DESARROLLO DE HALLAZGOS DE AUDITORA.

La actividad ms importante de la fase de ejecucin es el desarrollo de hallazgos. Los hallazgos de auditora fundamentan las observaciones y recomendaciones las cuales sern informadas a los funcionarios responsables y/o titulares del ente auditado. A la palabra "hallazgo" se le debe dar un sentido de recopilacin y sntesis de informacin sobre un asunto que se haya analizado y evaluado, el cual se considere de inters o de utilidad para la auditora. Por lo tanto se refiere a conclusiones negativas (deficiencias o debilidades). En los pliegos de observaciones y recomendaciones as como en el informe de resultados, sern incluidos los hallazgos sobre las deficiencias o aspectos sobresalientes encontrados durante la revisin, debiendo narrarse en forma lgica y clara los asuntos de importancia para que sean comprendidos por sus lectores. Por lo anterior, es importante prestar atencin a los hallazgos significativos para garantizar que el trabajo de los auditores sea til. Los auditores deben desarrollar los hallazgos de auditora con elementos necesarios a fin de facilitar la elaboracin del pliego de observaciones y recomendaciones e informe de resultados.

Elementos.Para determinar un hallazgo de auditora se requiere reunir los siguientes elementos: 1.- Condicin.- Situacin encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad o transaccin lo que es. 2.- Criterio.- Es la norma con la cual el auditor mide la condicin lo que debe ser. 3.- Efecto.- Es lo que resulta u ocasiona la condicin encontrada diferencia entre lo que es y los que debe ser. 4.- Causa.- Es la razn por la cual ocurri la condicin o bien el motivo por el no se cumpli el criterio porque sucedi. Requisitos.- Un hallazgo de auditora para ser desarrollado deber reunir los siguientes requisitos: 1. Importancia, todos los hallazgos encontrados que excedan de la importancia relativa, as como aquellos que infrinjan la legalidad y normatividad aplicable, ameritan ser informados, considerando su trascendencia. 2. Precisin, es decir basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo. 3. Objetivo, deben fundarse en hechos reales no subjetivos. 4. Suficiente, significa que se agotaron y realizaron las investigaciones y comprobaciones necesarias para respaldar la observacin y recomendacin resultante.

5. Convincente, ya que cualquier persona que no haya participado en la auditora lo debe de comprender. El trabajo necesario para desarrollar y respaldar un hallazgo depende de las circunstancias y el juicio profesional del auditor. Por lo tanto deben estar capacitados en las tcnicas para hacer juicios y llegar a conclusiones justas y reales. Es importante determinar que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su contenido est plenamente justificado por la labor efectuada.

Factores a considerar.-

Los factores que se deben considerar son los siguientes:

1. Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri el hecho y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen. 2. ndole, complejidad y magnitud cuantitativa y financiera de las operaciones o segmentos que se estn evaluando. Cualquier evaluacin debe reflejar un juicio maduro y realista de lo que razonablemente se puede esperar segn las circunstancias. 3. Someter el hallazgo a un anlisis honesto y crtico para encontrar posibles fallas y razonamientos ilgicos. La prctica de hacer el papel de "fiscalizado" o su defensor es muy til para identificar puntos dbiles en los hallazgos. Por lo cual el auditor requiere objetividad. Por lo tanto se evitar el desarrollo de hallazgos que impliquen una gran inversin de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente sin alcanzar buenos resultados. 4. El trabajo de auditora esta obligado a ser lo suficientemente completo a fin de presentar una base para las observaciones y recomendaciones y para poder demostrar claramente los hechos a terceras personas en forma convincente. No se puede asumir que otros aceptarn las observaciones simplemente porque el auditor las manifiesta. La utilizacin de servicios de consultores externos podrn ser requeridos para resolver asuntos tcnicos, cuando no se cuenta con auditores especializados en ciertos campos o personal de apoyo disponible. 5. Diferencias de opinin. No se debe sustituir el juicio del auditor por el de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, las observaciones y recomendaciones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisin de los funcionarios.

Pasos a seguir.-

El proceso de desarrollo de un hallazgo implica lo siguiente:

1. Identificacin de la condicin o asuntos deficientes.- La observacin tendr que reunir los hechos pertinentes, respondiendo a las siguientes preguntas qu, cundo, cmo, dnde. El auditor comparar a las operaciones reales con los criterios o requerimientos establecidos que son aquellos establecidos por las leyes, reglamentos o disposiciones de la entidad y si stos no han sido establecidos el auditor tiene que desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado. 2. Identificacin de lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad con respecto a las operaciones implicadas.- El auditor necesita identificar a las personas directamente

responsables e implicadas en las observaciones para saber con quin dirigirse para discutir o comunicar el problema as como para delimitar la responsabilidad en los hechos. 3. Verificacin de las causas de la deficiencia.- El auditor averiguar por qu sucedi el problema u observacin, por qu sigue existiendo y si se han establecido procedimientos internos para evitarlo. Siempre podr haber varias causas, lo importante es identificar la debilidad en el control interno que permiti que ocurriera la deficiencia. 4. Determinar si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy difundida.- El auditor deber determinar si el hecho observado fue un solo caso o una situacin comn y es probable que vuelva a ocurrir ya que esto permitir darle importancia y por ende recomendar medidas correctivas y comunicarlas como hallazgo. Por otra parte puede ser un solo hecho individual el cual de acuerdo a su naturaleza, magnitud, precedente o peligro podra tener implicaciones y responsabilidades. 5. Identificacin de asuntos legales.- El equipo de auditora ante cualquier observacin que implique situaciones legales o bien trascienda en responsabilidades del personal de la entidad y daos a su patrimonio deber obtener la asesora jurdica para el desarrollo del hallazgo para considerar adecuadamente los aspectos legales. Es necesario desarrollar o informar sobre hallazgos importantes que impliquen desperdicio, derroche, imprudencia u otra falta en la proteccin del patrimonio del sujeto de fiscalizacin. Una prctica puede ser legal pero no efectiva, eficiente y/ o econmica, sin embargo, pese a su legalidad el auditor tiene el deber de comunircarla. 6. Determinacin de los efectos o importancia de la deficiencia.- El auditor en la medida de lo posible determinar los efectos financieros o prdida causada por una deficiencia identificada. Tal vez en ocasiones no es prctico ni posible calcular una prdida financiera, real o futura, sin embargo no es una razn vlida para no informar acerca de los hallazgos importantes. Una de las funciones del auditor es sealar las condiciones que podran ocasionar prdidas de un tipo o de otro. Invariablemente cuando una deficiencia tenga efectos econmicos deber sealarse claramente el dao en el informe de resultados. 7. Obtencin de comentarios del personal que pueda estar afectados e implicados en el hallazgo.- El auditor har cuestionamientos, requerir explicaciones entre otros al personal de la entidad que est o podra estar implicado en el hallazgo a efecto de reunir comentarios e informacin adicional a fin de presentarlo de una manera completa y objetiva. Asimismo esta actividad sirve para proteger a los auditores contra la posibilidad de que se esconda alguna documentacin pertinente para contradecir su contenido en los pliegos de observaciones y recomendaciones e informes finales. 8. Determinacin de las conclusiones.- El auditor determinar sus hallazgos de auditora (observaciones) con base en toda la evidencia de auditora reunida a travs de condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de la entidad u otra informacin. 9. Determinacin de recomendaciones.- Los hallazgos deben estar seguidos, cuando sea posible, por recomendaciones viables y/o prcticas. Un objetivo de la auditora es identificar las deficiencias y prcticas que deben ser corregidas o fortalecidas. Si la deficiencia bajo estudio es un incumplimiento de los requerimientos, la recomendacin debe

ser ms constructiva que el limitarse a sugerir a la entidad que cumpla con ellos. Asimismo es necesario considerar el costo de la aplicacin de las medidas recomendadas en relacin a los beneficios. Para estos pasos, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas en el proceso de desarrollo del hallazgo deben estar ampliamente respaldadas y documentadas en los papeles de trabajo conforme se va efectuando la labor debiendo incluso determinar el responsable del error e irregularidad, por lo que no deben diferirse hasta la fase de preparacin del pliego de observaciones y recomendaciones e informe de resultados.

MODELO DE HALLAZGO DE AUDITORIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIN