Manual de proceduri privind gestionarea i administrarea patrimoniului la Universitatea de Vest Timioara

Procedura operaional: P01: Gestionarea i administrarea patrimoniului public

ELABORAT Direcia Financiar Contabil ec. Chilarescu Doina Ianuarie 2008

VERIFICAT Direcia audit

AVIZAT Biroul Senatul UVT

APROBAT Rector

EDIIA

REVIZIA

Ec Stulianec Adrian. Iulie 2008

Prof.univ.dr Talpo Ioan 15.07.2008

Cuprins:
Partea I:
CE TREBUIE S TIM? - cu privire la normele legale care reglementeaz activitatea, practica contabil i fluxul informaional; circuitul documentelor i cadrul comun privind operaiunile de gestionare i administrare a patrimoniului public. ADMINISTRAREA I GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC A. GESTIUNI, GESTIONARI, RSPUNDERI 1.1.Noiunea de gestionar 1.1.1.Situaii speciale privind atribuirea calitii de gestionar 1.1.2.Funcii cu atribuii duble 1.1.3.Conceptul de gestiune 1.2.1. Clasificarea gestiunilor 1.2.2. nfiinarea gestiunilor i obiectul acestora Condiii privind angajarea gestionarilor 1.3.1. Incompatibiliti pentru ncredinarea funciei de gestionar 1.3.2. Prezentarea cazierului judiciar i al recomandrii de la ultimul loc de munc 1.3.3. Alte precizri privind ncredinarea gestiunilor mai multor persoane Constituirea garaniei pe baz de numerar 1.4.1. Restituirea garaniei n numerar 1.4.2. Recuperarea pagubei din garanie 1.4.3. Rentregirea i recuperarea garaniei 1.4.4. Consecine pentru gestionar, n cazul nedepunerii garaniei 1.4.5. Condiiile care trebuie s le ndeplineasc n calitatea de gestionari 1.5. Asigurarea condiiilor de gestionare 1.6. Drepturile i obligaiile gestionarilor 1.7. Schimbarea din funcia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITI PUBLICE 1.1. Definiia i obiectul inventarierii 1.2. Organizarea efecturii inventarierii 1.3. Desfurarea operaiunilor de inventariere 1.4. Stabilirea rezultatelor inventarierii 1.5. Valorificarea rezultatelor inventarierii

Partea a II-a
CE TREBUIE S FACEM? - cu privire la reguli de ntocmire i completare a documentelor justificative ce privesc operaiunile de gestionare i administrare a patrimoniului public. A. GESTIUNI, GESTIONARI, RSPUNDERI Exemplificare pe organizarea unui dosar personal al unui angajat care are calitatea de gestionar 1. Adresa pentru obinerea cazierului judiciar 2. Act de garanie pe baz de numerar 3. Act adiional la contractul de garanie 4. Proces-verbal privind recalcularea garaniilor n numerar 5. Aviz pentru ncredinarea unei gestiuni mai multor persoane 6. Aviz pentru angajaii din subordinea gestionarului B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITI PUBLICE Exemplificare pentru activitatea de inventariere anual conform L 82/1991 actualizat i OMFP 1753/2004 1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului 2. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere 3. Proces-verbal de instruire 4. Declaraia de inventar 5. List de inventariere 6. Lista cu propunerile pentru casare 7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare 8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor i a mijloacelor fixe cu durat normat exprirat 9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale 10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Partea a III-a
CUM TREBUIE S FACEM - procedura operaional realizat de ctre managementul entitii 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei 2.Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale 3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia I (sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale) 4.Scopul procedurii operaionale 5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala; 5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de entitatea publica 5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata 3

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii 6.Documente de referin(reglementri) aplicabile activitii procedurale 6.1. Reglementari internationale 6.2. Legislatie primara 6.3. Legislatie secundara 6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1.Definiii ale termenilor 7.2.Abrevieri ale termenilor 8.Descrierea procedurii operaionale 8.1.Generalitati 8. 2.Documente utilizate 8.2.1.Lista si provenienta documentelor 8.2.2.Continutul si rolul documentelor 8.2.3.Circuitul documentelor 8.3.Resurse necesare 8.3.1.Resurse materiale 8.3.2.Resurse umane 8.3.3.Resurse financiare 8.4.Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii 9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 9.1. Responsabiliti 10.Anexe, inregistrari arhivari 10.1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului 10.2. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere 10.3. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere 10.4. Declaraia de inventar 10.5. List de inventariere 10.6. Lista cu propunerile pentru casare 10.7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare 10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor i a mijloacelor fixe cu durat normat expirat 10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale 10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Partea a IV-a
Procedura de achiziii publice 1. Elaborarea planului de achiziii publice 2. Modalitate de achiziii produse / servicii

Partea I:
CE TREBUIE S TIM? - cu privire la normele legale care reglementeaz activitatea, practica contabil i fluxul informaional; circuitul documentelor i cadrul comun privind operaiunile de gestionare i administrare a patrimoniului public. ADMINISTRAREA I GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC A. Gestiuni, gestionari, rspunderi 1. Noiunea de gestionar n conformitate cu art. 1 din Legea 22/1969 modificat i completat prin Legea 54/1994, este considerat gestionar, persoana ncadrat la o instituie public, care are ca atribuii principale de serviciu primirea, pstrarea i eliberarea de bunuri aflate n administrarea, folosina sau deinerea, chiar temporar, a unei instituii publice, indiferent de modul de dobndire i de locul unde se afl bunurile. Pentru instituiile publice, funciile prin a cror ocupare angajatul dobndete calitatea de gestionar sunt stabilite de ministere; celelalte organe centrale ordonatoare. Ca atare, pentru ca o persoan s fie considerat gestionar, trebuie s aib calitatea de angajat i s exercite cumulativ trei categorii de atribuii (primirea, pstrarea i eliberarea de bunuri). Calitatea de angajat o are persoana care a ncheiat n scris cu instituia public, un contract individual de munc. n instruciunile de aplicare ale art.9 din Legea 22/1969 se prevede c n unitiile mici care nu au n statul de funcii postul de gestionar sau ali salariai crora s li se poat ncredina efectuarea acestor operaii pot face operaiuni de primire, pstrare i eliberare de bunuri. Este necesar totui, a delimita noiunea gestionarului de drept, care este dat n interesul legii i noiunea gestionarul de fapt (contabilul, ) care face n mod ntmpltor acte de gestiune, dar care nu fac parte din atribuiile sale principale de serviciu. Gestionarul de fapt nu dobndete ns, prin efectul asimilrii sale sub aspectul rspunderii integrale, calitatea de gestionar n nelesul legii (gestionar de drept); singurul element comun este acela al rspunderii integrale. Sub toate celelalte aspecte, cele dou categorii se deosebesc, gestionarul de fapt nefiind obligat s constituie garanie. Este indicat ns, ca n aceste cazuri speciale, gestionarul de fapt s ncheie cu instituia public un angajament scris privind rspunderea material. Situaii speciale privind atribuirea calitii de gestionar Pot s mai aib calitate de gestionar, personalul sezonier sau temporar, ncadrat pe perioad determinat care au obligativitatea depunerii garaniei integrale n numerar. Funcii cu atribuii duble Exemplificm n acest sens: - funcia de ofer gestionar, care n practic este aplicat n mod frecvent n instituiile publice de nvmnt, la aprovizionarea cu alimente a cantinelor studeneti unde oferul nu este nsoit de o alt persoan care s efectueze aprovizionarea. n aceast situaie oferul ndeplinete o dubl calitate, de conductor al autovehicului i de persoan nsrcinat cu primirea, pstrarea i eliberarea mrfurilor. Aceast ultim sarcin i confer calitatea de gestionar, funcia fiind aceea de ofer gestionar. - maistru (ef secie)-gestionar, n situaia n care nu exist posibilitatea, potrivit statului de funciuni i volumul mic de operaiuni, s se ncadreze o persoan creia s i se ncredineze ca 5 1.2.

sarcin principal de serviciu primirea, pstrarea i eliberarea bunurilor seciilor ( atelierelor de producie). - merceologul gestionar care achiziioneaz materiale de la furnizor i le transport sau nsoete transportul lor, la sediul instituiei publice proprii. Exemplele prin care un salariat poate dobndi calitatea de gestionar de fapt sunt numeroase, ns fiecare caz n parte se impune a fi examinat cu toat atenia, pentru a se putea stabili n ce msur pot fi aplicate dispoziiile Legii 22/1969. Bunurile care fac obiectul unei operaiuni: n sensul Legii 22/1969, sunt: - bunuri materiale = materie prim, materiale semifabricate cumprate, prefabricate i detalii de montat, combustibil, piese de schimb, obiecte de mic valoare sau scurt durat, sculele, dispozitivele i verificatoarele, deeurile, anvelopele, echipamentul de lucru, uniformele, echipamentul i materialele de protecie, cazarmamentul, baracamentele i amenajrile provizorii de pe antiere, ambalajele, semifabricatele din producie proprie, produsele finite, mrfurile, utilajele i materialele pentru investiii i alte valori de natura acestora. - mijloace bneti = numerarul intrat n caseria instituiei - alte valori = timbre, B.C.F., tichete de transport, CEC, i formulare cu regim special etc. 2. Conceptul de gestiune n dicionarul enciclopedic romn sunt prezentate dou definiii ale noiunii de gestiune: - totalitatea operaiunilor de primire, pstrare i eliberare a bunurilor materiale sau a valorilor bneti, ndeplinite de o persoan ncadrat n munc n cadrul atribuiilor sale principale de serviciu; - totalitatea bunurilor ncredinate uneia sau mai multor persoane n vederea pstrrii i mnuirii lor. Se poate spune, deci, c gestiunea constituie totalitatea bunurilor ncredinate uneia sau mai multor persoane, n vederea primirii, pstrrii i eliberrii acestora prin operaii legale care s asigure integritatea lor. 2.1. Clasificarea gestiunilor Dupa natura bunurilor gestionate acestea se clasific n: - gestiuni de bunuri (valori materiale) - gestiuni bneti - alte valori Gestiuni de valori materiale (bunuri) sunt gestiuni cu eviden cantitativ; ele se caracterizeaz prin aceea c evidena tehnico operativ se ine pe fiecare produs n parte numai cantitativ i cu indicarea tuturor specificaiilor. Gestiuni bneti reprezint totalitatea valorilor bneti; ele se organizeaz n funcie de specificul i complexitatea activitii sub form de casierii, ghiee sau puncte de ncasri i pli, n baza reglementrilor legale. 2.2. nfiinarea gestiunilor i obiectul acestora Dei prin lege nu se stabilete n mod expres care sunt condiiile ce trebuie s fie ndeplinite pentru nfiinarea unei gestiuni este necesar s se in cont de unele criterii orientative care s-au desprins din activitatea practic, astfel: - volumul operaiunilor de intrri i ieiri a bunurilor - locul ales pentru depozitare - destinaia bunurilor - volumul, complexitatea i specificul operaiilor de ncasri i pli Este indicat ca gestiunile s se constituie prin decizii ale managerului entitii publice.

Prin decizia sau ordinul de constituire (organizare) a unei gestiuni trebuie s se prevad obligatoriu: - denumirea gestiunii; - data nfiinrii gestiunii; - obiectul gestiunii, respectiv natura bunurilor; - nominalizarea gestiunii, prin atribuire de numere de ordine sau de numere dup tipul de bunuri (atunci cnd sunt constituite mai multe gestiuni n cadrul aceleiai entiti publice). Obiectul gestiunii l constituie totalitatea bunurilor materiale, mijloacelor bneti sau a altor valori pe care un gestionar, le primete, le pstreaz i le elibereaz n condiiile legii. 3. Condiii privind angajarea gestionarilor n conformitate cu art. 3 din Legea 22 / 1969, persoanele care urmeaz s se ncadreze n funcii cu gestiune trebuie s ndeplineasc condiii legate de vrst, studii, stagiu i moralitate. Pentru candidaii n vrst legiuitorul a considerat c ncredinarea primirii, pstrrii i eliberrii de bunuri, ca atribuii principale de serviciu, poate fi acordat numai unei persoane presupus a avea o suficient maturitate care s-i ofere posibilitatea s sesizeze importana funciei i rspunderea ce-i revine ca gestionar de bunuri i valori bneti. Condiia de vrst este de 21 de ani. Legiuitorul a precizat ns c pot fi angajate i persoane n vrst de 18 ani, doar n cazul n care i celelalte organe centrale ale administraiei publice, prin instruciuni proprii stabilesc categoriile de gestiuni pentru care funcia de gestionar poate fi ndeplinit i de persoanele care au mplinit vrsta de 18 ani. Pentru condiia de studii, regula este ca persoana n cauz s fie absolvent de coala general; n conformitate cu Legea 84/95, o persoan dobndete calitatea de absolvent cu cel puin opt clase. n funcie de complexitatea gestiunii, natura i valoarea bunurilor, legea d dreptul ministerelor, celorlalte organe centrale ale administraiei publice i consiliilor locale s stabileasc, prin instruciuni proprii, c este necesar s fi absolvit liceul sau o coal profesional n specialitatea corespunztoare gestiunii sau o coal echivalent. Deinerea cunotinelor necesare pentru a ndeplini funcia de gestionar constituie o condiie precizat de lege n mod distinct; n acest sens se are n vedere verificarea cunotinelor de scris, numrat, socotit, cntrit, msurat, precum i obligaiile, drepturile i rspunderile ce revin gestionarilor. Pentru condiia de stagiu este suficient ndeplinirea condiiei de a avea cunotine necesare ocuprii funciei ns, prin instruciuni proprii, ministerele i celelalte organe ale administraiei publice de stat, pot solicita ca persoana n cauz s aib un stagiu ( o vechime) n munca de gestiune. 3.1. Incompatibiliti pentru ncredinarea funciei de gestionar n situaii de condamnare, legea prevede interdicia ncadrrii sau trecerii n funcia de gestionar a persoanelor condamnate pentru vreuna din infraciunile precizate n anexa la Legea 22 / 1969, chiar dac au fost graiate. Interdicia precizat de lege, opereaz att pentru condamnrile la nchisoare, inclusiv la situaiile cnd s-a dispus executarea prin munca corecional, ct i pentru cele cu amend penal. n situaii de urmrire penal sau de judecat se presupune punerea sub nvinuire conform prevederilor Codului de Procedur Penal. Dac n cursul urmririi penale, a judecii sau dup condamnare intervine, interdicia ocuprii funciei de gestionar aceasta se menine timp de 2 ani de la data intervenirii.

n cazul suspendrii condiionate a executrii pedepsei , interdicia ocuprii funciei de gestionar, opereaz pe durata timpului de ncercare, stabilit de instana de judecat, la care se adaug 2 ani de la data expirrii acesteia. n cazul reabilitrii se urmrete aplicarea prevederilor dreptului comun, ntruct legea nu prevede n mod expres acest lucru. 3.2. Prezentarea cazierului judiciar i al recomandrii de la ultimul loc de munc nainte de ncadrare sau trecerea pe funcia de gestionar trebuie efectuat operaia de verificare a antecedentelor penale i a activitii anterioare a celui ce urmeaz a fi angajat, formularea cererii de verificare de ctre organele de poliie concomitent cu ncadrarea sau trecerea pe funcia de gestionar nu este suficient deoarece poate avea urmri ulterioare. Verificarea activitii anterioare se realizeaz prin recomandarea dat prin dovada scris de ctre unitatea la care persoana n cauz a fost ncadrat anterior. Este obligatoriu ca aceast recomandare s existe la data ncadrrii n funcie; din aceasta trebuie s rezulte modul de comportare al persoanei sub aspectul prevederii de pagube, natura acestora i dac ele au fost acoperite sau sunt n curs de acoperire. Precizm c dovada este nsoit de fia de lichidare i trebuie semnat de manager i conductorul compartimentului financiar contabil. 3.3. Alte precizri privind ncredinarea gestiunilor mai multor persoane ncredinarea gestiuni mai multor persoane se face atunci cnd gestiunea este foarte complex sau atunci cnd este organizat n dou schimburi, far predarea gestiunii ntre schimburi; n acest caz toi gestionari trebuie s consimt n scris gestionarea bunurilor mpreun. Acordul trebuie dat de toi gestionarii i trebuie luat prealabil ncadrrii sau trecerii pe funcii. Avizul scris al gestionarului pentru subordonaii si Este posibil ca n cadrul unei gestiuni s mai lucreze i alte persoane ncadrate n subordinea gestionarului. De regul aceste persoane nu ndeplinesc calitatea de gestionar dar au acces la bunurile din gestiune, (exemplu: ncrctori descrctori, manipulani, laborani). 4. Constituirea garaniei pe baz de numerar Potrivit art. 10 din Legea nr. 22 / 18.11.1969 gestionarii au obligaia de a constitui o garanie n numerar. Constituirea garaniei n numerar se face prin contract ncheiat n scris, semnat de gestionar i de conducerea unitii. Nu este obligat s constituie garanie cel care nlocuiete temporar un gestionar sau cel cruia i se ncredineaz o gestiune pe o perioad de cel mult 60 de zile pn la numirea unui gestionar. n afar de gestionarii stabilii prin lege (casieri, magazineri, administratori, etc.), mai exist anumite categori de salariai din unitile bugetare stabilite de ministere, asupra crora s-a extins obligaia constituirii garaniei n numerar a cror activitate pe linie gestionar prezint importan, printre care enumerm: - ef depozit materiale gestiune; - bibliotecar; - laborant; - ef atelier producie; Garaniile reciproce ntre gestionari nu sunt admise. Aceeai persoan nu poate constitui garanii pentru mai muli gestionari.

Cel care constituie garanie va declara n scris, dac a mai constituit alte garanii. Garania n numerar se constituie odat cu ncredinarea valorilor spre gestionare i va fi la nivelul limitelor fixate prin instruciunile elaborate de ministerele de resort de minimum un salariu (art. 12 din Lege 22/1969 coraborat cu OMEN 5133 din 17 octombrie 1997). Ea nu va putea depi valoarea bunurilor ncredinate. n conformitate cu art. 13 din Lege, garania n numerar se reine n rate lunare de 1 / 10 din salariul de baz lunar sau din ctigul mediu pe o lun dup caz. Dac din cauza altor reineri, ratele n contul garaniei n numerar nu pot fi reinute, gestionarul este obligat s le depun. Pentru angajaii temporari, angajai pe o perioad mai mare de 60 de zile, precum i pentru angajai sezonieri, se vor putea stabili, rate mai mari sau chiar obligativitatea depunerii, la ncredinarea gestiunii a garaniei integrale n numerar. Ministerele i celelalte organe centrale pot stabili n cazuri justificate, garanii n numerar sub minimul prevzut de art. 12 sau scutirea de garanie (art. 14 din Lege); n acest sens pentru MEC este valabil OMEN nr. 5133 din 17 octombrie 1997. Prin Legea nr. 54/ 08.07.1994 au fost aduse modificri substaniale art. 15 din Legea nr. 22 / 1969 n avantajul depuntorilor, precum urmeaz: - garania n numerar va fi depus de ctre agenii economici, autoritile i instituiile publice, la CEC, sau la bnci, ntr-un cont special al agentului economic, al autoritii, ori a instituiei publice respective; - garaniile n numerar depuse la CEC sau la bnci, se nscriu ntr-un carnet de consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi pstrat n caseria agentului economic, autoritii sau instituiei publice, n favoarea creia s-a constituit garania; - pentru garania depus n calitate de gestionar, se acord o dobnd anual stabilit de depozitarul garaniei, care nu poate fi mai mic dect dobnda acordat pentru depozitele la termen pe un an. n practic, unele uniti bancare n locul CEC-ului emit Extrase de cont pentru fiecare gestionar depuntor de garanie (cu indicarea numrului contului personal) care cuprind suma depus cu rulajul la zi i toate elementele necesare privind depunerile. 4.1. Restituirea garaniei n numerar n conformitate cu prevederile art. 16 din Legea nr. 22 / 1969, garania n numerar i dobnda aferent pot fi ridicate de ctre gestionarul titular al carnetului de consemnare, la: - ncetarea contractului su de munc, sau la trecerea ntr-o funcie pentru care nu se cere garanie, n situaia n care nu a cauzat paguba sau cnd paguba a fost acoperit n ntregime. Pentru a i se restitui gestionarului sumele depuse drept garanie, unitatea este obligat, n cazurile menionate, s elibereze acestuia n termen de cel mult 10 zile, carnetul de consemnare mpreun cu o comunicare (adresa) ctre CEC sau banc, n care s se consemneze c titularul are dreptul s ridice garania. Dac gestionarul se transfer ntr-o alt unitate pe o funcie pentru care se cere depunerea garaniei, carnetul CEC n care se afl consemnat garania, va fi trecut la noul loc de munc. 4.2. Recuperarea pagubei din garanie Potrivit alin. 3 al art. 16 din Legea nr. 22/1969, cnd gestionarul a cauzat o pagub n gestiune la locul su de munc i aceast nu se acoper integral n termen de o lun de la obinerea titlului executoriu definitiv, unitatea se va despgubi din garania n numerar constituit n favoarea sa.

Casa de Economii i Consemnaiuni, Banca, vor elibera unitii care a suportat paguba, garania consemnat n cont, pe baza cererii acesteia i a copiei de pe titlul executorului definitiv obinut mpotriva gestionarului. Titlurile executorii care se iau n seam la eliberarea garaniei pentru acoperirea prejudiciului cauzat de gestionar, pot fi: - dispoziiile de reinere rmase definitiv; - hotrrile judectoreti; - titlurile notariale; - angajamentele de plat luate de la gestionarii sau mnuitorii de valori, cu lipsuri n gestiune. 4.3. Rentregirea i recuperarea garaniei Este important de precizat c, n situaia n care sumele depuse drept garanie au fost ridicate n ntregime sau n parte de unitate, pentru a se despgubi, gestionarul este obligat s rentregeasc garania n numerar, n rate lunare de 1/3 din salariul de baz, sau din ctigul mediu lunar. Art. 20 din lege, atenioneaz cu precizarea expres c: garaniile vor fi recalculate periodic, n funcie de schimbrile intervenite n salariul de baz al gestionarului (indexri de salarii, majorri), precum i n specificul i valoarea bunurilor gestionate, procedndu-se la modificarea corespunztoare a contractului de garanie. n cazul n care n urma recalculrii este necesar constituirea sau complementarea garaniilor suplimentare, aceasta se face n termen de 60 de zile de la data recalculrii. 4.4. Consecine pentru gestionar, n cazul nedepunerii garaniei Termenul legal l constituie prevederile art. 21 din lege care face referiri categorice mpotriva celor care se mpotrivesc la depunerea garaniei: dac gestionarul nu constituie, nu completeaz sau nu aduce, dup caz, garaniile corespunztoare potrivit legii, sau dac din cauza altor reineri, ratele n contul garaniei n numerar nu pot fi reinute i nici nu sunt depuse n condiiile art. 13 se procedeaz la: trecerea gestionarului n alt funcie, sau la desfacerea contractului de munc, din motive neimputabile, dac nu este posibil trecerea acestuia n alt funcie. Se va preciza n carnetul de munc, c desfacerea contractului de munc s-a facut n baza art. 21 din Legea nr. 22 / 1969, pentru neconstituirea, necompletarea, sau nedepunerea n volumul i n timpul stabilit a garaniei. 4.5. Condiiile care trebuie s le ndeplineasc n calitatea de gestionari Regula general privind obligativitatea gestionrii prin casierie a numerarului, a efecturii ncasrilor i plilor la nivelul fiecrei instituii publice este prevazut n art, 1 al Regulamentului operaiunilor de cas aprobat prin Decretul nr. 209/1976. Casieriile trebuie s funcioneze, astfel nct s se asigure condiiile corespunztoare pentru gestionarea numerarului i valorilor bneti. n unitile care au un volum mare de operaii de ncasri i pli, n funcie de specificul i complexitatea activitii, se pot organiza mai multe casierii, ghiee sau puncte de ncasri i pli, a cror activitate este coordonat de ctre un casier central. n conformitate cu prevederile art. 2 din Regulament, operaiile de ncasri i pli n numerar se efectueaz de casieri. De la regula general menionat sunt i excepii n sensul c potrivit art. 25 din Regulamentul operaiunilor de cas, plile care se fac la perioada strict limitat i la subunitile rspndite pe distane mari n teritoriu, este permis ca plile s se fac de ctre anumii salariai stabilii prin decizie de conductorul unitii. Acestora li se spune mandatari fiindc poart

10

sarcina, mandatul, de a efectua pe lng sarcinile de baz la locul de munc, pe aceea de casier cu toate responsabilitile ce decurg din lege. Legislaia n materie (art. 2 alin. 3 din Regulament) atrage atenia asupra exigenei cu care trebuie selecionate persoanele care au sarcina de casier, preciznd : mputernicirea de casier (care se refer i la persoanele responsabile pentru operaii de pli de salarii ) poate fi dat oricrei persoane ncadrate n unitate sau n subunitile acesteia, care ndeplinete condiiile de lege pentru a fi gestionar. Prin urmare pentru ncredinarea sarcinii de casier pltitor a drepturilor de salarii unei persoane investite cu aceast responsabilitate, aceasta trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii : - s nu participe la ntocmirea documentelor de plat i la verificarea lor; - s depun garanie material potrivit Legii nr. 22/1969; - s nu aib antecedente penale; - s ndeplineasc limita minim de vrst pentru funcia de gestionar; - s nu fi produs pagube n avutul public (sau privat); - s restituie n termen la casieria central; - documentele justificative care stau la baza operaiunilor de ncasri i pli n numerar, pentru a fi verificate i nregistrate n contabilitate. 5. Asigurarea condiiilor de gestionare Conductorii unitiilor au obligatia de a asigura gestionarilor condiiile necesare pentru executarea de ctre acetia a atribuiilor ce le revin n domeniul gestionrii bunurilor i numerarului. n cazul gestiunilor bneti, mijloacele materiale se refer n aceste condiii n principal la: - repartizarea unei ncperi separate pentru casier i pentru personalul ajutor n condiiile unei securiti. - dotarea ncperii cu case de fier sau dulapuri metalice, care s asigure securitatea numerarului i a altor valori. - nzestrarea caseriei cu mijloace tehnice de paz i de alarm. - asigurarea pazei pe timpul transportului de numerar la i de la bnci sau alte instituii de credit. n situaia gestiunilor de bunuri pentru buna funcionare a unor asemenea gestiuni conductorii unitilor au obligaia s asigure: - aparatura necesar pentru msurarea, cntrirea i controlul calitii bunurilor. - depozite corespunztoare pentru pstrarea n bune condiii a bunurilor i asigurarea integritii lor mpotriva eventualelor degradri, sustrageri etc. - nzestrarea depozitelor cu rafturi pentru o raional folosire a spaiilor. - pe msura posibilitilor, este indicat folosirea paletizrii i mecanizarea operaiilor de manipulare a bunurilor. - luarea tuturor msurilor de prevenire i stingere a eventualelor incendii. n ceea ce privete prevenirea i stingerea incendiilor, organele de conducere ale unitilor au obligaia s respecte msurile privind prevenirea i stingerea incendiilor dispuse prin H.G, precum i msurile dispuse prin Ordin al Ministerului de Interne pentru aprobarea procedurii de eliberare a avizului i autorizaiei de prevenire i stingerea incendiilor. 6. Drepturile i obligaiile gestionarilor Drepturi: a) la predarea-primirea gestiunii:

11

- s desemneze o persoan sau s consimt s-i reprezinte la aceast operaie, n cazul n care gestionarul este mpiedicat s efectueze personal predarea. - s controleze dac bunurile inventariate corespund datelor nscrise n documente i s identifice viciile aparente. - s participe i s contribuie la inventarierea total a bunurilor din gestiune i mpreun cu membrii comisiei s fac procesul-verbal de predare-primire a gestiunii. b) la primirea bunurilor - s controleze dac bunurile primite corespund datelor nscrise n documentele nsoitoare, att cantitativ ct i valoric, i calitativ i s semneze de primirea lor. - s cear n scris conductorului unitii s-i asigure asistena de specialitate atunci cnd primete bunuri a cror valoare sau complexitate necesit aceast asisten. c) la eliberarea bunurilor - s solicite s i se prezinte un act legal de eliberare a bunurilor i sortimentelor solicitate. d) n cursul perioadei de gestiune - s delege o persoan care, cu acordul unitii, s procedeze la primirea, pstrarea i eliberarea de bunuri, dac gestionarul lipsete din orice cauz. e) la inventarierea gestiunii - s ia cunotin, la momentul oportun, de dispoziia de inventariere luat de conducerea unitii. - s pretind comisiei de inventariere s verifice bunurile inventariate. - s solicite reinventarierea atunci cnd la unele articole se constat eventualele nepotriviri ntre bunurile scrise de gestionar n fia de magazie i listele de inventariere ntocmite de revizori contabili, auditori - s cear efectuarea compensrii plusurilor cu minusurile i acordarea scris a perisabilitilor legale. Obligaii: - s se prezinte n ziua i la ora indicat la locul gestiunii n vederea participrii la operaiunea de predare-primire a gestiunii. - la primirea bunurilor s controleze dac acestea corespund datelor nscrise n actele nsoitoare i s efectueze recepia cantitativ i calitativ a bunurilor. - s cear n scris conductorului unitii s-i asigure asistena de specialitate atunci cnd primesc bunuri. - s elibereze bunuri din gestiunea sa n cantitatea, calitatea i sortimentele specificate n acte, fiind interzis eliberarea de bunuri pe baz de dispoziie verbal. - s completeze actele cu toate operaiunile efectuate n gestiunea sa i s le nregistreze n eviden. - s informeze conducerea unitii despre sustragerile, risipa, degradarea bunurilor ncredinate i s-i le nregistreze n eviden. - s cear n scris conductorului unitii s ia msuri de dotare, de paz i orice msuri necesare de pstrare, primire i eliberare a bunurilor. - s comunice n scris plusurile i minusurile din gestiune de care are cunotin, precum i asupra bunurilor fr micare, cu micare lent sau greu vandabile. - s aduc la cunotin, n scris, conductorului unitii cazurile de incorectitudine n ndeplinirea sarcinilor de serviciu de ctre cei ce gestioneaz bunurile. 7. Schimbarea din funcia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni

12

Prima operaiune de primire a bunurilor pe care o face orice gestionar numit n funcie, este aceea de preluare a gestiuni de la predatori acesta din urm putnd fi fie vechi gestionari, fie alte persoane prevzute de lege. Desigur, n unitiile nou nfiinate sau n cazul unor depozite care se extind, situaii n care se nfiineaz noi gestiuni, acestea iau natere n fapt odat cu primele bunuri primite legal i nregistrate n eviden. Indiferent de cauzele care determin schimbarea din funcie a unui gestionr predareaprimirea gestiunii de bunuri materiale trebuie s se fac ntre gestionarul care pred i cel care primete, pe baza dispoziiei scrise a conductorului de unitate. Dispoziia de schimbare trebuie s cuprind toate elementele necesare pentru ca predareaprimirea s se efectueze cu respectarea normelor de drept. Aceste elemente sunt: indicarea gestiunii care se pred (depozit, magazie sau casierie etc.); numele i prenumele gestionarului predator i a celui primitor; locul, ziua i ora nceperii acestei operaii, precum i termenul final cnd predare-primirea trebuie ncheiat. Dac, n unele cazuri, gestionarul nu poate participa direct la predarea-primirea gestiunii, acesta are dreptul de a numi ca nlocuitor un reprezentant legal n baza unei delegaii scrise i potrivit creia persoana numit acioneaz n numele gestionarului fiind un mandatar al acestuia. Evident, gestionarul care este mpiedicat s fie prezent la predare-primire, este obligat s fac cunoscut, n prealabil, n scris, conducerii unitii n cauz acest lucru, motivnd absena i, totodat, indicnd persoana care nelege s-l reprezinte. Unitatea este n drept s fie de acord sau nu cu persoana desemnat de gestionar. Pentru a-i putea exercita mandatul, reprezentantul gestionarului va trebui s fie ncunotinat n scris despre locul i timpul stabilit pentru predare. Numai ndeplind acest act procedural, unitatea poate trece la predarea-primirea gestiunii n absena gestionarului sau a reprezentantului desemnat de el. n cazul n care gestionarul sau reprezantul nu se prezint la locul i timpul stabilit, predarea se face n numele gestionarului de ctre persoana desemnat n acest scop de conductorul unitii. n principiu, gestionarul este descrcat atunci cnd pred gestiunea i noul gestionar semneaz de primire n procesul verbal de inventariere ncheiat. La rndul su, noul gestionar se ncarc cu bunurile din gestiunea respectiv. El nu poate fi fcut rspunztor dect numai pentru mrfurile efectiv preluate. Totui nu poate fi exclus posibilitatea unor erori la controlul i inventarierea bunurilor. ntr-un asemenea caz erorile se corecteaz pe cale legal de ctre conducerea unitii sau de alte organe stabilite de lege, dup caz. B. Inventarierea patrimoniului unei entiti publice 1. Definiia i obiectul inventarierii Inventarierea patrimoniului reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor respective, cantitativ valoric, sau numai valoric, dup caz, la data la care aceasta se efectueaz. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti, precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii pentru respectivul exerciiu financiar. Organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv din cadrul societilor comerciale, societilor/companiilor naionale, regiilor autonome, institutelor

13

naionale de cercetare-dezvoltare, societilor cooperatiste, instituiilor publice, asociaiilor i celorlalte persoane juridice cu i fr scop patrimonial, precum i ale persoanelor fizice care desfoar activiti productoare de venituri, denumite n continuare uniti, se efectueaz potrivit predevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, ale reglementrilor contabile aplicabile, precum i ale OMF 1753/2004. n temeiul prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, unitile patrimoniale au obligaia s efectueze inventarierea general a elementelor de activ i de pasiv deinute la nceputul activitii, cel puin o data pe an pe parcursul funcionrii lor, n cazul fuziunii sau ncetrii activitii, precum i n urmtoarele situaii: - la cererea organelor de control, cu prilejul efecturii controlului, sau a altor organe prevzute de lege; - ori de cte ori sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri n gestiune care nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere; - ori de cte ori intervine o predare primire de gestiune; - cu prilejul reorganizrii gestiunilor; - ca urmare a calamnitilor naturale sau a unor cazuri de for major - n alte cazuri prevazute de lege. n cazul n care, n situaiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate ine loc de inventariere anual; cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaia gestionrii elementelor de activ i de pasiv, cu respectarea prevederilor pct. 5 alin. 3 din OMFP 1753/2004. n baza prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, Ministerul Finanelor Publice poate aproba excepii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate n administrarea instituiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite. n cazul n care, n situaiile de mai sus, sunt inventariate toate elementele patrimoniale ntr-o gestiune, aceasta poate ine loc de inventariere anual, cu aprobarea ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaia gestionarii patrimoniului. Inventarierea anual a elementelor patrimoniale se face, de regul, cu ocazia ncheierii exerciiului financiar, avndu-se n vedere i specificul unitii. Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum i alte valori aflate n caseria unitilor patrimoniale se inventariaz n conformitate cu Regulamentul operaiunilor de cas, emis de Banca Naional a Romniei. n situaia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, n registrul inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate i nscrise n listele de inventariere ( cod 14 3 12, 14 3 12 /a i 14 3 12 / b ) actualizate cu intrrile i ieirile de bunuri, din perioada cuprins ntre data inventarierii i data de 31 decembrie. 2. Organizarea efecturii inventarierii Rspunderea pentru buna organizare a lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, i n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionarii elementelor de activ i de pasiv i care elaboreaz i transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitii.

14

Inventarierea elementelor de activ i de pasiv se efectueaz de ctre comisii de inventariere; format din cel puin dou persoane, numite prin decizie scris, emis de persoanele autorizate prevzute la pct. 6 din OMF 1753/2004. n decizia de numire se menioneaz, n mod obligatoriu, componena comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de ncepere i terminare a operaiunilor. La unitile mici, inventarierea poate fi efectuat de ctre o singur persoan. Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de ctre o comisie central numit, de asemenea, prin decizie scris, emis de conducerea unitii, care trebuie s organizeze, s instruiasc, s supravegheze i s controleze modul de efectuare a operaiunilor de inventariere. Comisia de inventariere rspunde de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor legale. Pentru desfurarea n bune condiii a operaiunilor de inventariere, n comisii vor fi numite persoane cu pregtire corespunztoare economic i tehnic, care s asigure efectuarea corect i la timp a inventarierii elementelor de activ i de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementrilor contabile aplicabile. Inventarierea i evaluarea patrimoniului se poate efectua att prin salariaii proprii, ct i pe baz de contracte de prestri de servicii ncheiate cu persoane fizice sau juridice. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor supuse inventarierii i nici contabilii care in evidena gestiunii respective. Membrii comisiei de inventariere nu pot fi nlocuii dect n cazuri bine justificate i numai prin decizie scris, emis de ctre cei care i-au numit. 3. Desfurarea operaiunilor de inventariere n vederea bunei desfurri a operaiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane, care au obligaia gestionrii patrimoniului trebuie s ia msuri pentru crearera condiiilor corespunztoare de lucru comisiei de inventariere, prin: - organizarea depozitrii valorilor materiale grupate pe sorto - tipo dimensiuni, codificarea acestora i ntocmirea etichetelor de raft; - inerea la zi a evidenei tehnico operative la gestiunile de valori materiale i a celei contabile i efectuarea lunar a confruntrii datelor dintre evidene; - participarea la lucrrile de inventariere a ntregii comisii de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaz, respectiv pentru soartare, aezare, cntrire, msurare, numrare etc.; - asigurarea participrii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pre etc.) a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise; - dotarea gestiunii cu aparate i instrumente adecvate i n numr suficient pentru msurare, cntrire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum i cu formularele i rechizitele necesare; - dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul i de sigilare a spaiilor inventariate; - asigurarea proteciei membrilor comisiei de inventariere n conformitate cu normele de protecie a muncii; - dotarea gestiunilor (magazie, depozite etc.) cu dou rnduri de ncuietori diferite.

15

Dup primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere, ridic sub semntura directorului economic, a contabilului ef sau a altei persoane numite s ndeplineasc aceast funcie, listele de inventariere, vizate i parafate de ctre aceasta, dup care comisia se prezint la sediul gestiunii ce urmeaz a fi inventariat n vederea inventarierii fizice (faptice) Comisia de inventariere trebuie s verifice dac gestionarul: gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare, n afara valorilor materiale ale unitii patrimoniale respective, are n gestiune i altele aparinnd terilor, primite cu sau far documente, are plusuri sau lipsuri n gestiune despre a cror cantitate sau valoare are cunotin, are valori materiale nerecepionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au ntocmit documente aferente, a primit sau a eliberat valori materiale fr documente legale, deine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n gestiunea sa, are documente de primire eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate. De asemenea, gestionarul va meniona n declaraia scris felul, numrul i data ultimului document de intrare i de ieire a bunurilor n/din gestiune: - s identifice toate locurile (ncperile) n care exist valori materiale ce urmeaz a fi inventariate; - s asigure nchiderea i sigilarea, n prezena gestionarului, ori de cte ori se ntrerup operaiunile de inventariere i se prsete gestiunea. Dac valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de ctre o singur persoan, sunt depozitate n locuri diferite sau cnd gestiunea are mai multe ci de acces, membrii comisiei care efectueaz inventarierea trebuie s sigileze toate aceste locuri i cile lor de acces, cu excepia locului n care a nceput inventarierea, care se sigileaz numai n cazul cnd inventarierea nu se termin ntr-o singur zi. La reluarea lucrrilor, se verific dac sigiliul este intact, n caz contrar, acest fapt se va consemna ntr-un proces verbal de desigilare, care se semneaz da ctre comisia de inventariere i de ctre gestionar, lundu-se msurile corespunztoare. Documentele ntocmite de comisia de inventariere rmn n cadrul gestiunii inventariate, n fiete, casete, dulapuri etc., ncuiate i sigilate. Sigiliul se pstreaz, pe durata inventarierii, de ctre responsabilul comisiei de inventariere. Declaraia se dateaz i se semneaz de ctre gestionarul rspunztor de gestiunea valorilor materiale i de ctre comisia de inventariere, care atest c a fost dat n prezena sa, s bareze i s semneze, la ultima operaiune, fiele de magazie, menionnd data la care s-au inventariat valorile materiale, s vizeze documentele care privesc intrri sau ieiri de valori materiale, existente n gestiune dar nenregistrate, s dispun nregistrarea acestora n fiele de magazie i predarea lor la contabilitate, astfel nct situaia scriptic a gestiunii s reflecte realitatea. La unitile de desfacere cu amnuntul care folosesc metoda global valoric s asigure ntocmirea de ctre gestionar, nainte de nceperea inventarierii, a raportului de gestiune n care s se nscrie valoarea tuturor documentelor de intrare i de ieire a mrfurilor, precum i cele privind numrul depus la caserie, ntocmite pn n momentul nceperii inventarierii, precum i depunerea acestui raport la contabilitate; s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma ncasrilor din ziua curent, solicitnd ntocmirea monetarului ( la gestiunile cu vnzare cu amnuntul ) i depunerea numerarului la casieria unitii, s ridice benzile de control de la aparatele de cas i tampila unitii (acolo unde este cazul) i s le pstreze n siguran; s controleze dac toate

16

instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun stare de funcionare. n cazul n care gestionarul lipsete, comisia de inventariere aplic sigiliul i comunic aceasta conducerii unitii patrimoniale. Conducerea unitii are obligaia s ncunotiineze imediat n scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie s se efectueze, indicnd locul, ziua i ora fixate pentru nceperea lucrrilor. Dac gestionarul sau reprezentantul su legal nu se prezint la locul, data i ora fixate, inventarierea se organizeaz de ctre comisia de inventariere n prezena altei persoane, numite prin decizie scris, care s-l reprezinte pe gestionar. Pentru desfurarea corespunztoare a inventariereii este indicat, dac este posibil, s se sisteze operaiunile de predare primire a bunurilor supuse inventarierii, lundu-se din timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii vor fi afiate la loc vizibil. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup caz. Bunurile aflate n ambalaje originale intacte nu se desfac dect prin sondaj, acest lucru urmnd a fi menionat i n listele de inventariere respective. Comisia de inventariere are obligaia s controleze toate locurile n care pot s existe bunuri supuse inventarierii. Toate bunurile ce se inventariaz se nscriu n listele de inventariere, variant simplificat (cod 14 3 12/b), care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe gestiuni i pe categorii de bunuri. Bunurile aparinnd altor uniti (nchiriate, n custodie, spre prelucrare etc.) se inventariaz i se nscriu n liste separate. Listele de inventariere cuprinznd valorile materiale aflate n custodie se trimit i persoanei fizice sau juridice, romne sau strine, dup caz, creia i aparin bunurile respective, n termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s comunice eventualele nepotriviri n termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea n acest termen presupune recunoaterea exactitii datelor nscrise n listele de inventariere primite. n caz de nepotriviri, unitatea deintoare este obligat s clarifice situaia diferenelor respective i s comunice constatrile sale persoanei fizice sau juridice creia i aparin bunurile respective, n termen de cinci zile de la primirea sesizrii. Creanele fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor, soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi, (cod 14 6 3) sau punctajelor reciproce n funcie de necesiti. Disponibilitile aflate n conturi la bnci se inventariaz prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bnci cu cele din contabilitate. n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 dec. puse la dispoziie de unitile bancare clienilor vor purta n mod obligatoriu tampila oficial a bnci . Disponibilitile n lei i n valut din caseria unitii se inventariaz n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu cele din contabilitate.

17

Pentru toate celelalte elemente patrimoniale de activ i pasiv, cu ocazia inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare care se vor ataa la listele respective, dup primirea confirmrii. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fr micare sau greu vandabile, comenzi n curs, abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obligaiile incerte ori n litigiu se ntocmesc liste de inventariere separate . Inventarierea fondului de carte se face potrivit normelor elaborate de Ministerul Culturii . Inventarierea terenurilor se efectueaz pe baza documentelor care atest proprietatea acestora i a schielor de amplasare . Cldirile se inventariaz prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a dosarului acestora prin inspectarea i compararea constatrilor cu datele prevzute n documentele respective. Investiiile puse n funciune total sau parial, crora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca mijloace fixe, se nscriu n liste de inventariere separate. De asemenea, lucrrile de investiii care nu se mai execut, fiind sistate sau abandonate, se nscriu n liste de inventariere separate, artndu-se cauzele sistrii sau abandonrii, aprobarea de sistare sau abandonare i msurile ce se propun n legatur cu aceste lucrrii. Inventarierea lucrrilor de reparaii capitale neterminate ale cldirilor, instalaiilor, mainilor, utilajelor, mijloacelor de transport i ale altor obiecte, n cazul n care are loc o cretere a valorii acestora sau o mrire a duratei de funcionare, se face prin verificarea la faa locului a stadiului fizic al lucrrilor. Lucrrile de reparaii capitale neterminate se consemneaz ntr-o lista de inventariere separat n care se indic denumirea obiectului supus reparaiei, gradului de executare a reparaiei, costul de deviz i cel efectiv a lucrrilor executate. Formularele cu regim special se nscriu n liste de inventariere n ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu uurin integritatea acestora, n conformitate cu dispoziiile legale. Pe ultima fil a listei de inventariere, gestionarul trebuie s menioneze dac toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. De asemenea aceasta menioneaz dac are obiecii cu privire la efectuarea inventarierii. n acest caz, comisia de inventariere este obligat s analizeze obieciile, iar concluziile la care a ajuns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere. Listele de inventariere se semneaz, pe fiecare fil, de ctre membrii comisiei de inventariere i de ctre gestionar. n cazul gestiunilor colective (cu mai muli gestionari), listele de inventariere se semneaz de ctre toi gestionarii, n cazul predrii-primirii gestiunii, aceasta se semneaz de ctre gestionarul predator, ct i de cel primitor. Inventarierea faptic a patrimoniului unitilor se materializeaz prin nscrierea cu cerneal sau pix, fr spaii libere i fr tersturi, a valorilor inventariate n formularul. Lista de inventariere (variant simplificat cod 14-3-12/b), n urma verificri existenei fizice a fiecrui bun inventariat. Lista de inventariere (cod-3-12) servete ca document pentru stabilirea lipsurilor i a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarieri prin preluarea din listele de inventariere (variant simplificat-cod 14-3-12/b) numai a poziilor cu diferene.

18

Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se ntocmesc liste de inventariere distincte (varianta simplificat-cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, n listele de inventariere (cod 14-3-12). Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice (cod 14-3-12/a) are rolul de stabilire a diferenelor valorice n plus sau n minus, cu deosebirea c se foloeste la acele gestiuni la care evidena analitic a valorilor materiale se ine dup metoda global-valoric. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de nregistrare anual i de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. n el se nregistreaz toate elementele de activ i pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme i grupate dup natura lor, conform posturilor din bilanul contabil. Elementele patrimoniale nscrise n registrul-inventar au la baz listele de inventariere centralizatoare i procesele-verbale de inventariere care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil. 4. Stabilirea rezultatelor inventarierii Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic i nscrise n listele de inventariere cu cele din evidena tehnico-operativ (fiele de magazie) i din contabilitate. Constatrile comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate i stabilirea diferenelor, se consemneaz n listele de inventariere. n cazul modificrilor ulterioare fcute unilateral n fiele de magazie, consemnrile vor fi precedate de o anchet prealabil amnunit. nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaz la o verificare minuioas a exactitii tuturor stocurilor din fiele de magazie i a soldurilor din contabilitatea pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceast ocazie trebuie corectate operativ, dup care se procedeaz la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantitilor consemnate n listele de inventariere, variant simplificat, cu evidena tehnico operativ pentru fiecare poziie n parte, urmnd ca poziiile cu diferen s fie n list de inventariere centralizatoare. Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere, dup confirmarea de ctre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, ntr-un proces verbal. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii trebuie s conin, n principal, urmtoarele elemente: data ntocmirii, numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere, numrul i data actulului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariat, data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i la persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fr micare lent, greu vandabile, fr desfacerea asigurat i propuneri de msuri n vederea reintegrrii lor n circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar i declasare sau casare a unor stocuri, constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritii bunurilor din gestiune, precum i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. Propunerile cuprinse n procesul verbal al comisiei de inventariere se prezint, n termen de 3 zile de la data ncheierii operaiunilor de inventariere, conductorului unitii patrimoniale. Acesta, cu avizul conductorului compartimentului financiar contabil i al efului compartimentului juridic, decide, n termen de cel mult 5 zile, asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. 5. Valorificarea rezultatelor inventarierii

19

Pentru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate, precum i pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie s primeasc explicaii scrise de la persoanelor care au rspunderea gestionrii. Pe baza explicaiilor primite i a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabilete caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor i deprecierilor constatate, precum i caracterul plusurilor, propunnd, n conformitate cu dispoziiile legale, modul de regularizare a diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice, rezultate n urma inventarierii. n cazul n care, n urma inventarierii, rezult plusuri sau minusuri de inventar, n vederea punerii de acord a evidenei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor nregistra ca atare n contabilitate, fr a se face compensri ntre ele. n cazul constatrii unor lipsuri n gestiune, imputabile, conductorul unitii va lua msura imputrii acestora la valoarea lor de nlocuire (preul pieei i grad uzur) Compensarea se face pentru cantiti egale ntre plusurile i lipsurile constatate. Pentru valorile materiale la care sunt acceptate sczminte, n cazul n compensrii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, sczmintele se calculeaz numai n situaia n care cantitiile lips sunt mai mari dect cantitiile constatate n plus. n aceast situaie, cotele de sczminte se aplic n primul rnd la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile. Pentru pagubele constatate n gestiune rspund persoanele vinovate de producerea lor. Rezultatele inventarierii trebuie nregistrate att n evidena tehnico operativ, ct i n contabilitate, n termen de cel mult 5 zile de la data terminrii operaiunilor de inventariere. Pe baza registrului inventar, a balanei de verificare se ntocmete bilanul contabil, ale crui posturi, n conformitate cu prevederile Legii contabilitii, trebuie s corespund cu datele nregistrate n contabilitate, puse de acord cu situaia real a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului. Valoarea materialelor aflate n stoc la sfritul anului la unitile subordonate fr organe proprii de contabilitate nregistrate pe cheltuieli pe baza listelor de inventariere separate, se evideniaz n contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor i majorarea valoriilor de materiale. La nceputul anului urmtor, operaiunea se storneaz prin debitarea contului de cheltuieli i creditarea contului de materiale corespunztor. n acelai mod se procedeaz cu valoarea stocurilor de materiale aflate n seciile, laboratoarele, atelierele instituiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate nc. Pentru deprecierile consemnate n procesul verbal de inventariere, instituiile publice, neaplicnd principiul prudenei, nu constituie provizioane. Pentru lipsuri, sustrageri i orice alte fapte care produc pagube ce constituie infraciuni, ordonatorul de credite este obligat s sesizeze organele de urmrire penal, n condiiile i la termenele stabilite de lege. Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum i debitorii devenii insolvabili, se evideniaz n contabilitate n conturi analitice distincte, iar n cadrul acestora pe fiecare debitor, urmrindu-se recuperarea lor potrivit legii. Scderea din contabilitate a unor pagube care nu se datoreaz culpei unei persoane se face n baza aprobrii ordonatorului de credite ierarhic superior.

20

1. Adresa pentru obinerea cazierului judiciar Antetul entitii publice Nr. _____ din _______ Ctre, Inspectoratul de Poliie al __________________________ - Cazier judiciar Prin prezena, n conformitate cu prevederile L 22 / 1969, v rugm s binevoii a ne comunica datele privind antecedentele penale privind pe dl (dna) _________________________________ fiul lui _________________ i al ___________________ , nscut la data de ________________ n _______________, cu domiciliul stabil n _________________ , de profesie _______________________. Numele avut nainte de cstorie (dac este cazul) ______________________. Identitatea s-a stabilit prin ______________________________. Menionm c, datele ne sunt necesare pentru ncadrarea pe funcie cu gestiune. Mulumim pentru colaborare, Director, Secretar ef, 2. Act de garanie pe baz de numerar Antetul entitii publice Nr. ____ din ________ Act de garanie pe baz de numerar Contabil ef _______________ Aviz de legalitate Consilier juridic ____________ Subsemnatul --------------------------------------, domiciliat n --------------------, str.-----------------------------, nr. ---------, et. --------, ap. -----------------, nscut n localitatea --------------------------------, judeul -----------------------, anul -------------, luna-----------, ziua ----------, fiul lui ----------------------- i al -------------------------, avnd buletinul de identitate seria ---------, nr. ------------------------------,eliberat de ----------------------------, ncadrat la entitatea public ---------------------------------------- din -------------------------, la data de ------------------------. Avnd n vedere prevederile Legii nr. 22 / 1969 declar c pentru acoperirea eventualelor lipsuri sau pagube cauzate de mine n gestiunea unitii sus menionate, m oblig s constitui o garanie n numerar echivalent cu ------------- salarii n valoare de --------------- lei i sunt de acord c suma s-mi fie reinut n rate lunare de 1 / 10 din salariul de baz lunar. Am luat cunotin de prevederile legale privind depunerea garaniei la CEC(banc) ntrun carnet de consemnare pe numele subsemnatului i c acesta se restituie numai la desfacerea contractului de munc sau la trecerea mea ntr-o munc pentru care nu se cere garanie. De asemenea, sunt de acord c garania constituit s fie folosit de entitate public pentru acoperirea oricrei pagube cauzate de mine n gestiune n timpul executrii contractului de munc atunci cnd acestea nu vor putea fi acoperite pe alt cale legal i n acest scop mputernicesc entitate public s ridice de la CEC (banca) suma nscris n libret. DATA: -----------------------SEMNTURA GESTIONARULUI,

21

3. Act adiional la contractul de garanie Antetul entitii publice Nr. ___ din ________ Act adiional la contractul de garanie Subsemnatul domiciliat n fiul lui i al . avnd Buletinul de identitate Seria nr. .eliberat de la data de , ncadrat n funcia gestionar la , cu ncepere de la data de .cu un salariu de baz lunar de .lei, ca urmare a schimbrii intervenite n .. sunt de acord cu recalcularea garaniei i m oblig s constitui o garanie n numerar de..lei. Celelalte condiii ale contractului de garanie nr. din rmn nemodificate. Data, Semntura,

4. Proces-verbal privind recalcularea garaniilor n numerar Antetul entitii publice Nr. _____ din ________ Proces verbal privind recalcularea garaniilor n numerar Anul luna ziua Urmarea schimbrilor intervenite prin punerea n aplicare a , s-a procedat la recalcularea garaniilor gestionarilor specificai mai jos, stabilindu-se garaniile artate n dreptul fiecaruia: Numele si prenumele Funcia Garania .. . .. Compartimentul Resurse umane i financiar contabil, va proceda la modificarea corespunztoare a contractelor de garanie n numerar i le va ataa la contractul de munc. Director, Secretar ef,

5. Aviz pentru ncredinarea unei gestiuni mai multor persoane Antetul entitii publice Nr. ______ din _________ Aviz pentru ncredinarea unei gestiuni mai multor persoane Subsemnatul ------------------------------------------------ avnd funcia de gestionar la -----------------------------------------, menionez c n conformitate cu prevederile art. 7 din Legea 22/1969, sunt de acord s gestionez bunurile ncredinate mpreun cu urmtorii gestionari: 1. ----------------------------------------------2. ----------------------------------------------3. ----------------------------------------------Data, Semntura,

22

Not: Obinerea avizului este necesar i n cazul n care n subordinea unui gestionar se ncadreaz sau se trece o anumit persoan, indiferent de calitatea acesteia. 6. Aviz pentru angajaii din subordinea gestionarului Antetul entitii publice Nr. ____ din _________ Aviz pentru angajaii din subordinea gestionarului Subsemnatul --------------------------------------------- avnd funcia de gestionar la ------------------------------------------, menionez c n conformitate cu prevederile art. 7 din Legea 22/1969, sunt de acord c dl (d-na)__________ s lucreze n subordinea mea n funcie de: Data, Semntura,

23

B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITI PUBLICE 1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului Antetul entitii publice Dispoziia nr. ___ / __________ Ordonator de credite (nume i prenume), n calitate de (funcia), al (entitatea public) numit prin (Ordin, Decizie, Dispoziie) nr. ____din ____ Avnd n vedere prevederile art.8 ale Legii nr. 82/1991, i pct.6 a OMFP nr.1753/2004 privind inventarierea patrimoniului coroborate cu Legea 22/1969 i HCM 2230/1969. Avnd n vedere referatul contabilului ef al (entitatea public), nregistrat la data de _____ sub nr.______, privind declanarea operaiunii de inventariere anual a patrimoniului i numirea comisiei de inventariere; n temeiul Regulamentului privind organizarea i funcionarea (entitatea public); DISPUNE: Art.1. Cu data prezentei se constituie comisia de inventariere anual a ntregului patrimoniu al (entitatea public) pentru anul______, n urmtoarea componen: 1. Preedinte: (de regul, conductorul instituiei sau directorul administrativ) 2, 3, 4 Membrii: 5. Secretar: Art.2. Contabilul ef _____________ se va ocupa de instruirea comisiei de inventariere, ntocmindu-se proces verbal cu semnturile de luare la cunotiin. Art.3. Prezenta comisie va desfura inventarierea patrimoniului n conformitate cu L 82/1991, OMFP 1753/2004, iar valorificarea inventarierii se va face n perioada ________; Art.4. Evaluarea rezultatelor inventarierii i propunerile pentru casare vor fi naintate de ctre comisia de inventariere, conductorului unitii, cu proces verba, pn la data de_______. Art.5. Prezenta dispoziie se ncredineaz spre executare membrilor comisiei i se comunic Compartimentelor Secretariat, Contabilitate, Audit Public Intern, Membrilor Comisiei. Director, Contabil ef,

2. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere Compartiment contabilitate Nr. ____ din ____________ ntiinarea membrilor comisiei de inventariere Se convoac domnii: Numele, prenumele Semntura 1.-----------------------------------------------------------------------2.------------------------------------------------------------------------

24

3.-----------------------------------------------------------------------4.-----------------------------------------------------------------------5.-----------------------------------------------------------------------pentru data de -----------------------------, orele -------------------------, la Compartimentul contabilitate pentru a fi instruii de ctre contabilul ef n vederea efecturii inventarierii anuale a patrimoniului conform Legii L 22/1969, Legii 82/91 republicat, OMFP 1753/2004. Director, Contabil ef,

3. Proces-verbal de instruire Antetul entitii publice Compartiment Nr. ____ din ________ Proces-verbal de instruire ncheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de inventariere anual a patrimoniului, stabilite prin Dispoziia nr. ----din---,de ctre (conductorul entitii publice). La instruire particip toi membrii comisiei i sunt prezentate atribuiunile fiecruia, conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004. Desfurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului este propus pentru perioada --------, iar evaluarea rezultatelor se desfoar n perioada_____. Odat cu evaluarea rezultatelor se vor nainta i propunerile pentru casare. Contabil ef, Au luat la cunotin, (Componena comisiei) 4. Declaraia de inventar Antetul entitii publice

Declaraia de inventar

Subsemnatul ---------------------------------------- gestionr la --------------------------------------------------------- declar urmtoarele: - dac are cunotin c are plusuri de valori bneti sau materiale n gestiunea sa: (DA sau NU) - dac are n pstrare i alte valori aparinnd terilor; (DA sau NU) - dac a primit sau eliberat valori materiale fr documente legale; (DA sau NU)

25

- existena n gestiune a unor bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au ntocmit documentele respective; (DA sau NU) - existena unor documente de primire eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU) - dac gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare dect acelea cu privire la care se ia declaraia i unde anume; (DA sau NU) - dac deine numerar rezultat din vnzarea mrfurilor din gestiune; (DA sau NU) - numrul i data ultimelor documente de intrare i ieire a valorilor materiale; (DA sau NU) - alte date i elemente pe care organul de control sau gestionarul le consider necesare, pentru buna funcionare a inventarierii gestiunii.

Semntura -----------------------------

Data ----------------------------

Dat n faa noastr, (Componena comisiei)

26

5. List de inventariere Unitatea Magazia Nr. crt. Denumirea bunurilor inventariate LISTA DE INVENTARIERE Data _____________ Cod sau numrul de inventar CANTITI Stocuri Diferene PRE UNITAR Gestiunea Loc de depozitare VALOAREA CONTABIL Diferene Valoarea de inventar DEPRECIEREA Pag.

Valoarea

Scriptice

Faptice

Minus

Valoarea

Motivul (cod)

Plus

10

Minus 11

U/M

Plus

12

13

14

NOT: n caz de predare-primire a gestiunii semneaz att persoana care pred, ct i cea care preia gestiunea (gestionar).

Semntura

Numele i prenumel

Comisia de inventariere

Gestionar

Contabilitate

27

6. Lista cu propunerile pentru casare Lista cu propunerile pentru casare Nr. crt. Denumirea M.F./ O.B.I./ materiale U/M P.U. Cantitatea Valoare total Durata de funcionare (numai pt. M.F. ) Obs. (Gradul de uzur al M.F.)

Comisia de inventariere

7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare Antetul entitii publice Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare Denumire M.F. ----------------------------------------------------------------------------Anul de fabricaie ----------------------------- nr. de inventar ----------------------------Pri componente ale M.F., existent la data propunerii (n cazul utilajelor formate din subansamble sau cldiri cu anexe mbuntite)--------------------------------Lista de piese, accesorii, pri componente -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cauzele degradrii (acident, uzur, etc.) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Durata de serviciu (n ani) ------------------------------------------------------------------Greutatea M.F. -------------------------------------------------------------------------------Recuperri de piese i materiale -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cantitatea de materiale rmas pentru a fi predat la organele de colectare (lemn, fier vechi, etc.) -------------------------------------------------------------------------------Numele i prenumele membrilor comisiei ---------------------------------------------------------------

Semntura ---------------------------------------------------

28

8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor i a mijloacelor fixe cu durat normat exprirat Antetul entitii publice Nr. ____ din _________ Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin I. Concluzii Comisia constituit n baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a urmtoarelor O.B.I. n folosin care au un grad de uzur avansat: Denumirea O.B.I. Cod U/M Cant. P/U Valoare lei __________________________________________________________________ II. Materiale i deeuri recuperate Denumirea materialului Cod U/M Cant. P/U Valoare Lei __________________________________________________________________________________ __________________________________________________

9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale I. Concluzii Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ---- din ----- pe baza documentelor anexate -------propune casarea urmtoarelor MF ----------- i declasarea urmtoarelor mijloace materiale -------. II.Casarea-delasarea efectiv Subsemnaii ----------------am procedat la casarea sau declasarea -------------Operaiunea de clasare sau declasare s-a efectuat de la --------------------pn la ----------------------------- i s-au recuperat: 1. Piese / materiale Denumirea pieselor i materialelor U/M Cantitate P/U Valoare

2. Pri componente ce pot fi folosite ca mijloace fixe independente Denumirea mijlocului fix Total Numr de inventariere Cod de clasificare Valoare

29

III. Materialele nevalorificabile au fost lichidate astfel: Denumirea materialelor Total Comisia, Gestionar, Cantitate Procedeul folosit pt. lichidare

10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii ncheiat azi --------------------------------------Subsemnaii ---------------- membrii ai comisiei operative de inventariere numii prin ----------------------------- am procedat la inventarierea faptic a --------. Inventarierea s-a efectuat n prezena gestionarului -------- prin cntrire i msurare. Toate produsele au fost cuprinse n listele de inventariere de la pagina --la pagina -------------------- . n urma inventarierii efectuate s-a constatat: Plus de inventar n valoare de lei ------------------------------ . Minus de inventar n valoare de lei ---------------------------- . Att plusurile ct i minusurile constatate se datoresc: -------------------------------------------------------------------------------------------Menionm c au fost propuse pentru casare, bunuri n valoare ---------------Drept pentru care am ncheiat prezentul proces verbal. COMISIA OPERATIV DE INVENTARIERE FAPTIC GESTIONAR

30

INVENTARUL ACTIVITILOR
pentru compartimentul financiar contabil
Nr. Crt. I DOMENIUL / MISIUNEA INVENTARIEREA PATRIMONIULUI ENTITII PUBLICE

Etape 1. Organizarea efecturii inventarierii

Activiti/ Documente 1.Dispoziia de organizare, desfurare i valorificare a inventarierii patrimoniului 2.ntiinarea membrilor comisiei de inventariere 3.Proces verbal de instruire 4.Declaraia de inventar 5.List de inventariere 6.Proces verbal cu propunerile pentru casare 7.Proces verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Observaii Director

Secretar Contabil ef Comisia Comisia Comisia Comisia

2. Desfurarea operaiunilor de inventariere 3. Stabilirea i valorificarea rezultatelor inventarierii

10.1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului Scop: Stabilirea perioadei i a comisiei de inventariere. Premise : Este un act juridic, ntocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 i pct. 6 a OMFP nr. 1753/2004 n vederea ndeplinirii obiectivului general al entitii publice, precum i asumarea responsabilitilor pe fiecare membru al comisiei n vederea evitrii aparitiei de neregulariti i riscuri n gestionarea patrimoniului public. Conductorul entitii publice Emite dispoziia de inventariere a patrimoniului (numind comisia i perioada de inventariere) Aloc un numr dispoziiei de inventariere Asigur copii ale acestui document nmneaz dispoziia fiecrui membru din comisie, sub semntur, i persoanelor implicate n aceast activitate Ia la cunotin de dispoziia dat i de sarcinile repartizate Arhiveaz acest document

Secretariat

Comisia Secretariat

31

10.2. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere n vederea instruirii lor pentru declanarea inventarierii, repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor. Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunotin cu data, locul i ora desfurrii edinei de instruire n vederea ndeplinirii obiectivului fixat. Comisia Gestionar Contabil ef Compartiment contabilitate Redacteaz documentul de ntiinare Comunic fiecrui membru din comisie data, ora, locul desfurrii edinei de instruire Ia la cunotin sub semntur despre edina de instruire n vederea declanrii inventarierii Ia la cunotin asupra desfurrii edinei de instruire n vederea declanrii inventarierii Ia la cunotin despre locul, ora i data desfurrii edinei de instruire Arhiveaz acest document alturi de dispoziia de inventariere

Secretariat

10.3. Proces-verbal de instruire Scop: Prezentarea atribuiilor fiecrui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii 82/1991, OMFP 1753/2004 precum i a modului de ntocmire a documentelor. Prezentarea perioadei de desfurare a inventarierii patrimoniale, precum i perioada de evaluare a rezultatelor. Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunotin cu sarcinile trasate i de asumare a lor n vederea ndeplinirii obiectivului fixat. Comisie Compartiment contabilitate Instruiete comisia de inventariere nmneaz listele de inventar semnate i tampilate preedintelui comisiei Semneaz procesul verbal de instruire c a luat la cunotin Ridic listele de inventar sub semntur Arhiveaz acest document alturi de dispoziie

Contabil ef

10.4. Declaraia de inventar Scop: Declararea plusurilor de valori bneti sau materiale, dac are n pstrare i alte valori, existena n gestiune a unor bunuri nerecepionate, existena unor documente de primireeliberare care nu au fost operate, etc. Premise : Este un act juridic ntocmit de gestionar n faa comisiei de inventariere pentru certificarea situaiei patrimoniale la momentul declanrii inventarierii i pentru buna funcionare a inventarierii gestiunii.

32

Gestionar Comisie

Redacteaz declaraia de inventar n faa comisiei i o semneaz Verific datele din declaraia de inventar dat de gestionar i o semneaz

10.5. List de inventariere Scop: Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti, precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice. Premise : Este un document intern de lucru menit s asigure o imagine real, faptic, a tuturor elementelor, precum i stabilirea lipsurilor i plusurilor de valori materiale, document pentru ntocmirea registrului-inventar. ntocmete lista de inventariere pe locuri de depozitare prin identificarea stocurilor prin numrare, msurare, cntrire la faa locului; ntocmete separat liste de inventariere pentru bunurile depreciate sau deteriorate, fr micare sau greu vandabile; Verific instrumentele i aparatele de msur sau cntrire; Controleaz toate locurile n care pot s existe bunuri supuse inventarierii; La sfritul zilei sigileaz toate ncperile pn a doua zi; Semneaz listele de inventariere Pe ultima fil a listei de inventariere menioneaz c toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. Menioneaz dac are obiecii cu privire la efectuarea inventarierii; Nu face parte din comisia de inventar; Semneaz listele de inventariere Completeaz n listele de inventariere soldurile scriptice din contabilitate; Semneaz listele de inventariere; Arhiveaz aceste liste de inventariere

Comisia

Gestionarul Compartiment contabilitate -

10.6. Lista cu propunerile pentru casare Scop: Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar, declasarea i casarea unor stocuri. Premise : Este un document intern de constatare a condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au

33

ndeplinit norma de timp i se propun pentru declasare i casare , precum i a altor bunuri materiale. ntocmete procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza Notei privind starea tehnic a mijloacelor fixe; ntocmete procesul-verbal cu propunerile de declasare i casare a obiectelor de inventar care sunt depreciate sau depite moral Semneaz procesul-verbal cu propunerile; nainteaz procesul-verbal secretariatului Aloc numr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare; nainteaz procesul - verbal cu propunerile conductorului unitii spre avizare; Avizeaz procesul verbal cu propunerile pentru casare i le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite Verific i nregistreaz operaiunile privind scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale Arhiveaz procesul verbal cu propunerile

Comisia Secretariat Conductorul entitii publice Compartiment contabilitate -

10.7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare Comisia Compartiment contabilitate Conductorul entitii publice Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si propune casarea in funcie de gradul de uzura nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii patrimoniale. Analizeaza propunerile de casare ale comisiei, urmarind durata normata de functionare; Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.

34

10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor i a mijloacelor fixe cu durat normat expirat Comisia constituit n baza deciziei nr. -------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a urmtoarelor O.B.I. n folosin care au un grad de uzur avansat Stabilete materialele si deeurile rezultate nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii patrimoniale. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. Preda cantitatea deeurilor rezultate la unitile specializate, ntocmind avizul de expediie nregistreaz rezultatele casrii n evidenta tehnico-operativa si contabila Urmrete ncasarea contravalorii deeurilor predate. Vireaz sumele la bugetul pe surse de finanare (bugetul statului/buget local)

Comisia Conductorul entitii publice -

Compartiment contabilitate si administrativ

10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ---din ----- pe baza documentelor anexate -------propune casarea urmtoarelor MF ----------- i declasarea urmtoarelor mijloace materiale ------. Procedeaza la operatiunea de casare sau declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor materiale i la recuperarea unor piese/materiale nainteaz procesul-verbal cu propunerile, conductorului unitii patrimoniale. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.(transfer, licitatie, predare deseuri) Transfera bunurile (daca este cazul) Liciteaza bunurile (daca este cazul) Preda cantitatea deseurilor rezultate la unitatile specializate, intocmind avizul de

Comisia

Conductorul entitii publice

Compartiment contabilitate si administrativ

35

expeditie nregistreaz rezultatele casarii n evidenta tehnico-operativa si contabila Urmareste incasarea contravalorii deseurilor predate. Vireaza sumele la bugetul pe surse de finantare (bugetul statului/buget local)

10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greeli prin confruntarea cantitilor consemnate n listele de inventariere cu evidena tehnico-operativ pentru fiecare poziie n parte. Premise : Este un document intern de lucru ntocmit pentru ca s redea situaia patrimonial la un moment dat n vederea punerii de acord a evidenei contabile cu valorile inventariate, precum i regularizarea diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice. Comisia ntocmete procesul-verbal privind rezultatele inventarierii Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i la persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea nainteaz procesul-verbal cu propunerile n termen de 3 zile conductorului unitii patrimoniale. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil n termen de cel mult 5 zile decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. Avizeaz procesul-verbal privind rezultatele inventarierii; nregistreaz rezultatele inventarierii n contabilitate.

Conductorul entitii publice Compartiment contabilitate -

36

Partea a III-a
CUM TREBUIE S FACEM - procedura operaional realizat de ctre managementul entitii PROCEDURA OPERATIONALA (macheta de lucru cu pasii de urmat, stabilita in conformitate cu OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat prin OMFP 1389/2006) Generalitati Procedura operationala = prezentare formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii cu privire la aspectul procesual. Procedura operationala este un model. Modelul prezentat completeaza segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul dezvoltarii sistemelor de management si control, procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la sistemul propriu de management si control, de gradul de dotare, de tipurile de activitati si complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedura operationala in forma prezentata, in forme completate si imbunatatite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dupa modelul altor ghiduri intalnite in practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptata, trebuie avute in vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri". Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor operationale, conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de management si control. Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii regulilor de management constituite in cele 25 de standarde de control. Indiferent de activitatea la care se refera, o procedura operationala poarta amprenta fiecarui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanta si managementul riscului, informarea si comunicarea, activitatile de control, auditarea si evaluarea. Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea trebuie sa fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si specifice pentru fiecare activitate, actualizate in mod permanent si aduse la cunostinta executantilor si celorlalti factori interesati. In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale, se pot derula si prin utilizarea sistemelor informatice. Precizari privind componentele modelului de procedura operationala Precizari comune componentelor - Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pagina, cu modificarile cerute de rubrici, acolo unde este cazul. - Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati publice si trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utilizat.

37

- Editiile se numeroteaza cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. - Orice modificare de reglementare, organizatorica sau de alta natura, cu efect asupra activitatii procedurate, determina revizia sau, dupa caz, elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala respectiva. - In masura in care este posibil, se asigura pagina distincta pentru fiecare componenta a procedurii operationale. Precizari specifice componentelor Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale (componenta 1): - responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operatiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie interna a conducatorului entitatii publice; - cand una sau mai multe dintre operatiuni se realizeaza, conform deciziei, de catre un grup sau o comisie, in lista se cuprind toti membrii grupului sau ai comisiei. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale (componenta 2): - se cuprind, in ordine cronologica, toate editiile si, respectiv, reviziile in cadrul editiilor; - cand se realizeaza o noua editie a procedurii operationale, coloanele nr. 2 si 3, privind componenta revizuita, precum si modalitatea reviziei, nu se completeaza; - coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveste actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationale; - la fixarea datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revizii (coloana nr. 4) se are in vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea si studierea acesteia de catre aplicatori. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale (componenta 3): - coloana nr. 1 (Scopul difuzarii) are in vedere faptul ca oricare compartiment/persoana a carui/carei activitate intra sub incidenta aplicarii, informarii, evidentei, arhivarii sau este in alte scopuri in legatura cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispozitie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizarii prin noi editii sau revizii. Scopul procedurii operationale (componenta 4): - entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale si prezentate ca exemple in modelul procedurii operationale la aceasta componenta, identifica si inscrie scopurile specifice in cazul fiecarei proceduri operationale elaborate, tinand cont de rolul, locul, importanta, precum si de alte elemente privind activitatea procedurata; Domeniul de aplicare a procedurii operationale (componenta 5): - aceasta componenta se bazeaza pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice, astfel incat la fixarea si definirea activitatii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitati (pct. 5.2 si 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atributii legate de activitatea respectiva (pct. 5.4) sa fie eliminata orice situatie de suprapunere de activitati, de activitati necuprinse in procesul de analiza si elaborare a procedurilor, de suprapunere de atributii intre compartimente, de atributii pentru care nu au fost fixate responsabilitati etc.; Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate (componenta 6): - aceasta componenta priveste, in special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata de activitatea procedurata; - este necesar sa fie cunoscute si respectate toate reglementarile care guverneaza fiecare activitate; - gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor, unde: reglementarile internationale in legatura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte; legislatia primara se refera la legi si la ordonante ale Guvernului; legislatia secundara are in vedere hotarari ale

38

Guvernului sau acte ale organismelor cu atributii de reglementare si care sunt emise in aplicarea legilor si/sau a ordonantelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice (legislatie tertiara), se refera la instructiuni, precizari, decizii, ordine sau altele asemenea si au efect asupra activitatii procedurate. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala (componenta 7): - se va urmari definirea acelor termeni care: reprezinta element de noutate; sunt mai putin cunoscuti; prezinta sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.; - se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineste termenul in cauza; - se va avea in vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de institutii etc.) utilizati cu mai mare frecventa in textul procedurii operationale si/sau care, in urma acestei actiuni, permit o intelegere si utilizare mai usoara a procedurii; - se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul 7.1, cat si abrevierile termenilor in tabelul 7.2, sa fie aceea data de prima aparitie in textul procedurii operationale a termenului definit sau abreviat, dupa caz; - in tabelele 7.1 si 7.2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si, respectiv, abreviati, pentru exemplificare, termeni utilizati in model. Descrierea procedurii operationale (componenta 8): - aceasta componenta reprezinta, in fapt, esenta procedurii operationale. In acelasi timp este si acea componenta care nu este generalizabila prin model de procedura decat in termeni foarte largi. Componenta este dependenta, in mod direct, de conditiile concrete in care se desfasoara activitatea respectiva in cadrul entitatii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare si umane, de calitatea si pregatirea profesionala a salariatilor si, nu in ultimul rand, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management si control. Cele cateva puncte si subpuncte, enumerate la aceasta componenta in prezentul model de procedura operationala, recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componente; - la "Generalitati" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii. Se va evita repetarea acelora deja abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operationale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operationale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinta aplicabile activitatii procedurate (prezentate la componenta 6).; - la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, in principal, cele de natura formularelor, dar si manuale, instructiuni operationale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaza informatii necesare derularii activitatii, contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau transmit rezultatele obtinute altor utilizatori. De retinut ca documentele trebuie sa fie actualizate, utile, precise, usor de examinat, disponibile si accesibile managerului, salariatilor si tertilor, daca este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 si 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putand fi comasate sau detaliate in functie de amploarea, volumul, diversitatea si complexitatea documentelor respective; - la "Lista si provenienta documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are in vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea si actualizarea acestora, a codurilor de identificare, daca este cazul, a regimului informatiilor continute etc. In aceasta lista se nominalizeaza si documentele interne de aceasta natura, emise si utilizate in cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, intre compartimentele entitatii publice; - la "Continutul si rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate in forma completa, anexand la procedura modele ale documentelor, instructiuni de completare a acestora si mentiuni referitoare la rolul lor;

39

- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are in vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sa circule documentele in procesul de realizare a activitatii, precum si operatiunile ce se efectueaza in legatura cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoana pe la care circula. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitatii sa fie integrat in fluxul general al documentelor din cadrul entitatii publice. Se recomanda utilizarea reprezentarii grafice a circuitului documentelor; - pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolta pe structura clasica a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) si, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la care ne referim; la unele activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala, iar la altele este preponderenta resursa umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestora; - subpct. 8.3.1 "Resursa materiala" se dezvolta pe elementele de logistica: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, retea, imprimanta, posibilitati de stocare a informatiilor etc., dar si pe elemente de alta natura, daca specificul activitatii o impune. De exemplu, in cazul unei entitati publice cu activitate de teren intensa, cu deplasari auto frecvente, activitatea de transport capata o conotatie distincta, iar procedura operationala aferenta, la resursa materiala, va trebui sa reflecte parcul auto, fapt care, in acest caz, va da greutate sporita acestui tip de resursa, in comparatie cu resursa umana sau financiara; - subpct. 8.3.2 "Resursa umana" fixeaza compartimentul/compartimentele si/sau persoana/persoanele din cadrul entitatii publice care sunt implicate, prin atributiile/sarcinile de serviciu, in realizarea activitatii procedurate; - subpct. 8.3.3 "Resursa financiara" are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare cheltuielilor de functionare (achizitionarea materialelor consumabile necesare desfasurarii activitatii, acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat in activitatea respectiva etc.), dar si a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activitati. De exemplu, in situatia unei activitati de achizitie, resursa financiara trebuie sa reflecte sumele din buget aferente programului de achizitii al entitatii publice; - pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus in procedura operationala, numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitate; - subpct. 8.4.1 "Planificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii" se sprijina, pe de o parte, pe actiunile identificate, asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii", iar pe de alta parte, pe o buna cunoastere si stapanire a cerintelor generale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" si a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului". Actiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate si a masurilor de limitare a efectului acestora, a conditiilor de eficienta si legalitate impuse, puse in corelatie si intr-o succesiune logica si cronologica, constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in procedura operationala pentru activitatea analizata; - subpct. 8.4.2 "Derularea operatiunilor si actiunilor" reflecta programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate in realizarea activitatii, in care acesta/aceasta uzeaza de toate instrumentele specifice si actioneaza corespunzator prevederilor din procedura operationala si, in special, celor din instrumentul de planificare a activitatii. Se recomanda cuprinderea in procedura operationala, sub forma tabelara, a modului de operare, unde pe verticala se pot cuprinde etapele ce se deruleaza in legatura cu activitatea respectiva, iar pe orizontala se precizeaza intrarile de informatii (de la cine? ce?), operatiunile, actiunile/prelucrarile, completarile etc., ce au loc fata de datele intrate, instrumentele utilizate in acest scop, iesirile de rezultate (care? catre cine? etc.);

40

- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitatii" poate fi orientat catre mai multe directii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii; furnizarea datelor si informatiilor cu privire la rezultatele activitatii catre beneficiarii acestora; identificarea masurilor de imbunatatire etc. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii (componenta 9): - se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in legatura cu activitatea procedurata, precum si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) carora le revin responsabilitatile si/sau, dupa caz, raspunderile fata de acestea; - se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel, pe cat posibil, in ordinea logica a desfasurarii lor, iar a compartimentelor (posturilor), in ordinea interventiei in proces; - in tabelul 9 din modelul de procedura operationala, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., actiunile (operatiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitatile/raspunderile, cu abrevierile regasite in tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observam, de exemplu, ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operatiunea c este o operatiune de aprobare A, in raspunderea postului III; actiunea f este o actiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc. Anexe, inregistrari, arhivari (componenta 10): - este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in anexe toate instrumentele relevante, prezentate in cadrul celorlalte componente ale acesteia, si care sunt aplicabile in realizarea activitatii; - pentru o mai buna ordonare si evidenta a anexelor, se recomanda intocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.

41

Entitatea Publica

PROCEDURA OPERAIONAL

Ediia : I Nr.exemplare : Revizia_________________ Nr.exemplare____________

Compartiment Management

Cod: P.O. - F.C. nr.

Pagina ________ din ______ Exemplar nr.______________

Pasii de urmat: 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei - elaborare - verificare - aprobare (Numele si prenumele, Functia, Data, Semnatura) 2.Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale - editia I - editia II - revizia 1 - revizia 2 (Componenta revizuita, Modalitatea reviziei, data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei) 3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia I (sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale) - compartimentele entitatii implicate - compartimentele organelor ierarhic superioare care avizeaza procedura - compartimentele organelor ierarhic superioare care controleaza, monitorizeaza, evalueaza, auditeaza procedura (Scopul difuzarii, Exemplarul, Functia, Nume si prenume, Data primirii, Semnatura) 4.Scopul procedurii operaionale Scopul este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizatiei prin cresterea performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica selectand cele mai eficiente metode. 5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala; 5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de entitatea publica 5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii

42

6.Documente de referin(reglementri) aplicabile activitii procedurale 6.1. Reglementari internationale 6.2. Legislatie primara 6.3. Legislatie secundara 6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1.Definiii ale termenilor 7.2.Abrevieri ale termenilor 8.Descrierea procedurii operaionale 8.1.Generalitati 8. 2.Documente utilizate 8.2.1.Lista si provenienta documentelor 8.2.2.Continutul si rolul documentelor 8.2.3.Circuitul documentelor 8.3.Resurse necesare 8.3.1.Resurse materiale 8.3.2.Resurse umane 8.3.3.Resurse financiare 8.4.Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii 9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 9.1. Responsabiliti Compartimentul Editia I II III IV V Nr. crt. (postul)/actiunea (operatiunea) 0 1 2 3 4 5 1. a E 2. b V 3. c A 4. d Ap 5. e Ap 6. f n. z 10.Anexe, inregistrari arhivari - nr. Anexa - denumirea anexei - elaborat - aprobat - numar de exemplare - difuzare - arhivare - alte elemente

VI

Ah

43

PROGRAM DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL N CADRUL UNIVERSITII DE VEST TIMIOARA

1. PREMISE CONCEPTUALE n vederea aplicrii Ordinului MF nr. 946/2005 se constituie n cadrul Universitii de Vest o structur format din persoanele nominalizate prin Decizia rectorului nr. ................ care vor elabora standardele de management intern i control intern. Prin control se constat abaterile rezultatelor de la obiectivele propuse, se analizeaz cauzele care le-au determinat i se dispun msuri corective sau preventive. 2. SCOPUL PROGRAMULUI este de a crea un instrument n care s se cunoasc evoluia controlului intern asupra utilizrii fondurilor instituiei. 3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI OBIECTIVE GENERALE - realizarea atribuiilor stabilite n concordan cu misiunea universitii, n condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien - protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei; - respectarea legii, a regulamentelor i deciziile conducerii; - dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i difuzare a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de informare public adecvat prin rapoarte periodice. OBIECTIVE SPECIFICE - reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern, a tuturor operaiunilor instituiei i a elementelor specifice, nregistrarea i pstrarea n mod adecvat a documentelor; - nregistrarea n mod cronologic i corect a operaiunilor; - asigurarea aprobrilor i efecturii operaiunilor exclusiv de persoane special mputernicite n acest sens; - separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct atribuiile de aprobare, control i nregistrare s fie ncredinate unor persoane diferite; - asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile; - accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i responsabile n legtur cu utilizarea i pstrarea lor. 4. ACIUNILE PROGRAMLUI, RESPONSABILITI, TERMENE N DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA MEDIUL DE CONTROL (standardele 1 6: ETICA, INTEGRITATEA ATRIBUII, FUNCII, SARCINI COMPETENA PERFORMANA FUNCII SENSIBILE 44

DELEGAREA STRUCTURA ORGANIZATORIC a) aciune: cunoaterea de ctre angajai a reglementrilor care guverneaz comportamentul la locul de munc, a culturii i organigramei universitii, rspunde: Director resurse umane proceduri: elaborarea de nscrisuri prin care se aduce la cunotina angajailor aciunea susmenionat, i semntura angajailor. termen: permanent cu actualizare la max. 3 luni. b) aciune: actualizarea fielor de post rspund: - efii de departamente, servicii, direcii, decanii facultilor - director resurse umane proceduri: se ntocmesc fie de post pentru activitile fiecrui angajat termen: permanent c) delegarea competenelor: elaborarea de nscrisuri care s permit unor persoane nominalizate efectuarea operaiilor n lipsa persoanelor titulare, limitele delegrii i condiiile delegrii. rspund: - rectorul universitii - decanii facultilor - efii de departamente, direcii, servicii proceduri: ntocmirea reglementrilor de delegare termen: la max. 20 zile de la numirea n funcie sau numirea unei responsabiliti noi. N DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE MANAGEMENTUL RISCULUI standardele 7 11 i 15 4.2.7. OBIECTIVE 4.2.8. PLANIFICAREA 4.2.9. COORDONAREA 4.2.10. MONITORIZAREA PERFORMANELOR 4.2.11. MANAGEMENTUL RISCULUI 4.2.15 IPOTEZE, REEVALURI a) aciune: stabilirea obiectivelor universitii rspund: - Senatul Universitii proceduri: Secretarul ef al universitii va face cunoscut obiectivele aprobate de Senat, pe web site-ul Universitii. termen: la nceputul fiecrui an universitar i de cte ori sunt modificri sau completri. b) aciune: elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli pe universitate i pe subuniti. rspunde: - directorul financiar proceduri: - se ntocmesc contractele instituionale i complementare, - cifra de colarizare aprobat de MEC cu numrul de studeni cu tax - se ntocmete proiectul de buget. 45 LA PERFORMANE I

 termen: n conformitate cu Legea finanelor publice n vigoare. c) aciune: elaborarea statelor de funcii a personalului didactic, auxiliari i TESA. rspund: - decanii facultilor - efii de departamente, servicii, direcii proceduri: ntocmirea reglementrilor n conformitate cu legislaia n vigoare. termen: cel mai trziu la 1 septembrie pentru anul universitar urmtor. d) aciune: ntocmirea planului de perfecionare a personalului rspunde: - directorul cu resurse umane proceduri: reglementri privind perfecionarea personalului didactic i nedidactic stabilirea unei sume pentru perfecionare termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic urmtor e) aciune: ntocmirea planurilor de reparaii rspund: - directorul economic proceduri: - reglementri privind condiiile tehnice i economice pentru efectuarea reparaiilor curente i capitale - lista cu interveniile la cldirile UVT, n funcie de reglementare, costul estimativ termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic urmtor. f) aciune: ntocmirea planurilor de investiii: de natura achiziiei de bunuri, a construciilor rspunde: - directorul economic proceduri: se monitorizeaz natura investiiei, costul estimativ, caracteristici tehnice, pe universitate i pe subuniti. termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic urmtor. g) aciune: gestionarea bunurilor, rspunde: - directorul financiar proceduri: reglementri privind inventarierea bunurilor, Legea nr. 22/1969.. termen: permanent. h) aciune: ntocmirea statelor de plat a salariilor rspunde: - directorul resurse umane proceduri: reglementri i metodologii de alocare a fondurilor pentru salarii, gradaii i alte sporuri termen: pn n 9 ale lunii urmtoare celei de plat. i) aciune: plata salariilor rspunde: - directorul financiar proceduri: reglementri privind plata salariilor termen: pn n 14 ale lunii urmtoare celei de plat

46

j) aciune: ntocmirea declarailor de impunere rspunde: declaraia privind obligaiile de plat la bugetul de stat ef serviciu financiar declaraia privind evidena nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat la bugetul asigurrilor pentru omaj ef serviciu financiar - declaraia privind evidena nominal a obligaiilor de plat ctre bugetul asigurrilor sociale de stat serviciul salarizare. - declaraie privind achitarea obligaiilor de plat a contribuiilor la asigurrile sociale de sntate i a listelor nominale serviciul personal - declaraie privind impozitul pe cldiri pentru spaiile nchiriate ef serviciul social termen: 25 ale lunii urmtoare expirrii lunii de raportare sau n conformitate cu legislaia n vigoare. k) aciune: angajarea personalului rspunde: - directorul resurse umane proceduri: elaborarea reglementrilor n concordan cu legislaia n vigoare. termen: permanent. l) aciune: evidena salariailor rspunde: - directorul resurse umane proceduri: reglementri conform cu legislaia n vigoare. termen: permanent. m) aciune: ntocmirea statelor de burse rspunde: - secretarii efi de facultate proceduri: n conformitate cu regulamentul de burse. termen: lunar. n) aciune: plata burselor rspunde: - directorul financiar proceduri: n conformitate cu regulamentul de burse. termen: lunar. o) aciune: ntocmirea bilanurilor contabile rspunde: - directorul financiar proceduri: reglementri conform legislaiei n vigoare. termen: pn n 25 ale lunii urmtoare trimestrului expirat. p) aciune: achiziionarea bunurilor rspunde: - directorul economic proceduri: elaborarea de reglementri privind achiziia bunurilor n conformitate cu legislaia n vigoare. termen: permanent. -

47

q) aciune: plata furnizorilor rspunde: - directorul financiar proceduri: elaborarea de reglementri n conformitate cu legislaia n vigoare. termen: n 24 ore de la primirea ordonanrilor. r) aciune: casarea sau declasarea bunurilor. rspunde: - directorul economic proceduri: reglementri privind propunerile de casare. termen: permanent, dar cel puin o dat/an. s) aciune: nchirierea bunurilor rspunde: - directorul economic proceduri: reglementri n conformitate cu legislaia n vigoare. termen: permanent. t) aciune: monitorizarea performanelor angajailor. rspunde: - decanii, efii de departamente, direcii proceduri: reglementri n conformitate cu legislaia n vigoare. termen: permanent. u) aciune: analize legale de fiabilitatea informaiilor, propuneri de modificare a unor reglementri. rspunde: - decanii, efi de departamente, direcii proceduri: reglementri interne. termen: permanent. v) aciune: planificarea veniturilor ncasate pe faculti, departamente. rspunde: - directorul informatizare proceduri: reglementare soft informatizare. termen: permanent. w) aciune: programe de colarizare rspund: decanii facultilor proceduri: reglementri scrise termen: permanent, dar cu actualizare la 01.03, pentru anul universitar urmtor. x) aciune: programe de evaluare a calitii nvmntului superior rspund: decanii facultilor + prorectori ciclu I + II nvmnt. proceduri: ntocmirea standardelor minime de calitate termen: permanent.

48

Asigurarea legturii dintre compartimente se numete monitorizare. Aceast monitorizare a rezultatelor controlului este asigurat de prorectorul cu baza materiale sau directorul general administrativ, dup caz. Aciunile programului sunt coordonate de prorectorul cu baza materiale sau directorul general administrativ, dup caz. Cel puin o dat/an se ntocmesc rapoarte cu activitatea fiecrui departament, care se supune aprobrii Consiliului de administraie, n care se stabilesc abaterile de la obiectivele propuse, msuri ce s-au luat pentru eliminarea riscurilor, stabilirea nivelului acceptabil al riscului, verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe programe. N DOMENIUL STANDARDELOR COMUNICARE (standardele 12 14 i 16 4.3.12. INFORMAREA 4.3.13. COMUNICAREA 4.3.14. CORESPONDENA 4.3.16. SEMNALAREA NEREGULILOR REFERITO0ARE LA INFORMARE I

1. INFORMAII DE LA ANGAJAI LA MANAGER: - zilnic, la operaiile curente - lunar, dar nu mai trziu de 5 ale lunii urmtoare cu informaii legate de raportri lunare. - trimestrial, dar nu mai trziu de 10 ale lunii cu informaii legate de raportri trimestriale. 2. INFORMAII DE LA COMPARTIMENTE LA FACULTI LUNAR, situaia veniturilor i cheltuielilor pe faculti, departamente, pn cel trziu n 15 ale lunii urmtoare, cu date cumulate de la nceputul anului. rspunde : directorul financiar - LUNAR, direcia de informatizare ctre compartimentul financiar-contabil, decanate - cu numrul aprobat de studeni nregistrai pe faculti / specializri, fa de cei existeni. - pn n 5 ale lunii urmtoare - previziuni privind ncasarea taxelor de colarizare pe faculti/speiclizri. - Numele studenilor care nu i-au achitat taxele de colarizare i sumele respective Rspunde: directorul direciei de informatizare. - TRIMESTRU CALENDARISTIC, - de la faculti la oficiul juridic. - Numele studenilor care nu i-au achitat taxele, pentru ntocmirea formelor de exmatriculare. Rspund: secretarii efi de facultate. TRIMESTRU CALENDARISTIC, dar nu mai trziu de 12 ale lunii trimestrului expirat: - De la oficiul juridic la contabilitate deciziile de exmatriculare cu sumele ce trebuie sczute din evidena contabil Rspunde: jurist. PN LA 1 SEPTEMBRIE STATELE DE FUNCII de la faculti la direcia de resurse umane

49

Rspund: decanii PN LA 1 IUNIE an anterior anului bugetar de la faculti la direcia economic propunerile de achiziii, reparaii, dotri, etc. pentru ntocmirea BVC Rspund: secretarii efi de facultate.

ZILNIC SAU CND ESTE CAZUL - de la oficiul juridic la faculti i direcii - Legislaia aprut, de interes comun pentru fiecare compartiment. Rspunde: juristul. b) aciune: ntocmirea i urmrirea graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate. Rspunde: directorul financiar Termen: permanent c) aciune: separarea atribuiilor i responsabilitilor privind operaiile financiare. Rspunde: managerul unitii Proceduri: reglementri privind responsabilitile persoanelor n iniierea cheltuielilor, angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor Termen: permanent, cu reactualizare cel puin o dat/an. d) aciune: autocontrolul operaiunilor financiare. Rspund: toi angajaii care efectueaz operaiuni financiare Termen: permanent e) aciune: controlul activitilor financiare i contabile ale angajailor de ctre efii de serviciu. Rspund: efii de serviciu Termen: cel puin o dat la lun f) aciune: control de gestiune intern. Rspunde: angajatul cu atribuii n acest sens n conformitate cu planul operaional al controalelor stabilit de directorul financiar Termen: permanent g) aciune: controlul prezenei la serviciu. Rspund: - pentru activitatea didactic: decanii - pentru activiti administrative: directorii de departamente, direcii Termen: permanent, cel puin o dat la lun h) aciune: controlul calitii i evaluarea muncii fiecrui salariat. Rspund: - decanii - efii de departamente, direcii Termen: permanent i) aciune: depistarea abaterilor fa de politicile dau procedurile stabilite. Rspund: angajaii Termen: permanent

50

Proceduri: analiza circumstanelor i a modului cum au fost gestionate aciunile, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic, n viitor. j) aciune: continuitatea activitii. Rspunde: managerul universitii Proceduri: continuitatea activitii este perturbat de mobilitatea salariailor, defeciuni ale echipamentelor din dotare, schimbri de proceduri, disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii Msuri asiguratorii: - angajarea de personal n locul celor pensionai - delegarea, n cazul absenei temporare - contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare, - contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente Termen: permanent k) aciune: inventarierea anual i periodic. Rspunde: directorul financiar Proceduri: ntocmirea ordinului de inventariere i numirea comisiilor de inventariere. Termen: cel puin o dat/an, n ultima parte a anului. l) aciune: nominalizarea persoanelor care au acces la resurse. Rspunde: managerul universitii Proceduri: se stabilete limita de competen n acest domeniu, se ntocmesc liste cu semnturile celor care dispun de resurse. Termen: permanent ACIUNI N DOMENIUL STANDARDELOR DE CONTROL 4.5.24. Verificarea i evaluarea controlului 4.5.25 Auditul intern aciune: verificarea i evaluarea controlului. Rspunde: managerul universitii Proceduri: elaborarea planurilor i programelor de derulare pentru verificarea controlului, verificarea obiectivelor realizate, etc. Termen: permanent. aciune: auditul intern. Rspund: auditorii universitii Proceduri: reglementri privind programele bazate pe evaluarea riscului, evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern, enunarea punctelor slabe identificate n sistem i formularea recomandrilor pentru eliminarea acestora. Termen: permanent

Facultile, departamentele, direciile i vor ntocmi procedurile stabilite n program pn n data de 1.10.2008, care se supun aprobrii rectorului.

51

Studiu de caz: Procedur operaional privind inventarierea anual a patrimoniului Procedura operaional pentru gestionarea i administrarea patrimoniului public

Entitatea Publica

Ediia : I Nr. exemplare : Revizia_________________ Nr. exemplare____________

Compartiment Management

Cod: P.O. G.A.P.P.

Pagina ________ din ______ Exemplar nr.______________

Paii de urmat: 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei Elemente Numele i Funcia Data privind prenumele responsabilii / operaiunea 1 2 3 4 1.1. Elaborat - Compartiment -Administrator/ 10.01.2008 TehnicoTenician Administrativ -Compartiment -Contabil Contabilitate 1.2. Verificat -Compartiment - Contabil Sef/ 10.01.2008 Contabilitate Director economic 1.3. Aprobat - Compartiment Director/Director management Adjunct

Semntura

2.Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Ediia sau, dup caz, Componenta Modalitatea Data de la care revizia n cadrul ediiei revizuit reviziei se aplic prevedrile ediiei sau reviziei ediiei 1 2 3 4 2.1. Ediia I 10.01.2008 2.2. Ediia II 2.2.1. Revizia 1

52

2.2.2.

Revizia 2

3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia I (sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale)
Scopul difuzrii 1 Aplicare Exemplar nr. 2 1 Compartiment 3 - Compartiment TehnicoAdministrativ - Compartiment Contabilitate Funcia 4 Administrator/ tehnician Nume i prenume 5 Data primirii 6 11.01. 2008 Semntur 7

3.1.

3.2.

Aplicare

3.3.

Informare

- Consiliul de Administratie -Conducatorul entitatii - Secratariatul entitatii - Compartiment arhiv - Compartiment Audit Public intern

3.4. 3.5. 3.6. 3.8.

Informare Informare Arhivare Alte scopuri (Audit de sistem)

1 1 1 1

Contabil Contabil Sef /Director economic Membrii Consiliului de Administratie Manager Secretar sef Arhivar Sef compartiment

11.01. 2008

11.01. 2008 11.01. 2008 11.01. 2008 11.01. 2008 11.01. 2008

4.Scopul procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale, este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizaiei prin creterea performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica selectnd cele mai eficiente metode. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei instituii precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlul, aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei instituiei pentru respectivul exerciiu financiar. 5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refera procedura operaional; Inventarierea elementelor de activ i de pasiv reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor respective, cantitativ valoric sau numai valoric, dup caz, la data la care aceasta se efectueaz. 5.2. Delimitarea explicita a activitii procedurate in cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea publica A fost descris la Partea I: CE TREBUIE S TIM? - cu privire la normele legale care reglementeaz activitatea, practica contabil i fluxul informaional; circuitul documentelor i cadrul comun privind operaiunile de gestionare i administrare a patrimoniului public. 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurat 5.3.1. Organizarea efecturii inventarierii

53

5.3.2. Desfurarea operaiunilor de inventariere 5.3.3. Stabilirea i valorificarea rezultatelor inventarierii 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii - Compartiment Tehnico-Administrativ - Compartiment Contabilitate - Secratariatul entitatii - Consiliul de Administratie - Conducatorul entitatii - Compartiment arhiv - Compartiment Audit Public intern 6.Documente de referin(reglementri) aplicabile activitii procedurale 6.1. Reglementari internaionale - IAS (Standardele Internaionale de Contabilitate) - IFAC (Standardele Internaionale de Audit) - IFACI (Standardele Internaionale de Audit Intern) 6.2. Legislaie primara - Legea 82/1991, a contabilitii, republicat cu modificrile i completrile ulterioare - Legea 22/1969, a gestionarului, actualizat prin Legea 54/1994 6.3. Legislaie secundara reglementri contabile aplicabile: - OMFP 1753/2004, norme privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv - HCM 2230/1969, Norme de aplicare a Legii gestionarului 6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitii publice - Regulamentul de Organizare i Funcionare al entitii publice - Regulamentul Intern al entitii publice 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1.Definiii ale termenilor Nr. Termenul Deiniia i/sau, dac este cazul, actul care definete crt. termenul 1. Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii cu privire la aspectul procesual 2. Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale operaionale, aprobat i difizat 3. 7.2.Abrevieri ale termenilor Nr.crt. Abrevierea 1. P.O. 2. P.O.F.C 3. E 4. V 5. A

Termenul abreviat Procedur operaional Procedur operaional pentru formare continua Elaborare Verificare Aprobare

54

6. 7.

Ap.

Aplicare

8.Descrierea procedurii operaionale 8.1.Generalitati 8. 2.Documente utilizate 8.2.1.Lista si proveniena documentelor 8.2.2.Continutul si rolul documentelor 8.2.3.Circuitul documentelor 8.3.Resurse necesare 8.3.1.Resurse materiale 8.3.2.Resurse umane 8.3.3.Resurse financiare 8.4.Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii 8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii Sunt descrise la Partea a II-a CE TREBUIE S FACEM? cu privire la reguli de ntocmire i completare a documentelor justificative ce privesc operaiunile de gestionare i administrare a patrimoniului public 9.Responsabilitati i rspunderi n derularea activitii 9.1. Responsabiliti Nr. Compartimentul Ediia I Ediia crt. (postul)/aciunea II (operaiunea) 0 1 2 3 4 5 6 1. - Compartiment Ap TehnicoAdministrativ 2. 3. 4. 5. 6. 7. - Compartiment Contabilitate - Consiliul de Administratie -Conducatorul entitatii - Secratariatul entitatii - Compartiment arhiv - Compartiment Audit Public intern Ap, V I I I Ah I

10.Anexe, nregistrri arhivari

55

INVENTARUL ACTIVITILOR
pentru compartimentul financiar contabil
Nr. Crt. I DOMENIUL / MISIUNEA INVENTARIEREA PATRIMONIULUI ENTITII PUBLICE

Etape 1. Organizarea efecturii inventarierii

Activiti/ Documente 1.Dispoziia de organizare, desfurare i valorificare a inventarierii patrimoniului 2.ntiinarea membrilor comisiei de inventariere 3.Proces verbal de instruire 4.Declaraia de inventar 5.List de inventariere 6.Proces verbal cu propunerile pentru casare 7.Proces verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Observaii Director

Secretar Contabil ef Comisia Comisia Comisia Comisia

2. Desfurarea operaiunilor de inventariere 3. Stabilirea i valorificarea rezultatelor inventarierii

10.1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului Scop: Stabilirea perioadei i a comisiei de inventariere. Premise : Este un act juridic, ntocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 i pct. 6 a OMFP nr. 1753/2004 n vederea ndeplinirii obiectivului general al entitii publice, precum i asumarea responsabilitilor pe fiecare membru al comisiei n vederea evitrii aparitiei de neregulariti i riscuri n gestionarea patrimoniului public. Conductorul entitii publice Emite dispoziia de inventariere a patrimoniului (numind comisia i perioada de inventariere) Aloc un numr dispoziiei de inventariere Asigur copii ale acestui document nmneaz dispoziia fiecrui membru din comisie, sub semntur, i persoanelor implicate n aceast activitate Ia la cunotin de dispoziia dat i de sarcinile repartizate Arhiveaz acest document

Secretariat

Comisia Secretariat

10.3.

ntiinarea membrilor comisiei de inventariere

56

Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere n vederea instruirii lor pentru declanarea inventarierii, repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor. Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunotin cu data, locul i ora desfurrii edinei de instruire n vederea ndeplinirii obiectivului fixat. Comisia Gestionar Contabil ef Compartiment contabilitate Redacteaz documentul de ntiinare Comunic fiecrui membru din comisie data, ora, locul desfurrii edinei de instruire Ia la cunotin sub semntur despre edina de instruire n vederea declanrii inventarierii Ia la cunotin asupra desfurrii edinei de instruire n vederea declanrii inventarierii Ia la cunotin despre locul, ora i data desfurrii edinei de instruire Arhiveaz acest document alturi de dispoziia de inventariere

Secretariat

10.3. Proces-verbal de instruire Scop: Prezentarea atribuiilor fiecrui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii 82/1991, OMFP 1753/2004 precum i a modului de ntocmire a documentelor. Prezentarea perioadei de desfurare a inventarierii patrimoniale, precum i perioada de evaluare a rezultatelor. Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunotin cu sarcinile trasate i de asumare a lor n vederea ndeplinirii obiectivului fixat. Comisie Compartiment contabilitate Instruiete comisia de inventariere nmneaz listele de inventar semnate i tampilate preedintelui comisiei Semneaz procesul verbal de instruire c a luat la cunotin Ridic listele de inventar sub semntur Arhiveaz acest document alturi de dispoziie

Contabil ef

10.4. Declaraia de inventar Scop: Declararea plusurilor de valori bneti sau materiale, dac are n pstrare i alte valori, existena n gestiune a unor bunuri nerecepionate, existena unor documente de primireeliberare care nu au fost operate, etc. Premise : Este un act juridic ntocmit de gestionar n faa comisiei de inventariere pentru certificarea situaiei patrimoniale la momentul declanrii inventarierii i pentru buna funcionare a inventarierii gestiunii.

57

Gestionar Comisie

Redacteaz declaraia de inventar n faa comisiei i o semneaz Verific datele din declaraia de inventar dat de gestionar i o semneaz

10.5. List de inventariere Scop: Stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de activ i de pasiv ale fiecrei uniti, precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice. Premise : Este un document intern de lucru menit s asigure o imagine real, faptic, a tuturor elementelor, precum i stabilirea lipsurilor i plusurilor de valori materiale, document pentru ntocmirea registrului-inventar. ntocmete lista de inventariere pe locuri de depozitare prin identificarea stocurilor prin numrare, msurare, cntrire la faa locului; ntocmete separat liste de inventariere pentru bunurile depreciate sau deteriorate, fr micare sau greu vandabile; Verific instrumentele i aparatele de msur sau cntrire; Controleaz toate locurile n care pot s existe bunuri supuse inventarierii; La sfritul zilei sigileaz toate ncperile pn a doua zi; Semneaz listele de inventariere Pe ultima fil a listei de inventariere menioneaz c toate valorile materiale i bneti din gestiune au fost inventariate i consemnate n listele de inventariere n prezena sa. Menioneaz dac are obiecii cu privire la efectuarea inventarierii; Nu face parte din comisia de inventar; Semneaz listele de inventariere Completeaz n listele de inventariere soldurile scriptice din contabilitate; Semneaz listele de inventariere; Arhiveaz aceste liste de inventariere

Comisia

Gestionarul Compartiment contabilitate -

10.6. Lista cu propunerile pentru casare Scop: Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar, declasarea i casarea unor stocuri. Premise : Este un document intern de constatare a condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au

58

ndeplinit norma de timp i se propun pentru declasare i casare , precum i a altor bunuri materiale. ntocmete procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza Notei privind starea tehnic a mijloacelor fixe; ntocmete procesul-verbal cu propunerile de declasare i casare a obiectelor de inventar care sunt depreciate sau depite moral Semneaz procesul-verbal cu propunerile; nainteaz procesul-verbal secretariatului Aloc numr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare; nainteaz procesul - verbal cu propunerile conductorului unitii spre avizare; Avizeaz procesul verbal cu propunerile pentru casare i le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite Verific i nregistreaz operaiunile privind scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale Arhiveaz procesul verbal cu propunerile

Comisia Secretariat Conductorul entitii publice Compartiment contabilitate -

10.7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare Comisia Compartiment contabilitate Conductorul entitii publice Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si propune casarea in funcie de gradul de uzura nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii patrimoniale. Analizeaza propunerile de casare ale comisiei, urmarind durata normata de functionare; Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.

59

10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor i a mijloacelor fixe cu durat normat expirat Comisia constituit n baza deciziei nr. -------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a urmtoarelor O.B.I. n folosin care au un grad de uzur avansat Stabilete materialele si deeurile rezultate nainteaz procesul-verbal cu propunerile conductorului unitii patrimoniale. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. Preda cantitatea deeurilor rezultate la unitile specializate, ntocmind avizul de expediie nregistreaz rezultatele casrii n evidenta tehnico-operativa si contabila Urmrete ncasarea contravalorii deeurilor predate. Vireaz sumele la bugetul pe surse de finanare (bugetul statului/buget local)

Comisia Conductorul entitii publice -

Compartiment contabilitate si administrativ

10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ---din ----- pe baza documentelor anexate -------propune casarea urmtoarelor MF ----------- i declasarea urmtoarelor mijloace materiale ------. Procedeaza la operatiunea de casare sau declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor materiale i la recuperarea unor piese/materiale nainteaz procesul-verbal cu propunerile, conductorului unitii patrimoniale. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale.(transfer, licitatie, predare deseuri) Transfera bunurile (daca este cazul) Liciteaza bunurile (daca este cazul) Preda cantitatea deseurilor rezultate la unitatile specializate, intocmind avizul de

Comisia

Conductorul entitii publice

Compartiment contabilitate si administrativ

60

expeditie nregistreaz rezultatele casarii n evidenta tehnico-operativa si contabila Urmareste incasarea contravalorii deseurilor predate. Vireaza sumele la bugetul pe surse de finantare (bugetul statului/buget local)

10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greeli prin confruntarea cantitilor consemnate n listele de inventariere cu evidena tehnico-operativ pentru fiecare poziie n parte. Premise : Este un document intern de lucru ntocmit pentru ca s redea situaia patrimonial la un moment dat n vederea punerii de acord a evidenei contabile cu valorile inventariate, precum i regularizarea diferenelor dintre datele din contabilitate i cele faptice. Comisia ntocmete procesul-verbal privind rezultatele inventarierii Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate i la persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea nainteaz procesul-verbal cu propunerile n termen de 3 zile conductorului unitii patrimoniale. Cu avizul conductorului compartimentului financiar-contabil n termen de cel mult 5 zile decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispoziiilor legale. Avizeaz procesul-verbal privind rezultatele inventarierii; nregistreaz rezultatele inventarierii n contabilitate.

Conductorul entitii publice Compartiment contabilitate -

61

Partea a IV A
PROCEDUR GENERAL ACHIZIII PRODUSE/ SERVICII
Nr. crt Tipul activitii Specificaia activitii Depart.

Etapa I: ELABORAREA PLANULUI DE ACHIZIII

I.1.1. Se completeaza formularul on-line I.1. Iniierea Planului de achiziii I.1.2. Se trimite formularul n format tiprit i semnat la Biroul aprovizionare/ Biroul Aprovizionare I.2.1. Se nregistreaz planurile de achiziii trimise la Biroul aprovizionare I.2.2. Se centralizeaz n Planul de achiziii al UVT I.2. Elaborarea Planului de achiziii I.2.3. Se stabilesc procedurile de achiziii pe produse I.2.4. Publicarea tipurilor de proceduri de achiziii funcie de produs I.2.5. Publicarea n SEAP a inteniilor pentru procedurile de achiziie public I.2.6. Se actualizeaz trimestrial Biroul Aprovizionare Facultate/ Cetrul de cercetare

Etapa II: ACHIZIIONAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR TRECUTE N PLANUL DE ACHIZIII

II.1. Achiziionarea produselor/ serviciilor prin licitaie deschis/ contract cadru. VE>40.000 Euro
Iniierea achiziiei II.1.1. II.1.1.1. Se completeaz on-line i n format tiprit Referatul de oportunitate a achiziiei II.1.1.2. Se trimite la Biroul Aprovizionare II.1.2.1. Se verific n Baza de date a UVT dac produsul solicitat este cuprins n Planul de achiziii II.1.2.2. Se verific n Baza de date a UVT procedura de achiziie corespunztoare II.1.2. nregistrarea cererii de achiziie II.1.2.3. Se verific la Biroul Contabilitate/ disponibilul Facultate/ Centru de cerectare

Biroul Aprovizionare

Biroul contabilitate/ DCTT Biroul aprovizionare

II.1.2.4. Se anun Decanul/ Directorul de centru procedura de achiziie i perioada n care sosete produsul (acolo unde este cazul) Solicitatea produsului/ serviciului Furnizarea produsului/ serviciului II.1.3.1. Se trimite Nota de comand la furnizor (n format tiprit) II.1.3.2. Se ateapt 24 h pentru confirmarea livrrii de ctre furnizor II.1.4.1. Se primete produsul II.1.4.2. Se recepioneaz i se pune n funciune produsul (acolo unde este cazul) II.1.4.3. Se nregistraz n inventar/ Se elibereaz Bon de consum

II.1.3.

Biroul Aprovizionare Facultate/ Centru de cercetare

II.1.4.

62

II.1.4.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul Aprovizionare

II.2. Achiziionarea produselor/ serviciilor prin Cerere de ofert VE cuprins ntre 5.000 Euro i 40.000 Euro
II.2.1.1. Se ntocmete Nota justificativ privind alegerea procedurii II.2.1.2. Se ntocmete Invitaia de participare (format tiprit i electronic) II.2.1.3. Se ntocmete Documentaia de atribuire (format tiprit i electronic) II.2.1.4. Se trimite la Biroul aprovizionare II.2.2.1. Se verific n Baza de date a UB dac produsul solicitat este cuprins n Planul de achiziii II.2.2.2. Se verific n Baza de date a UVT procedura de achiziie corespunztoare II.2.2.3. Se verific la Biroul Contabilitate/ disponibilul II.2.2.4. Se nregistreaz documentaia la Registratura UVT II.2.2.5. Se valideaz de ctre Biroul Aprovizionare i Serviciul Contencios documentaia primit de la Decan/ Director Centru de cercetare II.2.3. Transportul actelor Aprobare iniiere achiziie II.2.3.1. Curierul ia mapa Acte de semnat si o duce la Rector II.2.4.1. Se aprob iniierea achiziiei Rectorat II.2.4.2. Se valideaz documentaia de iniiere a achiziiei II.2.5.1. Curierul ia mapa Acte de semnat si o duce la Biroul Aprovizionare II.2.6.1. Se nregistreaz Anunul de participare i Documentaia de atribuire n SEAP II.2.6.2. Se napoiaz pachetul de documente Decanului/ Directorului de proiect II.2.7.1. Se anun Comisia de evaluare despre data i locul la care se ine edina de deschidere a ofertelor II.2.7.2. Se deschid ofertele primite de la agenii economici Realizarea procedurii de achiziie II.2.7.3. Se ntocmete PVDO II.2.7.4. Se ntocmete RPA II.2.7.5. Se trimite rezultatul competiiei la agenii economici II.2.7.6. Se completeaz Contractul de achiziie II.2.7.7. Se transmite dosarul de achiziie la Biroul aprovizionare II.2.8. Validarea Dosarului de achiziie II.2.8.1. Se verific Dosarul de achiziie II.2.8.2. Se valideaz Dosarul de achiziie Biroul aprovizionare/ Serv Decanat/ Centru de cercetare Registratur Registratur Biroul Aprovizionare/ Biroul contabilitate/ DCTT/ Serv contencios Facultate/ Centru de cercetare

II.2.1.

Iniierea achiziiei

II.2.2.

nregistrarea cererii de achiziie

II.2.4.

II:2.5.

Transportul actelor

II.2.6.

nregistrarea invitaiei de participare la achiziie

Biroul Aprovizionare

II.2.7.

63

II.2.8.3. Se nregistreaz Dosarul de achiziie la Registratura UVT II.2.9.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Serviciul contencios

contencios

II.2.9.

Transportul actelor

Registratur

II.2.10. II.2.11. II.2.12.

Transportul actelor Transportul actelor Transportul actelor

II.2.10.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la CFP II.2.11.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Rector II.2.12.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Biroul aprovizionare II.2.13.1. Se primete produsul II.2.13.2. Se recepioneaz i se pune n funciune produsul (acolo unde este cazul) II.2.13.3. Se nregistreaz n inventar/ Se elibereaz Bon de consum II.2.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bon de consum la Biroul Aprovizionare

Registratur Registratur Registratur

II.2.13.

Furnizarea produsului/ serviciului

Facultate/ Centru de cercetare

II.3. Achiziionarea produselor/ serviciilor prin Art. 122 alin b) sau d) Negociere fr publicare
II.3.1.1. Se ntocmete Nota de fundamentare privind alegerea procedurii de achiziie II.3.1. Iniierea procedurii II.3.1.2. Se ntocmete Nota justificativ II.3.1.3. Se trimit actele la Biroul Aprovizionare II.3.2.1. Se ntocmete Invitaia de participare la negociere (format tiprit i electronic) II.3.2.2. Se ntocmete Documentaia de atribuire (format tiprit i electronic) II.3.2.3. Se ntocmete Nota justificativ privind alegerea procedurii II.3.2.4. Se trimite la Biroul aprovizionare II.3.3.1. Se verific n Baza de date a UB dac produsul solicitat este cuprins n Planul de achiziii Aprobare procedurii achiziie i a iniierii achiziiei II.3.3.2. Se verific n Baza de date a UB procedura de achiziie corespunztoare II.3.3.3. Se verific la Biroul Contabilitate/ disponibilul II.3.3.4. Se aprob de ctre Biroul Aprovizionare i Serviciul Contencios achiziia conform Art. 122 alin b)/ d) II.3.3.5. Se nregistreaz la registratura UVT II.3.4 Transportul actelor Aprobare iniiere achiziie II.3.4.1. Curierul ia mapa Acte de semnat si o duce la Rector II.3.5.1. Se aprob iniierea procedurii Rectorat II.3.5.2. Se valideaz documentaia de iniiere a achiziiei Registratur Biroul Aprovizionare/ Biroul contabilitate/ DCTT/ Serv contencios Facultate/ Centru de cercetare Facultate/ Centru de cercetare

II.3.2

Iniierea achiziiei

II.3.3

II.3.5

64

II.3.6

Transportul actelor

II.3.6.1. Curierul ia mapa acte de semnat si o duce la Biroul Aprovizionare II.3.6.2. Se anun Decanul/ Directorul de proiect aprobarea achiziiei II.3.7.1. Se ridic pachetul de documente II.3.7.2. Se trimite Invitaia de participare la negociere la agenii economici II.3.7.3. Se anun comisia de evaluare despre data i locul la care se ine edina de negociere II.3.7.4. Se desfoar edina de negociere 1

Registratur

II.3.7.

Realizarea procedurii de achiziie

II.3.7.5. Se ntocmete PVN1 II.3.7.6. Se desfoar edina de negociere 2 II.3.7.7. Se ntocmete PVN2 II.3.7.8. Se ntocmete RPA II.3.7.9. Se trimite rezultatul competiiei la agenii economici II.3.7.10. Se completeaz Contractul de achiziie II.3.7.11. Se transmite dosarul de achiziie la Biroul aprovizionare II.3.8.1. Se verific Dosarul de achiziie

Facultate/ Centru de cercetare

II.3.8.

Validarea Dosarului de achiziie

II.3.8.2. Se valideaz Dosarul de achiziie II.3.8.3. Se nregistreaz Dosarul de achiziie la Registratura UVT II.3.8.4. Se transmite spre publicare la Monitorul Oficial II.3.9.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Serviciul contencios II.3.10.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la CFP II.3.11.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Rector II.3.12.1. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Biroul aprovizionare II.3.13.1. Se primete produsul II.3.13.2. Se recepioneaz i se pune n funciune produsul (acolo unde este cazul) II.3.13.3. Se nregistreaz n inventar/ Se elibereaz Bon de consum II.3.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul Aprovizionare

Biroul aprovizionare/ Serv contencios

II.3.9.

Transportul actelor

Registratur

II.3.10. II.3.11. II.3.12.

Transportul actelor Transportul actelor Transportul actelor

Registratur Registratur Registratur

II.3.13.

Furnizarea produsului/ serviciului

Facultate/ Centru de cercetare

II.4. Achiziionarea produselor/ serviciilor prin achiziie direct

II.4.1. Iniierea achiziiei II.4.1.1. Se ntocmete Referatul de necesitate Facultate/

65

II.4.1.2. Se trimite la Biroul aprovizionare II.4.2.1. Se verific n Baza de date a UVT dac produsul solicitat este cuprins n Planul de achiziii II.4.2.2. Se verific n Baza de date a UVT procedura de achiziie corespunztoare II.4.2. nregistrarea cererii de achiziie II.4.2.3. Se verific la Biroul Contabilitate/ disponibilul II.4.2.4. Se anun Decanul/ Directorul de centru procedura de achiziie II.4.2.5. Se ntocmete Nota justificativ privind alegerea procedurii II.4.3.1. Se ntocmete Contractul de achiziie (dac este cazul) II.4.3.2. Se nregistreaz Dosarul de achiziie la Registratura UVT II.4.3.3. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Serviciul contencios II.4.3.4. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la CFP II.4.3.5. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Rector II.4.3. Achiziia produsului II.4.3.6. Curierul ia mapa Acte de semnat i o duce la Biroul aprovizionare II.4.3.7. Se cumpr produsul II.4.3.8. Se recepioneaz i se pune n funciune produsul (dac este cazul) II.4.3.9. Se nregistreaz n inventar (dac este cazul)/ Se elibereaz Bon de consum II.4.3.10. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul Aprovizionare

centru de cercetare

Biroul Aprovizionare

Contabilitate/

Biroul aprovizionare

Facultate/ Centru de cercetare Registratur Registratur Registratur Registratur

Facultate/ Centru de cercetare

Abrevieri: NIR Not de inventar; NR Not de intrare recepie; PVDO Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor; RPA Raportul Procedurii de Atribuire; PVN Proces Verbal de Negociere; SEAP Sistem Electronic de Achiziie Public; UVT Universitatea de Vest Timisoara; DC&TT Departamentul de Cercetare i Transfer Tehnologic, CFP Control Financiar Preventiv; VE Valoarea estimat a contractului de achiziie public.

66