BAB 2

PENGURUSAN PROJEK
Objektif: 1. Menerangkan definisi dan ciri-ciri projek. 2. Menerangkan kepentingan pengurusan projek. 3. Menerangkan faktor kejayaan sebuah projek 4. Siapa yang bertanggungjawab untuk menguruskan projek.

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

DEFINASI PROJEK
Satu usaha untuk mencapai matlamat. Aktiviti aktiviti yang tidak berulang dan memerlukan sela masa tertentu untuk disiapkan. Mengandungi beberapa elemen
Masa Peruntukan Matlamat

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

KOMPONEN ASAS PROJEK

PROJEK
MASA PERUNTUKAN

MATLAMAT
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 3

Ciri-ciri Projek
Mempunyai satu matlamat khusus. Bersifat sementara. Memerlukan sumber-sumber. Memerlukan penaja utama. Merupakan satu perkara yang tiada kepastian.

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

Pengurusan Projek
Merupakan pengelolaan dan pengarahan kepada orang lain untuk mencapai matlamat perancangan dalam masa dan bajet yang telah dirancangkan. Menggunakan pengetahuan, kemahiran-kemahiran, peralatan-peralatan (tool), teknik-teknik tertentu ke atas aktiviti-aktiviti sesebuah projek bagi memenuhi keperluan dan memuaskan pihak yang berkepentingan bagi projek tersebut. Proses yang mengawal permulaan, perancangan, perlaksanaan dan penamat sebuah projek
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 5

KERANGKA PENGURUSAN PROJEK

Fungsi Teras
Skop Masa
Tool & Teknik

Kos

Kualiti

Keperluan & Jangkaan Pihak Berkepentingan

Integrasi Pengurusan Projek

Kejayaan Projek

HR Komunikas i

Risiko Perolehan

Fungsi Bantuan
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 6

Faktor Kejayaan Projek

Apakah kepentingan pengurusan projek dalam menentukan kejayaan sebuah projek pembangunan sistem?

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

Faktor Kejayaan Projek

32% pembangunan projek dibatalkan sebelum siap. Lebih daripada separuh projek sistem komputer bernilai satu kali ganda dari bajet asal. Kurang 42% mengikut skop dan fungsi yang ditetapkan. Standish Group, 1995

Ini menunjukkan bahawa pembangunan sistem adalah aktiviti yang sukar dan memerlukan perancangan, kawalan dan perlaksanaan yang berhati-hati.
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 8

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek gagal atau sebahagian gagal:
Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa berubah. Penglibatan pengguna terhad Kekurangan sokongan eksekutif Kekurangan sokongan teknikal Perancangan projek yang lemah Objektif yang samar Kekurangan sumber yang diperlukan
SALMI BAHAROM 9

SIM3300/SIM3303

Faktor Kejayaan Projek

Sebab utama mengapa projek berjaya:
Keperluan sistem di definisikan secara jelas Penglibatan pengguna Sokongan dari pihak pengurusan atasan Perancangan projek yang terperinci dan menyeluruh Penjadualan dan milestone yang realistik

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

10

Fasa Pengurusan Projek

Memulakan Projek
Aktiviti pertama dalam proses pengurusan projek bagi menilai saiz, skop dan kompleks sebuah projek bagi membina prosidur untuk menyokong projek.

Merancang Projek
Proses menerangkan secara nyata, aktiviti-akvititi yang berlainan dan kerja yang perlu dilakukan untuk menyiapkan setiap aktiviti dalam sebuah projek.

Melaksanakan Projek
Perancangan yang dibuatkan pada fasa sebelumnya akan dilaksanakan pada peringkat ini.

Menamatkan Projek
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 11

Permulaan Projek
Fokus kepada aktiviti yang direka bentuk bagi membantu dalam mengorganisasi kumpulan bagi mengendalikan perancangan projek. Satu atau beberapa SA akan diarahkan untuk bekerja dengan pelanggan untuk membina piawai kerja dan prosedur komunikasi. Keperluan aktiviti semasa permulaan projek berdasarkan saiz, skop dan kompleksiti sesebuah projek.

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

12

Memulakan Projek
Lima aktiviti untuk memulakan projek: Membina kumpulan Membina hubungan baik dengan pelanggan Membina perancangan projek Membina prosedur pengurusan Membina pengurusan dan buku kerja projek

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

13

Merancang Projek
10 aktiviti perancangan projek: Menerangkan skop, alternatif, kemungkinan (feasibility) projek. Membahagikan projek kepada tugas yang boleh diuruskan Menganggarkan sumber-sumber dan membina perancangan sumber Membangunkan jadual permulaan

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

14

Merancang Projek- samb.

Membangunkan perancangan komunikasi Menentukan piawai dan prosedur projek Mengenalpasti dan menilai risiko Membentuk perbelanjaan awal Membangunkan statement of work Menetapkan Baseline project plan

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

15

Carta Gantt

Perwakilan grafik dalam sebuah projek yang menunjukkan setiap tugas sebagai horizontal bar, yang mana panjang horizontal bar adalah bersamaan dengan masa tamat.

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

16

Contoh Carta Gantt

CARTA GANTT

Tahun Perkara \ Bulan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Literature Review Sesuaikan model yang dipilih kedalam kurikulum Rekabentuk terperinci berdasarkan model Penyediaan Papan cerita Membina aturcara and pengujian Penilaian Penulisan

2000 2001 Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

17

Carta PERT
Menggambarkan sesebuah projek itu sebagai sebuah rangkaian aktiviti yang disusun mengikut urutan logikal aktivitiaktiviti terbabit. Juga dikenali sebagai carta rangkaian. Pengguna boleh melihat kebergantungan aktiviti aktiviti yang terbabit dengan jelas.
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 18

Carta PERT

Mereka bentuk borang permintaan

3 1D

Jadual semula Temujanjji

4 1D Jumaat 5/25/01

Khamis 5/24/01 Khamis 5/24/01

Jumaat 5/25/01

Menyemak Laporan

Meringkaskan Laporan

0.5D

9
Isnin 5/28/01

2D Rabu 5/30/01

Khamis 5/31/01 Jumaat 6/1/01

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

19

Laluan Kritikal
Satu jujukan aktiviti-aktiviti yang bergantungan yang mempunyai jumlah masa jangakaan terbesar. Menentukan tarikh terawal yang paling mungkin untuk menyiapkan projek.

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

20

Gantt vs PERT
Carta Gantt secara amnya menunjukkan jangkamasa yang diperlukan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti manakala PERT menunjukkan kaitan atau pergantungan antara aktiviti-aktiviti secara grafik. Carta Gantt boleh menunjukkan aktiviti bertindih masa secara grafik manakala PERT hanya menunjukkan aktviti secara selari. Carta Gantt boleh menunjukkan masa lembab (masa mula dan masa tamat) manakala PERT menunjukkan peristiwa ini dengan merujuk data yang terkandung dalam kotak yang mewakili aktiviti.
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 21

Melaksanakan projek
Melaksanakan Baseline Project Plan Memantau progress projek berdasarkan Baseline Project Plan Menguruskan pertukaran kepada Baseline Project Plan Menyelenggara Buku kerja projek Berkomunikasi status projek

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

22

Menamatkan Projek
Menamatkan projek Membimbing postproject review Menamatkan kontrak pelanggan

SIM3300/SIM3303

SALMI BAHAROM

23

Pengurus Projek
Juruanalisa sistem yang mempunyai pelbagai set kemahiran iaitu:
Pengurusan Kepimpinan Teknikal Hubungan dengan pengguna

yang bertanggungjawab untuk memulakan, merancang, melaksana dan menamatkan sebuah projek.
SIM3300/SIM3303 SALMI BAHAROM 24