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Aprender PhProjekt

Aprender PhProjekt

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Algunos conceptos básicos sobre el manejo del PhProjekt para nuestro uso concreto
Algunos conceptos básicos sobre el manejo del PhProjekt para nuestro uso concreto

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Published by: Asociación Sartu-Álava on Feb 07, 2008
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Aprendiendo a manejar el PhProjekt
MEJORANDO NUESTRA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
La finalidad del presente documento es precisamente orientar sobre el porqué, para qué y cómodel uso de algunas de las herramientas que nos lo pretenden facilitar. De momento pensamos quees mejor empezar por el “Ph-Projekt”.Y lo vamos a hacer aprendiendo de lo particular a lo general, empezando a manejar pequeñascosas.
Gestión de los Contactos
¿Para qué los voy a poner ahí si yo ya los tengo en mi agenda?
La contestación es clara:
-para compartirlos
con quien los necesite,..pues, al fin y al cabo, ese contactopuede ser usado por otra persona para otra relación, para otro tema,...
-para poder acceder a ellos desde cualquier luga
en el que tenga una conexióna internetGran parte de nuestro trabajo esen relacionarnos con otras personas,.. paracoordinarnos, para resolver temas, y está muy bien que cada cual mantenga su línea derelación concreta, para sus temas,... pero nuestro trabajo está lleno de relaciones“cruzadas”.Suele ser normal que
más de una persona
mantenga relación con la misma persona ysería bueno
tenerla a mano
,...sin perder tiempo en buscarla. Si además podemos
tener un poco de información sobre la persona
, sobre los temas que hemos tratado con ella ysobre alguna otra cosa
que nos pueda dar una idea de la persona con la que nosvamos a encontrar al otro lado
,...seguro que nos ayuda.Por ejemplo: ante una relación con determinado Ayuntamiento, seguro que nos viene biensaber que hay buena relación con la Trabajadora Social en base a “noseque” trabajoconjunto,...por ejemplo, el desarrollado desde los Planes Municipales. O saber que desdela Red de Talleres se mantiene una buena relación con la persona X del equipo de SaludMental, y que es “tal” la persona de referencia con la que es mejor hablar,...porque es másfacilitadora.
¿Qué tipo de información pongo?
Hay que tratar de poner la información
lo más completa posible
: nombre, apellidos,organización en la que trabaja, dirección de correo electrónico, dirección postal del lugar detrabajo, etc, ...y la persona que ha metido el contacto,...para tener una idea de la razón delcontacto. Una información del estilo “NURIA ACCEDER 945XXXXX, ACCEDER: Serviciode Intermediación para Colectivo Gitano” aporta poca cosa: Solo sabe de quien se trata lapersona que lo metió,..no se sabe para qué se puso en contacto, ni cuando, ni con quien.Pero no se trata de eso ¿no?. Usando el símil de la cita inicial, eso sería “un ladrillo tiradoen la cuneta”.Otro tema importante es
meter una pequeña información sobre la persona en el campo“comentario” que nos ayude a hacernos una mejor idea sobre el contacto
: unaexplicación de lo que hace en la organización, el motivo de nuestra relación, y si hay algo
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Aprendiendo a manejar el PhProjekt
destacable a tener en cuenta por otras personas en caso de que contacten con ella. Entodo caso lo que se ponga ha de ser “en positivo”, (no se trata de hacer comentariosdespectivos,..no vaya a ser que sea la prima o el cuñado de alguien). En todo caso tieneque ser algo que le pueda servir a alguien.Un ejemplo de comentario podría ser:“Es la encargada del Servicio de intermediación laboral de la asociación quetrabaja con el colectivo Gitano. Tomamos contacto con ella a raíz del procesode selección de uno de los Planes de Empleo de Saregune. Ha sido muyfacilitadora y nos ha propuesto seguir trabajando en esta línea para másadelante. Le interesa mantenerse informada de próximos proyectos. Es unatía maja y muy profesional,..da gusto hablar con ella. (Javi Lobato, Marzo de2007)Esto no es más que un ejemplo. Lo importante es poner la sensación que ha tenido lapersona que ha metido el contacto, para qué ha sido y cuando.Otro detalle que nos puede ayudar a realizar las búsquedas es
meter en ese campoalgún tipo de dato que nos oriente sobre el tema por el que nos relacionamos
y quesin embargo no se aclara el campo “Categoría”.
Por ejemplo: PMI, Casco Viejo, RedTalleres
, ..... En la medidad que metamos esas palabras luego las podremos meter en elcampo de búsqueda y encontrarlas más facilmente.
Pero mis contactos,..¿ya le interesan a alguien?
Aunque en principio parezca que no,...nunca se sabe,...puede haber bajas de enfermedad,cambios de dedicación,...incorporaciones a tareas similares,...a las que seguro que lesviene bien tener una relación de los contactos s habituales que se han venidoestableciendo desde la entidad.Por lo tanto la contestación al interés para otras personas es
SI
.Por ejemplo: cuando hay incorporaciones nuevas ,..¿os imagináis el valor que tiene paralas personas que se incorporan cualquier información sobre personas con las quetengamos relación para los temas que va a trabajar?. Un ejemplo claro es que con elAyuntamiento de Valdegobía hicimos algunas cosas muy interesantes, en las que hahabido una relación muy satisfactoria con quien lleva los temas de empleo, que se llama“X”, su teléfono es “Y”, se dedica a “Z” y la persona con quien tuvo la relación fue “M”. A lapersona que entra a hacer tareas en las que se va a relacionar con X, le vendría muy biensaberlo,..y poder hablar con quien tuvo la relación para que le comente cómo poder entrarle mejor,..en qué términos,...Seguro que le facilita mucho la tarea.Además de facilitar la tarea a ese nivel,...obtenemos un mayor nivel de coordinacióninterna y de cara al exterior. No es lo mismo la sensación que se lleva una persona externaque ve que no sabemos que se relacionó con alguien de Sartu para algo, a darse cuentade que ya sabemos que se relacionó con “X” persona para el proyecto “Y”. Y ya si lepreguntamos que tal le fue “aquello”,...es para nota alta.Y quien dice “un responsable de temas de empleo de un Ayuntamiento”, dice “unaprofesora de un curso de Llodio”,...un proveedor habitual, ...la persona que nos lleva lasgestiones en el banco,...la persona de la empresa que nos hace la limpieza, o la de laempresa de las alarmas. Las ventajas son claras e indudables.
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Aprendiendo a manejar el PhProjekt
¿Y para qué puede servir eso,..con lo que cuesta meterlos?
Lo primero es que en realidad
todo lleva tiempo,...que no es lo mismo que quitarlo
. Lomismo decíamos hace unos años del correo electrónico, del ordenador,..y de tantas cosas.Si se hace habitualmente y se toma por costumbre es algo rápido,.. es cuestión deincorporarlo de manera natural a las tareas. Sobre todo pensando en lo que nos puedeayudar. Algunas de las cosas son:
Hacer búsquedas inmediatas, tanto desde la página “resumen” (primera pestañapor la izquierda) del Ph Projekt (en el cuadro blanco se mete la palabra y se da“intro”), o en la página de contacto, en el cuadro “filtro”, o abriendo el menúdesplegable de arriba a la derecha del todo, en el que se despliega el alfabeto yque corresponde a la inicial del apellido.
Se pueden hacer “perfiles”. Un perfil es un grupo de contactos relacionados por algo. Por ejemplo podemos hacer uno que se llame “información cursos” en el quemetamos a todos los contactos a los que enviar la informacn. Con soloseleccionar ese perfil como destinatario del correo, les llegará al grupo alcompleto,..y de manera individualizada (con las direcciones de las otras personasinvisible). El número de perfiles es infinito y lo hace cada persona,...el perfil quehaga yo con mi clave, no le vale a otra persona, no lo ve. Cada una tiene los suyos.Se pueden hacer perfiles como “Grupo orientación”, “PMI's”,...etc y pueden estar compuestos por personas de dentro de la organización y de fuera.
Anotación de eventos personales en el Calendario
¿Para qué los voy a poner ahí si yo ya los tengo en mi agenda?
De la misma manera que con los contactos, todo el mundo gestiona su agenda particular,pero no deja de ser “su” agenda, de la que poca gente (con suerte) tiene información.Compartirla no tiene un sentido fiscalizador, sino que pretende ayudarnos a varias cosas:1.A título particular (quizás la función menos interesante ) nos va a permitir tener acceso a ella desde cualquier lugar en el que dispongamos de una conexión ainternet: en caso de olvidarse el dietario, de perderlo,.....2.Conocer si se tiene disponibilidad, por que tiene hueco, para hacer una reunióncompartida con otras personas. Tanto a nivel de Oficina como ante reuniones deComisiones y Grupos de la Federación, cada vez más complicados de buscar hueco.3.Que las personas que cogen el teléfono puedan tener alguna referencia de ladisponibilidad de las personas ante un recado, un mensaje, etc., y haya forma delocalizarlas rápidamente.
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