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ACTA
Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Versión: 5 Código: GD-302-FR-005 Página 1 de 11
ACTA No.
Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental a la Ciudadanía.
CIUDAD Y FECHA:
 Popayán, 20 de septiembre de 2013.
 HORA INICIO:
10:00 a.m.
 HORA FIN:
 12:00 m.
 TEMA:
Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental a la Ciudadanía, sobre los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN.
 OBJETIVO (S) DE LA REUNIÓN:
Continuar 
 
generando transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a la administración durante la vigencia 2013, y continuar fomentando el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN.
DESARROLLO
VERIFICACIÓN DE QUÓRUM: Se realizó el registro y actualización de datos de cada uno de los asistentes. TEMAS:
1. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos 2013.
El Archivo General de la Nación
 –
 AGN, en desarrollo de su política de transparencia y con el objetivo de continuar 
 
condiciones de confianza entre la entidad y los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social, fortalecer el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN, presentó los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN. El moderador informa la programación de la jornada, la dinámica de cómo se desarrollará la Audiencia Pública y le da la palabra al Director General, quien lideró junto con el Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental, la Rendición de Cuentas. La jornada se desarrolló según lo planeado y en el tiempo previsto.
1.1. Objetivo General:
Dar a conocer a la ciudadanía, público objetivo y servidores públicos del AGN, los avances en la formulación y desarrollo de la política de patrimonio documental, la preservación, conservación y difusión de los fondos documentales del AGN.
1.2. Objetivos específicos:
- Promover la participación del público objetivo de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental. - Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos frente a los avances presentados durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.
1.3. Medios de comunicación:
Los medios de comunicación que se emplearon para divulgar los resultados de la gestión de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental fueron: - Página web
 
Encuesta:
Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadanía y partes interesadas les gustaría conocer sobre las perspectivas y avances de las actividades adelantadas por la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, aplicó la siguiente encuesta:
 
 
ACTA
Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Versión: 5 Código: GD-302-FR-005 Página 2 de 11
La encuesta se publicó en la página web de la Entidad para que los ciudadanos pudieran responderla. A través de este medio se recibieron 110 encuestas. Asimismo, se llenaron encuestas en físico, en los eventos previos a la Rendición de Cuentas, así como en la sala de investigación de la Entidad. A través de este medio se recibieron 41 encuestas, para un total de 151 encuestas. Resultados encuestas digitales:
 
 
ACTA
Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Versión: 5 Código: GD-302-FR-005 Página 3 de 11
Resultados encuestas físicas:
 
Invitación:
Con el objetivo de lograr mayor impacto en el público externo, se envió a través de correo electrónico a la base de datos de contactos de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, la invitación a participar en la Rendición de Cuentas. En total fueron enviadas 465 invitaciones: -
Página Web:
 A través de la página Web del AGN, se realizaron 5 publicaciones informándole a la ciudadanía la estrategia de rendición de cuentas de la Entidad durante la vigencia 2013, entre cuyas novedades está la descentralización regional de la Rendición de Cuentas y el objetivo de este proceso de transparencia activa de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental, así como la fecha, hora y lugar donde se llevaría a cabo, y se publicaron varias notas: una nota sobre la encuesta de percepción, otra sobre los incentivos de la Rendición de Cuentas, una más presentando la Agenda y una última para seguir la audiencia vía Streaming.

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