Pengantar Knowledge Management Untuk Kementerian PPN/BAPPENAS dan TRP

Ir. Moh. Haitan Rachman MT. E : haitan.rachman@multiforma.co.id haitan.rachman@gmail.com W : haitanrachman.wordpress.com

http://multiforma.co.id 1

AGENDA
1. 2. 3. 4. Pengantar Knowledge Management Knowledge Mapping Knowledge Portal Knowledge Management Reformasi Birokrasi Indonesia 5. Knowledge Management Kementerian PPN/BAPPENAS dan TRP

http://multiforma.co.id

PENGANTAR KNOWLEDGE MANAGEMENT

http://multiforma.co.id

2 Disiplin Sangat Berkembang

KNOWLEDGE INNOVATION MANAGEMENT MANAGEMENT

http://multiforma.co.id

Lingkungan

http://multiforma.co.id

Teknologi

http://multiforma.co.id

Perhatian Era Pengetahuan : KEHILANGAN PENGETAHUAN

Saya membawa pengetahuan saya mati atau pindah pekerjaan.

http://multiforma.co.id

Tanpa Strategi Pengetahuan

Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, pengalaman Kita akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan peningkatan pelayanan publik Kita akan kehilangan visi dan misi
Saya membawa pengetahuan saya mati atau pindah pekerjaan

http://multiforma.co.id

Agenda pengetahuan
Membuat pengetahuan dan proses pengetahuan lebih eksplisit. Pengembangan kerangka kerja strategis untuk memandu eksploitasi pengetahuan - dalam produk, jasa dan proses. Pengenalan metode yang lebih sistematis untuk manajemen pengetahuan.

http://multiforma.co.id

Pengertian Data
Berkaitan dengan himpunan fakta Satu unit data terdiri dari dua eleman, yaitu nama dari atribut dan nilai dari atribut. Beberapa contoh : atribut nomor hp; nilai 0811249661; atribut nama pegawai; nilai Haitan; atribut alamat email; nilai haitan.rachman@gmail.com;

http://multiforma.co.id

10

Pengertian Informasi
Himpunan fakta (data) dengan mempunyai relasi-relasinya

di antara fakta-faka tersebut.

Relasi biasanya disajikan dalam bentuk : jika kondisi maka fakta

Atribut harga mobil paling murah, jika harganya dibawah 75

juta; harga menengah jika harganya di antara 75 juta sampai 130 juta; dan harga mahal jika lebih dari 13 juta Jika harga < 75 juta maka tingkat = murah Jika harga >= 75 juta dan harga < 130 juta maka tingkat menengah Jika harga >= 130 juta maka tingkat = mahal
11

http://multiforma.co.id

Pengertian Pengetahuan
merupakan campuran dari pengalaman, nilainilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalam pikiranpikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya pada dokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitan dengan organisasi
Davenport and Prusak
http://multiforma.co.id 12

Tipe Pengetahuan
Tacit knowledge adalah pengetahuan yang dimanfaatkan oleh seseorang, yang berada di benaknya dan berasal dari pengalamannya, dari orang lain, ataupun dari kombinasi sumber-sumber pengetahuan lainnya. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dilihat dan berada di luar benak manusia, atau tacit knowledge yang didokumentasikan.

http://multiforma.co.id

13

SECI Model - Transfer Pengetahuan

http://multiforma.co.id

14

Transfer pengetahuan
Sosialisasi. Individu memiliki kekayaan pengetahuan tacit yang mereka berbagi dengan anggota organisasi lainnya. Ini pertukaran pengetahuan mungkin menjadi satu-ke-satu, satu-kebanyak, atau interaksi banyak-ke-banyak. Secara tradisional,

sama tempat / waktu yang sama face-to-face pertemuan

telah menjadi media untuk pertukaran. Eksternalisasi.

Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang disimpan

pada disk komputer, kertas, audio atau video,, dll. Organisasi secara tradisional mendokumentasikan prosedur operasi

standar, dibuat laporan periodik, 'kertas putih', dll

http://multiforma.co.id 15

Transfer Pengetahuan (lanjutan)

Kombinasi. Interaksi ataupun transfer pengetahuan eksplisit ke bentuk eksplisit lainnya. internalisasi

Ini bentuk penciptaan pengetahuan tergantung

pada kemampuan individu dari informasi yang eksplisit. Internalisasi yang berhasil adalah

memperlihatkan fungsi dari atribut individu

pengertian-pembuat, termasuk keahlian personal, pengalaman, dan pola pikir.
http://multiforma.co.id 16

Pengertian Knowledge Management Knowledge Management (KM) adalah pendekatan terintegrasi untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, menerapkan dan menciptakan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, layanan dan pertumbuhan yang berkaitan dengan organisasi.
http://multiforma.co.id 17

Proses Knowledge Management

Proses KM, tertanam dalam aktifitas kerja, mentrasnformasikan organisasi ... Dari belajar dan inovasi secara "episodik; ... Menuju belajar dan inovasi terus-menerus

http://multiforma.co.id

18

Knowledge Management Processes

Create

Identify

Apply

Classify

Share

Store

http://multiforma.co.id

19

Tujuan KM Framework
Memperjelas elemen-elemen penting dari KM untuk keberhasilan organisasi Memberikan pemahaman dengan mudah terhadap KM Memperjelas faktor-faktor kritis untuk keberhasilan pengembangan KM

http://multiforma.co.id

20

KM Framework

http://multiforma.co.id

21

Manfaat Knowledge Management

Hasil yang diharapkan dari Knowledge Management (KM) adalah untuk meningkatkan kemampuan individu, tim, dan organisasi dan dengan demikian dapat meningkatkan kapasitas sosial Bersama-sama, hasil ini akan memacu peningkatan produktivitas, kualitas, layanan, dan memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan organisasi.
22

http://multiforma.co.id

Implementasi Knowledge management

Structuring and Mapping Knowledge Needed to Enhance Performance

Capturing and reusing structured knowledge

Identifying Sources and Networks of Expertise

KM
G E F

Capturing and sharing lessons learned from practice

Synthesizing and Sharing Knowledge from External Sources

Measuring and Managing the Economic Value of Knowledge

Embed Knowledge in Products and Processes

http://multiforma.co.id

23

Proses Penerapan KM
Building KM Team Indentifying KM Project Finding Leaders and Experts

Capturing & Training Knowledge

Building KM System

Selecting KM Tools

KM Deployment

KM Assessment & Feedback

http://multiforma.co.id

24

Metoda dan Tool NonIT

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Brainstorming Learning and Idea Capture Peer Assist Learning Reviews After Action Review Storytelling Collaborative Physical Workspace Knowledge Management Assessment Knowledge Caf Communities of Practice Taxonomy
http://multiforma.co.id 25

Metoda dan Tool IT

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Document Management System Knowledge Bases (Wikis, etc.) Blogs Social Network Services Voice and Voice-over-Internet Protocol Advanced Search Tools Building Knowledge Clusters Expertise Locator / Who's Who Collaborative Virtual Workspaces

http://multiforma.co.id

26

Highly Recommended Tools

Non-IT Methods and Tools 1. Knowledge Worker Competency Plan 2. Knowledge Mapping 3. KM Maturity Model IT 1. 2. 3. Methods and Tools Knowledge Portal Digital Asset Management Video Sharing
http://multiforma.co.id 27

KNOWLEDGE MAPPING

http://multiforma.co.id

28

Apa itu Knowledge Mapping?

Knowledge Mapping menggambarkan pengetahuan apa yang digunakan dalam proses, dan bagaimana mengalir di seluruh proses. Ini adalah dasar untuk menentukan kesamaan pengetahuan, atau daerah di mana pengetahuan yang sama digunakan di beberapa proses.

Pada dasarnya, peta pengetahuan proses berisi informasi tentang pengetahuan organisasi. Ini menggambarkan siapa yang memiliki pengetahuan (diam-diam), di mana pengetahuan berada (infrastruktur), dan bagaimana pengetahuan ditransfer atau disebarluaskan (sosial).
(IBM Global Services-Teknik Paper, 2000)

http://multiforma.co.id

29

Penggunaan knowledge map

1. Kompilasi perusahaan pencari-internal dan eksternal sumber-KM Yellow Pages

2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan kembali informasi

Cari terjadi secara alamiah pengetahuan pelayan Mengidentifikasi dependensi pengetahuan dalam lintas-fungsional kelompok kerja Mengkategorikan nilai tambah penduduk informasi dalam organisasi Anda Mengidentifikasi peluang berbagi pengetahuan Untuk mengembangkan Community of Practices (CoP) Buat alat pengetahuan yang membantu pengguna menemukan apa yang mereka butuhkan (misalnya Agricultural Trade Programming Tool).
http://multiforma.co.id 30

Knowledge Mapping: Dimana fokus?

1. Peta Pengetahuan Perusahaan - tingkat: Strategis bisnis, teknis, pengetahuan pasar Menentukan"kekuatan" organisasi Mengidentifikasi daerah-daerah untuk memfokuskan upaya KM 2. Peta Pengetahuan Lintas-fungsional - antara divisi / bisnis tingkat kelompok Operasional penilaian pengetahuan

STRATEGIC TACTIC

1. Kelompok kerja / proses Peta Pengetahuan:

Pengetahuan taktis dan operasional yang diterapkan untuk memproses keunggulan, inovasi, hubungan pelanggan
http://multiforma.co.id

31

Tipe knowledge map

Enterprise Knowledge Map (Strategic Level)

Process Knowledge Map (Tactic Level)

Cross-Functional Knowledge Map (Strategic Level) 32

http://multiforma.co.id

Competency Knowledge Management

Knowledge Directory

Competency-1

Competency-2

Competency-3

Competency-4

Competency-5

Competency-6

Competency Directory

Job-B Job-2

Job-C Job-3

Job-A Job-1

LEARNING GARDEN FRAMEWORK By Moh. Haitan Rachman

http://multiforma.co.id 33

Product Knowledge Management

Knowledge Directory

Phase Objectives

Phase Objectives

Phase Objectives

Phase Objectives

Job-B

Job-C

Job-A

CYCLE PROCESS FRAMEWORK By Moh. Haitan Rachman

http://multiforma.co.id

34

Customer Knowledge Management

Product Competitor

Supplier Problem Report Customer/ Intermediary

Contact Person

Employee

http://multiforma.co.id

35

Knowledge Mapping Tools

1. Mind-Mapping 2. Business Process Diagram 3. Entity-Relationship Diagram

http://multiforma.co.id

36

KNOWLEDGE PORTAL

http://multiforma.co.id

37

Model Penyebaran Tradisional

http://multiforma.co.id

38

Penyebaran dgn Komputer

http://multiforma.co.id

39

Model Knowledge Portal

http://multiforma.co.id

40

KNOWLEDGE MANAGEMENT REFORMASI BIROKRASI INDONESIA

http://multiforma.co.id

41

Peraturan Menteri Negara

PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 14 TAHUN 2011

http://multiforma.co.id

42

Tujuan KM NOMOR 14 TAHUN 2011

Membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelola forum manajemen pengetahuan Memberikan pemahaman kepada Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah mengenal Knowledge Management Mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk berpatisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi

http://multiforma.co.id

43

Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan

http://multiforma.co.id

44

Proses KM

http://multiforma.co.id

45

Knowledge Management In e-government

http://multiforma.co.id

46

KNOWLEDGE MANAGEMENT KEMENTERIAN PPN/ BAPPENAS dan TRP

http://multiforma.co.id

47

Visi Kementerian PPN/Bappenas

Mewujudkan lembaga perencana yang handal, kredibel, dan proaktif untuk mendukung pencapaian tujuan berbangsa dan bernegara

Catatan: HURUF MERAH mengandung Knowledge Management

http://multiforma.co.id

48

Misi Kementerian PPN/Bappenas

1. Menyusun rencana pembangunan nasional yang berkualitas dalam rangka: a) mengintegrasikan, memadukan (sinkronisasi), dan mensinergikan baik antardaerah, antarruang, antarwaktu, dan antarfungsi pemerintah, maupun antara pusat dengan daerah; b) Mewujudkan keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan; c) Mengoptimalkan partisipasi masyarakat; d) menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan dan berkelanjutan. Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional, kajian dan evaluasi kebijakan yang berkualitas terhadap permasalahan pembangunan, sebagai masukan bagi proses perencanaan berikutnya dan atau untuk perumusan kebijakan pembangunan di berbagai bidang. Melakukan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas-tugas Kementerian PPN/Bappenas.

2.

3.

Catatan: HURUF MERAH mengandung Knowledge Management

http://multiforma.co.id

49

Diagram

Catatan: mengandung Knowledge Management

http://multiforma.co.id

50

Roadmap KM- Kementerian PPN/Bappenas

KM Kementerian PPN/Bappenas+ Nasional

KM Kementerian PPN/Bappenas
KM DeputiDeputi KM Deputi KM Direktorat

http://multiforma.co.id

51

Pengembangan KM Direktorat TRP

Pengembangan K-Map Direktorat TRP Pengumpulan Pengetahuan K-Map Direktorat TRP Lokakarya, Kajian, Artikel, Diskusi (CoP, Knowledge Caf) TRP ROADMAP KM DIREKTORAT TRP

PORTAL KM berdasarkan K-Map Direktorat TRP

Digital Asset Management Direktorat TRP

SOP DAN KEBIJAKAN KM DIREKTORAT TRP

Buletin, Leaflet (e-Publication) Direktorat TRP

Website Direktorat TRP

eNewsletter & Mailing List Direktorat TRP

http://multiforma.co.id

52

Tool NonIT KM Direktorat TRP

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Knowledeg Mapping Learning Reviews After Action Review Knowledge Management Assessment Knowledge Caf Communities of Practice Taxonomy

http://multiforma.co.id

53

Tool IT Direktorat TRP

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Knowledge Portal Digital Asset Management Document Management System Blogs Social Network Services Video Sharing Building Knowledge Clusters Expertise Locator / Who's Who Collaborative Virtual Workspaces

http://multiforma.co.id

54

Terimakasih ....

Ir. Moh. Haitan Rachman MT. E : haitan.rachman@multiforma.co.id haitan.rachman@gmail.com W : haitanrachman.wordpress.com

http://multiforma.co.id 55