Kearsipan Sistem Agenda

KEARSIPAN SISTEM AGENDA (MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR) A. Prosedur Penanganan Surat Masu Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut: !. Penerimaan Surat Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan. Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan SA!A" A!AMA#$. %emikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro &asa yang lain. Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan' pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal () Agustus (**+' diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut. ". Persortiran Surat Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tu&uannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan. #. Pem$u aan Surat Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. %isini tidak semua surat boleh dibuka' tetapi ada beberapa &enis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas' hanya orang yang ditu&u sa&alah yang mempunyai hak untuk membuka suratsurat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang ber&enis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive. Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan ,A"AS-A atau ,"S.

Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan &abatan' tetapi hanya namanya sa&a. Seperti misalnya: Kepada Yth. .apak -r. Sudirman Kantor %epdiknas Malang /alan 0eteran 1 Malang 23(45 Atau biasanya pada sampulnya ditulis P,-0A#6 atau P,-06 atau yang lainnya yang menun&ukkan bah7a surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis' biasanya hanya disebutkan &abatannya sa&a seperti misalnya: Kepada Yth. %irektur P#. S6M.A%A /alan Ar&una 5*5 Pur7okerto 53)+) Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan' &angan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. /adi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya' misalnya sa&a dengan distaples. #u&uan menyertakan amplopnya adalah untuk: ). mengetahui alamat si pengirim' apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya (. menghindari hilangnya sesuatu' apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop. 3. Mengetahui tanggal pembuatan surat' apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat. 4. Mengetahui tanggal pengiriman surat' khususnya apabila dikirim melalui pos' ini dapat di&adikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat. %. Pengagendaan Surat Masu Setiap surat yang masuk akan dicatat pada .uku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut' tanggal penerimaan' tanggal surat' nomor surat' perihal surat' asal surat' tu&uan surat' keterangan. Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut: 8o #anggal #erima #anggal Surat 8omor Surat Perihal Asal Surat #u&uan Ket

)+

()9+9(**+ )59+9(**+ )(9K"90--- Pa&ak Kantor Pa&ak Pen&ualan Malang !. Peng &asi'i asian Surat

%irektur

Surat-surat diklasifikasikan menurut &enisnya dan tingkat kepentingannya' misalnya surat rahasia' surat pribadi' surat dinas yang harus segera ditanggapi' surat dinas biasa' surat yang hanya berupa informasi. (. Pendistri$usian Surat Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang ditu&u. #entang alamat yang ditu&u ada dua kemungkinan' yaitu perorangan' seperti untuk direktur9pimpinan' dan beberapa orang lainnya. Untuk surat-surat yang ditu&ukan kepada pimpinan' sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi' biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. .uku ini mencatat tentang identitas surat' tu&uan surat' tanda tangan9paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. :ontoh .uku 6kspedisi -ntern adalah sebagai berikut: .UKU 6KSP6%-S- -8#6,8 8o 45 #anggal #erima )(9;9(**1 8omor Surat +;9Ps9K9-<9*1 #u&uan Surat .agian Personalia #anda #angan dan #anggal

Sering ter&adi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu: 1. a. Diperbanyak Surat tersebut diperbanyak se&umlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut' kemudian didistribusikan dengan menggunakan .uku 6kspedisi -ntern. b. Menggunakan Slip Edaran Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan ditu&u oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan9parafnya dan diberi tanggal' kemudian diedarkan ke orang berikutnya. =rang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut. /adi disini suratnya tidak diperbanyak' tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang ditu&u' dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut

dibaca oleh pihak-pihak yang ditu&u. Misalnya: "anya sebagai informasi$ atau "anya untuk diketahui$. :ontoh slip edaran: SLIP EDARAN #anggal : #anggal Surat 8omor Surat Perihal 8o. #u&uan : : : Paraf dan #anggal

:atatan :

c. Menggunakan Slip Tindakan Action Slip! %engan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip #indakan atau sering &uga disebut Slip Penugasan. .entuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di ba7ah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan. ). Prosedur Penanganan Surat Ke&uar %alam menangani surat keluar akan terdiri dari akti>itas-akti>itas sebagai berikut: !. Pem$uatan onsep Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik' yaitu ). Penempatan tu&uan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai' harus diketahui terlebih dahulu tu&uan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. %engan mengetahui tu&uan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat. b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. %engan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat' dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu."al ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. ). Mengetahui calon penerima surat.:alon penerima surat perlu di ketahui &uga. "al ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti' yang telah diterangkan sebelumnya. ". Persetu*uan onsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetu&ui oleh pihak yang bertanggung&a7ab terhadap surat tersebut. %alam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak9departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihakpihak9departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetu&uan terhadap konsep tadi' maka pe&abat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat. #. Pem$erian nomor surat Setelah konsep disetu&ui' konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan9pemberian nomor surat hendaknya yang &elas' sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. 8omor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu' misalnya (3)9K9Ps9-<9*+' yang artinya: - (3) ? nomor urut surat - K ? surat keluar - Ps ? kode untuk surat pesanan - -< ? bulan pembuatan surat - *+ ? tahun pembuatan surat %. Pengeti an onsep Setelah konsep surat diberi nomor surat' kemudian diketik. %alam proses pengetikan ini' biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut@

diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap dilihat berapa &umlah tembusan yang diperlukan memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu' dilihat dari segi 7aktu pengirimannya dan isinya

Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti' berulang mulai proses pengetikan. %alam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bah7a bentuknya harus seragam' sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan &uga' apabila surat tersebut akan dibuat dalam &umlah yang banyak' maka perlu dipikirkan cara memperbanyak. +. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop' lampiran-lampiran' dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggung&a7ab terhadap isi surat tersebut. /adi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut. (. Pem$erian ,ap stempe& organisasi Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi' yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung &a7ab langsung terhadap surat yang bersangkutan. -. Pen,atatan surat e&uar !angkah berikutnya adalah pencatatan surat pada .uku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut' tanggal' tu&uan surat' perihal' nomor surat' lampiran' asal surat' dan keterangan. :ontoh .uku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut: .UKU AA68%A SU,A# K6!UA, 8o ) #anggal #u&uan Surat Perihal 8omor Surat !amp )*9*;9(**+ P# Setia "ati /l Pena7aran *39KP9Pn9-<9*+ ( Setia 45 .arang Makasar Asal Ket .agian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat pada.uku Agenda Surat Keluar' tu&uannya adalah: ). untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat (. untuk mengontrol surat yang keluar 3. untuk mengetahui &umlah surat-surat yang telah keluar .. Pengiriman surat Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam' yaitu@ ). dikirim oleh petugas pengiriman surat (. dikirim melalui &asa pengiriman surat =leh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu' mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui &asa pengiriman. Untuk yang dikirim melalui &asa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut &enis &asa pengirimannya'yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama 7aktu

pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan &asa pos' apakah menggunakan &enis kiriman biasa' kilat' kilat khusus' tercatat dan sebagainya. /adi harus dapat menentukan &enis &asa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun &asa-&asa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan' yaitu@ ). Perum Pos dan Airo (. Perum #elekomunikasi 3. /asa Pengiriman S7asta a. Perum Pos danGiro /asa yang diberikan oleh PerumPos dan Airo sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat' 7arkat pos' barang cetakan' surat kabar' dan bungkusan kecil. #entang &enis pelayanan yang disediakan antara lain adalah@ ). .iasa' &enis pengiriman ini memakan 7aktu antara 3 hari -1 hari atau lebih' tergantung &auh dekatnya alamat tu&uan. (. Kilat' &enis pengiriman ini memakan 7aktu antara ) hari B ) minggu. 3. Kilat khusus' &enis pengiriman ini memakan 7aktu (4 &am. #etapi belum semua kota di -ndonesia ter&angkau oleh &enis &asa ini. 4. P=SPA#AS' yaitu singkatan dari Pos :epat Antar Kota #erbatas' /asa &enis ini membutuhkan 7aktu maksimal )( &am. Pelayanannya hanya antara &am *1.** B (3.** dan untuk kota-kota tertentu sa&a 5. 6MS CE"press Mail ServiceD' yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. /enis pelayanannya ada ( macam' yaitu:

#n Schedule Service C6MS9=SD 'yaitu pelayanan pengiriman 6MS dengan alamat dan &ad7al pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Airo #n De$and Service C6MS9=%D' yaitu pelayanan pengiriman 6MS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

). Kiriman #ercatat' yaitu &enis pengiriman yang aman' biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu' seperti surat per&an&ian' i&asah dan se&enisnya. /ika menggunakan &asa ini' pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. #anda bukti ini harus disimpan' sebagai tanda bukti. Setiap &enis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. #entang daftar tarif' biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Airo menerbitkan dan diper&ual belikan untuk umum. "al lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-

ringannya dokumen yang dikirim. /adi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Airo harus ditimbang timbang terlebih dahulu' kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan &umlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Airo tempat mengirim. %alam menggunakan &asa pengiriman melalui Pos dan Airo' penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. :ara penulisan alamat yang benar menurut petun&uk yang diberikan oleh Perum Pos dan Airo adalah sebagai berikut: ). Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat' &uga nama gang' &alan' nomor rumah' nomor ,# dan ,E' Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi &angan lupa: :antumkam 8omor Kode Pos pada alamat anda. :ontoh: Kepada Yth. Sdri. Alin 8urlina /l. ,umah Sakit Ag. Sukarasa + ,#. =19,E. *( Kel. Kahuripan' Kec. #a7ang #asikmalaya 42))5 Kepada :0. .U%- P6,MA%/l. Aelatik %alam 4(9)5)A .andung 4*)33 ). Sedangkan semua kiriman untuk alamat !uar 8egeri' :antumkan nama 8egara tu&uan dan &ika ada cantumkan nomor penyaluran pos atau nama daerah antar. :ontoh: Miss :indy .re7er 5*1 Kanthy %ri>e' #ecumseh =klahoma 14+13 U.S.A Felicia Eong Pty.!td

2-)++. .!K ;1' Ehampoa %ri>e Singapore )(3(3 b. Perum Telekomunikasi. /enis &asa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah: #elegram #eleG #eleteG' yaitu suatu &asa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat

#elefaG C%acsi$ileD' yaitu suatu &asa fotokopi &arak &auh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah. Electronic Mail C6-MailD' pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh pen&uru dunia bagi mereka yang berkepentingan. 1. c. Jasa Pengiriman Swasta Yang dimaksud disini adalah biro-biro &asa pengiriman yang disediakan oleh pihak s7asta seperti 6!#6"A dan berbagai biro &asa pengiriman yang lain. Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan' baik oleh petugas sendiri maupun melalui &asa pengiriman' biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku 6kspedisi 6kstern. .uku ini mencatat surat-surat yang dikirim' kemana tu&uannya' dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bah7a suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui &asa pengiriman' yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat &asa pengiriman. Adapun bentuk .uku 6kspedisi 6kstern adalah sebagai berikut: .UKU 6KSP6%-S- 6KS#6,8 8o (3 #gl Pengiriman )(9*;9(**+ 8omor Surat #u&uan (3K9M9Pr9-<9*+ :0. Eardana /alan Perkutut 52 .andung 4*)33
Demikianlah aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan mengelola surat keluar. Perlu diketahui bahwa prakteknya akan sangat bervariasi, tergantung pada organisasi masingmasing. Secara umum semakin besar suatu organisasi, maka aktivitas penanganannya akan semakin kompleks dan melibatkan banyak orang.

Paraf Penerima