HOJA DE CALCULO - EXCEL 2

EXCEL 2 Preparado por: Jos Gaitn Torres Ao 2006.

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CONTENIDO Funcin SI Ejercicio practico 1 Funcin Si anidados Ejercicio practico 2 Operadores lgicos Ejercicio practico 3 Operadores lgicos anidados Ejercicio practico 4 Ejercicio practico 5 Funciones ms utilizadas Grficos estadsticos Formato condicional Ordenar datos Auto filtros Subtotales Validar entrada de datos Formularios Ejercicio practico 6 Macros Asignar macros a objetos Funciones avanzadas Pegado especial. Proyecto final. Bibliografa

Pg. 5 6 8 9 11 14 16 17 18 19 21 23 24 25 27 28 32 33 34 36 37 41 42 46

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INTRODUCCIN A EXCEL Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Conoceremos algunas funciones y la aplicaremos a ejemplos para conocer su correspondiente uso. Aprenders a administrar listas de datos, ordenar por diferentes criterios y validar entradas de datos en las celdas JUSTIFICACIN La hojas de calculo brindan la posibilidad de crear grandes soluciones informticas como una opcin de automatizacin Es muy importante que el estudiante de system center no quede en las operaciones bsica de Microsoft Excel. Por lo tanto ofrecemos opciones avanzadas para conocer de forma profunda el desarrollo de hojas de calculo que demanda dichos conocimientos.

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OBJETIVOS GENERALES

Conocer la hoja de calculo Microsoft Excel de una manera avanzada utilizando las funciones y opciones que son muy aplicadas a tareas de administracin y validacin de datos.

De esta manera creamos estudiantes competencias en la vida laboral. OBJETIVOS ESPECIFICOS

muchos mas capaces de enfrentar

Conocer el uso y la aplicacin de condiciones en Excel Conocer el uso y la aplicacin de operadores lgicos Representar series de datos en grficos estadsticos Adquirir conocimientos en administracin y validacin de datos Uso de funciones avanzadas Desarrollo de un proyecto aplicando todos los conocimientos adquiridos METODOLOGA. Orientacin terica y practica usando sala de computo Desarrollo de talleres aplicando a ejemplos Desarrollo de actividades dentro de la plataforma educativa Elaboracin de trabajos propuesto como complemento de las actividades presnciales

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1. FUNCION SI La funcin SI en la hoja de calculo EXCEL permite establecer una comparacin de una celda utilizando una prueba lgica. Esta funcin realiza instrucciones en caso verdadero o falso la sintaxis de esta funcin es la siguiente.
=SI(PRUEBA LGICA;INSTRUCCIN CASO VERDADERO; INSTRUCCIN CASO FALSO)

Donde: Prueba lgica: Es la comparacin lgica ha establecer Instruccin caso verdadero: operaciones a realizar si la comparacin es verdadera Instruccin caso falso: Operaciones a realizar si la comparacin es falsa. Ejemplo: La siguiente hoja de calculo realizara operaciones de acuerdo a una prueba lgica utilizando la funcin SI. A 1 2 50 10 B 20 5 C 70 5
Sumar A y B si a es mayor que 10 en caso contrario restar A y B. En la primera fila el resultado es 70 lo cual indica que esta sumando a1+b1 porque la prueba lgica es verdadera. En la segunda fila el resultado es 5 lo cual indica que esta restando a2-b2 porque la prueba lgica es falsa.

Ingrese la siguiente formula en la celda C1: =si(a1>10;a1+b1;a1-b1) Ingrese la siguiente formula en la celda C2: =si(a2>10;a2+b2;a2-b2)

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Nota: para establecer comparacin con tipos de datos numricos puede utilizar todos los operadores de comparacin tales como. (>,<,>=,<=,<>,=).

En caso de comparaciones de tipos de datos caracteres solo utilizara los operadores de comparacin igual (=) y diferente (<>) 2. EJERCICIO PRACTICO 1 La empresa Todo hogar lder en ventas de electrodomsticos quiere darle una solucin informtica para calcular la nomina de los vendedores quienes ganan una comisin por el total de las ventas realizadas. 20% si el total de ventas es mayor a 5.000.000 10% si el total de ventas es menor a 5.000.000 teniendo en cuenta la siguiente informacin adicional

Cedula del vendedor Nombre Salario bsico Total venta Comisin Total a pagar

Tenga en cuenta que debe establecer una condicin sobre el total de las ventas para hallar la comisin.

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A 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cedula

B
Nombre

C
Bsico 408,000,00 408,000,00 408,000,00 408,000,00 408,000,00 408,000,00 408,000,00 408,000,00 408,000,00

D
Total Ventas 1,550,000,00 3,580,000,00 4,560,000,00 1,850,560,00 7,560,450,00 7,890,456,00 6,523,456,00 11,789,456,00 8,150,145,00

E
Comisin

F
Total pagar

55.452.456 Anglica ramos 78.123.456 Gloria Arrieta 12.627.145 Berta Lpez 13.458.478 Jos mesa 59.478.896 Luis Prez 72.456.147 Harold Lpez 89.562.231 Carlos Gutirrez 78.456.120 Edwin Guzmn

10 896.147.123 Jos palacio 11

Totales

12 Promedios

FORMULAS A CREAR CELDA E2: en la celda E2 ingresaremos la formula que halle la comisin teniendo en cuenta una condicin as. =si(d2>5.000.000; d2*20%;d2*10%) esta formula esta condicionando el valor de la celda d2 si es mayo que 5.000.000 si es verdadero halla el valor del 20% de la comisin d2*20% en caso falso halla el 10 de la comisin d2*10% .

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CELDA F2: en la celda F2 hallaremos el total a pagar que es tomar la celda que contiene el salario bsico mas la celda que contiene el valor de la comisin as. =c2+e2.

Nota: continu con las siguientes formulas a crear adems halle los totales y promedios de las columnas bsico, total venta, comisin, total pagar utilizando las funciones vistas anteriormente. 3. FUNCION SI ANIDADOS. una estructura de funciones si anidadas se utilizan para realizar varios comparaciones de una celda. Ejemplo si deseamos saber cuando una celda toma un valor igual a 10, 12, 13 .. etc. La estructura de un si anidado es la siguiente.
=SI(PRUEBA LOGICA;INSTRUCCIN;SI(PRUEBA LGICA;INSTRUCCIN;SI( ....))

en los si anidados podemos realizar un comparacin en la negacin de la prueba lgica hasta las cantidad de comparaciones necesarias, cada parntesis abierto indica una comparacin que al final hay que cerrar 4. EJECICIO PRACTICO 2 La empresa Compusystem lder en ventas de partes y accesorios para computador, posee todos los productos codificados para una mejor organizacin. Desea realizar una hoja de calculo que halle un descuento sobre el valor del producto teniendo en cuenta la siguiente tabla.

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Cdigo 10 11 12 13 14

porcentaje descuento 2% 1% 4% 6% no hay descuento

C
Producto Monitor 17 Mouse PS/2 Parlantes Teclado PS/2 Pad mouse Unidad dvd Impresora

D
Vlr Unidad 250.00.00 8.000.00 16.000.00 15.000.00 5.000.00 120.00.00 180.000.00

E
Vlr Parcial 250.000.00 16.000.00 16.000.00 105.000.00 5.000.00 240.00.00 180.000.00

F
Descuento

G
Total Pagar

1 Cdigo Cant 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
10 11 13 14 12 15 16 1 2 1 7 1 2 1

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FORMULAS A CREAR. CELDA E2: En la celda E2 columna valor parcial ingresaremos la formula que halle el valor parcial de los productos a vender as. =b2*d2

CELDA F2: En la celda F2 ingresaremos la formula que halle el descuento del producto teniendo en cuenta el cdigo correspondiente, para esto creamos la formula anidada con la funcin si teniendo en cuenta la tabla de los descuentos as.

=si(a2=10;e2*2%;si(a2=11;e2*1%;si(a2=12;e2*4%;si(a2=13;e2*6%;0))))
En esta formula estamos averiguando que valor tiene la celda a2 si es igual a 10 entonces se halla el 2% de descuento, si es igual a 11 entonces se halla el 1% de descuento, si es igual a 12 entonces se halla el 4% de descuento, si es igual a 13 entonces se halla el 6%, el valor cero ocurre cuando ninguna de las comparaciones anteriores son verdaderas.

CELDA G2: En la celda G2 ingresaremos la formula para hallar el valor a pagar que es tomar la celda del valor parcial menos el descuento as. =e2-f2

Nota: Para efecto de practica desarrolle las formulas para las filas siguientes.

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5. PERADORES LGICOS Los operadores lgicos son funciones que permiten comparar varias celdas utilizando un conectivo lgico. Y O NO

Para comprender el uso de los operadores lgicos interpretemos las tablas de las verdades.

Y Operando 1 Operando 2 Resultado

O Operando 1 Operando 2 Resultado

V V F F

V F V F

V F F F

V V F F

V F V F

V V V F

NO Operando Resultado

V F

F V

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ESTRUCTURA FUNCIN Y
=SI(Y(PRUEBA LOGICA1;PRUEBA LOGICA 2 ...);CASO VERDADERO;CASO FALSO)

ejemplo: la siguiente hoja de calculo sumara los valores de A y B si el valor de A es igual a 5 y el valor de B es igual a 20, en caso contrario que efectu una multiplicacin de A y B. A 1 2 5 10 B 20 5 C 25 50

Ingrese la siguiente formula en la celda C1. =si(y(a1=5;b1=20);a1+b1;a1*b1) observe que en la primera fila se efecta una suma de A y B por lo tanto se esta dando el caso de V y V = V en el caso de la segunda fila se efecta una multiplicacin se esta dando el caso de V y F = F . prueba logica si(y(a1=5;b1=20)) caso verdadero a1+b1 caso falso a1*b1 ESTRUCTURA FUNCIN O
=SI(O(PRUEBA LOGICA1;PRUEBA LOGICA 2 ...);CASO VERDADERO;CASO FALSO)

ejemplo: la siguiente hoja de calculo multiplicara los valores de A y B si el valor de A es igual a 5 o el valor de B es igual a 20, en caso contrario que efectu una suma de A y B.

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A 1 2 5 10

B 2 3

C 10 13

Ingrese la siguiente formula en la celda C1. =si(o(a1=5;b1=20);a1*b1;a1+b1) observe que en la primera fila se efecta una multiplicacin de A y B por lo tanto se esta dando el caso de V o F = V en el caso de la segunda fila se efecta una suma se esta dando el caso de F o F = F .

prueba logica si(o (a1=5;b1=20)) caso verdadero a1*b1 caso falso a1+b1 ESTRUCTURA FUNCIN NO :
=SI(NO(PRUEBA LOGICA1);CASO VERDADERO;CASO FALSO)

ejemplo: la siguiente hoja de calculo sumara valores de A y B si el valor de A no es igual a 10 en caso contrario multiplique el valor de A y B. A 1 2 20 10 B 2 3 C 22 7

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Ingrese la siguiente formula en la celda C1. =si(no(a1=10);a1+b1;a1-b1) observe que en la primera fila se efecta una suma de A y B por lo tanto se esta dando el caso de NEGACION F = V en el caso de la segunda fila se efecta una resta se esta dando el caso de NEGACION V = F

prueba logica si(no (a1=10)) caso verdadero a1+b1 caso falso a1-b1 6. EJERCICIO PRACTICO 3 La empresa AAA desea realizar una hoja de calculo para hallar el costo de los metros cbicos consumidos para cada unos de los estratos teniendo en cuenta la siguiente tabla. Tomemos esta tabla como un ejemplo para realizar el ejercicio

Estrato 12 34

valor metro cbico 500 900

Iva 5% 7%

Nota: debes analizar bien el enunciado para saber que funcin aplicar Y, O, NO

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A 1
Cedula

B
Nombre

C
Estrato 1 2 3 4 2 3 4 2 3 4

D
M3 10 12 15 30 25 45 10 12 50 56

E
Valor M3

F
Iva

G
Total

2 55.452.456 Anglica ramos 3 78.123.456 Gloria Arrieta 4 12.627.145 Berta Lpez 5 13.458.478 Jos mesa 6 59.478.896 Luis Prez 7 72.456.147 Harold Lpez 8 89.562.231 Carlos Gutirrez 9 78.456.120 Edwin Guzmn 10 55.452.456 Anglica ramos 11 78.123.456 Gloria Arrieta 12

Ingrese la siguiente formula en la celda E2. =si(y(a2=1;a1=2;a1=3;a1=4);b2*500;b2*900). en este caso tenemos varias comparaciones en la prueba logica.

Ingrese la siguiente formula en la celda F2. =si(y(a2=1;a1=2;a1=3;a1=4);c2*5%;c2*7%)

Halle la formula para el total.

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7.OPERADORES LGICOS ANIDADOS: Al igual que la funcin Si podemos anidar operadores lgicos de acuerdo a la necesidad del ejercicio. La estructura es la siguiente. =si(y(prueba lgica);caso verdadero;si(y(prueba lgica);caso verdadero; caso falso)). 8. EJERCICIO PRACTICO 4. Un almacn desea hallar la comison de sus vendedores sobre el valor de las ventas realizadas, teniendo en cuenta la siguiente tabla de valores.

Total ventas 0 - 100.000

comisin 0% 2% 3% 4% 10% 15%

101.000 200.000 201.000 300.000 301.000 - 500.000 501.000 -1000000 1.000.000 en adelante

la hoja de calculo debe tener las siguientes columnas Cedula Nombre Bsico Total ventas Comisin Total pagar

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A 1 Cedula

B Nombre

C Bsico 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00 408.000.00

D Total ventas 100.000.00 150.000.00 250.000.00 350.000.00 180.000.00 160.000.00 150.000.00 560.000.00 650.000.00 850.000.00

F Comisin

G Total Pagar

2 55.452.456 Anglica ramos 3 78.123.456 Gloria Arrieta 4 12.627.145 Berta Lpez 5 13.458.478 Jos mesa 6 59.478.896 Luis Prez 7 72.456.147 Harold Lpez 8 89.562.231 Carlos Gutirrez 9 78.456.120 Edwin Guzmn 10 55.452.456 Anglica ramos 11 78.123.456 Gloria Arrieta 12

Ingrese la siguiente formula en la celda F2.

=si(y(d2>=0;d2<=100000);d2*0%;si(y(d2>=101000;d2<=200000); d2*2%;si(y(d2>=201000;d2<=300000);d2*3%;si(y(d2>=301000;d2<=500000); d2*3%;si(y(d2>=501000;d2<=1000000);d2*10%;d2*15%)))))

desarrolle las formulas para las siguientes filas halle la formula para el total pagar.

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9. EJERCICIO PRACTICO 5 Una empresa desea realizar la hoja de calculo para hallar la utilidad que un empleado recibe por el reparto anual de utilidades si este se asigna como un porcentaje de su salario mensual que depende de sus antigedad en la empresa segn la siguiente tabla.

Tiempo 0 1 ao 2 3 aos 4 5 aos 6 10 aos 11 aos o mas

Utilidad 5% del salario 7% del salario 10% del salario 15 % del salario 20 % del salario

la hoja de calculo debe tener las siguientes columnas cedula nombre salario bsico antigedad Utilidad Total pagar

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10. FUNCIONES MAS UTILIZADAS La hoja de calculo EXCEL posee gran cantidad de funciones aplicadas a diferentes reas, estadstica, contabilidad, finanzas. Mencionaremos a continuacin las funciones mas utilizadas.
FUNCION Potencia Raiz Cos Sen Tan Ln Pi() DESCRIPCIN Halla la potencia de un numero Halla la raz cuadrada de un numero Halla el coseno de un ngulo Halla el seno de un ngulo Halla la tangente de un angulo Devuelve el logaritmo natural de un numero Devuelve el valor de pi con expresin de 15 dgitos Devuelve el producto de una referencia de numero Redondea un numero al numero de decimales especificados Devuelve el logaritmo de un numero en base especificada Devuelve el logaritmo en base 10 de un numero Devuelve el factorial de un numero 1*2*3*numero Halle el residuo de la divisin de un numero Suprime las cantidad de decimales indicadas de una cifra Cuenta las cantidades de celdas no vacas de un grupo de celdas numricas EJEMPLO =Potencia(a2;2) =Raiz(a1) =Cos(a2) =Sen(a2) =Tan(a2) =Ln(a2) =Pi()

Producto

=Producto(a2:a10)

Redondear

=Redondear(a2;2)

Log

=Log(a3;2)

Log10

=Log10(a2)

Fact Residuo Truncar

=Fact(a2) =Residuo(a2;2) =Truncar(a2;2) =Contar(a2:a10)

Contar

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Contar.blanco

Cuenta la cantidad de celdas vacas en una referencia Devuelve el valor n mas alto de una referencia numrica Devuelve el valor n mas bajo de una referencia numrica Devuelve el valor mximo de una referencia numrica Devuelve el valor mnimo de una referencia numrica Halla el valor mas frecuente en una referencia numrica Halla el promedio de una referencia numrica Une el contenido de dos o mas celdas Extrae n cantidad de caracteres hacia la derecha de una cadena Extrae n cantidad de caracteres hacia la izquierda de una cadena Extra caracteres de una cadena indicando la posicin inicial y le numero de caracteres Convierte una cadena de texto a mayscula Convierte una cadena de texto a minscula Devuelve la fecha y hora actual Calcula el numero de das pasados en dos

=Contar.blanco(a2:a10)

Kesimo.mayor

=Kesimo.mayor(a2:a10;2)

k.esimo.menor

=Kesimo.menor(a2:a10;2)

Max

=Max(a2:a10)

Min

=Min(a2:a10)

Moda Promedio Concatenar Derecha

=Moda(a2:a10) =Promedio(a2:a10) =Concatenar(a2;a3) =Derecha(a2;2)

Izquierda

=Izquierda(a2;2)

Extraer Mayusc Minusc Ahora()

=Extrae(a2;2;3) =Mayusc(a2) =Minusc(a2) =ahora()

Dias360

fechas, basndose en aos de 360 das y meses de 30 das

=Dias360(a1;a2)

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11.GRAFICO ESTADSTICOS Los grficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualizacin de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de nmeros de la hoja de clculo, puede ver enseguida si las ventas estn disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cmo se estn comportando las ventas con respecto a las previsiones. Puede crear un grfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de clculo. Para crear un grfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de clculo. A continuacin, seleccione los datos y utilice el Asistente para grficos que le guiar en el proceso de elegir el tipo de grfico y sus distintas opciones Utilice la opcin grafico del men insertar para activar el asistente para grficos estadsticos o el icono de la barra de herramienta estndar 1

En el asistente para grafico seguimos cuatro pasos Tipos de grafico Origen de datos Titulo del grafico Ubicacin del grafico.

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Paso 1: Antes de activar el asistente para grficos seleccione el conjunto de datos con los que creara el grafico. Paso 2: Seleccione la serie de datos en filas o columnas Paso 3: Digite el titulo del grafico para el eje de las X y el eje de las Y segn sea el tipo de grafico. Paso 4: Seleccione la ubicacin del grafico como un objeto o en una nueva hoja.

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12. FORMATO CONDICIONAL el formato condicional es una de las opciones de EXCEL que permite aplicar un formato a las celdas que cumplan con cierta condicin. Ejemplo colocar en negrilla y color verde cuando el valor de una celda sea mayor que tres. 1 Para aplicar el formato condicional seleccione la celda o grupos de celdas que quiera aplicar el formato y presione clic en el men formato opcin formato condicional.

Seleccione el valor de la celda

Seleccione la prueba logia

Digite el valor de la prueba logia

3 4
Activa el cuadro de dialogo formato

5
Agregar mas condiciones

Eliminar condiciones

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13. ORDENAR DATOS

Al ordenar una lista, Microsoft Excel organiza la filas en funcin del contenido de la columna que elija: la columna Ordenar por. Presione clic en el men datos opcin ordenar. Para organizar una lista alfabticamente en funcin de los datos de una columna, puede especificar un orden ascendente A a Z o descendente Z a A. El ejemplo siguiente, al clasificar la lista en orden ascendente en funcin de la columna

"Nombre", los nombres de los empleados aparecen en orden alfabtico.

Primer criterio de orden Lista de empleados ordenada alfabticamente Segundo criterio de orden Tercer criterio de orden A 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cdigo

B
Nombre

C
Bsico 408.000.00 650.000.00 450.000.00 100,000,00 408.000.00 320.000.00 480.000.00 560.000.00

55.452.456 Anglica ramos 12.627.145 Berta Lpez 89.562.231 Carlos Gutirrez 78.456.120 Edwin Guzmn 78.123.456 Gloria Arrieta 72.456.147 Harold Lpez 13.458.478 Jos mesa 59.478.896 Luis Prez

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14. AUTOFILTROS Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos 1 2

comandos para aplicar filtros a las listas:

Auto filtro: Que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples

Filtro personalizado: Para criterios lgicos

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo. Para aplicar un auto filtro presione clic en el men datos seleccione la opcin filtro y luego auto filtro.
Crear un filtro personalizado por prueba Control para filtrar la lista

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Lista filtrada a un criterio

Lista filtrada personalizada Seleccione en la lista opcin personalizada e indique el criterio de la prueba lgica.

Conectivo lgico

Columnas a filtrar

Seleccione el criterio lgico

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15. SUB TOTALES Microsoft Excel puede resumir datos automticamente calculando valores de subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automticos, la lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para las que desee calcular los subtotales. Presione clic el men datos seleccione la opcin subtotales
Expandir o contraer los subtotales

Columnas de cambio

Funcin para el subtotal

Hoja de calculo con subtotales

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16. VALIDAR ENTRADA DE DATOS En algunos casos en necesario validar la entrada de un datos en la celdas de la hoja de calculo que estamos realizando esto permite darle algo de seguridad al ingreso de datos y tomamos el control de los valores que el usuario ingresa a nuestra hoja de calculo. Podemos crear una lista de elementos validos a ingresar a una celda. Ejemplo en el caso de una factura si deseamos crear una lista de todos los productos que ofrece el almacn, usuario no tendr la necesidad de digitar el nombre del producto, solo tiene que seleccionar el producto de la lista. Para crear una lista siga los siguientes pasos. En la misma hoja de clculo, escriba la lista de entradas vlidas en una nica columna o en una nica fila. No incluya celdas en blanco en la lista. Seleccione las celdas que desee restringir. En el men Datos, haga clic en Validacin y elija la ficha Configuracin. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista. En el cuadro Origen, introduzca una referencia a lista de datos vlidos. 1

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Ejemplo: desarrollemos una factura para crear una lista con los productos a vender. Creando una lista de entrada validas

Celda a restringir

Permitir lista Lista de entradas validas Referencia absoluta de las lista de entrada validas

Resultado de lista de entrada validas

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Especificar Entradas Validas Para especificar entradas validas debemos ingresar que valor es el permitido por medio de una prueba lgica. Utilizando mensaje entrante el usuario tendr una ayuda para saber el valor a ingresar. Utilizando mensaje de error el usuario tendr un mensaje cuando el valor ingresado no sea el permitido. Ejemplo. En una factura las cantidades mximas a vender por item son de 100 unidades. Debemos validar la celda donde ingresemos las cantidades para que no se permitan valores mximos a 100 unidades.
Celda a validar

Valor permitido

Prueba lgica

Valor mximo permitido

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Mensaje de entrada: Este mensaje ocurre cuando el cursor este ubicado en la celda validada

Titulo para el mensaje

Mensaje de entrada

Mensaje de error: Este mensaje ocurre cuando el valor ingresado no es el permitido.

Titulo para el mensaje

Estilo de mensaje

Mensaje de error

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17. FORMULARIO En algunos casos es conveniente ingresar la informacin de una hoja de calculo utilizando los controles naturales de Windows. Esto ayuda al usuario adems de realizar bsqueda de datos por diferentes criterios. Para crear un formulario de entrada de datos Digite los encabezados de la informacin de la hoja de calculo a crear. Ubique el cursor en la primera celda de la hoja de calculo. presione clic en el men datos luego escoja la opcin formulario.
Informacin de la hoja de caculo

Controles del formulario

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18. EJERCICIO PRACTICO 6. El instituto System Center necesita una hoja de calculo para hallar la nota definitiva de los estudiantes teniendo en cuenta la siguiente informacin. Cdigo del estudiante Nombre Primera nota Segunda nota Tercera nota Definitiva Para las celdas de la nota valide las respectiva celdas en donde le valor mximo permitido sea 5.0 Para la celda definitiva aplique un formato condicional en donde muestre de color Rojo las notas definitivas menores a 3.2 y las notas mayores a 3.2 de color Azul.

Celdas a validar

Celdas con formato condicional

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19. MACROS Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Pasos para crear una macro. Seleccione Macro en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en Grabar. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. 1

Nombre de la macro Mtodo abreviado para la macro

Descripcin de la macro

El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras.

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Una vez presione aceptar proceda a realizar las operaciones que desea automatizar en la tarea correspondiente.

Detener grabacin

En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la macro. Para ejecutar la macro presione clic en el men herramientas seleccione la opcin macro luego presione clic en la opcin macro o presione la combinacin de teclas asignadas a la macro.

Ejecutar la macro

Lista de macros

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20. ASIGNAR MACRO A UN OBJETO Para la ejecucin de una macro de Excel se puede realizar de varia formas sea utilizando la combinacin de teclas que le fuero asignadas o por medio del men herramientas para este caso vamos hacer uso de la barra de la herramientas formulario tomando el botn de comando. Para activar la barra de herramienta formulario presionamos clic en el men ver opcin barra de herramientas luego opcin formulario. 2 1

Botn de comando

Dibuje el botn de comando en la posicin deseada de la hoja de calculo, digite el nombre para el control y presione clic derecho sobre el.

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Seleccione

el

nombre de la macro y presione aceptar.

a asignar al objeto

21. FUNCIONES AVANZADAS SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango: Es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio: Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32"; "manzanas". Rango_suma: Son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma: Se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Ejemplo: =Sumar.Si(a1:a10;Manzanas;c2:c10)

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CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio) Rango: Es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en blanco. Criterio: Es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas". Ejemplo: CONTAR.SI(A3:A6;"Manzanas").

BUSCARV Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)

Valor _ buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor _ buscado: Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin: Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Indicador_columnas: Es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado: Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento

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ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A. Ejemplo: tenemos una lista de registros en una hoja de calculo, y deseamos realizar una bsqueda de tal forma que al digitar el cdigo del registro muestre en las columnas siguiente la cedula, apellido, nombre, fecha nacimiento y sexo. =BUSCARV(A2;HOJA1!$A$1:$F$15;2;VERDADERO)

Hoja de calculo con la lista de registro ordenada en la

Aplicando la formula con la funcin buscarv en la celda b2 de la hoja de calculo Celda del criterio de bsqueda en la hoja de calculo hoja1

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BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. Sintaxis BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en: Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Indicador_filas: Es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Ordenado: Es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.

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22. PEGADO ESPECIAL. Excel presenta una opcin llamada pegado especial la cual permite reproducir informacin anteriormente copiada, esta informacin puede ser contenido de celdas, formulas, validaciones, todo etc. Para utilizar la opcin pegado especial presione clic en el men edicin opcin pegado especial.

Por medio del pegado especial se puede decidir que se desea pegar de la seleccin, ya sea Todo, slo los Valores, los Formatos, etc. En la opcin Operacin, se pueden combinar los valores de dos celdas en una sola, realizando alguna de las operaciones indicadas, esta operacin tomar la celda copiada y la unir con la celda donde se peguen los valores, en ambas celdas debe haber datos numricos.

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23. PROYECTO FINAL El proyecto consiste en tres hojas de calculo que interactan entre si la primera contiene el formato de la factura con las formulas definidas.

La segunda hoja de calculo contiene una base de datos de los productos a facturar.

La tercera hoja de calculo almacenara el valor total de las facturas a cancelar.

El objetivo es crear una solucin informtica para un proceso de facturacin en donde el usuario digitara la referencia de un producto y esta mostrara automticamente el nombre del producto y su valor unitario que se encuentra en la hoja 2.

De igual forma queremos automatizar la opciones de impresin, almacenar y borrar utilizando macros.

Tendremos en cuenta una condicin para hacer un descuento del 10% si el total de la factura supera el valor de 3.500.000 en caso contrario no se hara descuento.

A continuacin presentaremos la informacin del proyecto.

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HOJA FACTURA.

Observe que en la hoja factura se encuentra la informacin bsica de una factura, teniendo en cuenta que hemos utilizado algunas herramientas para hacer mas atractiva su presentacin tales como wordarts, cliparts, botones de comando, formato de negrillas, formato de relleno. Realice las formulas en la columna descripcin y precio unitario que al digitar la referencia busque la informacin correspondiente en la hoja 2. Realice las formulas de la columna total, subtotal, iva y total para el descuento utilice una condicin.

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HOJA PRODUCTOS.

En la hoja2 llamada productos realice esta lista utilizando tres columnas con la referencia, nombre del producto y el precio unitario.

Con la funcin BUSCARV buscara la referencia que digitara en la hoja factura para devolver las columnas nombre del producto y precio unitario.

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HOJA ALMACENAMIENTO:

En esta hoja de calculo almacenara la fecha, nombre del cliente y el total de la factura. Realice una macro que copie la fecha el nombre del cliente y el total de la factura celda correspondiente de la hoja almacenamiento, luego asgnela al botn almacenar.

Para realizar esta macro utilice la opcin copiar y luego pegado especial utilizando la opcin valores de l cuadro de dialogo pegado especial.

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24. BIBLIOGRAFA

Ayuda Microsoft Excel 2000. www.aulaclic.es www.microsotf.com Camino fcil a Microsoft Excel editorial compuclub

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