Dari Contak Ke Kontrak

DIREKTORAT PEMASARAN LUAR NEGERI DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN
KATA PENGANTAR TERJEMAHAN

Pada tahun 2005, Departemen Kelautan dan Perikanan melalui Direktorat Pemasaran Luar Negeri, Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan mulai membangun kerjasama dengan Swiss Import Promotion Programme (SIPPO) melalui Letter of Intents (LoI) yang ditandatangani pada tanggal 02 Desember 2005 di Zurich. Kerjasama dimaksud untuk capacity building bagi pelaku usaha perikanan Indonesia dalam mengembangkan akses pasar ke Uni Eropa pada umumnya dan Swiss pada khususnya. Kerjasama dengan meliputi kegiatan workshop, pelatihan dan konsultasi dengan expert dari SIPPO dan CBI. Salah satu bentuk kerjasama yang lain adalah penyusunan materi promosi. Buku dengan judul Melalui Kontak Menuju Kontrak merupakan terjemahan dari buku yang diterbitkan oleh Swiss Import Promotion Programme (SIPPO)yang berjudul From Contacts to Contracts. Buku ini dimaksudkan sebagai panduan dalam pelaksanaan pameran dan misi promosi dagang produk perikanan. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penerbitan buku ini baik dari Departemen Kelautan dan Perikanan maupun SIPPO. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi pengembangan promosi produk perikanan di wilayah pasar global.
Jakarta, Desember 2008 Direktur Pemasaran Luar Negeri
Saut P Hutagalung
Saduran :
MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK

Judul asli From Contacts To Contracts Alih bahasa Hirfatul Jannah Tim Penyunting Rahmah Hayati Samik Ibrahim Trias Alamsari Harimurti Soekirno Ahmad Solah Eko Sunarko Amin Basuki Yustinus Edy Pramono Waluyo Subagyo Desain & layout Ahmad Solah Yustinus Edy Pramono Foto sampul Mediacolors (www.mediacolors.com)
Edisi Pertama Cetakan pertama, Desember 2008 Diterbitkan oleh Direktorat Pemasaran Luar Negeri Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan Departemen Kelautan dan Perikanan RI, 2008 Jl. Medan Merdeka Timur No.16 Jakarta Pusat Telp/Fax: 021-3521977 Email: promikan@dkp.or.id www.dkp.go.id
Hak Cipta dilindungi undang-undang
Diterbitkan oleh:
OSEC
Stampfenbachstresse No 85, P.O. Box 2407 CH-8021 Zurich Telepon : +41 44 365 5151 Fax : +41 44 365 5202 E-mail : sippo@osec.ch
Penulis. konsep dan desain grafis oleh : Philip Zimmerman, Konsultan Manajemen Zimmerman Consulting, CH-8157 Dielsdorf Gambar Sampul: Mediacolors (www.mediacolors.com)
Hak Cipta dilindungi oleh: 2008 OSEC
Penolakan: Informasi yang ada dalam buku ini terpercaya dan akurat saat ditulis. Oleh karena itu, Buku ini diterima oleh konsumen diluar tanggung jawab OSEC dan penulis dan mengikat pembaca untuk mematuhi perundang-undangan yang berlaku.
Baik OSEC maupun penulis buku ini tidak memberikan jaminan secara tersirat maupun tersurat mengenai kebenaran informasi yang terdapat dalam buku ini serta tidak bertanggung jawab atas kerusakan atau tuntutan terkait penggunaan buku ini maupun informasi yang terkandung didalamnya.
Dilarang memperbarui atau merubah informasi dalam buku ini dengan alasan apapun, baik itu informasi baru maupun yang berlawanan serta perubahan dalam peraturan, perundang-undangan atupun yurisdiksinya.
KATA PENGANTAR
Dalam dunia bisnis saat ini dimana kompetisi sangat ketat, perusahaan akan mempunyai keunggulan kompetitif atas kompetitor jika dapat menyediaakan kualitas produk dan pelayanan yang bagus atas meningkatnya permintaan pelanggan. Bagi perusahaan, untuk mencapai tujuan tersebut perlu menentukan kebutuhan dan keinginan tujuan pasar dengan lebih efektif daripada kompetisi. Ekspor yang sukses merupakan proses yang komplek. Sekali perusahaan telah mengidentifikasi produk yang akan dijual ke pasar ekspor, perlu mengeksplore peluang pasar. Process ini melibatkan sejumlah riset pasar yang penting. Kemudian, perlu dikembangkan strategi produksi, menyiapkan produk untuk target pasar, menentukan strategi terbaik untuk mengirimkan barang pada distributor dan untuk dijual pada pelanggan untuk mendapatkan keuntungan financial. Langkah ini dapat dilaksanakan secara baik dengan perencanan dan persiapan yang matang. Bagian dari perencanaan dan proses pelaksanaan membutuhkan spesialisasi seperti pengangkutan barang, agen dan distributor untuk menjual produk, banks untuk menerima pembayaran, dan lain-lain. Buku pegangan Melalui Kontak ke Menuju Kontrak menyediakan informasi penting yang diperlukan dalam rangka untuk menyiapkan pameran perdagangan dan bagaimana untuk berpartisipasi selama pameran atau untuk membuat kontak langsung dan langkah penting setelah kontak pertama dilakukan untuk menghasilkan keuntungan maksimal dari menghadiri pameran perdagangan. Sangat penting untuk dicatat, setelah promosi adalah tindak lanjut yang paling penting dimana jarang mendapat perhatian dari yang seharusnya. Buku pegangan ini menyediakan tuntunan yang membantu menyiapkan lebih baik untuk pasar ekspor dan pameran perdagangan internasional sehingga anda dapat melakukan transaksi perdagangan secara lebih efektif yang setelah kegiatan pameran tersebut selesai. Penting untuk diketahui bahwa sebelum anda dapat menarik dan melayani pelanggan yang lain, perlu dijelaskan terlebih dahulu secara jelas apa yang akan anda tawarkan. Pelanggan perlu mempunyai kepercayaan pada anda sebelum mereka mempertimbangkan untuk membeli produk yang anda tawarkan. Karena itu kredibilitas dan kepercayaan adalah penting dalam bisnis. Anda mungkin akan bertanya pada diri anda sendiri, apakah anda mampu untuk mengirimkan jumlah yang dibutuhkan tepat waktu, apakah anda dapat memenuhi standar kualitas untuk produk anda, apakah anda mempunyai sertifikat dan label yang diperlukan dan tepat waktu untuk bisnis anda. Untuk mencapai kesuksesan dengan sedikit waktu yang hilang, perusahaan perlu menyampaikan kepastian pada pelanggan untuk menjamin kepuasan dan relasi bisnis jangka panjang. Adalah harapan kami bahwa buku pegangan ini akan dapat membantu anda untuk mewujudkan potensi ekspor dan kami berharap bisnis anda akan sukses.
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

UNSUR-UNSUR PEMASARAN: ISTILAH PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN - Output (Produk, Jenis produk, Penentuan Harga, Citra/kesan - Komunikasi (Penjualan dan distribusi, Promosi penjualan, Iklan, Hubungan
masyarakat)
4 6 9 10 13 14
- Logistik (Kemasan, Pengangkutan, Pergudangan, Layanan konsumen) ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR PERTIMBANGAN AWAL
Haruskah kita mengekspor? Bagaimana peluangnya? Dimanakah pasar-pasar yang potential? Riset pasar- bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeri Daftar Pemantauan: Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakan perusahaan tentang perlu tidaknya memilih pasar sasaran baru
22 30
PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

KONSEP KOMUNIKASI SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM
Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagang
39 40 43
PENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN PERLU atau TIDAK - Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan - Biaya Keikutsertaan
Daftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan Kebijakan
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI
Daftar Pemantauan: Tujuan dan Sasaran
49 50 54
PERENCANAAN AWAL - Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang) - Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar - Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan - Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan
Penyusunan Anggaran Dana
PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR - Program Pameran Dagang
61 6
DAFTAR ISI
- Konsep Stan
Daftar Pemantauan: Komponen Penyusunan Konsep Stan Daftar Pemantauan: Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar
Ringkasan : Berbagai Filosofi Desain Stan Menetapkan Ukuran dan Desain Stan yang tepat Konsep Komunikasi Menyiapkan Para Penjaga stan Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang potensial - Latihan dan Persiapan - Pedoman Penjaga stan - Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana - Kerangka Anggaran - Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana - Menjadwalkan Persiapan dan Pelaksanaan Pameran Daftar Pemantauan: Transportasi, Perjalanan dan Akomodasi
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Struktur Organisasi Stan
Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan
99
Tampil bagus dalam pameran: Aturan Dasar

Melatih Penjaga (Petugas) Stan Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian
101
Melalui Kontak Menuju Kontrak

- Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama - Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung Daftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung - Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram - Aturan Dasar dalam Menyambut Pengunjung Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kunjungan
106
PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Pameran Sebagai Bagian dari Riset Pasar
- Mempelajari kecenderungan persaingan dan pasar - Mengambil keuntungan dari kontak tambahan Daftar Pemantauan: riset pasar selama pameran
117 118
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

Merencanakan Aksi Tindak Lanjut
122 123 7
DAFTAR ISI
Menjaga Agar Tetap Ingat (Contoh surat pengingat dan penawaran) Menguatkan kontak/ hubungan. Tetap berhubungan rutin
Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindak lanjut yang tepat
127 130
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Memastikan Keberadaan Pasar yang Tepat
- Mengevaluasi Jalur Distribusi - Penjualan melalui Agen Komisi - Penjualan melalui Distrbutor Daftar Pemantauan :Mengevaluasi rekan distribusi yang tepat
134 135
Kontrak Perdagangan Internasional - Membagi biaya dan resiko antara penjual dan pembeli :syarat dan ketentuan berlaku
(INCOTERMS)
143
- Pelaksanaan dan Resiko Pemberian Kredit - Ringkasan Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran - Contoh Kredit yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat Dibatalkan
Daftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah Pembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen Daftar Pemantauan : Isi Kontrak Perdagangan
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

Persiapan menyambut misi pembelian Menyiapkan misi Penjualan Mengembangkan Perdagangan Online
158 159 160 165
INFORMASI LEBIH LANJUT

Sekilas tentang OSEC Alamat dan Website yang bermanfaat untuk memperoleh informasi lebih lanjut
Sumber informasi mengenai pasar-pasar asing Dimana menemukan pembeli dalam internet Dimana menemukan informasi mengenai pameran perdagangan internasional dalam internet
UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN
ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN

Keluaran Komunikasi Logistik Aspek-aspek tertentu dari Konsep Pemasaran Ekspor
PERTIMBANGAN AWAL
Haruskah kita mengekspor,Bagaimana peluangnya, Dimana pasarpasar yang potensial? Riset Pasar - Bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeri Ceklis : Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakan perusahaan untuk perlu tidaknya memilih pasar sasaran
ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN

Daftar di bawah ini merupakan definisi singkat dari ungkapan-ungkapan umum yang digunakan dalam pembahasan aspek-aspek pemasaran:
Unsur-unsur Pemasaran
Pasar (Market) Kumpulan individu atau organisasi yang melakukan pertukaran untuk memenuhi kebutuhan akan produk tertentu seperti halnya keinginan dan kemampuan untuk memuaskan kebutuhan dengan menawarkan sesuatu sebagai imbalan Proses pembagian pasar kedalam kelompok yang lebih kecil sesuai dengan ciri-ciri pasar tersebut. Bagian dari keseluruhan pasar yang menggunakan barang dan jasa dari organisasi tertentu Suatu sistem yang mengumpulkan dan menggali berbagai informasi sebagaimana mencari konsumen yang potensial
Segmentasi Pasar (Market Segmentation)
Penguasaan Pasar (Market Share)
Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System) Penentuan Posisi (Positioning)
Penentuan tindakan terhadap segmen pasar dimana penawaran produk dirancang dengan lebih baik dan berarti sehingga menempati suatu posisi yang kompetitif. Penentuan beberapa perbedaan produk yang dapat membedakannya dengan produk pesaing. Penentuan bisa didasarkan pada kualitas yang baik, harga yang sesuai, ketepatan waktu pengiriman, dll. Kumpulan individu atau organisasi dimana penyalur menciptakan dan memelihara bauran pemasaran yang spesifik
Diferensiasi Produk (Product Differentiation)
Pasar Sasaran (Target Market)
10
Bauran Pemasaran
Pemahaman klasik mengenai bauran pemasaran meliputi 4Ps (Four Ps): Produk (Product) Barang., jasa dan kegiatan yang meliputi unsur yang kongkrit dan abstrak. Unsur yang konkrit merupakan semua sifat produk yang bisa dirasakan secara fisik oleh konsumen. Sedangkan unsur yang abstrak meliputi aspek-aspek psikologis yang menjadikan suatu produk berarti dalam benak konsumen sasarannya. Harga merupakan jumlah uang yang dibayarkan konsumen untuk suatu produk. Harga suatu produk perlu sebanding dengan daya jangkau konsumen sehingga konsumen tertarik untuk membelanjakan uangnya untuk suatu produk tertentu daripada untuk keperluan lain. Tempat merupakan lokasi dimana konsumen menerima barang atau jasa. Tempat pengiriman, termasuk juga seluruh sumber dayanya, merupakan bagian dari pembelian konsumen. Tempat yang mampu menyediakan kebutuhan konsumen akan lebih baik. Pada saat menentukan strateginya, seorang supplier perlu menentukan seberapa besar pasar sasarannya mampu membayar untuk kondisi dan sumber daya fisik dari lokasi tersebut. Istilah bauran promosi sering digunakan untuk mengacu pada semua sarana komunikasi yang tersedia antara lain periklanan, hubungan masyarakat, kegiatan penjualan perseorangan, publisitas serta promosi penjualan dan bahkan termasuk juga pemasaran langsung. Promosi meliputi berbagai bentuk alat perhubungan yang digunakan untuk mengkomunikasikan kelebihan barang atau jasa yang ditawarkan pada pasar sasaran. Tujuannya adalah untuk meyakinkan konsumen sehingga konsumen menyadari bahwa betapa langkanya penawaran tersebut. Selain itu, penawaran tersebut juga mampu memenuhi kebutuhan serta sesuai dengan persyaratan yang diinginkan konsumen.
Harga (Price)
Tempat (Place)
Promosi (Promosi)
11
Pendekatan baru: Filosofi pemasaran yang berpusat pada konsumen

Sejalan dengan adanya globalisasi pasar, persaingan pun juga menjadi semakin ketat dikarenakan berbagai sarana pemasaran baru seperti bisnis online (e-business) memudahkan masuknya para suplier baru. Untuk memperkuat posisi pasar bagi para suplier yang sudah ada, telah dirumuskan suatu filosofi baru yang berpusat pada konsumen, yaitu 4Cs yang menggantikan bauran pemasaran tradisonal 4Ps: Produk (Product) Harga (Price) Promosi (Promotion) Tempat (Place)
menjadi
Kebutuhan dan keinginan pembeli (Customer needs and wants) Biaya bagi pembeli (Cost to user) Komunikasi (Communication)
menjadi menjadi
menjadi
Kemudahan memperoleh (Convenience)
Ide dasar dari filosofi baru ini adalah untuk memenuhi kepuasan konsumen sehingga menjadikan kuatnya hubungan bisnis dalam jangka waktu yang lama.
12
PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN
Berdasarkan visi perusahaan, suatu perusahaan yang sukses akan mengatur perencanaan usahanya secara rinci. Dalam perencanaan tersebut, cita-cita, tujuan serta target dalam jangka panjang dan menengah akan ditetapkan dengan jelas dan gamblang. Perencanaan bisnis adalah alat yang strategis untuk perencanaan yang sesuai bagi sumberdaya masa depan yang diperlukan oleh perusahaan dalam rangka memperkuat posisinya dan untuk menjalankan usahanya demi mencapai kesuksesan perekonomian. Hal ini membantu perusahaan dalam menentukan strategi pemasaran atas dasar bahwa tindakan untuk mempengaruhi pasar sebagaimana lingkungan perusahaan akan ditentukan, hal tersebut diatas disebut Bauran pemasaran. Pemasaran tidak hanya berarti penawaran akan barang dan jasa tehadap pasar. Berbagai langkah (tindakan) yang ditempuh perusahaan untuk memperkuat keberadaannya di pasar seperti halnya mempengaruhi
kemungkinan besar kebutuhan permintaan konsumen membentuk bagian dari bauran pemasaran. Unsur-unsur lain dari bauran pemasaran yang berhasil meliputi seluruh cara pemberian layanan konsumen dengan logistik yang optimal. Bauran pemsaran mewakili seluruh tindakan yang diambil untuk meningkatkan dan menjamin pertukaran informasi antara satu perusahaan dengan pasar sekutunya. Hal ini tidak hanya meliputi kegiatan yang berpusat pada penjualan, akan tetapi juga meliputi seluruh cara penelitian dan pengembangan produk, citra perusahaan sebagai suplier, sebagai pimpinan atau sebagai konsumen dari supliernya.dan yang terakhir sebagai mitra pemerintah dan masyarakat.
Pemasaran yang sukses melibatkan perubahan terhadap semua kinerja dari suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pasar tertentu.
13
UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN

Ada banyak sekali model pemasaran yang ditawarkan. Tabel dibawah ini merupakan salah satu model pemasaran yang menitikberatkan pada tiga bidang utama, yaitu; keluaran, komunikasi serta logistik. Dalam hal ini, terlebih dahulu perlu dirumuskan strategi yang jelas untuk menentukan bauran pemasaran yang sesuai bagi suksesnya suatu perusahaan untuk masuk dalam satu pasar:
MODEL PEMASARAN Keluaran (Output)

Produk Jenis produk Penentuan Harga Citra/kesan
Komunikasi
Penjualan dan distribusi Promosi penjualan Iklan Hubungan masyarakat
Logistik
Kemasan Pengangkutan Pergudangan Layanan konsumen
Sebelum memilih suatu pasar, penting sekali untuk mempertimbangkan mengenai investasi dan usaha yang perlu dilaksanakan untuk mencapai hasil yang layak. Tabel dibawah ini memberikan penjelasan ringkas mengenai beberap aspek utama yang perlu dipertimbangkan. Unsur Hal Yang Perlu Ditentukan
- Produk-produk apa saja yang akan dipasarkan
Catatan
Produk
Penetapan secara jelas mengenai barang-barang yang akan dipasarkan merupakan hal yang paling penting. Kebutuhan akan kualitas dan dayaguna berbeda untuk produk yang sejenis dalam hal ini biasnya terdapat penyesuaian produk dengan kondisi daerah setempat.
14

Hal Yang Perlu Ditentukan
- Apa ciri-ciri produk yang dibutuhkan demi pemasaran yang sukses
Unsur
Catatan
Adaptasi produk membutuhkan usaha tambahan berupa penelitian dan pengembangan sebagaimana investasi tambahan dalam menyesuaikan peralatan perusahaan. Sedangkan ongkos tambahan berpengaruh langsung terhadap keuntungan yang diperoleh. Dari faktor-faktor tersebut apakah Anda masih bisa menawarkan harga bersaing di pasaran baru? Terkadang sangat memungkinkan untuk menitikberatkan pada tempattempat tertentu dalam pasaran baru demi menghindarai Memilih jumlah produk yang sesuai untuk pasar baru merupakan bagian yang sangat penting. Semakin besar jumlah produk, semakin besar konsumen yang menguntungkan dan semakin meningkat pula persaingan dikarenakan banyaknya solusi yang ditawarkan pada konsumen. Akan tetapi biaya distribusi akan meningkat sejalan dengan tingginya jumlah produk. Dalam beberapa kasus, perusahaan pengekspor hanya menawarkan produk-produk yang memang ditujukan untuk pasar ekspor. Memperkenalkan merk milik perusahaan cenderung lebih mahal akibat besarnya pemasangan iklan serta tingginya biaya promosi penjualan. Penggunaan merk pihak ketiga atau label swasta dapat mempercepat penetrasi kedalam pasar-pasar baru.
Produk
Jenis Produk
- Apakah keseluruhan jumlah produk akan ditawarkan dalam pasar baru? Apakah hanya dititik beratkan pada produk dengan harga yang mahal atau murah?
- Apakah akan mengguna kan merk milik perusahaan atau dipasarkan menggunakan merk yang berbeda atau mengguna kan label swasta milik distributor atau agen lokal (misalkan barangbarang konsumen yang distribusikan melalui rantai supermarket yang sudah ada)
15
Unsur

- Apakah keterkaitan antara biaya dengan pendapatan berkenaan dengan persaingan atau penguasaan pasar di masa depan? Apakah segmentasi pasar memungkinkan dan mudah untuk dilaksana kan? (terkait dengan tingkat harga dan potongan)
Catatan
Kebijakan penetapan harga yang bersaing sesuai dengan keadaan pasar saat itu sangat menentukan keberhasilan perusahaan. Harga yang sesuai mencerminkan daya guna produk serta mengacu pada keutamaan produk yang dapat diterima pasar. Tingkat keutamaan produk yang diharapkan dan diterima mungkin berbeda antara satu pasar dengan pasar lainnya. Ketepatan waktu pengiriman tidak selalu terlaksana tergantung pada jarak tempuh. Penanganan persediaan di gudang perlu segera diatur baik ditangani sendiri ataupun melalui pihak ketiga seperti penyedia logistik atau distributor. Hal penting yang perlu diingat adalah semakin sering suatu produk ditangani oleh pihak ketiga hingga sampai ke konsumen, semakin kecil keuntungan yang tersisa. Oleh karena itu, biaya produksi atau pembelanjaan dari suatu produk memiliki pengaruh yang sangat menentukan pemilihan saluran distribusi Citra dasar perusahaan tidak perlu dirubah, akan tetapi penyesuaian (perubahan) mungkin dibutuhkan terkait dengan kondisi daerah setempat di pasar baru (misalkan lingkungan budaya dan atau politik, persaingan, dsb). Hal terpenting yang perlu dilakukan adalah menetapkan citra yang mau disampaikan di pasar sehingga menjamin suksesnya penetrasi ke dalam pasar yang dinginkan:
Penentuan Harga
- Struktur distribusi yang seperti apa yang dapat digunakan dari tinjauan persediaan barang akan tetapi secara ekonomis masih menguntungkan?
Citra
- Apakah citra perusahaan sesuai untuk pasaran baru? Perlukah diadakan penyesuaian untuk memenuhi kondisi daerah setempat?
16
Unsur
Catatan
Sifat-sifat yang diperlukan untuk membentuk reputasi: kepercayaan, tinggi rendahnya harga, berorientasi pada kualitas, dsb.
Penjualan dan Distribusi
- Konsep Distribusi (misalkan jalur penjual eceran, departemen store, perusahaan perdagangan, pemasaran langsung, rekan waralaba, dsb.)
Pemilihan saluran dan mitra distribusi yang tepat merupakan faktor penentu keberhasilan suatu perusahaan. Meskipun demikian, dalam era perubahan yang pesat serta globalisasi ekonomi saat ini, konsep distribusi perlu diarahkan pada rekonsiderasi yang konstan serta diperlukannya evaluasi terhadap kemungkinan alternatif lain. Kondisi pasar bisa serta merta berubah dan memberika dampak pada struktur distribusi. Penempatan tenaga kerja perusahaan bisa berarti berhadapan dengan biaya tenaga kerja yang tinggi, akan tetapi menjamin terpusatnya upaya penjualan. Sebagian besar perusahaan ekspor memilih pasar baru melalui agen atau distributor, sehingga menghemat biaya selama periode awal dan pada saat yang bersamaan juga memperoleh keuntungan berupa hubungan yang tercipta dengan distributor lokal serta pengetahuan tentang pasar. Aspek kritis dalam mengevaluasi mitra distribusi yang tepat tercakup dalam Bab Aspek-aspek umum Perdagangan Internasional
- Menempatkan tenaga kerja milik perusahaan atau bekerja sama dengan mitra atau agen distribusi.
17
Unsur

- Apakah langkah yang akan digunakan sebelum dan setelah memilih pasar baru? Apa yang dibutuhkan sebagai investasi awal?
Catatan
Konsep yang sangat jelas berkenaan dengan kegiatan promosi perlu ditentukan untuk mencegah melebarnya upaya yang tidak terkendali serta pemborosan uang. Promosi penjualan meliputi: - Pengelolaan media pendukung penjualan dan promosi untuk mempersiapkan penerimaan pasar - Rangsangan perdagangan untuk meningkatkan motivasi distributor dan konsumen (penghargaan yang bergantian, keistimewaan, potongan berdasarkan volume penjualan, bonus berdasarkan jumlah unit yang terjual, dsb) - Dukungan iklan untuk distributor Penyelenggaraan kegiatankegiatan promosi (misalkan, kegiatan sosial atau budaya) bagi konsumen dan distributor. Kampanye iklan yang tepat merupakan faktor lain yang menentukan keberhasilan masuknya suatu perusahaan dalam suatu pasar. Pelanggan yang menguntungkan perlu mengetahui suplier baru, produk-produknya serta keuntungan tambahan yang bisa mereka harapkan ketika meggunakan produk tersebut. Dalam menentukan sarana dan media yang digunakan dalam iklan, suatu perusahaan perlu mengetahui kegiatan yang dilakukan pesaingnya. Pemasangan iklan cukup meng-
Promosi Penjualan
Iklan
- Cara pemasangan iklan, media yang digunakan, serta anggaran biaya untuk iklan
18
Unsur
Catatan
menghabiskan biaya yang besar, pemilihan sarana dan media yang memberikan hasil terbaik sangatlah penting: - Iklan di media cetak (koran harian, jurnal khusus perdagangan, terbitanterbitan kelompok dagang atau sektor industri tertentu, dsb) - iklan penjualan lewat pos langsung kepada pelanggan tetap, yang terpilih dan menguntungkan perusahaan (akan tetapi material pengiriman sedikit mahal) - Penunjukan iklan penjualan (terutama untuk barangsandang pangan) serta pemberian sampel - Pemasangan iklan di media elektronik (seperti televisi dan radio) - Iklan lewat website di internet - dsb. Apapun jenis sarana atau media yang dipilih, hal terpenting adalah bahwa semua capaian menunjukkan tampilan yang seragam sesuai dengan desain perusahaan yang berbadan hukum.
Hubungan Masyarakat (Public Relations /PR)
- Apa pesan yang ingin disampaikan kepada masyarakat, kepada siapa, dalam bentuk apa dan berapa biayanya?
Hubungan masyarakat meliputi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan citra dan reputasi perusahaan dalam tiap-tiap pasar. Disamping memberikan keterangan, PR juga termasuk dalam keanggotaan klub lokal dan asosiasi, mendukung kegiatan-kegiatan sosial dan budaya, memelihara hubungan (koneksi) baik dengan media lokal, dsb.
19
Unsur

- Jenis kemasan apa yang dipakai? apakah ada batasan - batasan atau peraturan yang dibutuh kan dalam pemberian label khusus? (keselamatan dan prosedur penanganan, informasi perlindungan, dsb)
Catatan
Kemasan
Permilihan bentuk kemasan yang sesuai telah menjadi alat pemasaran yang semakin penting selama beberapa tahun ini. Akibat adanya kecenderungan suatu produk menjadi semakin mirip antara satu dengan yang lain baik terkait dengan kualitas maupun dayaguna, pemakaian kemasan yang baik merupakan tawaran yang diberikan pada distributor seperti halnya kepada konsumen tingkat akhir. Aspekaspek umum mengenai penanganan yang aman dan mudah selama pengangkutan dan penyimpanan membantu menghemat biaya, aspek lain yang berdampak positif pada konsumen akhir: - Penanganan yang mudah ketika dipakai - Tersedianya ruang gudang penyimpanan - Penghematan biaya akibat kemudahan penghancuran dan pengolahan kembali kaleng-kaleng yang kosong - Tampilan yang menarik (Kosmetik dan sandang pangan) Terakhir, selera masyarakat bisa berbeda dalam pasar yang berbeda pula, sehingga penyesuaian (perubahan) pada desain kemasan mungkin dibutuhkan. Hal yang sangat penting disini adalah menemukan keseimbangan yang tepat antara biaya transportasi dan biaya pergudangan untuk memperkecil pengeluaran total untuk logistik. Pengangkutan yang lebih cepat menjaga pergudangan setempat rendah,-
Pengangkutan Pergudangan
- Jalur pengangkutan mana dan alat trasportasi apa yang benar-benar tepat dalam menjamin perpindahan produk dari suplier kepada konsumen akhir yang memastikan persediaan produk saat digunakan dan dibutuhkan?
20
Unsur
Catatan
namun biaya yang dihabiskan lebih mahal. Memastikan ketersediaan produk pada suatu waktu sangatlah penting dimana persaingan setempat sedang berlangsung.
Layanan Konsumen
- Bagaimana pengaturan layanan konsumen sehingga menjamin ketepatan waktu pengiriman, memberikan layanan yang terpercaya seperti halnya penawaran layanan pasca penjualan
Kelompok layanan konsumen yang diorgainisir dengan baik, mampu mengatasi layanan pra dan pasca penjualan dengan baik. Kelompok layanan ini menciptakan penghubung antara penjualan, produksi, logistik serta rekan bisnis eksternal. Proses pemesanan yang tepat sebagaimana penyediaan pemberian layanan pasca penjualan yang diberikan dengan terampil dapat meningkatkan kepuasan konsumen-bahkan jika terdapat konsumen yang melakukan klaim.
21
ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR

Prinsip pemasaran seperti yang telah dibahas, dapat diterapkan kapanpun perusahaan mempertimbangkan untuk masuk kedalam pasar baru, baik dalam ruang lingkup domestik maupun ekspor. Hal yang sama juga berlaku bagi pengenalan produk dan jasa baru dari pasar-pasar yang lebih dulu ada. Berkenaan dengan bidang utama model pemasaran, penjelasan berikut dapat digunakan untuk menyusun konsep pemasaran bidang ekspor. Dalam pangsa pasar luar negeri, selain daya guna dan ketersediaan produk, penentuan harga yang sesuai dengan pemenuhan keperluan konsumen juga menjadi faktor penentu. Faktor-faktor eksternal besar kemungkinan berbeda dengan faktor-faktor yang sudah dikenal di pasar domestik. Penilaian terhadap faktor-faktor tersebut perlu dilakukan lebih awal. Sehingga faktor tersebut bisa dipertimbangkan pada saat pengaturan konsep pemasaran. selain itu, penilain ini juga membantu untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak menyenangklan di masa depan.
Output Produk/Jenis Produk - Kesesuaian (kompatibilitas) produk dengan peraturan setempat, norma-norma dan standar perusahaan. - Apakah produk kita sesuai dengan peraturan yang ada dalam pasar
tersebut?
- Apakah produk kita mengarah pada berbagai prosedur perijinan impor

(pemeriksaan kesehatan, ongkos pengolahan lanjutan, surat ijin impor, dsb)?
- Apakah produk kita mengarah pada pengesahan secara resmi oleh

pengadilan dalam pasar ekspor?
- Pembatasan dan perlindungan impor produk - Perlukah kita menangani berbagai batasan-batasan impor bagi produk kita?
22
- Adakah perlindungan yang berpihak pada produk yang kompetitif dari

produksi setempat?
- Apakah produksi setempat, persiapan akhir, atau kemasan eceran dari

produk memberikan tambahan keuntungan dibandingkan dengan impor produk jadi?
- Apakah infrastruktur dan tenaga kerja yang dibutuhkan tersedia untuk

menjamin produksi setempat dan persiapan akhir produk kita dalam memenuhi standar kualitas?
Penentuan Harga - Kesesuaian (Kompatibilitas) dengan kondisi pasar setempat - Kesatuan harga - sistem ukuran apa saja yang biasanya digunakan oleh
masing-masing pasar? ukuran dalam meter, sistem pengukuran yang dipakai kerajaan, atau yang lainnya?
- Apakah harga barang tersebut sudah termasuk pajak atau bukan (misalnya
pajak pertambahan nilai, pajak hasil penjualan serta pajak-pajak yang lainnya?
- Apakah produk kita mengikuti standar kendali harga yang ditetapkan

pemerintah, sehingga membatasi kita dalam menentukan harga kita sendiri demi mencapai tujuan pemasaran kita?
- Struktur harga: Apakah kita perlu membayar bea cukai yang memberikan
dampak negative terhadap struktur harga kita dari pesaing setempat?
- Seberapa mudah penukaran harga produk kita dalam mata uang setempat?
atau perlukah kita membayar biaya lain terkait dengan harga yang tidak bisa di kurskan atau kerugian yang diderita?
23
Citra - Keharmonisan dengan Citra Perusahaan - Apakah citra perusahaan kita cocok untuk kondisi pasar tersebut (misalkan
kebiasaan adat istiadat, budaya, politik, dsb)
- Apakah citra perusahaan kita mengganggu atau merusak citra dari pesaing
kita yang sudah ada? perlukah kita mengubah citra perusahaan kita?
KOMUNIKASI Penjualan dan Distribusi - Organisasi penjualan - Apakah organisasi ekspor perusahaan sudah disusun dengan tepat
sehingga mampu mencapai semua konsumen yang potensial?
- Jenis organisasi penjualan apakah yang dilaksanakan oleh pesaing kita? - Perlukah kita memiliki kantor penjualan di daerah setempat untuk menjamin
bisnis kita di pasar tersebut? atau mampukah kita memenuhi kebutuhan pasar dari luar?
- Apakah perusahaan dan distributor kita memiliki sumberdaya dan tenaga

kerja yang bisa menjangkau pasar?
- Apakah di daerah setempat terdapat larangan terkait dengan pemasaran

produk kita?
- Distribusi - Bagaimanakah struktur distribusi yang telah dibentuk untuk pemasaran

produk kita dalam masyarakat setempat? Mampukah kita melakukannya lebih baik? Perlukah kita melakukan penyesuaian dengan struktur yang sudah ada?
24
- Apakah konsep distribusi produk kita sejalan dengan keadaan daerah

setempat?
- Adakah peraturan setempat yang membatasi kebebasan kita dalam

penentuan jaringan distribusi kita (misal produk-produk tertentu untuk tokotoko tertentu, contohnya bengkel teknik, farmasi, dan toko-toko eceran tertentu yang sudah memiliki ijin?
- Adakah peraturan setempat terkait pembuangan dan daur ulang kemasan

habis pakai dan produk yang sudah digunakan?
- Apakah konsep distribusi kita serupa dengan konsep milik pesaing? - Media pendukung penjualan - Apa sajakah media pendukung yang dibutuhkan (map, brosur, lembar data
taknis, lembar data keamanan data, deskrispi teknis, buku pedoman, dsb)
- Dalam bahasa apakah media pendkung tersebut ditulis? Dalam Bahasa

Inggris atau dalam salah satu bahasa daerah setempat? siapa yang akan mengalih bahasakan?
- Apakah isi media pendukung tersebut mudah dipahami oleh masyarakat

pasar sasaran terkait dengan level intelektual dan latar belakang pendidikan mereka? atau Perlukah kita memfokuskan diri pada bagian pasar tertentu?
- Apakah konsumen yang sudah membaca panduan produk kita memahami

efek samping dari produk kita? Perlukah kita merubah isi panduan tersebut (misalkan dengan mencantumkan petunjuk penggunaan, anjuran
pembuangan dan daur lang, petunjuk penyimpanan, dsb)?
25
- Dorongan usaha - Bisakah potongan harga yang digunakan dalam pasar dalam negeri
diterapkan dalam pasar ekspor (terkait dengan peraturan mengenai pajak).
- Apakah pesaing kita sudah menerapkan sistem pemberian bonus yang

berbeda? perlukah kita menyesuaikan dengan mereka? Apakah sistem ini mudah diterapkan?
- Distributor yang mendukung - Apakah materi iklan yang ada cocok untuk digunakan dalam pasar ekspor?
perlukah kita mendesain ulang dalam bahasa setempat?
- Perlukah kita memberikan latihan khusus untuk tenaga distributor kita

(terkait dengan kelengkapan produk dan penerapannya? perlukah kita menyiapkan promosi khusus (misalkan Beli 2 Dapat 3, perlombaan, dll)?
Iklan - Peraturan setempat - Adakah

peraturan setempat mengenai pengiklanan (Iklan yang membanding-bandingkan, kaidah etis dan moral, kondisi budaya dan politik, dan lain-lain)?
LOGISTIK Kemasan - Desain kemasan - Apakah di daerah setempat terdapat peraturan mengenai kemasan produk
kita (seperti keamanan dan kemudahan dalam pengangkutan dan pemeliharaan, peraturan pengamanan khusus untuk kemasan yang berisi cairan, benda-benda berbahaya, kelengkapan pengamanan, batasan muatan per kemasan untuk produk tertentu, dan sebagainya)?
26
- Apakah wadah kemasan yang digunakan dalam pasar lokal cocok pula
ekspor ( misalkan pengangkutan lewat air dan udara)? atau perlukah kita mendesain kemasan khusus untuk pasar ekspor?
- Apakah desain kemasan eceran kita sejalan dengan cita rasa masyarakat
setempat serta trend mode terbaru dalam pasar ekspor?
- Jaminan kualitas: Apakah kemasan produk kita cocok untuk disimpan dalam
kondisi cuaca dalam pasar ekspor? atau perlukah kita melindungi kemasan dari tingginya kelembaban atau rendahnya suhu setempat?
- Pelabelan (Pemberian nama) - Apa sajakah peraturan-peraturan mengenai pelabelan produk dalam negara
setempat (terkait dengan komposisi produk, saran pembuangan dan daur ulang, petunjuk keselamatan, klasifikasi produk-produk berbahaya, dan lainlain?
- Apakah pelabelan dilakukan dalam satu bahasa? Perlukah

cantumkan?
kita
mendesainnya dalam bahasa yang berbeda? Perlukah komposisi produk di
- Apakah pelabelan ini lebih ekonomis di negara setempat? atau perlukah kita
melakukannya di perusahaan sebelum produk tersebut di angkut untuk menghemat ongkos cetak, biaya cetak untuk huruf-huruf khusus, dan sebagainya)?
Pengangkutan dan Pergudangan - Kondisi cuaca selama proses pengangkutan dan penyimpanan - Untuk menjamin kualitas dan kinerja produk, perlukah kita mengangkut
produk dalam alat pengangkutan khusus agar produk tersebut terlindungi dari pengaruh iklim yang tidak cocok (misalkan perlindungan terhadap kelembaban yang tinggi, suhu dikontainer kapal laut, suhu di daerah pegunungan, dsb)
27
- Apakah produk kita membutuhkan suhu kamar atau kondisi khusus di

pasar tersebut? perlukah kita mengatur sarana penyimpanan khusus untuk mencegah kerusakan produk?
- Apakah di daerah setempat terdapat alat transportasi yang tepat dan bisa
menjamin serta melancarkan distribusi produk lebih lanjut sehingga kualitas produk bisa tetap terjaga? atau Perlukah kita membangun jaringan dan infrastruktur distribusi yang tepat?
- Pengemasan dan perbaikan kembali - Adakah persyaratan pelatihan khusus untuk penjaga setempat mengenai
penyimpanan produk, pemeliharaan serta pengemasan baru?
Layanan Konsumen - Layanan teknis - Apakah kita atau distributor kita sudah memiliki penjaga yang terampil
serta ketersediaan peralatan dan infrastruktur untuk menjamin layanan teknis yang baik terhadap konsumen (misalkan tentang pemeliharaan, suku cadang, jasa perbaikan, dsb)?
- Adakah persyaratan bagi penjaga setempat untuk mengikuti pelatihan

khusus mengenai perawatan produk dan layanan teknis untuk konsumen?
- Layanan pasca penjualan - Apakah jumlah penjaga yang ada mampu melayani permintaan
konsumen mengenai informasi tambahan serta bantuan setelah pengiriman produk?
- Apakah standar atau ukuran yang perlu digunakan untuk memastikan

kendali kualitas yang tepat selama proses penyimpanan dan perawatan serta pengangkutan seAndainya terjadi komplain konsumen terhadap kualitas produk kita?
28
- Bisakah layanan/jasa pasca pembelian produk ditangani oleh penjaga

kita sendiri? atau perlukah kita membentuk organisasi lokal di pasar tersebut?
Untuk menentukan jenis produk dan lokasi tujuan ekspor, dibutuhkan penilaian yang cermat terhadap semua pertanyaan tersebut di atas. Hal tersebut tidak hanya berkaitan dengan kemudahan persyaratan, namun juga dengan ketersediaan kapasitas persediaan, infrastruktur teknis serta sumber daya manusia dan modal yang dibutuhkan untuk menjamin keberhasilan penjualan dan penetrasi perusahaan di pasar.
29
PERTIMBANGAN AWAL
Sebelum terlibat dengan seluruh pertanyaan yang relevan mengenai kondisi pasar ekspor yang potensial saat ini, terlebih dahulu perlu dibuat beberapa pertimbangan awal. Evaluasi awal perlu dilakukan: Apakah pelaksana perusahaan, kapasitas serta sumberdaya teknis dan keuangan memungkinkan perluasan aktivitas bisnis terhadap pasar baru? jika tidak, apa yang bisa menjadi investasi tambahan yang dibutuhkan untuk mendapatkan kemampuan dan organisasi yang tepat? Selain itu, Apakah keuntungan lain yang diharapkan dari aktivitas ekspor? Berapa jangka waktu yang dibutuhkan untuk mencapai semua keuntungan tersebut? HARUSKAH KITA MENGEKSPOR? BAGAIMANA PELUANGNYA? DIMANA PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?
PELUANG Membangun Bisnis Tambahan - Meningkatkan kapasitas dalam perusahaan produksi yang ada
Ada satu skenario yang menceritakan bahwa ada perusahaan yang mengalami titik kejenuhan, akan tetapi dalam perusahaan tersebut masih memiliki kapasitas produksi cadangan. Penguasaan terhadap pasar domestik tambahan hanya dapat dicapai dengan cara menurunkan harga yang kemudian berpengaruh pada kualitas pasar. Namun, hal ini bisa juga dicapai dengan cara mengembangkan pasar-pasar baru. Pengembangan ini bertujuan untuk meningkatkan hasil produksi serta menciptakan kontribusi tambahan tanpa mempengaruhi keuntungan yang diperoleh bisnis domestik.
- Membuka peluang baru untuk berkembang

Jika hanya memenuhi permintaan konsumen domestik, perusahaan tidak akan mencapai kemajuan lebih lanjut. Oleh karena itulah, pasar-pasar baru juga menawarkan potensi bisnis tambahan untuk memastikan kestabilan kemajuan perusahaan dalam kondisi besarnya biaya tanggungan serta agar perusahaan
30
selalu bersikap inovatif. Dalam hal ini, aktivitas ekspor dapat menguntungkan perusahaan mengingat kemampuan pabrik-pabrik yang ada di perusahaan dapat dimanfaatkan menjadi hal-hal lain yang lebih menguntungkan dan pada saat yang bersamaan juga dapat meningkatkan keseluruhan produktivitas.
Memastikan Keberadaan Pasar Jangka Panjang - Menurunkan resiko pasar dalam pasar global
Pada saat pusat perhatian perusahaan tertuju pada penggabungan atau restrukturisasi perusahaan, konsumen domestik bisa jadi beralih ke pasar yang lain. Keberadaan perusahaan dalam pasar-pasar tersebut membantu menjamin keberlangsungan bisnis perusahaan dalam menyeimbangkan rendahnya permintaan di pasar dengan naiknya penawaran di pasar baru.
- Meningkatkan keuntungan (Profitabilitas)

Saat harga produk dan jasa suatu perusahaan agak rendah di pasar domestik akibat kondisi perekonomian umum, nilai tambah dapat diperoleh dalam pasar yang lebih berkembang secara ekonomis jikalau kualitas barang dan jasa yang ditawarkan memenuhi kebutuhan pasar tersebut.
DIMANAKAH PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?

Pada dasarnya semua pasar memilki kekuatan yang potensial jika menawarkan kemungkinan terciptanya usaha tambahan pada level yang menguntungkan. Untuk memastikan besarnya keuntungan yang diperoleh, sangat diperlukan evaluasi yang cermat mengenai pasar-pasar baru yang akan dimasuki.
Beberapa pertanyaan yang menentukan perlu tidaknya suatu perusahaan memilih pasar baru dapat dilihat pada Daftar Pemantauan di halaman 35. Untuk menjamin kecermatan evaluasi diperlukan pengumpulan informasi sebanyak mungkin dari sumber-sumber yang dapat dipercaya.
31
Tidak semua pasar dapat dimasuki dalam waktu yang bersamaan mengingat adanya keterbatasan sumberdaya. Oleh karena itu, sebuah perusahaan perlu menetapkan sasaran dan tujuan yang ingin dicapai saat memilih pasar baru sesuai dengan rencana bisnis dan strategi pemsaran dalam jangka panjang dan menengah.
Adapun sasaran dan tujuan tersebut antara lain:

Menambahkan volume produksi keluaran dalam produk yang sudah ada sehingga mengoptimalkan beban kemampuan pabrik dalam mencapai tambahan sumber biaya. Meningkatkan sumber biaya dengan cara mengembangkan penjualan dengan harga tinggi saat harga di pasar domestik tidak memuaskan. Mengembangkan pasar-pasar baru demi kemajuan perusahaan di masa depan pada saat pasar-pasar domestik mengalami kejenuhan serta tidak mencapai kemajuan yang diharapkan. Menyebarkan resiko kegagalan bisnis di bidang dimana persaingan ketat berlangsung akibat sedikitnya jumlah konsumen di pasar domestik. Menyediakan subsidi bagi konsumen lokal yang beroperasi secara internasional dalam pasar-pasar asing. Dari beberapa tujuan tersebut, bukan hanya satu sasaran tujuan yang dapat diterapkan, akan tetapi beberapa diantaranya tergantung pada kondisi perusahaan tersebut. Setelah sasaran dan tujuan ditetapkan, barulah kemudian dilaksanakan evaluasi terhadap pasar-pasar baru.
32
RISET PASAR- BAGAIMANA CARA MENGUMPULKAN INFORMASI KONDISI PASAR LUAR NEGERI
Pasar di tiap-tiap daerah yang berbeda tidak selalu mudah untuk di periksa terkait dengan potensi yang dimiliki tanpa adanya koneksi sebagai sumber informasi. Keputusan perusahaan untuk memilih pasar baru tidak hanya didasarkan atas perkiraan kemampuan pasar, namun juga pada faktorfaktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas pemasaran dalam pasar tersebut.
Banyak sekali informasi yang dapat diperoleh dalam format cetak, baik dari sumbersumber resmi maupu tak resmi, diantaranya mengenai:
Kondisi Perekonomian Umum suatu Pasar Publikasi pemerintah mengenai kondisi perekonomian
Publikasi ini diterbitkan oleh Kamar Dagang, Menteri Perdagangan atau Dinas Perdagangan Provinsi. Publikasi ini memuat informasi yang bermanfaat bagi kemajuan pasar, industri utama, hubungan perdagangan serta pembangunan kegiatan.
Majalah terbitan pemerintah

Departemen perdagangan luar negeri serta departemen keuangan berbagai negara menerbitkan majalah yang mengulas tentang perkembangan terbaru serta situasi sosial dan politik pasar secara umum. publikasi resmi ini dapat diperoleh secara langsung dari departemen yang menerbitkan atau dari kantor hubungan perdagangan di kedutaan atau konsulat perusahaan setempat.
Laporan dan data statistik yang diterbitkan oleh organisasi International

Sebagian besar informasi awal mengenai situasi dan perkembangan sosial, politik dan ekonomi suatu pasar diperoleh dari literatur terbitan organisasi internasional, seperti Organisasi Perdagangan Internasional, Federasi Pasar Internasional, PBB, dan sebagainya)
33
Buletin informasi perekonomian umum

Buletin ini diterbitkan oleh bank, perusahaan asuransi, dewan pengangkutan atau asosiasi industri yang serupa. Buletin ini memuat informasi mengenai infrastruktur industri dan logistik suatu pasar, sistem keuangan, neraca pembiayaan, neraca perdagangan luar negeri dan sebagainya.
Majalah survey
Beberapa penerbit terkenal menerbitkan survey secara berkala mengenai ekonomi global atau wilayah geografis sasaran, yang dilengkapi dengan latar belakang informasi tentang perkembangan ekonomi, sosial dan politik, misalkan Survey Global Tahunan yang diterbitkan oleh The Economist . Publikasi ini juga banyak memberikan informasi mengenai struktur pasar dan karakter masyarakat suatu
negara, misalkan tentang tingkat pendidikan, jumlah tenaga kerja serta lingkungan budaya sekitar.
Kemampuan (Kapasitas) Pasar Data statistik impor pemerintah

Data ini merupakan sumber informasi yang cukup sulit karena berupa gambaran umum mengenai volume serta nilai impor satu kumpulan produk. Selain itu, dari data ini juga diketahui negara produk ini berasal. Data ini dapat digunakan sebagai indikator arah kecenderungan pasar, namun data ini tidak menjelaskan apakah pertumbuhan dalam impor mencerminkan keseluruhan posisi berdasarkan daftar biaya atau hanya satu atau dua produk yang dimasukkan dalam posisi yang sama.
Data statistik ekspor pemerintah

Data ini hampir serupa dengan data impor, akan tetapi ada satu hal yang berbeda, yaitu: jika impor produk suatu perusahaan berasal dari pasar sasaran yang potensial, maka hal ini membuktikan bahwa ada kelebihan daya tampung produksi lokal di negara yang dipermasalahkan. Memilih pasar ini sebagai sasaran berarti bahwa perusahaan akan menghadapi persaingan lokal yang sangat ketat.
34
Laporan Asosiasi Bisnis

Jika sektor industri kita terorganisir dengan baik dalam satu asosiasi industri, laporan produksi perusahaan baik untuk pasar domestik maupun asing dapat memberikan kita informasi mengenai pemakaian bahan baku, produk setengah jadi atau produk jadi dalam pasar tersebut.
Laporan tahunan mengenai konsumen potensial serta pesaing pada pasar

sasaran Laporan tahunan memuat informasi yang sangat bermanfaat bagi perkembangan sektor industri. Selain itu juga memberikan penjelasan tentang perkembangan perekonomian serta konsumen yang potensial dalam pasar tersebut.
Pembatasan Prasyarat Peraturan pengangkutan

Perusahaan pengangkutan internasional merupakan sumber informasi yang paling baik dalam mengurangi prasyarat selama proses pengangkutan, penanganan dan penyimpanan produk dalam pasar asing (antara lain mengenai keamanan pengangkutan, peraturan kemasan khusus, prosedur bea cukai, biaya serta pajak yang perlu dibayarkan.
Perundang-undangan
Walaupun secara internasional terdapat kesepadanan peraturan impor, tiap negara masih memiliki perundang-undangan yang berbeda, contohnya yang terkait dengan perlindungan lingkungan, kondisi kerja, labelisasi dan pengesahan produk, limbah buangan, nilai tukar mata uang asing, dan lain-lain. Informasi seperti ini dapat diperoleh dari kamar dagang atau dari departemen hubungan perdagangan di kedutaan.
Tambahan informasi pendahuluan dapat diperoleh melalui sumbersumber tidak resmi
35
Seminar dan konferensi

Biasanya dilaksanakan oleh organisasi promosi dagang, bank, perwakilan pemerintah atau Kamar Dagang. Acara ini memberikan peluang perolehan informasi primer dari sumber langsung pasar sasaran.
Diskusi pribadi
Dilaksanakan melalui perwakilan perusahaan yang menjalankan bisnis atau berdasarkan pengalaman dalam mengembangkan bisnis di pasar sasaran.
36
DAFTAR PEMANTAUAN: BEBERAPA HAL PENTING YANG PERLU DINILAI DALAM PENENTUAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN UNTUK PERLU TIDAKNYA MEMILIH PASAR SASARAN Strategi Perusahaan Apakah mengembangkan pasar ekspor baru sesuai dengan stategi perusahaan? Apakah perusahaan memiliki sumber dana, logistik serta sumber daya manusia
yang cukup untuk memasuki pasar sasaran?
Apakah tujuan kuantitatif dan kualitatif yang ingin dicapai?
Kondisi Pasar Apakah citra perusahaan sesuai dengan lingkungan politik, budaya dan sosial pasar
tersebut?
Apakah pasar tersebut memiliki cukup kemampuan dalam pencapaian tujuan

kuantitatif dan kualitatif?
Apakah struktur harga dalam pasar tersebut menguntukan pemasaran produk

perusahaan?
Adakah peraturan yang membatasi perdagangan bebas yang terkait dengan

pembatasan impor, kesehatan dan peraturan keselamatan serta persyaratan pengesahan dari pengadilan)?
Adakah kondisi budaya yang mempengaruhi konsep komunikasi (terkait dengan

pengiklanan dan promosi penjualan) atau pemakaian produk perusahaan?
Apa saja saluran distribusi yang tersedia? Apakah saluran tersebut sudah tersedia
untuk perusahaan?
Apakah terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil untuk memastikan
penanganan terhadap produk perusahaan selama proses pengangkutan, penyimpanan dan pemakaian?
37
Apakah di daerah setempat terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil
untuk menajmin layanan konsumen (terkait dengan pertolongan teknis dan perawatan) yang diberikan?
Cakupan Produk Produk apakah yang ingin di pasarkan dalam pasar sasaran? Apakah produk-produk ini memerlukan penyesuaian dan pengkondisian lagi agar
sesuai dengan keadaan pasar sasaran?
Apakah penyesuaian dan pengkondisian tersebut berpengaruh terhadap pabrik

domestik atau pasar ekspor lokal perusahaan (terkait dengan kontrak tambahan, perijinan serta ketersediaan sumber daya manusia dan infrastruktur yang tepat)?
Apakah petunjuk pemakaian diterbitkan sesuai dengan kemampuan dan latar

belakang pendidikan konsumen serta kurangnya peraturan produk dalam pasar setempat?
Logistik Apakah pengemasan produk sesuai dengan peraturan lokal (terkait dengan
labelisasi dan keamanan produk selama proses pengangkutan dan penyimpanan)?
Apakah infrastruktur setempat sudah tersedia untuk menjamin distribusi yang tepat
sasaran sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pasar?
Investasi
Apakah investasi tambahan yang perlu dibuat untuk menjamin keberhasilan dalam
memilih pasar, terkait dengan kualitas yang dibutuhkan serta pengiriman ynag tepat waktu?
Apakah investasi tambahan yang dibutuhkan sesuai dengan hasil yang diharapkan?
38
KONSEP KOMUNIKASI SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM

Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagang
PENGAMBILAN
KEBIJAKAN PAMERAN YA atau TIDAK
KEIKUTSERTAAN
DALAM
Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan Logistik Biaya Keikutsertaan Daftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan
Kebijakan
39
KONSEP KOMUNIKASI - SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM

Konsep komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam bauran pemasaran karena melibatkan semua komponen untuk menjamin kejelasan tersampaikannya pesan perusahaan terhadap mitra kerja sebagaimana halnya identitas perusahaan yang sudah menyatu di dalamnya sebanyak seperti ke arah mitra eksternalnya. Dalam konsep komunikasi terdapat beberapa pengertian, yaitu:
Pesan Media Frekuensi
: Informasi apa yang perlu disampaikan?
Pendengar : Kepada siapa pesan tersebut disampaikan?

: Apa media yang digunakan agar komunikasi tepat sasaran? : Seberapa sering pesan tersebut disampaikan?
Diagram di bawah ini menunjukkan kedudukan pameran dalam kosep komunikasi suatu perusahaan. IDENTITAS PERUSAHAAN
KONSEP KOMUNIKASI
KOMUNIKASI INTERNAL
KOMUNIKASI EKSTERNAL IKLAN HUBUNGAN MASYARAKAT
- Laporan berkala tentang

informasi penjaga
- Petunjuk keamanan - Petujuk Kerja - Petunjuk Pemasaran - Informasi khusus yang lain - Acara-acara Sosial
PAMERAN
40
Pameran tidak dapat dipandang sebagai bagian yang terpisah dari aktivitas penjualan dan pemasaran. Kegiatan-kegiatan tersebut tidak saling menggantikan, akan tetapi saling melengkapi, misalkan penjualan dan distribusi, promosi penjualan,
perngembangan dan desain produk, logistik serta jasa layanan konsumen. Kegiatan ini memberikan peluang bagi para pengunjung dan peserta pameran untuk mendapatkan informasi terbaru pasar atau satu bidang industri, kecenderungan pasar,
perkembangan produk, patokan serta status industri dalam menjalankan produksi dan menerapkan teknologi.
DAFTAR PEMANTAUAN: 10 KUNCI KESUKSESAN PEMASARAN PAMERAN DAGANG Jangan pernah menganggap keikutsertaan dalam pameran dagang sebagai
kegiatan yang terpisah, akan tetapi menggabungkannya dalam strategi komunikasi dan pemasaran jangka panjang.
Jangan mengAndakan intuisi pribadi saat memutuskan apakah bursa pasar

bersifat menguntungkan atau tidak. Akan tetapi, utamakanlah pengambilan keputusan, analisis mendalam serta evaluasi yang cermat terhadap beberapa pertimbangan awal.
Tetapkan tujuan yang ingin dicapai secara jelas, relistis serta terukur pada
saat berpartisipasi dalam pameran.
Tetapkan kelompok sasaran dan pastikan Anda memahami kebutuhankebutuhan mereka
Rencanakan kenaikan biaya akibat keikutsertaan dalam pameran sebagai

suatu investasi yang menguntungkan perusahaan terkait dengan berhasilnya perusahaan setelah beberapa selang waktu.
Awali proses perencanaan Anda sedini mungkin, atur oragnisasi kegiatan

tersebut dengan merumuskan wilayah kekuasaan dan tanggung jawab sejelas mungkin.
41
Libatkan beberapa ahli dalam proses awal sehingga mereka dapat berbagi
keterampilan, kreativitas serta pengalaman dibandingkan dengan penjaga internal.
Pilih anggota pekerja stan kita secara cermat. Berikan mereka teknik
persiapan dan pelatihan khusus mengenai kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan terkait kekutsertaan perusahaan dalam pameran.
Jadwalkan dan rencanakan tindakan lanjut setelah mengikuti pameran

dengan baik. Sediakan kapasitas tenaga kerja yang memadai.
Selama keikutsertaan dalam pameran, pastikan pelaksanaan badan hukum

perusahaan dengan konsekuen.
42
PENENTUAN KEBIJAKAN: IKUT SERTA ATAU TIDAK ?

KRITERIA UMUM YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN
Keikutsertaan dalam pameran memang cukup mahal. Hal ini tidak hanya berhubungan dengan biaya yang dikeluarkan, sumberdaya manusia yang dibutuhkan selama masa perencanaan, persiapan, pelaksanaan serta tindak lanjut setelah pameran berakhir. Oleh karena itu, sangat perlu dilakukan evaluasi yang cermat terhadap kemudahan dan kebutuhan persiapan pada saat pameran. Hal-hal di bawah ini merupakan beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan:
Apakah arti penting pameran bagi kita dan bagi pasar? Siapa saja pengunjungnya? - Pelanggan potensial yang ada - Distribusi dan mitra distribusi yang potensial - Pandangan para ahli (wartawan, ilmuwan, insinyur pembangunan serta tokoh
yang memiliki pengaruh politik
- Pesaing - dan sebagainya Pameran: Apakah arti pameran bagi tiap-tiap bidang industri? - Apakah pameran dikenal sebagai acara yang menjadi trend-setter? - Apakah pameran tersebut berada dalam ruang lingkup regional, nasional atau
internasional?
- Apakah pameran tersebut sudah diumumkan di media elektronik dan media

cetak?
- Apakah para pesaing kita ikut berpartisipasi pada pameran sebelumnya?

apakah mereka juga ikut serta dalam pameran saat ini?
43
- Apakah pelanggan kita mengunjungi pameran kita? Apakah tujuan, maksud dan
harapan mereka mengunjungi pameran?
Apakah kita memiliki produk untuk dipamerkan? - Apakah produk kita cukup menarik minat pengunjung? - Adakah hal-hal atau pengembangan produk baru yang kita hadirkan untuk
pasar?
- Bisakah kita membuktikan kecocokan produk kita dengan keadaan industri atau
dengan mode terbaru saat ini?
Apakah keikutsertaan tersebut secara ekonomis menguntungkan? Biaya dan keuntungan - Apakah upaya yang dilakukan untuk menyelenggarakan pameran ini sangat
seimbang dengan hasil yang diharapkan?
- Apakah keikutsertaan dalam pameran ini sesuai dengan bauran pemasaran

produk atau dengan strategi pasar kita?
- apakah keikutsertaan memiliki pengaruh yang mengimbangi komponenkomponen lain dalam bauran pemasaran kita?
- Adakah jalur pemasaran selain pameran yang mampu mencapai hasil yang
sama dengan biaya yang lebih rendah dan lebih tepat guna?
- Apakah kita memiliki sumber keuangan dan sumber daya manusia yang
memadai untuk menjamin kesuksesan pameran?
Apakah tujuan yang ingin kita capai? - Menemukan distributor atau agen pengawas baru - Mendapatkan pelanggan yang setia dan potensial - Memasuki pasar baru - Menguji pasar baru serta menilai kemampuannya
44
- Meluncurkan jaringan produk baru - Menunjukkan kesiapan kita melawan para pesaing yang sudah ada dan
potensial. Memilih pameran yang tepat dalam rangka mencapai sasaran hasil yang diharapkan tidaklah selalu mudah. Saat mencoba menarik para peserta dan pengunjung tambahan dalam meningkatkan pentingnya arti sebuah pameran, para penyelenggara cenderung menyajikan informasi yang tidak sesuai dengan kenyataan. Katalog dari pameranpameran sebelumnya menjadi sumber informasi yang sangat berguna terkait dengan struktur peserta pameran, produk dan jasa yang ditunjukkan pada masyarakat, serta perkembangan pameran selama tahun-tahun tersebut. Sumber informasi lain yang bisa digunakan untuk menilai arti pentingnya suatu pameran dalam persaingan industri dapat diperoleh dengan cara mempelajari rencana tata letak aula pameran. Semakin luas stan yang disewa, semakin besar arti pentingnya pameran bagi perusahaan yang bersangkutan.
BIAYA YANG DIKELUARKAN UNTUK KEIKUTSERTAAN

Keikutsertaan dalam suatu pameran mengakibatkan munculnya berbagai jenis pembiayaan baik dari awal perencanaan hingga pelaksanaan, dari tahap keikutsertaan serta tindak lanjut pasca pameran. Penyusunan anggaran biaya di awal memudahkan pengambilan kebijakan seperti apakah keikutsertaan dalam pameran sangat memungkinkan berkaitan dengan investasi yang dimiliki. Daftar biaya di bawah ini sangat berguna saat menyusun dasar anggaran :
Perencanaan dan persiapan - Perjalanan awal untuk penilaian (observasi) awal - Penyusunan konsep komunikasi (perantara perundingan dari luar) - Konsep awal stan (Ahli dari luar, perusahaan pendirian stan) Pengiklanan, komunikasi, hubungan masyarakat serta media pendukung
penjualan
- Iklan yang berkaitan dengan pameran baik di media cetak maupun elektronik. - undangan melalui surat termasuk tiket bebas masuk 45
- pemasangan iklan/registrasi di katalog resmi - membagi-bagikan hadiah - Pengalih bahasaan, layout serta pencetakan media pendukung (misalkan
brosur atau katalog) pameran dalam bahasa setempat
- Desain, susunan dan realisasi presentasi multimedia (seperti video, film, CD

ataupun DVD)
Tempat pameran serta Konstruksi Stan - Ongkos sewa ruangan stan pameran - Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk perlengkapan stan - Ongkos cetak dan produksi benda-benda yang dipamerkan - Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk peralatan presentasi
termasuk kursi dan meja untuk diskusi.
- Ongkos sewa untuk sistem penerangan - Biaya konstruksi stan - Biaya pemasangan jaringan komunikasi dan daya listrik. - Biaya pemasangan instalasi teknis seperti persediaan air, pompa angin, mesin
cuci, mesin pembuat kopi, mesin fotokopi, dan sebagainya)
- Biaya untuk hiasan, seperti pohon dan bunga. Katering dan hiburan bagi pengunjung - Biaya untuk acara-acara dan pertunjukan khusus - Biaya makanan dan minuman bagi pengunjung Pemakaian stan - Ongkos perawatan (kebersihan stan) - Biaya pembuangan limbah cair. - Biaya daya listrik - Biaya penyimpanan produk untuk dipamerkan atau pengosongan kontainer
selama pameran
- Honor penjaga keamanan 46
Logistik - Biaya transportasi pameran - Ongkos penyimpanan kontainer kosong selama pameran - Biaya keluar masuknya barang serta biaya penanganan pameran - Biaya asuransi pameran selama pengangkuyan,serta penanganan pameran Penjaga (tambahan, hanya berhubungan dengan biaya pameran) - Biaya pelatihan - Biaya pas jalan dan parkir penjaga - Gaji penjaga tambahan baik penjaga stan, penerjemah, serta penjaga jasa
layanan)
- Biaya perjalanan - Akomodasi penginapan dan makan - Pakaian (terkait dengan pemakaian dress code yang seragam) - Biaya asuransi perjalanan
Berbagai jenis pembiayaan yang timbul dari keikutsertaan kita dalam pameran membutuhkan perencanaan anggaran yang cermat agar pengeluaran perusahaan tetap terkendali. Biaya yang tercakup disini merupakan faktor penentu dalam pengambilan keputusan perlu tidaknya keikutsertaan perusahaan dalam pameran. Daftar Pemantauan di bawah ini berfungsi sebagai sarana untuk mengevaluasi kriteria dasar pengambilan kebijakan. Apabila jumlah pertanyaan yang bisa di jawab lebih dari separuh, maka keikutsertaan perusahaan sangat perlu dipertimbangkan kembali.
47
Daftar Pemantauan: LEMBAR EVALUASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN Sudahkah kita merumuskan dengan jelas target dan tujuan yang ingin dicapai
dalam pameran tersebut?
Apakah keikutsertaan dalam pameran mengimbangi komponen-komponen lain

dalam bauran pemasaran kita?
Dengan ikut serta dalam pameran, Apakah segmen sasaran yang ingin kita capai
sesuai dengan strategi pemasaran kita?
Apakah kita memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk menjamin tampilan yang
maksimal di dalam pameran?
Apakah upaya yang diperlukan untuk tampilan yang maksimal sangat sesuai
dengan hasil yang diharapkan?
Apakah barang dan jasa yang ditawarkan dapat memenuhi permintaan pasar? Apakah keikutsertaan dalam pameran merupakan suatu keharusan untuk
menaikkan bendera perlawanan terhadap para pesaing kita yang potensial?
Apakah pameran tersebut benar-benar memiliki arti yang sangat penting bagi pasar
sasaran kita sehingga bisa membenarkan investasi dalam keikutsertaan ini?
Apakah pameran tersebut memberikan kemungkinan terciptanya koneksi baru

dengan cara yang lebih efisein dibandingkan hanya bergantung pada langkahlangkah yang lain?
Apakah kita memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menjamin adanya tindak
lanjut setelah pelaksanaan pameran?
48

Daftar Pemantauan: Tujuan dan Sasaran
PERENCANAAN AWAL
Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang) Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan Menyusun Anggaran Dana
PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR

Program Pameran (Bursa) Dagang Konsep Stan Daftar Pemantauan: Berbagai Filosofi Desain Stan Memutuskan Ukuran dan Desain Stan yang tepat Konsep Komunikasi
MENYIAPKAN PARA PENJAGA STAN

Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang potensial Latihan dan Persiapan Pedoman Penjaga stan
MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANA

Kerangka Anggaran Cara mengoptimalkan pembelanjaan sumber dana
MENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASI

SIAP-SIAP UNTUK TINGGAL LANDAS
DAFTAR PEMANTAUAN: Tujuan dan Sasaran
49

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa menetapkan tujuan dan sasaran keikutsertaan dengan jelas sangatlah penting. Ini tidak hanya terkait dengan keputusan akan perlu atau tidaknya perusahaan untuk ikut serta dalam pameran, namun penetapan tujuan dan sasaran ini juga penting sebagai parameter analisis dan audit keberhasilan selanjutnya. Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perlu bisa diukur dan sesuai dengan strategi pemasaran perusahaan.Penetapan tujuan dan sasaran tersebut tidak hanya mencakup nilai kualitatif dan kuantitaif, akan tetapi juga meliputi tanggung jawab yang terlibat di dalamnya. Untuk melaksanakan analisis hasil yang dicapai dalam pameran dengan lebih efisien, perlu dilakukan pemberian tanggung jawab secara langsung kepada tim kegiatan atau penjaga stan untuk memastikan keterlibatan dan komitmen mereka.
Hal-hal berikut perlu ditetapkan saat menyusun daftar tujuan dan sasaran:
- Subyek tujuan atau sasaran - Tingkat sasaran yang ingin dicapai - Wilayah sasaran - Jangka waktu dalam pencapaian tujuan dan sasaran - Tanggung jawab tiap pihak dalam pencapaian tujuan dan sasaran Daftar Pemantauan berikut ini berisikan gagasan mengenai kategori tujuan dan sasaran serta beberapa kriteria keberhasilan selama maupun setelah pelaksanaan pameran, akan tetapi, daftar ini hanya terbatas pada beberapa contoh saja. Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh tiap perusahaan dalam pameran tergantung pada kedudukan perusahaan tersebut dalam pasar saat ini serta rencana bisnis dan strategi pemasarannya.
50
Untuk memastikan penetapan sasaran dan tujuan yang realistis dan dapat dicapai dalam pameran, sangat perlu dilakukan penetapan tujuan pemasaran perusahaan sejak awal : - Tujuan dan Sasaran Perusahaan - Tujuan Pemasaran - Tujuan dan Sasaran terkait keikutsertaan perusahaan dalam pameran
51
Daftar Pemantauan: TUJUAN DAN SASARAN

TUJUAN DAN SASARAN KATEGORI Perkembangan Pasar SUBYEK Koneksi Baru KRITERIA UKURAN KEBERHASILAN SELAMA PAMERAN Jumlah Koneksi Baru Jumlah Koneksi, Arti Pentingnya perusahaan yang sudah dihubungi Jumlah dan Kualitas Koneksi Jumlah informasi dan data yanng dikumpulkan SETELAH PAMERAN Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran Koneksi yang Sesuai dengan Segmen Sasaran Analisis, Hasil dan langkah yang perlu diambil
Koneksi dengan Distributor dan Agen yang berpotensi Koneksi dengan pengambil keputusan Riset Pasar (Perilaku pengunjung, Persaingan, Kondisi Pasar, dan Jalur Distribusi) Promosi Penjualan Presentasi Produk dan Jasa
Pendapat pengunjung, Jumlah brosur yang keluar, jumlah pertanyaan, jumlah langkah tindak lanjut yang disepakati Penerimaan dan Perhatian dari pengunjung Jumlah Kontak penjualan yang ditAndangani saat pameran berlangsung Jumlah Perundingan dan Kesepakatan yang terkumpul
Langkah yang ditempuh dan tawaran yang terkumpul setelah pameran, pesanan yang diterima serta usaha tambahan yang diperoleh Langkah yang ditempuh setelah pameran Pentingnya Koneksi terkait dnegan volume dan pendapatan penjualan Jumlah dan Kualitas Kontrak yng ditAnda tangani setelah pameran berakhir
Presentasi dan Pengenalan Produk Baru Penjualan Kontrak Penjualan
Perundingan sebelum kontrak
52
Menghibur Konsumen Mempertahankan Bisnis yang sudah yang sudah ada ada Managemen penanggungjawab utama Penurunan Faktor persaingan
Jumlah Koneksi
Pentingnya bisnis bagi konsumen yang sudah ada, bisnis tambahan Pentingnya bisnis bagi penanggung jawab utama Usaha dan pesanan tambahan yang diperoleh
Jumlah Koneksi
Jumlah Koneksi, Pendapat Pengunjung
53
PERENCANAAN AWAL
PROSES PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN
Proses perencanaan melibatkan dua tahapan berbeda:
Fase Perencanaan Awal Fase Perencanaan Akhir

Kerangka konsep keikutsertaan disusun dan dirumuskan selama fase perencanaan awal. Hasilnya adalah anggaran awal untuk keikutsertaan. Anggaran dana awal memberikan beberapa keterangan yang berkaitan dengan sumber dana yang dibutuhkan demi suksesnya partisipasi dalam pameran. Keputusan akhir tentang perlu tidaknya suatu perusahaan akan diambil berdasarkan konsep awal sebagaimana anggaran awal. Proses perencanaan awal dapat digambarkan seperti dibawah ini:
Strategi Pemasaran
Tujuan
Pemasaran Konsep Komunikasi
Partisipasi dalam pameran: Sasaran dan Tujuan Konsep Awal Dimana ? Evaluasi terhadap pameran yang tepat Apa? Produk apapun Pameran apakah yang disajikan Untuk Siapa? Target segmen yang ingin dicapai Oleh Siapa? Penjaga stan yang dibutuhkan Bagaimana? Konsep Komunikasi Pameran
Konsep Stan Tipe dan Ukuran STAN
Anggaran dana Awal Total Investasi yang diperkirakan
Keputusan Akhir: IKUT SERTA dalam pameran atau TIDAK
54
MELIBATKAN PENYEDIA LAYANAN (JASA) DARI PIHAK LUAR

Cukup banyak kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan realisasi partisipasi dalam pameran membutuhkan pengalaman dan kreativitas. Hal meliputi seluruh jasa layanan perusahaan dengan penjaga yang belum berpengalaman serta membutuhkan masukan dari luar sehingga dapat meningkatkan keseluruhan kinerja/tampilan perusahaan dalam pameran. Keikutsertaan dalam pameran terlalu mahal dan menghabiskan banyak waktu jika perlu kehilangan perhatian pengunjung karena adanya persiapan yang tidak profesional, tidak adanya komunikasi dan presentasi sebelumnya selama pameran berlangsung pihak luar mungkin bermanfaat.
Kegiatan/Layanan
Penyedia Layanan di Luar perusahaan
Konsep Komunikasi Konsep awal dan akhir pameran Desain bahan cetakan Persiapan persuratan langsung,
mengarahkan pada segmen sasaran
Agen periklanan, humas Agen periklanan,konselor hubungan

masyarakat, Pihak penyelenggara pameran
Agen periklanan, Desainer grafis Agensi persuratan langsung Event organizer Kontraktor, sub kontraktor
(pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran
Desain dan Konsep Stan Konstruksi dan Instalasi Stan Pengangkutan stan dan barangbarang yang dipamerkan
Forwarding atau perusahaan

pengiriman barang
Ijin impor, penanganan/perawatan

barang di tempat pameran
Perusahaan pengiriman barang, sub

kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran
Hiburan untuk pengunjung, acaraacara pameran
Agen hiburan dan artis Perusahaan ketenagakerjaan untuk

paruh waktu
Makanan dan minuman, layanan,

serta infrastruktur stan
55
Penterjemah, penjaga stan, asisten Anggaran dana pameran Pemilihan kado dan hadiah Pelatihan dari anggota penjaga stan
perusahaan katering, sub kontraktor

(pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran
semua sumber dana ekstenal

(penawaran)
Penjualan secara besar-besaran

(cuci gudang)
Perusahaan konsultan pelatihan

penjaga
Berdasarkan konsep awal dan akhir serta sumberdaya manusia yang dimiliki oleh perusahaan, diperlukan aktivitas tambahan dan penyedia jasa dari pihak luar untuk memperoleh kualitas pameran yang baik. Saat melibatkan penyedia jasa dari luar, perlu diperhatikan beberapa aturan berikut ini:
Libatkan pihak penyedia jasa sejak tahap awal mengingat kapasitas mereka
yang terbatas dan mereka juga perlu mengirimkan jasa tersebut tepat waktu.
Tentukan dan tetapkan jasa yang Anda pesan kepada pihak penyedia jasa
sedini mungkin sehingga Anda mendapatkan jasa yang Anda butuhkan dengan kualitas dan kuantitas yang terjamin serta tepat waktu sesuai dengan jadwal kegiatan Anda.
Tentukan hasil yang diharapkan dengan jelas Jika memungkinkan, Usahakan agar Anda memperoleh penawaran yang
mengikat dari seluruh penyedia jasa yang Anda butuhkan sehingga menjamin kontrol harga yang tepat.
Tunjuklah satu penjaga yang bertanggung jawab untuk masing-masing

penyedia jasa untuk memastikan pengiriman jasa yang tepat waktu dan kualitas terjamin. Penilaian atau evaluasi terhadap penyedia jasa yang tepat adalah sama pentingnya dengan penentuan jasa yang diberikan oleh pihak ketiga. Mengingat beberapa jasa diperoleh dari perusahaan jasa domestik, beberapa jasa yang lain sebaiknya dipesan dari pihak penyedia jasa lokal yang terdapat dalam negara tempat pameran diselengga
56
diselenggarakan. Jasa yang dipesan tersebut perlu adalah jasa yang sesuai dengan adat istiadat serta kondisi daerah setempat. Beberapa kriteria dibawah ini perlu diperhatikan selama pelaksanaan proses evaluasi:
Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki tradisi bidang jasa

tersebut serta aplikasinya untuk menjamin kualitas dan reliabilitasnya?
Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki penjaga yang

berpengalaman dan ahli serta kapasitas perusahaan yang tepat yang bisa memenuhi kebutuhan Anda?
Apakah perusahaan tersebut mengetahui semua peraturan, keadaan dan adat

istiadat di daerah setempat serta urusan logistik terkait dengan adanya penundaan kegiatan?
Apakah perusahaan tersebut memiliki referensi untuk jasa yang serupa yang
sudah dikirimkan ke perusahaan lain?
Dalam beberapa kasus, pemilihan perusahaan penyedia jasa dari luar sangat dibatasi mengingat beberapa penyelenggara pameran telah menunjuk perusahaan kontraktor kecil yang memiliki hak istimewa dalam pameran (menangani barang-barang pameran serta menyimpan kontainer atau wadah yang tidak dipakai, keamanan, persediaan dan instalsai peralatan teknis stan, jasa persewaan bunga dan pohon, jasa katering, stan foto, pembuangan sampah dan sebagainya.). Pada umumnya perusahaan kontraktor serta jasa yang mereka tawarkan tersebut sudah dicantumkan dalam petunjuk resmi pameran yang diberikan kepada masing-masing perusahaan peserta pameran.
PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATAN

Struktur kegiatan yang baik merupakan faktor penentu keberhasilan partisipasi perusahaan dalam pameran. Sebelum memulai kegiatan perencanaan dan persiapan, perlu dilakukan seleksi penjaga yang akan dilibatkan. Dalam hal ini juga termasuk penunjukan ketua tim kegiatan yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan tertentu serta pemilihan anggota yang akan bekerja dan mendukung perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. Untuk menjamin efisiensi tim kegiatan, anggota-anggotanya
57
tidak boleh lebih dari 3 atau 5 orang. Sebenarnya jumlah anggota tim tergantung pada skala pameran yang diikuti oleh perusahaan. Berikut terdapat kriteria pemilihan anggota tim:
Tahap perencanaan dan persiapan: Apakah perusahaan memiliki kapasitas

yang tepat dan sesuai dengan keahlian, pengalaman serta kemampuan anggota tim yang potensial atau perlu dilakukan evaluasi terhadap perusahaan penyedia jasa dari luar?
Siapakah yang mampu menjadi pimpinan tim (penjaga dari pihak penyedia
jasa sebaiknya tidak ditunjuk sebagai ketua tim, melainkan sebagai pendukung kegiatan)?
Apakah perlu diberikan pelatihan khusus terhadap penjaga yang sudah

terpilih untuk ikut serta dalam tim kegiatan?
PAPAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATAN

Tim kegiatan perlu disusun dengan atau tanpa dukungan dari pihak luar tergantung pada ketersediaan penjaga yang terampil serta kemampun mereka. Untuk menjamin efisiensi tim kerja, perlu dipaparkan dengan jelas tanggung jawab dari setiap anggota tim dalam setiap tahapan persiapan, pelaksanaan maupun setelahnya (misalnya humas, logistik, penyiapan dan operasi stan, kegiatan tindak lanjut, anggaran dana dan sebagainya). Jika terdapat penjaga dari luar perusahaan, tiap anggota tim yang berasal dari dalam perusahaan perlu ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk setiap perusahaan penyedia jasa dari luar. Berikut ini merupakan contoh papan struktur tim kegiatan :
58
Tim Dalam Kegiatan
Tim Dalam Kegiatan serta Bantuan dari luar
Ketua Tim
Ketua Tim
Ahli Luar
Ketua Tim
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Ahli Luar
Tanggung Jawab
Tanggung Jawab
Tanggung Jawab
PENYUSUNAN ANGGARAN DANA

Biaya yang dikeluarkan untuk keikutsertaan kita dalam pameran dicantumkan pada halaman 46 hingga 48. Saat merencanakan konsep awal, biaya perkiraan awal perlu dijadikan dasar penentuan kebijakan. Inestasi keuangan yang dibutuhkan untuk memastikan suksesnya sebuah pameran merupakan faktor penentu ikut tidaknya kita dalam pameran tersebut. Aspek-aspek yang terakait antara lain sebagi berikut: Apakah biaya yang dikeluarkan untuk keikut sertaan kita dalam pameran ini bisa kita tanggung? Apakah biaya yang dikeluarakan sesuai dengan target dan tujuan yang dirumuskan serta hasil yang diharapkan? Adakah alternatif lain dalam langkah-langkah pemasaran yang lebih menghemat biaya dengan capaian yang sama atau alternatif lain yang memberikan dampak lebih baik dengan biaya yang sama?
59
Berdasarkan sasaran dan tujuan yang dirumuskan, perlu ditetapkan konsep awal. Konsep awal ini merupakan alat yang sangat berguna dalam perumusan sumber dana sebagaimana sumber daya alam yang dibutuhkan. Selain itu, konsep ini juga mencakup semua kegiatan perencanaan dan persiapan yang akan dirumuskan secara lebih detail pada saat penyusunan konsep akhir. Garis-garis besar perkiraan biaya perlu disusun untuk masing-masing elemen dari konsep awal. Anggaran biaya awal merupakan rangkaian kerangka dalam anggaran baiaya yang lebih terinci dan termasuk dalam bagian konsep akhir.
KONSEP AWAL
Perencanaan dan Persiapan Program Pameran Perdagangan Desain dan Konstruksi Stan Komunikasi dalam Pameran perdagangan Pelatihan untuk staf penjaga stan
Konsep Stan
Ukuran dan Jenis Stan
Perkiraan Biaya yang dikeluarkan

(lihat halaman 29 sampai dengan 31)
Anggaran Biaya Awal

Total investasi yang diperkirakan
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa Anggaran biaya awal disusun sebagai dasar informasi bagi penetapan keputusan akhir perlu tidaknya keikutsertaan kita dalam pameran perdagagngan tersebut. Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan, anggaran biaya awal perlu didasarkan pada jumlah pengeluaran yang agak tinggi sebagai cadangan.
60
PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR

Konsep akhir terdiri atas komponen-komponen berikut ini:
Tema Pameran (Bursa) Dagang - Apa yang akan di sajikan dalam pameran tersebut? - Bagaimana nantinya barang yang akan dipamerkan diperkenalkan? Stan - Ukuran stan yang dibutuhkan? - Tipe dan desain stan Komunikasi - Siapa yang akan menjadi segmen pasar? - Pesan apa yang akan dikomunikasikan baik sebelum, selama dan
sesudah pameran berlangsung?
- Media komunikasi apa yang akan digunakan? Penjaga Stan - Siapa yang akan ikut bertugas sebagai penjaga stan? - Kemampuan personal, profesional serta komunikasi apakah yang
dibutuhkan?
- Pelatihan yang perlu diberikan kepada penjaga stan? Jadwal dan Tanggung Jawab - Langkah apa saja yang perlu diambil? siapa yang akan melakukannya?
dan kapan langkah-langkah tersebut diambil?
- Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap tiap langkah yang diambil? - Siapa yang akan mengawasi dan mengkoordinir tiap langkah yang
diambil?
61
Sumber Pembiayaan - Apa yang akan menjadi sumber dana untuk tiap langkah yang diambil
serta masing-masing kegiatan yang dilaksanakan?
Prosedur Tindak Lanjut Pameran - Tindakan (Langkah) apa yang diperkirakan dapat memberikan tindak
lanjut yang tepat baik selama ataupun sesudah pameran berlangsung?
Analis Hasil Keikutsertaan dalam Pameran - Kriteria apa saja yang perlu dinilai?
62
PROGRAM PAMERAN
Dalam program pameran tersebut, barang dan jasa yang dipamerkan serta cara penyajiannya perlu digambarkan dan disampaikan dengan jelas untuk mencapai minat pengunjung yang paling besar. Acara pameran ini memuat beberapa faktor penentu dalam penyusunan konsep akhir (antara lain ukuran dan tipe stan yang dibutuhkan, kemampuan yang dibutuhkan dari penjaga stan, konsep komunikasi serta anggaran dana). Adapun informasi yang termuat adalah sebagai berikut:
BARANG DAN JASA YANG AKAN DIPAMERKAN

Barang dan jasa yang dipamerkan perlu benar-benar merupakan pilihan yang terbaik dari semua barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Pilihan tersebut perlu dilakukan sesuai dengan profil pengunjung pada tiap-tiap pasar serta tujuan yang dirumuskan oleh perusahaan. Selagi memilih produk yang akan dipamerkan, harapan pengunjung perlu dipertimbangkan: Saat mengunjungi pameran, pengunjung berharap menemukan:
- produk dan teknologi baru - Ide serta proses produksi yang baru - Produk yang sesuai dengan standar kualitas pembeli atau konsumen - Solusi terkait penggunaan (aplikasi) produk menurut persyaratan masingmasing perusahaan Saat mengunjungi pameran, pengunjung ingin menemukan:
- Peluang untuk membandingkan barang dan jasa yang ada dengan

barang dan produk lain dari berbagai sumber di pasar.
- Gambaran yang menarik tentang barang dan jasa yang ada dan
ditawarkan
- Gagasan tentang trend masa depan dan pengembangan-pengembangan

baru Beberapa kriteria ini perlu diingat saat memilih barang dan jasa yang akan ditunjukkan pada masyarakat dalam pameran.
63
CARA DAN UPAYA PRESENTASI

Saat menetapkan cara dan upaya penyajian produk kepada masyrakat, Anda perlu selalu ingat bahwa ada resiko yang perlu kita hadapi jika terlalu berlebihan dalam memamerkan produk. Berdasarkan harapan tiap-tiap pengunjung pameran, penyajian produk yang sedikit tetapi meyakinkan lebih efisien dibandingkan membebani pengunjung dengan suguhan hiburan budaya yang membuat mereka tidak tertarik. Hal terpenting adalah menarik perhatian pengunjung saat kita menampilkan produk yang lebih baik dan lebih profesional dibandingkan peserta pameran yang lain ataupun pesaing-pesaing perusahaan kita. Beberapa kemungkinan cara untuk menyajikan barang dan jasa kita adalah sebagai berikut: Beberapa cara untuk memamerkan barang dan jasa :
Memamerkan produk jadi termasuk demonstrasi langsung di stan Menyajikan beberapa produk serta penggunaannya dengan menggunakan
teknologi multimedia
Menyajikan produk dan aplikasinya selama acara-acara khusus baik di stan

ataupun sebagai bagian dari salah satu acara pameran
Menyajikan barang dan jasa yang berfokus pada diskusi langsung dengan
setiap pengunjung
Memberikan perhatian lebih melalui pertunjukan atau hiburan di stan Menarik perhatian yang khusus saat mensponsori acara untuk peserta pameran
serta pengunjung khusus
Menarik perhatian khusus dengan menempatkan komponen yang mencolok

dalam stan
Menggabungkan semua atau beberapa cara penyajian seperti yang telah

disebutkan.
64
Tidak dapat dipungkiri bahwa cara penyajian barang dan jasa sangat tergantung pada sumber dana dan sumber daya manusia yang tersedia. Saat merumuskan langkah dan cara penyajian produk kepada masyarakat, menghormati citra perusahaan sangatlah penting. Kesan yang diberikan melalui cara dan sarana penyajian produk pameran haruslah sesuai dengan visi-misi perusahaan.
65
STAN
Pengaturan stan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Ukuran Stan
Ukuran stan tergantung pada dimensi dan jenis dari barang-barang yang dipamerkan, layar presentasi, peralatan teknis, papan dan komponen-komponen pameran yang lain serta ruang yang dibutuhkan sebagai tempat dimana pengunjung bisa duduk saat melakukan diskusi personal serta negosiasi. Selain itu, perlu juga direncanakan ruang yang dibutuhkan untuk katering, tempat
penyimpanan brosur, bahan-bahan periklanan serta tempat makanan dan minuman. Jika pameran dagang tersebut melibatkan demonstrasi teknis, ruang yang dibutuhkan untuk perlengakapan-perlengakapan teknis serta ketersediaan infrastruktur juga perlu dipertimbangkan (misalkan air, gas, tenaga listrik, pembuangan limbah dan sebagainya).
Lokasi dan Desain Stan

Lokasi dan Desain Dasar Stan: Lokasi di barisan awal, tengah atau akhir stan di aula pameran, satu, dua, tiga atau empat sisi yang terbuka bagi pengunjung. Keputusan perlu di ambil terkait dengan apakah akan menggunakan sistem konstruksi stan dengan komponen yang standar atau mengembangkan desain stan sendiri dengan biaya yang lebih tinggi. Pada umumnya, hanya perusahaan besar yang memiliki tim desain dan konstruksi sendiri. Bagi perusahaan menengah ke bawah perlu melibatkan tenaga ahli dari luar selama masa persiapan: Perusahaan konstruksi stan berpengalaman dalam merancang suatu stan. Perusahaan tersebut juga berpengalaman menggunakan sistem konstruksi yang ada serta memberikan bantuan dan saran bagaimana sebaiknya barang-barang pameran tersebut disajikan dengan cara yang lebih baik. Selain itu, mereka juga terbiasa dengan persyaratan (keperluan) teknis serta peraturan terkait desain di loakasi pameran.
66
Saat merancang desain stan penting sekali untuk menyesuaikan desain dengan jati diri (identity) perusahaan. Cara penyaji awal mempresentasikan perusahaanya tidak boleh berbeda dari cara dia mengenalkan perusahaan di kesempatan atau acara-acara lain. Perumusan/penetapan ukuran stan yang dibutuhkan serta jenis dan lokasi stan perlu diputuskan sesegera mungkin. Jika peserta pameran membutuhkan lokasi khusus untuk stannya dalam suatu pameran, hal ini perlu diumumkan pada pihak penyelenggara pameran selama masa registrasi. Saat meminta lokasi khusus untuk stan pameran, perlu diingat bahwa sebagian besar penyelenggara mengambil biaya sewa tambahan untuk keperluan lokasi khusus. Saat menentukan sekat ruang pameran dan lokasi dari beberapa tempat yang berbeda serta penempatan barang-barang pameran dan komponen-komponen pameran, kita perlu merancang sketsa area lantai dengan menambahkan garis penyekat atau pemisah:
67
Daftar Pemantauan: Dalam Penyusunan Stan Perlu diperhatikan hal sebagai berikut : Menentukan ruangan dan ukuran stan menurut tujuan serta kegiatan
pameran.
Menentukan jenis dan desain dasar stan - Sistem bangunan stan yang sudah terstandarisasi - Konstruksi dan desain stan sendiri - Jumlah sisi stan yang akan dibuka untuk pengunjung - Beberapa persyaratan (keperluan) terkait lokasi stan dalam aula Memilih sistem konstruksi stan Menentukan penyekatan ruang stan menurut acara pameran - Tempat dimana barang dan jasa akan dipamerkan - Tempat untuk rapat dan diskusi personal - Tempat katering (bar, warung kopi, dan dapur) - Tempat terbatas untuk prasarana teknis dan administratif - Lokasi rangkaian pemasangan pipa atau kawat untuk prasarana teknis
dan media perawatan (gas, air, listrik dan pembuangan limbah)
- Ruang penyimpanan sampel dan brosur teknis serta iklan - Ruang penyimpanan makanan dan minuman - Ruang terbatas bagi penjaga stan (ruang istirahat, lemari pakaian, serta
kantor)
- Tempat untuk presentasi, layar presentasi, atraksi atau hiburan, peralatan

dan prasarana presentasi
Menentukan perlengkapan dan desain dekorasi visual stan - Komponen-komponen dekorasi (poster, papan, foto-foto, ilustrasi yang
dihias)
68
- Tempat dan ukuran logo, slogan serta papan nama perusahaan baik
pada dinding bagian dalam maupun luar stan
- Desain dinding, warna latar serta bentuk dari bagian dinding - Bahan bangunan untuk dinding dan dasar bangunan stan - Bahan-bahan dan warna lantai - Bahan-bahan dan warna atap - Konsep penerangan stan Menentukan jadwal pembangunan dan pendirian stan. - Menyiapkan dekorasi, memesan gambar, poster serta papan - Mengkoordinir semua kegiatan persiapan baik dengan para penyalur dan
penyedia jasa internal maupun eksternal
- Menyusun semua komponen stan yang dibutuhkan serta furnitur
Jika desain stan tidak dibuat sendiri, namun oleh penyedia jasa dari luar (misalkan agen periklanan, perusahaan pembangunan standar desainer grafis) paling tidak ada beberapa unsur yang perlu dikomunikasikan untuk menjamin realisasi yang tepat. Daftar berikut ini memberikan beberapa informasi yang dibutuhkan oleh penyedia jasa luar.
69
Daftar Pemantauan : Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar
Desainer stan dari pihak luar perusahaan membutuhkan informasi sebanyak mungkin dalam mengajukan usulan untuk desain dan konstruksi stan yang tepat. Daftar dibawah ini merupakan bagian informasi yang dibutuhkan:
Deskripsi terperinci tentang pihak yang terlibat Strategi dan pendekatan pasar yang digunakan oleh perusahaan Sasaran dan tujuan keikutsertaan dalam pameran Perumusan segmen pengunjung yang menjadi sasaran Langkah/tindakan yang akan diambil untul mencapai tujuan pemasaran Program acara pameran Persaingan: Informasi tentang pesaing dan pendekatan pasar yang digunakan? Ukuran dan tipe stan (area lantai yang dipesan, lokasi stan serta penyekatan) Komponen-komponen pameran yang ada bahan-bahan periklanan yang perlu
disatukan
Rencana anggaran (Keseluruhan pengeluaran yang dianggarkan untuk desain,

konstruksi dan pemakaian stan
Jadwal (apa yang diharapkan saat itu?) Peraturan yang dikeluarkan oleh pihak penyelenggara pameran maupun pihak lain
yang terkait.
Ruang pameran Peraturan teknis dari pihak penyelenggara pameran Manual (Pedoman) identitas perusahaan dari peserta pameran Foto-foto stan dari beberapa pameran yang sudah diikuti Profil perusahaan (dalam brosur atau video) Informasi barang (sifat, penggunaan dan tampilan produk)
70
PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RINGKASAN : BERBAGAI FILOSOFI DESAIN STAN
STAN BARIS
- Satu
sisi
yang
terbuka
menghadap koridor
- Sesuai untuk stan berukuran kecil - Seringkali

dibantu pameran Kelebihan pengaturan oleh stan penyelenggara
- Mudah didekorasi - Hemat Biaya

Kekurangan
- Fleksibilitas presentasi/penyajian menjadi terbatas - Ruang prasarana yang terkunci - Keberhasilan hanya bergantung pada seringnya pengunjung berada di koridor
pameran tersebut
STAN POJOK Dua sisi yang terbuka menghadap koridor Sesuai untuk stan berukuran kecil
Kelebihan Meningkatkan jangkauan pengunjung Cakupan pengamatan yang cukup tinggi Memiliki peluang yang baik untuk
menempatkan infrastruktur di pojok ruangan Kekurangan Ruang presentasi/penyajian menjadi terbatas Desain stan membutuhkan keahlian yang tepat
71

STAN DEPAN Tiga sisi yang terbuka menghadap ke depan Berada di awal dan akhir koridor pameran Sesuai untuk stan yang berukuran kecil hingga sedang Kelebihan Memiliki peluang besar untuk menarik
perhatian pengunjung Fleksibilitas desain ynag tinggi Peluang penyajian sangat besar Tingginya frekuensi pengunjung karena mudah dijangkau dari tiga sisi
Kekurangan Terbatasnya ruang pemasangan informasi didinding Membutuhkan penjaga stan yang penuh perhatian Besarnya biaya persewaan ruangan stan
STAN BLOK Empat sisi yang terbuka menghadap ke depan Berada di tengah-tengah aula pameran Sesuai untuk stan yang berukuran menengah hingga besar Kelebihan Fleksibilitas desain yang sangat tinggi Besarnya kemungkinan penyajian/presentasi produk Tingginya frekuensi pengunjung Besarnya peluang penyekatan
Kekurangan
-
Membutuhkan kemampuan desain yang terampil/ahli Membutuhkan penjaga stan yang sangat termapil dan terlatih dengan baik
72

Mahalnya infrastruktur Tambahan biaya persewaan ruangan stan
STAN TANDEM Dua stan baris terletak di sisi yang
berlawanan dalam koridor pameran Dua sisi yang terbuka menghadap ke depan Sesuai untuk stan yang berukuran
menengah hingga besar Kelebihan Fleksibilitas desain yang tinggi Besarnya peluang penyekatan Besarnya kemungkinan memisahkan ruang pameran dengan ruang lain (pameran diletakkan di satu sisi koridor, sedangkan rapat dan presentasi di sisi koridor lainnya) Meningkatnya minat dan ketertarikan pengunjung
Kekurangan Membutuhkan desain stan yang tinggi Membutuhkan penjaga stan yang sangat terampil/cakap dan sangat terlatih Terbatasnya kemungkinan menggabungkan dua stan karena adanya peraturan teknis dari penyelenggara pameran Tingginya biaya prasarana teknis Adanya biaya sewa tambahan akibat kebutuhan tempat khusus
Beberapa jenis tipe stan yang lain seperti multi lantai, bungalo atau tenda di luar ruangan, stan di udara terbuka sebagai lokasi pameran hanya cocok bagi perusahaan dengan anggaran pameran yang besar. Oleh karena itulah, tipe-tipe stan seperti ini tidak akan di bahas dalam bab ini. Keterangan : Dinding Stan Ruangan Stan Lokasi yang memungkinkan untuk penempatan prasarana Koridor (Jalur) bagi pengunjung
73
DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH

Beberapa pihak penyelenggara pameran memberikan standar minimum ukuran stan kotak. Stan-stan tersebut biasanya berupa stan baris dengan segala kelebihan dan kekurangan yang telah disebutkan. Dalam beberapa hal, terutama ketika pameran diadakan sebagai satu bagian kongres, stan yang tersedia hanya stan kotak. Bagi perusahaan dengan anggaran kecil, stan kotak memberikan keuntungan tambahan, antara lain: Ukuran dan ruangan stan yang standar (6, 9 atau 12 m2) Konstruksi stan serta standar operasi infrastruktur yang termasuk dalam biaya sewa (rak, meja kursi, lampu, bahan untuk lantai. dan sebagainya) Kemungkinan menggunakan bahan-bahan pameran yang standar dan mudah diangkut (misal poster, papan, gambar-gambar fotografis, tulisan-tulisan) Biaya susunan dan operasi stan yang terhitung murah Membutuhkan sedikit jumlah penjaga stan Pendirian dan pembongkaran stan yang mudah Sistem konstruksi stan yang standar, kemungkinan penyewaan komponen tambahan sebagainya) Biaya transportasi yang murah saat itu juga (misal furnitur, lampu-lampu, dasar dinding dan lain
Kekurangan yang paling utama adalah: Fleksibilitas yang sangat terbatas terkait dengan layout desain stan Kurangnya prasarana Terbatasnya ruang penyimpanan untuk bahan-bahan brosur dan iklan Tidak ada ruang untuk diskusi pribadi secara privasi Tidak ada ruang untuk hiburan pengunjung Tidak ada ruang yang tersedia untuk pameran yang sangat besar (misal mesinmesin, perkakas, benda-benda yang mencolok dan sebagainya). Beberapa prinsip dasar penyusunan deasin stan kotak dijelaskan dibawah ini:
74
Tata ruang yang khas dari stan kotak yang standar berukuran 9 m2 Infrastruktur yang termasuk dalam biaya sewa adalah lampu sorot yang menjulang di atas stan dan rak yang ditempatkan sisi stan yang terbuka dan menghadap ke depan serta beberapa meja kursi kecil. Satu meter persegi dipisahkan oleh dasar dinding untuk lemari pakaian dan tempat penyimpanan. Guna memastikan penerangan yang tepat, disarankan untuk menyewa
beberapa lampu sorot. Dibawah ini merupakan ilustrasi dari beberapa prinsip dasar terkait desain dekorasi stan.
Papan depan dengan nama peserta pameran dalam huruf standar Dasar dinding/Backdrop (100x210 cm)
Rak Karpet (warnanya dapat dipilih oleh peserta pameran keluar dari ketentuan corak yang diberikan
Contoh Paket standar konstruksi yang disediakan oleh panitia penyelenggara pameran
75
DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH Desain Stan: Yang Perlu Dihindari
Jelek : Nama peserta pameran dalam huruf standar
Jelek: Poster kecil, efek visual kurang
Jelek: Tulisan terlalu kecil untuk dibaca bahkan dari jarak dekat sekalipun
Jelek: Area yang tidak dimanfaatkan dalam pameran
Jelek: Rak tidak digabungkan dalam desain stan
Contoh Desain Stan Desain stan seperti ini berarti membuang-buang uang. Banyaknya area pameran yang tidak dimanfaatkan, tulisan poster yang tidak bisa dibaca serta kurangnya efek visual yang diberikan terkesan membosankan. Pengunjung tidak akan tertarik karena tidak jelasnya pesan yang disampaikan membuat pengunjung malas untuk singgah dan bertanya. Kesan yang ditampilkan dari desain stan seperti ini adalah membosankan, perusahaan yang tidak menarik dan tidak punya daya inovatif.
76
DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH

Lebih Baik: Papan nama peserta pameran dalam huruf resmi perusahaan Baik: Infomasi produk dapat dibaca Jelek: Terlalu banyak detil yang digambarkan Lebih Baik: Sisi dinding dimanfaatkan untuk menarik perhatian pengunjung yang melintas Lebih Baik: Rak depan dimanfaatkan sebagai tempat pameran
Contoh Desain Stan
Desain Stan: Yang Perlu Dilakukan

Lebih Baik: tulisan warna putih diatas dasar waran gelap menambah kecermelanagn tulisan Lebih Baik: Gambar berukuran besar dengan produk yang khas
Lebih Baik: Informasi cara menghubungi peserta pameran (perusahaan) Sangat Baik: pemberian warna yang seragam pada stan menciptakan kesan Suatu bagian yang terpisah
Desain stan seperti ini mampu menarik perhatian pengunjung karena memberikan informasi yang jelas mengenai produk dan perusahaan. Desain tersebut dengan jelas tersusun. Selain itu, gambar yang berukuran besar bertindak sebagai daya tarik visual. Bayangan dinding yang agak gelap memberikan kesan tenang dan serius, namun dengan susasana yang elegan. Dalam contoh ini, bagian dinding dan rak telah ditutup
77
dengan lapisan plastik cetak. Selain lapisan plastik, alternatif lain yang bisa digunakan adalah kertas cetak, kertas karton serta panel kain. Untuk menjamin kecemerlangannya, diperlukan penerangan yang cukup di dalam stan. Desain ini dengan jelas membuat bagian stan kita terpisah dari stan sebelah karena bayangan biru menciptakan kesan sebagai kesatuan yang terpisah.
Menetapkan Desain dan Ukuran Stan yang Tepat

Ketentuan desain dan ukuran stan yang tepat perlu dibuat saat mempertimbangkan hal-hal berikut: Sasaran dan tujuan yang ingin dicapai dalam pameran Program acara pameran Keberadaan pesaing dalam pameran serta ukuran stan pesaing Ruang yang dibutuhkan untuk tempat yang digunakan untuk diskusi personal serta tempat prasarana Sumber keuangan berdasarkan anggaran dana Sumber daya manusia sebagai penjaga/penjaga stan Semakin luas stan yang didirikan, semakin besar jumlah penjaga yang dibutuhkan. Besarnya jumlah penjaga berakibat pada tingginya biaya transportasi, akomodasi hotel serta pengeluaran-pengeluaran lainnya. Selain itu, luasnya ukuran stan meningkatkan permintaan dan prasarana operasi dan perawatan dengan biaya yang tinggi. Seperti yang telah disebutkan, ketetapan umum perlu diambil berdasarkan tipe stan yang digunakan (lebih jelasnya lihat bab sebelumnya). Hal lain yang menjadi dasar dalam pengambilan kebijakan adalah pertanyaan mengenai perlunya membeli atau menyewa stan. Tidak dapat dipungkiri bahwa kapanpun perusahaan berencana merancang stannya sendiri, maka perusahaan
tersebut perlu membayar biaya seluruh konstruksi stan atau paling tidak biaya semua bagian yang dirancang dan diproduksi sendiri.
78
Pada umumnya, menyewa satu sistem stan merupakan langkah yang lebih hemat. Hal ini dikarenakan adanya kesempatan menyewa stan khusus yang dibutuhkan terkait dengan pentingnya arti suatu pameran serta sesuai dengan program acara pameran. Selain itu, stan tersebut disewakan didalam kota tempat pameran diselenggarakan sehingga tidak membutuhkan biaya transport tambahan. Pembelian satu sistem stan yang standar pada mulanya memerlukan suatu investasi yang relatif tinggi dan mengurangi fleksibilitas dari merancang stan pameran sesuai dengan perubahan konsep pemasaran di masa depan. Walaupun demikian, bagi perusahaan yang sudah ikut serta dalam beberapa pameran, pembelian stan yang standar atau paling tidak pembelian tiap-tiap bagian pameran standar seperti panel cetak, poster atau gambar brukuran besar sebagai dekorasi stan kotak yang standar dalam berbagai ukuran dapat dipertimbangkan.
79
KONSEP KOMUNIKASI
Dalam setiap keikutsertaan pameran perlu ditetapkan konsep komunikasi tertentu. Konsep tersebut perlu mencakup beberapa hal dibawah ini: Alat dan Muatan Konsep Komunikasi sebelum memulai pameran Pemasangan iklan di media cetak (penerbitan yang mana? Kapan? seberapa sering?) Mengumumkan keikutsertaan dalam website perusahaan Mengumumkan keikutsertaan melalui surat kilat (direct mail) kepada rekan yang terpilih serta rekan-rekan baru yang potensial Mengundang peserta pilihan dalam acara-acara tertentu selama pameran berlangsung Mengumumkan keikutsertaan melalui stiker resmi dari panitia penyelenggara pameran hingga semua persuratan yang dibuat oleh perusahaan. Langkah-langkah tersebut perlu lebih dulu direncanakan dan diatur karena membutuhkan beberapa aktivitas yang memakan waktu: Persiapan untuk kampanye iklan Pemilihan alamat untuk persuratan kilat (direct mail) Pembuatan surat serta lampiran-lampiran yang diperlukan (misalnya kartu jawaban, tiket masuk, publikasi iklan pada penyelenggara pameran dan lain sebagainya) Pengiriman surat (direct mail) tepat waktu Kapanpun sebuah perusahaan merencanakan acara-acara khusus, sangat dianjurkan untuk mempertegas kehadiran pengunjung yang diundang. Mengetahui jumlah peserta lebih awal berarti melakukan persiapan dan perencanaan acara yang lebih baik (misalkan ukuran ruangan konferensi yang dibutuhkan, jumlah tempat duduk, makanan dan minuman dan penganggaran belanja). Untuk memperoleh jawaban dari orang yang kita undang, maka kita perlu melampirkan kartu balasan dalam surat yang dikirimkan. Contoh cara pembuatan surat serta pengumuman dalam situs perusahaan dapat dilihat dipembahasan berikutnya.
80
Saat mengirimkan surat kilat, sangat penting menggunakan alamat yang benar. Pengiriman surat perlu ditujukan untuk mendapatkan perhatian orang yang bersangkutan, jika tidak surat-surat tersebut akan berakhir di tempat sampah. Perbaharuan alamat surat bisa diperoleh dari kantor pos, Majelis Perdagangan atau perserikatan industri. Mengumumkan Perusahaan Gambar disamping merupakan contoh pengumuman keikutsertaan perusahaan dalam pameran melalui website perusahaan. Bagian-bagian website perlu sesuai dengan konsep identitas perusahaan. Untuk menarik minat/perhatian yang lebih besar serta selalu diingat, maka tulisan, bayangan serta gambar-gambar yang mencolok yang digunakan perlu sama dengan yang dipakai dalam desain stan. Pencantuman nomor faks dalam stiker pameran memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui Situs
peserta pameran selain kampanye iklan yang dilakukan oleh pihak penyelenggara dalam pameran tersebut. Beberapa unsur yang penting akan dijelaskan di bawah ini: Tombol Berita untuk memperoleh
informasi lebih lanjut mengenai perusahaan dalam pameran
No faks pada stiker pameran Beberapa gambar yang digunakan

sebagai desain stan
Beberapa tulisan dan bayangan yang

digunakan dalam desain stan sesuai dengan konsep desain stan perusahaan
81
Mengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui Pengiriman Surat Kilat Pengiriman surat kilat merupakan undangan pribadi untuk mengunjungi stan perusahaan. Surat tersebut hars dirancang agar si penerima surat menunjukkan minat yang besar dalam kunjungannya. Pengiriman surat kilat mencakup beberapa hal berikut ini: Hal-hal yang perlu dimasukkan Hal-hal yang bisa dimasukkan
Surat undangan yang ditujukan

untuk menarik perhatian dari orang yang bersangkutan
Pamflet profil perusahaan termasuk

program acara perusahaan dalam pameran
Amplop yang menunjukkan alamat

pengirim
Pamflet resmi dari penyelenggara

pameran
Kartu Balasan
Peta lokasi pameran serta informasi

tambahan
Voucher tiket masuk gratis
Bagian Paket surat kilat seperti yang telah disebutkan, antara lain: Surat undangan yang ditujukan langsung pada 1 alamat si penerima Amplop dengan alamat 2 pengirim Pamflet profil perusahaan 3
82
Berikut merupakan contoh surat balasan:
Ketika menerima kartu balasan, perusahaan perlu memastikan reaksi sesuai dengan pengirim yang bersangkutan: Mengirimkan nomor voucher masuk serta informasi tambahan yang terperinci Melanjutkan pengiriman dokumentasi produk Menghubungi pengirim lewat telepon untuk menyusun kunjungan yang dikehendaki Prosedur tindak lanjut (follow up) yang sesuai
83
Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Selama Pameran Berlangsung Berbagai sarana komunikasi perlu dimasukkan dalam konsep komunikasi. Semakin awal konsep tersebut disusun, semakin baik konsep tersebut karena perancangan, pembuatan serta pengiriman beberapa komponen membutuhkan cukup banyak waktu. Tampilan dan presentasi perusahaan serta barang dan jasanya dalam katalog resmi pameran Benda-benda cetak terkait produk dan profil perusahaan, seperti pamflet dan atau brosur yang akan diberikan selama pameran Hadiah dan souvenir Acara-acara spesial seperti partipasi dalam konferensi berita, seminar khusus presentasi produk, resepsi perusahaan serta kegiatan-kegiatan sosial, Presentasi audio visual melalui video atau anmiasi komputer Spesifikasi produk Format laporan pertemuan dan diskusi dengan pengunjung yang diselenggarakan selama pameran Kartu bisnis untuk setiap anggota penjaga stan Desain stan serta kinerja anggota penjaga stan perlu tercakup dalam bagian konsep komunikasi. Semua sarana dan langkah komunikasi selama pameran berlangsung perlu benarbenar sesuai dengan identitas, tujuan serta sasaran yang disusun oleh perusahaan.
Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Setelah Pameran Berakhir Konsep komunikasi pada bagian ini akan dibahas dalam bab selanjutnya tentang Tindak lanjut yang Tepat Setelah Pameran. Meskipun demikian, prosedur follow up perlu dirancang dan dimasukkan dalam konsep komunikasi pameran.
84
MEMPERSIAPKAN PARA PENJAGA STAN

Menentukan jumlah penjaga stan, memilih penjaga yang tepat, serta mengevaluasi batuan eksternal yang dibutuhkan terkait dengan program acara pameran merupakan langkah yang sangat penting. Mengevaluasi Jumlah Penjaga stan Yang Tersedia Saat menentukan jumlah penjaga stan, perlu diingat bahwa stan tidak boleh kelebihan ataupun kekurangan penjaga. Oleh karena publikasi ini terkait dengan keikutsertaan dalam pasar ekspor, maka tidak mungkin menempatkan seluruh penjaga perusahaan yang ada hanya untuk beberapa saat atau dalam acara-acara tertentu. Maka sangat penting sekali dilakukan pemilihan secara cermat tentang penjaga stan karena mereka perlu menghadapi berbagai kebutuhan dalam waktu yang bersamaan selama pameran berlangsung. Bahkan di bidang yang tidak pernah mereka hadapi selama berada dalam pasar domestik serta di saat bantuan yang dibutuhkan dari departemen lain hanya bisa diperoleh lewat telepon. Berikut merupakan beberapa faktor penentu dalam mengevaluasi jumlah penjaga yang tepat:
Program acara pameran

Berapa orang yang kita butuhkan dari beberapa kategori penjaga seperti dibawah ini untuk mencapai dampak yang positif: - Penjaga yang memiliki keahlian dalam bidang teknis dan pemasaran untuk melaksanakan demonstrasi serta membantu bagian penjualan selama diskusi dengan pengunjung terkait teknis dan aplikasi produk - Penjaga bagian penjualan yang terampil dan mampu melayani permintaan pengunjung serta mampu melibatkan pengunjung dalam diskusi dan dialog yang meyakinkan - Penerima tamu serta asisten yang menjamin tersedianya hiburan yang tepat bagi pengunjung - Penterjemah dan asisten dari pihak ketiga untuk menjamin kelancaran komunikasi dengan pengunjung
85
Ukuran Stan
Berapa orang yang kita butuhkan agar stan kita tidak telihat sesak oleh penjaga atau kekurangan tenaga, namun masih mampu melayani permintaan pengunjung serta menjamin kelancaran kinerja stan (misal hiburan pengunjung, administrasi stan, pergantian penjaga serta penjaga bantuan)
Kemampuan Jasmani dan Rohani dari Anggota Penjaga Stan

Kehadiran dalam stan memang sangat dipelukan baik secara jasmani maupun rohani. Oleh karena itulah, penjaga stan perlu diberikan jam istirahat yang sesuai agar tetap fit selama pameran berlangsung. Aspek-aspek ini terkait dengan bab berikutnya mengenai Melatih Penjaga stan.
Frekuensi Pengunjung yang diharapkan

Ini merupakan bagian yang sulit untuk dinilai terutama ketika perusahaan ikut serta pada pameran dalam suatu pasar yang baru.
Kelebihan Dan Kekurangan Jumlah Penjaga Stan: Berbagai Resiko Yang Dihadapi Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, menentukan jumlah penjaga stan bukanlah hal yang mudah. Memiliki terlalu banyak penjaga atau bahkan terlalu sedikit sama memiliki resiko. Oleh karena itu, penting sekali menemukan rentangan yang tepat antara jumlah maksimum dan minimum penjaga yang dibutuhkan. Saat menentukan jumlah penjaga yang tepat, hal-hal berikut ini perlu dipertimbangkan sebagi alternatif penghematan biaya (pengeluaran untuk akomodasi dan perjalanan) serta untuk menghindari kelebihan tenaga di dalam stan. Untuk acara-acara khusus atau penyambutan pengunjung biasanya penerima tamu atau asisten setempat yang digaji untuk sementara. Pihak penyelenggara pameran biasanya menawarkan bantuan kepada perusahaan peserta pameran untuk menemukan agensi lokal yang memiliki jasa tenaga kerja seperti penerima tamu yang terlatih atau bahkan penyelenggara menyediakan jasa ini sebagai bagian dari bantuan untuk peserta pameran.
86
Setiap pameran terdapat hari khusus yang dipadati oleh pengunjung. Oleh karena itu, sangat memungkinkan sekali untuk menambah jumlah personel penjaga stan dalam rentang waktu tersebut (misal setengah hari pertama pameran) serta untuk menutupi sisa waktu dengan mengurangi jumlah personel.
Kelebihan Personel : Beberapa Resikonya
Penjaga penjaga stan tidak bekerja, bersikap santai dan memberikan kesan
kurang pada pengunjung yang melintas
Penjaga penjaga stan yang tidak bekerja cenderung merasa bosan dan
tertekan. Mereka menjadi malas dan tidak termotivasi
Pemborosan sumber daya manusia Penjaga stan yang tidak bekerja cenderung mengobrol sendiri daripada
berusaha menarik perhatian dan minat pengunjung yang melintas Kekurangan Personel : Beberapa Resikonya
Semua penjaga stan selalu sibuk dengan pengunjung, sehingga pengunjung

yang tidak dilayani akan pergi.
Akibat adanya kerja yang terus menerus, tidak adanya waktu istirahat dan
bersantai yang cukup membuat personel penjaga stan cepat merasa lelah dan tidak bisa menjaga kesehatan mereka
Penjaga stan menjadi tertekan, gugup dan tidak tenang sehingga memberikan
kesan kurang kompeten akibat kurangnya waktu untuk terlibat dalam diskusi dengan pengunjung.
Para pengunjung yang mendapatkan kesan bahwa perusahaan tidak mampu

melayani kebutuhan mereka dengan baik akan pergi meninggalkan stan perusahaan tersebut.
87
Menentukan Perlunya Keterampilan Dan Latihan Yang Potensial Segera setelah jumlah penjaga ditentukan, langkah berikutnya yang perlu diambil adalah: menentukan keterampilan yang dibutuhkan oleh penjaga stan. Kemudian yang tidak kalah penting adalah memilih dan menyiapkan penjaga stan dengan kemampuan, pengalaman dan keterampilan yang memadai karena tanggung jawab mereka sebagai personal penjaga stan.
Susunan dan tanggung jawab Penjaga stan

Kepala penjaga Stan Orang yang bertangung jawab terhadap demonstrasi teknis Pembicara saat presentasi umum (baik teknis maupun komersial) Orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan administarsi stan Orang yang bertanggung jawab dipusat informasi Orang yang bertanggung jawab dalam diskusi dengan pengunjung tentang teknis produk. Orang yang bertanggung jawab dalam pemasaran serta diskusi dengan pengunjung tentang penjualan produk Orang yang bertanggung jawab dalam hubungan dengan masyarakat serta diskusi dengan pihak penyelenggara pameran, jurnalis serta perwakilan dari pemerintah daerah tentang perusahaan Orang yang bertanggung jawab terhadap event-event khusus Fungsi dan tugas-tugas yang lain
Semakin sedikit jumlah personel penjaga stan, semakin besar tanggung jawab tiap personel atau semakin besar tugas yang perlu dibagi bersama penjaga stan yang lain.
Keterampilan yang dibutuhkan oleh Penjaga stan

Pengetahuan teoritis mengenai produk dan aplikasinya Pengalaman praktek tentang produk dan aplikasinya Pengetahuan pemasaran (pelanggan potensial dan eksis, persaingan serta kebutuhan pasar) Kecakapan komunikasi dan penampilan pribadi
88
Perintah dalam bahasa asing Fleksibilitas dan kemampuan dalam menangani tekanan fisik maupun mental Dukungan terhadap budaya asing Fleksibilitas penyesuaian diri dengan kebiasaan yang berbeda dalam lingkungan budaya, politik dan ekonomi yang baru.
Kemampuan dan pengalaman menjamu dan menghibur
Latihan dan Persiapan

Disamping latihan bagi setiap personel penjaga stan sesuai dengan kebutuhannya saat itu, persiapan umum perlu diberikan kepada seluruh penjaga stan untuk memastikan tercapainya tujuan dan sasaran keikutsertaan perusahaan dalam pameran. Persiapan khusus juga diperlukan agar personal penjaga stan mampu bekerja sama dalam tim selama pameran berlangsung. Kedua aktivitas ini, latihan perseorangan dan persiapan umum, perlu direncanakan dan dijadwalkan sejak awal untuk memastikan kehadiran personel yang akan dilatih serta kehadiran dari pelatih dari dalam maupun luar perusahaan. Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih internal perusahaan Strategi dan Identitas perusahaan Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran Program acara pameran Fungsi, Tanggung jawab serta tugas dari personel penjaga stan Keterampilan terkait dengan produk dan aplikasinya Organisasi, Administrasi dan Operasi stan Rencana perjalanan dan akomodasi Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran berlangsung
89
Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih eksternal perusahaan Persoalan tambahan yang berkaitan dengan produk dan aplikasinya (misal dari ahli teknis dari pelanggan yang ada, dari lembaga penelitian atau dari asosiasi industri) Komunikasi Teknik Presentasi Konvensi dan keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat diselenggarakannya pameran (misal; melalui perwakilan kedutaan besar di negara yang bersangkutan, melalui Kamar Dagang atau perwakilan agensi promosi perdagangan seperti OSEC) Aspek-aspek umum tentang keikutsertaan dalam pameran Teknik dan aturan pengelolaan dialog dan diskusi yang sukses Persoalan-persoalan lain (pemasaran, penjualan, perdagangan internasional, ikatan kontrak, serta terminologi penjualan).
Pedoman Penjaga Stan (Booth crew)

Untuk memastikan pemahaman yang seutuhnya mengenai arti keikutsertaan perusahaan dalam pameran, sasaran dan tujuan yang ingin dicapai serta memahami tugas dan tanggung jawab semua penjaga stan, maka perlu disusun suatu petunjuk/pedoman.. Setiap penjaga stan perlu memiliki satu salinannya dan menggunakannya sebagai sumber informasi untuk menyiapkan sebuah pameran atau sebagai petunjuk saat pameran berlangsung. Pedoman penjaga stan perlu disediakan sebelum sesi persiapan umum dilaksanakan. hal ini memjadikan penjaga stan mampu menyiapakan diri mereka pada sesi persiapan untuk mengidentifikasi maksud yang kurang jelas serta menyiapkan pertanyaan. Semakin baik peserta di sesi persiapan diumumkan, semakin efisien dan meyakinkan sesi tersebut nantinya.
90
Isi Pedoman Penjaga stan Strategi dan Identitas perusahaan Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran Program acara pameran Daftar penjaga stan termasuk juga tugas dan tanggung jawab serta tugas dari tiap-tiap personel penjaga stan sebelum, selama dan setelah pameran berlangsung. Daftar Pemantauan informasi mengenai produk dan aplikasinya Susunan organisasi, jadwal pameran serta jadwal kehadiran setiap personel penjaga stan Instruksi tentang pencatatan dan pengarsipan diskusi yang dilakukan dengan pengunjung Rencana, anggaran biaya perjalanan dan akomodasi Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran berlangsung Kondisi, keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat diselenggarakannya pameran Daftar nomor telepon penting (Nomer telepon genggam penjaga stan, nomer telpon perusahaan, nomer telepon rumah, kantor, hotel, pusat informasi pameran, layanan darurat, event organizer, forwarding, kedutaan besar, peserta pameran dan sebagainya) Beberapa salinan pedoman bagi penjaga stan perlu disediakan untuk penyedia jasa dari eksternal perusahaan (misal konstruktor stan, penerima tamu dan asisten.)
91
MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN

DANA
Setelah mengumpulkan informasi usulan biaya yang dibutuhkan sebelum, selama maupun setelah pameran berlangsung, barulah kemudian dilakukan penyusunan anggaran dana. Rincian anggaran biaya akhir dimaksudkan sebagai alat yang mengendalikan pengeluaran dan memberikan kemungkinan untuk membandingkan biaya yang dianggarkan dengan pengeluaran sebenarnya. Hal ini akan menjadi pengalaman yang berharga bagi keikutsertaan perusahaan dalam pameran dagang selanjutnya. Rincian anggaran akhir - setelah dilengkapi dengan pengeluaran yang sebenarnya akan menjadi dasar keputusan apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan hasil yang diperoleh dalam pameran. Pertanyaan mengenai apakah membelanjakan uang tersebut melalui langkah-langkah pemasaran yang lain dibandingkan dengan keikutsertaan dalam pameran, mungkin dapat dipertimbangkan kembali dan mungkin mengakibatkan adanya perubahan dalam bauran pemasaran mengenai keikutsertaan dalam pameran selanjutnya atau mengembangkan langkah-langkah pemasaran yang lain demi mencapai target yang diharapkan.
Kerangka Anggaran
Penyusunan kerangka anggaran merupakan penerapan lembar kerja yang sangat ideal pada komputer pribadi terutama jika ditempatkan dalam laptop yang akan selalu tersedia selama pameran berlangsung. Hal ini memudahkan penjaga stan yang bertanggung jawab dalam sumber keuangan untuk memperbaharui program tersebut setiap hari dengan cara menambah baris pengeluaran yang belum dianggarkan. Selain itu, kerangka ini juga berfungsi sebagai alat yang ideal untuk mengendalikan keseluruhan biaya yang dikeluarkan selama pameran. Lembar kerja tersebut dapat dirancang seperti dibawah ini :
92
A 1 2 3 4 5 Keterangan
C Jumlah
Anggaran
Sebenarnya
Perbedaan
Tiap item yang dianggarkan perlu dicatat dalam kolom A pada lembar kerja, sedangkan jumlah anggaran dimasukkan dalam kolom B. Untuk menentukan item apa saja yang perlu dianggarkan, lihat pada pembahasan mengenai Biaya yang diakibatkan oleh keikutsertaan dalam bab Ikut serta atau tidak? serta bagian Penyusunan Anggaran kegiatan dalam bab Perencanaan Awal. Pengeluaran yang sebenarnya dari setiap keadaan telah dimasukkan sebelumnya selama dan setelah pameran berlangsung hingga seluruh biaya yang berhubungan dengan keikutsertaan pameran sudah dicatat. Semakin terperinci penyusunan kerangka anggaran, semakin baik kemungkinan untuk mengadakan suatu analisa yang benar-benar meyakinkan tentang pengeluaran keseluruhan setelah
berlangsungnya pameran.
Cara Mengoptimalkan Pembelanjaan Sumber Dana

Keikutsertaan dalam suatu pameran selalu menimbulkan biaya yang tinggi terutama diluar negeri dimana terdapat biaya seperti biaya pengangkutan/forwarding, barangbarang pameran serta biaya perjalanan dan akomodasi bagi penjaga stan. Akan tetapi, pengeluaran keseluruhan keuangan dibatasi oleh beberapa aturan.
Kemungkinan lain untuk mengoptimalkan biaya adalah dengan membandingkan kemungkinan kerjasama dengan pihak ketiga untuk ikut serta dalam pameran sehingga mampu menurunkan biaya konstruksi, perawatan dan operasi stan, biaya infrastruktur serta ongkos jasa eksternal : Merencanakan semua langkah yang diambil dan seluruh kegiatan dengan baik sejak awal untuk menghindari pengeluaran dan biaya tambahan akibat keterlambatan registrasi atau biaya pengiriman kilat
93
Merencanakan semua jasa yang dibutuhkan dari pihak ketiga dengan baik sejak awal sehingga dapat memperoleh tawaran yang menguntungkan dari berbagai penyedia jasa, memiliki kesempatan untuk membandingkan dan memilih selama penyedia jasa tersebut memiliki cukup kemampuan. Mengatur akomodasi hotel untuk basis jangka panjang sehingga kesempatan untuk mendapatkan kamar dengan biaya rendah lebih besar daripada melalui pemberitahuan singkat Merundingkan tarif persewaan kamar serta biaya pesawat yang diturunkan (Biasanya hal ini diurus oleh agen perjalanan) Mengatur pengiriman seluruh barang-barang display dan pameran dengan baik sejak awal sehingga memudahkan perusahaan ekspedisi muatan untuk menggunakan sarana atau transportasi dengan biaya yang lebih murah (misalnya pengangkutan melalui kapal laut daripada dengan pesawat udara, pengiriman biasa daripada menggunakan jasa kurir) Dimanapun kemampuan dan keahlian untuk berbagai kegiatan tersedia, manfaatkan sumber daya internal karena biayanya lebih rendah dibandingkan dengan jasa yang disediakan oleh pihak eksternal perusahaan Memeriksa adanya kemungkinan untuk berpartisipasi dalam pameran bersama dengan pihak ketiga (misal merencanakan stan gabungan atau acara gabungan dengan supplier tambahan untuk segmen pasar yang sama, ikut serta dalam kegiatan stan gabungan yang ditawarkan oleh asosiasi industri, kamar degang atau agen promosi perdagangan seperti OSEC) Memanfaatkan stan dan komponen display untuk berbagai keperluan dalam beberapa acara/kesempatan Mengurangi/menurunkan ambisi dan konsep Anda hingga level yang dibutuhkan untuk mencapai target dan tujuan Anda.
94
MENJADWALKAN
PARTISIPASI
PERSIAPAN
DAN
PELAKSANAAN
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perencanaan dan penjadwalan seluruh kegiatan sejak awal merupakan salah satu faktor yang menentukan suksesnya suatu keikutsertaan dalam pameran. Daftar berikut ini merupakan contoh beberapa langkah/tindakan yang perlu diambil. Langkah-langkah tersebut perlu dirumuskan dengan jelas.
Sangat Penting: Makin awal jadwal ditetapkan, makin kecil permaslahan yang akan timbul sehingga biaya dioptimalkan melalui cara yang lebih efisien. Untuk setiap kegiatan perlu ditetapkan tentang: Siapa yang bertanggung jawab? Siapa yang akan memberikan dukungan? Kapan kegiatan tersebut dilaksanakan (tanggal serta waktunya)?
Daftar dibawah ini memperlihatkan gagasan mengenai seluruh kegiatan yang dijadwalkan serta orang yang perlu dievaluasi: Kegiatan yang direncanakan dan dijadwalkan Perencanaan - Evaluasi tim kegiatan - Perumusan target dan tujuan - Penyusunan konsep awal - Penyusunan konsep akhir - Program acara pameran - Tipe dan desain stan - Konsep komunikasi dalam pameran - SDM, persiapan dan latihan - Prosedur follow up - Analisis hasil dan pengendalian Pedoman penjaga stan Konstruksi Stan - Memberi pengarahan singkat kepada perusahaan pembangunan stan - Pengawasan konstruksi stan - Pengawasan pembongkaran stan Ekspedisi - Mengatur pengangkutan bahanbahan pameran menuju dan dari pameran
95
Waktu yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara pameran - Registrasi - Pembayaran booth space - Pemesanan prasarana teknis - Pengumpulan informasi tentang perusahaan yang akan diterbitkan di katalog resmi - Pemesanan ruang penyimpanan selama pameran berlangsung - Pemesanan transportasi tambahan di lokasi pameran seperti forklift atau kereta dorong. - Pemesanan lencana pintu/badge masuk stan perusahaan - Pemesanan VIP Invitation - Pemesanan ruang khusus parkir Penjaga Stan - Evaluasi yang dilakukan terhadap penjaga stan baik dari internal maupun eksternal perusahaan - Latihan dan persiapan penjaga - Pengaturan biaya perjalanan dan akomodasi
- Mengatur semua dokumen bea masuk dan keluar yang sesuai - Mengkoordinasikan logistik dengan perusahaan ekspedisi muatan Asuransi - Pengangkutan dan bahan-bahan pameran serta barang yang dipamerkan - Penjaga stan (Pelayanan kesehatan, kecelakaan) - Kewajiban perusahaan peserta pameran Pembelian - Barang-barang katering, makanan dan minuman - Administrasi Stan - Bahan-bahan cetak - Sarana dan prasarana penunjang, hadiah dan kado souvenir - Pakaian (seragam)
Daftar tersebut hanya suatu contoh dan perlu dilengkapi tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan peserta pameran
96
Daftar Pemantauan : Transportasi, Perjalanan dan Akomodasi

Transport
Apakah Anda sudah mengetahui batas waktu yang ditetapkan oleh pihak
penyelenggara terkait dengan penerimaan barang yang dikirim melalui ekspedisi?
Sudahkah Anda mengetahui persyaratan ekspedisi dan menyiapkan dokumen

yang dibutuhkan?
Sudahkah Anda menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan untuk mencegah

terjadinya masalah dan penundaan pengangkutan, bea cukai dan pengiriman bahan-bahan pameran (tanyakan pada perusahaan ekpedisi muatan Anda)?
Sudahkan Anda bepikir untuk membuat salinan seluruh dokumen yang Anda
pegang sendiri jika dokumen-dokumen asli nantinya hilang?
Sudahkah Anda menanyakan kepada pihak penyelenggara apakah pengirim

muatan boleh memasuki lokasi pameran atau pengirim tersebut perlu memindahkan barang-barang itu ke perusahaan ekspedisi muatan setempat yang ditunjuk untuk menjamin tibanya barang di lokasi pameran tepat waktu?
Sudahkah Anda memeriksa apakah ada barang-barang Anda yang dilarang di

negara setempat atau perlu diperiksa sesuai dengan peraturan impor khusus dan prosedur bea cukai setempat?
Perjalanan dan Akomodasi
Apakah semua penjaga stan memiliki dokumen-dokumen resmi (seperti pasport,

visa, atau tiket pulang) sesuai dengan peraturan imigrasi di negara tujuan?
Apakah tiket pesawat dan kereta yang sudah diatur tersedia? Apakah tiket
tersebut sudah dikonfirmasi?
Sudahkah Anda memeriksa apakah semua penjaga stan memenuhi peraturan

kesehatan dan karantina (misal vaksinasi)?
97
Sudahkah Anda menyebarkan daftar telepon pada seluruh penjaga stan untuk
mengantisipasi jika salah satu dari mereka tersesat (panduan untuk penjaga stan)?
Sudahakah Anda meminta semua penjaga stan untuk membawa salinan pasport,
tiket serta bukti pembayaran tiket peswat bersama mereka?
Sudahkan Anda mengkonfirmasi reservasi hotel? Apakah semua petugas tahu

jalan menuju hotel dan kapan mereka perlu tiba di hotel tersebut?
98
ORGANISASI (SUSUNAN) STAN

Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan Tampil Dengan Baik Dalam Pameran: Aturan Dasar
MELATIH PENJAGA (PETUGAS) STAN

Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian

Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung Daftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengeavaluasi Potensi Pengunjung Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram Aturan Dasar dalam Menyambut Pengunjung Memastikan Tindak Lanjut (Follow Up) yang Tepat: Laporan Kunjungan Format Kontak Pameran
99
ORGANISASI STAN
Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga Stan
Dalam buku pedoman bagi penjaga stan, seluruh fungsi, kewajiban, tugas, serta kompetensi dari penjaga stan perlu dirumuskan dengan jelas selama mereka merupakan penjaga dalam perusahaan. Penjaga stan dari luar perusahaan sangat perlu diberikan pengarahan. Jika mereka tidak bisa hadir dalam rapat persiapan, maka mereka perlu
mengumpulkan informasi sebanyak mungkin sehingga mereka mengetahui tanggung jawab mereka seperti yang diharapkan oleh perusahaan terkait dengan kemampuan dan keahlian penga stan tersebut. Di halaman berikutnya terdapat contoh daftar tugas dan kewajiban penerima tamu pameran. Bagi para penyedia jasa yang lain, perlu dikeluarkan daftar yang serupa yang terpusat pada tugas dan kewajiban mereka (misalnya tugas seorang
penterjemah: diperlukan level instruksi dalam berbagai bahasa, bahasa apa, tugas-tugas seperti mencatat memo diskusi, menterjemahkan diskusi umum, penginterpretasian diskusi yang sangat canggih menuntut keterampilan khusus, baik tulis ataupun juga lisan). Makin baik pengarahan awal diberikan kepada penjaga stan dari luar perusahaan, makin mudah bagi mereka untuk menyiapkan diri mereka untuk pameran serta makin cepat bergabung dengan penjaga stan yang lain (penjaga perusahaan sendiri).
100
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN: ATURAN DASAR

Untuk memastikan kinerja stan yang efisien serta tim kerja yang sempurna, para penjaga stan perlu mematuhi beberapa aturan umum. Bukan hanya peraturan mengenai kebiasaan, penampilan serta tingkah laku, akan tetapi juga beberapa petunjuk khusus dalam memelihara kebugaran jasmani dan rohani mereka. Penjaga stan tidak boleh menampilkan ekspresi seperti yang diilustrasikan dibawah ini kepada pengunjung:
101
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Tidak Boleh Merokok di dalam Stan
Saat berada dalam Stan, penjaga stan menahan diri untuk tidak merokok. Mereka boleh merokok, tapi di waktu istirahat, di tempat-tempat tertutup atau keluar dari stan. Setelah mereka dan kembali ke stan, mereka perlu menyegarkan nafas mereka sehingga tidak tercium bau rokok. Dalam beberapa pameran, merokok diperbolehkan, tetapi hanya di tempat-tempat tertentu.
Tidak Boleh Meminum Minuman Beralkohol

Selama jam buka Stan, penjaga stan setidak-tidaknya perlu menghindari minum minuman beralkohol. hal ini dikarenakan alkohol menyebabkan menurunnya
konsentrasi dan membuat orang cepat merasa lelah. Selain itu, nafas orang yang meminum minuman beralkohol sangat tidak diharapkan oleh pengunjung yang datang ke stan.
Pakaian
Pakaian yang sesuai tidak hanya merupakan cerminan dari penampilan sikap penjaga stan, akan tetapi juga merupakan cerminan dari keseluruhan kesan yang dimunculkan oleh stan. Pemilihan sepatu yang pas juga sangat penting karena waktu pameran cenderung lama, selain itu bahan untuk lantai pameran biasanya tidak nyaman. Sepatu yang dipilih perlu nyaman dipakai. Pemakaian sepatu berhak tinggi tidak menjamin kenyamanan yang dirasakan. Biasanya pakaian yang dikenakan perlu sesuai dengan tugas dari masing-masing penjaga. Berpakaian secara berlebihan serta penggunaan pakaian yang terlihat provokatif bisa memberikan kesan yang negatif.
102
Pemakaian
Dresscode
Sebaiknya
Disesuaikan
Dengan Adat Dan Budaya Setempat Untuk memudahkan pengunjung dalam mengenali
penjaga stan, semua penjaga stan perlu memakai tAnda pengenal yang mencantumkan logo perusahaan, nama serta tugas masing-masing. Kelengkapan seragam
seperti dasi, syal serta jas perusahaan sangat dianjurkan untuk dipakai.
Penampilan
Penjaga stan tidak boleh hanya duduk-duduk santai dalam stan sambil menunggu dipanggil oleh pengunjung yang melintas. Mereka hanya boleh duduk saat berlangsung diskusi dengan pengunjung atau pada saat melakukan demonstrasi produk. Sekelompok penjaga yang duduk dan hanya mengobrol akan memberikan kesan tidak baik pada pengunjung. Penjaga yang tidak terlibat diskusi dengan pengunjung sebaiknya berdiri di dekat pintu masuk stan sehingga terlihat oleh pengunjung yang ingin bertanya. Sebaiknya mereka meletakkan tangan di belakang atau di depan mereka, dan tidak meletakkan dalam saku/kantong celana. Sepatutnya penjaga perlu memberikan penampilan yang sesuai dengan gaya agar menimbulkan penampilan yang berbeda.
Makan Saat jam makan siang tiba, sangat dianjurkan bagi penjaga meninggalkan stan sehingga mereka memiliki waktu sekitar satu jam untuk beristirahat dan menikmati makan siang mereka. Penjaga dengan piring yang hampir penuh makanan atau terlihat sedang menggigit kaki ayam di dalam stan bukanlah pemandangan yang menarik bagi pengunjung. Jika ingin makan siang dalam stan, maka perlu disediakan tempat khusus seperti dalam tempat yang dipakai khusus untuk menyimpan prasarana. Semua penjaga perlu menghindari makan siang di stan utama karena pengunjung bisa melihat keadaan seperti itu.
103
MELATIH PENJAGA STAN

Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan
Pameran cenderung terasa berat, Saat berada dalam stan, penjaga stan perlu memiliki konsentrasi dan perhatian yang tinggi serta perlu selalu hadir dalam stan. Selain itu, suasana stan pada umumnya kering dan berdebu, ramai dan dengan ventilasi yang kurang. Memberikan waktu istirahat yang cukup pada penjaga sangatlah penting untuk menjaga mereka agar selalu termotivasi serta untuk menghindari stress dan kegelisahan yang dirasakan. Selama waktu istirahat, semua penjaga sebaiknya meninggalkan stan dan keluar ruangan pameran sebentar untuk menghirup udara segar, duduk dan istirahat. Istirahat singkat selama 5 atau 10 menit setiap jam sebagaimana jam makan siang selama satu jam sebaiknya direncanakan. Hal ini sangat penting untuk menjaga kendali kehadiran secara tegas, memastikan bahwa tidak semua penjaga makan siang atau istirahat pada waktu yang bersamaan. Makna dari waktu istirahat adalah memberikan waktu kepada penjaga untuk menyegarkan diri kembali, bersantai dan beristirahat-perlu di ingat bahwa jam istirahat bukanlah waktu pengganti bagi penjaga untuk meminum minuman beralkohol dalam stan.
Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara Harian

Keikutsertaan dalam pameran yang dikatakan berhasil adalah stan yang selalu dikunjungi oleh pengunjung. Akibatnya adalah kurangnya waktu bagi penjaga untuk bertukar informasi, saling memberikan petunjuk dan kritikan. Setiap orang dalam tim sibuk melayani pengunjung seharian penuh. Mereka tidak hanya mendapatkan informasi dan pengalaman-pengalaman penting, namun juga kekecewaan/frustasi. Mereka tidak memiliki waktu dan kesempatan untuk membagi semua itu dengan rekan mereka dalam satu tim.
104
Untuk mengganti hal ini dan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang telah didapatkan serta untuk meningkatkan kerjasama dan kinerja tim, maka perlu diadakan pertemuan dalam keadaan netral untuk melanjutkan hari tersebut bersama-sama. Pertemuan ini biasa dinamakan sesi tanya jawab harian. Pertemuan ini sebaiknya diselenggarakan setiap sore setelah meninggalkan stan, kembali ke hotel, mandi dan memulihkan diri. Semua penjaga stan memerlukan waktu untuk beristirahat sebentar, menyegarkan pikiran dan perasaan mereka serta mempersiapkan diri untuk sesi wawancara/tanya jawab. Agenda Acara dalam Sesi Tanya Jawab Khusus
Tinjauan ulang hari ini

Setiap penjaga memberikan laporan singkat mengenai topik hari ini: beberapa kontak yang menarik, pertemuan dan kesimpulan
Kritikan dan Pujian

Setiap penjaga memberikan kritikan dan pujiannya: Apa yang sudah dilakukan dengan baik hari ini? Apa yang perlu dilakukan lebih baik besok? Kerjasama tim Susunan Stan KehAndalan (reliabilitas) penjaga (misal ketidakhadiran yang dijadwalkan, istirahat dan sebagainya)
Kesimpulan
Berdasarkan informasi yang diperoleh, ketua/pimpinan penjaga menarik
kesimpulan hari ini. Seluruh penjaga menyetujui langkah/tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang lebih baik pada hari berikutnya.
Rencana (Preview) untuk esok hari

Setiap anggota penjaga mengumumkan jadwal rapat dan ketidakhadiran anggota lain dalam stan untuk esok hari.
105
Semua penjaga perlu untuk terlibat aktif untuk memastikan kesesuaian pemahaman mengenai kemungkinan perubahan yang akan dilaksanakan serta untuk menjaga motivasi seluruh tim. Pada pagi hari sekitar 5 menit sebelum dibukanya pameran, semua penjaga perlu hadir di stan untuk sesi briefing/ pengarahan. Saat sesi pengarahan berlangsung, kesimpulan dari hasil tanya jawab (debriefing) pada sore hari sebelumnya perlu diringkas untuk memastikan pelaksanaan terhadap beberapa perbaikan/kemajuan yang telah disapakati. Selain itu, Jadwal rapat serta ketidakhadiran beberapa penjaga perlu dipastikan untuk memastikan pergantian penjaga dan waktu istirahat.

Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama
Saat berdiri di dekat pintu masuk stan, penjaga perlu bersikap siaga. Mereka diharapkan tidak hanya memandangi pengunjung yang melintas, akan tetapi mengawali pembicaraan dengan cara sebagai berikut : Lihat ke dalam mata pengunjung Berikan senyuman ramah Sambut pengunjung dan tanyakan kesan umumnya Libatkan pengunjung dalam
perbincangan kecil, temukan minatnya Undang pengunjung ke dalam stan
Dengan mengikuti aturan ini, penjaga mampu menarik perhatian pengunjung. Kita dapat mengetahui dengan mudah sekali untuk menemukan apakah pengunjung yang datang tertarik dengan barang dan jasa yang dipamerkan di stan dengan mengajukan beberapa pertanyaan. Lebih baik kehilangan sedikit waktu untuk suatu pembicaraan kecil daripada kehilangan konsumen yang potensial karena kurangnya perhatian.
106
Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan Pengunjung

Saat kontak pertama tercipta, hal penting yang perlu dilakukan adalah mengembangkan dialog. Memulai dialog berarti mendorong penmgunjung untuk membicarakan kesannya, kebutuhannya, harapan dan keperluannya. Dibawah ini terdapat beberapa aturan dalam memulai percakapan: Yang Perlu Dilakukan oleh Penjaga Buatlah pengunjung merasa nyaman dan tenang. Tunjukkan minat Anda untuk belajar darinya tentang kesannya mengenai pameran, maksud kedatangannya dalam pameran, target dan tujuannya, serta kebutuhan dan keperluannya datang ke pameran. Temukan informasi sebanyak mungkin mengenai perusahaan pengunjung. Bersikaplah tenang, ramah dan menyenangkan. Berikan perhatian khusus Anda dan dengarkan dia karena mungkin pengunjung tersebut bisa menjadi sumber informasi yang bagus meskipun bukan pelanggan yang potensial Yang Perlu Dihindari oleh Penjaga Jangan memaksa pengunjung mendengarkan presentasi produk, jasa dan kegunaannya dimana pengunjung tidak tertarik Jangan menjelaskan hal yang sudah diketahui oleh pengunjung, melainkan biarkan pengunjung menceritakan kebutuhan dan keperluannya pada Anda Jangan mencoba untuk meyakinkan pengunjung mengenai kelebihan yang ditawarkan produk dan jasa Anda dengan mendebatnya dengan beberapa argumen diluar minat/ketertarikannya.
107
Daftar Pemantauan : Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung

Untuk memastikan tindak lanjut (Follow up) yang tepat setelah pameran berakhir, sangat penting untuk mengetahui kebutuhan pengunjung tersebut serta memahami potensinya terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Untuk memudahkan pengelompokan pengunjung sesuai dengan arti pentingnya mereka bagi bisnis di masa mendatang serta keutamaan mereka dalam proses tindak lanjut, hal-hal berikut ini perlu dibahas selama berlangsungnya dialog dalam stan:
Apa aktivitas bisnis pengunjung? Apakah dia seorang pengusaha, Agen

distributor atau yang lain? Hal ini penting untuk mengingat pengunjung yang membeli produk kita merupakan kontak yang perlu diutamakan setelah pameran berakhir)
Apa metode, proses produksi dan jalur distribusi yang digunakan oleh
pengunjung? (Apakah produk kita cocok untuk dipakai dengan perlengkapan pengunjung? Apakah pengunjung memiliki akses terhadap pasar yang akan kita dekati?)
Apakah perusahaan pengunjung memiliki keterampilan teknologi, sumber

daya manusia dan sumber daya infrastruktur yang tepat untuk memastikan kepuasanya terhadap pemakaian produk kita? (Anda tidak sedang mencari pertanggungjawaban dan jaminan dimasa mendatang, mengatakan tidak adalah lebih baik daripada mengatakan ya)
Apa produk kompetitif yang saat ini digunakan oleh perusahaan

pengunjung? harganya? Berapa jumlahnya? Darimana asalnya dan berapa
Apa
aktivitas
perusahaan
pengunjung
dalam
penelitian
dan
pengembangan? Apakah perusahaan tersebut inovatif atau hanya mengikuti pasar? Adakah kemungkinan untuk melakukan pendekatan kerjasama seperti kegiatan pengembangan gabungan?
108
Apakah saat ini perusahaan pengunjung sedang mengevaluasi produk

alternatif atau hanya mengumpulkan informasi akan beberapa pilihan untuk menekan supplier/penyalurnya saat ini? (Sangatlah tidak berguna jika merusak persaingan tersebut kecuali jika Anda mendapatkan bisnis tersebut. Memberikan argumen tentang harga atau janji pencapaian hasil dibandingkan dengan pesaing kita akan memberikan dampak negatif pada kualitas pasar tanpa adanya usaha/bisnis baru. Hal ini hanya akan menimbulkan reaksi bermusuhan dan bertahan dari para pesaing kita.)
Apakah pengunjung bermaksud membeli sejumlah produk kita dalam

rentang waktu yang ditetapkan? (Berapa banyak? Berapa jumlah unit tiap persediaan? Dalam keadaan/kondisi apa?)
Setelah diskusi berakhir, apakah pengunjung mengundang peserta untuk

melakukan kunjungan pribadi di pabriknya atau bermaksud mengunjungi pabrik peserta pameran? (Diundang ke pabrik pengunjung atau mendapatkan tawaran pengunjung untuk datang di pabrik peserta merupakan isyarat yang jelas akan adanya minat/ketertarikan yang serius.)
Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram

Suatu tantangan yang nyata bagaimana cara membuat pengunjung merasa nyaman. Apakah poin penting yang perlu diingat saat pengunjung datang ke stan, baik atas inisiatifnya sendiri ataupun melalui kontak yang diawali oleh penjaga stan? Dalam menanggulangi hal ini, perlu diingat apa yang dirasakan oleh pengunjung saat berada disuatu pameran :
Saat pengunjung melintasi stan, dia mungkin capek dan terjejali dengan
informasi dan dibingungkan dengan semua pengaruh luar.
Meskipun telah mempersiapkan diri dengan baik, pengunjung mungkin

tidak mencapai tujuan kedatangannya dalam pameran dan bahkan merasa frustasi/tertekan.
109
Saat berjalan keliling pameran, pengunjung telah dihadapkan pada

keramaian, debu serta AC yang jelek sehingga ketahanan fisiknya menurun Dengan memberikan senyuman dan sambutan yang ramah, pengunjung menjadi tertarik. Memulai percakapan dalam stan yang standar memang lebih sulit daripada dalam stan ynag berukuran lebih besar dengan ruang terpisah untuk tempat diskusi personal. Namun demikian, beberapa hal berikut ini dapat digunakan sebagai acuan :
Pendekatan perlu dilakukan dengan ramah dan serius-jangan bersikap

dingin dan sombong
Pengunjung perlu mendapatkan kesan diterima Pengunjung perlu diberikan kesempatan untuk beristirahat sebelum
diskusi dimulai-tanyakan beberapa pertanyaan umum terkait dengan keseluruhan kesan pengunjung terhadap pameran, tentang apa yang sudah didapatkan sejauh ini
Tawarkan kesempatan untuk melupakan lingkungan yang tegang dan

membuat tertekan/stress. Persilakan dia duduk dan tawarkan makanan dan minuman seperti makanan dan minuman ringan, biskuit dan sebagainya)
Tawarkan keleluasaan pribadi tidak semua pengunjung suka

dlihat/diperhatikan oleh pengunjung lain
Pastikan bahwa stan kita bersih dari asbak yang penuh puntung rokok,
gelas dan cangkir yang sudah terpakai dan sebagainya Sesekali bersikaplah seperti seorang pengunjung, melangkah keluar stan untuk melihat stan dari sudut pandang pengunjung. hal ini memudahkan Anda dalam meningkatkan kesan selama pameran berlangsung.
110
TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Aturan Dasar dalam Menjamu Pengunjung Bersikaplah Selektif
Stan Anda bukanlah sebuah restoran atau bar untuk semua orang. Oleh karena itu, penyambutan perlu dibatasi pada pengunjung yang menunjukkan minat serius terhadap
perusahaan dapat difokuskan
Jangan Memaksa Pengunjung Untuk Mabuk

Saat menawarkan makanan atau minuman, tanyakan pada pengunjung makanan atau minuman apa yang dia inginkan dan beritahukan sebelumnya kalau tidak tersedia minuman beralkohol. Saat pengunjung meminta minuman beralkohol, jangan biarkan dia minum terlalu banyak karena Anda tidak tahu berapa banyak yang diperoleh dari stan yang lain.
Aturlah Keleluasaan Pribadi

Meja untuk diskusi personal jangan diletakkan saling berdekatan. Hindarilah situasi dimana pengunjung duduk saling berdekatan dan dapat mendengarkan pembicaraan pengunjung lain.
Tunjukkan Stan yang Bersih

Pastikan bahwa meja dibersihkan setelah berdiskusi
Pilihlah Makanan Ringan dengan Cermat

Tempatkan sejumlah makanan ringan di atas meja yang akan dikonsumsi dalam beberapa menit. Daging atau ikan kering serta buah yang dikeringkan tidak akan terlihat mengundang selera jika tidak ada kulkas, dianjurkan untuk hanya menyediakan makanan kering seperti biskuit atau kripik.
111
Hormati Budaya dan Aturan di Daerah setempat

Perlu diingat bahwa makanan dan minuman yang ditawarkan pada pengunjung perlu sesuai dengan kondisi budaya setempat. Misalkan dianjurkan untuk menghindari daging babi dan minuman beralkohol dilarang dan diperbolehkan. tidak
112
Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kontak Pameran

Tidak lanjut yang tepat terhadap kontak hanya terlaksana jika rincian kesepakatan dengan pengunjung didokumentasikan dengan jelas. Penting sekali menyusun suatu laporan singkat dari setiap diskusi yang diselenggarakan selama atau segera setelah pembicaraan dengan pengunjung berlangsung untuk memastikan tidak ada hal yang terlupakan. Format Laporan Keuangan mencakup informasi berikut ini:
Nama dan alamat pengunjung Aktivitas bisnis dari perusahaan pengunjung serta informasi dari
perusahaan lain.
Nama dan jabatan pengunjung dalam perusahaannya. Hal-hal yang didiskusikan (minat khusus pengunjung, permintaan dan
kebutuhankebutuhannya)
Level tindak lanjut dan kategori pengunjung (A=sangat Penting, B=Biasa,

C=Kurang Penting)
Langkah-langkah yang diambil (Pengiriman dokumentasi produk atau

katalog, Penawaran yang terkumpul, Sampel yang disusun, dsb)
Nama penjaga stan yang terlibat dalam diskusi dengan pengunjung.

Guna memastikan pencatatan kunjungan secara sistematis, diperlukan pembuatan suatu format sehingga mengingatkan penjaga tentang hal-hal yang perlu dipelajari dari pengunjung. Format standar kontak pameran tersedia di toko alat-alat tulis, disediakan oleh pihak penyelenggara pameran atau dapat dirancang sesuai kebutuhan peserta. Sebagai contoh layout format kontak pameran, di halaman berikutnya terdapat format standar milik OSEC.
113
114
Format Kontak Pameran
115
Melengkapi Format Kontak Pameran Makin lengkap informasi dalam diskusi yang berlangsung, makin mudah tindak lanjut yang dilakukan. Contoh format kontak pameran yang terdapat di halaman sebelumnya terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut: 1. Nama Pameran 2. Tanggal Kunjungan ke stan 3. Nama penjaga yang terlibat diskusi dengan pengunjung 4. Keterangan apakah pengunjung mewakili rekan bisnis kita yang sudah ada atau merupakan rekan bisnis baru. 5. Tempat untuk menempelkan kartu bisnis pengunjung 6. Klasifikasi arti pentingnya pengunjung dan prioritas tindak lanjut yang perlu diberikan 7. Keterangan bidang usaha pengunjung 8. Alamat lengkap, nama dan jabatan pengunjung jika tidak tercantum dalam kartu bisnis 9. Tempat untuk mencatat hal-hal yng dibicarakan 10. Tempat untuk mencatat langkah/tindakan yang perlu diambil,
acara/kegiatan yang disepakati serta tindak lanjut.
116
PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASAR
Mempelajari Kecenderungan Persaingan dan Pasar Mengambil Keuntungan dari Kontak Tambahan Daftar Pemantauan: Riset Pasar Selama Pameran
117
PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASAR

Keikutsertaan dalam pameran tidak hanya menyangkut cara menyajikan produk dan jasa pada masyarakat namun juga memberikan kesempatan yang sangat bagus untuk mengumpulkan informasi tentang pasar setempat, tren di wilayah pasar sasaran dan pesaing usaha. Saat menikmati istirahat singkat, anggota penjaga stan dapat melihat-lihat di sekeliling pameran, berbicara dengan peserta pameran yang lain dan mempelajari situasi pasar. Untuk memastikan riset pasar yang efisien dan konklusif dalam suatu pameran, subyek ketertarikan perusahaan perlu ditetapkan. Untuk setiap subyek perlu ditangani oleh satu orang penjaga sehingga bisa konsentrasi terhadap subyek tersebut.
MEMPELAJARI TREND PASAR

Daftar berikut ini memberikan gagasan mengenai informasi yang dikumpulkan selama pameran: Perkembangan teknologi Bagaimana keadaan industri dalam pasar tersebut? Kompetensi pesaing Bagaimana para pesaing kita menyajikan perusahaannya, produk dan jasa mereka? Apa yang mereka tunjukkan? Pelanggan yang potensial dan pelanggan Apa kecenderungan yang mereka ikuti? Apa tujuan dan kegiatan mereka dimasa mendatang? Perusahaan peserta pameran yang lain Bisakah kita menemukan gagasan mengenai penyajian produk, layout literatur penjualan,
komunikasi dan desain stan sebagai inspirasi presentasi dalam pameran dimasa depan?
118
MENGAMBIL KEUNTUNGAN DARI KONTAK TAMBAHAN

Berbicara kepada peserta pameran lain yang juga menjadi suplier/ penyedia dalam pasar sasaran yang sama, tapi tidak melalui kompetisi langsung akan sangat menguntungkan karena meraka bisa memberikan informasi seperti: Arti penting dan potensi dari pelanggan Persaingan (Kompetensi) Realibilitas Pelanggan tertentu Kondisi dan Kecendrungan Umum Pasar Informasi yang diperoleh dapat dipercaya karena ketertarikan/ minat perusahaan tidak terpengaruh saat berbicara dengan perusahaan lain tanpa adanya aktivitas persaingan.
119
Daftar Pemantauan :Riset Pasar Selama Pameran

Informasi yang perlu diperoleh saat berbicara dengan pengunjung, peserta pameran lain atau bahkan pesaing-pesaing kita dalam pameran sebagai berikut :
Informasi yang berhubungan dengan pasar.

Ukuran dan potensi pasar Susunan pasar dan struktur penawaran Perundang-undangan dan peraturan setempat Peraturan impor (regulasi)
Konsumen atau informasi yang berhubungan dengan konsumen.

Siapa kunci potensial yang bertanggungjawab dalam pasar lokal tersebut? Apa aktivitas utama bisnis mereka? Apa asosiasi industri yang tersedia untuk segmen sasaran tersebut? Apakah keanggotaan suplier dalam asosiasi berguna? Bagaimana keadaan industri tersebut? Apa teknologi utama yang di gunakan? Bagaimana bisnis dan pelanggan potensial berkembang? Apa metode pendekatan yang digunakan untuk mendekati pelanggan dalam pasar tersebut? Apakah satu pelanggan potensial terkait dengan pelanggan potensial atau pelanggan eksis yang lain? Apakah disana terdapat perusahaan gabungan dan sinergi yang potensial?
Informasi yang berhubungan dengan kompetisi

Siapa pesaing dalam pasar tersebut? Apa kekuatan dan kelemahan mereka? Bagaimana mereka mempresentasikan perusahaan serta produk dan jasa mereka? Apa kegiatan mereka dalam penelitian dan pengembangan saat ini? Apakah beberapa pesaing berkaitan dengan pelanggan yang potensial dan eksis?
120
Apakah perusahaan pesaing menawarkan produk langsung kepada konsumen akhir atau melalui distributor?
Apa kelebihan dan kekurangan produk yang ditawarkan oleh pesaing dibandingkan dengan produk dan jasa perusahaan kita baik terkait dengan harga, ketersediaan, kualitas dan tampilannya?
Informasi yang berhubungan dengan distribusi

Apakah sistem/ susunan distribusi yang digunakan pasar setempat? Siapa saja distributornya? Apakah penggunaan distributor lokal memberikan keuntungan? Distributor mana yang terkait dengan suatu pesaing?
Informasi yang berhubungan dengan produk

Apakah produk peserta dapat memenuhi kebutuhan konsumen? Perlukah adanya penyesuaian (adaptasi) produk (seperti desain dan tampilan)? Apakah produk peserta terlihat menarik dalam pasar tersebut? Apakah produk peserta sesuai dengan kondisi industri saat ini?
Informasi yang berhubungan dengan pemasaran

Media mana yang akan digunakan sebagai penghubung dengan
masyarakat serta media pemasangan iklan untuk mencapai target sasaran? Siapa pemimpin kebijakan setempat?
121
MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUT MENJAGA AGAR TETAP INGAT

Sampel surat-surat penting Memperkuat hubungan/kontak. Tetap berhubungan rutin Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjut yang tepat
122
MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUT

Memasukkan dan merundingkan kontrak dalam pameran sangat jaranG terjadi. Pengunjung cenderung datang dipameran untuk mendapatkan kesan dari
perkembangan perkembangan terbaru, untuk bertemu atau menjumpai rekan bisnis yang sudah ada serta mengawali kontak dengan rekan bisnis baru yang potensial. Setelah mengunjungi pameran, pengunjung cenderung sudah terjejali oleh informasi sehingga mereka mungkin mudah melupakan kontrak baru tersebut. Prosedur untuk mendapat tindaklanjut dengan cepat,tepat dan efisien segera setelah pameran berakhir :
Pameran
Ya
Tidak
Petemuan Bisnis
Ulangi Tindakan
Ya
Tidak
123
Segera Setelah Pameran :

Kelompokkan format laporan kontrak yang sudah dilengkapi berdasarkan prioritasnya (A,B,C). Kirimkan surat kepada pengunjung tentang hal-hal yang sudah disepakati selama berlangsungnya diskusi dalam stan seperti : Surat pengantar Surat penawaran Sampel Bahan informasi tambahan
2 Sampai dengan 3 minggu setelah pengiriman surat :

Hubungi pengunjung melalui telepon, pastikan dia menerima surat yang dikirimkan. Tentukan pendapatnya, coba atur pertemuan atau kesepakatan mengenai pengumpulan tawaran atau langkah yang diambil.
Segera setelah kontak melalui telepon

Atur secepat mungkin pengiriman bahan informasi tambahan yang diinginkan oleh pengunjung seperti : Surat penawaran Sampel Spesifikasi produk
2 Sampai dengan 3 minggu setelah mengirimkan sampel atau informasi

tambahan: Hubungi lagi pengunjung melalui telepon, tanyakan pendapatnya, cobalah atur pertemuan. Lanjutkan prosedur ini hingga pengunjung sepakat bertemu Anda untuk merundingkan kontrak atau hal-hal terbaik dengan kerjasama lebih hangat. Mengingat pentingnya tindaklanjut yang cepat dan efisien, maka perlu disusun berbagai dokumen (pengingat dan penawaran) serta teknik mengajukan pertanyaan yang tepat selama kontak lanjutan melalui telepon:
124
Apa yang perlu dimasukkan dalam surat pengenalan

Referensi/ Acuan yang jelas (dimana kontak tersebut kita dapatkan) Ucapan terima kasih(Untuk waktu dan perhatian pengunjung) Subyek/ hal yang dibicarakan (Apa telah didiskusikan dan Apa tujuannya?) Prosedur lebih lanjut yang telah disepakati (pertemuan, sampel, penawaran serta bahan-bahan informasi tambahan) Makin pribadi pengingat yang dicatat, makin besar dampak positifnya terhadap pengunjung karena diingat dan dihargai serta ada orang yang tertarik dengan/ perhatian padanya.
Apa yang perlu dimasukkan dalam surat penawaran:

Acuan/ referensi yang jelas Ucapan terima kasih Nama produk, tipe dan spesifikasinya yang lengkap dan sesuai. Volume atau jumlah nominal yang dibicarakan sesuai dengan permintaan pengunjung Pengemasan dan jumlah kemasan serta toleransi yang disepakati tentang berat bersih per unit kemasan Harga per unit Waktu pengiriman dan sarana pengangkutannya Syarat-syarat penjualan Syarat-syarat pembayaran Validitas tawaran Syarat dan ketentuan bisnis umum (diketik dibalik lembar penawaran )
Apa pertimbangan yang perlu diambil ketika mengirimkan sampel :

Gunakan bahan kemasan yang baik untuk memastikan tibanya sampel dalam bentuk yang bagus. Lampirkan lembar spesifikasi produk atau panduan konsumen tentang produkproduk yang ada. Dokumen-dokumen yang lengkap tentang transport dan cukai impor (proforma invoice, dokumen impor yang sesuai dengan peraturan negara yang bersangkutan)
125
Referensi atau acuan yang jelas (siapa yang perlu mendapatkan sampel, kapan dan dalam acara apa pengumpulan sampel tersebut disepakati).
Disarankan selama pameran bahwa pengunjung telah menerima company profile, hal ini memudahkan pengunjung dalam mengenali perusahaan saat menerima surat yang dikirimkan peserta.
126
MENJAGA AGAR TETAP INGAT

Contoh Surat Pengantar
Surat dibawah ini merupakan contoh yang dapat dikirimkan pada pengunjung yang sudah menyempatkan diri datang ke stan peserta, Namun perlu tindaklanjut segera sesudahnya yang disepakati dengan pengunjung selama diskusi (perbincangan) dalam pameran :
127
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN Contoh Surat Pengingat :Mengumumkan Suatu Kunjungan
Surat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepada pengunjung yang bersedia bertemu setelah pameran berakhir untuk
menindaklanjuti pembicaraan selama pameran :
128
Contoh surat penawaran berdasarkan permintaan pengunjung selama

pameran berlangsung Surat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepada pengunjung untuk menawarkan produk. Surat penawaran perlu jelas dan konklusif. Semua bagian yang didaftar pada hal.126-127 perlu dimasukkan dalam surat tersebut untuk mennghindari kesalahpahaman mengenai produk, volume, harga serta syarat dan ketentuan-ketentuan :
129
MEMPERKUAT HUBUNGAN/KONTAK. TETAP BERHUBUNGAN

RUTIN
Setiap peserta pameran tidak dapat berharap agar pengunjung mengingat setiap stan yang dikunjunginya selama pameran. Hal inilah yang menjadi alasan mengapa pengisian format kontak pameran yang benar serta tindak lanjut secepat mungkin sangat penting. Bukan hanya untuk diingat, namun juga untuk mengingatkan pengunjung tentang kunjungannya ke stan, apa yang sudah dipresentasikan padanya dan apa yang telah dibicarakan. Guna memastikan hal ini, langkah awal tindaklanjut sangatlah penting. Selain itu peserta pameran perlu membuat dirinya diingat oleh pengunjung Disamping mengikuti aturan tindaklanjut untuk memperoleh perhatian pengunjung setelah pameran berakhir, penggunaan sarana komunikasi juga amat berguna untuk menjaga ketertarikan pengunjung.
Beberapa contoh sarana komunikasi tercantum dibawah ini:
Laporan Berkala Perusahaan

Frekuensi : 3-4 kali setahun, yang berisi: Perkembangan produk, kecenderungan dan kegiatan-kegiatan baru Perusahaan dalam struktur perusahaan Ulasan keikutsertaan perusahaan dalam pameran atau acara-acara lain Laporan tentang penghargaan yang diterima Artikel terkait aplikasi produk perusahaan
Undangan Pribadi
Frekuensi : Selama acara berlangsung Undangan pada road show atau seminar Undangan pada pameran dagang yang lain Undangan pada kegiatan-kegiatan sosial
130
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN Kontak Pribadi melalui Telepon

Frekuensi : Setiap 2 atau 3 bulan Adakah hal-hal yang baru? Kegiatan, kecendrungan dan minat yang baru? Bagaimana kelangsungan bisnisnya/ usahanya selama ini? Perbincangan kecil dan gosip Minat memperbarui kontak pribadi
Langkah langkah tersebut hanya merupakan tambahan saja. Tulang punggung dari aktivitas tindaklanjut tetaplah lingkaran tindak lanjut yang terkait dengan kegiatan, produk dan aplikasinya seperti yang telah dijelaskan. Namun demikian perlu diingat untuk meninggalkan kesan bahwa kita adalah rekan bisnis yang aktif dan bermaksud menjalin hubungan jangka panjang. Oleh karena itu, penting sekali untuk membuat rekan kita merasa bahwa ia dihargai sebagai seorang konsumen yang potensial. manusia, bukan hanya
131
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjut yang tepat
Walaupun di halaman sebelumnya telah dijelaskan prosedur umum serta bagianbagian dari tindaklanjut, beberapa aturan umum perlu diikuti selama melaksanakan tindaklanjut dalam waktu jangka panjang untuk memastikan keberhasilan yang dicapai :
Rencanakan prosedur tindaklanjut dengan baik sejak dini sebagai bagian dari
proses perencanaan pameran.
Tunjuk anggota staf yang bertanggung jawab dalam implementasi proses

tindaklanjut sebelum pameran dibuka.
Pastikan segera memulai proses tindaklanjut setelah pameran berakhir. Catatlah dengan tepat semua langkah tindaklanjut yang diambil oleh pengunjung
untuk menjamin proses pengejaran lebih lanjut.
Setelah setiap langkah tindaklanjut dilaksanakan,jadwalkan langkah selanjutnya

dari lingkaran tindaklanjut dengan cermat. Tentukan tanggung jawab dan tindakan yang akan diambil, oleh siapa, kapan dan dengan cara apa untuk memastikan kelangsungan proses membangun hubungan tersebut?
Jadwalkan tindakan berikutnya yang perlu diambil dengan mempertimbangkan

hal-hal berikut ini :
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh pengunjung untuk memeriksa dan
membandingkan tawaran yang diterima?
- Berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengujian, homologasi serta
pengakuan sampel yang diberikan hingga sampai pada pengunjung?
Jadwalkan semua tindakan yang sesuai dengan kemampuan Anda.Tetap

berikan janji untuk membangun citra sebagai rekan yang terpercaya.
Hindari terciptanya kesan terlalu pemaksa, berikan waktu pada pengunjung

untuk mengembangkan kesimpulanya sendiri.
Bersikaplah sabar terhadap pengunjung,dengarkan komentarnya dan tetaplah

berhubungan.
132
TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN Jika Anda marah, jangan pernah menunjukkannya pada pengunjung, atau
membuat pengunjung merasakannya. Pengunjung tersebut mungkin saja pimpinan atau pengambil kebijakan dari salah satu pelanggan Anda. Pikirkan akibatnya,oleh karena itu bersikaplah tenang dan santai.
Ingatkan diri Anda pada langkah-langkah tambahan yang diambil.
133
MEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPAT

Mengevaluasi Jalur Distribusi Daftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distribusi Yang Tepat
KONTAK LANGSUNG DENGAN PASAR

Menyiapkan Utusan Pembelian Menyiapkan Utusan Penjualan KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONAL Membagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli : (INCOTERMS) Persyaratan Umum Untuk Semua Sarana Transportasi Persyaratan Umum Untuk Pengangkutan Laut Resiko Kredit dan Kontrak Perdagangan Daftar Pemantauan : Isi dari Kontrak Perdagangan
134
MEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPAT

Mengevaluasi Jalur Distribusi
Apakah pasar ekspor perlu langsung dimasuki atau dimasuki melalui agen atau distributor merupakan pertanyaan penting saat mengevaluasi kemungkinan dimulainya aktivitas ekspor.
Penjualan Langsung: Penjual kepada Pengguna Akhir
PENJUAL
Penjualan melalui Agen Komisi
Penjualan melalui Distributor
PENJUAL
PENJUAL
AGEN
DISTRIBUTOR
PENGGUNA AKHIR
PENGGUNA AKHIR
PENGGUNA AKHIR
Kontrak agensi atau penyaluran antara penjual dan rekan distribusi Rekan negosiasi dalam kontrak perdagangan (agen atas nama penjual) Pengiriman Barang Faktur dengan resiko kredit: penjual ke pengguna akhir, penjual ke distributor, distributor ke pengguna akhir Uang pembayaran Pembayaran komisi dari penjual ke penyalur setelah menerima bayaran dari pengguna akhir
135
Penjualan Langsung dari Penjual ke Konsumen Akhir Keuntungan

Kontak langsung dengan konsumen akhir dan akses langsung terhadap konsumen akhir. Tingginya keuntungan yang diperoleh karena tidak ada komisi yang perlu diberikan kepada agen penyalur. Rute komunikasi dengan konsumen yang lebih pendek Kerahasiaan hanya penjual dan konsumen langsung yang mengetahui tentang produk yang tersedia.
Kelemahan
- Perolehan merupakan pelanggan tugas baru serta mempertahankan sehingga pelanggan penuh dari penjual menyebabkan
memerlukan biaya yang tinggi untuk mengatasi segala kebutuhan dalam mempertahankan suksesnya hubungan personal tersebut. - Penjual perlu menangani setiap kebutuhan rekan dipasar. Hal ini akan terasa sulit jika tidak ada rekan di daerah setempat, terutama dalam pasar yang berbeda budaya dan kesulitan untuk berkomunikasi. (perintah dalam berbagai bahasa, perbedaan waktu serta prasarana komunikasi)
- Layanan perawatan dan perbaikan membutuhkan adanya staff teknis

dalam pasar sasaran sehingga diperlukan biaya perjalanan yang tinggi. Pengaturan logistik spare part mungkin bisa bermasalah.
Kesimpulan
Penjualan langsung kepada pengguna akhir sangat sesuai untuk penjualan terhadap konsumen ketika muatan dari kapal atau kereta api sudah dikirim. Hal ini dianjurkan untuk perusahaan barang dan bahan-bahan mentah yang disediakan untuk pelanggan-pelangan besar tertentu. Segera setelah pemisahan muatan diderah setempat dibutuhkan metode penjualan dan distribusi seperti ini menjadi sulit tanpa adanya rekan kerja dengan daerah setempat berkaitan dengan penyimpanan dan distribusi barang dan jasa.
136
Penjualan Melalui Agen Kelebihan

- Mudahnya masuk dalam pasar karena penjual memperoleh keuntungan dari hubungannya dengan agen setempat serta pelanggan potensial di segmen sasaran. - Meningkatnya komunikasi agen lokal berkomunikasi dengan bahasa yang digunakan oleh pelanggan potensial, mengetahui adat istiadat setempat serta situasi politik, sosial dan ekonomi dalam pasar yang bersangkutan. - Agen tersebut sudah memahami peraturan setempat mengenai pengemasan dan pemberian nama serta pembuangan dan daur ulang limbah. - Pelanggan dalam pasar tersebut mempunyai rekan berkomunikasi yang selalu ada untuk mereka setempat. - Berkaitan dengan klaim mengenai kualitas serta permasalahan logistik, (misal bea cukai impor) agen tersebut akan menggunakan cara-cara setempat tanpa adanya penundaan serta prosedur-prosedur yang dilewati. - Mengambil keuntungan dari sinergi-Sebagian besar agen yang mewakili beberapa penjual dari luar negeri dalam segmen sasaran yang sama. - Menghemat biaya dan waktu. Penjual hanya berkonsentrasi pada pemberian latihan serta dukiungan kepada penjaga, agen perusahaan hanya perlu mengunjungi orang yang bertanggung jawab dalam penjualan ini. - Agen lokal dapat memeriksa resiko pemberian kredit kepada setiap penduduk setempat. Agen akan melakukanya dengan hati-hati
mengingat bahwa dia akan mendapatkan komisi setelah penjual menerima pembayaran dari pelanggan/ pembeli. - Layanan logistik mungkin disediakan oleh agen (misalkan pengaturan (consignment) persediaan
137
Kelemahan
- Keberhasilan penjual bergantung penuh pada usaha agen penyalur serta hubungannya dengan pasar. Pemilihan agen dengn cermat dan hati-hati sangatlah penting - Kontak langsung dengan dengan pelanggan terbatas karena agen bertindak sebagai penengah dalam pertukaran informasi. - Di beberapa negara, terdapat peraturan yang ketat mengenai
keterwakilan yang eksklusif. - Dalam beberapa hal, agen komisi tidak menyediakan jasa perawatan atau perbaikan. Karena mereka hanya staf yang mengejar keuntungan. Penjual perlu memastikan sendiri tentang ketersedian layanan ini. Keuntungan yang diperoleh lebih rendah terkait dengan pemberian komisi pada agen.
Kesimpulan
Memasuki pasar melalui agen lokal merupakan langkah yang sangat sesuai dalam menghemat waktu serta mencapai tingkat penetrasi kedalam pasar dalam waktu yang singkat. Bekerjasama dengan agen lokal sangat dianjurkan untuk perusahaan berukuran kecil hingga menengah yang memiliki sumber keuangan terbatas. Mengevaluasi rekan yang tepat sangatlah penting. Sebelum mencapai kontrak jangka panjang dengan hakhak yang istimewa, sangatlah dianjurkan untuk menyepakati masa percobaan dan baru setelah itu bisa diAndalkan kontrak akhir.
138
Penjualan melalui Distributor

Biasanya beberapa kriteria yang telah disebutkan sebelumnya mengenai agen komisi juga dapat diterapkan melalui distributor lokal. Akan tetapi, ada beberapa aspek tambahan yang perlu dipertimbangkan.
Kelebihan
Distributor menjalankan penyimpanan dan jasa prasarana teknis sendiri. Pelanggan dilayani dalam waktu pengiriman yang singkat, jasa perawatan dan perbaikan teknis dapat dilakukan didaerah setempat dan dalam waktu pemberitahuan yang singkat. Distributor membeli produk dengan tanggung jawab dan resiko yang ditanggungnya sendiri. Penjual hanya perlu memeriksa terhadap kepercayaan distributor. Resiko penyimpanan (contoh persediaan yang terlalu banyak,
terbatasnya tempat menampung produk) ditanggung oleh distributor dan penjual. Berterimakasih atas adanya penyimpanan yang cepat, penjual mampu mengoptimalkan rencana produksinya serta menghemat biaya
pengangkutan (pengangkutan melalui kapal dengan kontainer yang penuh daripada lewat jasa kargo/muatan kecil) produk diberikan pada distributor dalam jumlah besar untuk
pengemasan dan penyesuaian lebih lanjut terkait dengan kebutuhan dan peraturan dalam pasar setempat (misal; jus buah dan produk-produk cair yang lain diberikan dalam bentuk konsentrasi yang kemudian diencerkan dan dimasukkan kedalam botol oleh distributor itu sendiri, produk kimia yang membutuhkan pelabelan tertentu dalam pasar tersebut, dsb)
139
Kelemahan
Oleh karena distributor membeli produk dengan segala tanggung jawab dan resiko yang ditanggungnya sendiri,penentuan faktor harga produk yang diberikan pada pengguna akhir berada diluar kendali penjual.Bagi pengguna akhir,distributor merupakan rekan perantara.Sedangkan produsen masih bertanggung jawab terhadap kualitas dan tampilan produk. Dalam beberapa hal, distributor tidak memberikan informasi terkait dengan pengguna akhir ataupun tentang kondisi pasar lokal. Oleh karena itulah penjual sangat bergantung pada kepercayaan distributor.
Kesimpulan
Meskipun bekerjasama dengan distributor lokal memberikan keuntungan, seseorang tidak boleh lupa bahwa jalur distribusi seperti ini membatasi/ mengurangi pengaruh langsung produsen/penjual terhadap perusahaan. Kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi rekan distributor yang tepat terdapat dalam Daftar Pemantauan pada halaman berikut ini.
140
Daftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distributor yang Tepat

Berikut ini kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi agen dan atau distributor :
Kapabilitas seorang distributor: Apakah perusahaan tersebut memiliki

penjaga yang cukup untuk memastikan keseluruhan cakupan dalam pasar yang bersangkutan?
Apakah perusahaan tersebut memiliki penjaga yang terampil untuk

menghadapi kebutuhan teknis serta komersial dari pelanggan yang potensial?
Apakah perusahan memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk

memastikan kelangsungan usaha ini?
Apakah perusahan tersebut memiliki visi yang jelas dan dalam waktu
jangka panjang terkait dengan struktur dan sasaran perusahaan? Apakah perusahaan benar-benar menyadari visinya?
Apakah cara menjalankan bisnis perusahaan tersebut berdasarkan konsep

jangka panjang atau hanya mengembangkan kegiatannya dengan cara kesempatan untuk mencapai tujuan dalam bisnis jangka pendek?
Bagaimana sejarah perusahaan tersebut? Seberapa baik perusahaan

tersebut dikenal pasar dan sesuai dengan segmen sasaran kita?
Apakah perusahaan tersebut juga menawarkan produk lain kepada

pelanggan kita yang potensial? Apakah produk kita melengkapi atau menyaingi produk-produk yang sudah ada didistributor? Apakah hal tersebut akan menyebabkan munculnya pertentangan/konflik?
Apakah infrastruktur logis sudah tersedia untuk memastikan persediaan

dan mendukung layanan terhadap konsumen/pelanggan? (terkait dengan kapasitas penyimpanan, fasilitas penyimpanan dan penanganan produk, transportasi, bea cukai serta manajemen kualitas)?
Apakah tersedia cara yang tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan

kita? Apakah perusahaan tersebut akrab dengan hal-hal yang berkaitan dengan produk kita,aplikasinya serta dengan ketentuan-ketentuan khusus dalam menjalankan usaha di segmen sasaran kita?
141
Mampukah perusahaan tersebut mengumpulkan referensi positif yang

memudahkan kita untuk memeriksa etika bisnis, reliabilitas, efisien dan kestabilan perusahaan tersebut (misal; pelanggan yang masih eksis, produsen lain yang diwakilkan melalui perusahaan tersebut, referensi bank, dsb )?
Apakah perusahaan tersebut siap menghadapi kegiatan yang tidak

kompetitif, tidak membuka cara-cara? Langkah-langkah teknis terhadap pihak ketiga terkait dengan kerahasiaan umum?
Apakah perusahaan tersebut memiliki ijin yang dibutuhkan untuk

memasarkan produk kita (misal terkait dengan produk atau bahan makanan yang beresiko, obat-obatan ataupun produk-produk yang serupa)?
142
KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONAL

Melakukan bisnis dengan usaha dengan negara-negara lain melibatkan aturan-aturan yang bebeda dibandingkan dengan yang sudah dikenal dalam perdagangan domestik. Memindahkan produk dari satu negara ke negara lain, atau bahkan dari satu benua ke benua lain mengandung resiko kehilangan atau rusak. Barang-barang tersebut perlu dipindahkan melalui beberapa negara, oleh karena itu transit yang berbeda serta prosedur bea cukai impor perlu diatur. Dokumen-dokumen ekspor serta impor juga perlu benar-benar dipersiapkan. Disamping aspek teknis dari logistik ekspor, perbedaan aturan dalam negara penjual dan pembeli bisa mempengaruhi/merusak penetapan dan keberhasilan pelaksanaan transaksi bisnis. Penyusunan kontrak yang jelas dan mendukung membantu mencegah timbulnya kejadian-kejadian yang tidak diinginkan baik oleh penjual maupun pembeli. Dalam kontrak perdagangan (atau kontrak jual beli), penjual dan pembeli menetapkan jenis produk yang dibeli, jumlah produk, harga serta ketentuan produk, kapan transaksi tersebut dilakukan dan bagaimana cara pengangkutan produk tersebut? Kontrak tersebut memberikan bukti terkait persyaratan penjualan dan pembayaran, liabilitas produk, kemasan serta berbagai syarat dan ketentuan lain dimana kesepakatan telah tercapai. Semua elemen dasar dari kontrak perdagangan akan ditunjukkan dalam sebuah tidak mungkin dicantumkan dalam bab ini. Oleh karena itu, pengumpulan semua informasi yang Daftar Pemantauan. Beberapa subyek dasar yang perlu dipertimbangkan saat merundingkan suatu kontrak perdagangan akan dibahas dalam bab ini. Akan tetapi, pembahasan semua pertanyaan yang terkait secara detail relevan selama persiapan kontrak sangat penting dan dianjurkan. Sumber informasi terdapat dalam Daftar Pemantauan Sumber Informasi dan Dukungan Eksternal.
143
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL Membagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli : INCOTERMS
Saat produk dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain, penting sekali untuk menentukan besarnya resiko kehilangan dan kerusakan yang terjadi dari pabrik penjual menuju ke lokasi pembeli. Berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak, penjual dan pembeli perlu mengatur cakupan asuransi terhadap rute perjalanan serta menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menjamin
pelaksanaan pengangkutan, pembongkaran muatan serta prosedur cukai impor dengan sangat baik. Untuk memfasilitasi proses persetujuan persyaratan penjualan antara penjual dan pembeli, syarat dan ketentuan standar untuk berbagai sarana pengangkutan telah disusun dan dan digunakan diseluruh dunia. Persyaratan standar yang lebih banyak digunakan ditunjukkan pada hal (146-147). Standar INCOTERM bisa dirubah tergantung perubahan aturan resmi dan aturan logistiknya. Oleh karena itu, sangat dianjurkan untuk menentukan INCOTERMS dalam kontrak (misal; syarat-syarat penjualan: DDP lokasi pembeli, INCOTERMS 2000). INCOTERM tersebut tidak hanya menentukan titik perpindahan resiko dan poin penting dimana masing-masing pihak perlu menyediakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, akan tetapi juga menentukan berapa biaya pengangkutan, tugas dan bea cukai yang ditanggung oleh masing-masing pihak.
144
145
146
Hasil dan Resiko Pemberian Kredit

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penjualan barang dan jasa kepada pembeli asing melibatkan berbagai resiko yang lebih besar daripada didalam pasar domestik. Dalam pesanan ekspor, resiko seperti inu terjadi dari awal hingga akhir- dari pemerolehan bahan baku hingga produksi dan penyimpanan produk akhir, pengiriman serta pembayaran produk dalam waktu yang sudah disepakati. Bagi pembeli, kesetiaan terhadap syarat hsil sangatlah penting. Bagi penjual, kesetiaan terhadap syarat pembayaran yang sudah disepakati sangatlah penting. Resiko yang ada ditunjukkan dalam perdagangan diluar negeri karena pembeli tidak berada dalam posisi bagus untuk menilai kepercayaan produsen di negara lain. Selain itu, tindakan legal terkait dengan persyaratan kontrak yang tidak diisi lebih sulit dilakukan. Hal yang sama juga berlaku pada penjual yang tidak hanya mengalami resiko pengangkutan tambahan namun juga meningkatnya resiko hilangnya barang yang diterima. Selain itu, kesulitan-kesulitan lain mungkin akan muncul di lokasi pembeli, seperti nilai tukar uang, resiko transfer, serta kondisi sosial dan politik ditempat tersebut.
Ringkasan : Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran

Perlindungan Pelaksanaan Oleh Pembeli
Pembeli ingin menyakinkan bahwa penjual mampu memenuhi apa yang sudah ditawarkan atau disepakati. Perlindungan dapat diperoleh melalui bank dalam bentuk : Penawaran obligasi menjamin bahwa penjual mempertimbangkan penawaran terhadap pembeli hingga kontrak tersebut ditandatangani. Dengan demikian, pembeli melindungi dirinya sendiri dari pengaruh/pemaksaan penjual atas sebuah tawaran sebelum tercapai kesepakatan.
147
Pelaksanaan obligasi dirancang untuk memberikan kepastian tentang dana/keuangan bahwa penjual akan memenuhi obligasinya sesuai dengan cara dan dalam waktu yang telah disepakati.
Perlindungan Pembayaran Oleh Pembeli

Kontrak terkadang menujukkan bahwa penjual akan meperoleh pembayaran di awal.Pembayaran ini biasanya digunakan untuk membeli bahan baku atau menutupi biaya produksi awal. Untuk memastikan bahwa dana tersebut tidak digunakan untuk keperluan lain, maka pembeli perlu meminta garansi uang muka yang akan diberikan melalui bank.
Perlindungan Pembayaran Oleh Penjual

Beberapa pengaturan perlu dibuat saat tiba waktunya pembayaran oleh pembeli. Persyaratan pembayaran yang telah disepakati tergantung pada seberapa baik hubungan pembeli dan penjual, jika kedua belah pihak memiliki hubungan kekerabatan dan saling mempercayai, kesepakatan bisnis di luar negeri dapat dicapai atas dasar kepercayaan dan keterbukaan. Cara ini memiliki kelebihan dalam meminimalkan urusan administrasi, akan tetapi melibatkan tingginya resiko kredit bagi penjual. Metode pembayaran yang telah disepakati bukanlah sebuah pertanyaan atas saling percayanya penjual dan pembeli.peraturan perdagangan dan peraturan pemerintah terkait transfer pembayaran dalam mata uang asing juga perlu di pertimbangkan.Penjual pasti dirugikan dalam menjual barang-barangnya kepada pembeli jika hubungan kepercayaan tersebut kurang atau bahkan negara tempat beradanya pembeli terlalu beresiko terkait dengan stabilitas politik serta lalu lintas keuangan atau perdagangan bebas. Cara melindungi pembayaran perlu dipertimbangkan dengan hati-hati baik oleh penjual atau pembeli. Berikut ini beberapa kemungkinan yang bisa dilakukan :
148
Metode pembayaran berdasarkan tingkat keamanan. Rekening terbuka Koleksi dalam bentuk dokumen Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan Kredit dalam bentuk dokumen yang belum ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan Surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan Surat ganti rugi/jaminan jika tidak terjadi pembayaran Kredit yang berdiri sendiri
Resiko kecil Resiko Besar
Prinsip-prinsip dasar berbagai metode pembayaran dijelaskan di bawah ini :
Koleksi Dalam Bentuk Dokumen Catatan pembayaran

Terkait dengan koleksi dalam bentuk catatan, bank yang diberi hak (bank penagih) akan mengeluarkan catatan pengangkutan hanya jika sejumlah faktur sudah dibayarkan. Metode pembayaran seperti ini hanya bisa digunakan dalam kondisi yang stabil serta terdapat rasa saling percaya antara penjual dan pembeli. Jika pembeli menolak menghargai catatan-catatan tersebut,maka akan sulit untuk memperoleh kembali barang-barang yang dijual tanpa menderita kerugian yang besar.
Catatan penerimaan
Ini merupakan jenis khusus dari kumpulan dokumen. Aturannya adalah catatan pengangkutan tersebut dikirimkan melalui bank penjual menuju ke bank pembeli dengan petunjuk mengeluarkan catatan berdasarkan
penerimaan surat wesel yang mengikuti. Jaminan tambahan (jaminan pertukaran atau jaminan terhadap wesel ) dapat diperoleh dari bank. Prosedur ini memiliki kelemahan yaitu pembeli bisa mengambil barang-barang sebelum melunasi seluruh pembayaran. Meskipun pembeli berjanji untuk
membayar,namun tidak mudah untuk mengumpulkan jumlah yang ditunjukkan oleh surat wesel di negara pembeli.
149
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan
Kredit dalam bentuk dokumen dapat diubah atau dibatalkan melalui bank penerbitan kapanpun tanpa memperhatikan keuntunganya sejak awal selama bank yang berhak belum menghargai dokumen-dokumen tersebut atau jika kredit dalam bentuk dokumen dengan pembayaran yang ditangguhkan belum diambil.
Kredit dalam bentuk dolumen yang belum ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan
Dalam kredit ini,bank pembeli berkomitmen membayar penjual,jika dokumendokumen tersebut ditunjukkan sesuai dengan waktu dan persyaratan yang ditentukan dalam kredit. Tidak ada janji yang diberikan oleh bank kedua. Hal ini menyebabkan munculnya permasalahan dengan bank-bank dalam negara dimana terdapat resiko transfer dan politik yang sangat penting. Berkaitan dengan tipe kredit semacam ini, kedudukan keuangan bank yang sangatlah uang.
Kredit dalam bentuk dokumen yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan
Bentuk kredit ini paling banyak digunakan.Hal ini berarti bahwa selain bank yang berhak,bank kedua memberikan komitmen untuk membayar jika semua persyaratan kredit telah dipenuhi.Sehingga penjual bisa menghindari hilangnya kredit (perpanjangan kredit) serta resiko tertinggi. Resiko tertinggi adalah resiko yang meningkat dari negara asing tidak dapat dikembalikan karena kegiatan yang disebabkan atau dipengaruhi oleh tindakan pemerintah di negara
konsumen.Resiko tertinggi terdiri atas resiko penyaluran/perpindahan serta situasi politik.Contoh dari transaksi sejenis terhadap kredit dalam bentuk dokumen yang ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan ditunjukkan dihalaman berikutnya.
Surat Jaminan Jika Tidak Terjadi Pembayaran

Jaminan pembayaran terjadi atas janji bank untuk membayar penjual pada permintaan awal jika penjual menunjukkan pernyataan pada bank yang menyebutkan bahwa dia belum dibayar atas barang dan jasa yang telah dibeli konsumen.Jaminan sejenis ini mengarah pada keterbasan waktu dan sangat
150
sesuai untuk penjualan barang-barang konsumen.Jaminan pembayaran ini sering digunakan dengan metode pembayaran melalui rekening terbuka.
Kredit Yang Berdiri Sendiri

Kredit ini merupakan pengganti dari jaminan pembayaran.Hal ini didasarkan pada penyerahan Bea Cukai dan Pelaksanaan Kredit dalam Bentuk Dokumen [Uniform Customs and Practice for Documentari Credits disingkat UCP]. Sebagai aturannya, penbayaran dibuat dari penyajian salinan dokumen-dokumen
pengangkutan dan dokumen-dokumen lain, termasuk surat wesel yang ada serta pernyatan yang menjelaskan bahwa belum terjadi pembayaran. Kredit
semacamini memiliki ciri-ciri sebuah jaminan dan paling banyak digunakan di Amerika dimana jaminan dari Bank Eropa dilarang oleh hukum.
Contoh Kredit Yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat Dibatalkan

Dalam prakteknya, kredit dalam bentuk dokumentasi memiliki berbagai bentuk kebijakan awal biasanya diambil saat perundingan parsyaratan pembayaran antara penjual dan pembeli. Prinsip dasar dari kredit dalam bentuk dokumen ini ditunjukkan sebagai berikut :
151
1. Penjual dan pembeli merundingkan dan memutuskan kontrak perdagangan mereka, menyepakati pembayaran terhadap surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan. 2. Pembeli meminta banknya membuka kredit yang tidak dapat dibatalkan untuk sejumlah kontrak dan mengumumkan pembukaan tersebut kepada bank milik penjual untuk dikonfirmasikan pada penjual. 3. Setelah merundingkan ketentuan pembukaan kredit termasuk dokumendokumen yang diterbitkan untuk kumpulan jumlah yang dikreditkan, bank milik pembeli mengumumkan pembukaan kredit dalam bentuk dokumen pada bank penjual dan meminta konfirmasi. 4. Bank penjual mengumumkan pembukaan kredit dan memberikan konfirmasi 5. Barang-barang dikirimkan 6. Setelah mengirimkan barangbarang,penjual menunjukkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada banknya 7. Bank penjual memberikan kredit pada rekening penjual dengan jumlah yang ditetapkan setelah verifikasi terhadap dokumendokumen yang dikumpulkan oleh penjual 8. Bank penjual mengirimkan dokumen yang ditunjukkan pada bank pembeli 9. Bank pembeli memindahkan ketentuan perlindungan pada bank penjual 10. Bank pembeli mengirimkan dokumen-dokumen tersebut pada pembeli 11. Bank pembeli memberikan debit pada rekening pembeli dengan jumlah yang ditentukan.
152
ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL Daftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah Pembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen. Poin-poin umum
- Apakah Kredit Tersebut Berkaitan Dengan Kontrak,Terutama Dengan Hal-hal Sebagai berikut : - Jumlah harga - Waktu validitas, batas pengangkutan - Syarat pengiriman - Deskripsi dan asal barangbarang - Apakah kredit tersebut dapat dibatalkan atau tidak, belum ditetapkan atau sudah ditetapkan? - Apakah kredit tersebut dapat dipindah jika dibutuhkan? - Dimana dan kapan kredit tersebut tersedia dan dapat dibayar? - Jika belum ditetapkan atau sudah ditetapkan oleh bank luar negeri, bagaimana hal-hal berikut dapat diperoleh/di akses : - Resiko kredit bank (bank del credete) - Ketentuan dalam negara pembelian (resiko politik dan perpindahan) - Resiko pengiriman surat (jika kredit tersedia di luar negeri) - Apakah nama serta serta alamat penjual dan pembeli sudah benar? - Apakah kredit tersebut mengarah pada Kamar Dagang Internasional dan sesuai dengan penyeragaman bea cukai dan praktek kredit dalam bentuk dokumen? - Apakah waktu yang tersedia cukup untuk melengkapi pengesahan dan keaslian prosedur? - Adakah pernyataan yang dibutuhkan dalam dokumen-dokumen yang tidak bisa dibuat?
Poin-poin umum (lanjutan)

- Apakah dokumen yang ditetapkan yang berlawanan dengan syaratsyarat pengiriman? - Bisakah sejumlah dokumendokumen yang dibutuhkan tersedia?
Batas Waktu dan Pengangkutan

Barang-barang - Bisakah menemukan batas waktu pengangkutan? - Apakah persyaratan mengenai tempat dimana barang-barang diambil dan titik keberangkatan dan tibanya barang mudah dijangkau? - Apakah pengangkutan parsial dan pemindahan pengangkutan dilarang dan berlawanan dengan persyaratan yang dikontrakkan? - Bisakah tanda-tanda dan model transpor sebelumnya disediakan? - Bisakah dokumen-dokumen tersebut ditunjukkan dalam format yang diperlukn dalam waktu yang ditentukan dalam kredit? - Apakah penjual mengetahui ungkapan waktu yang digunakan dalam kredit?
Surat Wesel
- Apakah surat wesal tersebut sudah dibuat melalui cara yang benar?
Faktur
- Apakah deskripsi barang-barang dalam faktur sangat sesuai dengan yang terdapat dalam kredit berbentuk dokumen tersebut?
153
Daftar Pemantauan : (lanjutan) Dokumen Pengangkutan secara

Umum - Jika dokumen pengangkutan tidak dijelaskan secara rinci, maka bank tidak akan menerima dokumen tersebut yang : - Mengarah pada suatu pihak sewa (pengangkutan laut) - Merancang muatan dalam dek (pengangkutan laut) - Menetapkan muatan melalui kapal layar dikeluarkan oleh agen pengiriman, kecuali oleh surat muatan kapal gabungan FIATA yang dikenal oleh majelis perdagangan internasional atu disingkat ICC? - Jika barang-barang diekspor melalui perusahaan perantara yang bertempat diluar negeri (cabang perusahaan), dibeberpa negara nilai barang-barang tersebut perlu dicantumkan dalam dokumen-dokumen (catatan) pengangkutan. Apakah jumlah serta nilai tukar tersebut sesuai dengan yang tercantum dalam faktur? - Muatan kereta api: Bisakah salinan surat muatan kereta api diperoleh?
Surat Muatan Kapal Laut

(lanjutan) - Surat muatan kapal laut perlu dikeluarkan menurut pesanan pembeli atau menurut nama pembeli, akan sangat sulit untuk mengatur pengembalian barangbarang tersebut. - Apakah catatan-catatan muatan yang telah disebutkan sesuai dengan persyaratan pengiriman yang sudah disepakati?
Surat Muatan Kapal Udara

Surat muatan pesawat udara yang dikeluartkan oleh agen pengiriman tidak akan diterima oleh bank, kecuali pengiriman bertindak sebagai pembawa atau agen untuk seorang pengirim express tersebut.
Dokumen Asuransi
Apakah semua persyaratan asuransi dapat terpenuhi? Apakah resiko yang tercakup digambarkan dengan jelas dalam kredit? Apakah cakupan asuransi mampu memenuhi kebutuhan penjual? Klarifikasi apakah satu kebijakan atau sertifikat (yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi diperlukan)
Surat Muatan Kapal Laut

- Batasan-batasan yang terdaftar dalam dokumen-dokumen peng angkutan secara umum juga dapat digunakan dalam surat muatan kapal laut.
154
Daftar Pemantauan : (lanjutan)
Sertifikat Asal
- Apakah Kamar Dagang dan Konsultan mau menguji dan membuktikan pernyataan yang dibutuhkan dalam sertifikat asal? - Jika dibutuhkan legalisasi, apakah negara yang bersangkutan mempertahankan konsultan jika dibutuhkan? - Bisakah sertifikat asal yang diterbitkan di negara asal diperoleh tepat waktu? - Dapatkah pengesahan (legalisasi) tersebut berpengaruh pada waktunya?
155
Daftar Pemantauan : Isi Kontrak Perdagangan

Untuk memastikan kelengkapan transaksi bisnis yang disepakati antara pembeli dan penjual, semua bagian-bagian yang relevan dangan perjanjian tersebut perlu dirumuskan dengan jelas dalam kontrak perdagangan. Saat menyusun kontrak tersebut, kedua belah pihak dapat memeriksa kembali seluruh persyaratan dan ketentuan yang menjadi pertimbangan dan kesepakatan. Makin lengkap kontrak perdagangan yang dirumuskan, makin kecil resiko munculnya kejadian-kejadian yang tidak diinginkan selama pelaksanaannya nanti. Daftar Pemantauan dibawah ini terdiri dari beberapa hal yang merupakan bagian dari kontrak tersebut:
Nama
dan tempat tinggal resmi dari pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak
- Nama perusahaan serta tempat tinggal resmi dari penjual dan pembeli - Rumusan yang jelas, pihak mana yang merupakan penjual dan mana yang merupakan pembeli.
Subyek kontrak
Deskripsi produk: nam merk, jenis atau spesifikasi produk Detail kemasan (misal dikemas dalam paket sebanyak 240 kantong paket) Volume (jumlah) yang dikontrakkan Cara pengiriman (misalkan penjualAndaalam sekali pengangkutan atau dua kali pengkutan, volume tiap pengangkutan sebagian, batas yang diterima dalam volume penjualan)
Harga produk
Ukuran harga penjualan (nilai tukar uang, jumlah)
Syarat penjualan
INCOTERMS, nama tempat pemenuhan Sarana pengangkutan (melalui pesawat, kereta api, truk, kapal atau menggunakan transpor milik pembeli)
156
D:\REMOTESENSING\Landsat\p114r064
Jaminan Kualitas
Cara dan prosedur inspeksi produk yang disepakati sebelum ataupun setelah tiba dit tempat pembeli (atau tempat yang telah disebutkan) oleh siapa, dengan cara apa, dan menggunakan metode analisa apa. Dokumentasi teknis yang dikumpulkan oleh penjual (lembar data, sertifikat analisis, petunjuk penanganan dan penyimpanan yang tepat).
Waktu penyediaan
Waktu yang disepakati mengenai pengiriman seluruh volume barang atau sebagian barang yang telah dikontrak.
Daya tahan dan Kecenderungan produk

Penetapan nilai dan tampilan poduk yang terjamin Pembatasan kecenderungan produk Penetapan tanggung jawab penjual dan pembeli untuk menjamin kualitas produk selama pengangkutan, penyimpanan dan penanganan.
Persyaratan pembayaran
Syarat, cara dan waktu pembayaran yang disepakati.
Hukum dan Yuridis yang diterapkan

Perumusan yang jelas mengenai peraturan pemerintah, tempat pengadilan dan pemerintah terkait kesewenang-wenangan yang diterima oleh kedua belah pihak.
Validitas Kontrak
Tanggal kontrak terjadi serta tanggal kadaluarsa Penetapan waktu dan lokasi kapan dan dimana kedua belah pihak menyetujui kontrak tersebut.
Pengesahan (Legalisasi)
Nama, gelar dan tanda tangan perwakilan kedua belah pihak yang bersangkutan.
157

Dengan teknologi informasi saat ini, banyak informasi awal yang bisa dikumpulkan untuk menjalin hubungan dengan rekan bisnis baru yang potensial baik konsumen baru maupun produsen baru. Sebagian besar perusahaan memperkenalkan perusahaan tersebut serta produk dan jasanya melalui internet. Sumber informasi yang lain adalah buku petunjuk internasional yang diterbitkan oleh Kamar Dagang, Asosiasi industri serta Agen promosi perdagangan. Akan tetapi, bisnis yang sebenarnya masih membutuhkan kontak pribadi sebelum diputuskan. Setelah pameran berakhir atau berdasarkan informasi yang dikumpulkan, memperdalam dan memperkuat hubungan dengan pasar tetaplah sangat penting dalam kontak pribadi diantara rekan-rekan bisnis. Selama kunjungan atau pembicaraan yang berlangsung baik ditempat penjual maupun pembeli, kebutuhan saling menguntungkan, minat serta kesempatan bisnis yang ada dapat dibicarakan secara pribadi dan dengan cara yang meyakinkan sehingga perjalanan bisnis masih tetap dibutuhkan.
Beberapa aturan untuk memastikan suksesnya perjalanan bisnis :
Recanakan perjalanan Anda sedini mungkin. Gabungkan beberapa kunjungan

pada rekan bisnis yang berada dalam satu lokasi untuk menghemat biaya dan waktu perjalanan.
Jangan pernah mengunjungi rekan bisnis tanpa melibatkan rekan distributor

setempat. Libatkan distributor setempat dalam kegiatan persiapan untuk perjalanan Anda. Biarkan distributor Anda menyiapkan kunjungan dan pertemuan tersebut karena dia lebih mengetahui dimana tempat yang memerlukan kunjungan, dimana terdapat potensi baru dan potensi tambahan yang meningkat serta konsumen yang mengharapkan kunjungan dari produsen.
158
Untuk setiap kunjungan: Susun subyek yang akan dibicarakan bersama dengan
rekan distributor Anda. Komunikasikan agenda Anda dengan rekan bisnis tersebut sejak awal sehingga memudahkannya untuk mempersiapkan dan memastikan keberadaan anggota penjaga yang dibutuhkan untuk mencapai pertemuan yang konklusif. Temukan subyek yang ingin dibicarakan oleh rekan bisnis untuk mempersiapkan diri Anda dengan baik.
Untuk setiap kunjungan: Susun daftar pribadi Anda tentang sasaran dan tujuan
yang ingin dicapai. Persiapkan masing-masing kunjungan.
MEMPERSIAPKAN UNTUK MENYAMBUT UTUSAN MISI PEMBELIAN Agensi promosi perdagangan serta kamar dagang membentuk utusan pembelian. Utusan-utusan tersebut menarik pembeli potensial dari sebuah industri dalam suatu wilayah untuk mengunjungi suplayer potensial dalam negara tertentu untuk memulai kontak baru. Kapanpun utusan dari pembelian tersebut mengunjungi pengekspor yang potensial, mereka perlu terlihat siap untuk menunjukkan kesan yang terbaik terkait dengan kepercayaannya, proses produksinya serta kualitas manajemennya.
Yang perlu dipersiapkan oleh Pengekspor Potensial

Saat mengunjungi produsen baru yang potensial, delegasi dari utusan pembelian ingin mengetahui kemampuan, kapasitas dan reliabilitas dari rekan baru tersebut. Oleh karena itu, penting sekali untuk menyusun hal-hal berikut ini dengan baik sejak dini : - Ruang pertemuan dengan ukuran tertentu untuk mengkomodasi dan menyambut kelompok pengunjung tersebut. - Presentasi umum dari sejarah perusahaan, bisnis baru-baru ini, visi, strategi serta struktur untuk masa mendatang. - Salinan slide presentasi yang diberikan, brosur perusahaan serta literatur penjualan (deskripsi teknis produk, petunjuk, dsb). - Sarana prasarana teknis yang tepat untuk menjamin presentasi yang profesional.
159
- Ketersediaan penjaga yang tepat dan dalam jumlah yang memadai untuk memastikan bahwa semua pertanyaan yang diajukan oleh anggota utusan pembelian bisa dijawab, baik pertanyaan tersebut terkait dengan aspek teknis maupun komersial. - Jika terdapat kunjungan ke pabrik, laboratorium atau gudang penyimpanan, maka semua tempat perlu bersih dan dalam bentuk yang benar. - Semua penjaga yang berada dilokasi yang dikunjungi tersebut perlu diinstruksikan bagaimana bereaksi saat pengunjung bertanya. Tidak ada penjaga yang bertindak semaunya sendiri. - Kunjungan ke pabrik-pabrik perlu dibatasi pada tempat dimana terdapat halhal yang seharusnya tidak dilihat. Terkait dengan perkembanganperkembangan baru yang belum dipasarkan karena beberapa anggota utusan penjualan juga berhubungan dengan persaingan. - Program hiburan yang tepat agar selalu diingat oleh anggota utusan pembelian yang berkunjung ke lokasi pengekpor (misalkan makan siang, kado, beberapa pemAndangan, dsb). Saat bersiap-siap menjamu peserta dari utusan pembelian, yang perlu diingat adalah profesionalisme dalam memperkenalkan perusahaan, produk dan jasanya serta keramahan yang mengawali terjadinya kontak/ hubungan dan kemudian akan menuntun ditandatanganinya kontrak.
MEMPERSIAPKAN MISI PENJUALAN Misi penjualan bisa muncul dari kontak yang disepakati dengan konsumen yang potensial atau konsumen yang sudah ada. Selama pameran berlangsung berdasarkan permintaan konsumen atau melalui perjanjian lewat distributor setempat. Hal ini bisa muncul dari permintaan konsumen yang potensial yang sudah membaca beberapa iklan kita, yang sudah mengunjungi website penjual di internet atau yang sudah mendapatkan beberapa rekomendasi dari konsumen kita yang sudah ada atau mungkin hal ini juga merupakan bagian dari program promosi perdagangan.
160
KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG Apa perbedaan antara kunjungan pribadi misi penjualan ke lokasi
konsumen potensial dengan diskusi yang berlangsung dalam pameran? - Konsumen merasa tenang, tidak tertekan, merasa diperhatikan dan tetap fokus. - Konsumen sangat tertarik dalam mengoptimalkan rantai penjualan atau sumber penjualan, jika tidak maka dia tidak akan sepakat untuk mengadakan pertemuan tersebut. - Tidak ada dampak yang mengganggu seperti aula pameran yang ramai, hiburan-hiburan yang mengganggu dari stan sebelah Anda ataupun dari pengunjung lain. - Penjual menikmati perhatian yang lebih dari konsumen yang potensial, diskusi akan berlangsung lebih terarah dan dengan cara yang meyakinkan dari pada yang berlangsung dalam stan pameran. Akibatnya: Mengunjungi konsumen yang potensial berarti mempersiapkan diri menjadi yang lebih baik dalam menjawab pertanyaan konsumen dibandingkan
mempersiapkan penjelasan umum yang perlu diberikan oleh peserta pameran kepada pengunjung.
Bertemu langsung dengan konsumen yang potensial merupakan

kesempatan yang langka untuk memberikan kesan terbaik karena tidak akan ada kesempatan kedua - Presentasikan perusahaan Anda, visi, strategi, struktur serta sumberdayanya. - Presentasikan produk dan jasa perusahaan Anda serta kemampuan dan keahliannya. - Tunjukkan perusahaan Anda sebagai rekan yang dapat dipercaya.
161
Apa yang bisa kita pelajari selama misi penjulan?

Saat mengunjungi konsumen yang sudah eksis ataupun konsumen yang potensial. Hal-hal berikut ini dibutuhkan dan sangat penting agar pengunjung tetap bersikap tenang, menggunakan teknik bertanya yang tepat serta paham bagaimana mendengarkan konsumen: Apa program perusahaan yang ditunjukkan pada konsumen, kegiatan barunya, sasaran dan tujuan jangka panjangnya serta bagaimana usahanya berjalan dan berkembang? Apa kebutuhan-kebutuhannya terkait dengan kualitas dan tampilan produk? Teknologi apa yang digunakan oleh konsumen kita? Apakah perusahaan kita sesuai dengan teknologi tersebut? atau perlu dilakukan penyesuaian? Siapa suplayer sebelumnya? Apakah ada masalah? Jika ya, masalah apa? Apakah potensi konsumen bagi perusahaan kita? Mengapa konsumen setuju bertemu dengan kita atau mau mengundang kita untuk bertemu?
TUJUAN UTAMA MISI PENJUALAN :

MEMAHAMI KEBUTUHAN konsumen yang potensial tersebut
TARGET MINIMAL DARI MISI PENJUALAN :

Memperoleh kesempatan untuk MENAWARKAN SOLUSI YANG KOMPETITIF kepada konsumen yang bersangkutan.
Apa yang perlu dipersiapkan dalam misi penjualan
Kebutuhan informasi bagi konsumen potensial yang dikunjungi serupa dengan yang disebutkan dalam Bab Apa yang bisa dipelajari selama kunjungan pembelian? (lihat halaman 154). Oleh karena itu, saat mengunjungi konsumen yang sudah ada dan konsumen yang potensial, delegasi penjual perlu siap menghadapi masalah tersebut selama diskusi berlangsung untuk mengetahui
162
bagaimana cara bersikap yang benar, informasi berikut ini perlu dikumpulkan sebagai persiapan dalam diskusi internal yang meyakinkan :
Sejarah hubungan antara penjual dan pembeli :

- Bagaimana hubungan tersebut berkembang? Siapa yang memulai kunjungan? dan kenapa? - Apakah dulu pernah ada hubungan bisnis antara keduanya? Jika ya, kapan? Apa jenis produknya? Berapa jumlah dan harganya? Dan apa ketentuan-ketentuanya (Statistik penjualan)?
Peningkatan dan perkembangan produk terbaru :

- Apa yang bisa ditawarkan pada konsumen diluar produk yang ada yang mampu memberikannya kepuasan? - Apa yang dapat dilakukan selama penyesuaian produk berlangsung untuk menawarkan produk tersebut kepada konsumen yang terkait? Berapa biaya tambahanya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk penyesuaian tersebut?
Permasalahan yang ditunda

- Adakah permintaan komersial dan teknis yang ditunda ? - Adakah penawaran yang ditunda (salinan penawaran) ? - Jika ya, Apakah konsesi harga atau syarat penjualan yang dirundingkan dalam permintaan konsumen ?
Bahan-bahan presentasi dan periklanan

Semua materi dengan informasi yang relevan yang perlu diberikan pada konsumen : Brosur terbaru tentang profil perusahaan Publikasi terkait produk dan aplikasinya Lembar data teknis, Lembar data keamanan
Hadiah kecil
Hadiah kecil selalu menjadi pengingat yang cocok, namun hadiah tersebut perlu dipilih dengan cermat sesuai dengan kebudayaan setempat.
163
Memberikan benda yang dapat diterima konsumen tanpa merasa malu sangatlah penting. Sangat dianjurkan untuk memberikan hadiah kecil dari daerah pengunjung atau benda-benda bernilai praktis seperti pen, korek api, kalender atau yang lainya. Jika seseorang tidak mengetahui hadiah yang sesuai dengan kebudayaan setempat, maka dia perlu mencari informasi sebanyak mungkin. Informasi tersebut dapat diperoleh dari agen atau
distributor setempat atau bisa juga dari manager di hotel tempat menginap.
Sampel
Membawa sampel kemanapun bagi misi penjualan pergi bukanlah hal yang baik terkait dengan batasan/aturan-aturan mengenai membawa produkproduk berbahaya selama penerbangan. Selai itu, menunjukkan/ membawa sampel dalam cukai impor bisa menyebabkan masalah di beberapa negara. Kesepakatan untuk mengirimkan sampel setelah kunjungan tersebut sangatlah dianjurkan serta memberikan kesempatan yang cocok untuk melakukan introspeksi terhadap kunjungan yang dilakukan .
Format laporan kunjungan

Tindak lanjut yang sesuai setelah kunjungan berakhir sama pentingnya dengan tindak lanjut setelah diskusi yang berlangsung dalam stan pameran. Prinsipnya sama dengan yang sudah dibahas dalam bab Tindak lanjut yang sesuai setelah pameran. Oleh karena itu, sangat dianjurkan untuk menyiapkan format laporan kunjungan yang dikirimkan ke kantor pusat melalui faks atau e-mail selama kunjungan. Dengan mengikuti cara ini , perusahaan dapat memulai tindal lanjut tersebut tanpa penundaan .
164
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)
APAKAH PERDAGANGAN ELEKTRONIK ( E-TRADE ) ITU?

Belum ada definisi universal yang disepakati mengenai istilah Penjualan elektronik atau E-commerce . E-commerce biasanya digunakan untuk mencakup distribusi, pemasaran, penjualan atau penerimaan barang dan jasa melalui sarana elektronik . E-commerce terdapat dalam berbagai format sebelum internet digunakan secara luas. Format tersebut masih ada, seperti EDI atau pertukaran data pemilik non TCP/ IP Networks. EDI sangat penting bagi beberapa orang dalam penjualan bisnis ke bisnis (B2B) daripada melalui internet. (Ini merupakan hal yang diperdebatkan, terutama jika sektor usaha yang lain mengikuti contoh terbaru dari industri terbesar General Motor Corp. Ford Motor Co dan Daimler Chrysler yang menggunakan pertukaran penjualan terpadu B2B dalam sektor otomotif melalui satu portal internet global ) . Ketertarikan pada e-trade bisa bersumber dari cara internet mempengaruhi perdagangan bisnis ke konsumen (business to consumer/ B2C), Untuk pertama kalinya mengubah penjualan bisnis ke konsumen (B2C) menjadi penjualan elektronik (e-commerce). Tidak ada alasan yang meragukan akan ketertarikan pada B2C e-trade karena naiknya jumlah orang yang terhubung ke internet serta meningkatnya aplikasi internet secara komersial. Jelas sekali bahwa internet dapat digunakan dalam transaksi komersial baik itu Bisinis ke Bisnis (B2B) maupun Bisnis ke Konsumen (B2C). Transaksi komersial dapat dibagi ke dalam 3 tahap : Tahap periklanan dan pencarian, tahap pemesanan dan pembayaran, serta tahap pengiriman ketiga tahap ini dapat dimasukkan dalam internet serta tercakup dalam konsep penjualan elektronik (ecommerce). Sarana elektronik semakin sering digunakan oleh beberapa perusahaan dan organisasi perdagangan untuk mengiklankan dan memasarkan barang dan jasanya di seluruh dunia. Para pengusaha dan agen penyalur di negara-negara yang jauh dapat menawarkan barang atau jasanya dengan keterangan mengenai kemampuan dan kelebihan produk, kandungan atau bagian-bagianya,
165

harga, waktu produksi, syarat pengiriman serta ketentuan pembayaranya. Informasi ini mempermudah konsumen, baik perusahaan atau perseorangan, dalam memesan barang dan jasa yang mereka inginkan dari produsen yang paling kompetitif.
MENGAPA INTERNET PENTING BAGI PERDAGANGAN?

Penggunaan internet semakin tumbuh pesat dari pada penggunaan teknologi yang lain. Antara tahun 1993 dan 1997, jumlah komputer yang terhubung ke internet meningkat dari 1 juta menjadi 20 juta. Pada tahun 2001, jumlah ini hampir mencapai 120 juta.
Intensitas penggunaan internet menunjukkan tingkat perkembangan

perekonomian Amerika serikat, Kanada serta negara-negara Nordian merupakan negaranegara yang paling cepat mengadopsi teknologi internet. Uni Eropa, Australia, Selandia Baru, Jepang, Korea, Singpura dan HongKong merupakan negara-negara pengadopsi kedua setelah AS, Kanada dan negara-negara Nordian. Tiap orang, perusahaan dan organisasi di Asia Tenggara, Cina, India dan Argentina memiliki akses ke internet sejak tahun 1996. Ini berarti bahwa pengaruh internet lebih lambat pada negara-negara yang baru berkembang di Asia dan Afrika serta di negara-negara yang (shun) penggunaan internet.
Internet merupakan alat yang kuat dalam perdagangan.

penggunaan internet menurunkan biaya komunikasi, mengurangi waktu untuk memasarkan barang-barang dan jasa, memungkinkan pengiriman informasi dalam bentuk digital, mengurangi biaya pengangkutan dan distribusi, serta memperluas integritas aliansi bisnis.
Internet merupakan platform yang menyatukan perdagangan global.

Karena teknologi internet berkembang dan mampu mengatasi
permasalahan dengan cepat dan terpercaya, internet digunakan hampir setiap cara pertukaran informasi serta barang dan jasa perdagangan.
166
Beberapa perusahaan besar mengintegrasikan teknologi online kedalam sistem EDI merek terdahulu. Mereka membangun sistem baru berbasis internet dalam rantai manajemen penjualan dan berbagai kendali temuan yang lain. Disamping menjual barang dan jasanya, firma-firma tersebut menggunakan internet untuk melakukan survey terhadap konsumen, jumlah penjualan serta media perdagangan dengan informasi dan gambar-gambar,
mengumpulkan catatan-catatan peraturan komplain serta mengatur dan mentransfer dana.
Pengaruh nyata internet masih terlihat.

Internet telah mempengaruhi jalannya usaha, pola perdagangan,
pembelajaran, serta sosial dan politik. Perusahaan dan firma semakin dipengaruhi oleh aplikasi internet, karena orang melakukan komunikasi dan pembayaran.
Wilayah pertumbuhan yang menyatu

Pertumbuhan paling kuat dalam penjualan elektronik Bisinis ke Bisnis (B2B) maupun Bisnis ke Konsumen (B2C) adalah dalam jasa seperti penerbitan, media, keuangan, pendidikan, hiburan, persediaan software khusus, serta penyaluran produk-produk konsumen seperti pakaian, alas kaki, makanan olahan serta produk kesehatan.
APAKAH KESALAHAN YANG SERING DIBUAT PERUSAHAAN TERKAIT DENGAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)?
Beberapa kesalahan umum yang sering dibuat perusahaan ketika menggunakan perdagangan online sebagai alat penjualan dan pemasaran adalah seperti dibawah ini:
Percaya bahwa setiap bisnis dapat ditangani dengan menggunakan

internet.
Percaya bahwa dengan memiliki website dapat membuat penjualan yang

cepat dan keberhasilan yang cepat diperoleh.
167
Percaya bahwa penggunaan internet merupakan cara yang mudah untuk

mengenalkan bisnis dan produk seseorang. Terdapat sepertiga dari satu triliun halaman yang terlihat dalam website (www) dan jumlah tersebut terus meningkat. Masuk dalam website tidak berarti perlu terlihat.
Percaya bahwa situs internet akan menggantikan sarana promosi penjualan

yang lain dibandingkan dengan menyesuaikan seluruh konsep komunikasi perusahaan.
Tidak memanfaatkan promosi dalam website dengan baik, misalkan dengan

menggunakan pesan melalui e-mail, terdaftar dalam mesin pencari utama, surat atau catatan langsung, memperbarui kartu bisnis dan kop surat, menggunakan metode cetak, televisi dan metode tradisional yang lain untuk mengiklankan produk-produk lain dalam website.
Tidak menggunakan cukup waktu dalam merancang isi situs dan

memfasilitasi pencarian. Cara tercepat untuk kehilangan konsumen yang potensial adalah dengan membuat website yang sulit di akses.
Membuat situs yang mempersulit pengunjung untuk mengetahui kelebihan

produk atau jika situs tersebut hanya digunakan untuk transaksi online, situs yang membuat konsumen kesulitan membeli produk tersebut tersebut langsung dari perusahaan.
Tidak memperbarui (mengupdate) situs sesering mungkin. Percaya bahwa desain situs yang sempurna akan langsung membuat
terjadinya penjual.
Tidak memberikan balasan dalam waktu 3 hari atau kurang terhadap

permintaan konsumen akan informasi.
Percaya bahwa perantara akan hilang seiring munculnya internet. Beberapa

perusahaan tidak siap atau tidak mau untuk menangani permintaan atau pesanan produk baik dari perseorangan maupun perusahaan.
Percaya bahwa internet akan menjembatani perusahaan besar dan kecil,

seperti halnya dalam pasar tradisional, menunjukkan nama merk dan sumber keuangan masih menjadi faktor utama keberhasilan dalam internet.
168
Percaya bahwa resiko yang muncul dari penggunaan kartu kredit akan
ditanggung pembeli. Faktanya, penjual diharuskan untuk menanggung resiko dan akibat dari kredit macet.
BAGAIMANA CARA MENULIS EMAIL YANG EFEKTIF DAN CARA YANG TEPAT DALAM BERKOMUNIKASI MELALUI INTERNET?
Kelebihan utama dari penggunaan email dan komunikasi online adalah karena bisa menghemat biaya. Saat Anda menggunkana jasa online, Anda hanya akan mengeluarkan sedikit biaya atau bahkan tanpa biaya apapun untuk setiap email dibandingkan dengan menggunakan telepon, faksimil, atapun teleks. Beberapa pengusaha sat ini menggunakan email sebagai sarana komunikasi non formal mereka, untuk mengirim memo, pemberitahuan, laporan dan laporan berkala perusahaan, mengirimkan penawaran jual beli, dan sebagainya. Hampir semua data yang dibuat menggunakan software komputer yang bisa dikirimkan melalui email. Email dapat digunakan untuk mengirimkan teks, data, grafik, suara serta video. Beberapa hal dibawah ini merupakan bagian dari email yang bertujuan untuk memudahkan Anda dalam peningkatan dan pengaturan penggunaan email sebagai media komunikasi.
Pada bagian To, ketik alamat email penerima Pada bagian Subject, Ringkas, gunakan kata kerja aktif dan berikan kata
kunci detail pesan Anda. Sebagian besar pembaca memutuskan untuk membuka dan membaca pesan hanya berdasarkan pada baris subyek (pokok persoalan). Jika Anda salah tulis, Anda tidak hanya membuangbuang waktu pembaca Anda, tetapi Anda juga gagal menyampaikan maksud dalam pesan Anda. Jika Anda bisa meletakkan poin-poin penting pesan Anda dalam beberapa kata-tidak lebih dari empat atau lima katadalam baris subyek, email Anda akan lebih efektif.
Pada bagian CC atau tembusan memudahkan Anda untuk mengirimkan

salinan pesan Anda pada orang lain dan nama penerima tembusan dapat dilihat oleh penerima pertama.
169
Pada bagian BCC yang merupakan singkatan dari blind carbon copy atau
kopi tembusan. Bagian ini memudahkan Anda untuk mengirimkan salinan pesan Anda dan nama penerima tembusan tidak akan diketahui oleh penerima pertama. Untuk pengiriman email kepada banyak orang, gunakan baris BCC sehingga penerima tidak bisa melihat daftar nama pada bagian To.
Saat mengirimkan email, kirimkan tembusan pesan Anda pada orang

yang perlu melihat pesan tersebut. Rekan bisnis Anda mungkin mendapatkan pesan yang lebih banyak dari yang Anda kira, jadi pertimbangkan dengan cermat perlu tidaknya Anda mengirimkan tembusan pesan Anda. Apa yang Anda anggap sebagai upaya untuk menjalin komunikasi bisa saja tidak menarik dan tidak penting bagi orang lain. Tembusan tersebut mungkin dianggap menyinggung rekan Anda atau hanya membuang-buang waktu rekan Anda.
Cantumkan nama, gelar, alamat, nomer telepon dan faksimil Anda

(dengan kode wilayah) serta alamat email dalam semua persuratan. Anda mungkin saja perlu membuat tanda tangan otomatis sebagai sisipan dalam setiap pesan Anda agar Anda tidak perlu mengetiknya lagi setiap kali mengirimkan pesan.
Penting sekali untuk memastikan bahwa pesan Anda sudah jelas.

Hindari penggunaan bahasa yang ambigu dan membingungkan akibat salah ketik, singkatan yang salah eja serta kesalahan ejaan dan tata bahasa. Anda juga perlu bersikap lebih hati-hati dalam penggunaan bahasa yang tidak resmi dan terlalu berterus terang dalam menulis pesan di email Anda. Meskipun email merupakan media yang sederhana, singkat dan mudah sperti layaknya percakapan atau obrolan, namun beberapa orang masih memiliki kesulitan dalam mengungkapkan maksud pesannya di dalam tulisan dibandingkan berhadapan langsung dengan si penerima pesan. Jika pembaca Anda tidak bisa melihat senyuman di wajah Anda, dia mungkin akan menganggap gurauan Anda sebagai hal yang serius atau terkesan menghina. Kata-kata kemarahan Anda mungkin akan terkesan -
170
lebih
menyakitkan
dalam
tulisan
dibandingkan
jika
Anda
mengungkapkannya secara langsung. Kata-kata tersebut nampak seperti kemarahan yang sesungguhnya dan terlihat seperti sindiran tajam yang menyakitkan. Di dalam menulis email sebaiknya bersikap lebih lembut karena saat Anda menekan tombol kirim akan sulit sekali untuk menarik kata-kata yang sudah terlanjur Anda tulis bahkan jika Anda
memperhalusnya dikemudian hari.
Jika Anda meminta pembaca Anda melakukan sesuatu seperti yang

disebutkan dalam email, maka sebutkan hal tesebut di bagian awal. Jika Anda berkomunikasi dengan lebih dari satu orang, tandai tiap-tiap paragraf untuk masing-masing orang. Misalkan jika Anda meminta Mr. Ahuja untuk melakukan tugas tertentu dalam satu paragraf dan Ms. Aruba untuk melakukan tugas lain dalam paragraf selanjutnya.
Balas pesan-pesan yang masuk sesegera mungkin atau dalam waktu

24 jam. Gunakan bagian Balasan otomatis (Automatic Response) saat Anda bepergian sehingga pengirim tahu kapan Anda kembali dan siapa yang perlu dihubungi selama Anda pergi.
Jangan menulis kata-kata dalam huruf besar karena terkesan seperti

teriakan.
Hindari mengirimkan beberapa lampiran atau grafik yang rumit karena

hal ini memakan waktu yang lama untuk di download. Jika Anda perlu mengirimkan lampiran, pastikan bahwa si peneriam pesan memiliki software yang sama sehingga pesan dan lampiran-lampiran yang Anda kirimkan bisa ditampilkan. Format yang paling baik untuk mengirim dokumen adalah Rich Text Format atau RTF dan format yang paling tepat untuk mengirim gambar atau grafik adalah JPEG atau GIF kena format tersebut mampu menurunkan ukuran file.
Buka lampiran yang dikirimkan pada Anda dengan hati-hati. Virus

software yang bisa menyebabkan kerusakan serius pad sistem komputer Anda biasanya disebarkan melaui lampiran-lampiran tersebut. Untuk melindungi sistem komputer Anda, pastikan Anda sudah menginstal
171
program anti virus. Aturlah program anti virus Anda sehingga bisa menscan hard drive Anda secara otomatis dan teratur. Saat menerima email dengan beberapa lampiran, jangan membukanya dalam sistem email Anda, tetapi simpanlah file tersebut dalam harddrive Anda. Saat membuka file tadi, program anti virus Anda akan mencari virus-virus yang mungkin terdapat dalam file tersebut. Jika diemukan virus, maka secara otomatis anti virus Anda akan menghancurkannya.
172
APA YANG MENYEBABKAN SUATU WEBSITE BERHASIL?

Untuk memperoleh nilai tambah dari website, Anda perlu menentukan fungsi yang Anda harapkan dapat ditampilkan di dalam situs tersebut. Pastikan bahwa fungsi-fungsi tersebut bekerja secara efisien dan mampu menjadikan situs Anda terlihat menonjol dalam pasar sasaran Anda. Aturan yang sama tetap perlu diikuti seperti halnya semua investasi dalam pertukaran atau perpindahan data elektronik. Tetapkan apa yang perlu dan sebaiknya dimiliki. Berikut ini merupakan beberapa gagasan terkait faktor penentu yang menjadikan suatu website berhasil: FAKTOR KEBERHASILAN SUATU WEBSITE:
Kemampuan perusahaan menanggapi pertanyaan dan permasalahan rekanrekan bisnisnya dengan cepat.
Perusahaan yang sukses cenderung menyerahkan tanggung jawab atas

website kepada pembuat kebijakan dalam perusahaan. Situs yang paling berhasil adalah situs yang dipegang oleh manajemen penjualan daripada dipegang oleh manajemen umum atau pemasaran.
Semakin banyak cara yang ditempuh dalam mempromosikan website akan

semakin baik.
Mengutamakan produk-produk baru secara teratur sangatlah penting. Mengundang pengunjung website untuk memberikan timbal balik dan tindak
lanjut mereka.
Memilih produk-produk yang tepat untuk dipajang dan sesuai dengan

kebudayaan setempat.
Membantu pengunjung dengan membangun sistem navigasi yang mudah

didalam maupun diseluruh website (susunan situs, kata kunci, dan sebagainya.)
Memastikan tampilan yang menarik dan profesional. Menjaga kecepatan akses situs dan menghindari grafik, gambar dan animasi
yang terlalu banyak.
173
Menyediakan informasi mengenai perusahaan (strategi, penjaga, struktur,

jaringan distribusi, proses produksi, metode dan kapasitas, sejarah serta lowongan kerja di perusahaan)
Menambah bagian yang berisi berita, foto dan biografi pimpinan utama, dan
sebagainya.
Memasukkan bagian yang bisa di download dengan cepat dan mudah secara
terpisah, diluar bagian informasi yang bisa di download oleh rekan bisnis kita, seperti spesifikasi produk, alamat distributor, petunjuk penggunaan, dan sebagainya. Bagian ini tidak boleh mengandung informasi yang
memperlihatkan hal-hal seperti rahasia perusahaan ataupun informasi lain yang sangat rahasia.
MEMBUAT WEBSITE
Meskipun banyak sekali petujuk dan panduan pembuatan website yang bisa dilakukan sendiri dengan mudah, menciptakan website yang baik merupakan pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan memerlukan waktu yang tidak singkat. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan apakah perusahaan akan membuat website itu sendiri atau meminta bantuan perusahaan pembuatan website profesional untuk melakukannya. PEMBUATAN WEBSITE MENCAKUP TIGA TAHAPAN UTAMA: Tahap 1: Penyusunan Konsep
Apa keseluruhan pesan yang ingin dimasukkan dalam website? Apa tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan melalui pembuatan
website?
Siapa yang akan menjadi masyarakat sasaran? (semua orang atau orangorang tertentu saja)
Apa dampak yang ditimbulkan dari pembuatan website terhadap bisnis

perusahaan (misalkan dampak dari periklanan, prosedur tindak lanjut terhadap permintaan dan pesanan rekan bisnis serta administrasi website)
174
Informasi apa yang sudah tersedia dan akan ditampilkan hingga jangkauan
yang tak terhingga?
Bagaimana cara pengaturan informasi yang baik untuk memastikan kejelasan

penyampaian informasi tersebut? Tahap 2: Persiapan
Apakah website tersebut akan dibuat sendiri oleh perusahaan atau

melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan?
Bagaimana susunannya? (Kriteria utama: Keterkaitan informasi yang

ditampilkan, judul utama, sub judul, bagian-bagiannya (sections), isi dari tiap bagian, keterkaitan (link) dengan bagian lain atau website lain, sistem navigasi yang memudahkan pengunjung untuk mendapatkan informasi yang mereka butukan dalam waktu yang singkat serta mudah.)
Apa kata kunci yang akan digunakan dalam indeks mesin pencarian (search
engine)?
Memilih teks, gambar, grafik serta animasi yang akan ditampilakn dalam
website.
Mengubah semua dokumen, gambar, grafik dan animasi kedalam format

yang cocok untuk website (HTML, JPEG. GIF, dan sebagainya)
Memilih penyedia jasa internet atau ISP (Internet Service Provider) untuk
menangani website yang sudah lengkap. Tahap 3: Penerapan
Menetapkan nama area (domain). Mendaftarkan website dengan mesin pencarian utama (major search engine). Memasang iklan dan mempromosikan website baru tersebut pada
masyarakat sasaran.
Mengawasi mesin pencarian untuk memastikan ketepatan susunan website.

...........PERBARUI WEBSITE SECARA TERATUR DAN SESERING MUNGKIN!
175
APA DAMPAK NEGATIF DAN POSITIF DARI PERDAGANGAN

ONLINE BAGI NEGARA-NEGARA BERKEMBANG?
Kelebihan dan Kekuatan Tantangan dan Resiko
Pertumbuhan
yang semakin Negara maju dan berteknologi meningkat dalam perdagangan online tinggi akan lebih diuntungkan akan menyebabkan keseluruhan peningkatan dalam perdagangan global 80% pertumbuhan Rantai penjualan yang sudah ada perdagangan online berada dalam bisa rusak dan akan tumbuh perdagangan bisnis ke bisnis. Hal ini ketergantungan terhadap negara merupakan kekuatan bagi lain perusahaan terhadap rantai penjualan bermunculan begitu juga dengan perusahaan kecil yang mampu menawarkan jasa yang sama dengan biaya yang lebih murah arah perpindahan teknologi dan pertumbuhan teknologi informasi dalam perusahaan yang semakin cepat di negara-negara berkembang lebih diuntungkan jika perusahaan lokal lemah
Sekitar
Perusahaan-perusahaan besar akan Perusahaan IT multinasional akan
Perdagangan online mendorong ke Bagi
negara berkembang, perdagangan online menawarkan kesempatan yang sangat menarik, akan tetapi juga ancaman yang besar dari perusahaan dari negara lain beberapa perusahaan akan meniadakan perusahaan yang tidak memiliki akses dalam perdagangan online
Akses terhadap Informasi pasar, Akses yang lebih besar bagi

kesempatan dan rantai penjualan akan meningkat
Perdagangan
online membantu Perusahaan multinasional bisa mengatasi permasalahan jarak menggunakan teknolgi yang sama dengan pasar maju untuk menjangkau pasar (konsumen) lokal memunculkan toko-toko semu yang lebih murah dibandingkan dengan toko-toko luar negeri yang sebenarnya semakin tinggi. Permasalahan keamanan, pembayaran dan persediaan yang terjamin perlu untuk disebutkan
Eksportir skala menengah dan kecil Biaya perawatan dan pemasaran
176
Perusahaan
akan menempatkan Negara-negara berkembang akan pelayanan saat mereka memiliki lebih diuntungkan karena bisa akses ke dalam keahlian kompetitif menyediakan tenaga kerja dengan upah lebih murah produsen baru untuk memasuki pasar dan terintegrasi dalam rantai penjualan global produsen yang sudah ada dalam negara-negara berkembang
Perdagangan online memudahkan Bahaya yang bisa memutuskan
Konsumen
di negara-negara Produsen lokal dalam negara berkembang mampu membeli berkembang akan kehilangan barang-barang dengan harga yang konsumen lokal yang sudah ada lebih murah dan proses keuangan Bank-bank asing dan perusahaan seperti transfer dan secara elektronik kartu kredit milik bangsa lain akan semakin berkembang modern mendapatkan keuntungan besar. dalam pengadaan umum memunculkan persaingan dan peningkatan dalam pembayaran sektor umum didasarkan pada perdagangan online akan menghalangi perusahaan yang tidak memiliki akses internet
Lembaga
Penigkatan efisiensi dan transparansi Peryaratan penjualan yang perlu
OPERASI PENGADAAN APA YANG BISA DIGANTIKAN ATAU

DIDUKUNG SARANA ELEKTRONIK YANG LAIN?
Penerapan perdagangan online semakin meningkatkan kinerja rantai penjualan dan pembelian. Beberapa perusahaan dari Negara lain menyatakan bahwa pelaksanaan bisnis secara online telah mengurangi pengadaan penjaga sebanyak 60%, biaya bahan baku sebesar 20% dan waktu yang dibutuhkan untuk memilih produsen sebanayak 50%. Hal ini antara lain disebabkan oleh:
Adanya situs pelelangan dan pertukaran dalam sektor pasar tertentu yang
memudahkan pengunjung untuk mengenali perusahaan baru, berbelanja dengan harga yang menarik dan memperoleh informasi mengenai persediaan pasar
Perkembangan dari kerangka (platform) pembelian elektronik oleh

perusahaan multinasional.
177
MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Saat ini internet dikuasai dan diatur oleh berbagai standar pembelian.
Pembelian terbuka dalam internet atau Open Buying on the Internet (OBI) dalam situs www.obi.org merupakan industri pertama yang bertujuan memberikan kemudahan pembelian dari perusahaaan ke perusahaan atau Business to Business (B2B) dalam internet melalui penyusunan standar perusahaan. Kerangka pembelian online belum bisa diterapkan dalam tingkat persyaratan perusahaan skala menengah dan kecil mengingat diperlukannya investasi dan prasarana. Akan tetapi, terdapat sejumlah cara pembelian yang bisa dilakukan melalui website. Hal tersebut meliputi: pemerolehan informasi teknis mengenai barang dan peran serta, selalu mengikuti perkembangan trend teknologi terbaru, mencari bagian, memperoleh harga yang ditetapkan oleh beberapa perusahaan, melihat dan membandingkan harga, melihat ketersediaan stok barang, memperoleh informasi keuangan perusahaan, menempatkan dan mengikuti kemajuan pemesanan. Penggunaan website ini sekarang sudah tersedia bagi sejumlah sektor yang semakin meningkat dan mampu menarik minat pembeli dalam pasar yang baru. Jika kerangka pembelian tersebut mampu membuktikan kegunaannya dan apabila teknologi semakin berkembang dengan cepat, aplikasi website tersebut akan menjadi umum dan mudah dijangkau. Hal tersebut kemudian akan membuka kesempatan baru bagi perusahaan skala menengah dan kecil dalam pasar baru yang mau mempertimbangkan beberapa pilihan strategi (misal pembelian yang dibagi-bagi dalam kelompok) untuk mendapatkan, menerapkan dan mengambil keuntungan dari aplikasi tersebut.
178
BAGAIMANA DAN DIMANA PEMBELI BISA DITEMUKAN DI

INTERNET?
Ada dua cara untuk mendapatkan pembeli. Pertama, menemukan perusahaan perseorangan dalam sektor wilayah atau industrial tertentu yang membuat perusahaan tertarik. Kedua, mencari kesempatan bisnis. Jika Anda ingin mendapatkan pembeli melalui internet, alat yang biasa digunakan adalah indeks ITC mengenai berbagai sumber informasi
perdagangan yang dapat di akses melalui http://www.intracen.org. Indeks tersebut bisa ditemukan dibawah judul info utama. Disana terdapat daftar nama perusahaan dan kesempatan bisnis dan perdagangan, yang dikuasai oleh satu wilayah geografis, dalam bagian informasi lebih lanjut. Menekan pilihan tersebut akan membawa Anda pada sejumlah petunjuk yang terhubung dengan beberapa situs perusahaan dan perdagangan yang terdapat dalam jaringan tersebut. Berbagai database perusahaan serta oragnisasi promosi perdagangan nasional cenderung untuk menggunakan internet sebagai media yang murah dalam mengenalkan dan menunjukkan perusahaannya kepada masyarakat di seluruh dunia. Berikut ini merupakan beberapa website yang memiliki database yang besar dengan jangkauan internasional:
Petunjuk Bisnis di Eropa (European Business Directory) dalam

http://www.europages.com yang menampilkan lebih dari 500.000 perusahaan dari 36 negara. situs ini dapat diakses secara gratis.
Database Kompass Internasional (Kompass International Database) dalam

http://www.kompass.com. Situs ini mungkin merupakan sumber terbesar yang menampilkan profil beberapa perusahaan dan klasifikasi produk secara detil. Situs ini mencakup 1,5 juat perusahaan di 60 negara serta menampilkan sekitar 23 juta produk.
WLW online dalam http://web.wlwonline/start/en/GB/start.html yang

mencakup lebih dari 240.000 perusahaan berpotensi di 10 negara. Website ini dibuat dalam berbagai versi bahasa yag dugunakan di negara-negara Eropa.
179
Asosiasi Pusat Perdagangan Dunia (World Trade Center Association)

dalam http://www.wtca.org/ yang memiliki 300 anggota di 180 negara. Situs ini memberikan petunjuk mengenai 140.000 pengimpor, pengekspor serta bisnis-bisnis terkait. Jika Anda melihat situs yang menawarkan kesempatan pemasaran,
pertimbangkanlah kemungkinan untuk mempromosikan perusahaan Anda bersama mereka sehingga memperbesar kesempatan Anda untuk menarik minat pembeli. Anda juga bisa mendapatkan pembeli dengan mengunjugi situs pertukaran Bisinis ke Bisnis (B2B) untuk perusahaan Anda seperti
www.b2bexplorer.com dan www.verticalzoom.com.
180

Dari Contak Ke Kontrak

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Dari Contak Ke Kontrak

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DIREKTORAT PEMASARAN LUAR NEGERI DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN

KATA PENGANTAR TERJEMAHAN

Jakarta, Desember 2008 Direktur Pemasaran Luar Negeri

MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAK

Hak Cipta dilindungi undang-undang

Hak Cipta dilindungi oleh: 2008 OSEC

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN

PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN

Penyusunan Anggaran Dana

PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR - Program Pameran Dagang

TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN

Tampil bagus dalam pameran: Aturan Dasar

Melalui Kontak Menuju Kontrak

PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI

TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN

ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL

KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG

158 159 160 165

INFORMASI LEBIH LANJUT

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN

Segmentasi Pasar (Market Segmentation)

Penguasaan Pasar (Market Share)

Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System) Penentuan Posisi (Positioning)

Diferensiasi Produk (Product Differentiation)

Pasar Sasaran (Target Market)

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Pendekatan baru: Filosofi pemasaran yang berpusat pada konsumen

Kemudahan memperoleh (Convenience)

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN

MODEL PEMASARAN Keluaran (Output)

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Hal Yang Perlu Ditentukan

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Hal Yang Perlu Ditentukan

Penjualan dan Distribusi

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Hal Yang Perlu Ditentukan

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Hal Yang Perlu Ditentukan

Hubungan Masyarakat (Public Relations /PR)

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Hal Yang Perlu Ditentukan

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

Hal Yang Perlu Ditentukan

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR

- Apakah produk kita mengarah pada berbagai prosedur perijinan impor

- Apakah produk kita mengarah pada pengesahan secara resmi oleh

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

- Adakah perlindungan yang berpihak pada produk yang kompetitif dari

- Apakah produksi setempat, persiapan akhir, atau kemasan eceran dari

- Apakah infrastruktur dan tenaga kerja yang dibutuhkan tersedia untuk

- Apakah produk kita mengikuti standar kendali harga yang ditetapkan

UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN

- Apakah perusahaan dan distributor kita memiliki sumberdaya dan tenaga