GHID

PROCEDURI CONTABILE AFERENTE PROIECTELOR CO-FINANATE DIN FONDURI EUROPENE STRUCTURALE I DE COEZIUNE

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ediia 1 din 5 aprilie 2 11! re"izuit# la $ iulie 2 11

%ondiii generale pri"ind ad&inistrarea fondurilor proiectului Prefinanarea Proiecte (n parteneriat Docu&entele contabile *acturile Docu&entele de plat# ,-trasele de cont .tructura analitic# a conturilor utilizate (n contabilitatea proiectului ,"idena contabil# 01,20 1 - %onturi analitice utilizate

3 ' 5 ) + $ $ $ / 11

3esurse folosite la (ntoc&irea prezentului docu&ent4 53D510160 D, 73G,168 1r. )' din 3 iunie 2 / pri"ind gestionarea financiar# a instru&entelor structurale i utilizarea acestora pentru obiecti"ul con"ergen#! &odificat# prin 5rdonana Gu"ernului nr. 1/92 /! :egea nr. 3)292 / i 5rdonana de urgen# a Gu"ernului nr. 12 92 1 ! 53DI1 1r. 25'$ din 25 august 2 / pentru aprobarea 1or&elor &etodologice de aplicare a pre"ederilor 5rdonanei de urgen# a Gu"ernului nr. )'92 / pri"ind gestionarea financiar# a instru&entelor structurale i utilizarea acestora pentru obiecti"ul con"ergen#! ;anualul <eneficiarului! octo&brie 2 /! Progra&ul 5peraional .ectorial Dez"oltarea 3esurselor 7&ane 2 +-2 13! Instruciuni pentru beneficiarii proiectelor cofinanate (n cadrul Progra&ului 5peraional .ectorial %reterea %o&petiti"it#ii ,cono&ice! P5. %%,! 31 &artie 2 11! ;anual de i&ple&entare a proiectelor finanate din Progra&ul 5peraional Dez"oltarea %apacit#ii 0d&inistrati"e! octo&brie 2 / GHID7: <,1,*I%I037:7I pentru Progra&ul 5peraional 3egional 0cest G=id este realizat de ec=ipa %o&paniei de %onsultan# pentru In"estiii >i Dez"oltare ca un instru&ent de lucru pentru contabilii >i9sau departa&entele financiare ale organizaiilor care i&ple&enteaz# proiecte co-finanate din fonduri europene structurale >i de coeziune. %ele &ai &ulte obeser"aii au (n "edere e-periena acu&ulat# pe parcursul i&ple&ent#rii proiectelor care au beneficiat de finanare din diferite surse nera&bursabile. ,ste foarte i&portant s# (&bun#t#i& per&anent coninutul >i calitatea acestui G=id! fapt pentru care! a>tept#& cu interes ideile! obser"aiile! (ntreb#rile >i contribuiile tuturor celor interesai pe adresa g=id.contabilitate?ccid.ro. 0precie& (n &od special cazurile concerete! (nsoite de docu&ente suport! pe care le-a& putea utiliza la actualizarea per&anent# a coninutului prezentului g=id.

Pag. 2 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Condiii generale privind administrarea fondurilor proiectului

.e reco&and# s# desc=idei un cont indi"idual pentru fiecare proiect (n parte! diferit de contul curent al organizaiei1. 0cest cont poate fi acelai cu cel pe care de regul# 0utoritatea de &anage&ent (l solicit# pentru ra&bursarea c=eltuielilor. Dac# a"ei un (&pru&ut bancar pentru asigurarea cofinan#rii! @A0-ului i a altor c=eltuieli neeligibile sau pur i si&plu pentru asigurarea lic=idit#ilor necesare i&ple&ent#rii proiectului (ncercai! pe cBt posibil! s# folosii acelai cont sau (ncercai s# nu utilizai conturile proiectului pentru operaiuni curente ale organizaiei sau pentru operaiuni necesare altor proiecte. Pentru proiectele la care c=eltuielile salariale sunt eligibile se reco&and# plata salariilor pentru angaCaii care au contract de &unc# i a ta-elor aferente acestora din contul curent al organizaiei! ur&Bnd ca dup# decontarea c=eltuielilor s# transferai su&ele pl#tite din contul proiectului (n contul curent al organizaiei. Dn egal# &#sur# "# reco&and#& s# folosii &odelul i pentru con"eniile ci"ile i s# a"ei (n "edere inclusi" plata ta-elor care cad (n sarcina angaCatului. Dn sc=i&b! pentru plata drepturilor de autor sau a onorariilor pl#ile se "or face din contul proiectului. A# reco&and#& ca toate pl#ile! f#r# e-cepie s# se realizeze e-clusi" prin banc# cu ordin de plat# sau fil# cec. Aerificai cu atenie pre"ederile contractului de finanare deoarece sunt 0utorit#i de ;anage&ent care nu accept# alte for&e de plat#. PlBile f#cute (nainte de se&narea contractului de finanare Ee-. studii de pia#! studii de fezabilitate FetcG se realizeaz# e"ident din contul curent! fapt pentru care! odat# ra&bursate c=eltuielile ocazionate cu aceste ser"icii "# putei credita contul curent cu su&ele pe care le-ai pl#tit! (n cuantu&ul decontat de c#tre 0utoritatea de ;anage&ent. Putei (n egal# &#sur# s# l#sai aceste su&e (n contul proiectului pentru a le utiliza la susinerea c=eltuielilor neeligibile. Dn cazul (n care "ei face pl#i (n "alut# (n cadrul proiectului! la ra&bursare se "a putea solicita contra"aloarea (n lei a acestor pl#i la cursul <#ncii 1aionale a 3o&Bniei din data (ntoc&irii docu&entelor de plat# (n "alut# Edata facturiiG. 0"ei griC# (n acest sens ca! pe cBt posibil! pe factur# s# fie &enionat cursul de sc=i&b al <13! astfel (ncBt s# nu fie necesare Custific#ri supli&entare (n cererea de ra&bursare. .u&ele aferente derularii proiectelor finanate din instru&ente structurale! e-istente in conturile beneficiarilor! nu sunt supuse e-ecutarii silite pe perioada de "alabilitate a contractelor de finantare! cu e-ceptia situaiilor (n care autorit#ile publice co&petente solicit# e-ecutarea lor ca ur&are a constat#rii unor nereguli >i9sau fraude (n i&ple&entarea proiectului.

(n situaia instituiilor >i autorit#ilor publice trezoreriile desc=id (n &o&entul de fa# un singur cont pentru toate proiectele pen care organizaia le i&ple&enteaz#. Dn aceast# situaie nu uitai s# precizai pe ordinele de plat# codul .;I. al proiectului! astfel (ncBt tranzaciile s# fie u>or de ur&#rit.

Pag. 3 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Prefinanarea
,-ist# proceduri definite foarte clar cu pri"ire la alicarea >i utilizarea su&elor din prefinanare (n fiecare contract de finanare! fapt pentru care (n acest capitol ne "o& referi e-clusi" la a&#nuntele &ai delicate. %a regul# general# prefinanarea se aloc# (n baza ur&#toarelor docu&ente4 aG solicitare scris# din partea beneficiarului! confor& contractului9deciziei9ordinului de finanareH bG un contract de furnizare de bunuri9prestare de ser"icii9e-ecuie de lucr#ri (nc=eiat (ntre beneficiar i un operator econo&ic! cu e-cepia proiectelor a c#ror i&ple&entare se realizeaz# f#r# (nc=eierea "reunui astfel de contract >i a celor (n care (nc=eierea contractelor nu se realizeaz# &ai pri&a faz# de i&ple&entare! cG scrisoare de garanie bancar# pentru su&a aferent# prefinan#rii solicitate! nu&ai (n cazul proiectelor care intr# sub incidena aCutorului de stat9de &ini&is. 0"Bnd (n "edere punctul cG prefinanarea de"ine atracti"# &ai ales pentru autorit#ile publice >i pentru proiectele care presupun for&are profesional# sau dez"oltarea capacit#ii ad&inistrati"e2. Dn cazul organizaiilor de drept pri"at scrisoarea de garanie bancar# presupune parcurgerea unor proceduri foarte ase&#n#toare cu cele pentru obinerea >i ad&inistrarea unui credit! >i atunci! ine"itabil! reco&andarea noastr# este &ai degrab# s# apelai la un credit bancar decBt la prefinanare. <eneficiarii trebuie s# dein# un cont pentru prefinanare. 0cest cont poate fi acela>i cont cu cel al proiectului despre care a& discutat &ai sus. ,-ist# (ns# 0utorit#i de ;anage&ent care i&pun ca desc=iderea contului de prefinanare s# se fac# la @rezoreria .tatului. Dn aceste situaii cel &ai si&plu este s# "# pl#tii furnizorii (n conturile lor din @rezorerie. Dac# la autorit#ile publice aceast# procedur# reprezint# o practic# curent#! la beneficiarii de drept pri"at nu (ntotdeauna acest lucru este posibil. Dn aceast# ulti&# situaie se "or transfera (ntBi banii din @rezorerie (n contul desc=is la banc#! iar dup# aceea se "or face pl#ile c#tre furnizori sau c#tre angaCai >i colaboratori. Dup# efectuarea transferurilor pl#ile nu trebuie s# (ntBrzie &ai &ult de 3 zile lucr#toare3. 1u (ncercai s# acoperii din prefinanare lipsa de lic=idit#i pentru acti"itatea curent# a organizaiei sau pentru alte in"estiii pe care le a"ei (n derulare! c=iar >i pentru un alt proiect. ,ste o gre>eal# des (ntBlnit# (n organizaiile care i&ple&enteaz# pentru pri&a dat# proiecte pentru c# su&ele disponibile din prefinanare sunt o tentaie foarte &are pentru oricine se confrunt# cu o lips# acut# de lic=idit#i. Dn toate situaiile aceast# practic# duce la blocarea sau (nc=iderea pre&atur# a proiectului sau! >i &ai r#u! la blocarea acti"it#ii organizaiei. Dn situaiile (n care dobBnda acu&ulat# (n contul bancar pentru su&ele de prefinanare este &ai &are decBt co&isioanele >i alte costuri de gestionare ale contului se realizeaz# "enituri din acti"itatea financiar# care "or fi raportate >i transferate c#tre 0utoritatea de ;anage&ent cel &ai
proiectele finanate din *ondul .ocial ,uropean prin P5. D37 >i P5 D%0 legea nu pre"ede decBt acest ter&en. 1u e-ist# penalit#i! dar 0utoritatea de ;anage&ent ar putea s# aib# (n "edere diferite sanciuni dac# se constat# (ntBrzieri foarte &ari la plat# fa# de data transferului banilor din trezorerie sau dac# se constat# utilizarea banilor (n alte scopuri.
3 2

Pag. ' din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

tBrziu la finalizarea proiectului. Pentru proiectele care se (ntind pe o perioad# &ai &are de 2' de luni reco&and#& ca acest# ec=ilibrare s# se realizeze la (nc=iderea fiec#rui an fiscal. Pentru aceast# acti"itate se folose>te for&ularul nr. / de 1otificare cu pri"ire la reconcilierea contabil#
disponibil (n 5rdinul ;,* nr. 2.5'$ din 25 august 2 /.

Proiecte n parteneriat
:a baza parteneriatului realizat pentru i&ple&entarea unui proiect st# 0cordul de parteneriat. 0colo unde liniile de finanare o per&it 0utorit#ile de &anage&ent pun la dispoziia beneficiarilor &odele orientati"e pentru acordul de parteneriat. 0cesta este supus legislaiei din 3o&Bnia! dar e-ist# cBte"a reguli pri"ind &anage&entul financiar al acestor proiecte. Dn pri&ul rBnd! c=iar dac# alegerea partenerilor este atributul e-clusi" al liderului de proiect autorit#ile9instituiile finanate din fonduri publice au obligaia de a face public# intenia de a stabili un parteneriat cu entit#i pri"ate (n "ederea i&ple&ent#rii unui proiect finanat din instru&ente structurale! &enionBnd totodat# principalele acti"it#i ale proiectului i condiiile &ini&e pe care trebuie s# le (ndeplineasc# partenerii. Dn acest sens4 este necesar ca liderul s# fac# do"ada (ndeplinirii condiiei de &ai sus! dise&inBnd infor&aia prin inter&ediul canalelor &edia cu acoperire naional# sau prin internet trebuie s# se de&onstreze c# alegerea partenerilor! (n cazul entit#ilor pri"ate! s-a f#cut dintre organizaiile care au do&enii de acti"itate (n concordan# cu obiecti"ele specifice ale proiectului >i c# acestea sunt (nregistrate fiscal (n statele &e&bre ale 7niunii ,uropene. %a (n toate cazurile! decontarea c=eltuielilor efectuate pentru i&ple&entarea proiectului (n cadrul parteneriatului se efectueaz# pe baz# de factur# sau orice alt docu&ent Custificati" pre"#zut de regle&ent#rile (n "igoare. ,-ist# (n sc=i&b cBte"a specificit#i. :iderul i partenerii cuprind (n bugetul propriu su&ele care sunt necesare fiec#ruia dintre ei pentru finanarea "alorii totale a acti"it#ilor pe care le desf#oar# (n cadrul proiectului'. %ontul pentru prefinanare >i pentru ra&bursarea c=eltuielilor "a fi desc=is doar de c#tre liderul de proiect. Prefinanarea se poate solicita doar (n nu&ele organizaiilor din proiect care sunt eligibile s# o obin#. Dup# pri&irea acestor su&e liderul de proiect le "a transfera (n ter&en de &a-i& 3 zile lucr#toare de la data (ncas#rii pentru partenerii ro&Bni >i (n ter&en de ) zile lucr#toare pentru partenerii str#ini. Dn cazul partenerilor str#ini pl#ile se "or face doar c#tre un cont pe care (l dein sau (l desc=id (n 3o&Bnia. Din acest cont partenerii (>i pot transfera su&ele c#tre conturile din str#in#tate. :a &a-i& 3 zile lucr#toare de la efectuarea "ira&entelor liderul de proiect are oblicaia de a notifica 0utoritatea de &anage&ent trans&itBnd (n copie ordinele de plat# >i e-trasul de cont. 5ricare dintre parteneri poate sesiza 0utoritatea de &anage&ent dac# liderul de proiect nu le transfer# su&ele (n ter&enul pre"#zut &ai sus.

acest aspect este obligatoriu pentru organizaiile finanate in totalitate sau parial din fonduri de la bugetele publice >i (l reco&and#& >i organizaiilor de drept pri"at

'

Pag. 5 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Documentele contabile
Docu&entele contabile se "or p#stra (n original la departa&entul financiar-contabil sau de c#tre contabilul organizaiei. Pe baza lor se (nregistreaz# (n contabilitate c=eltuielile efectuate (n cadrul proiectului. @oate docu&entele trebuie p#strate de regul# pentru o perioad# de &ini& 5 ani de la finalizarea Progra&ului 5peraional din care a fost finanat proiectul de care beneficiai. Aerificai perioada obligatorie de p#strare a docu&entelor (n contractul du&nea"oastr# de finanare. Exemplu: Docume !ele "o# $% p&'!#(!e p) & l( *+,+-,-.-+ cu po'%/%l%!(!e( p#elu 0%#%% (ce'!u% !e#me p) & l( 1 c2%3e#e( o$%c%(l& ( POSDRU, To(!e 3ocume !ele "o# $% p&'!#(!e % clu'%" pe o pe#%o(3& 3e 4 ( % 3e l( 1 c2%3e#e( o$%c%(l&5p(#6%(l& ( POS CCE, Dn confor&itate cu 0rt. 25 din legea contabilit#ii nr. $291//1! republicat# i 5;,* nr. 351292 $ pri"ind docu&entele financiar- contabile! docu&entele contabile sunt p#strate i ar=i"ate dup# cu& ur&eaz#4 soldurile finale i rapoartele anuale se p#streaz# zece ani cu (ncepere de la data (nc=eierii e-erciiului financiar (n cursul c#ruia au fost (ntoc&iteH docu&entele contabile! registrele! docu&entele Custificati"e! listele de in"entariere! planul de conturi se p#streaz# zece ani cu (ncepere de la data (nc=eierii e-erciiului financiar (n cursul c#ruia au fost (ntoc&iteH (nregistr#rile contabile ce do"edesc &odalitatea (n care unitatea de contabilitate este organizat# se p#streaz# pentru o perioad# de cinci ani dup# e-erciiul financiar (n care au fost (ntoc&iteH docu&entele financiar-contabile care atesta pro"enienta unor bunuri cu o durata de "iata &ai &are de 1 ani se pastreaza! de regula! pe o perioada &ai &are! respecti" pe perioada de utilizare a bunurilorH docu&entele pre"azute in ane-a nr. ' a 5rdinului ;,* nr. 351292 $ se pot pastra pe o perioada de nu&ai 5 ani daca necesitatile proprii ale organiIaJei nu i&pun pastrarea acestora pe o perioada &ai &areH statele de salarii se p#streaz# ti&p de 5 de ani. Docu&entele Custificati"e care stau la baza (nregistr#rilor (n contabilitate angaCeaz# r#spunderea persoanelor care le-au (ntoc&it! "izat i aprobat! precu& i a celor care le-au (nregistrat (n contabilitate. %ontabilul trebuie s# asigure (n orice &o&ent o pist# de audit adec"at#! (n confor&itate cu regula&entele co&unitare i naionale (n "igoare. :a ra&bursarea c=eltuielilor se "or solicita cel puin ur&#toarele docu&ente4 *iele de cont pentru conturile analitice utilizate (n e"idena contabil# a proiectelor 1ote contabile <alane de "erificare 3egistru Curnal *acturi

Pag. ) din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Docu&ente de plat# Eordine de plat#G ,-trase de cont 3egistrul nu&erelor de in"entar 1ota intrare in receptie E1I3G <onuri de consu& *ia &iClocului fiProcese "erbale de punere (n funciune Procese "erbale de recepie

F(c!u#%le
*acturile trebuie s# &enioneze detaliat bunul ac=iziionat sau ser"iciul prestat. Pentru e"itarea dublei finan#ri! toate facturile "or fi inscripionate pe fa#! sub se&n#tura reprezentantului legal al beneficiarului! de regul# cu nu&ele progra&ului operaional! a-a prioritar#! titlul proiectului! codul .;I.! i nu&#rul contractului de finanare. *iecare 0utoritate de ;anage&ent i&pune reguli destul de stricte (n acest sens! fapt pentru care "erificai cu atenie pre"ederile din contractul de finanare. *acturile "or &eniona detaliat bunul ac=iziionat! ser"iciul prestat sau lucrarea efectuat#. ,le trebuie s# aib# for&atul pre"#zut de actele nor&ati"e (n "igoare i s# fie co&pletate (n confor&itate cu acestea. Dn nicio situaie data (nscris# pe factur# nu trebuie s# fie anterioar# datei se&n#rii contractului de finanare. ,-cepie de la aceast# regul# fac doar c=eltuielile anterioare se&n#rii contractului de finanare i care sunt &enionate e-pres (n g=idurile solicitantului Ee-. studii de pia#! studii de fezabilitate Fetc.G. Dn egal# &#sur# data (nscris# pe factur# nu trebuie s# fie anterioar# datei se&n#rii contractului de ac=iziii pentru bunurile! ser"iciile sau lucr#rile care fac obiectul facturii. @ot pe factur# trebuie s# fie &enionate nu&#rul! data i9sau obiectul contractului de ac=iziii pentru ser"icii9bunuri9lucr#ri (n baza c#rora au fost e&ise. *actura "a fi intoc&ita de ase&enea &aniera (ncBt s# poat# fi ur&arite foarte clar ser"iciile prestate 9 bunurile li"rate 9 lucr#rile efectuate! potri"it detalierii din oferta financiar# care a stat la baza select#rii furnizorului >i la baza (ntoc&irii contractului >i astfel incat sa poata fi identificate foarte usor pozitiile din bugetul detaliat al proiectului si capitolele de c=eltuieli eligibile. Dn egal# &#sur# "# reco&and#& ca (n situaia contractelor care pre"#d garanii de bun# e-ecuie pe facturi s# fie precizat &odul de constituire a garaniei E,-. Kscrisoare de garanie bancar# nr. -----L sau K--- lei din "aloarea facturii la care se adauga --- lei reprezentBnd @A0 se "or depune (n contul curent al furnizorului nr. --- desc=is la <anca ---! iar --- lei reprezentBnd garanie de bun# e-ecuie (n cuantu& de ---M din "aloarea facturii se "or depune (n contul de garanii nr. --desc=is la <anca ---LG. 1u (n ulti&ul rBnd "erificai contul! banca furnizorului i sedul social s# corespund# cu datele din contract. :a fel i datele organizaiei du&nea"oastra s# corespund# cu cele din contractul cu furnizorul9prestatorul! dar i cu datele din contractul de finanare.

Pag. + din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

%=iar dac# toate aceste ele&ente "or ad#uga coninut (n e-ces pe factur# "# "or fi de aCutor pentru p#strarea unei contabilit#i fidele a proiectului.

Docume !ele 3e pl(!&

*acei toate pl#ile prin banc# 9 trezorerie. ;aCoritatea 0utorit#ilor de ;anage&ent solicit# acest lucru e-pres prin contractele de finanare. Din docu&entele de plat# E5P sau fil# cecG trebuie s# reias# foarte clar plata efectuat# de aceea este foarte i&portant s# precizai nu&#rul i data facturii pl#tite i nu&#rul i data contractului aferent facturii ac=itate. P#strai totui aceste ele&ente cBt &ai concise astfel (ncBt s# fie e"idente pe e-trasul de cont. Din p#cate nu sunte& (nc# obiCnuii cu pl#ile electronice! fapt pentru care trebuie s# "a asigurai c# a"ei (ntotdeauna ta&pila b#ncii pe docu&entele de plat#. Pe cBt posibil nu facei pl#i pariale ale facturilor pentru c# acest lucru "a (ngreuna foarte &ult procesul de raportare i &ai ales "ei (ntB&pina dificult#i (n redactarea cererilor de ra&bursare. .pre e-e&plu! pentru o factur# de 12' de lei! (n niciun caz nu facei 5Puri de 2' lei reprezentBnd @A0! pe principiul c# (l aCutai pe furnizor s# (i pl#teasc# ta-ele! ur&Bnd ca pentru restul de 1 lei s# facei 5P la o lun# sau dou# diferen#. De fapt indiferent ce spriei pe 5P cei 2' de lei "or fi (nregistrai tot ti&pul sub for&a 1/!35 lei "aloare pl#tit# i '!)5 lei @A0. ,"idenierea acestui tip de tranzacii (n cererea de ra&bursare necesit# tot ti&pul e-plicaii supli&entare i &ai ales atunci cBnd se lucreaz# cu foarte &ulte zeci&ale se creaz# proble&e de calcul. Dac# 0utoritatea de &anage&ent accept# %,%-urile sau biletele la ordin "erificai ca acestea s# fie e&ise de beneficiarul proiectului! (n nu&ele furnizorului! far# s# fie girate c#tre terti. Dn cazul acestor instru&ente de plat# "a trebui s# a"ei <orderourile de (ncasare! ta&pilate i se&nate de banc#. Dac# 0utoritatea de &anage&ent accept# efectuarea pl#ilor prin acrediti" e-tern trebuie s# "# asigurai c# a"ei copii dup# toate docu&entele solicitate de banc# pentru transferul su&elor respecti"e Econfor& contractului de creditG.

Ex!#('ele 3e co !
Aerificai ca e-trasele de cont s# fie datate i ta&pilate de banc# EtrezorerieG i s# ateste "aloarea i data pl#ilor efectuate (n confor&itate cu docu&entele de plat# corespunz#toare.

Structura analitic a conturilor utilizate n contabilitatea proiectului

%onturile analitice utilizate (n contabilitatea proiectului trebuie s# conin# ur&#toarele ele&ente4 nu&#r cont denu&ire furnizor abre"ierea progra&ului operaional nu&#rul i data contractului pentru finanarea proiectului

Pag. $ din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Exemplu: Co !ul 7.78 cu co3%$%c(#e( 'ol%c%!(!& "( (p&#e( 1 B(l( 6( 3e "e#%$%c(#e8 F%9( 3e co ! 9% No!( co !(/%l& 3up& cum u#me(:&: ;7.7 CCID CCE +5.<,.=,.<> ? u 3e CCID e'!e 3e um%#e( $u# %:o#ulu%8 CCE e'!e 3e um%#e( P#o0#(mulu% Ope#(6%o (l 9% +5.<,.=,.< #ep#e:% !& um&#ul 9% 3(!( co !#(c!ulu% 3e $% ( 6(#e 1 c2e%(! 1 !#e A@5OI 9% /e e$%c%(#, ;7.7,CCID,POS DRU,+5.<,.=,.<> ? u 3e CCID e'!e 3e um%#e( $u# %:o#ulu%8 POS DRU e'!e 3e um%#e( P#o0#(mulu% Ope#(6%o (l 9% +5.<,.=,.< #ep#e:% !& um&#ul 9% 3(!( co !#(c!ulu% 3e $% ( 6(#e 1 c2e%(! 1 !#e A@5OI 9% /e e$%c%(#, Pentru descrierea conturilor analitice cele &ai uzuale folosite (n cadrul unui proiect "ezi 0ne-a 1 %onturi analitice utilizate.

Evidena contabil
:a i&ple&entarea proiectelor finanate din fonduri europene se solicit# o e"iden# contabil# distinct#! folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Dac# suntei beneficiarul &ai &ultor proiecte finanate din fonduri europene trebuie s# inei o e"idena contabil# distinct# pentru fiecare proiect. Dnregistr#rile contabile aferente proiectului "or fi realizate de c#tre un e-pert contabil9contabil autorizat (n conditiile legii! care "a se&na i data docu&entele contabile aferente operatiunilor din cadrul proiectului. Pentru p#strarea integrit#ii situaiilor contabile! dac# a"ei un contabil angaCat per&anent (n organizaia du&nea"oastr# este de preferat s# nu subcontractai acest ser"iciu. Dn egal# &#sur#! dac# contabilitatea organizaiei du&nea"oastr# este inut# de o societate specializat# este de preferat ca aceeai societate s# se ocupe i de contabilitatea distinct# a proiectului9proiectelor de care beneficiai. Dac# totui trebuie s# angaCai personal supli&entar sau s# contractai ser"icii de contabilitate supli&entare a"ei (n "edere ca persoana care (ntoc&ete docu&entele contabile ale proiectului sau care super"izeaz# acti"itatea i se&neaz# aceste docu&ente s# fie &e&bru acti" al %orpului ,-perilor %ontabili i %ontabililor 0utorizai din 3o&Bnia N %,%%03. Pe toat# durata i&ple&ent#rii proiectului e-pertul contabil trebuie s# aib# calitatea de &e&bru acti" %,%%03. Dn cazul (n care i se retrage aceast# calitate sau o pierde din orice &oti" e-pertul contabil trebuie (nlocuit. @oi beneficiarii "or efectua (nregistr#ri contabile sintetice i analitice! confor& :egii contabilit#ii nr. $291//1! republicat#! cu &odific#rile i co&plet#rile ulterioare i ale 5;*P 1r. 1+5292 5 pentru aprobarea regle&ent#rilor contabile confor&e cu directi"ele europene. Dn plus! instituiile publice "or respecta pre"ederile 5;*P 1/1+92 5 cu &odific#rile i co&plet#rile ulterioare E"ezi 5;*P 21)/92 /G! pentru aprobarea nor&elor &etodologice pri"ind organizarea i conducerea contabilit#ii instituiilor publice! Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia! cu &odific#rile i co&plet#rile ulterioare.

Pag. / din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

0sociaiile! fundaiile! patronatele! organizaiile sindicale! cultele religioase! precu& i alte persoane Curidice (nfiinate (n baza unor legi speciale! (n scopul desf#ur#rii de acti"it#i f#r# scop patri&onial! care au obligaia! potri"it legii! s# conduc# contabilitatea (n partid# dubl# i s# (ntoc&easc# situaii financiare anuale! "or respecta 5;*P 1/)/92 + pri"ind aprobarea regle&ent#rilor contabile pentru persoanele Curidice f#r# scop patri&onial. Dn cazul proiectelor care i&plic# &ai &uli parteneri toate operaiunile efectuate! atBt de c#tre liderul de proiect cBt i de parteneri! trebuie s# fie reflectate (n e"idena contabil# a fiec#ruia dintre ei i susinute de docu&ente Custificati"e. 5peraiunile contabile sunt i nu se li&iteaz# la4 Dnregistrarea facturilor pri&ite de la furnizori Dnregistrarea pl#ilor facturilor c#tre furnizori Dnregistrarea salariilor personalului care lucreaz# (n proiect Dnregistrarea pl#ii salariilor c#tre personalul i&plicat (n proiect 3ecunoaterea acti"elor generate (n cadrul proiectului %orecii financiare la ni"el de contractori Dncasarea su&elor din corecii financiare de c#tre contractori %orecii financiare la ni"el de proiect Plata su&elor aferente coreciilor financiare Dnregistrarea cererii de prefinanare Dnregistrarea su&elor (ncasate pentru prefinanare Dnregistrarea cererii de ra&bursare Dnregistrarea su&elor (ncasate cu titlu de ra&bursare de la 0; Dnregistrarea coreciilor financiare pri&ite de la 0;95I Dnregistrarea "eniturilor generate de proiect Edac# e cazulG Dnregistrarea operaiunilor legate de decontarea (ntre parteneri Edac# e cazulG 1u uitai s# redenu&ii (n contabilitate (nregistr#rile aferente c=eltuielilor anterioare (nc=eierii contractului de finanare astfel (nc(t s# respecte structura analitic# a conturilor utilizate (n contabilitatea proiectului. 5pional! pentru a a"ea o situaie foarte clar# a e-ecuiei financiare a proiectului! putei defini proiectul ca o entitate contabil# distinct# (n progra&ul du&nea"oastr# de contabilitate. Dn aceast# situaie nu uitai (n pri&a lun# de i&ple&entare a proiectului s# introducei (n contabilitate docu&entele aferente c=eltuielilor efectuate anterior se&n#rii contractului de finanare. %ontabilitatea unui proiect trebuie s# reflecte atBt c=eltuielile eligibile cBt >i c=eltuielile neeligibile. 1u "# reco&and#& s# includei alte c=eltuieli ocazionate de i&ple&entarea proiectului pe care leai susinut din bugetul propriu! dar care nu au fost lucate (n considerare la (ntoc&irea bugetului proiectului.

Pag. 1 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ANEXA ! Conturi analitice utilizate

Co ! 2 $ De'c#%e#e O0lte i&obiliz#ri necorporaleL De!(l%% se utilizeaz# pentru e"idena altor i&obiliz#ri necorporale ac=iziionate Ede e-e&plu! licen# siste& de operare! licen# anti"irus! licen# 5ffice! licen# siste& de operare ser"er! licen# anti"irus ser"erGH se utilizeaz# pentru e"idena tuturor ec=ipa&entelor te=nologice ac=iziionate pentru realizarea proiectului Ede e-e&plu! ser"er! laptop-uriGH se utilizeaz# pentru e"idena aparaturii birotice ac=iziionate (n cadrul proiectului Ede e-e&plu! i&pri&ant#! &ultifuncional! sPitc=! racQGH se utilizeaz# pentru (nregistrarea a&ortiz#rii altor i&obiliz#ri necorporale Ede e-e&plu4 licene de progra&e infor&aticeG ac=iziionate (n cadrul proiectuluiH se utilizeaz# pentru (nregistrarea a&ortiz#rii ec=ipa&entelor Ede e-e&plu4 ser"er! laptop-uriG ac=iziionate (n cadrul proiectuluiH se utilizeaz# pentru (nregistrarea a&ortiz#rii altor i&obiliz#ri corporale Ede e-e&plu4 i&pri&ant#! &ultifuncional! sPitc=! racQG ac=iziionate (n cadrul proiectuluiH se utilizeaz# pentru e"idena altor &ateriale consu&abile ac=iziionate (n cadrul proiectului Ede e-e&plu4 conector 3R'5! priz# si&pl# (ngropat#! cablu de reeaGH se utilizeaz# pentru e"idena obiectelor de in"entar ac=iziionate (n cadrul proiectului Ede e-e&plu! 7P.! &onitor! Peb-ca&! routerGH se utilizeaz# pentru e"idena furnizorilor de bunuri! lucr#ri i ser"icii pre"#zute (n cadrul proiectului. *urnizorii se "or dez"olta (n analitic dup# denu&ireH se utilizeaz# pentru e"idena furnizorilor de i&obiliz#ri pre"#zute (n cadrul proiectului. *urnizorii se "or dez"olta (n analitic dup# denu&ireH se utilizeaz# pentru a e"idenia creana fata de

2131

O,c=ipa&ente te=nologice E&aini! utilaCe i instalaii de lucruGL O;obilier! aparatur# birotic#! alte i&obiliz#riL O0&ortizarea altor i&obiliz#ri necorporaleL

21'

2$ $

2$13

O0&ortizarea ec=ipa&entelor te=nologice! &iCloacelor de transport! ani&alelor i plantaiilorL O0&ortizarea altor i&obiliz#ri corporaleL

2$1'

3 2$

O0lte &ateriale consu&abileL

3 3

O5biecte de in"entarL

' 1

O*urnizoriL

' '

O*urnizori de i&obiliz#riL

''5

O.ub"enii de incasatL

Pag. 11 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

0utoritatea de ;anage&ent '5$ ODecont#ri din operaii (n participaieL se utilizeaz# pentru e"idena decont#rilor din operaii (n participaie! respecti" a decont#rii c=eltuielilor i "eniturilor realizate din operaii (n participaie! precu& i a su&elor "irate (ntre coparticipani se utilizeaz# pentru e"idena c=eltuielilor angaCate ce "or fi ealonate pe o perioad# &ai &are de o lun# Ede e-e&plu! se&n#tur# electronic# "alabil# 1 an! ser"icii internet broadband pl#tite (n a"ans pe o perioad# de un anGH se utilizeaz# pentru e"idena "eniturilor (nregistrate (n a"ans E sub"enii din e-ploatareGH se utilizeaz# pentru e"idena tuturor operaiunilor de pl#i efectuate pentru realizarea proiectului i (ncasarile din ra&bursarea fondurilorH se utilizeaz# pentru e"idena &aterialelor consu&abile date (n consu&H se utilizeaz# pentru a e"idenia darea (n consu& a obiectelor de in"entar ac=iziionate (n cadrul proiectuluiH se utilizeaz# pentru e"idena c=eltuielilor cu ser"iciile pri&ite de la teri (n cadrul contractului Ede e-e&plu4 ser"icii internet broadband! ser"icii de cablare structurat#GH

'+1

O%=eltuieli (n a"ansL

'+2 5121

OAenituri (nregistrate (n a"ansS O%onturi curente la b#nciL

) 2$ ) 3

O%=eltuieli cu alte &ateriale consu&abileL O%=eltuieli cu obiectele de in"entarL O0lte c=eltuieli cu ser"iciile de la teriL

)2$

)'1 )$1 +132

salarii O%=eltuieli cu a&ortizareaL OD&pru&uturi nera&bursabile cu caracter de sub"enii pentru in"estiiiL OAenituri din sub"enii de e-ploatare aferente cifrei de afaceri (n a"ansL OAenituri din sub"enii pentru in"estiiiL se utilizeaz# pentru (nregistrarea a&ortiz#rii aferente i&obiliz#rilor ac=iziionate (n cadrul proiectuluiH .e utilizeaz# pentru (nregistrarea sub"eniei pri&ite pentru i&obiliz#riH .e utilizeaz# pentru (nregistrarea sub"eniilor aferente &aterialelor! obiectelor de in"entar i altor c=eltuieliH se utilizeaz# pentru (nregistrarea sub"eniilor aferente ec=ipa&entelor "irate la "enituri.

+'11

+5$'

Pag. 12 din 13

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

P#o%ec!ele ($l(!e 1 po#!o$ol%ul o'!#u 'e (3#e'e(:& I@@-u#%lo#8 1 !#ep#% 3e#%lo# m(#%8 % '!%!u6%%lo# pu/l%ce 9% ONG-u#%lo# Pe !#u p#o0#(m&#% "& #u0&m '& e co !(c!(6% l( GS@: AB7C .D7+ +E D4 +-8 F(x: AB7C .*+ 7. 4. 7=<8 Em(%l: co !(c!Fcc%3,#o8 GGG,cc%3,#o
T2 $ - 2 1 %o&pania de %onsultan# pentru In"estiii i Dez"oltare E%.%.I.D.G @oate &#rcile (nregistrate &enionate pe acest &aterial aparin proprietarilor lor. Drepturile de autor pentru coninutul! i&aginile! logo-ul %.%.I.D.! i design-ul acestui &aterial aparin %o&paniei de %onsultan# pentru In"estiii i Dez"oltare ..3.:. cu e-cepia acelor ele&ente de coninut unde este &enionat e-pres cine posed# drepturile de autor. %o&pania de %onsultan# pentru In"estiii i Dez"oltare ..3.:. "# autorizeaz# s# "izualizai! distribuii i i&pri&ai acest &aterial. :uBnd (n considerare aceast# autorizare! suntei de acord c# orice copie a acestui &aterial trebuie s# p#streze toate specificaiile legate de drepturile de autor i de proprietatea &#rcilor &enionate aici. Dn afara condiiilor &enionate &ai sus! se interzice copierea! &ultiplicarea! distribuirea coninutului acestui &aterial! (n parte sau (n totalitate! (n for&# electronic# sau fizic#. .e per&ite preluarea parial# a coninutului acestui &aterial (n li&ita a 5 de cu"inte! cu specificarea clar# a sursei Etitlul prezentului &aterial! precizarea nu&elui autorului i a paginiiG. .e per&ite utilizarea coninutului preluat in scopuri co&erciale i non-co&erciale. ,ste per&is# preluarea fotografiilor! siglelor i a altor ele&ente grafice (n scopuri non-co&erciale doar cu specificarea clar# a sursei Etitlul prezentului &aterial! precizarea nu&elui autorului i a paginiiG. ,ste interzis# &odificarea9alterarea fotografiilor! siglelor i a ele&entelor grafice. .e interzice orice sc=i&bare a coninutului acestui &aterial. Dac# dorii s# folosii acest &aterial (n parte sau (n totalitate (n alte condiii decBt cele &enionate &ai sus! "# rug#& s# ne contactai pe adresa contact?ccid.ro. Dac# dorii s# folosii orice ele&ent de coninut care face parte din prezentul &aterial i care nu este proprietatea %o&paniei de %onsultan# pentru In"estiii i Dez"oltare ..3.:. "# rug#& s# "# adresai entit#ilor care dein drepturile de autor pentru respecti"ele ele&ente de coninut. 0ceste &aterial "# este oferit Sca atareS! doar pentru a "# infor&a! f#r# garanie de orice fel! e-pri&at# sau sub(neles#! incluzBnd! dar nefiind li&itat la garaniile co&erciale i&plicate. A# "ei asu&a riscurile cu pri"ire la con"enabilitatea i acurateea infor&aiilor din acest &aterial. 0cest &aterial poate conine greeli te=nice! gra&aticale sau erori de traducere. %o&pania de %onsultan# pentru In"estiii i Dez"oltare ..3.:. nu (i asu&# responsabilitatea pentru astfel de erori sau o&iteri. %o&pania de %onsultan# pentru In"estiii i Dez"oltare ..3.:. nu (i poate asu&a r#spunderea nici pentru alte docu&ente la care e-ist# referiri sau linQ-uri.

GHID - proceduri contabile aferente proiectelor co-finanate din fonduri europene structurale i de coeziune " 1 din 5 aprilie 2 11

Pag. 13 din 13