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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS

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ejercicio - DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS
SISTEMAS DE INFORMACION DEL TALENTO HUMANO
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DISEÑO E IMPLEMENTACION DE FORMATOS
I. ASPECTOS PARA LA IMPLEMENTACION FINAL
Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento
Determinar que en realidad sea relevante para la empresacuando se diseñe el formato. Se debe tener en cuenta alpersonal que maneje las estadísticas o las bases de datos quese requiere rescatar. Es importante tener certeza sobre lainformación que en realidad se requiere en una base de datos yque en realidad sea útil para la empresa
Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de lainformación (entrevista, cuestionario, entrevista, observación
El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a lafuente adecuada de la información sino también, el tipo decliente al que va dirigido el formato como es el caso de superfil, escolaridad, tipo de labor, etc
En la redacción de normas y poticas se debe utilizar unlenguaje neutral e impersonal
En la normatividad de una empresa se debe reflejar laconducta, la ética y el espíritu de la empresa. Inclusive se debereflejar en la calidad de empleados que tiene y busca paracumplir con sus objetivos
II. ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CADAPROCEDIMIENTO E INSTRUCTIVO DE TRABAJOA. TITULO Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo,posee los siguientes campos:
Logotipo y Nombre de la Empresa
Serial
Revisión
Páginas
Firma de la persona responsable de la revisión yaprobación
Nombre del procedimiento o Instructivo de trabajo
 
B. REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTEDOCUMENTO
Es la parte del procedimiento o Instructivo de trabajo donde seseñala el número de revisiones realizadas al documento
1. OBJETIVO:
Debe describir de manera clara el “por qué”y el “Que” del procedimiento o la instrucción de trabajo,centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debeser entendible para todos los involucrados en el mismo,como por todos los que manejan el documento
2. ALCANCE:
Debe indicar tanto las áreas como lassituaciones donde el procedimiento o la instruccn detrabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones(es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendibletanto por los involucrados en el mismo, como por todos losque manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.
3. RESPONSABLES
: Debe indicar las cargos que tienen laresponsabilidad de ejecutar las actividades descritas en eldocumento y los responsables por que se cumpla el mismo,se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia enforma personal.
4. CONDICIONES / NORMATIVAS:
NORMATIVAS: Debe describir las condiciones específicaspara el procedimiento o la instrucción de trabajoASPECTOS DE SEGURIDAD: Muestra los riesgos, las medidasy los implementos de seguridad que se deben considerarpara la ejecución del documentoMateriales, Herramientas y Equipos
5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
: Describe enforma detallada y en orden cronológico las actividades quedeben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidadde los productos y/o servicios que se esperan obtener
6. FLUJOGRAMA
: Debe indicar de una manera lógica, lasecuencia como deben ser ejecutados los pasos, el cargoque debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarsepara el aseguramiento de la calidad, de los productos y/oservicios que se esperan obtener con el procedimiento
 
7. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
: Debe mencionartodos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc quese usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción detrabajo y además los que deben usar durante la ejecución delos pasos.Esta referencia debe indicar tipo, serial, título, autor, edicióny página sino que debe referirse a como y donde ubicarla.En los casos de difícil acceso a la misma y que sea necesariapara la realización de algunos de los pasos descritos, debeproveerse una copia de la misma como un anexo delprocedimiento.
8. REGISTROS
: Lista de los números y nombres de losformularios, reportes y pantallas asociadas al proceso que seutilizan para el monitoreo de las actividades y para larevisión y prueba necesarias para el asesoramiento de lacalidad.
9. GLOSARIO:
Refiere los términos y/o abreviaturasempleadas en el texto del documento.
10. ANEXOS:
Refiere el conjunto de documentos asociadosal proceso
III. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Cada empresa debe personalizar y adaptar una estructuradocumental de acuerdo a su propia realidad y requisitos. Laestratificación es importante, la distinción de niveles impone una jerarquía de documentos, plantea un orden y establece una relaciónsimple y compatible entre las referencias
NIVEL I: MANUAL DE CALIDAD
:Describe el sistema, la política y los objetivos de calidad, establecepor què se hace, lo que se hace y quien lo autoriza. Es redactado porlos miembros del comité de Calidad, revisado por el Representante dela Dirección y aprobado por el Director General.
NIVEL II: PROCEDIMIENTOS
:Describe las actividades necesarias para implantar los elementos delsistema de calidad en cada una de las tareas funcionales, propòsitode la actividad, alcance de la actividad, responsabilidades (qué sedebe hacer y quién debe hacerlo), procedimiento (cuándo, dónde ycómo debe hacerse), cuales materiales, equipos y documentos deben

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