D OS SI ER TÈCNI C DE P AR TI CIP A CI Ó

A L W ORK S HOP 2009

B A R CE L O NA P R OV I N CE
C O N VE N TI ON B U RE AU
 Workshop Barcelona Province Convention Bureau

Objectiu:

Des de l’any 2006 el Programa de turisme de reunions de la Delegació de turisme de Diputació de

Barcelona porta a terme un workshop l’objectiu del qual és donar a conèixer als organitzadors
d’esdeveniments de la ciutat de Barcelona i la seva àrea d’influència les possibilitats que té la
província com a seu de tot tipus d’actes.

Es realitza en un espai membre del BPCB i a la ciutat de Barcelona (Casa Convalescència,

gestionat per l’APAC UAB Campus), el que ens permet atreure a un nombre important
d’empreses i agències de la ciutat.

Donat l’èxit de les anteriors edicions i seguint les indicacions dels membres associats expressades
en les darreres reunions del Consell assessor i plenària s’ha decidit repetir aquest acte al 2009 i
enguany tindrà lloc el dijous 8 d’octubre.
d’octubre

El workshop

Un workshop és una jornada de treball que permet mantenir

reunions entre els membres i els organitzadors (OPCs, Agències
de viatges, empreses o associacions) per donar-los a conèixer
les propostes dels associats.

Els membres del Barcelona Province Convention Bureau que

ho hagin sol·licitat disposaran de taules de treball on poder
realitzar aquestes reunions. No s’estableix una agenda concreta
de les cites, ja que es prefereix que l’organitzador convidat
realitzi una tria en funció dels seus interessos.

L’horari del workshop serà de 16 a 20 hores i posteriorment es celebrarà un cocktail.

Qui pot participar?

Poden sol·licitar la participació amb taula de treball totes les empreses associades al Barcelona
Province Convention Bureau al 2009. Les empreses que formin part d’un grup només podran
presentar l’oferta relativa a l’associat existent a la província de Barcelona.

Per a grups empresarials que estiguin presents al BPCB amb més d’un espai, és possible
sol·licitar una única taula de treball i presentar l’oferta múltiple. Per exemple, si un associat és
membre amb dos hotels, és possible demanar una única taula.

Per a poder ser presents en el workshop caldrà que ens feu arribar la sol·licitud adjunta per correu
electrònic a barcelonaprovincecb@diba.cat, abans del proper 23 de setembre de 2009 200 9. Es
confirmarà per e-mail la correcta recepció de la sol·licitud.

El nombre de taules és limitat a l’aforament de les sales de Casa Convalescència, pel que
s’assignaran per estricte ordre d’arribada. La Delegació de Turisme avaluarà les diferents
propostes presentades i us confirmarà la reserva de la taula.

Qui està convidat?

Per a la celebració d’aquest workshop comptem amb la col·laboració de l’Associació Catalana

d’Agències de Viatges i es convidaran unes 3.500 empreses entre organitzadors d’esdeveniments,
agències de viatges catalanes, associacions, federacions i col·legis professionals.

1
 Workshop Barcelona Province Convention Bureau

Per tal de donar més difusió a aquest acte es sol·licitarà a les empreses participants que ens
indiquin a quines empreses clients desitgen convidar. També es realitzarà difusió d’aquest
esdeveniment en els mitjans de comunicació especialitzats. La Delegació de Turisme de la
Diputació de Barcelona es reserva el dret de cancel·lar l’esdeveniment si no hi ha un mínim
d’assistents inscrits.

Quin material s’ha de dur?

La preparació d’un workshop és més complexa que la d’una fira. Donat que el públic que assistirà
és professional i té interessos concrets cal que realitzem l’esforç de lliurar-li una documentació que
li sigui útil per tal d’organitzar qualsevol esdeveniment. Caldrà, doncs, que porteu material gràfic de
la vostra empresa o espai, tarifes, disponibilitats...

Donat que enguany el tema del workshop són els sentits us convidem a participar amb alguna
proposta relacionada amb la vostra empresa o activitat. Esperem les vostres idees!!!

Lliurarem a cada convidat la Guia Professional per a reunions a prop de Barcelona del BPCB.

On es farà?

Per a la celebració d’aquest workshop la Universitat Autònoma de Barcelona ens ha ofert de nou
el seu espai singular a la ciutat de Barcelona, Casa Convalescència.

Casa Convalescència és un edifici modernista situat al recinte de

l'Hospital de Sant Pau de Barcelona i gestionat per la Fundació
Universitat Autònoma de Barcelona.
El Centre de Convencions i de Congressos té una capacitat total
d'aproximadament 1.000 persones i disposa de 26 aules i sales
totalment equipades amb tecnologia multimèdia i tot el material
audiovisual i de suport necessari per fer-hi congressos,
convencions, seminaris, reunions de treball, sopars de gala,
presentacions i tot tipus d'actes socials i culturals.

En concret pel workshop hem reservat l’Aula Magna i les sales

adjuntes, amb una capacitat màxima de 43 taules per a aquest
esdeveniment.

Com arribar-
arribar-hi?

Aparcament: Aparcament recinte Hospital de Sant Pau

Metro: Línia blava (L5).

(L5) Parada Hospital de Sant Pau.
Línia groga (L4). Parada Guinardó
Gui nardó

Autobusos: 15, 19, 20, 35, 45, 47, 50, 51, 92.

També podeu consultar el plànol de carreteres a la web:

http://www.uabcampus.com/cat/index_vert.html

I també aquest enllaç de Google Map.

2
 Workshop Barcelona Province Convention Bureau

Cost

La participació en el workshop del BPCB té un cost de 100 € + IVA.

IVA Aquest preu inclou la gestió
de l’esdeveniment, la participació amb una taula i quatre cadires i la base de dades d’empreses
assistents.

Acreditacions:

A cada taula hi podrà haver un màxim de 2 persones, pel que cal que ens indiqueu en el formulari
de reserva de taula els noms de les persones per a les quals voleu demanar acreditació.

Tots els assistents aniran degudament acreditats amb el seu nom i l’empresa a la que pertanyen o
la seva condició d’agent de viatges o organitzador.

Decoració:

El lloc de treball serà una taula d’1,40 m x 0,80 m amb dues

cadires.

Donades les especials característiques arquitectòniques de

la Casa Convalescència, no és possible penjar cap cartell,
pel que la vostra situació s’indicarà mitjançant un cartell del
BPCB amb el vostre nom i logotip.

Per qualsevol dubte sobre temes de decoració cal consultar

amb el BPCB. A fi de garantir la imatge conjunta de tot
l’esdeveniment no es permetran elements decoratius fora de
la taula (banners, per exemple).

Tampoc no es permetrà cap material audiovisual (televisors, pantalles, etc...) fora dels ordinadors
portàtils. Us recomanem que dueu cables a fi de garantir la connexió elèctrica, ja que al tractar-se
d’un recinte modernista no hi ha un gran nombre d’endolls. Per aquest motiu tampoc es pot
garantir la connexió wi-fi.

Els associats s’agruparan a les sales en funció de la categoria del BPCB a la qual pertanyen. Hi
haurà també una part dedicada als associats territorials.

Documentació:

La Delegació de Turisme de la Diputació de Barcelona us lliurarà el dia del workshop un dossier

amb tota la informació dels convidats assistents a fi de facilitar els contactes.

Així mateix, es lliurarà a cada convidat un altre dossier que contindrà les vostres dades.

Material i Merchandising:
Merchandising:

Dies abans del workshop us informarem del nombre d’assistents confirmats a fi de racionalitzar el
número de fulletons i documentació que podeu portar. Així mateix, si voleu dur algun regal
promocional o merchandising per lliurar als convidats cal que ens ho indiqueu ja que disposarem
de molt poc espai de magatzem. Feu-ho constar també a la sol·licitud.

3
 Workshop Barcelona Province Convention Bureau

Concurs:
Concurs: Amb tots els sentits

Per tal d’incentivar l’assistència al workshop hem preparat un petit joc pel qual demanem la vostra
col·laboració: Volem que els organitzadors coneguin la província de Barcelona, i per a fer-ho
utilitzarem un joc: tots els sentits.

Els organitzadors rebran junt amb la invitació formal un petit carnet en el que hauran d’anar
omplint un dibuix amb petits gomets adhesius que els donareu a cadascuna de les taules,
acreditant que us han visitat i heu mantingut l’entrevista. Des de l’organització us lliurarem aquest
material.

Al final del workshop els convidats lliuraran els seus carnets a la taula d’inscripció on hi haurà una
urna i durant el cocktail es farà el sorteig dels diversos premis.

L’incentiu en forma de premi és el que determinarà en gran mesura l’èxit d’aquesta acció. Creiem
que l’atorgament d’un premi representa una excel·lent oportunitat per tal que un organitzador
d’esdeveniments visiti el vostre establiment o conegui les vostres activitats. És per això que
demanarem que totes les empreses participants al workshop lliurin com a mínim un premi. Aquest
podrà consistir en una estada en un allotjament, un dinar, una activitat, un regal material, etc...

Les vostres propostes de premis les haureu d’incloure també en el formulari de petició de taula
que us adjuntem. El dia del workshop es sortejaran els premis entre els organitzadors que hagin
completat el seu carnet. Podreu lliurar-los mitjançant un tarjetó-bonus o bé indicar-nos el contingut
del premi i realitzarem el tarjetó des del BPCB.

Assessorament:

Per qualsevol dubte podeu contactar amb Anna Sánchez o Joan Pallarès als telèfons 93 402 29
66 o al 93 404 91 54 o bé a les adreces de correu barcelonaprovincecb@diba.cat o bé
pallaresdj@diba.cat .

Us recordem que el termini per a presentar les sol·licituds de taula finalitza el dia 23 de setembre i
que el nombre de taules és limitat, pel que per a la seva assignació es seguirà l’ordre de recepció
de les sol·licituds.