LAPORAN JAWATANKUASA PROTOKOL & SAMBUTAN PAMERAN LITERASI BAHASA

AJK PROTOKOL: Bahasa Melayu 1 (SK)

1.0 PENGENALAN Jawatankuasa Protokol & Sambutan merupakan antara komponen JK yang telah ditubuhkan oleh pihak ahli majlis tertinggi berdasarkan beberapa rasional yang dilihat mampu melancarkan pameran ini. Tugasan yang lebih tertumpu pada aspek sambutan tetamu dan juga pengacaraan majlis serta juru hebah.

2.0 SEBELUM

1. Bermesyuarat antara AJK induk. Pengerusi bagi pameran Literasi Bahasa telah bermesyuarat dengan semua AJK bagi setiap kelas PISMP Semester 2 Ambilan Januari. Mesyuarat tersebut dihadiri oleh AJK induk bagi setiap kelas. Pembahagian tugas telah dilakukan di mana kelas BM 1(SK) telah diamanahkan untuk berada di bawah AJK protokol. Pengerusi telah membuat mengagihkan tugas kepada setiap kelas dan memberi penerangan bagi setiap tugasan yang diberikan. Seterusnya, mesyuarat terakhir bagi mengetahui perkembangan setiap jawatankuasa dibuat di kafe IPG KKB pada waktu malam.

2. Bermesyuarat dalaman antara ahli kelas BM1 (SK). Setiap kelas telah membina carta organisasi masing-masing dan membuat perbincangan antara kelas. Pembahagian tugasan secara menyeluruh telah

dilakukan antara tugasan yang diterima adalah sebagai juruhebah, penyambut tetamu, menjemput VIP iaitu Pengarah, Timbalan Pengarah, Ketua Jabatan, serta pensyarah-pensyarah lain yang terlibat. Bagi AJK protokol, skop tugasan yang diberikan adalah semasa pameran berjalan. Di mana AJK protokol bertindak bagi memastikan semua jemputan dan tetamu yang hadir di tapak pameran disambut dan dilayan dengan baik. AJK juruhebah dikehendaki menjadi juru hebah sepanjang pameran dua tersebut berlangsung. Mereka akan mempromosikan kelas-kelas yang ada di tapak pameran dan menjemput orang ramai ke tapak pameran tersebut. AJK yang membuat kad jemputan pula telah membuat kad jemputan kepada tetamu dan memberikan kad jemputan kepada mereka beberapa hari sebelum pameran berlangsung. Seterusnya adalah pengacara majlis, bertindak sebagai orang yang mengacarakan majlis untuk majlis perasmian dan penutup.

3.0 SEMASA Hari pertama Pameran literasi bahasa telah diadakan bermula pada 06. 0ktober. 2013 bersamaan hari Ahad. AJK protokol bersedia untuk menyambut tetamu yang hadir berdekatan dengan pintu gerbang pameran Literasi Bahasa yang telah dibina. Manakala AJK yang menyediakan hadiah dan cenderamata telah memberikan hadiah kepada tetamu yang hadir. Para VIP dan tetamu yang hadir untuk perasmian telah diberikan buku atur cara majlis yang telah disediakan oleh AJK protokol. Pengacara majlis pula menjalankan tugas sebagai pengacara majlis dan mengumumkan ketibaan tetamu yang diundang. Majlis perasmian berlangsung dengan jayanya pada hari pertama pameran Literasi Bahasa.

Hari kedua Pada hari kedua, beberapa buah sekolah telah membawa murid sekolah untuk ke tapak pameran Literasi Bahasa. AJK sambutan yang bertugas telah menyambut murid sekolah berdekatan pintu gerbang dan AJK sambutan juga memberikan buku atur cara kepada guru pengiring sekolah yang datang bersama pada masa itu. Kemudian, pameran Literasi Bahasa pada hari kedua telah ditamatkan pada jam 2 petang dan semua guru pelatih bersiap sedia untuk menyimpan Bahan Bantu Mengajar (BBM) di tempat yang ditetapkan. Sebelum

menutup tirai, satu majlis penyampaian hadiah telah diadakan dan AJK protokol bertindak sebagai pengacara majlis dan sebagai AJK yang menyediakan hadiah kepada pemenang bagi pameran Literasi Bahasa ini. Kelas yang memenangi tempat pertama, kedua dan ketiga telah mendapat hadiah berupa hamper yang telah disediakan oleh AJK hadiah.

4.0 SELEPAS Selepas program ini berakhir, mesyuarat postmortem telah dilakukan dan semua AJK yang terlibat telah menyediakan laporan bagi bidang tugas masingmasing.

5.0 KEKUATAN Kekuatan semasa program berlangsung adalah semua AJK dapat menjalankan tugas dengan baik dan semua berjalan dengan lancar. Tidak terdapat kekeliruan bagi bidang tugas yang telah diberikan. AJK yang bertugas juga memberikan respons yang baik terhadap tugas mereka.

6.0 KELEMAHAN Antara kelemahan yang dijumpai semasa program ini berjalan, kelemahan dari aspek kawalan murid sekolah yang datang ketapak pameran. Murid yang datang ke tapak pameran tiada pengawasan rapi daripada petugas sambutan kerana hanya berfokus kepada guru sekolah sahaja. Tambahan pula, bilangan AJK sambutan agak kurang dan terhad. Selain itu, semasa program penutupan berlangsung, pengacara majlis tidak bersedia untuk mengacarakan majlis kerana diambil secara tidak langsung dan tidak dirancang. Namun begitu, majlis yang dirancang tetap berjalan dengan baik kerana setiap individu menunjukkan sikap profesionalisme mereka tersendiri dalam mengendalikan kerja.

7.0 PENAMBAHBAIKAN Penambahbaikan yang boleh dilakukan adalah dengan membuat agihan jadual untuk mengawal murid dan tetamu yang hadir ke tapak pameran. Selain itu, AJK untuk sambutan juga haruslah ditambah bilangannya agar mereka dapat mengawal dan melayan tetamu yang hadir pada masa pameran berlangsung. Tambahan lagi, bagi skop tugasan pengacara majlis, pengacara majlis haruslah bersedia untuk menjadi pengacara majlis agar majlis tidak terlihat pincang kerana kebiasaannya kejayaan sesuatu majlis itu dilihat pada majlis penutup ataupun majlis penyampaian hadiahnya. Walau bagaimanapun, majlis penyampaian hadiah dan perasmian penutupan berjalan dengan jayanya pada hari pameran tersebut. Sekian.

Bersatu Teguh Bercerai Roboh Disediakan oleh : 13 Oktober 2013

. ( MOHAMAD FIRDAUS BIN RADZALI ) Setiausaha, Pameran Literasi Bahasa, Kelas BM 1(SK), IPG Kampus Kota Baharu, Kelantan.