Professional Documents
Culture Documents
PENDAHULU AN
infrarfi alam membangun otomasi kearsipan benruk penerapan dan hal yang sangat mendasar. Keduanva benindak U ,**;;;";;"* Modul4 ini mengandung
otomasi kearsipan' roUugui aturan dan fondasi dari
2 kegiat4n belajar'
otomasi kearsipan' Dalam Kegiatan dan yang kedua adalai infrastruktur penerapan
V*g p.rt"oa
Belajar
dan bagaimana aturann{]' otomasi kearsipan itu, apa saialaptittisinya' yang akan mempelajari tentang apa saJa
poi"
otomasi kearsipan' mengapa tcrmasuk ke dalam infrastruktur kita otomasi kearsipan dan apa yang harus
f.gi"t*
2 kita
mer$a begitu
ilr*;;il-*.Inu-g*
kearsipan.
otomasi
dan infrastruktur otomasi Dengan mempelajari bentuk penerapan dalam menetapkan dasax kearsipan mahasiswa dapat menggunakannya
fr*Urrgun-
dapat mengetahui ke otomasi kearsipan sehingga mahasiswa kearsipanyang mereka harus lakukan' mana arah pengembangan otomasi diharapkan memAgar dapat memihaminya dengan baik mahasiswa namun juga modul pada teks pelajari modul ini tidak hanya berdasarkan yang ada dan mencoba tes formatif mempelajari contoh, mengir<u-ti latihan seberapa jauh telah memahamiyang diberikan sehingga Lput *t'gttuf''i
nya. Mahasiswa juga
tidak hanya berpatokan pada modul semata sumber-sumber lain seperti yang namun juga dapat mempelajarinya dari
Jin*upt*
rc.aupuiaitu* aut*
bahasan ini.
p*tut
4.2
KEEIATAN
BEL^A,.JAR
diperhatikan, termasuk di antaranya adalah jenis arsip berdasarkan fungsi yakni arsip dinamis dan arsip statis. Berikut ini akan dibahas be
A.
OTOMASI KEARSIPA$I DINAMIS Secara umum tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis
penciptaan, pemel$araan dan penggunaan, serta penyusutan arsip' Pada ti tahapan tersebut penggunaan konputer akan sangat bervariasi sesuai deng
Penciptaan arsip meliputi legiatan teknis pembuatan penerimaan dan pengirirnan dokumen, seria registrasi dokumen menJad{
arsip.
I
a.
Pembuatan Dohtnien
Dalam hal pembuatan dokumen, komputer sudah dikenal hras sebagai alat yang sangat memudahkan orang dalam proses penuangan gag4san, penyuntingan, dan pencetakan sebuah dokumen. Pada fase pembuatan dokumen, pengelola arsip berkepentingan untuk mcngontrol pembuatan terdolumentasi prosesnya dalam forrnat yang sesuai dengan standar. Dalam
bahasa teknis kearsipan; kontol terhadap penciptaan dokumen perlu dilakukan agar arsip dari suatu kegiatan benar-benar tercipta dan terekam
dalam format yang sesuai dengan ketentuan.
I
Dalam proses pengontrolan tersebut, kornputer dapat digunakan untuk membantu standarisasi format dolarmen serta mekanisme pengontrolan reliabilitas arsip. Hal tersebut dapat dilahikan dengan berbagai cara, di
antaranya;
I ArtP++gzlMoDuL 4
penyeragaman program aplikasi komputer h*o' untuk pengolatr r.uru, ,"*uu fegawai
4.3
""gg*akan
aplikasi MS-
Wordl; J---^- -a-anr!,rn! (misalnya dengan penyusunan penyeragaman format penulisan dokumen pada program aplikasi unnrk setiap dan penyebaran sebuah "'emplate" pembuatan dokumen dinas);
r)
1)
pada lembagu
'p"i"'ft-U"g" yang telah memiliki jaringan komputer lokal {Local Area mekanisme pelaporan elektonik Network : LAN, Uisu aitut*arakan
secara trpusat' dari setiap pembuatan dokumen
b,
Pengiriman dan Penerimaan Dolatmen arsip' perlu dilakukan kontrol terhadap Dari sisi t"p"ntiogun pengelolaan da1-ditlima oleh lembaga' Dengan Fluruh dokumen yung amii*tun yang tercatat pada sistem uggapan bahwa ."to*i Joku-to "*i.lemtaga keluar idalah arsip' atau dapat dikategorikan poncatatan dokumen *u'"f dan itot*g berapa dan apa saja.dokumen YanB telah rcbagai arsip, maka Oott untuk keperluan dikirim;; rttitueu meniadi pentidg Penerimaan dan pengiriman dokumen
il;il=ffi
ir".r*tr"r,
khasanah ,tip f""Uuga pada dokumen yang dikirim ke dan yang dimaksud tiaaf< nanya terbaL misalnya namun juga yang bersifat inlernal, dlterima dari ruar l"r"bug; saja sendiriditujufan untuk linglungan pegawai
digunakan untuk.sarana bantu yang sederhana bisa digunakan program pencatatan. putu- penerapan untuk mencatat dokumen I-reJ"h kata (misalnya iS-W*d'-WordPerfec0 pencatatan bisa dalam bentuk tabel yang diterima dan dikirimkan' Format Pada kata atau dalam format spreadsheet' yang dibuat dengan
dapl
dalam bentuk basisdata dengan tingkatan lebih lanjui iisa dilakukan tertentu (misalnya Paradox' MS-Access' menggunakan p.ogtu* basisdata
dBase).
,""*';
c.
(Registrasi) Pencatqtan Dokumen sebagai Arsip dibuat dan Jika sebuah aon*"" tetln setesai
ia memenuhi laiteria
sebagaisebuah*.ip,,,utuiaakandicatatdalamsistempengelolaanarsip. pencatatan tentunya bukan hanya sekedar Pencatatan yang dimaksudkan proses inteleknral yang rumit'
4.4
EITOMAtsI DALAM'KEAF'SIF
koryuter dapat dipergunakan sebagai sarana bantu pencatatan. Secara kegiatan pencatatan dengan konputer t6rsebut sama dengan
pencatatan pada dokumen masuk dan keluar.
2.
Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip Apabila sebuah dokumen tplah tercatzt sebagai arsip dan
sebagai sebuah arsip, maka ia perlu dipelihga agar bisa terjaga otentisi serta bisa digunakan dalarn arti bisa ditemukan kembali dan bisa Pada kegiatan ini korrputer bisa melakukan banyak hal yang sangat dan sangat menunjang upaya efisiensi danpeningkatan efektivitas.
a.
"
Distribusi ArsiP Sesudah dokumen dibuat atau diterima, dan kemudian tercatat da sistem p"r,g*oU* arsip, maka arsip tersebut akan didistibusikan baik internal lembaga maupun keluar lernbaga guna dipe,rgunakan lebih lar Uotok keperluan ini, komputer bisa digunakan sebagai sarana distribusi
itu sendiri atau hanya untuk kontol distribusi saja.
b.
akan sangat membantu proses penemuan kembali. Sebaliknya jika basisdatanya buruk serta pengentrian data yang sembarangan
Perneliharaan/Penyimpanan Arsip Dalam pemeliharaau arsip perlu adanya data tentang berapa dan arsip yang disimpan. Untuk itu kita perlu membuat basisdata tentang arsip yang disimpan. Basisdata tersebut akan mencakup banyak "fielt' diperlukan terutama untuk keperluan penemuan kernbali. Basisdata dirancang dengan baik dan diikuti dengan pengentrian data yang konsistel
menyebabkan basisdata tidak bisa diperguuakan dan berarti tenaga yang telah digunakan untuk merancang basisdata dan pengentiannya. Pegangan utama dalam penyusunan basisdata adalah prinsip data bagi kegiatan kontrol terhadap arsip yang disimpan. Dalam bahasa lain, dengan menyimak data yang terdapat dalam basisdata inventaris arsip, kita bisa mengetahui berapa dan apa saja arsip yang kita sirryan. Pada dasarnya basisdata bisa dibuat secara manual, tidak hanrs selalu
Aatp44sz,tvtE}DuL 4
4.5
ri[" r"
Penggunaan ArsiP
dapat dilihat dari segi arsip vers! ingBurr'r.r oJrr Penggunaan Dari penggunaan arslp (rleh penggunanya. lola arsip dan dari segi cara
ptluY*:1,v:1:^1f:T;,T:
keperluanpemberianlaffi t"pada'*?,*1^T:9":t:i:T:l::H: serta ketentuan, rr".ufrurni khasanah arsip yang dikelolanya Secara teknis' pengelola p.rguk 1r11:'T-t- T:T::
?:lgfl, i:::'H::: profil arsip, penemuan kembali arsip dengan ilil;"i""";#r-;; Dengan cara yang sama sangat *oduh' cepat serta akurat'
$tn
diketahui iugu ,iupuoiupn 'u.}u
y*g
jlga buguirnura ketentuan-ketentuan cam penggunaannya' u'1kuh itu LAN ataukah intemet' Dengan dut<unganjaringan korypute5 secara d* p-"*bt'iui tayaiiun liearsipan dapat dilakukan
pr*i"irir--
akan sangat dari segi kecepatan dan kemudahan Itsktronik, yang tentunya sebuah itu pelayanan dan pengaks*"'. :"li31l mcnguntungkan. Setain ke dikonversi yang telah ysip, terutama pada *'ip oon-'f'kronik atau orang' satu secara bersamaan oleh lebih tlari
dilakukan
t.
PenYusutan ArsiP
umum dikenali,
mencakuP
b,
c,
penyerahan umip yaag Uemitai ersi Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah;guna' nilai pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki
dengan Ketiga kegiatan tersebut dapat dilakukan maupun kegiatannya itu saja kegiatannya baik itu berupa kontrol terhadap rendiri (terutama pada arsip elektronik)' dari tempat pt'yiTIT* aktif ke Pada kegiatan pemindahan arsip mana-mana komputer untuk mengidentifikasi lnaktif, kita bisa menggunakan tentang data saatnia menjadi in-aktit setelah teridentifikasi,
arsip yang sudatr
dukungan komputer'
4.6
ET?trMABI DALAM
Sedangkan untuk kegiatan penyerahan arsip yang bernilai pertanggungiawaban nasional kepada Arsip Nasional atau Len Kearsipan Daeralr, komputer dapat kila pergunakan untuk mengidenti arsip-arsip yang memiliki nilai gt'na pertanggungfawaban nasional, t kemudian dibuatkan daftarnya. Selain arsipnya yang diserahkan, basi tentang profil arsip yang bersangkutan pun perlu diserahkan kopinya Arsip Nasional grma kemudahan pengolalan berilutnya' Untuk pemusnahan arsip, korrputer juga bisa kita gunakan
menemukan arsip-arsip yang berdasarkan ketentuan yang ada,bisa dan su saatnya dimusnahkan. Pemusnahan suatu arsip tidak deirgan sendiri memusnahlan data profilnya di basisdata. Data profrl arsip masih disirryan tntot k"pertuan-keperluan lain yang berkaitan secara lar 'ataupun tak langsung dengan pengelolaan arsip. Dalam kaitannya
i'
pemusnahan
ben
meyakirkan bahwa arsip telah dimusnabkan dalam arti sebenamya, informasi yang dikandungnya tidak dapat diakses lagi bagai
caranya.
B.
pengelolaan arsip dinamis yang memiliki nilai berkelanjutan. Oleh karena itu penerapan otomasinya pun merupakan kelanjutan dari otomasi kearsipan dinanris. kegiatan lanjutan
dari
1.
Akuisisi(PengumPulan)
Apabila pada saat penyrsutan arsip dinamis telah dilakukan otomasi kearsipan, maka pada saat akuisisi yang diterima adalah arsip diserahkan beritut basisdata tentang profil arsip yang bersangkutan. Jika demikian yang terjadi rnaka akan sangat memudahkan langkah kegiatan
otomasi berikutnya.
Sebaliknya, jika temyata penyusutan masih dilahrkan secala manual, maka pada saat penyerahan arsip statis dari lembaga penciptanya hanya disertakan daftar arsipnya yang masih dalam bentuk daftar/tabel tercetak' Jika
4.7
^alP4432lr4oDuL
dari pembuatan basisdata elektronik dan halnya, maka harus dilakukan
telah diotomasikan
Pengolahan
**-111}t11:::f'l*lfffr aturan
prinsip asal-usul dan
oleh
,rr"r#il';#*.'ffi *.,,
nongalami kesulitan
saat finamtsnva arsip tersebut metudata yang terdiri dari Li' -t*-k*' dan konteks suatu arsip' gongandung p"o:"f** *'g"noi lengkap dari lembaga penciitanya telah y;;d; Apcbila arsip statis arsip statis tidak akan saat pengolah*oy' t"uugui ficladot*nyarmuru pJ"u
;ffiil;rgan
dongan
statis-yang akan diolah belum -disertai Namun apabila ternyata arsip perlu dilakukan
pondeskripsian
,r*g JJ
Uoi-gtu*'
i;t;fkurang
dan gagal Kadang-kala rekonstruksi tersebut kurangnya memadai kualitasnya' karena aapat dijadikan dasar rekonstuksi'
p"a"
diolah belakangu,,,
y*g t"iuh lma "*ip-*tip ti;';6;yan; tetlh berusia 10 tatrun atau lebih'
P";;;";yaig
Ini
penciptaannyl'':*'* b*
3'
dan oleh karena itu s"'ing jumlah pada ienyimpanan arsip statis dalam tldaklah demikian,,"'rtiii-iJil' p"'f' aii"g"t Uafrwa ketidakmampuan paf,a pengelola yang sangat banyak' bagi dikelolanya adalah "l6a6r mati" arsip dalam *r",*uttuo''tip
Iilil-:J#Trsip
bukan kegiatan vang rumit statis sering kali dianggap Namun pada kenyataannya
kali disepelelon'
i*g
mereka.
penyimpanan arsin stati.s dengan oleh karena itu agar dapat mengatur mtuk dapat mJmastikan ketersediaannya dan
4.8
I]TOMABI DALAM
proaktif. Mereka harus mengernbangkan dan mengimplementasikan organisasi yang ditargetkan pada kegiatan rnengidentifikasi, menyinpan, dan memastikan akses terus menens pada arsip statis. penyinpanan arsip yang efektif sebaiknya menambahkan kebijakan dan prosedur yang mengutamakan pendekatan organisasi untuk manaj iangixa panjang arsip statis dan menetapkan proses untuk
perawatannya berj alan.
Strategi penyirryanan arsip lernbaga kearsipau statis harus kan tanggung jawab legislatifnya, standar industri dan praktek
Strategi penyimpanan arsip harus didukung oleh suatu rencana irnplementasinya yang disebarkan ke staf yang relevan. Ini dapat
dengan:
a.
dan garis
besar
dari stategi; dan b.{ "menyediaka, manual, informasi dan lembar referensi, dan pela untuk staf untuk memastikan shategi penyimpanan diinrp
secara benar.
di mana staf mempunyai keahlian dan kualifikasi yang relevan. Ini meqfadi unit informasi terspesialisasi atau mzlnajemen pangetahuan
dikepalai oleh pegawai arsip senior. Tanggrmg jawab unhrk kebijakan formulasi prosedur, inplementasi strategi untuk penyin:panan arsip, pengawasan dartr review proses, dan pengiriman pelatihan seba dilakukan dalam area ini. Uraian panjang lebar di atas untuk mengingatkan bahwa keberhas penyinpanan arsip statis, termasuk otomasinya, bukanlah hanya se mencatbt di rnana suatu arsip disimpan. Bukanlah jaminan bahwa sekali tercatat l*asi simpannya di dalam konputer lalu pasti dapat kembali sccara cepat. Penjelasan di atas menmjuklcan bahwa masih faktor lain yang harfis diperhatikan dalam pelatsanaan otornasi penyi
arsip.
AalP44Sz'lvtoDuL 4
4.9
; i, r ;,
Perawatan tersebut dapat dilakukan dengan cara: pada arsip statis; mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi kondisi fisik arsip perbaikan menentukan metode dan rangkaian tindakan
statis yang mengalami kerusakan;
arsip statis sesuai dengan melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik paling layak' metode dan rangkaian tindakan perbaikan yang
lang
;onghilangkan inforrnasi yang dibutuhkan arsip. riaur- setiap kegiatan ierawatan dapat menyelamatkan suatu
donganm"naupHt<.asiarsiptersebut.Duplikasitersebuttidakselarnanya
namun dapat dilakukan drlam bentuk yang sama dengan arsip spbelumnya'
pihak yang &ngan mengalihbentukkan medianya' Saat duplikasi m.iy"rutt* harus diberitahukan secara tertulis bahwa arsipnyadiduplikasi
untuk kepentingan penyelamatan arsip'
5,
Layanan ArsiP demi ersip ,tutis oisinrpan tentulah untuk digunakan, bukan sekadar harus siap untuk penyimpanannya itu sendiri, untuk itu setiap saat'arsip statrs rmrdah da4 tepat yang cepa! Oifuy*i*. t ayanan yang dihara'ptsan tnonya pengguna& teknologi muiat. untut pencapaian -ssryuin**u-tryunan itu,
lnformasi dan komunikasi sangatlatr membantu'
juga manajemeq data kembali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna namun
Otomasi layanan
*sip
4.10
OTtrM^Bt
E,.r,a-.AM
KEAFBtpAx
administasi layanan itu sendiri. Data siapa mengguriak n arsip apa, kapaq
mana, mengapa (alasan penggunaan), dan bagaimana (cara penggunaan)
perlu disirnpan dalambasisdata layanan arsip statis. Data tercebut tidak I digunakan untuk kelancaran perayanan nam*n juga untuk pengaturan dan pengamanan slsip statis dari tindakan yang bisa merusak atau
melenyapkan arsip pada saat digunakan.
Dari uraian penrapan otomasi kearsipan dinamis dan statis di pendayagunaan teknologi inforrnasi dan komunikasi gnna efsiensi dan efektivitas pengelolaan arsip hanya dapat dilakukao d"rguo jika didasari kombinasi pemahaman y*g tentang p"olel arsip dan teknologi infonnasi. Tanpa dasar pemahaman yapg kirat
-"o.i.pi
dan kgmunikasi hanya akan menjadi program pemborosan sumber daya tsi6-sia.
Guna menghindari hal tersebut, para pengelola arsip harus wawasannya dengan pengetahuan teknologi inforrnasi dan komuni Sedangkau sebalitnya, para pengelola teknologi informasi dan juga harus memahami terlebih dahulu seruk beluk pengeloraan arsip
dan melaksanakan program pengelolaan arsip teknologi informasi dan komunikasi. Namun yang jela3, ke{a sama di antara pengelola arsip dan penge
merencanakan
tr
LATI HAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di
kerjakanlah latihan berikut!
atas,
memiliki pakem sendiri. Apa yang harus dilalukan sudah jelas aturau mainnya. Namun dengan kegiatan yang sudah ditetapkan ini pelaksana
terkadang cenderung salah memandangnya sebagai suatu kegiatan rutin sehari-hari. Menurut Anda bagaimanakah mengatasi rnasalah ini agar pelaksana otomasi kearsipan tidak terpaku dengan kegiatan yang sudah ada?
Dan apakah problem-problem yang dapat Anda temui dari usaha tersebut?
a AE1P443z/MErguL 4
PctunjukJau,aban
Latihan
harsipan.Tidakterbaasperencimaannamunjugapelalssanaankegiatannya.
E[
RANEiKU MAN
adalah Secara umum tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis. fada apig' penyusutan serta penggunaan, dan penciptaan, pemeliharaan sesuai bervariasi sangat ttJ*f'q1q".' penggunaan sebut iiup tit op*'tt fi..u*pran komluter yang mungkrlbisa dimanfaatkan' Jriguo -nenciptaan arsip m.tiputi kigiaran teknis pembuatan dokumen' p"noi-uuli aun p.ngiriroan dokumen, serta registrasi dokumen mogladi kbmputer dapat arsip. Dalam proses pengontrolan pembuatan dokumen,
Oidrukun
*""f.*it." J* p.r-i-'"*iokumen, komputer dapat digunakan tmtuk sarana bantu pencatatan dokumen sebagai-arsip il;dt * iedangkan paaa tegiatan sebagai sarana bT* dipergunatcan dapat iregistrasi), komputer' pencatatan dengan komputer tg:ebut i,"i""o*i. Secara teknis, kigiatan p"da doto*trr masuk dan"keluar' Untuk
sama dengan teknik pencatatin
standarisasi format dokumen serta pengontrolan reliabilitas arsip' Untuk kegiatan pengiriman
*tut .".b*to
pengolahannya' r."pofuun" aistribusi arsip dalam rangka tildak lanjut it, sendiri atau distribusinya uisu oigunukan sebagai surar,u hanya untuk konfiol distribusi saja.
16;.;
juga bagaimana ketentuan'ketentuan cara penggunaannya' " oeigan dukungan jaringan komputer, apakalr itu LAN dapat internet,-permintaan aan pe*beriun layanan kearsipan dinamis dan kecepatan segi dari yattg tentunya secara elektrooit,
basisdata arsip dengan menggunakan Lomputer' Dengan memanfaatkan kompYter dengan arsip kembali penemuan innint.it'utuo pr6il.arsip, yang sama akan unu, t*gu, rn*Ouh depai sirta akurat. Dengan cara dan mengaksesnya unnrk yang berhak saja siapa-siapa a*"tutui-;.rgu
Padapenyimpananarsipdinamis,perludibuatbasisdatainventaris
"
aif*,rf.io
itu
pelayanan dan
p"rg"tt"t*
secara Ituu" yung telah dikonversi ke format digital, bisa dilakukan orang. satu dari lebih bersamaan oleh dukungan Pada kegiatan penyusutan urtip aaput dilakukan dengan maupun saja komputer, to:it< itu'Uerupa kontrol terhalatr- kegiatannya kegiatannya itu sendiri(terutama pada arsip elellronik)'
terhadap
LUuuft isip,
4.12
Secara teknis. dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip statis meruglkan kegratan tinJug. aari p""griofuurr-ursip aiuamis ya'rrg mcmiliki nilai euna berkelanjutan. dreh karena iru penerir* otomasinya pun sebenarnya meruparian keranjutan aari -otonlsi
kearsipan dinamis.
pada saat penyusutan arsip dinamis telah dilakukan penempan otomasi keals-rpan, maka pada saat akuisisi yang diterima adalah arsip yang diserahkan berikut basisdata tentang profd-arsip yang
Sebaliknya, jika tenryata penyusutan masih dilakukan secara manual, maka pugu saat penyerahan arsip statis dari lembaga
memudahkan langkah .demikian kegiatan otomasi berikutnya
Apabila
bersangkutan.
J+".
sangat
dlotomaslkan pengelolaannya
qelciptanya hanya disercakan daftar arsipnya yang masih dalam bentuk -dilahrkan daftar/taber tercetak. Jika demikian td^y tr*, , perrbuatan basisdata erekhonik dari arsip-yang "it diakuisi iersebut dan -;;;;,;;;-'J; biasanya hanya mencakup data pokok a; p;"ff jika sejak dinamisnya arsip yang diakuisisi i;rr"br; ii;h lglenSkag
r','
'
Bukanlah jaminan !flwa sekari arsip tercatat rokasi komputer lalu p-asti dapat ditemukan kembati
clrna6t'"ru atau tidak. Keberhasilan penyimpanan arsip statis, terrnasuk otomasinya, b'kanlah hanya sekadar mencatat ii rrr" ,**-u,rip-disirryan.
Terhadap arsip yang telah diakuisisi akan d,ak'kan pengorahan agar arsip tertata secara interektual berdasarkan prinsip arit_,rsu a* aturan aslinya. Sekali lagi, otornasi kegiatan LU i"i p* ,rrrgrt _tf"q* oleh apakah telah dilakukan kegiatan oto"rri paaa saat
q+wa masih banyak faktor lain yrij-r,u*. if. diperhatikan "11tyj*:!an dalam pelaksanaan otomasi
Ircngapal dan bagaimana- linla]Gn perawatan suatu arsip aif-rmLn. Termasuk di dalarnnya a{alah iadwal kapan dan,brgul**, tiraut*
Otornasi layanan arsip-statis_q"k h*;" kembali arsip yang dibutuhkan
data administasi layanan itu.s.endiri.
p"ra*itur- tersebut di atas dapat mendokumentasikan seruruh aetail teg;Ln rctns perawatan yang dilalrukan pada arsip statis ke dalam basird; k;re;; Basisdata perawatan arsip statis akan mencakup aat^; api,,.pn f,pr"
ienyimpanan arsip.
gJefrlengguna
upr, mengapa (alasan p*ggur;o), aulr-Uugui.**-'(.L "r.i! fngunTn) arlp perlu disrmpan Aahm Uasisaata fuyuoi" ,iutir. Data tersebut tidak hanya digunakan untuk kelancaran pelayanan namun
kapan,
Oatiiiapa ,r"nggurikun
,"^r"-fig. ,[""i"il",
*ip
) Ag,tP44.ez/MoDUL 4
4.13
'
arsip statis dari tindakan juga untuk pengatuan akses dan pengarTanan arsip pada saat digunakan' yang bisa merusaKauul"nft* tearsipan dinamis dan statis di atas' Dari uraiari guna peningkatan dan
*a*i"pr*" p""";;p-;;t;;si
oendayaguna*,"LrroiJili"fo*uti fomunikasi ffi ;.ji;;rr"l**io*"p"ttg1ioru*arsiphanvadapatdilakrrkandengan yang mencukupi tentanil baik jika didasari to'iUf"ti pemahaman pemahaman
infoqrasi' ranpa dasar tersebut' upaya pengelolaan arsip komur'-ikati huoyu akan menjadi berbasis teknologi informasi din sia-sia' ptog.u* p"t"to.*ut' sumber daya yang
TEs F.RMATTF
Jawablah tes formatif
bandingkan jawaban
*J
pada kertps -terpisah' Kemudian pada setiap d""*uo kunci jawaban tes formatif
di bawah ini
akhirmodulAnda.BuatlahperkiraanpencapalanAndaterhadaptesformatif mengulang
untuk
kurang' usahakanlah yang diberikan. Apabila Anda naerasa bekerja! *uiri p"au modul ini' Selamat pengelolaan arsip dinamis! l) Sebutkan tahap-ahap kegiatan otomsl arsip statis! ?\ Sehutkan uhap-tahap rcllatan otomasi pengelolaan arsip! penciptaan vaig termasuk dalam penciptaan arsip! dalam tahap Jelaskan yang "trJipJJ'iap{iap arsip statis ti-dak hauya terbatas pada Jelaskan *"rrgupu'oiJ* i layanan r OiUutotrtuo oleh pengguna saja?
;i ffiffii ffi;ffi;
4) 5) )
terdapat di bagian Ji'il t*a"f penguasaan berikut untuk mengetahui tingkat Kemudian, gunakan ;;t i' t"tnuaup rnateri Kegiatan Belajar
yang Kunci Jawaban Tes Formatif 1 Cocolkanlah jawaban Anda dengan benar' yang jawaban
iol
nito"gtah
aoau
?3
t.r.#
: H'I
**u
70- 79o/o:cukuP
4.14
Apabila mencapai tingkat pengusaan 80yo atzu lebih, Anda meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar l, terutama bagian belum dikuasai.
s+
I
i
zlMctouL 4
4.15
KestATAN Pela.rAR Z
yang
6in kepemimpinan
manajemen lembaga (eJeadership), sumberdaya manusia (human resources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan otomasi
kearsipan (akan dibahas pada'Modtil 5).
pikir otomasi kearsrpan atau pengelolaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Dapat dilihat bahwa
satu infrastruktur dengan infrastruknrr yang lain sangatberkaitan.
4.16
EIToMASI DALAM
Statis
"JlKll"
Gambar 4.1.
Pota pikir pengetotaan arsip berbasis TIK
A. SUPRASTRI]KTUR
Saat pembangunan otomasi kearsipan unsur manusia dan merupakan hal yang harus diperhatikan karena kedua unsur merupakan pelaksana dan yang menetapkan alasan dibangunnya kearsipan. Manusia sebagai pelaksana otomasi kearsipan kewajiban untuk memiliki keahlian dalam hal teknologi informasi pemanfaatannya. Selain itu mereka juga harus dapat mernbimbing
lain untuk mencapai tujuan yang sama. Sementara motivasi sebagai dibuatnya otomasi kearsipan dapat terjabarkan dalam atau kebijakan yang harus dapat mendukung serta melindungi otomasi kearsipan itu sendiri. Manusia sebagai pelaksana otomasi tidak dapat dipandang pekerja saja, melainkan harus dipandang sebagai aset yarg berbarga. belakang kenapa pekerja dip"qdang sebagai aset berdasarkan
lapangan bahwa mereka yang membuat, mengembangkan dan otomasi kearsipan adalah ofimg-orang memiliki keahlian tertentu.
)a|?+qaztuEtDuL 4
4.17
yang penting' Sumber Daya yang harus dipelihara sebagai sumber daya
,in u,uo
peningkatan yang dapat harus dilatih dan ditingkatkan. Upaya-upaya ilftan adalah: tentang pentingnya informast Meningkatkan kesadaran dan pemahaman
rli$cminasinYa.
pendidikan dan pelatihan lfcngembangan pedoman penyelenggaraan dan komunikasi ,i*ni* p"rg"lolaan arsip berbasis teknologi informasi tersebut pelatihan dan pendidikan bagi lembaga pemerintah agar hasil jaringan pelaksanaan t"ruui a"rrgun kebutuhan pengembangan dan
turlbrmasi kearsiPan nasional'
teknologi inforrnasi ii",ry"t.ogg*uan pendidikan dan" pelatihan -dan bidang menangani-kegiatan komunikasi bagi aparat pelaksana yang
kcpada masYarakat.
l,orubahanpolapikir,sikapdanbudayakerjaaparatpemerintahYanB
rnendukung pelaksanaan otomasi kearsipan'
tentu SDM yang ada dapat l)engan adanya perkembangan teknologi dalam bekeija ada pengaruhrnt,"clengan teknologi itu. Seiain membantu
,aruh
karena dengan adanya Birokrasi menjadi lebitr ramping dan sederhana' dapat mengall .:":*u teknologi komputer, semua data dan informasi Terlebih lagi sebaliknya. maupun atas ke bawah dari akurat d; copat sehingga laporanpengolahan data dapat dilakukan secara langsung peran i.p;r* dapat dihasilkan secara otomatis' Dengan demikian' data transaksi *urrui", men"ngah dan operasional dalam mengolah manajer pada m"njuai laporan sangatlah berkurang' Namur; L<eU{al
levelinimasihdibutuhkan,meskipuntidakbanyak,karenamanaJer
dan pengontrol kerja staf' tersebut akan berfungsi sebagai penyelaras pimpinan dapat berlangsung Komunikasi antar staf maupun staf dengan sistem jaringan komputer dengan cepa! fleksibel, dan dinamis melalui
;;
';;i;.
ditingkatkan.
4.18
OToMAgt DALAM
4. 5.
Staf di semua lini menjadi lebih produktif meskiprm jumlahnya semakin terbatas. Sementara itu, pola kerja juga mulai bergeser dari basis personal kerja tim lintas deparlemental. Pola kerja yang berbasis memungkinkan perusahaan unhrk berkonsentrasi pada
Iea
ini para pegawai pelaksana sering kali kurang dapat berpikir mengatasi suatu masalah yang timbul dalam suatu situasi tertentu.
Saat
mengatasinya pedu dilakukan perubahan-perubahan seperti pola kerja dapat merangsang pegawai untuk berpikir kritis, sehingga pegawai bekerja dalam segala situasi. Selain itu spesialis pengelola a-rsip dapat
diberi pelatihan seperti worl<shop atau seminar rhengenai manaj informasi. .$engetahuan tentang teknologi informasi juga harus djperbarui secara rutin. Hal ini juga berlaku bagi para pimpinan
mempunyai kewajiban untuk membuat keputusan dalam kaitannya
pengelolaan arsip. iwrvr@ oilP.
Untuk mengatur agar palra pegawai dapat meneapai tujuan yang dibutuhkanlah seorang pemimpin. Pemimpin yang dibutuhkan harus mengetahui apa yang dibutuhkan bawalrannya agar dapat bekerja baik. Sehubungan dengan otomasi kearsipan, pemimpin yang diwajibkan mengetahui seluk beluk teknologi informasi dan arsip baik. Pengetahuan yang sudah dimiliki juga wajib ditingkatkan mt berbagai cara seperti pelatihan atau seminar. Setiap lembaga yarig menerapkan otomasi kearsipan harus da" menetapkan kebijakan dan peraturan pelaksanaan yang menjadi
penerapan tersebut. Langkah tersebut penting untuk dilakukan pengaruh yang ditimbulkan oleh penggunaan otomasi kearsipan perilaku kerja pegawai dan legalitas dari informasi/dokumen yang dici dan dikelola dalam lingkungan elekkonik masih perlu
penanganan secara khusus.
4
^aae443z,lt|'CtDuL
4.19
Dengan adanya kebijakan dan peraturan tentang otomasi r seluruh pihak yang terkait dengan penciptaan dan pengelolaan arsip'
keanipan'
FRASTRUKTI'R JARINGAI\
Arsip sebagai produk dari proses administrasi tentrr diciptakan dan urfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Hal tersebut sudah menunjul&an dan pengelolaan arsip pada hakikatnya membutuhkan frhwu p*"ipta* sohrsi yang tknologi jaringan. Dalam hal ini jaringan komputer memberikan ,fpat datam penyeleuggaraan otomasi kearsipan yang efefttif-dan efuien' gimbar 4-2. memberikan ilustrasi bahwa sejak arsip diciptakan hingga jaringan komputer selalu pomanfaatarmya sebagai arsip statis, teknologi
Clgunakan.
iL-ncr-rdulii 'lrisrp-ltair
ARslPlllAlfilF
PBIGELq4pI
ARSIPSTATE
TASYARATGT PEI'IGGUNA
Pengelola
DAERAH
Eeryer Arsip
r---------':::::Ledaga lGamiPao
l(ab,Koh,Provinsl
Ak$
Unlt Pengolah
'
4.20
Pada saat pengelolaan arsip aktifjaringan komputer digunakan menghubungkan antar unit pengolah dalam hal-penciptaan, pengolahan,
penyimpanan arsip
aldif.
Sementara
unit
kearsipan dapat
pengelolaan arsip aktif yang dikelola oleh unit pengolah melalui jan komputer, Dengan demikian diharapkan sejak aktifnya arsip telah tertata terkelola secara baik berkat adanyajaringan komputer. Pada saat memasuki masa inaktif arsip-arsip yang tadinya dikelola
unit
kearsipan.
pemindrhan arsip inaktiftersebut dapatberlangsung dengan cepat dan dengan dukungan jaringan komputer. Melalui jaringan komputer juga
unit pengolah yang masih ingin menggunakan arsip inaktifnya mengaksesnya seara cepat, meskipun segara fisik arsip inaktif
disimpan di pusat arsip inaktif yang biasanya lokasinya jauh dari ruang unit pengolah. + ,Ketika penyusutan alfiir dilakukan jaringan kompu{er dapat di
dengan
pengolah dan lembaga kearsipan statis dalam menetap(an status akhir arsip inaktif, apakah di perpanjang status inaktifrrya, dimusnahkan diserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Apabila dalam penilaian terdapat'arsip yang memiliki nilai guna sekunder maka arsip tersebut
diserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Dalam penyerahan jaringan komputerjuga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengiri data profil arsip yang akan diserahkan unit kearsipan. Bahkan untuk elektronik, penyerahan arsipnya sendiri dapat dilakukan melalui jarr
komputer.
jaringan komputer internet. Dengan kata lain melalui jaringan masyarakat dapat mengakses informasi tentang arsip statis. terhadap arsipnya sendiri pun dapat dilakukan melalui jaringan
untuk arsip yang berformat elelctronik dan arsip non elektronik melalut
digitalnya.
-.
A)lP4AszlM.EtDuL 4
4'21
INFRASTRUKTUR INFORMASI
dimaksud -diolahsedemikianrupasehing*:1': Dalam otomasi kearsipan vang .&"gT
3ffi
i#il,?,:J#';;;;;iiir::::!.,:::":#::;,::""0'
,'.
dipergunakan' mi-salnva r istilah iain yang juga sering f nin arsip, deskripsi arsip, aun .*"buCu1l1:,:::, dunia samparoleh para pakar kearsipan
*"'*::fi ;;;ilffi
"T:5::-'*T:;
o*'"T]ii::t:'
*."':!":^::',
j::::,^Tlr":t:
*itt;:"ff:l::] ::f::f::::;t
v'vwereve llilnQgemvnL lanageruentprocesses'-un'oaoito:':::"2ra*r,1;t}l";::::rx:;, brd. Archival pescripfion,. stana iiies", tol, General International
On A rchiv es) intternrtron'ol Council
data tentang pengeloraar metadata atar' aal nenel]113 arstn' ua"r a"r" snip adalah suatu bagial manaJemen zrsrp' aut' firjuan' Dalam konteks yang melayani u"'uugJ-n*gJi konteks' konten' data yang mendeskripsikan ileladatadidefinisikan sebagai (ISO 15489-1' pengelolaannya sepanjang waktu drn stnrktur arsip serta terstruktur yang toaoto io'tpakan informasi 2001:3). Seperti Itau semi-terstrukhr Vu'[' sepanj ang waktu baik i"p" l[-: 'p memperlihatkan suatu bidang Berdasarkan
rsorri iroal-r,
r*r
s:"tY"
d'kq;;;
J:il:::IXH:
di dalam atau di
allivitas organisasi dengan nilai ddin O"'i"U" atau- :e$atas yang berbagi kclompok orang yang untuk 'Metadata pengelolaan arsip dapat digunakan pengetahuan tertentu' orang-orang' dan kontekstualitas arsip dan mengidentifika.i, ot"t'tisitus dan mengrn:as
f*' ao*io'
nroses dan sistem yang menciptakan, mengaturnya grnuku*yu serta kebijakan yang pada tahap pengkapturan, pada awalny u, *rioirromendefinisikan arsip
mengelola, memelihara
pengelolaan a""g* konteks bisnisnya dan melalnrkan memastikan netadan varrg lagisal arsip atau kelompoknya, kontror. Selama t"t"ruiu* lain yang bisnis pengguna yang baru dalam baru'akan ditambahkan, karena untuk ualtwa meta'data berlanjut ntau konteks konteks dengan berkaitnrr
*,ip
n"***;;;;' ioi'u"'*i yang inforrrasi menambah, setiap ;Jju, bisnisnvl yang menggunakan proses a* pengelolaan **ip
dapat bersumb*
arsip
dan
"o'
Ii*'"tL
dengan sistem
4.22
Metadata diaplikasikan pada arsip selama m-asa aktifrya dan dapat pada saat arsip berhenti diperlukan unark tujuan bisnis saat ini
dipelihara untuk kebutuhan penelitian atau nilai guna lainnya. Metadata mer$amin otentisitas, reliabilitas, ketergunaan dan
setiap saat dan memungkinkan pengelolaan dan pemahaman informasi, baik secara fisilq analog maupun digital. Namun di sisi
metadata sendiri juga perlu dikelola.
Pengelolaan arsip selalu meliputi pengelolaan metadatq. lingkungan digital memerlukan pernyataan yang berbeda dari
tradisional dan mekanisme yang berbeda untuk mengidentikasi, menghubungkan dan menggunakan metadata. Dalam lingleungan
arsip otorisasi disahrkan dengan metadata mendefinisikan pentingnya-.Ikrakteristik ini harus secara eksplisit didolarmentasikan halnya pudfproses arsip berbasis kertas. Dalam lingkungan digital, untuk menjamin bahwa penciptaan dan pengkapturan metadata arsip diimplementasikan di dalam sistem yang menciptakan dan arsip. Sebaliknya, lingkungan digital menghadirkan kesempatan baru menentukan dan menciptakan lnetadata dan menjamin ke pengkapturan arsip'yang sezauuln. Anip ini dapat menjadi bahan transaksi atau arsip itu sendiri menjadi transaksi.
Penerapan metadata peirgelolaan arsip dalam suatu organisasi pada:
l. 2. 3.
kebutuhanbisnis;
l. 2. 3. 45. 6.
ABIP44S2IrMODUL
Z1
4.23
mendukung strategi pelaksanaan dengan memungkinkan pengkapturan arsip yang diciptakan dalarr lingkungan teknik dan bisnis yang.beragam
secara terus menerus selama
diperlukan,
memberikau hubungan yang logis antara arsip dan konteks penciplE annya, serta memeliharanya di dalam suatu cara yang terstruktur, reliabel
dan berarti,
),
diciptakan dan mengelola lingkungan teknologi tempat arsip dipelihara agar arsip yang otentik dapat diciptakan selama diperlukan, serta lingkungan 10, mendukung efisiensi dan keberhasilan migrasi arsip dari satu dari atau platform (suatu istilah yang menerangkan standar keseluruhan suatu perangkat.keras dan perangkat lunak yang drpakai pada komputer) komputer ke lingkungan yang lain atau strategi preservasi lainnya'
Sehingga, ada dua perspektif me tadbra pengelolaan arsip: metaiitayang mendokumentasikan konteks bisnis, kointen, struktur, dan
l, 2.
tampilan arsipnYa; serta metadata yang lnendokumentasikan pengelolaan arsip dan proses bisnis yang menggunakan arsip, termasuk setiap perubAhan pada konten' struktur dan tampilannYa.
Metadata dapat diciptakan dan digunakan untuk tujuan tunggal, tujuun dapat tertentu, atau bermacam-macam tujuan. Metadata pengelolaan arsip
Metadata untuk e'bisnis Metadata membanfu memungkinkan e-bisnis, termasuk e-commerce dan ,-r;;;;;;";. Metadatq tertan semua proses eib-isnis dapat dikaptur. Hal
1.
penciptaarl layanan, penyediaan dan. pelanggan' persetujuan istilah dan syarat-syarat bisnis, tanda tangan digital' serta transaksi proses bisnrs. Metadata membeirfl<at informasi tentang konteks
bisnis dan karenanya dapat saling melengkapi dengan metadata kontekstual serta serta metadala penyimpanan dan struktural, metadata keamanarl beberapa metadats aksesibilitas.
4.?4
2. .
Metadata untuk preservasi Preservasi informasi, khususnya informasi digital, untuk kelaqi
arsip. Teknologi informasi relatif mudah berubah dibandingkan teknologi kertas. Metadata teknis diperlukan untuk memenuhi perubahan teknologi yang terus menerus. Metadata strulcural
penyimpanan serta beberapa metadata tentang proses pertgelolaan diperlukan untuk mendukung preservasi. Termasuk, metadata tentang pengelolaan arsip yang meliputi akses dan keamanan, migrasi, konversi aktivitas pemindahan untuk menjamin aksesibilitas, otentisitas, reliabili
ketergunaan dan integritas arsip.
3.
Satu daql
penggunaan metadata
yang utama
adalah
mendeskripsikan sumber. Sumber ini bisa berupa buku, jurnal, vi 6'.dokumen, gambar dan artifak. Juga termasuk arsip ynng dipindahkan
pengelolaan arsip dan kepentingan arsip statis (bernilai guna urnunrnya lebih besar daripada metadata deslripsi sumber yang standar dapat meliputi elemen lainnya seperti, misalnya, metadata kontekstual.
Ada hubungan yang kuat antarajenis bagan metadata dan deskripsi statis. Lembaga kearsipan statis menggunakan metadata unf;ttk kan arsip yang bernilai guna selornder untuk mempreservasi setiap saat, untuk menempatkan arsip di dalam pengelolaan arsip dan
se
administratif serta untuk memfasilitasi penggunaan dan Karena itu, standar deskripsi arsip statis yang ada, seperti ISAD(G)
ISAAR(CPF), saling melengkapi dengan metadata pengelolaan arsip, keduanya berurusan dengan pendokumentasian konteks bisnis dan pengelolaan. Pengelolaan arsip statis, termasuk deslripsi arsip merupakan suatu aktivitas yang saling melengkapi dan berlanjut untuk tersebut yang diidentifikasikan memiliki nilai guna sekunder. OIeh
r AalP44ts9,/MEtE,UL 4
4:15
antara sistem arsip fungsionalitas yang memungkinkan migpsi metadata nisa.si dan sistem kontrol arsip statis direkomendasikan'
Metudata untuk Penemuan sumber balik informasi' saling Metadata untuk penemuan sumber, yaitu temu
ileladatauntukmenemukankembaliinformasi.Pengindeksan,klasifikasi,
t.
jeTS- at11. aspek tertentu Manajemen hak dapat dipertimbhngkah menjadi penggunaan dni e-biinis, karena berkaitan dengan manajemen hak dbn penilaian' (pelaku)' Hal ini mencakup deskripsi'
yang terlibat di dalarnnya dalam mendeslripsikan tiga entitas utama pihak-pihak yang ,.ngg.rrrul* sumber.informasi' Ketiga entitas ini adalah konten dalam semua torlibat (misalnya, pencipta, penerbit dan konsumen);
formatnya;sertahakitusendiriftnisalnyaperizinan'batasandanganjaran
untuk menggunakan)
p.rr;;;;,
metode.
u.
Penentuan kebijakan dan metode harus mendefinisikan Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipbn'
dan mendokumentasikan kebijakan dan peraturan untuk .mengelola struktutal metadata metadata serta harus menjelaskan ketentuan untuk dan peraturan ini yang sejalan deqgan ketentuan bisnisnya' Kebijakan jawab' metadata apa l"*"t"p musalah seperti penunjukan tanggung alai struktur diciptakan dan dikaptur, kapan dan dari sumber
yang t arus
metadataapayangakanvalid,standarapadansistempendukungapa
yang harus digunakan.
4.26
ElToMAsl
DALAM KEARSIPAN
P enciptaan dan
pemeliharaan metadata Pemimpin unit kearsipan harus mengidentifftasikan metadata apa peflu diciptalcan dan dikaptur pada saat'menciptakan dan memel arsip. Proses penciptaan metadata pada saat penciptaan arsip dimonitor dan didokumentasikan. Metadata tentang penciptaan atau perubahan metadata tentang
ini akan
me
pendokumentasian yang sesuai dan konsisten di dalam arsip metadata. Penciptaan dan pemeliharaan struktur untuk pengelolaan metadata Struktur untuk mengkaptur, menyimpan dan mengelola metadata
Hubungan antara elemen metadata dan antar elemen teriebut obyek informasi yang mendeskripsikarmya perlu ditetapkan. ini harug- diperbaiki dan dipelihara secara benar setiap saat perhatian khusus yang diberikan untuk perubahan yang disebabkan
d.
migrasi, konversi, dan pelaksanaan preservasi lainnya. Penentuan kapan dan bagaimana metadata harus dikaptur Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipan, harus mengidenti kasi metadata apa yang digunakan untuk mengkaptur, mengkapturnya, dan dari sumber apa. Ketentuan metadata inl didasarkan pada proses pengelolaan arsip. Bagian dari aktivitas ini untuk menentukan bagaimana metadata harus dikaptur (secara atau automatik). P endokum entasian dan p enyelenggaraan definki yang standar Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipan, harus mendoku casikan peraturan dan kebijakan tentang konsistensi penggunaan konten, struktur, istilah dan yang berkaitan dengannya, serta yang relevan. Agen (pelaku) tersebut harus menjamin bahwa metadata ini, istilah, deskripsi entitas, dan atribut digirnakan dengan
,
e.
yang konsisten.
f.
Penyimpanan metadata
Agen (pelaku), termasuk, pemimpin unit kearsipan, harus menen cara penyimpanan metadala. Keputusan ini harus
hubungan antara metadata dengan obyeknya yang menghubungkan
memilikinya.
AalP44s2lM-EtDUL 4
4.27
ltau . luletadata dapat disimpan bersarna-sama dengan cara kedua-duanya' atau d''obo'"' dalam terpisah di 'uui' biaya dan kinerja' dapat berdampak pada Kriteria pengelolaan,
dengan arstq
secara
arsipnya masih ada' dilakukan Proses pengelolaan metqdata -selama arsip' pedu u4tuk dan kegunaan
Untuk memelihara arti, realibitas dibutuhka* -t l"1k.ulil^::':: menarnbahkan *"'oaot' bu*yang -Hl satu orgausasl fungsi apabila contoh' saat di domain manapun, sebagai ke sistem
clan
yang sesuai dipindahkan bagian-bagian dari sistem arsip uO'pt"ti dengan organisasi p:":ltu arsip yang lain. Hal inimemerluka" yang ada. organisagi harus mendefinisikan
h,
metsdata
untuk lxkses meiadala harus dibatasi yang berlaku' pprat[pn dikelola dengan kebijakan dan
akses dan keamanan harus
dan peraturan agar menghubungkan mendefinisikan suatu kebijakan memfasilitasi pertukaran dan temu metadata p""g"totuuo arsip unhrk informasi' organisasi atau yurisdiksi'
balik arsip dari sistem Pemeliharaanmetudata
l,
1)
Proses.dan metode
'memelihara
Beberapa metode
dan
Misalnya' metadata dan struktur metadata' .termasuk serta hubungan jenis data entitas' deskripsi berisi y*g kamus aut'
a) b)
c)
akses metadata' pelaksanaan pengamanan yang mengontrol dan sistem atau lntitas seperti peraturan otoritas antar orang dengan orang Ini termasuk atau obyek yang memiliki akses' metadata; otoritas untuk mengubah struktur kegagalan sistem; Pemulihan mekanisme dalam kasus
4.28
oToMAEt
DALAM KEAFr
d)
Prosedur backup (duplikasi dari data atau perangkat lunak dimiliki oleh pengguna untuk meniaga ketersediaan inforn tersebut apabila terjadi kehilangan atau kerusakan dari aslinya);
e)
Migrasi melalui lingkungan teknologi informasi atau atau untuk memperbaharui sistem yang mengelola
pengelolaan arsiP.
2)
Otentisitas dan pengatur an metadata Metadata pengelolaan arsip berlaku untuk peraturan atau kri otentisitas arsip yang berhubungan untuk membuatnya dipercaya. Karena itu, agen (pelaku) harus mendoku;nentasik seluruh kebijakan peraturan yang berkaitan dengan metadata
pengeqpangallnya. Perubahan di dalam struktur untuk z baik konseptual maupun fisik, juga harus didokumentasikan'
{'..-Elemenpentinguntukmer{aminotentisitasmetadatadan an ryetadata yang baik merupakan ketentuan untuk metadata. Mei:tadata pengelolaan arsip perlu dipelihara- seperti adanya.dan, dalam perubahan yang diperlukan, peraturan ditempa&an untuk mengatu proses. Hal ini harus melipr peraturan untuk mendokumentasikan alasan rmtuk perubahan itu sendiri, serta otentisitas agen (pelalar) yang terlibat
dalarurya.
Metadata menyediakan kelengkapan tentang penciptaan atau, perubahan, arsip metadala harus dipelihara. Hal ini harus meli
informasi tentang agen (pelaku) manapgn yang berhubungan penciptaan atau perubahan serta jenis aktivitas yang di sebagai contoh: penciptaan, modifikasi, pemeriksaan, pe
serta versi skema metadata yang digunakan dan jumlah eleme m et adata harus diidentifi kasikan. Untuk memungkinkan hubungan antar elemen metadata dan buatnya dapat dimengerti, maka metadata perlu ditata, mi dengan skema. Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsip
4'29
)alP44g2tt4EDUL 4
dan Hubungan antara"skem,'a baru konteks organisasi dan bisnis' ' ,t"*u lama harus diidentifikasi dan didokumentasikan'
entitas, elemen dan hubungannya' skema metadata metdeskripsikan marka"'t"ip'i struktur dokumen (derrgar. Skema :.'gu *""ai'fo*g mengelola untuk XML) dan penting up languages, deskriptif' iotoUo,uyang berisi informasi
;;*r;J;a
X*"r'l#"
hubungan
**
*U"n
b) c) d)
Document
lainnYa'
'*'"i"f"ioT
Manfaat metadata' dan konsistensi pengelotian memungkinkan integrasi atau pemetaan ttoui"'gu" dengan perbandingan
skema;
"
a) ,l) *"*"*lt** c) d)
,"P"r*gkut
yang metadata dan arti kata mengonhol kaitan airtara elemen melekat,
e) ;;ft
informasi
0 ;;;-,"'r** g)
database
memisahkan atau p"og"mbungan yang teratur' serta menghubungkan sistem informasi' sistem atau pengernbangan untuk menyediakan landasan
di
dalam sistem
informasi'
a)
hals
b)
tetapi tidak mengelola arsip sistem bisnis yang menciptakan' berlaku' dengan sistem arsip yang dan karenany" u"iA" t"tuai
atau
4.30
E,TEMAST DALAM
c)
Sistem apapun atau kombinasi sistem manapun yang digunakan, mampu untuk digunakan dan menyalurkan metadata untuk mengelola dengan cara yang efektif dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistem arsip harus didisain dan diimplementasikan dengan yang tetap dapat diakses, otentik, reliabel dan dapat digunakan meskipun
perubahan jenis sistem.
Satu metode perubahan perekaman adalah dengan menggunakan lrails. Namun, meskipun atdit trails untuk sistem arsip dan bisnis untuk kepentingan kelangsungan bisnis, tetapi tidak secara penuh
akses
metqdata'aiamUit dari sumber yang sah. Apabila memungfinkan, si arsip. harus didisain untuk mengakomodasikan instrumen ini
mengautomasikan penggunaannya.
Jenis metadata yang diperlukan untuk mendukung
ISO l54gg-l
Records Management dapat dibagi ke dalam enam komponen atau entitas. a) . metadata tentang arsip; b) metadata tentang peratuian dan kebijakan serta mandat bisnis; c) metadata tentang agen (pelaku);
d) e) 0
metadata tentang aktivitas dan proses bisnis; metadata tentang proses pengelolaan arsip; serta metadata tentang arsip metadata
b)
c)
meliputi tanggal dan waktu kapan arsip diciptakan, mengidentifikasi dan mendeskripsikan orang-ofimg yang terlibat
dalam penciptaan arsip,
d)
e)
mendokumentasikan struktur arsip, mendokumentasikan format arsip, mendokumentasikan bahan kimia dan properti fisik lainnya, mendokumentasikan karakteristik dan ketergantungan teknis arsip,
*)lsqqsztwctDUL 4
4-31.
mendokumentasikan hubungan antara arsip dan transaksi bisnisnya atau aktivitas yang menciptakannya, serta mendokumentasikan hubungan antar arsip atau anrira tiap arsip dan
'gantungan teknis, akan berlanjut diaplikasikan untuk menjamin ilitas arsip yang dipelihara setiap saat. Hal ini harus dipelihara untuk n bahan bukti struktur orisinal arsip dan untuk memfasilitasi
preservasi di masa depan. Apabila proses terjadi diawali oleh metadata struktural dan penyimpantn, maka bahan bukti ini harus disimpan, bersama dengan berbagai detail dari dirain dan format arsip. Metadata harus digunakan untuk mengidentifikasikan arsip dan
Sistem arsip harus memberikan akses untuk semua arsip dan mctadatanya. Sistem dapat didisain untuk menggunakan {netadata untuk
memfasilitasi obyeknya. Metadata tentang Peraturan, Kebijakan dan Mandat Bisnis pada saat
Penciptaan Arsip Pada saat pengkapturan arsip, metadata harus mendokumentasikan arsip
yang sesuai dengan peraturan dan kebijakan serca ketentuan lainnya untuk
penciptaan dan pengelolaan arsip.
4.32
EToMAst
ETALAM KEARSTP
a) b) c) d) e) . 0 g)
{-'
..
h) ,
a) b) c)
Metadata agen (pelaku) pada saat pengkapturan arsip harus mengidentifikasi agen (pelaku) yang terlibat dalam penciptaan arsip, mengidentifikasi agen (pelaku) yang terlibat dalam proses arsip dan ortorisasinya, seperti identitas dan posisi agen (pelaku) mengambil keputusan tentang penyusutan arsip, mengidentifikasi agen (pelaku) yang diotorisasi untuk mengakses
i I
Metadata Proses Bisnis Metadata proses bisnis pada saat pengkapturan arsip harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan fungsifungsi bisnis, aktivi dan transaksi yang didokumentasikan oleh arsip di dalam sistem, mendokumentasikan hubungan antara arsip, agen (pelaku) dan fun bisnis, aktivitas dan transaksi yang saling berhubungan, mengidentifikasi dan mendokumentasi agen (pelaku) atau peserta dal
a)
b) c)
sebuah transaksi,
d)
A)lP4432tMctE,UL 4
4.33
memfasilitasitransaksifungsi,aktivitasdantransakSibisnisyang
diPerlukan' *"rtO**
dan wursaksi bisnis, memfasilitasi ktasifikasi fiqgti, aktivitas memfasilitasi klasifikasi arsip, dan diciptakan' tanggal dan waktu transaksi pada saat arsip tentang Proses Pengelolaari Arsip Metadata Pengelolaan arsiP harus
It
dalanl suatu
untuk agen
mengidentifikasi dan mendokumentasikan untuk menuqjut&an aktivitas tertentu' lpelaku) yang diperlukan atau izrn pengguna dan mengaplikasikan batasan waHir unt$k otorisasi m"rri a-in evaluasi secara reguler, di dalam metadata akses dan keamanan untuk arsip
mendokurnentasikan sistem arsiP,
otorisasi atan
],tr'in
transaksibisnis' memfasilitasi klasifikasi fungsi, aktivitas dan memfasilitasi klasifikasi arsiP, dan antar arslp' mengkaptur hubungan antara arsip dan kelompoknya' agen (pelaku) dan Proses, serta memfasilitasi preservasi arsip jangka panjang'
D.
INFRASTRUKTUR APLIKASI
bisa
tentu tidak Pengelolaan arsip dengan menggun4kan. komputer ada di dalamnya. Aplikasi yang ada di ditaksanakan tanpa aplika.iy*g u"ti:l1i.9ti:::anva' terkadang belum tentu dallt memenuhi
:
il;;* '-'---i"u"to*
for..*
o";;.i,r*
perencanaannya' Perencanaan tm rebelum merancang terlebih dahulu dibuat masalah ketika aplikasi i,*J."au,,rlgrri"ru* perancangarlnya tidak ada juga dapat.membantu jika selain itu perencanaan
rancan
Namun
;ffi;;;i*irnrtuo,
sebelum aplikasi dipasa.kan. validasi dapat dilakukan dengan cara peng an aplikasi tersebut. Jika seandainya aplikasi tersebut harus menga perubahan, maka perubahan tersebut harus dikontrol sehingga peru
itu keluaran juga diverifikasi agar dapat persehrjuan yang dibutuhkan. untuk menjamin aplikasi telah memenuhi ketentuan-ketentuan an yang diinginkan maka dilakukanlah validasi. varidasi ini ditat<u
yang ada sehingga produknya dapat.diakui sebagai suatu arsip memenuhi syarat. Dengan selesainya p"iur"urg"n dan pengembangan berarti masalah selesai sampai di situ saja. Aplikasi tersebut harus d
furg
untuk mengetahui apakah produk yang dibeli memenuhi ketentuan yang sudah disetujui. Perangkat lunak aplikasi yang dibeli tidak akan bertahan Perkembangan aplikasi akan terus bergerak sepanjang waktu sehj aplikasi yang lama akan menjadi kuno sehingga tidak kompatibel lagi de dokumen yang ada- oleh sebab itu daur hidup aplikasi harus
diubah serta diperbarui menyesuaikan dengan kondisi saat ini" Sarah model daur hidup yang akan dipelajari adalah SLDC (S7s/e ms Deve Lfe cycle) yang dikembangkan Departemen Kehakiman Amerika (akan dipelajari di rnodul 8). Agar aplikasi dapat berfungsi sesuai dengan hasil yang diinginkan ketentuan yang harus dipenuhi oleh aplikasi tersebut.
ketentuan-ketentuan fungsional tersebut aplikasi harus memenuhi tahapan dari metode perancangan dan implementasi suatu sistem
diperha-tikan
Gtrt L"_"
l?443z,/r,,aDaL 4
4-35
Tahap-tahap (akan dibicarakan dalam modul 8)' bisnis' mengidentifikasi aktivitas *"'g*U'u lkan investigasi awal, mengidentifikasi
ter;ebut adalah
:';H.,"#;;;,
clar,
yang ada, -ketentuan untuk arsip, ir"*tui sistem atsip' merancang sYatu rafesi untuk memenuhi ketentuan-ketentuan sistem pengelolaan
;;;rlementasikan
%ffi;;-o"J
-T:,*-:li:,:J"* seperti perancangan atay rembefT mn dalam kegiatan-kegiatan 1l.t]Y"tl; serra evaluasi t"rpantau dan pengembansan
--memegang dilakuka; dengan benar . - -L:-- .r^r^m peranan sangat penting dalam aplikasi Infrastruktur aplikasi t"u"ipu*' iungsionalitas dari inftastruktur
manajemen transaksi pcngelomPokan sumber daYa prrlu*pulun pesan antar aplikasi yang'andal
-sebuah
J*"'ra
**u
1ilffi;il'iruJ^;;",
remtransan otomasi
munu3"*.n sistem
,.."r*
pengauran akses
kearsipan dlancans Infrastr-uktur aplikasi otomasi penyampaian data dari l dapat dila*ukan rntegrasi, manipulasi dan basisdata 43 fT :1 i back-end solutions ttf"i"i web misalrrya kuat untuk pttform vang suatu memberikan aplikasi otomasi kearsipan' termasuk gnondukung aur, *"*p"Ao's layanan
t"fl*fl^T::
irH:l"l-::ff# *,*rt
Juga
s lnrnci dalam rlalam strategr peran -o.o- kunci Karena infrastruktur aplikasi memainkan
modul transaksi
elektronik'
1.
Kinerja Jaringan bilamana server digunakan untuk Efrsiensi jaringan akau terhambat dan jaringan lainnya' seperti enkripsi' oiorisasi menyediakan tugas-tugas server --tunakiol tiauf hanya memerlukan :*}]1 hompresi' P"rrguut'gu' kinerja juga meningkatkan yang mahal, namun dnn lisensi perangkat ui*ini.t utir hinnya. untuk itu pada aplikasi
kompleksitas aun uluvu-uiuvu
4.36
2.
Penggunaan Bandwidth Semakin canggih aplikasi yang digunakan dalam jaringan maka besar konsumsi bandwith yang diperlukan. Infrastruktur aplikasi kearsipan dirancang untuk mendukung berbagai aplikasi IP (IP appli
seperti suara, video, dan data. Namun demikian perlu terus depannya dalam hal solusi aplikasi yang dipergunakan dalam memaksimalkan sumber-sumber informasi yang' ada di samping meningkatkan kemampuan pengiriman dan fleksibilitas aplikasi
bersangkutan
3.
Manajemen Koneksi
.
{' ,'
yang
5.
Skalabilitas (scalabitity)
Platform infrastruknu aplikasi otomasi kearsipan menjadikan lapisan infrastruktur aplikasi sebagai bagian dari solusi tunggal
terarsitektur dengan baik. Platform infrastruktur aplikasi otomasi
harus:
a)
Terpadu
Platform tersebut menyatukan arsitektur TI dengan cara menyedi suatu integrated suite dari komponen-komponen perangkat lunak
membentuk fungsionalitas dasar yang diperlukan untuk membangun apl aplikasi berbasis internet. Platform tunggal ini akan membantu instansi mengurangi biaya pembelian aplikasi, memenuhi kebutuhan bisnisnya, mendayagunakan aset-aset infrasrukur yang telah ada.
al?A4ezlr*ioDUL 4
4.37
Sederhana
TI' dengan cara Platform tersebut mempermudah oper4si-operasi iakan suatu kerangka kerja yang terpadu untuk melakukan
pengelolaan terhadap rbangan, debugging,pengujian, penyebaran, dan melalui integrasi i-aplikasi. Dengan cara mengurangi "mov:ing purts" yang sama untuk lebih ketat dan dengan cara menyediakan perangkat pengadaan dan dari maka biaya keseluruhan
IT
Di iakan peranti yang membantu mengintegrasikan aplikasi-aplikasi' m*elalui dukung; itu, ilatform itu sendiri bersifat dapat diperluas pengembangan peranti-peraxrti dan t-".nuaup standar-standar terbuka baru yang fungsionalitas memungkinkan pengembang untuk membuat tersebut' rberi daya dukung keseluruhan infrastruktur aplikasi bagi aplikasifondasi menjadi dtran platform t"r.6b.rt Selain itu karena ketentuan-. memenuhi ia harus sistem otomasi kearsipan,
seluruh
pemah mati e.ndai yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut tidak '"' digunakan'
meskipun daiam situasi yang paling sibuk 'ferus-menerus, yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus-menerus selama 24 jxtx 365 hari. instansi untuk merencanakan Dapat dikembangkan, yang memungkinkan level penggunaan' secara murah dan efisien terhadap semua menjaga kontrol yang utuh dapat Dapat dipercaya dan aman, yakni harus
terhadap datanYa. sehrngga aplikasi yang Setiap lapisan dari platform harus bekerja sama, t"o"U,rt dapat memberi daya dukung terhadair semua fungsionalitas-
TI yang mendukung Dengan menstandarkan pada satu platforrn, unit yang berkaitan kegiatan-kegiatan agai kegiatan dapat menjamin bahwa
lnngi
yang kcintrol yang terpusat terhadap sistem secara ketat ao*ruptuo Grrvuvr sr->Edibutuhkan. Pcrubahan Yang
akan
?iengurangikemampuansistembereaksiSecaracepatterhadapperubahan-
4.38
EIToMASI oALAM
Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan memberikan' umum bagi aplikasi-aplikasi, mengruangi risiko teknologi dan me kan manfaat yang akan diperoleh dari layanan yang diberikan. Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan menerapkan
komponen dari infrastruktur aplikasi
._
kea:
kearsipan
kemudahan pembangunan aplikasi baru, pengintegrasian dengan aplikasi yang ada di pasaran, atau peduasan terhadap aplikasi-aplilhsi
telah dibangun secara khusus bagi instansi yelng bersangkutan fungsionalitas-fir*gsionalitas yang baru di masa mendatang. Di sampi platfolm tersebut akan memudahkan dalam pengelolaan aplikasi, iirdnggunakan peranti-peranti operasl administrasi dan'manajemen
szuna.
Dewasa ini banyak teknologi yang dapat digunalizn instansi membual aplikasi berbasis web. Setiap pilihan teknologi mungkin d sempurrvr bagi pihak yang menggunakannya dan solusi-solusinya si secara sama namun metodologi-metodologi integrasinya, li pengembangannya serta peranti-peranti untuk pengelolaannya berbeda sama sekali. Bila hal ini terjadi maka integrasi akan sulit di Oleh karena itu meskipun teknologi yang melandasinya dapat namun dasar bagi setiap aplikasi yang berbasis intemetlweb me infrastruktur sebagai berikut:
1)
Lapisan Portal (Portal Layer), yakni suatu kerangka kerja mempresertasikan informasi kepada pengguna. Meliputi penggnna berbasis web, manajemen isi, personalisasi,
kolaborasi dan pencarian. Server Aplikasi, yakni mesin untuk mengeksekusi logika bisnis ( logic) - Meliputi infrastruktur untuk menjalankan bisnis yang dapat dipergunakan berulang-ulang, dan peranti meqjamin keandalan, ketersediaan, dan skalabilias. l,apisan Integrasi, yakni suatu kerangka kerja dan peranti membantu komunikasi satu aplikasi dengan aplikasi lainnya. jenis integrasi antara lain yang sinkronis dan asinkronis. Ke
2) 3)
))lP+4satlrtEtDUL 4
4,19
orgamsasr' hurriuj"."t proses kegiatan lintas suatu kerangka kerja untuk yakni Kerangka Kerja K"umuo*' otonsasr es, rayanan direltori, proses memberikan kontrol ,"rtuaup-ut
penggula, dan enkriPsi' Manajemen' yakni sarafla Kerangka Kerja Operasi, Administrasi -dan aplikasi'
"** Penerapan' yakni suatu -i""g"ilu*gt* dan.qrengkustomisasi Metodologi a*' su'uJu'p-fig"iu*g*-dan aplikasi' kerangka toi" r't tt pengembangarq ;;r";q*Tur\ lingkungan Mencakup antara lain ;;;
peranti
pemodelan"'"J o'*ui"-"n-kualitas
dan konfigurasi'
otomasi aplikasi yanq dibangun untuk Sebagai sebuah sistem utuh' tuttup* seharusnya *"o"uf..'r'keseluruhan sioan .ot:t:: ry-l*:l:t:T ,rSr.T# sebagar pensuqptan serta pelestariannya
];il;nG"
staris. Namunpuau
t"ovutil
k*"* neni*b*:-:s]::
KF1sffi
iI"
i
*Lii#IffiL?.,
..-nt
lrnsrmrnr
pemtlDlttlx
qffi# cF\
C$rkt,Poe
(feluar)
.{
4.40
OTEMAST DALAM KE
ffi#W,"N
PE}IGGUI{A
Fcayinxmn Anb
PENYEEAH^II
Angp$T Tts
PEII@JIIA
I,JIUT KERJA LEINBAGA KEARS'PA}I STATIS
.l,.ll 43zlvatruL 4
LATI HAN
atas' Anda mengenai materi di Untuk memperdalam pemahaman
! kerj akanlah latihan berikut
disebutkan btyu 1rl1 .,lstiuulsql Dalam menjadi 'am modul ini , ;.;:;:antinonva Sebegitu pentingnya infrastruktur
*",11$.i:',:fi5ilffi
'
f#
ffi;ff;"*-n"*"
infrastruktur
sep?t Anda dapat melihat aspek-aspek lostal' kearsipan' dapat mempengaruhi otomasi
il;;'**-kira
RAN
Gi
K,U MAN-
adalah hal penting yang Infrastruktur otomasi kearsipan itu sendin' ui penerapan .otomasi kearsipan diperhatikan sebelum'*'*f top'utttoktu*ya sam'1ai *"tfi*;t':"q -"g
Piiar-pilar otomasi
proses
implem"oo"nyu
otomasi kearsipan
itomuti tt"*sioan di memanfaatka*r"' utfi""''*u)t*"? Suprastrukfur infra'struttur utama' meliputi' dilandasi oleh 4 ("*p;'i otomasikearsipan{Tft ;T;;iantaralain.tcenem#ffi i.*["t" tr-t eidershipl' sumber daya manusr otomasi kearsipan; peraruran vang. ter;itT;;;-;""gembanean infr asruktur i uriogun. vun*J;;,,"t dinamis dan statis; i"1,"***Sl'H;1*,f;"Tffi11; pengelolaan arsip uptituti y#;;;,";;;laio
. p"thutian *: yang lebih agar tercrpta lain yang 'l*Ut'ttihttu' ;;gi pelaksa.na mauDun orang rtg;;ik suatu lembaga
##l;'.il
llf:-*, [[H#ffi'T:l
tx#il
infrastruktur aplikasi
dinumis dan i Laqrsi,'An unsur manusia dan motivasi kearlinan-u: Saat pembangunan otomasi unsur tersebut merupakan nur vu"g
statis'
kedua t'J'f;iltilt6" karena dibangunnva otomasi ututun merupakan pelaksana ffi ;;;+taptu" otomasi tidak dapat dipandang kearsipan. Manusia. '"U"g"i ielaksana dipandang sebagai aset yang harus sebagai pekeda *r" *3r"iit"'
berharga. Untuk mengatur agar para pegawai dapat mencapai yang sama dibutuhkanlah seoriurg pemimpin.. Pemimpin dibutuhkan harus mampu mengetahui apa yang dibutuhkan agar dapat bekerja dengan baik. Arsip sebagai produk dari proses administrasi tentu diciptakan dimanfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Hal tersebut sudah
pada
membutuhkan teknologi jaringan. Pada saat pengelolaan arsip jaringan komputer digunakan unfuk menlhubungkan antar unit dalam hal penciptaan, pengolahan, dan penyimpanan arsip aktif. Pada saat memasukj masa inaktif arsip-arsip yang tadinya unit pengolah akan diserahkan pengelolaannya pada unit kearsi Ketika penyusutan akhir dilakukan jaringan komputer dapat dipe kan sebagai saftrna komunikasi konsultasi unit keardipan dengan pengolah dan lembaga kearsipan statis dalam'menetapkan status dari.prsip inaktif, apakah di pelpanjang status inaktifirya, atafhiserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Fungsionalitas dari infrastruktur aplikasi meliputi: transaksi, pengelompokan sumber daya, penyampaian aplikasi yang andal, manajemen sistem, . perangkat aplikasi tingkat lanjut, pengaturan akses, interoperabilitas teknologi yarg ada. Karena platform akan menjadi fondasi bagi ap
aplikasi seluruh sistem otomasi kearsipan, ia harus memenuhi ketentuan penting berikut ini:
b)
bahwa aplikasi tersebut tidak pemah ma meskipun dalam situasi yang paling sibuk digunakan.
secara
c) Dapat d)
dikembangkan, yarrg memungkinkan instansi merencanakan secara murah dan efisien terhadap semua
penggunaan.
Dapat dipercaya dan aman, yakni harus dapat menjaga kontrol utuh terhadap datanya.
Karena infrastruktur aplikasi memainkan peran kunci dalam stra otomasi kearsipan, beberapa hal yang harus mendapat perhatian lain: Kinerja Jaringan, penggunaan bandwidth, manajemen kone keamanan dan atsesibilitas, skalabilitas (Scalability).
a AalP443z,/MoDUL 4
4.43
rEs FERMAT'F z
Jawablah tes formatif
bondingkan jawaban
tes formatif perkiraan pencapaian Anda terhadap lkhir modul Anda' Buatlah kurang, usahakanlah *ntuk meng,lang
,liJ;
pada kertas terpisah' Kemudian pada setidp ;enga" kunci lawaban tes formatif
di
bawah
ini
m"rasa vane diberikan. Apabila Anda matlri puau modul ini' Selamat-bekerja! penggabungan .-^---^r-,,aaa a data Acta tentang rentans arsry tentang masalah-masarah il'siil; statis!
tPt' 2) Sebutkanupaya-upayapeningkatan aolikasi! Tnftutttuktur auti flrng'ionJtit'i 3) Sebutkan dioenuhi oleh fondasi aplikasi! harus yang 4) Sebutkan t tt"o*uo-t"t"ntuan perhatian dalam infrastruktur
&\g
daPat dilakukan!
5i
Sebutkan hal-hal
yaiglh;;'rn"lnduput
'J
Formatif 2 yang dengan Kunci Jawaban Tes Cocokkanlah jawaban Anda jawaban vang benar' l"i' Hi'""glah tcrdapat di bagian ;fi#;;d"l penguasaar tingkat mengetahui Kemudian, gunakan
ffi;;;d"P
materi
,r.rff
33:
7O
-:
- 79%: culsrP
l}[*u't
<lOYo.= lffrang
80% atau lebih' Anda dapat Apabila mencapai tingkat penguaslm Bagus! Jika masih di bawah 80%' yang meneruskari dengan '""i'i"t"r"':udyu' Giatan delajar 2' terutama bagian *",gutungi;tJri
Anda harus belum dikuasai.
4.44
ETI]MAEI
DALAM KEAR
l)
3)
4)
komputer dapat digunakan untuk sarana bantu pencatafan. penerapan yang sederhana bisa digunakan program pengolah
(misalnya $[S-Word, WordPerfect) untuk mencatat dokumen diterima dan dikirimkan. Jika sebuah dokumen telah selesai dibuat dan memenuhi kriteria sebagai sebuah arsip, maka ia akan dicatat
sistem pengelolaan arsip.
5)
Otomasi layanan arsip statis tidak hanya terbatas pada kernbali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna namun juga manaj
data administrasi layanan itu sendiri. Data siapa menggunakan arsip kapan, di mana, mengapa (alasan penggunaan), dan bagaimana ( penggunaan) arsip perlu disimpan dalam basisdata layanan arsip sta Data tersebut tidak hanya digunakan untuk kelancaran pelayanan na juga untuk pengaturan akses dan pengarnanan arsip statis dari ti yang bisa merusak atau bahkan melenyapkan arsip pada saat digunakan;
Tes Formatd 2
1)
termasuk menelaah masalah penciptaan sarana temu balik terdesentralisasi dan pemeliharaan sarana temu balik tersebul masalah-masalah di sekitar kepemilikan dan tanggung jawab
mernbuat basisdata anggota jaringan yang harus sesuai dengan
1.41
^)lP443zlM.oDuL
masalah akses' deskripsi dan pusat jaringan; Masalah teknis, termasuk kelompok-kelompok kontrol sarana temu balik yang merepresentasikan beberapa lembaga dari yang berelasi u*ip yurg memiliki pokok masalah
sarana temu balilg pemasukan data, dan dokumentasi. tentang pentingnya informasi Meningkatkan kesadaran dan pemahaman
dan komunikasi dalam nrsip serta pendayagunaan teknologi informasi penyelenggarailn pendidikan diseminasinya; Pengembangan pedoman p"ng"l'olu* arsip berbasis teknologi informasi dan
clan
agar hasil pendidikan dan komunikasi bagi lembiga pemerintah pengembangan dan pelatihan tersebut .",'ii d""g* kebutuhan nasional; Pe4yelenggaraan pelaksanaan jaringan informasi kearsipan teknologi informasi dan komunikasi bagi o"nArOttu, dan pelatitran
pelatihan sistem
kegiatan bidang kearsipan dan aparat aparat pelaksarn yang menangani layanan arsip kepada masyarakat;
yang bertugas dalam mernberikan pemerintah yang f""JU*r* pola pikir, sikap dan budaya kerja aparat
mendukung pelaksanaan otomasi kearsipan' daya; penyamparan pesan Manajemei trarsaksi: pengelompokan sumber sistem; perangkat-p-":l:*Yun*un antar aplikasi yang ut'i'f, *'*jemen
.
3)
4)
tidak pemah mati Andal, yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut Terus-menerus' digunakan; meskipun dalam situasi yang paling sibuk 24 jarh x selama yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus-menerus instansi unttrk 365 hari; Dapat dikembangkan' yang memungkinkan terhadap semtxr level merencanakan u""u'u *oi"h dan efisien dan aman' yakni harus dapat menjaga f.rggoouuq Dapat dipercaya
kontrol yang utuh terhadap
5) Kinerja Jaringaq
koneksi'
6)
(Scalability)' keamanan dan aksesibilitas, skalabilitas kerangka kerja untuk Lapisan Portal (Portal Layer), yakni suaht informasi kepada pengguna' Meliputi antarmuka
mempresentasikan pengguna berbasis web, manajemen
isi' personalisasi' fungsionalitas yakni melin untuk kolaborasi au, p"rr"uriun; s"*". Aplikasi, (bu*n ess logic).Meliputi infrastruktur untuk mengeksekusi togiL bisnis
menjalankankomponen-komponenbisnisyangdapatdipergunakan
4
4.46
clToMABI-DALAM KEAR
berulang-ulang, dan peranti untuk meqiamin keandalan, dan skalabilitas; Lapign Integrasi, yakni suatu kerangka kerja peranti untuk membantu komunikasi satu aplikasi dengan apli lainnya. Beberapa jenis integrasi antara lain yang sinkronis asinkronis. Kemampuan yang lebih maju lainnya dapat mencr transaksi-transaksi dan manajemen proses kegiatan lintas organi
komponen aplikasi, koneksi dan profil para pengguna; Metodologi Sarana Pengembangan dan Penerapan, yakni suatu ke{angka ke{ia mengembangkan dan mengkustomisasi aplikasi. Mencakup antara bdga pemrcgaman, lingkungan pengembangan, peranti pe serta'manajemen loralitas dan konfigurasi -
?44Az|t,iclol-lL 4
4.47
DaftTr Pustaka
Muhammad. W. Amin. (2000). Sistem Informasi Manajemen' UPP Yogyakarta: AMP YKPN. Budi sutedjo . (2002). Perencanaan & Pembangunan sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
'