Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
1Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 4

Otomasi Dalam Kearsipan - Modul 4

Ratings: (0)|Views: 178 |Likes:
Published by Merah Jingga
Fiyya Umniyyyati. S1 Perpustakaan 2014.1
Fiyya Umniyyyati. S1 Perpustakaan 2014.1

More info:

Published by: Merah Jingga on Feb 15, 2014
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
See more
See less

03/31/2014

 
MoPuu
4KonseP
Otomasi
KearsiPan
M'
lmam MutYantono
 E
E
PENDAHULU
AN
rfi
alam
membangun
otomasi
kearsipan
benruk
penerapan
dan
infra-
U ,**;;;";;"*
hal yang
sangat mendasar.
Keduanva benindak
roUugui
aturan dan fondasi
dari
otomasi kearsipan'
Modul4 ini
mengandung
2
kegiat4n
belajar'
V*g
p.rt"oa
adalah
bentui\ pener4pai otomasi
kearsipan
dan
yang
kedua
adalai
infrastruktur otomasi kearsipan'
Dalam
Kegiatan
Belajar
I
kita
akan
mempelajari tentang seperti
apa bentuk
penerapanotomasi
kearsipan
itu,
apa
saialaptittisinya'
dan bagaimana
aturann{]'
h
poi"
f.gi"t*
Belajar
2
kita
akan
mempelajari tentang
apa
saJa
yang
tcrmasuk
ke
dalam
infrastruktur
otomasi kearsipan' mengapa
mer$a
begitu
ilr*;;il-*.Inu-g*
otomasi kearsipan
dan
apa
yang
harus
kita
lakukan
untuk
memboultnyu
menjadi
pilar
yang k6koh
dalam
otomasi
kearsipan.
Dengan mempelajari
bentuk
penerapan
dan
infrastruktur
otomasi
kearsipan mahasiswa
dapat
menggunakannya
dalam
menetapkan
dasax
fr*Urrgun-
otomasi kearsipan sehingga mahasiswa dapat mengetahui
ke
mana
arah pengembangan otomasi
kearsipanyang
mereka harus
lakukan'
Agar
dapat memihaminya
dengan
baik
mahasiswa
diharapkan
mem-
pelajari
modul
ini
tidak
hanya berdasarkan
teks
pada
modul
namun
juga
mempelajari contoh,
mengir<u-ti
latihan yang
ada dan mencoba
tes
formatif
yang
diberikan
sehingga
Lput
*t'gttuf''i
seberapa
jauh telah
memahami-
nya.
Mahasiswa
juga
Jin*upt*
tidak
hanya berpatokan pada
modul
semata
namun
juga
dapat mempelajarinya
dari
sumber-sumber
lain
seperti
yang
rc.aupuiaitu*
aut*
p*tut
atau
uutu-uutu
lain yang
berhubrmgan dengan
bahasan
ini.
 
4.2
EITG'MAAI OALAM KEAFBIFAN
KEEIATAN
BEL^A,.JAR
Bentuk
Penerapan Otomasi
Kearsipa1t'
eknik
penerapan
otomasi
kearsipan pada berbagai organisasi
te
I
tia*
akan
sama
persis satu
sama
lainnya.
Banyak variabel yangdiperhatikan, termasuk
di
antaranya
adalah
jenis
arsip berdasarkan
fungsi
yakni arsip
dinamis
dan arsip
statis.
Berikut
ini
akan
dibahas
be
penerapan otomasi pada pengelolaan arsip
dinamis
dan arsip statis'
A.
OTOMASI KEARSIPA$I
DINAMIS
Secara
umum
tahapan
dalam
pengelolaan
arsip
dinamis
penciptaan,
pemel$araan
dan penggunaan, serta
penyusutan arsip'
Pada
ti
tahapan tersebut penggunaan
konputer
akan sangat
bervariasi
sesuai deng
I
lgrnaniauankorputer,yang
mrurgkinbisa
dimanfaatkan'
I
Penciptaan
arsip
meliputi
legiatan
teknis
pembuatan
penerimaan
dan
pengirirnan dokumen, seria registrasi dokumen
menJad{
I
rsip.
a.
Pembuatan
DohtnienDalam
hal
pembuatan dokumen,
komputer
sudah
dikenal
hras
sebagai
alat
yang
sangat memudahkan
orang
dalam proses
penuangan
gag4san,
penyuntingan,
dan
pencetakan sebuah dokumen.
Pada fase
pembuatan
dokumen, pengelola
arsip
berkepentingan
untuk
mcngontrol
pembuatan
dokumen
agar suatu
kegiatan
yang
dianggap
penting
benar-benar
i
terdolumentasi
prosesnya
dalam forrnat yang
sesuai
dengan
standar.
Dalam
bahasa
teknis
kearsipan;
kontol
terhadap penciptaan
dokumen
perlu
dilakukan agar arsip
dari
suatu kegiatan benar-benar
tercipta dan
terekam
dalam
format yang
sesuai
dengan ketentuan.
Dalam
proses pengontrolan tersebut,
kornputer
dapat digunakan
untukmembantu standarisasi
format
dolarmen
serta
mekanisme
pengontrolan
reliabilitas
arsip.
Hal
tersebut dapat
dilahikan
dengan
berbagai cara,
di
antaranya;
 
4.3
I
ArtP++gzlMoDuL
4
r)
1)
penyeragaman
program aplikasi komputer
yang
digunakan
(misalnyauntuk pengolatr
r.uru,
,"*uu
fegawai
h*o'
""gg*akan
aplikasi
MS-Wordl; J---^- -a-anr ,rn
penyeragaman
format penulisan dokumen (misalnya
dengan penyusunandan
penyebaran
sebuah
"'emplate"
pada
program aplikasi unnrk
setiappembuatan
dokumen
dinas);
pada
lembagu
yungi*iJpenciptaan
dokumennya
kecil'
bisa
dilakukan
prrnurut*
pencetakan
dral
akhir dokumen;
'p"i"'ft-U"g"
yang telah
memiliki jaringan komputer lokal {Local AreaNetwork
:
LAN,
Uisu
aitut*arakan
mekanisme
pelaporan
elektonik
dari setiap pembuatan
dokumen
secara
t€rpusat'
b,
Pengiriman
dan
Penerimaan DolatmenDari
sisi
t"p"ntiogun
pengelolaan
arsip' perlu dilakukan
kontrol
terhadap
Fluruh
dokumen
yung
amii*tun
da1-ditlima
oleh
lembaga'
Denganuggapan bahwa
."to*i
Joku-to
"*i.lemtaga
yang tercatat pada
sistem
poncatatan
dokumen
*u'"f
dan
keluar
idalah
arsip'
atau dapat
dikategorikanrcbagai
arsip,
maka Oott
itot*g
berapa dan apa saja.dokumen
YanB
telah
il;il=ffi
dikirim;;
rttitueu
meniadi pentidg
untuk
keperluan
ir".r*tr"r,
khasanah
,tip
f""Uuga
Penerimaan
dan
pengiriman dokumenyang
dimaksud
tiaaf<
nanya
terbaL
pada dokumen
yang
dikirim
ke
dan
dlterima
dari
ruar
l"r"bug;
saja namun
juga
yang
bersifat inlernal,
misalnya
iurut
BO*u,
yang
ditujufan
untuk
linglungan
pegawai
sendiri-
Untuk
kegiatan tersebut, kompqter
dapl
digunakan untuk.sarana bantupencatatan.
putu-
penerapan
yang
sederhana
bisa
digunakan
program
I-reJ"h
kata
(misalnya
iS-W*d'-WordPerfec0
untuk
mencatat dokumenyang
diterima dan
dikirimkan'
Format
pencatatan
bisa
dalam
bentuk
tabel
yang dibuat
dengan
,""*';
kata
atau dalam
format
spreadsheet' Pada
tingkatan
lebih lanjui
iisa
dilakukan dalam
bentuk
basisdata
dengan
menggunakan
p.ogtu*
basisdata
tertentu (misalnya
Paradox'
MS-Access'
dBase).
c.
Pencatqtan Dokumen
sebagai
Arsip
(Registrasi)
Jika
sebuah
aon*""
tetln
setesai
dibuat dan
ia
memenuhi
laiteriasebagaisebuah*.ip,,,utuiaakandicatatdalamsistempengelolaanarsip.
Pencatatan
yang
dimaksudkan tentunya
bukan
hanya
sekedar
pencatatan
telnis
semata-mata,
melainkan melibatkan proses inteleknral
yang rumit'

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->