrica Acuerdo 1. Aprobar tcnicamente 2. Solicitar visto bueno a gerencia para publicacin e incorporacin a normas de la Empresa 1. Manifestar complacencia por recuperacin del trabajador accidentado 2. Dar por correcto el reporte del caso ante el INS 3. Solicitar al supervisor un plan que prevea accidentes como el sealado.

II.

Caso Sr. Roberto Rodrguez

Notificado a: Ing. Alvaro Retana (Gerencia), Juan Luis Rodrguez (Instalaciones), Ana Luisa Morales (Bodega), Juan Antonio Prez (Control Elctrico), Carlos Valverde (SHO)

INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA. ESCUELA DE COMPUTACIN. PROGRAMA DE MAESTRIA EN COMPUTACIN, CURSO COMUNICACIN CIENTFICA (MC0100)

Como puede notarse, entre los componentes bsicos de una minuta estn los siguientes: Una identificacin que incluya: nombre de la comisin y nmero consecutivo de la reunin Condiciones de la reunin: fecha, hora, lugar, asistencia, nombre de quien coordina Orden del da: puntos por tratar Divisin en captulos de acuerdo con el orden del da Breve referencia al asunto Acuerdos sobre cada asunto Nombre de las personas a quienes se notifica de los acuerdos. Esta notificacin debe hacerse mediante un memorando al que se adjunte la minuta. oOo En sntesis, una minuta es un breve documento de trabajo que tiene la funcin de fijar los acuerdos de una junta o reunin, con el fin de que se tomen en cuenta los aportes y se desliden las responsabilidades de las personas que participan en la actividad.