T o p ik

7 Perancangan
Pengurusan Kejohanan Olahraga

HASIL PEMBELAJARAN
Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. 2. 3. Menghuraikan dan nyatakan ciri perkara yang di lakukan dalam proses merancang kejohanan olahraga; Menyenaraikan peranan dan tanggungjawab setiap jawatan kuasa induk dan kecil yang di bentuk; dan Menghuraikan bentuk mesyuarat perancangan yang dilakukan dalam mengelola kejohanan olahraga.

PENGENALAN

Untuk melaksanakan kejohanan olahraga yang mencapai objektif dan tujuan yang di kehendaki, perancangan merupakan aspek amat perlu diberi perhatian. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat beberapa langkah yang perlu dilaksanakan dari pra pelaksanaan hingga ke tahap pelaksanaan. Pihak pengurusan dan ahli jawatan kuasa yang di bentuk akan berbincang untuk membuat dokumentasikan serta membentuk hala tuju perjalanan kejohanan. Di awal peringkat awal prapelaksanaan dasar dan objektif program kejohanan olahraga perlu di putuskan. Di peringkat ini juga segala urusan pelantikan jawatan kuasa peringkat induk perlu dilakukan.

120

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Ada beberapa pertimbangan dan langkah biasa yang perlu di lakukan bagi melicinkan lagi sesuatu pertandingan sukan di antaranya ialah menetapkan tarikh, membuat rujukan, menyimpan maklumat pasukan yang di jangkakan mengambil bahagian dan menghantar makluman awal.

7.1

PERANCANGAN KEJOHANAN

Kejohanan olahraga perlu di rancangan dengan kemas dan teliti bagi memastikan kejohanan olahraga dapat dilaksanakan dengan berkesan. Langkah pertama sebelum menganjurkan kejohanan olahraga ialah membentuk jawatan kuasa dan memanggil mesyuarat perancangan. Antara perancangan dan persiapan awal yang perlu dilaksanakan oleh jawatan kuasa induk ialah memikirkan konsep, objektif kertas kerja kejohanan olahraga dan menyenaraikan segala keperluan urusan surat menyurat ke pihak terlibat. Dalam perancangan kejohanan olahraga langkah dan mekanisme secara terperinci harus di ambil bagi menjayakan sesuatu kejohanan. Ini termasuklah memikirkan masalah yang mungkin timbul dan cara menyelesaikannya sewaktu menganjurkan kejohanan. Kesimpulannya perancangan sesuatu kejohanan harus dirancang dengan teliti dan cermat agar tidak membazir. Banyak tenaga, kewangan dan idea harus di curahkan untuk menjayakan kejohanan olahraga. Namun jika kejohanan ini telah dilaksanakan sebelum ini kita boleh mengkaji sejarah pengelolaan kejohanan sebelum ini untuk di jadikan panduan dan teladan. Oleh itu laporan mesyuarat post-mortem merupakan rujukan yang amat penting. Laporan post-mortem yang baik akan mendedahkan faktor kejayaan, kegagalan dan cadangan memperbaiki.

7.1.1

Membentuk Jawatan kuasa

Ahli Jawatan kuasa induk dan kecil dilantik oleh pihak penganjur kejohanan olahraga. Pengesahan pelantikan akan di buat dalam mesyuarat pertama. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua bentuk jawatan kuasa perlu dibentuk iaitu jawatan kuasa induk dan jawatan kuasa kecil. Dalam topik ini kita akan membincangkan tugas dan tanggung jawab jawatan kuasa Induk dan Jawatan kuasa kecil. Tugas jawatan kuasa induk berkaitan ialah menyusun dan merancang serta menubuhkan Jawatan kuasa kecil bagi menguruskan perjalanan kejohanan yang dirancang. Setiap jawatan kuasa memainkan peranan dalam bidang tugas masing-

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 121

masing. Ahli jawatan kuasa pengelola biasanya menjadi pengerusi jawatan kuasa kecil yang ditubuhkan. Rajah 7.1 adalah struktur jawatan kuasa induk.

Rajah 7.1: Struktur jawatan kuasa Induk

Struktur Jawatan kuasa kecil terdiri daripada: (a) (b) (c) Pengerusi Setiausaha Ahli-ahli (bilangan mengikut keperluan)

7.1.2

Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa

Adalah lebih baik sekiranya pihak jawatan kuasa induk menyediakan senarai tugas untuk menjadi rujukan kepada setiap ahli jawatan kuasa. Senarai tugas ini perlu di cetak dan di edarkan kepada semua jawatan kuasa supaya pegawai yang terlibat dapat memahami dan tugas yang di pertanggungjawabkan kepada mereka. Contoh bidang tugas tersebut di senaraikan di bawah:

122

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

1.

Pengarah Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan. Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti. Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan. Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan olahraga.

2.

Timbalan Pengarah Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti. Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

3.

Pengerusi Projek Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti yang berkaitan dengan perlaksanaan kejohanan. Mengadakan taklimat kepada pegawai atau pihak pengurusan tentang aktiviti. Bertanggungjawab menyusun jadual acara kejohanan. Menentukan peraturan am dan undang-undang kejohanan. Mempengerusikan jawatan kuasa teknik.

4.

Setiausaha Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran. Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan. Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program. Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan. Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat. Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 123

5.

Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat. Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa. Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program. Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

Timbalan Setiausaha Membantu setiausaha dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti. Memangku tugas setiausaha semasa ketiadaannya.

6.

Bendahari Bertanggungjawab kepada pentadbiran kewangan. pengarah dalam bidang pengurusan

Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan. Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan. Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

7.

Urus Setia Merupakan tempat rujukan jawatan kuasa kecil sekiranya terdapat kekeliruan. Memastikan kejohanan olah raga untuk memantau perjalanan kejohanan. Urus setia di pengerusi oleh setiausaha jawatan kuasa induk. Setiap pengerusi ahli Jawatan kuasa menjadi ahli urus setia.

8.

Jawatan kuasa Kewangan Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan kuasa pusat.

124

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu. Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan. Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan. Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan olahraga. Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan olahraga.

9.

Jawatan kuasa Teknikal Alatan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi. Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang. Menempah tempat pertandingan. Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program. Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada ahli Jawatan kuasa kewangan. Membantu dan menyediakan senarai nama pembantu untuk: Jawatan kuasa Peralatan Jawatan kuasa Kemudahan Jawatan kuasa Pertandingan

10.

Jawatan kuasa Teknik Pertandingan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan. Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 125

11.

Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding. Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding. Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding. Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul. Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi. Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

Jawatan kuasa Teknik Kepegawaian Mendapat dan menyusun senarai pegawai, petugas, pembantu, ahli jawatan kuasa dan peserta. Mendapat pengesahan penyertaan para pengadil, pegawai, referi yang berkenaan. Memastikan pegawai diberi kemudahan seperti minuman dan makanan. Bertanggung jawab dengan jawatan kuasa lain dalam merancang atau menetapkan masa bagi pertandingan.

12.

Jawatan kuasa Buku Program Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Mereka bentuk kulit luar buku program. Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan kuasa kecil lain. Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa promosi untuk mendapat iklan-iklan untuk di muatkan di dalam buku program. Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program.

126

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya. Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan. Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa kewangan.

13.

Jawatan kuasa Atur Cara Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan menentukan: Protokol Masa Tempat duduk Cara masuk para peserta perbarisan Muzik atau perbarisan Persembahan Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung. Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah. Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir.

14.

Jawatan kuasa Protokol Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup. Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir. Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian. Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup. Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 127

Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan. Menyediakan teks bacaan doa. Melantik dan melatih pembaca doa. Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain. Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan pembukaan atau penutup kejohanan seperti Tiang bendera Bendera pasukan Papan tanda pasukan Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan. di untuk upacara

Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. hantar dan

15.

Jawatan kuasa Jemputan Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan olahraga serta menghantar untuk dicetak. Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas. Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah. Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan.

16.

Jawatan kuasa Sambutan Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

128

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

17.

Jawatan kuasa Perbarisan Menyediakan peserta untuk perbarisan. Menyediakan dan memantau pasukan perbarisan di acara pembukaan kejohanan. seragam yang menyertai

Melantik dan melatih pembawa bendera dan papan tanda bagi setiap pasukan yang bertanding. Menentukan tempat untuk permulaan perarakan perbarisan. Menentukan jumlah peserta perbarisan untuk setiap pasukan.

18.

Jawatan kuasa Pengacaraan Bertanggungjawab mendapatkan Pengacara Majlis (MC) bagi setiap acara pembukaan, penutup dan sepanjang kejohanan. Melatih dan menyediakan teks pengacara majlis. Mendapatkan senarai pemenang dan penyampai hadiah dari jawatan kuasa hadiah untuk kemudahan pengacara majlis mengumumkan pemenang. Membuat pengumuman yang berkaitan.

19.

Jawatan kuasa Promosi/Publisiti Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta. Menghebahkan serta mempromosikan kejohanan olahraga melalui: Poster-poster Kain rentang Iklan-iklan Media cetak dan media elektronik butiran berkaitan dengan

Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu kejohanan. Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi, maklumat perlu terdiri daripada: Jadual Pertandingan Atur cara kejohanan Peta tempat berlangsung Menjemput wartawan untuk membuat liputan.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 129

Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

20.

Jawatan kuasa Hiasan Astaka Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain. Menyusun dan menghiasi astaka. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan. alatan yang

21.

Jawatan kuasa Khemah Peserta Merangka pelan-pelan kedudukan khemah. Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang berkaitan. Menyusun dan memastikan keceriaan khemah. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

22.

Jawatan kuasa Audio dan Visual Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan. Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

23.

Jawatan kuasa Persiapan/Keceriaan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan perjalanan program lancar. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan. Bekerjasama dengan jawatan kuasa kebersihan bagi memastikan tapak program sentiasa bersih serta selesa. Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu projek atau aktiviti. Melantik para petugas untuk menjaga keceriaan.

130

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di majukan kepada jawatan kuasa kewangan.

24.

Jawatan kuasa Kebersihan Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan. Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah. Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.

AKTIVITI 7.1
Berikut struktur Jawatan kuasa induk isikan jawatan yang di kosongkan.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 131

25.

Jawatan kuasa Pendaftaran dan Peserta Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Menguruskan pendaftaran peserta dan memastikan tiada kesilapan teknikal berlaku dalam proses pendaftaran. Membantu jawatan kuasa teknikal peserta mendaftar mengikut syarat dan peraturan. Mengurus, menerima pendaftaran peserta seterusnya memasukkan nama peserta ke dalam borang teknikal. Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap para peserta sepanjang sesuatu projek atau aktiviti itu berlangsung.

26.

Jawatan kuasa Disiplin dan Keselamatan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan keselamatan di dalam perjalanan kejohanan terjamin. Memastikan setiap acara yang dijalankan selamat dan berjalan lancar. Menentukan kawasan tempat letak kereta atau bas peserta. Membuat pelekat kereta bagi kenderaan para tetamu khas, jemputan, pegawai kejohanan dan petugas.

27.

Jawatan kuasa Bantu Mula Membawa beberapa unit kelengkapan perubatan seperti first aid. Menentukan tempat untuk di jadikan kawasan rawatan bantu mula. Mendapat serta menyediakan khidmat. Pegawai perubatan Anggota-anggota PBSM atau St John Ambulans Menyediakan pengangkutan kecemasan untuk kecederaan serius

Menyediakan dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatan kuasa kewangan.

28.

Jawatan kuasa Hadiah dan Cenderahati Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Sentiasa berurusan dengan ahli jawatan kuasa teknikal, pertandingan dan jawatan kuasa lain dalam menyediakan hadiah dan cenderahati. Merancang jenis hadiah atau cenderahati yang akan diberi bersesuaian dengan sesuatu acara.

132

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Merekodkan pemenang piala pusingan bagi urusan mengesan piala pusingan. Mendapatkan hadiah iringan dan pala-piala pusingan serta menentukan piala-piala tersebut dihias dan digilap. Menentukan hadiah iringan dan piala-piala tersebut mencukupi. Menyediakan cenderahati untuk jemputan khas. Menguruskan penempahan hadiah kepada para peserta, cenderahati kepada jemputan khas. Menetapkan atau merancang budget hadiah mengikut pengklasifikasian sesuatu projek atau aktiviti. Memastikan semua hadiah telah tersedia selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum tarikh kejohanan. Menyenaraikan senarai peralatan dan keperluan bagi acara penyampaian hadiah dan memaklumkan kepada Jawatan kuasa yang terlibat. Menyusun hadiah dan cenderahati bagi memudahkan acara penyampaian hadiah. Menguruskan dan mendapatkan senarai pemenang dari jawatan kuasa pertandingan. Menyusun nama penyampai hadiah berserta pengiring yang berkaitan dengan atur cara penyampaian hadiah mengikut acara. Menyediakan keperluan-keperluan yang berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain. Menaip dan menyediakan sijil penyertaan dan kemenangan kepada ahli jawatan kuasa, pegawai pembantu, petugas dan peserta.

29.

Jawatan kuasa Jamuan/Makanan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Mencadangkan tarikh jamuan serta mendapatkan jumlah kehadiran jemputan daripada Jawatan kuasa protokol. Menentukan susunan tempat duduk jamuan. Menyediakan tempat jamuan serta peralatan-peralatan yang berkaitan. Menghias tempat jamuan. Menyediakan budget dan jenis makanan atau hidangan ringan yang perlu disediakan bagi jawatan kuasa sepanjang program berlangsung.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 133

30.

Mendapatkan caterer jika perlu yang boleh menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan makanan dan minuman. Membuat penempahan jumlahnya. dan memaklumkan jenis makanan serta

Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan tiada petugas yang ketinggalan. Melayan tetamu yang makan dan membahagikan makanan dengan sebaik mungkin. Memastikan kebersihan tempat makan. Mengemaskan dan membersihkan tempat makan, makanan yang berlebihan dan sebagainya. Menyediakan bekas makanan dan minuman serta plastik sampah. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

Jawatan kuasa Pengangkutan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan keperluan pengangkutan sepanjang sesuatu program yang berlangsung telah mencukupi bagi keperluan persiapan, urus setia, peserta dan sebagainya. Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk kegunaan sebelum, semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek dijalankan. Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus setia dan peserta. Sentiasa mengingatkan pemandu tentang jadual dan keperluan pengangkutan dengan mengambil kira rasional logik perjalanan dan kebajikan pemandu seperti kemampuan, masa rehat dan kebajikan mereka.

31.

Jawatan kuasa Fotografi Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan peralatan rakaman dan penggambaran semasa acara pembukaan, sepanjang dan penutup kejohanan sentiasa dalam keadaan baik. Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran media cetak mahupun elektronik. Menyedia kamera atau video-cam bagi merakamkan acara yang dipertandingkan dan majlis perasmian dan penutup.

134

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Menjadualkan jurukamera yang bertugas sepanjang kejohanan olahraga berlangsung. Memaklumkan kepada wartawan (press) tentang sesuatu program yang dilangsungkan. Menyediakan dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada Jawatan kuasa kewangan.

32.

Jawatan kuasa Alatan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Membuat persediaan dan menyiapkan tempat dan segala keperluan seminggu sebelum sesuatu acara diadakan. Memastikan peralatan dan persiapan yang telah dibuat dapat digunakan. Sekiranya berlaku sebarang keadaan di luar jangkaan, jawatan kuasa ini perlu mengambil tindakan serta-merta untuk mengatasi masalah tersebut. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang telah digunakan. Memastikan segala peralatan dibawa dan di pulangkan dalam keadaan dan kuantiti yang sama. Mengagihkan peralatan mengikut sesuatu acara yang terjadual.

33.

Jawatan kuasa Persembahan Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol dan atur cara bagi merancang atau menetapkan masa bagi setiap persembahan. Merancang jenis, bentuk atau konsep persembahan. Membuat persembahan berdasarkan, bentuk atau konsep persembahan yang telah di persetujui. Memastikan setiap persembahan dilaksanakan dalam suasana yang ceria dan gembira.

34.

Jawatan kuasa Tugas-tugas Khas Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Mengenal pasti tugas-tugas atau kerja-kerja yang di luar perancangan. Membantu jawatan kuasa lain membuat persediaan sekiranya diperlukan. Sentiasa bersedia di kawasan aktiviti sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 135

35.

Membuat laporan berkenaan tugas-tugas yang telah dilaksanakan.

Jawatan kuasa Penginapan Mengumpulkan maklumat memerlukan penginapan. bilangan peserta dan pegawai yang

Menyelia dan memastikan penginapan yang disediakan bersesuaian dengan umur dan pangkat. Memastikan kemudahan penginapan seperti tilam, bantal dan lain-lain dalam keadaan bersih. Memastikan keadaan alat elektrik dan air di tempat penginapan boleh berfungsi contohnya kipas, lampu dan paip. Bekerjasama dengan jawatan kuasa keselamatan untuk memantau keselamatan tempat penginapan. Membuat tempahan hotel bagi tetamu kehormat, jemputan khas dan pegawai.

SEMAK KENDIRI 7.1

1. 2. Nyatakan tugas pertandingan. dan tanggungjawab jawatan kuasa teknik

Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua jenis jawatan kuasa yang perlu dibentuk. Nyatakan kedua-dua jawatankuasa tersebut. Nyatakan tugas dan tanggungjawab Pengerusi Projek.

3.

7.2 PERANCANGAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan dan dilaksanakan dengan teliti dalam proses merancang kejohanan olahraga. Di antaranya ialah objektif pertandingan, bilangan penyertaan, tempoh pertandingan peralatan dan sifat aktiviti. Kesemua perkara ini perlu di bincangkan dan di putuskan dalam mesyuarat jawatan kuasa induk. (a) Objektif Pertandingan Objektif pertandingan perlulah di bincangkan dalam merancang hala tuju kejohanan. Contohnya sekiranya objektif untuk mencungkil bakat di kalangan pelajar sekolah Batu Pahat. Penyertaan perlu dari kalangan pelajar sekolah

136

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

daerah Batu Pahat. Objektif menjadikan kejohanan olahraga yang hendak kita anjurkan lebih berfokus. (b) Bilangan Penyertaan Sebagai penganjur kita perlu menetapkan bilangan penyertaan yang kita kehendaki. Sekiranya bilangan penyertaan banyak di terima maka makin banyak acara saringan. Dengan penambahan acara saringan masa kejohanan juga perlu lebih panjang, bilangan pegawai yang bertugas juga perlu bertambah serta kos pengendalian juga turut bertambah. Namun penyertaan yang kurang akan menyebabkan acara yang di pertandingan kurang cabaran dan hilang kemeriahannya. Tempoh Pertandingan Tempoh pertandingan perlu ditetapkan agar tidak terlalu pendek yang menyebabkan acara terlalu padat. Acara yang terlalu padat akan menyebabkan pelajar tidak dapat menunjukkan prestasi sebenar atau baik dalam kejohanan kerana terlalu letih. Sementara tempoh pertandingan yang terlalu panjang akan melibatkan kos perbelanjaan yang tinggi. Peralatan dan Kemudahan Pihak penganjur juga perlu melihat kemampuannya menyediakan alatan atau kemudahan mengikut spesifikasi yang di tetapkan sebelum menganjurkan kejohanan olahraga. Sekiranya peralatan tidak mencukupi pihak penganjur perlu memikirkan sama ada hendak membeli, menyewa atau meminjam peralatan. Begitu juga dengan kemudahan yang di perlukan apakah kemudahan di bawah kawalan pihak penganjur mencukupi atau terpaksa meminjam dari luar.

(c)

(d)

Kesemua perkara di atas perlu dibincangkan dalam satu mesyuarat yang dihadiri oleh jawatan kuasa induk

7.2.1

Mesyuarat Perancangan

Mesyuarat membawa makna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu isu yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan. Mesyuarat bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi membina keputusan. Mesyuarat perancang bagi kejohanan olahraga perlu diadakan bagi memastikan perjalanan sesuatu pertandingan acara olahraga dapat di laksanakan dengan lancar. Bermula dengan mesyuarat jawatan kuasa induk tertinggi meluluskan sesuatu program itu dilaksanakan dan mengesahkan pelantikan ahli jawatan kuasa induk. Terdapat beberapa siri mesyuarat perancangan yang perlu di adakan dalam melaksanakan kejohanan olahraga. Kekerapan mesyuarat bergantung kepada

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 137

keupayaan ahli jawatan kuasa menyelesaikan masalahnya. Antara contoh siri mesyuaratnya ialah: (i) (ii) Mesyuarat pelantikan jawatan kuasa perancangan menentukan dasar kejohanan olahraga dan pembinaan kertas kerja. Mesyuarat pemurnian kertas kerja.

(iii) Mesyuarat pelantikan ahli jawatan kuasa pelaksanaan program pendidikan luar. (iv) Mesyuarat sebelum pelaksanaan program. (v) Mesyuarat pendaftaran peserta.

7.2.2

Langkah Penting Sebelum Perlaksanaan Kejohanan

Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan oleh jawatan kuasa induk dalam merancang kejohanan olahraga: (a) Langkah 1: Menetapkan Tarikh Pertandingan Untuk pertandingan di peringkat sekolah tarikh kejohanan olahraga telah dimasukkan ke dalam takwim bagi mengelak pertindihan aktiviti. Bagi kejohanan olahraga peringkat daerah biasanya tarikh di masukkan dalam takwim tahunan. Namun bagi kejohanan olahraga yang di rancang bukan di peringkat majlis sukan sekolah-sekolah penganjur perlu memikirkan untuk menetapkan masa yang sesuai. Untuk menetapkan tarikh yang sesuai faktor yang harus kita fikirkan ialah pastikan tarikh itu tidak bersamaan dengan pesta permainan lain. Selain daripada faktor persekitaran contohnya jika kejohanan ini melibatkan pelajar sekolah pastikan tarikh itu tidak bersamaan atau berhampiran dengan peperiksaan besar. Faktor cuaca juga perlu diambil kira contohnya untuk ketika bulan November, Disember dan Januari adalah di rasakan tidak sesuai untuk membuat acara sukan di negeri pantai timur semenanjung Malaysia. Langkah 2: Rujukan Pihak penganjur perlu merujuk kepada laporan post-mortem kejohanan olahraga lepas. Dengan adanya laporan post-mortem ini kita boleh mempelajari faktor kekuatan dan kelemahan dalam kejohanan olahraga sebelum ini. Dengan mengkaji laporan post-mortem lepas cadangan penambah baikkan kejohanan olahraga lepas dapat di laksanakan. Selain daripada laporan post-mortem ini pihak penganjur juga perlu juga menyimpan dan mencari nombor telefon dan alamat persatuan atau individu yang selalu menghantar pasukan dalam kejohanan-kejohanan lepas dan pasukan yang di jangka berpotensi untuk mengambil bahagian buat kali pertama. Bagi peringkat majlis sukan sekolah daerah biasanya nombor telefon

(b)

138

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

pengetua, guru besar, setiausaha sukan boleh di dapati daripada setiausaha majlis sukan sekolah-sekolah atau unit data di pejabat pendidikan daerah. (c) Langkah 3: Menghubungi Pihak Pengurusan Pasukan Pihak penganjur perlu memaklumkan terlebih dahulu hasrat untuk mengadakan kejohanan olahraga. Langkah ini bagi memudahkan dan melicinkan pengurusan latihan, pemilihan peserta pihak yang mengambil bahagian dalam kejohanan. Pihak penganjur boleh memberitahu hasrat ini dengan cara menelefon atau menghantar surat pemberitahuan. Untuk kejohanan majlis sukan sekolah-sekolah biasanya sekolah-sekolah atau daerah telah menerima takwim di peringkat awal. Langkah 4: Menghubungi Individu atau Persatuan untuk Mendapatkan Bantuan Pegawai Pihak penganjur perlu memaklumkan terlebih dahulu hasrat untuk mengadakan kejohanan olahraga. Langkah ini bagi memudahkan dan melicinkan pengurusan atau individu yang dilantik menjadi pegawai dalam kejohanan yang di anjurkan bersedia. Pihak penganjur boleh memberitahu hasrat ini dengan cara menelefon atau menghantar surat pemberitahuan.

(d)

SEMAK KENDIRI 7.2

1. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat beberapa perkara yang harus difikirkan dan di putuskan oleh jawatan kuasa induk, huraikan perkaranya tersebut. Definisikan mesyuarat dengan ringkas. Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan oleh jawatan kuasa induk dalam merancang kejohanan olahraga. Nyatakan langkah-langkah tersebut. Terdapat beberapa langkah penting yang perlu diambil tindakan oleh jawatan kuasa induk dalam merancang kejohanan olahraga. Nyatakan langkah-langkah tersebut. Nyatakan tujuan mesyuarat diadakan.

2. 3.

4.

5.

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA 139

Langkah pertama sebelum menganjurkan kejohanan olahraga ialah membentuk jawatan kuasa dan memanggil mesyuarat perancangan. Antara faktor perancangan dan persiapan awal yang perlu dilaksanakan oleh jawatan kuasa induk ialah memikirkan konsep, objektif kertas kerja kejohanan olahraga dan menyenaraikan segala keperluan urusan surat menyurat ke pihak terlibat. Pengelola kejohanan olahraga perlu mengkaji sejarah pengelolaan kejohanan terdahulu untuk dijadikan panduan dan teladan. Dalam merancang kejohanan olahraga terdapat dua jawatan kuasa perlu dibentuk iaitu jawatan kuasa induk dan jawatan kuasa kecil. Tugas jawatan kuasa induk ialah menyusun dan merancang serta menubuhkan jawatan kuasa kecil bagi menguruskan perjalanan kejohanan yang dirancang. Ahli Jawatan kuasa pengelola biasanya akan menjadi pengerusi jawatan kuasa kecil yang ditubuhkan. Senarai tugas ini perlu dicetak dan diedarkan kepada semua jawatan kuasa supaya pegawai yang terlibat dapat memahami dengan tugas yang dipertanggungjawabkan kepada mereka. Langkah yang perlu dipertimbangkan dan dilaksanakan dengan teliti dalam proses merancang kejohanan olahraga ialah objektif pertandingan, bilangan penyertaan, tempoh pertandingan peralatan dan sifat aktiviti. Objektif pertandingan perlu di bincangkan dalam merancang hala tuju kejohanan. Tempoh pertandingan perlu ditetapkan agar tidak terlalu pendek yang menyebabkan acara terlalu padat. Pihak penganjur perlu melihat kemampuan menyediakan alatan atau kemudahan mengikut spesifikasi yang di tetapkan sebelum menganjurkan kejohanan olahraga. Mesyuarat bermakna aktiviti perundingan dalam membincang sesuatu isu yang tersurat dan tersirat bagi mencapai satu keputusan. Mesyuarat bertujuan untuk mengumpul idea dan menyatukan fikiran bagi membina keputusan.

140

TOPIK 7

PERANCANGAN PENGURUSAN KEJOHANAN OLAHRAGA

Bendahari Jawatan kuasa Pengangkutan Jawatan kuasa Sambutan Jawatan kuasa Teknik Pertandingan Jawatan kuasa Alatan Jawatan kuasa Atur cara Jawatan kuasa Audio dan Visual Jawatan kuasa Bantu Mula Jawatan kuasa Buku Program Jawatan kuasa Disiplin dan Keselamatan Jawatan kuasa Fotografi Jawatan kuasa Hadiah dan Cenderahati Jawatan kuasa Hiasan Astaka Jawatan kuasa induk Jawatan kuasa Jamuan/Makanan Jawatan kuasa Jemputan Jawatan kuasa Kebersihan Jawatan kuasa kecil Jawatan kuasa Kewangan Jawatan kuasa Khemah Peserta Jawatan kuasa Pendaftaran dan Peserta Jawatan kuasa Pengacaraan

Jawatan kuasa Penginapan Jawatan kuasa Perbarisan Jawatan kuasa Persembahan Jawatan kuasa Persiapan/Keceriaan Jawatan kuasa Promosi/Publisiti Jawatan kuasa Protokol Jawatan kuasa Teknik Kepegawaian Jawatan kuasa Teknikal Alatan Jawatan kuasa tugas-tugas khas Kejohanan olahraga Laporan post-mortem Mesyuarat perancang Objektif pertandingan Pengarah Pengerusi Projek Perancangan kejohanan

Post-mortem
Setiausaha Timbalan Pengarah Timbalan Setiausaha Urus setia

Clarke, R., & Boyle, R. (1978). Successful Track and Field. Dubuque, Iowa: Walliam C. Brown. Darren Bennet (1992). Sports Facts Athletic Sports. London: Franklin Watts. Helen Ten. (1996). Manual Olahraga. Kuala Lumpur: Junjuara Publications Sdn. Bhd. Kesatuan Olahraga Amatur Malaysia (2003). Undang-undang Kejohanan Olahraga 3. Teng Bong Tong. (1994). Gerko: Panduan Pengajaran Olahraga. Shah Alam: Penerbitan Fajar Bakti Wee Eng Hoe (2002). Panduan Pengajaran Olahraga: Kepegawaian dan Kejurulatihan. Karisma Publication Sdn. Bhd.