PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO DE CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL ALCALDA COPACABANA

LAURA MARCELA CADAVID SUGA AURA MARCELA MESA PULGARN

PROFESORA MARA ELENA VILLEGAS LONDOO

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGA TECNOLOGA EN ARCHIVSTICA ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD MEDELLN 2013

INTRODUCCIN

La actualidad exige en todos los mbitos que los individuos rindan al mximo, que den lo mejor de s; los avances tecnolgicos, la competitividad de las organizaciones y el ritmo acelerado que con la globalizacin han asumido, los ha convertido en integrantes de la sociedad de la informacin. La calidad de las organizaciones y de la prestacin de sus servicios es un componente fundamental para garantizar su xito o fracaso en el mercado al que pertenezcan, por lo que es una necesidad gestionar el conocimiento favoreciendo el crecimiento, el mejoramiento continuo, y la efectividad de las instituciones.

El manejo de la informacin es un reto asumido incluso por el Estado como una medida que refleja la transparencia de sus actuaciones, este es el caso de la Alcalda del Municipio de Copacabana en el Departamento de Antioquia; que frente a los ciudadanos y su derecho a la informacin y a conocer la gestin que los dirigentes hacen de sus recursos, se ha enfocado en fortalecer la certificacin de la calidad en la institucin, planteando unas polticas y objetivos de calidad, que se implementan en todas sus dependencias.

El Archivo Central de la Alcalda de Copacabana, es una de las dependencias que cumple un papel primordial en la gestin de la informacin, por lo tanto el presente trabajo se enfoca en la observacin, anlisis y propuestas de acciones de mejora en su proceso de consulta. A travs de esta iniciativa se busca que la entidad mediante procedimientos calificados garantice el mejoramiento continuo y de esta forma asegurar la satisfaccin de los ciudadanos. Una de las herramientas fundamentales para el desarrollo de este trabajo ser apropiarse de iniciativas
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como el Gobierno en lnea, que acercan a ciudadanos e investigadores a la informacin de una forma ms gil.

OBJETIVOS

Objetivo general:

Disear una propuesta de mejoramiento en el proceso de consulta del Archivo Central de la Alcalda del Municipio de Copacabana.

Objetivos especficos:

Aplicar

los

conceptos

conocimientos

adquiridos

en

el

curso

Aseguramiento de la calidad en el Archivo Central de la Alcalda del Municipio de Copacabana. Observar la situacin actual del proceso de consulta en el Archivo Central. Plantear acciones de mejora basadas en la iniciativa de gobierno en lnea y normatividad de gestin de calidad vigente (ISO 9001).

DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD:

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RESEA INSTITUCIONAL: El Municipio de Copacabana es uno de los poblados ms antiguos del rea metropolitana; tiene sus orgenes en el siglo XVI, cuando bajo el mando del Capitn Jorge Robledo soldados espaoles pisan las tierras de los indios Niquas, que en sus inicios tuvo por nombre "La tasajera".

La permanencia de los conquistadores en estas tierras se deba a su notable inters por la explotacin de sus recursos mineros, especialmente por el oro. Se establecen y hacen de la evangelizacin su primer recurso para controlar los habitantes nativos; es como el 8 de septiembre de 1541, se celebra en ese lugar la primera misa del Valle de Aburr, reflejo hoy de su tradicin religiosa.

El municipio de Copacabana es erigido como tal en el ao de 1812, por lo cual desde esta fecha se ha plasmado la historia en documentos que hoy conforman su acervo documental, el archivo cuenta con documentacin desde 1833 hasta la fecha. Copacabana es un municipio situado al norte de la ciudad de Medelln; su Alcalda Municipal se encarga de administrar, promover, y planificar en pro del desarrollo de las instituciones pblicas, el medio ambiente, la economa, la poltica y la cultura local. Y est ubicada en la Carrera 50 N 50-15 en el Parque principal. Para comprender mejor el contexto del presente trabajo relacionamos la informacin misional de la entidad:

Misin:
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El municipio de Copacabana tiene como misin estimular y propiciar el desarrollo poltico, social, econmico y ambiental del territorio de acuerdo a sus funciones constitucionales de forma participativa, equitativa e incluyente, aportando al mejoramiento continuo del entorno vital de los habitantes de nuestro Municipio, garantizando los derechos y los deberes fundamentales, promoviendo el trabajo colectivo y comprometiendo a nuestros habitantes en la construccin y el crecimiento de un Municipio econmico y socialmente sostenible.

Visin:

Para el ao 2015 el Municipio de Copacabana como entidad pblica y territorial ser reconocida como modelo de gobierno incluyente, participativo, equitativo, honesto y veedor en el cumplimiento, el reconocimiento y la garanta de los derechos fundamentales, mediante la implementacin de Polticas Pblicas que garanticen el bienestar de los ciudadanos; realizando una gestin eficiente, eficaz, transparente, justicia social y en armona con el medio ambiente, dirigida a impactar positivamente en el mejoramiento de la calidad de vida de la Comunidad.

Principios y Valores:

Principios Convivencia y orden social. Respeto,

Valores tolerancia, solidaridad,

justicia. El bien comn es superior al bien Equidad, igualdad, responsabilidad, particular. Los pactos deben ser cumplidos. justicia. Lealtad.

Derecho a participar en los destinos Inclusin y participacin social. del municipio. La dignidad esencial de la persona. Respeto, generosidad. Respeto por la naturaleza. Hacer bien las cosas. Productividad y trabajo en equipo. Civismo. Eficacia, eficiencia, efectividad. Eficiencia, unidad, calidad. justicia, equidad,

Mapa de procesos:

La entidad cuenta con un portal web en el cual se relaciona la informacin referente a sus procesos de calidad, disponible para que todo el pblico pueda consultarlo como derecho fundamental de acceso a la informacin, esto hace parte de la transparencia y el gobierno en lnea que el gobierno actual quiere implementar.

Poltica de calidad:

Su poltica de calidad enfocada al cumplimiento de metas por medio de la competitividad cuenta con los siguientes objetivos:

El desarrollo sociocultural

 El desarrollo poltico El desarrollo econmico El desarrollo del ambiente natural El desarrollo del ambiente construido El desarrollo de la institucin y la administracin

DATOS GENERALES DEL ARCHIVO:

El archivo de la Alcalda de Copacabana depende de la Secretaria de gobierno y gestin administrativa, a cargo de la funcionaria Margarita Mara Yepes Cepeda, quien tiene como una de sus funciones principales dirigir y administrar los procesos de archivo y correspondencia, para el manejo eficiente de los documentos generados y recibidos por la administracin municipal; siendo esta la nica funcin encaminada al desarrollo y la visibilizacin del archivo. Y ahora como herramienta para el mejoramiento de la calidad y los procesos adelantados por la administracin municipal, se inicia un proceso de elaboracin de Tablas de Retencin Documental.

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCESO DE CONSULTA DEL ARCHIVO CENTRAL ALCALDA COPACABANA

Definiciones:

No conformidad: Situacin que se presenta cuando se incumple un requisito o necesidad Accin correctiva: Tarea que se realiza para eliminar una No conformidad detectada.es aquella emprendida para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no deseada, con el propsito de evitar que vuelva a ocurrir. Accin preventiva: Actividades realizadas para eliminar las causas de la No conformidad.aquellas tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Accin de mejora: Labores que se ejecutan permanentemente con el objetivo de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos, no acta sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus causas.

SITUACIN ENCONTRADA EN EL ARCHIVO CENTRAL

El archivo central del Municipio de Copacabana se encuentra ubicado en el stano del edificio municipal, donde se almacena la documentacin relacionada con el quehacer diario de la institucin, all llegan usuarios (internos y externos) con la necesidad de consultar informacin la cual no est descrita en ninguna herramienta de control que facilite el acceso, los usuarios llegan al lugar en muchas ocasiones con necesidades urgentes y la encargada del archivo que no cuenta con ninguna capacitacin en temas de manejo de archivo, tarda mucho tiempo para encontrar los documentos, adems no se cuenta con un lugar adecuado para la consulta . No hay una nomenclatura clara a la entrada del edificio que especifique la ubicacin de cada dependencia lo que ocasiona que los usuarios no encuentren con facilidad el archivo.

Aunque la administracin ha mostrado gran inters por el mejoramiento de la calidad en los procesos que desarrolla la institucin, la visualizacin del Archivo como parte primordial de las organizaciones es todava un aspecto que necesita ser evaluado; ya se ha iniciado el proceso de elaboracin de Tablas de Retencin Documental, pero debe ser tambin importante la capacitacin del personal a cargo, no es suficiente contar con herramientas para la gestin de los documentos sino tambin que el personal las conozca lo suficiente para seguir aplicndolas.

La institucin cuenta con un sistema integrado de gestin de calidad el cual no se aplica.

SITUACIN ENCONTRADA El archivo

ACCIONES DE MEJORA

ACCIONES PREVENTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS

se Monitorear peridicamente encuentra las condiciones localizado en el fsicas y stano del edificio, ambientales del por espacio propenso a archivo, medio de fichas sufrir por de control. humedades, una falta de iluminacin natural.

Presentar propuesta Trasladar el de reubicacin del archivo a la archivo. primera planta del edificio y adecuar el Implementacin de espacio a las aire acondicionado, y necesidades de la deshumidificadores documentacin.

No

hay

espacio para la

suficiente ubicar

documentacin, lo que excesiva implica cantidad

Disear una herramienta de descripcin y control de la documentacin que apoye el acceso a la documentacin.

de documentos en cajas amontonadas, situacin para documentacin. Falta Capacitar a los Disponer de un Presentar a la funcionarios espacio en la pgina entrada del en el edificio la encargados de la web en donde se edificio una
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nociva la

nomenclatura

vigilancia para comunique y cartelera con el visualice la ubicacin Mapa del sitio y necesaria para las guiar adecuadamente de las oficinas una tabla que oficinas, lo que a los usuarios. relacione los y su correspondiente hace que sea difcil nombres de las nomenclatura. oficinas y la ubicar el Archivo. Adems un mapa de nomenclatura. Cmo llegar (Mapa del sitio) que oriente al usuario.

Distribuir a los usuarios Volantes con el Mapa del sitio para facilitar el acceso a las instalaciones. No existe una sala lo para Crear un puente de Disposicin de prstamo de comunicacin con los un lugar de de usuarios para documentos consulta conocer sus que necesidades: los o adecuar en el deban espacio una Buzn fsico de existente quejas, reclamos y mesa para los sugerencias. usuarios. Manual

consulta, hace usuarios

que

esperar de pie para ser atendidos, y la

revisar informacin

consultada sin la comodidad y el

espacio esperados.

Pgina web del archivo donde los usuarios plasmen sus necesidades e intereses y poder complacerlos a tiempo. de Realizar un estudio Contratar personal
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La

persona Elaboracin

encargada no es un

manual

de del

profesional en el procedimientos. manejo de

clima profesional en el manejo de organizacional. archivos

archivos, su cargo Capacitacin al y es ocupado gracias personal para a los concursos de reuniones conocer el estado mritos hechos por de las el municipio para problemticas e dar ocupar los cargos intentar soluciones a pblicos en la estas. Alcalda y sus dependencias. Elaborar

Crear el Comit de archivo, y que por medio de este grupo estratgico se tomen decisiones y generen estrategias prevenir para

el inconvenientes

flujograma de las futuros. tareas elaboradas en el archivo. Realizar un plan de difusin de los servicios prestados por el archivo

VALORACIN DE LA EXPERIENCIA:

3 Buena ANEXOS

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BIBLIOGRAFA

Municipio de Copacabana. Informacin institucional [consultado el 9 de agosto de 2013] Disponible en:

http://www.copacabana.gov.co/Paginas/Inicio.aspx COLIN, Leticia. La normas ISO 9000: 2000 de Sistemas de gestin de la calidad. Artculos tcnicos en: Boletn IIE, julio-agosto de 2002.p.182-188. [consultado el 9 de agosto de 2013] Disponible en:

http://www.iie.org.mx/bolISO02/tecni2.pdf

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