CONVENCIN DE LA APOSTILLA DE LA HAYA: SU IMPLEMENTACIN EN EL PER

INDICE:

Introduccin. 1.- La circulacin de documentos.2.- Sistema actual de legalizacin de documentos en el Per.3.- Sistema de legalizacin de documentos pblicos en el Per para circular en el extranjero 4.- El Sistema de la Apostilla de la Haya.5.- Requisitos y caractersticas principales de la Legalizacin por Apostilla: 5.1.- Documentos pblicos.5.2.- Informacin que contiene el modelo de la Apostilla presentado por la Convencin: 5.3.- Persona autorizada para solicitar la legalizacin por Apostilla: 5.4.- De la autoridad competente y del Registro o Fichero de las apostillas: 6.- Incorporacin de los Estados al Convenio de la Haya de la Apostilla.6.1.- Espaa. 6.2.- Argentina. 6.3.- Mxico. 7.- La Apostilla Electrnica. 7.1.- Primer Foro Internacional de Certificacin Notarial y Electrnica y Apostillas Electrnicas.7.2.- Segundo Foro Internacional sobre la Notarizacin y las Apostillas Electrnicas.7.3.- Programa Piloto Apostillas Electrnicas.7.4.- Cuarto Foro Internacional sobre la Notarizacin y las Apostillas Electrnicas y Pruebas Digitales.7.5.- Conclusiones y Recomendaciones adoptadas por la Comisin Especial sobre el Funcionamiento Prctico de los Convenios de la Haya sobre Apostilla, Obtencin de Pruebas, Notificacin y Acceso a la Justicia. 7.6.- Quinto Foro sobre el Plan Piloto de la Apostilla Electrnica (E-APP) y la Certificacin Digital.8.- Implementacin del Convenio de La Apostilla en el Per.8.1.- Formalidades de la adhesin.8.2.- Vigencia.8.3.- Legalizacin de documentos.8.4.- Autoridad Competente.8.5.- Registro.- Conclusiones.- Bibliografa.-

INTRODUCCIN

Los efectos de la globalizacin en el mundo jurdico vienen determinando que revisemos antiguos conceptos arraigados a nuestra legislacin, para permitir que el derecho siga cumpliendo con el rol que le corresponde al servicio de la persona, de manera tal, que la sociedad se beneficie en su totalidad con un sistema ordenado que procure la seguridad, paz y armona entre los ciudadanos. Debemos tener presente que las relaciones de las personas, tanto en el mbito familiar como contractual, han sido desde siempre las que han motivado la creacin en el derecho de conceptos, instituciones y procesos, que partiendo de la realidad los adecuan al derecho para permitir que estos se realicen dentro de la legalidad. La reciente suscripcin del Tratado de Libre Comercio obliga al Estado peruano a asumir el reto de insertarse en la globalizacin en las mejores condiciones para una negociacin favorable para el Per y beneficio de la ciudadana. Las relaciones comerciales internacionales ofrecen nuevas posibilidades de intercambio, para ello, es un imperativo adecuar nuestras instituciones interna que nos permitan participar con herramientas jurdicas que nos permitan competir en el mercado en las mejores condiciones. De otro lado, las relaciones personales, tambin han sido afectadas en este intercambio globalizado. Las personas atraviesan fronteras, circulan, crean nuevas relaciones personales en el extranjero, trasladan a su familia de un pas a otro, desarrollan nuevas actividades, pero sin duda mantienen vnculos con su pas de origen. La inmigracin es un hecho cada vez ms frecuente, pero ello exige tambin seguridad en el trfico de documentos que se requieren acreditar en estas nuevas relaciones en el extranjero. Con fecha 5 de octubre del ao 1961, en la ciudad de La Haya, Reino de los Pases Bajos se adopt el Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalizacin de los Documentos Pblicos Extranjeros conocido como Convenio de La Apostilla de la Haya. La insercin del Per en la globalizacin ha permitido que los peruanos residentes y no residentes, en el territorio nacional, conozcan las bondades del sistema de La Apostilla, a diferencia del sistema de cadena de legalizaciones actualmente vigente en nuestro pas. La adhesin del Per al Convenio de la Apostilla de La Haya fue analizado en diversas oportunidades en los diversos sectores de la economa del pas, y pese a las bondades de su implementacin, prevaleci el temor al impacto de la disminucin de las Tarifas Consulares en el presupuesto del Ministerio de Economa y Finanzas, uno de los fundamentos para postergar analizar los diversos factores de incidencia positiva que se obtendra con la adhesin del Per a este Convenio. Recientemente, el tema fue discutido en la V Convencin Internacional de los Consejos de Consulta del Per en el Mundo: Por los Derechos de los Peruanos en el Exterior, con la participacin de la congresista Gabriela Prez del Solar, miembro asignada por la comisin para realizar el estudio del tema. En la sesin ordinaria del lunes ltimo 26 de octubre de 2009, la Comisin de Relaciones Exteriores, que preside la congresista Luisa Mara Cuculiza Torre, aprob por unanimidad el proyecto de resolucin legislativa que propone adherir al Per al Convenio de la Apostilla de

La Haya. En la sesin estuvieron presentes los seores Paul Obando, Aldo Castillo, Jos Saldaa, Ana Marzal y Miguel Chvez, miembros de los Consejos de Consulta de las Comunidades Peruanas en el Exterior. El Congreso de la Repblica, finalmente y despus de aos de discusiones en los diversos sectores de la realidad nacional, ha aprobado en sesin de fecha 5 de noviembre del 2009, el Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalizacin de los Documentos Pblicos Extranjeros adoptado el 5 de octubre de 1961, en la ciudad de La Haya, Reino de los Pases Bajos la adhesin del Per al Convenio De la Haya de la Apostilla. Con fecha 20 de noviembre del ao en curso ha sido publicada la Resolucin Legislativa N 29445 que contiene en su artculo nico la aprobacin adoptada por el Congreso. El temor de algunas autoridades pblicas ha cedido a la confianza en la reciente modernizacin de las instituciones involucradas, as como el convencimiento de que la disminucin de ingresos por las Tasas Consulares es un tema menor y sin importancia comparado con el incremento de rentas que se generarn para el Estado peruano en general a partir de la implementacin del Convenio que facilitar y promover el intercambio comercial y otorgar mayores facilidades operativas a los inversionistas, entre otros de los beneficios que mejorarn el bienestar general en la economa y consecuentemente en la ciudadana. La aprobacin del Convenio se ha llevado a cabo en aplicacin del trmite dispuesto en el artculo 56 de la Constitucin Poltica del Per que seala lo siguiente: Artculo 56.-Aprobacin de tratados Los tratados deben ser aprobados por el Congreso antes de su ratificacin por el Presidente de la Repblica, siempre que versen sobre las siguientes materias: 1. Derechos Humanos. 2. Soberana, dominio o integridad del Estado. 3. Defensa Nacional. 4. Obligaciones financieras del Estado. Tambin deben ser aprobados por el Congreso los tratados que crean, modifican o suprimen tributos; los que exigen modificacin o derogacin de alguna ley y los que requieren medidas legislativas para su ejecucin. Aparentemente se ha considerado que la aprobacin del Convenio implicaba una modificacin o supresin de tributos por lo que resultaba de aplicacin este trmite de aprobacin del Convenio, en lugar del procedimiento simplificado de aprobacin de los Tratados Ejecutivos que regula el artculo 57 de la Constitucin, que establece que El Presidente de la Repblica puede celebrar o ratificar tratados o adherir a stos sin el requisito de la aprobacin previa del Congreso en materias no contempladas en el artculo precedente. En todos esos casos, debe dar cuenta al Congreso. La exoneracin del pago de Tasas Consulares para la legalizacin de documentos en los casos en que resulta de aplicacin el Convenio, a nuestro entender, no significaba una modificacin de la norma tributaria, por cuanto la norma sigue vigente. La nica variacin es respecto al universo al que resulta aplicable, esto es as, por cuanto las Tasas Consulares mantienen su vigencia para todos los pases, en los mismos trminos, salvo aquellos Estados signatarios del Convenio que hubieran aceptado la adhesin del Per. La distincin resulta opinable y de hecho ha sido motivo de largas y agotadoras discusiones

previas a la aprobacin del Convenio, especialmente el Ministerio de Relaciones Exteriores que haba opinado reiteradamente interpretando que la aprobacin del Convenio deba perfeccionarse de acuerdo a lo estipulado en el segundo prrafo del artculo 56 de la Constitucin Poltica del Per, respecto a los tratados que crean, modifican o suprimen tributos, los que exigen modificacin o derogacin de alguna ley y los que requieran, medidas legislativas para su ejecucin; el primer prrafo del artculo 2 de la Ley 26647 y el artculo 1 de la Resolucin Legislativa N 017-2 003-CR. Por lo que corresponda su remisin para aprobacin al Congreso de la Repblica mediante Resolucin Legislativa del Convenio antes de su ratificacin por el Presidente de la Repblica. Resulta innecesario seguir discutiendo el tema jurdico desde el punto de vista constitucional, en todo caso agradecemos que a pesar de lo extenuante que haya sido el proceso, se haya obtenido el resultado favorable de aprobacin por el Congreso, solo falta la promulgacin de la Resolucin Legislativa correspondiente y la ratificacin por el Presidente de la Repblica que esperamos ocurra en los prximos das. Aprobado el Convenio de La Haya de la Apostilla, el paso siguiente es establecer los dispositivos legales que regulen su implementacin. Es por ello que consideramos conveniente revisar la evolucin en estos casi 50 aos de implementacin de la Apostilla en la experiencia de otros pases; el resultado hasta hoy obtenido; y, las proyecciones que se estn planteando aplicando las ltimas tecnologas en la comunicacin para modernizar el uso de la Apostilla. 1. LA CIRCULACIN DE DOCUMENTOS En las relaciones personales, as como en las de ndole patrimonial, existe la necesidad de presentar documentos pblicos que acreditan situaciones jurdicas vlidamente emitidas en el pas extranjero, que deben surtir efectos legales en otros pases. Es principio general del derecho que los actos y los contratos para su validez se rigen por las normas del lugar donde se han llevado a cabo; sin embargo, existe otro principio que establece que los efectos jurdicos de los actos y contratos se rigen por el derecho del lugar donde deban 1 ejecutarse . De acuerdo con lo dispuesto en el Libro X del Cdigo Civil, que contiene las disposiciones de Derecho Internacional Privado, las relaciones jurdicas vinculadas con ordenamientos extranjeros se regulan por los tratados internacionales ratificados por el Per, en va supletoria resulta de aplicacin las normas de este Libro2. 1 CRDENAS GONZLEZ, Fernando Antonio, El poder otorgado en el extranjero su validez internacional, Porra, Mxico D. F., 2007, p. 149. 2 Resulta pertinente tambin tener en cuenta lo dispuesto en la Convencin Interamericana sobre normas generales de Derecho Internacional Privado, tratado de la Organizacin de Estados Americanos, aprobado en el ao de 1979 de la cual el Per es parte integrante. Se presenta el texto original como Anexo II del presente trabajo.

El respeto de los derechos adquiridos se encuentra establecido en el artculo 2050 del Cdigo Civil que seala: Todo derecho regularmente adquirido al amparo del ordenamiento extranjero, competente segn las normas peruanas de Derecho internacional privado, tiene la misma eficacia en el Per, en la medida que sea compatible con el orden pblico internacional y con las buenas costumbres. La pregunta que surge entonces es, cmo acreditar en el extranjero la autenticidad de los documentos pblicos regularmente emitidos en el Per que contienen situaciones jurdicas? Por otro lado, podemos plantearnos la misma interrogante respecto a los documentos pblicos emitidos en el extranjero que pretenden ser acreditados en el Per. En aplicacin del principio de equivalencias, las exigencias establecidas al documento emitido en el Per para circular en el extranjero, sern las mismas exigencias que solicitaremos a los documentos emitidos en el extranjero para que surtan efectos jurdicos en el Per.

2. SISTEMA ACTUAL DE LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS EN EL PER La legalizacin de documentos en el Per ha sido conferida como atribucin a los notarios principalmente, as como los Cnsules que asumen determinadas funciones notariales dentro del mbito de la competencia designada en el Reglamento Consular y finalmente, los fedatarios estatales que por excepcin y en un mbito restringido certifican copias emitidas por la entidad que los nombra en el cargo. El Decreto Legislativo del Notariado3, establece en los incisos c) y d) del artculo 95 como facultades del notario, la certificacin de firmas y reproducciones de documentos. El artculo 97 del mismo dispositivo legal establece que la autorizacin del notario en estos instrumentos [] realizada con arreglo a las prescripciones de esta ley, da fe de la realizacin del acto, hecho o circunstancia, de la identidad de las personas u objetos, de la suscripcin de documentos, confirindole fecha cierta. En consecuencia, el documento privado certificado por el notario cumple con el objetivo de otorgarle el valor probatorio requerido por los interesados de contar con un documento autntico que remplac el original, con las caractersticas de autenticidad necesarias para su circulacin y aceptacin dentro del pas.

Decreto Legislativo 1049 promulgado en el mes de junio del 2008 que ha sido reglamentado por el Decreto Supremo 003-09-JUS promulgado en el mes de marzo del presente ao. Son las normas legales que contienen las disposiciones que regulan el Notariado y la funcin notarial.

3. SISTEMA DE LEGALIZACIN DE DOCUMENTOS PBLICOS EN EL PER PARA CIRCULAR EN EL EXTRANJERO Los documentos pblicos emitidos en el Per, que van a surtir efectos jurdicos en el extranjero, deben seguir un procedimiento en cadena o sucesivo de legalizaciones que involucra la participacin de varias autoridades, incluyendo la consular, para obtener validez en el extranjero. Este procedimiento comprende tres etapas, que deben realizarse en el territorio nacional y son las siguientes: a. Certificacin del documento original ante el notario. De conformidad con lo establecido en el artculo 100 del Decreto Legislativo del Notariado, Decreto Legislativo 1049, consiste en la certificacin de reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original. b. La firma del notario en la certificacin del documento tiene que ser legalizada por el Colegio de Notarios de su jurisdiccin. c. La firma del representante del Colegio de Notarios tiene que ser legalizada ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Una vez en el extranjero, el documento remitido desde el Per tiene que cumplir con dos trmites adicionales que son los siguientes: a. Legalizar la firma del representante del Ministerio de Relaciones Exteriores ante el cnsul del Per en el pas que se pretende presentar. b. La firma del cnsul tiene que ser legalizada por la autoridad pblica designada en el pas que se recibe el documento para autenticar la firma de los representantes consulares en su pas. La primera etapa de la cadena de legalizaciones, que se realiza en territorio nacional, demora no menos de seis das tiles. Sin embargo, el trmite se complica an ms en los casos en que la persona se encuentra en una provincia, al interior del pas. En efecto, para empezar, el nmero y la ubicacin de los notarios, no resulta de tan fcil acceso como en Lima, el Colegio de Notarios de la jurisdiccin de todos los notarios puede encontrarse ubicado en otra provincia o departamento, a una distancia considerable del domicilio del interesado, quien adems tiene que viajar a Lima para culminar el trmite en el Ministerio de Relaciones Exteriores. En consecuencia, el costo del trmite y el extendido plazo resultan en todos los casos excesivos e inadecuados para la celeridad que exigen las transacciones internacionales. El esfuerzo de la cadena de legalizacin resulta extenuante y poco alentador, para su cumplimiento. Actualmente, se calcula que aproximadamente tres millones de peruanos radican legal e ilegalmente en el extranjero, cada uno de ellos requiere la remisin de documentos emitidos en el pas.

En algunos casos, son documentos pblicos que contienen situaciones jurdicas de ndole personal o familiar, en otros casos son documentos que acreditan situaciones jurdicas patrimoniales. Inclusive los familiares de la persona que reside en el extranjero, que pertenecen a su ms cercano vnculo (que se calcula son no menos de cinco personas por cada persona), requieren tramitar la legalizacin de documentos propios para reunirse con su familiar en el extranjero. La vinculacin econmica que mantiene el peruano residente en el extranjero, ha sido reconocida en la exposicin de motivos de la iniciativa legislativa presentada con fecha 7 de septiembre de 2009 por el presidente de FAMIPER Vctor Vsquez Villanueva a la presidenta de la Comisin de Relaciones Exteriores del Congreso de la Repblica del Per Sra. Luisa Mara Cuculiza Torre, al sealar que los peruanos que radican en el extranjero constituyen valioso aporte a la economa nacional traducido en sus remesas del orden de los 2.9 MM de dlares, dinero que beneficia cerca de 740 mil hogares en el Per. Lamentablemente, no podemos dejar de reconocer que estas trabas del sistema colaboran a fomentar las ilegalidades. Los trmites largos y engorrosos resultan una invitacin para violar el sistema, muchos prefieren recurrir a la falsificacin de las legalizaciones, incurriendo en todo tipo de argucias para obtener en forma fraudulenta copias legalizadas de los documentos. 4. EL SISTEMA DE LA APOSTILLA DE LA HAYA El proceso de trmite de legalizaciones en cadena que culmina con la legalizacin consular, era hasta 1961 el rgimen existente de manera uniforme en todos los pases, ocasionando el mismo malestar y disconformidad en los usuarios. Por un lado, se reconoca que la legalizacin de los documentos pblicos satisface una funcin jurdica especfica de carcter probatorio, pero era un imperativo categrico simplificarlo. Con un breve esfuerzo podemos ubicarnos en el ao 1961, para recordar los avances de la tecnologa en el mundo de las comunicaciones vigentes en ese entonces. Entre algunas de las caractersticas, la comunicacin telefnica se llevaba a cabo a travs de centrales telefnicas manejadas por operadoras; el telex y la radio eran los sistemas de avanzada de comunicaciones; no se conocan los telfonos inalmbricos, menos an los celulares; las vas terrestres no presentaban la infraestructura que hoy conocemos; las embarcaciones martimas, frreas y areas eran escasas y excesivamente onerosas, no se encontraban al alcance de las grandes mayoras; la comunicacin escrita se realizaba solo por correo postal, no exista la Internet; en conclusin, no se encontraban presentes las facilidades para las transacciones internacionales. A pesar de este panorama se hizo presente un llamado a simplificar las legalizaciones y favorecer la aceptacin jurdica de los documentos en el extranjero. Esta inquietud de los Estados signatarios de la Convencin de La Haya se consigna en forma expresa en las primeras dos lneas de su texto que sealan lo siguiente: Deseosos de abolir el requisito de legalizacin diplomtica o consular para los documentos pblicos extranjeros. La Convencin de La Haya del 5 de octubre de 1961 con el fin de obtener que un pas firmante del Convenio reconozca la eficacia jurdica de un documento pblico emitido en otro pas firmante del Convenio, estableci el sistema de la La Apostilla de la Haya. El trmite consiste en colocar sobre el documento, ttulo o diploma una apostilla o anotacin que

certificar la autenticidad del original expedido. La apostilla es una certificacin oficial de que el documento es una copia verdadera del original; sin embargo, no certifica que el contenido del documento original sea correcto. Los documentos emitidos en un pas del Convenio que obtienen la certificacin por una apostilla son reconocidos en cualquier otro pas del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticacin. Los pases que no han firmado el Convenio de La Haya mantienen la legalizacin en cadena y exigen a los otros pases aunque ya tengan el sistema de la apostilla que sigan tambin la legalizacin en cadena. La conclusin resulta obvia, los pases que no han adoptado el sistema de la apostilla se encuentran en desventaja en las negociaciones internacionales, sobre todo si tenemos en cuenta que actualmente son ms de 90 pases que vienen intercambiando documentos en el extranjero bajo la simplicidad de la apostilla.

5. REQUISITOS Y CARACTERSTICAS PRINCIPALES DE LA LEGALIZACIN POR APOSTILLA El Convenio de La Haya ha regulado los lineamientos uniformes que deben cumplirse para la implementacin de la legalizacin por apostilla en los pases firmantes. Los requisitos y caractersticas establecidas en el Convenio son los siguientes: 5.1. Documentos pblicos El concepto de documento pblico sealado en la Convencin coincide con lo establecido en nuestra legislacin: a. documentos que emanan de una autoridad o funcionario y relacionados con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos que emanan del Ministerio Pblico, de un secretario o de un agente judicial; b. documentos administrativos; c. actas notariales; y, 4 d. declaraciones oficiales como menciones de registro, visados de fecha fija y certificados de firma, insertadas en un documento privado. El Convenio establece los documentos pblicos que se encuentran fuera del mbito de aplicacin: a. los documentos ejecutados por agentes diplomticos o consulares; y, b. los documentos administrativos relacionados directamente con una operacin comercial o aduanera. La nica formalidad exigida es la colocacin de la apostilla en el documento o en una extensin del mismo y deber conformarse al modelo que la Convencin presenta como anexo.

La apostilla puede ser redactada en el idioma oficial de la autoridad que lo emite, no obstante, el ttulo apostille (Convencin de La Haya del 5 de octubre de 1961) debe ser anotado en idioma francs. La apostilla certifica la veracidad de la firma, la calidad de la persona que firma el documento y cuando resulte pertinente la identidad del sello o timbre colocado sobre el documento. 5.2. Informacin que contiene el modelo de la apostilla presentado por la Convencin a. Nombre del pas que expidi el documento b. Nombre y calidad de la persona que firm el documento; si este ostenta sello, la autenticidad del mismo c. Lugar y fecha d. Autoridad que la emite e. Nmero de certificado que le corresponde f. Sello y firma de la autoridad que la emite g. Debe ostentar en su lado izquierdo el escudo nacional

5.3. Persona autorizada para solicitar la legalizacin por apostilla Puede solicitarla el signatario o el portador del documento, sin necesidad de justificar o acreditar inters alguno. 5.4. De la autoridad competente y del registro o fichero de las apostillas Cada pas designa las autoridades competentes para emitir las apostillas. Las autoridades designadas estn obligadas a mantener un registro o fichero en donde registrarn las apostillas emitidas, consignando la siguiente informacin: a. el nmero y fecha de la apostilla; y, b. el nombre del signatario del documento pblico y la calidad en virtud de la cual actu, o en el caso de un documento sin firma, el nombre de la autoridad que ha colocado el sello o timbre. Este registro o fichero cumple una funcin de orden administrativo, pero adems de publicidad. El artculo 7 de la Convencin que regula este tema, seala tambin que cualquier interesado puede solicitarle a la autoridad que emiti la apostilla verificar la comprobacin de la exactitud de los datos consignados en la apostilla colocada en el documento y los que aparecen consignados en el registro o fichero.

El Decreto Legislativo N 1049, que regula la funcin notarial y el notariado, en los artculos 106 a 111, califica la actuacin notarial como certificacin de firmas y certificacin de reproducciones.

6. INCORPORACIN DE LOS ESTADOS AL CONVENIO DE LA HAYA DE LA APOSTILLA El sistema de la apostilla fue instaurado en un inicio en casi todos los pases europeos y su conveniencia permiti, entre otras razones, la celeridad en las transacciones de toda ndole en este continente. Casi sin excepcin, todos los pases de la Unin Europea antes de su integracin ya eran participantes del Convenio de la Apostilla. En Amrica, la incorporacin de los pases se ha venido produciendo en los ltimos 20 aos, siendo el resultado, que actualmente solo el Per es uno de los pocos Estados latinoamericanos que no han aprobado El Convenio de la Apostilla de La Haya, continuando con el sistema engorroso de la legalizacin en cadena. Los consulados estn siendo liberados de la competencia de esta funcin, si bien las autoridades estatales y en especial dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores de los estados incorporando son en su mayora las autoridades designadas para apostillar los documentos que circularan al extranjero, en algunos pases de origen latino, los notarios a travs de sus Colegios profesionales estn siendo designados como autoridad competente para emitir la apostilla, tal como sucede en Espaa que es el pas emblemtico del notariado latino al que nos encontramos adscritos los pases en Amrica Central y Amrica del Sur. Actualmente los pases que han aprobado el Convenio de La Haya de la Apostilla son los siguientes: Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyn, Bahamas, Barbados, Belars, Blgica, Belice, Bosnia y Herzegovina, Botswana, Brunei Darussalam, Bulgaria, China, Chipre, Colombia, Cook Islands, Croacia, Dinamarca, Repblica Dominicana, Ecuador, El Salvador, Eslovenia, Eslovaquia, Espaa, Estados Unidos de Amrica, Estonia, Federacin Rusa, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Granada, Honduras, Hungra, India, Irlanda, Islandia, Islas Marshall, Israel, Japn, Latvia, Italia, Kazakhstan, Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauricio, Mxico, Moldova, Mnaco, Namibia, Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Pases Bajos (Holanda), Panam, Polonia, Portugal, Reino Unido de Gran Bretaa e Irlanda del Norte, Repblica Checa, Repblica de Corea, Repblica Eslovaca, Rumania, Samoa, San Cristbal y Nieves, San Marino, Santa Luca, Santo Domingo, Serbia y Montenegro, Seychelles, Sudfrica, Suecia, Suriname, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turqua, Ucrania, Venezuela5. 7. LA APOSTILLA ELECTRNICA Al inicio del presente trabajo formulamos una invitacin a retroceder en el tiempo, ubicndonos en el ao de 1961 para captar la importancia de la innovacin del Convenio de La Haya en la oportunidad en que fue formulada y a pesar de la escasa evolucin de la tecnologa en los medios de comunicacin especialmente. Han transcurrido cerca de 50 aos y los avances tecnolgicos y cientficos presentan un panorama muy diferente en el mundo en todos los aspectos en que participa la persona humana. 7.1. Primer Foro Internacional de Certificacin Notarial y Electrnica y Apostillas Electrnicas

La globalizacin no hubiera sido posible sin los actuales sistemas de comunicacin giles y eficientes. El impacto de estos cambios tecnolgicos plante su incorporacin para mejorar regulaciones jurdicas, entre ellas el de la apostilla. El 31 de mayo de 2005, con la participacin de ms de 170 representantes gubernamentales, se celebr en Las Vegas, Nevada, el Primer Foro Internacional de Certificacin Notarial Electrnica y Apostillas Electrnicas, organizado de manera conjunta por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, la Unin Internacional del Notariado Latino y la Asociacin Nacional de Notarios de Estados Unidos, que actu como anfitrin. En este primer foro se respaldaron las conclusiones y recomendaciones de la Comisin especial de 2003 del Convenio de la Apostilla de La Haya sealando: 1. Haciendo eco de la Recomendacin 4 adoptada por la reunin de la Comisin Especial (CE) de la Conferencia de La Haya celebrada del 28 de octubre al 4 de noviembre de 2003 para revisar el funcionamiento prctico de la Convencin de la Apostilla (y las Convenciones de Notificacin y Pruebas), los participantes del Foro enfatizan el hecho que la Convencin de la Apostilla funciona en un tiempo en el cual hay importantes desarrollos tecnolgicos. Los participantes del Foro enfatizan que las tecnologas modernas son una parte integral de la sociedad actual y su uso una realidad, inclusive, si esta evolucin no podra ser prevista al momento de la adopcin de la Convencin de la Apostilla. En este sentido, los participantes del Foro tambin aprueban las conclusiones de la CE al efecto que el espritu y la letra de la Convencin no constituye un obstculo para el uso de la tecnologa moderna; por el contrario, la aplicacin y el funcionamiento de la Convencin puede seguir mejorndose al basarse en tales tecnologas y de esta manera aumentar la confianza mutua como un principio bsico para el funcionamiento de la Convencin a la luz del principio del equivalente funcional permite a las autoridades competentes tener tanto registros electrnicos como expedir Apostillas electrnicas para mejorar la asistencia legal internacional y los servicios gubernamentales. 2. Actualmente, la mayora de los pases han emitido legislacin que reconoce el efecto legal de las firmas electrnicas y los documentos electrnicos. Se exhorta a los Estados para que continen revisando y aumentando el marco legal a fin de permitir el uso de firmas electrnicas y documentos electrnicos. 7.2. Segundo Foro Internacional sobre la Notarizacin y las Apostillas Electrnicas El Segundo Foro celebrado los das 28 y 29 de mayo de 2006 en la ciudad de Washington D.C. se aboc a la revisin de las aplicaciones prcticas y las cuestiones relativas a la implantacin de apostillas electrnicas (e-Apostilles) y Registros Electrnicos de Apostillas (e-Registers) tomando como base las conclusiones del Primer Foro Internacional, antes detalladas. En esta ocasin, las discusiones incluyeron como temas de actualizacin el Programa Piloto de Apostillas Electrnicas (e-APP) y sus dos componentes, la e-Apostille y el e-Register. En este Segundo Foro se aprob la iniciativa propuesta, que comprende el uso de tecnologa ya disponible y generalizada. Se subray que el e-APP es un importante paso para el desarrollo

de la aplicacin de la tecnologa de la informacin en el Convenio sobre la Apostilla. Se observ que las legislaciones internas de los pases miembros tienen establecidas normas y reglamentos respecto a la realizacin de actas notariales electrnicas, el uso y la administracin de firmas electrnicas o la transmisin de documentos electrnicos (incluyendo las actas notariales), que resultan de aplicacin a los modelos desarrollados para el e-APP; con lo cual se refuerza la importancia de la actuacin notarial en la implementacin de la apostilla digital. La reunin del Foro estableci que cualquier modelo sugerido de acuerdo con el e-APP, debe ser desarrollado en el mbito sealado por el Convenio, siendo los objetivos de su actualizacin: - Hacer ms rpida y barata la expedicin y el uso de apostillas y as aumentar la eficacia general del funcionamiento prctico del Convenio. - Asegurar que la expedicin y la confianza en las apostillas ofrezca un nivel de seguridad mucho ms alto que el estndar actual, que resulta del funcionamiento del Convenio en soporte papel. - Basarse en el uso de tecnologas de cdigo abierto, siempre que sea posible y adecuado, de manera que se permita una aplicacin econmica del Convenio.

- Facilitar una verificacin ms frecuente de las apostillas a fin de saber si los datos plasmados en la apostilla corresponden con aquellos del Registro con el que cuenta la autoridad competente que ha expedido la apostilla, tal como lo prev el artculo 7 del Convenio; y de esta manera proveer una herramienta til para combatir el fraude y fomentar una mayor conciencia y confianza en los Registros de Apostillas. 7.3. Programa Piloto Apostillas Electrnicas En abril de 2006, la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado y la Asociacin Nacional de Notarios oficializaron el lanzamiento del Programa Piloto Apostillas Electrnicas (eAPP). El objetivo de este proyecto es que en el ao 2009-2010 la mayora de los Estados miembros del Convenio emitan apostillas electrnicas y tengan Registros Electrnicos de Apostillas, implementando para ello tecnologa digital. El e-APP cuenta con dos componentes: -Materiales informativos completos de cmo las autoridades competentes pueden usar tecnologa PDF y certificados digitales para emitir e-Apostillas, y la manera en que terceros pueden utilizar eApostillas. -Software de cdigo abierto para la creacin y utilizacin de e-Registros por las autoridades competentes, y una explicacin de cmo terceros pueden utilizar e- Registros. El objetivo del e-APP es la comunicacin y el dilogo a fin de asegurar el funcionamiento eficaz de una exitosa Convencin sobre Apostilla en un ambiente electrnico, adaptando la

9 tecnologa electrnica sin alterar el contenido o la naturaleza del documento . Ha sido sugerido un modelo para la emisin de apostillas electrnicas que utiliza el programa Adobe PDF estndar, y est previsto que las autoridades competentes utilicen certificados digitales para firmar digitalmente la apostilla electrnica que emiten. Sin embargo, el modelo sugerido no es obligatorio, el programa fomenta que las autoridades competentes desarrollen otros modelos alternativos utilizando la tecnologa a su alcance, invitndolos a compartirlo con los dems miembros del Convenio. Por otro lado, el e-Registro que ha sido propuesto est diseado de manera tal que permite el acceso a terceros para obtener en lnea la verificacin de la informacin del origen de una apostilla, eliminando la comunicacin personal e individual para obtener dicha informacin. De esta manera, el e-APP moderniza el funcionamiento del Convenio de 1961 adaptndolo al medio electrnico, sin modificar el contenido o naturaleza del documento. 7.4. Cuarto Foro Internacional sobre la Notarizacin y las Apostillas Electrnicas y Pruebas Digitales Los das 29 y 30 de mayo de 2008, en la ciudad de Nueva Orleans, Luisiana, se llev a cabo el Cuarto Foro Internacional sobre la Notarizacin y las Apostillas Electrnicas y Pruebas Digitales, organizado por la Asociacin Nacional de Notarios de Estados Unidos (NNA). En esta oportunidad, el tema de debate fueron cuestiones relativas a las pruebas digitales, especialmente en relacin con la notarizacin electrnica y las apostillas electrnicas. En el Foro, los participantes recordaron, en cuanto al tema de seguridad, que los Estados deben poner todo su empeo en alcanzar los ms elevados niveles de exigencia en la expedicin y la administracin de credenciales digitales para las Autoridades competentes, en particular, exigiendo la comparecencia en persona ante una autoridad de registro cualificada que funcione en nombre de una autoridad de certificacin encargada de expedir los certificados digitales para firmar digitalmente las e-Apostillas. Por otra parte, se exhort a los Estados a reconocer las e-Apostilles extranjeras expedidas de acuerdo con el modelo sugerido en el e-APP. 7.5. Conclusiones y recomendaciones adoptadas por la Comisin Especial sobre el funcionamiento prctico de los Convenios de La Haya sobre Apostilla, Obtencin de Pruebas, Notificacin y Acceso a la Justicia Una Comisin especial se reuni en La Haya del 2 al 12 de febrero de 2009 con el objeto de revisar el funcionamiento prctico de los siguientes convenios de la Haya: Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961, Suprimiendo la Exigencia de Legalizacin de Documentos Pblicos Extranjeros, Convenio de La Apostilla; el Convenio sobre la Notificacin o Traslado en el Extranjero de Documentos Judiciales y Extrajudiciales en Materia Civil o Comercial, Convenio sobre Notificacin de fecha 15 de noviembre de 1965; el Convenio sobre Obtencin de Pruebas en el Extranjero en Materia Civil o Comercial, Convenio sobre Obtencin de Pruebas de fecha 18 de marzo de 1970; y el Convenio para Facilitar el Acceso Internacional a la Justicia, Convenio sobre acceso a la Justicia de fecha 25 de octubre de 1980.

Respecto al Convenio sobre Apostilla, la Comisin especial destaca que si bien es el Derecho del Estado de origen el que determina la naturaleza pblica de un documento, es importante tener en cuenta la finalidad del Convenio, por lo que sugiri a los Estados partes realizar una interpretacin amplia de la categora de documentos pblicos, recordando que la lista de documentos pblicos del artculo 1 de la Convencin no es exhaustiva. En lo que respecta a copias certificadas por notario, la Comisin especial mencion que casi todos los Estados consideran el certificado es el documento que debe apostillarse; sin embargo, seal que algunos Estados s permiten que se expida una apostilla para el propio documento copiado. Estas diferencias no causan problemas en la prctica porque se respeta el derecho del Estado parte a definir el documento en el cual debe colocarse la apostilla.

En cuanto al contenido del documento en que se consigna la apostilla, la Comisin especial record que de acuerdo con lo estipulado en el Convenio, las autoridades competentes no son responsables de evaluar el contenido de los documentos pblicos para los cuales se les solicita expedir una apostilla. En forma expresa establecieron, respecto del documento certificado notarialmente, lo siguiente: Cuando se solicite que expidan una Apostilla para un certificado notarial, las Autoridades Competentes no deben considerar ni examinar el contenido del documento vinculado a la certificacin notarial. La Comisin especial tambin record que la finalidad del Convenio sobre Apostilla es la supresin de la exigencia de legalizacin y la facilitacin del uso de documentos pblicos en el extranjero. En cuanto a los documentos administrativos referidos a una operacin mercantil o aduanera, la Comisin especial fue enftica al sealar que la excepcin prevista para los documentos administrativos que se refieran directamente a una operacin mercantil o aduanera (artculo 1(3) b) deben interpretarse de manera restrictiva. La Comisin especial recomend que las autoridades competentes de colocar la apostilla aadan una nota por fuera del recuadro con los trminos estndar a fin de indicar los efectos limitados de la apostilla, sugiriendo el siguiente texto: La presente apostilla solo certifica la firma, la capacidad del signatario y el sello o el timbre que ostenta. La apostilla no certifica el contenido del documento para el cual se expidi. La misma sugerencia se dio en el caso del Registro Electrnico al que puede accederse en lnea. La Comisin especial recomend que el URL del sitio web del caso tambin se mencione por fuera del recuadro del Certificado.

7.6. Quinto Foro sobre el Plan Piloto de la Apostilla Electrnica (e-APP) y la certificacin digital En la ciudad de Londres, Inglaterra, con fecha 13 de junio de 2009, convocados por los representantes de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado y la Unin

Internacional del Notariado Latino, se reunieron 120 expertos en representacin de 41 pases, para celebrar el Quinto Foro Internacional sobre el Plan Piloto de la Apostilla Electrnica (e-APP)10. El objeto de la Convencin fue reunir expertos de alrededor del mundo para discutir los temas relativos al desarrollo del e-APP y la certificacin digital, los que reconocieron que el modelo del e-Register sugerido en el e-APP es una herramienta invalorable para el uso y la consulta, y para verificar las apostillas originales con las apostillas registradas. La actuacin del notariado latino fue especialmente ponderada en las conclusiones del Foro, habindose sealado entre las conclusiones y recomendaciones lo siguiente: Las actas notariales electrnicas son una realidad prctica y legal en algunas jurisdicciones del sistema common law, parece ser que hay ms retos en este aspecto en las jurisdicciones del Derecho civil, (hace referencia a los sistemas legales que siguen el rgimen jurdico romanogermano) que cuentan con legislacin para la ejecucin de actas notariales electrnicas. En particular, el Foro ha tomado nota con gran inters que la primera acta notarial electrnica fue ejecutada en Francia en octubre de 2008. Las mayores consideraciones en el Derecho romanogermnico estn relacionadas con las condiciones para el establecimiento y los efectos legales del acta notarial, incluyendo su autenticidad. Los grandes retos parecen surgir de lo siguiente: i) El requerimiento de la presencia simultnea participacin de las partes y del notario (o de un notario en caso de notarios mltiples) en todas las fases de ejecucin del acto notarial, la forma electrnica; ii) La conservacin del original del acta notarial electrnica original; iii) El uso y reconocimiento de la firma electrnica consignada en el acta notarial; y iv) la integridad del acta notarial, incluyendo las materias relativas a la seguridad. Un reto adicional de la utilizacin de actas notariales electrnicas es si las copias generadas por computadora y firmadas electrnicamente o los originales sern reconocidos como un instrumento autntico en otras jurisdicciones, y an as, si se darn o no efectos legales a las actas de notarios extranjeros11. El Programa Piloto de Apostillas Electrnicas se ha puesto en prctica en varios Estados. Al mes de julio del presente ao, eran diez las jurisdicciones que lo estaban implementando: Georgia, Andorra, Nueva Zelanda, Moldova, Blgica, Bulgaria, Colombia, Espaa, Kansas y Rhode Island.

10 Vide http://www.hcch.net/unload/e.app5_concl-sec.pdf. 11 El texto ha sido traducido por la autora de la informacin obtenida en http://www.hcch.net/unload/e- app5_concl-sec.pdf.

8.- IMPLEMENTACIN DEL CONVENIO DE LA APOSTILLA EN EL PER.La reciente aprobacin en el Congreso de la Repblica de la adhesin del Estado Peruano al Convenio de La Apostilla y la prxima ratificacin del Presidente de la Repblica, que deber de llevarse a cabo en los prximo das, nos obliga a revisar los siguientes pasos que debemos seguir para obtener la implementacin del Convenio de La Apostilla de la Haya en el Per, planteando algunas reflexiones a continuacin. 8.1.- Formalidades de la adhesin.De conformidad con lo establecido en el artculo 12 del Convenio, el Per deber depositar el instrumento de adhesin en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Pases Bajos, quien deber informar el hecho al resto de pases contratantes, segn lo establecido en el artculo 15 inciso d) del Convenio. El artculo 12 establece que la adhesin slo surtir efecto en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hubiesen formulado objecin a la misma en los seis meses siguientes a la recepcin de la notificacin de la referida adhesin. De conformidad con lo establecido en el mismo artculo, el Convenio entrar en vigor entre el Estado adherente y los Estados que no hayan formulado objecin a la adhesin a los sesenta das del vencimiento del plazo de seis meses antes mencionado. El Ministerio de Relaciones Exteriores y las Embajadas peruanas ubicadas en el exterior tendrn que realizar las gestiones diplomticas pertinentes para obtener la aceptacin de los otros Estados adherentes. De esta manera, las relaciones entre los Estados podrn incrementarse, fomentando la inmigracin de los peruanos, el incremento de las relaciones comerciales y el inters por la inversin extranjera en territorio nacional. 8.2.- Vigencia.El artculo 14 del Convenio fija una duracin de cinco aos a partir de la fecha de su entrada en vigor, siendo renovable tcitamente salvo denuncia del mismo por uno de los pases contratantes, notificada al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Pases Bajos, al menos seis meses antes del vencimiento del plazo de cinco aos, surtiendo efectos slo con el Estado que la haya notificado, permaneciendo en vigor para los dems Estados contratantes. 8.3.- Legalizacin de documentos.El artculo 2 del Convenio establece que cada uno de los Estados contratantes exonerar de legalizacin a los documentos a los que se aplica la presente Convencin y que deben ser exhibidos en su territorio. El artculo 1 del Convenio establece que la exoneracin de legalizacin se refiere a los documentos pblicos que han sido ejecutados en el territorio de uno de los Estados contratantes y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante. De acuerdo con el Convenio son documentos pblicos a los siguientes: a) Documentos que emanan de una autoridad o funcionario y relacionados con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos que emanan del Ministerio Pblico, de un Secretario o de un Agente Judicial; b) Documentos administrativos;

c) Actas notariales; y, d) Declaraciones oficiales como menciones de registro, visados de fecha fija y certificados de firma, insertadas en un documento privado. El Convenio no se aplicar a los documentos ejecutados por agentes diplomticos consulares y aquellos relacionados directamente con una operacin comercial o aduanera. o

Segn el artculo 3 del Convenio, la nica formalidad que puede exigirse para certificar la veracidad de la firma, la calidad de la persona que la firma y cuando resulte procedente la identidad del sello o timbre colocado sobre el documento es la fijacin de la apostilla. Sin embargo, la formalidad antes mencionada, no podr exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que el documento debe surtir efecto, la rechacen, la simplifiquen o dispensen de legalizacin al propio documento.

8.4.- Autoridad Competente.De conformidad con lo establecido en el artculo 6 del Convenio cada Estado contratante designar las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho estado atribuye competencia para expedir la apostilla. En consecuencia para implementar el Convenio es necesario que el Poder Ejecutivo en va reglamentaria del Convenio designe a la autoridad competente, que suponemos ser elegida tomando en cuenta la experiencia de otros Estados signatarios del Convenio, que lo vienen ejecutando, que cuentan con realidades legislativas, sociales y culturales similares a nuestro pas. Tal es el caso por ejemplo de Argentina y Espaa cuya experiencia en la designacin de autoridades competentes para la aplicacin de La Apostilla ha sido descrita anteriormente. La autoridad competente elegida deber de contar con los implementos necesarios para cumplir con la labora que le corresponde aplicando las mayores medidas de seguridad que garanticen dentro y fuera del pas la autenticidad que otorguen al aplicar la apostilla en el documento. 8.5.- Registro.El artculo 7 del Convenio seala que cada una de las autoridades designadas conforme al artculo 6 deber llevar un registro o fichero en el que queden anotadas las apostillas expedidas. En consecuencia, el Poder Ejecutivo en va de reglamentacin deber crear el Registro de Apostillas que deber designar a la autoridad competente para expedir la apostilla y para llevar el fichero o registro en el que anote la apostilla emitida.

CONCLUSIONES La Convencin de La Haya sobre supresin de la legalizacin de los documentos pblicos extranjeros que establece el sistema de la apostilla, se encuentra vigente desde 1961. Actualmente son cerca de 100 los pases alrededor del mundo los que se han adscrito a la Convencin, obteniendo ventajas en la circulacin de sus documentos al extranjero y la recepcin de documentos desde el extranjero bajo este sistema simplificado de certificacin de autenticidad. Los avances tecnolgicos en materia digital y la comunicacin por Internet estn incorporndose al sistema establecido en la Convencin de la Apostilla, actualizando y facilitando su implementacin. Los notarios del sistema del notariado latino, vienen demostrando que el acta notarial digitalizada, la firma digital y los registros que permiten otorgar publicidad a travs de la Internet constituyen un valioso aporte para la implementacin de la apostilla digital, as como la e-registro. Con fecha 5 noviembre del 2009 el Congreso ha aprobado la adhesin del Per a la Convencin de la Apostilla de la Haya que suprime la exigencia de legalizacin de los documento pblicos extranjeros. La adhesin al Convenio le permitir al pas, agilizar el trfico jurdico y facilitar las relaciones personales, comerciales y de inversin con los Estados que son parte de la Convencin, con mayor celeridad y eficacia. El Per para implementar la aplicacin del sistema de la apostilla, debe recoger las ltimas recomendaciones de la Comisin Especial sobre el funcionamiento prctico de los Convenios de la Haya sobre Apostilla, incorporando los sistemas digitales en la emisin y comprobacin de la Apostilla. El notariado peruano se encuentra actualmente preparado para prestar sus servicios profesionales en la certificacin digital de firmas, extender actas digitales que podran contener la apostilla digital, as como tambin establecer un Registro de Apostillas por Internet. Los Colegios de Notarios podran participar en la ejecucin del Convenio de la Apostilla, en forma similar a lo que viene ocurriendo en la Argentina y en Espaa.

BIBLIOGRAFA ARMELLA, Cristina Noem, El notariado argentino a principios del siglo XXI (ponencia presentada en el 25 Congreso de la UINL), en Revista del Colegio Notarial de Madrid, 2007. http//: www.elnotario.com/egest/noticia.php?id=1838seccion_ver=0. DE CRDENAS GONZLEZ, Fernando Antonio, El poder otorgado en el extranjero. Su validez internacional, Porra, Mxico, 2007. http://www.eumed.net/libros/2008c/435/PROGRAMA%20PILOTO%20DE%20%20APO STILLAS%20ELECTRONICAS.htm. http://www.ciberjure.com.pe/index.php?option=com_content&task=view&id=558&itemi d=9. http://www.hcch.net/unload/e.app5_concl-sec.pdf. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, De la legalizacin de documentos del Per,PortalInstitucional.htm, http://www.rree.gob.pe/portal/aconsular.nsf/0/4261D7AFD18FE7D905256C00005B3C Convenio de la Haya sobre la apostilla.doc. http://www.oas.org/juridico/MLA/sp/traites/sp_traites-mla-ro410.doc. CuadLeg02062009_Relaciones Exteriores.pdf. http://www.rree.gob.pe/portal/aconsular.nsf/bd437a0309e5e7be05256bff006da083/c78 8433b31d20a32052575c9006e1087/$FILE/CuadLeg02062009.pdf. Parainmigantes_tv Blog Archive Apostilla de la Haya y Legalizacin.htm. http://www.parainmigrantes.tv/apostilla-de-la-haya-legalizacion-documentos-legalizartraducir/. El_Notariado_Argentino_%20a_%20Principios_del_%20Siglo_XXI.pdf. http://www.elnotario.com/egest/noticia.php?id=1183&seccion_ver=0. Informacin para la prensa.htm. http://www.mrecic.gov.ar/portal/prensa/comunicado.php?buscar=363. Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile - Legalizaciones.htm. http://www.minrel.gov.cl/prontus_minrel/site/artic/20080910/pags/20080910153956.php.