Administracin de Proyectos con MS Project

Gua general
Dr. Primitivo Reyes Aguilar / Septiembre de 2009

Referen ia! Gua de los Fundamentos de la Administracin de proyectos (Gua del PMBOK), "er era #di i$n% 200&% Pro'e t (anagement )nstitute% *our +ampus ,oulevard% -e.to.n S/uare% PA 0901232299% ##.44

Administra i$n de Proye tos on (S Pro'e t sept. 2009

P. Reyes A. /

Contenido
+ontenido...................................................................................................................2 0. Administra i$n de proye tos..................................................................................2 Defini i$n de proye to............................................................................................2 Ante edentes de los proye tos..............................................................................& "ipos de proye tos.................................................................................................5 2. #l onte6to del desarrollo de proye tos 7P(,89:..............................................00 +omprensi$n del entorno del proye to ...............................................................00 #'emplos de +ontrato de proye to.......................................................................00 +ierre del proye to...............................................................................................00 ;e iones aprendidas..........................................................................................02 i$n..........................................................................................................02 #'er i ios y asos utili<ando (i rosoft Pro'e t 2001...............................................02 0. )ntrodu 2. #stima i$n de la dura i$n de a tividades...........................................................09 #stima i$n de la dura i$n de tareas....................................................................20 (ane'o del tiempo y alendario...........................................................................2& 2. Se uen ia de tareas para ubrir las ne esidades...............................................25 &. (ane'o de re ursos% ostos y presupuestos.......................................................2= (ane'o de re ursos..........................................................................................29 +ostos fi'os.......................................................................................................20 +alendario% re ursos y tiempo a ponderar.......................................................20 Asigna i$n de re ursos 3 argas.........................................................................25 ;a ruta rti a........................................................................................................2= #n ontrar sobre asigna i$n de re ursos..........................................................29 5. (edi i$n de los avan es......................................................................................&0 #stable er una lnea base o de referen ia..........................................................&0 )ngreso de fe >as reales de ini io y termina i$n de tareas.................................&0 ?. Guardar el traba'o................................................................................................&5

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1. Administracin de proyectos
Definicin de proyecto
Proye to es un pro eso @ni o /ue onsiste en un on'unto de a tividades oordinadas y ontroladas on fe >a de ini io y de termina i$n% reali<adas para al an<ar un ob'etivo% in luyendo restri iones de tiempo% ostos y re ursos 7ISO 10006).. Otras definiciones Es un es uer!o temporal "ue se lle#a a ca$o para crear un resultado %nico (PMBOK)& #s el pro eso ompleto para produ ir un nuevo produ to% instalar una planta nueva% instalar un nuevo sistema u otros resultados espe ifi ados #s una a tividad muy definida planeada on una dura i$n determinada y on una meta espe fi a a al an<ar #s la b@s/ueda de una solu i$n inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver% entre mu >as% una ne esidad >umana. #s una serie de planteamientos en aminados a la produ i$n de un bien o la presta i$n de un servi io% on el empleo de una ierta metodologa o tA ni a y on miras a obtener un determinado resultado% desarrollo e on$mi o o benefi io so ial

http://www.wcpm.co.u /epm!oo /pro"defwhy.htm

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+ara tersti as de los proye tos ;a elabora i$n del proye to es gradual% ya /ue se desarrolla en pasos o in rementos. Por e'emplo para una planta /umi a% se define en general el al an e del proye to y se >a e mBs e6pli ito a medida /ue el e/uipo de proye tos desarrolla una me'or omprensi$n de los entregables 7P(,89:. #n algunos proye tos% se perfe ionan el o los ob'etivos y las ara tersti as del produ to se definen progresivamente a medida /ue avan<a el proye to. 4n proye to individual puede formar parte de una estru tura de proye tos mayor. #l resultado del proye to puede ser una o varias unidades de produ to. ;a organi<a i$n es temporal y se estable e por la dura i$n del proye to. ;as intera iones sobre las a tividades del proye to pueden ser omple'as.

http://www.fte#ener$ia.or$/%&'/0(#'.htm)

Antecedentes de )os proyectos

;a importan ia /ue tiene el estudio de los proye tos se estable e en onseguir /ue se disponga de los ante edentes y la informa i$n ne esarios /ue permitan &

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asignar en forma ra ional los re ursos es asos a la alternativa de solu i$n mBs efi iente y viable frente a una ne esidad >umana per ibida. #n un estudio de 22%000 proye tos de apli a i$n s$lo 2?C tuvieron A6ito total. &?C fueron uestionables se terminaron pero on tiempo y/o presupuesto mayores. Se bus a re opilar% rear y anali<ar en forma sistemBti a un on'unto de ante edentes e on$mi os /ue permitan 'u<gar ualitativa y uantitativamente las venta'as y desventa'as de asignar re ursos a una determinada ini iativa.

;os proye tos de alguna manera se >an reali<ado desde la antigDedad >asta nuestros das! PirBmides de "eoti>ua Bn PirBmides de +>i >en )t<a #l proye to del (etro en el D.*. #l proye to del (etrobus #t .

http://www.re#moto.com/photos.php*)an$+esp,im$+-./( http://tra0e).resourcesforattorneys.com/me1ico/inde1.php*cate$ory+1(

2ipos de proyectos
Proye tos on enfo/ue a nego ios son! Sele ionar un pa/uete de soft.are Desarrollar un nuevo produ to o servi io Abrir una nueva tienda +onstruir un puente% presa% arretera o edifi io 5

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http://pe. a)ipedia.com/fisica#3uimica/tema/petro)eo#unica#roca#)i3uida.htm)* 1+.00(0-1& )pcnaec)41&6.5es,ap+1

;os Proye tos siguientes tienen un enfo/ue so ial! Proveer servi ios a la so iedad +rear polos de desarrollo Aprove >ar de me'or manera los re ursos naturales Sustituir produ i$n artesanal por industria Propor ionar servi ios de salud #t .

Administracin de proyectos
;a administra i$n de proye tos es la apli a i$n de ono imientos% >abilidades% >erramientas y tA ni as a las a tividades de un proye to% para satisfa er los re/uisitos del proye to. Se logra mediante la apli a i$n e integra i$n de los pro esos de ini io% planifi a i$n% e'e u i$n% seguimiento y ontrol. Sus ob'etivos in luyen! ?

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identifi ar los re/uisitos #stable er ob'etivos laros y reali<ables #/uilibrar las demandas on urrentes de alidad% al an e% tiempo y ostos Adaptar los planes% las espe ifi a iones y el enfo/ue a las diversas in/uietudes y e6pe tativas de los diferentes interesados.

;a administra i$n de proye tos se enfo a a lograr! ;as metas y ob'etivos espe fi os% en el desempeEo o te nologa deseados Dentro de las restri iones de tiempo y osto +on los re ursos asignados

;os Pro esos prin ipales en la administra i$n de proye tos son los siguientes!

Identificar una necesidad Definir las metas y su Importancia reelativa Seleccionar las mtricas de desempeo adecuadas Desarrollar un programa Desarrollar un presupuesto Integrar un plan Implementar el plan Monitorear y controlar el proyecto
Procesos de direccin de proyectos Algunos de los Riesgos e in ertidumbres /ue se presentan en los proye tos son los siguientes! )n ertidumbre en la programa i$n )n ertidumbre en los ostos 1

Desarrollar el concepto Tecnolgico o metodologa

Evaluar el xito del proyecto

Administra i$n de Proye tos on (S Pro'e t sept. 2009 )n ertidumbre en la te nologa 8tros riesgos de naturale<a polti a y organi<a ional

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#l i lo de vida de un proye to es el siguiente!

*igura 0.2 +i lo de vida de un proye to Donde! *ormula i$n y sele i$n. Se define el proye to su al an e y su impa to Planea i$n. Se definen las tareas espe fi as /ue onstituirBn el proye to y estiman los re ursos Programa i$n y ontrol es el traba'o mBs intenso )mplanta i$n y termina i$n. Se entrega al usuario el proye to. ;a administra i$n de proye tos es una metodologa para! )dentifi ar en forma lara la ne esidad a ubrir y su impa to )dentifi ar la alternativa de solu i$n mBs efi iente Planea i$n y programa i$n de a tividades Asignar en forma ra ional los re ursos es asos Dar seguimiento +omprobar efe tividad y termina i$n

;as interrela iones entre las diferentes a tividades de la administra i$n de proye tos son las siguientes! =

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'elacin entre la planeacin, pro(ramacin y )ontrol de un proyecto&

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.. %) conte1to de) desarro))o de proyectos 6789O5)

4n proye to debe formularse uidadosamente onsiderando todos los aspe tos y riesgos. Para tomar la de isi$n de emprender o no un proye to% debe reali<arse un anBlisis uidadoso y multidis iplinario onsiderando venta'as y riesgos% esto es la #valua i$n del Proye to

:omprensin de) entorno de) proyecto

+asi todos los proye tos se planifi an e implementan en un onte6to so ial% e on$mi o y ambiental y tienen impa tos positivos y negativos deseados y/o no deseados. #l e/uipo del proye to debe onsiderar el proye to en el onte6to de su entorno ultural% so ial% interna ional% polti o y fsi o. F %ntorno cu)tura) y socia). #l e/uipo tiene /ue entender $mo afe ta el proye to a las personas y $mo afe tan las personas al proye to. #sto puede re/uerir una omprensi$n de los aspe tos e on$mi os% demogrBfi os% edu ativos% Ati os% Atni os% religiosos% y de otras ara tersti as de las personas a /uienes afe ta el proye to o /ue puedan tener un interAs en Aste. #l dire tor del proye to tambiAn debe e6aminar la ultura de la organi<a i$n y determinar si se re ono e /ue la administra i$n de proye tos desempeEa un rol vBlido on responsabilidad y autoridad para gestionar el proye to. F %ntorno internaciona) y po);tico. #s posible /ue algunos miembros del e/uipo tengan /ue estar familiari<ados on las leyes y ostumbres interna ionales% na ionales% regionales y lo ales apli ables% as omo on el lima polti o /ue podra afe tar al proye to. 8tros fa tores interna ionales a tener en uenta son las diferen ias de >usos >orarios% los das festivos na ionales y regionales% los re/uisitos de via'e para reuniones ara a ara y la logsti a de tele onferen ias. F %ntorno f;sico. Si el proye to va a afe tar a su Bmbito fsi o% algunos miembros del e/uipo deberBn estar familiari<ados on la e ologa lo al y la geografa fsi a /ue podran afe tar al proye to o ser afe tadas por el proye to. <ay tres documentos prin ipales del proye to A ta de +onstitu i$n del Proye to. Autori<a formalmente el proye to. #nun iado del Al an e del Proye to. #stable e el traba'o /ue debe reali<arse y los produ tos entregables /ue deben produ irse. 00

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Plan de Gesti$n del Proye to. #stable e $mo se reali<arB el traba'o.

%"emp)os de :ontrato de proyecto

8tros e'emplos de do umentos para +ontrato de Proye tos son! #s el ompromiso formal del e/uipo y de la dire i$n% en la e'e u i$n del proye to

+aso de nego io Des rip i$n general del problema Al an e (eta medible

)mpa to finan iero ,enefi ios estimados +ostos estimados Re ursos -ombre% Rol 8tros parti ipantes Planes del proye to

S igmas

*e >as arran/ue y final por ada fase D(A)+ #ventos par iales a revisar

:ierre de) proyecto

Durante el proye to se va >a iendo seguimiento del desempeEo del proye to% tanto en avan es omo en varia iones ontra presupuestos% para lo ual se van elaborando una serie de reportes a ser revisados por la dire i$n durante el desarrollo del proye to!
Reporte de logro de metas intermedias 7milestones:! Permiten reenfo ar prioridades para los ob'etivos a mBs largo pla<o. Son puntos de de isi$n para ontinuar o no el proye to% son visibles Reporte final Reporte de umplimiento de ob'etivos +ompara i$n de benefi ios y ostos reales ontra presupuesto +umplimiento de metas intermedias AnBlisis GPost (ortemH% /ue estuvo bien y /ue estuvo mal omo >erramienta de aprendi<a'e #l A6ito de un proye to da respuesta positiva a las preguntas siguientes o on benefi ios relevantes!

00

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ISe lograron las metas y ob'etivos planeadosJ ISe umplieron las fe >as de termina i$nJ IDentro o por deba'o de las restri iones de ostoJ ISe utili<aron los re ursos asignadosJ

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#l desempeEo y A6ito de un proye to se mide en resultados no en el esfuer<o dedi ado al mismo. 4na ve< finali<ado el proye to% se entrega al liente o al dueEo del pro eso para su seguimiento% se le transfiere la te nologa y se propor iona apa ita i$n.

=ecciones aprendidas
;as varia iones identifi adas durante el desarrollo del proye to se e6pli an y las Gle iones aprendidasH del proye to se do umentan y se difunden a los diferentes niveles de la organi<a i$n involu rados en el proye to. #l anun io a los grupos interesados y lientes sobre la termina i$n del proye to% previene a los gerentes a disponer del personal /ue asignaron al proye to. #n la reuni$n p@bli a se ini ia la transi i$n de los entregables del proye to a las fun iones de lnea y se re ono en los logros del e/uipo.

>ttp!//aggie >i K02.blogspot. om/

02

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%"ercicios y casos uti)i>ando 8icrosoft 7ro"ect .00(

1. Introduccin
#'e utar Pro'e t 2001 on! Microsoft Office > Microsoft Project 2007

Para abrir un ar >ivo nuevo! 02

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#n la pantalla de informa i$n de proye to indi ar la fe >a ini ial o final del proye to! Project > Project information

Para salvar el ar >ivo del proye to! File > Save as > Proyecto 1 7en la arpeta deseada: Previo a argar las a tividades% es ne esario reali<ar por separado una estru tura detallada de a tividades 7.orK breaKdo.n stru ture M N,S: omo la siguiente% endentar las a tividades onforme sea ne esario.

0&

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A$re$ar nom!res de Acti0idades o tareas prin ipales y se undarias% la dura i$n de Default es un dia!

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*os nom$res de las tareas deben ser laros y sin ambigDedades% /ue permitan reali<are estimados de tiempo% ostos y dura i$n de manera sen illa. *as metas intermedias o puntos de re#isin % onfirma /ue las tareas ante esoras se >an ompletado% el uso de un verbo de resultados es apropiado para omuni ar la importan ia de la revisi$n de puntos intermedios% tales omo! prueba ompleta% usuarios entrenados% aproba i$n re ibida% et . 2areas resumen? son subtituladas dentro de la lista de tareas% para agrupa i$n de tareas en una tarea resumen. )ndentar tareas sele ionBndolas deba'o de la tarea resumen y pulsar el bot$n ponerlas en se uen ia on el bot$n de ligar tareas

=as tareas se pueden des)i$ar o eliminar su se uen ia on el bot$n 2am!i@n se pueden )i$ar o secuenciar de manera grBfi a moviendo las barras inferiores en se uen ia omo sigue!

0?

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7ara e1pandir o contraer )a )ista de tareas se utili<an los botones de los signos

AyB

omo sigue!

7ara imprimir )a )ista de tareas o acti0idades! Para imprimir todo el diagrama de Gantt en una sola pBgina% dar un li K dere >o en la es ala de fe >as. Sele ionar O88( y #-")R# PR8P#+".

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;a es ala de tiempo tambiAn se puede a'ustar on ")(#S+A;#!

A'ustar la es ala de tiempo y el tamaEo onforme sea re/uerido. 0=

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;as olumnas no deseadas se pueden es onder on la op i$n Q)D#.

Se puede a'ustar la pBgina on PAG# S#"4P!

.. %stimacin de )a duracin de acti0idades

;a dura i$n ompleta del programa del proye to depende de /ue tan bien se estime la dura i$n de las tareas individuales y ontestar estas preguntas! I+uBnto dura el proye toJ I+uBndo se puede terminarJ I+uBndo se puede ini iarJ IQay fle6ibilidad en el programaJ 4n programa e6a to ayuda a mantenerse en ontrol y se puede a'ustar o adaptar para umplir on las ondi iones y ondi iones reales. Por e'emplo% si la gente lave para el avan e del proye to estB o upada en otras osas% I+uBles son las op ionesJ I>ay alternativas de re ursos% se puede retrasar el ini io de las tareas% se puede ambiar el enfo/ue ompletoJ 09

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%stimacin de )a duracin de tareas

Qay seis formas fundamentales de estimar la dura i$n de las tareas% se pueden apli ar dependiendo de la situa i$n! +on datos >ist$ri os +on referen ia a e6perien ias de otros o estBndares de tareas A sentimiento 7Nildly Aimed Guess M NAG:% se pueden divider last areas en omponentes mBs pe/ueEos para redu ir el error. A sentimiento on referen ia a una e6perien ia similar 7S ientifi NAG M SNAG: +on el (Atodo Delp>i% un grupo de e6pertos multifun ionales se les pide /ue estimen de manera independiente la dura i$n de las tareas en uesti$n. DespuAs ada uno e6pli a sus ra<ones al grupo% despuAs on el benefi io del ra ional de otros% se reali<a otra ronda de estimados% repitiendo >asta /ue >aya un fuerte onsenso de opini$n. AnBlisis P#R"% utili<a el poder de la probabilidad y de la estadsti a para me'orar la e6a titud de los estimados. Se >a en tres estimados de la dura i$n de la tarea! uno optimista% uno pesimista y el mBs probable o esperado. #n aso de /ue el esperado no se en uentre en el entro% P#R" >a e las pondera iones ne esarias% por e'emplo si 02 >rs% 22 >rs% y 000 >rs% son los valores optimista% esperado y pesimista% P#R" le da un peso de uatro ve es al esperado R7pesimista L optimista L &Sesperado:/? R &0 >rs. Introducir )a duracin de cada una de )as tareas: ;as unidades utili<adas son!

Se reempla<a la dura i$n por omisi$n o default de 0 daJ 3 el signo de interroga i$n es indi ado por Pro'e t uando la dura i$n es timada por el mismo programa. Por e'emplo se tienen las estima iones de tiempo omo sigue!

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%stimacin de tiempo con 7%C2: Se utili<an las op iones siguientes! View > Tool ars > P!"T #nalysis Pulsar el bot$n P!"T !ntry S$eet

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Apare e una ventana donde se ingresan los datos de los tiempos 8ptimista% #sperado y Pesimista% por e'emplo!

DespuAs pulsar el bot$n +A;+4;A"# P#R" para estimar la dura i$n del proye to!

P#R" determina nuevas dura iones /ue ambian las dura iones originales estable idas para las tareas 7solo en las /ue se ingresaron tiempos de dura i$n 8ptimista% #sperada y Pesimista:!

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Administra i$n de Proye tos on (S Pro'e t sept. 2009 Tueda omo sigue!

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Para regresar a la vista original del Gantt% View > %antt &$art

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8ane"o de) tiempo y ca)endario

Por Default ada da onsta de = >oras% ada semana de &0 >oras y ada mes de 20 das >Bbiles. 4n da >Bbil tiene un >orario de =!00 A( a 5!00 P(% si se /uieren ambiar estas op iones% seguir las instru iones siguientes! Tools >Options > &alen'ar Se utili<a la nota i$n siguiente para el tiempo trans urrido!

2&

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/. Secuencia de tareas para cu!rir )as necesidades

;a se uen ia de tareas y el tiempo re/uerido para ompletar el proye to estB determinado por las rela iones de dependen ia entre las tareas. ;as tareas en paralelo a ortan la dura i$n del proye to y las tareas dependientes no pueden ini iar >asta /ue terminen sus prede esoras.

Para asignar tareas prede esoras% mover la lnea de divisi$n >a ia la dere >a >asta /ue estA visible la olumna de Prede esores% si >ay olumnas sin uso se pueden es onder 7Qide:.

Revisar desde el ini io de la lista de tareas e identifi ar uales tareas deben pre eder a la a tual% si no >ay ninguna% de'ar la olumna en blan o. +olo ar el n@mero de )D del prede esor en el +A(P8 D# PR#D#+#S8R% por e'emplo las tareas 2% & y 5 tienen prede esoras 0% 2 y & respe tivamente.

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Si >ay mBs tareas prede esoras% separar los n@meros de )D on una oma% por e'emplo la tarea 00 tiene prede esores 1% = y 9!

8tra forma es mover la barra de la tarea prede esora a la barra de la tarea dependiente!

4na ve< introdu idas todas las dependen ias del programa% se puede revisar el flu'o de traba'o% la dura i$n total del proye to y los posibles uellos de botella. Para otras dependen ias mBs omple'as on tipo de prede esor y retraso en el ini io o final% sele ionar la tarea deseada y Tas( )nformation*

2?

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Por e'emplo para /ue la tarea 02 ini ie on un retraso de 0.2 das despuAs de la tarea 02 se tiene!

"ambiAn se pueden utili<ar restri

iones on palabras!

Se onfiguran al sele

ionar la tarea deseada y Tas( )nformation #'vance'* 21

Administra i$n de Proye tos on (S Pro'e t sept. 2009 Si se onfigura para AS ;A"# AS P8SS),;#!

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Se obtiene!

Para >a er /ue el proye to sea mBs fB il de mane'ar y e6itoso% seguir estas reglas! )ni iar todo tan pronto omo sea posible. (antener el flu'o de traba'o l$gi o y tan simple omo sea posible. 4tili<ar las restri iones on uidado% y solo si son ne esarias. (antener el plan tan fle6ible omo sea posible. Qa er un buen programa% simple.

-. 8ane"o de recursos? costos y presupuestos

#l preparar y dar seguimiento a la planea i$n de los re ursos permite al an<are los ob'etivos siguientes! Se puede programar de a uerdo a los re ursos disponibles% ademBs de la se uen ia de tareas y su dura i$n. Se pueden identifi ar los uellos de botella ausados por limita iones de re ursos. Se pueden programar y dar seguimiento a ostos del proye to ompleto% y de ada re urso. 2=

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Se pueden distribuir las argas de traba'o de manera 'usta en el e/uipo.

(ane'o de re ursos
(S Pro'e t mane'a los siguientes tipos de re ursos! personas% instala iones% e/uipos y materiales y ostos los tres primeros se ombinan en una sola ategora +or, resources (recursos de tra$a-o)& Para rear una lista de re ursos! Se pueden agregar en la GrBfi a de Gantt de las a tividades o en un men@ espe ial para introdu ir los datos de los re ursos omo sigue! View > Ta le*!ntry !ntry o View > "eso+rce S$eet Se abre una pBgina on los ampos siguientes!

#n la olumna de indi ador puede apare er un U ono de pre au i$n 7Narning i on: para indi ar /ue no >ay sufi ientes re ursos para reali<ar el proye to. ;os re ursos pueden ser personali<ados despuAs en la a'a de )nforma i$n de Re ursos.

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Se puede ingresar informa i$n detallada de los re ursos al sele ionar el rengl$n de re ursos y sele ionar R#S84R+# )-*8R(A")8-% apare e la siguiente pantalla para ingresar los datos in luyendo los ostos!

Dentro de este uadro se puede ingresar el e3mail para omuni a i$n on otros miembros del e/uipo.

+ostos fi'os
8tro mAtodo para agregar ostos para el proye to es agregar un osto fi'o a ada tarea. View > Ta le !ntry* &ost

#l ampo *)V#D +8S" A++R4A; sirve para indi ar si el osto se arga al ini io del proye to% al final o se prorratea durante su dura i$n.

+alendario% re ursos y tiempo a ponderar

#l programa propor iona varios tipos de alendarios! alendario estBndar% alendario base% alendario del proye to y alendario de re ursos. #l alendario estBndar se puede onfigurar a un turno por da% = >oras 7= a.m. a 5 p.m.:% lunes a viernes. #l alendario de turno de la no >e es de = >oras de 00 p.m.

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a = a.m.% lunes a viernesW y el @ltimo es un alendario de 2& >oras los 2?5 das del aEo 7para ma/uinaria:. -o >ay das festivos en los alendarios% se les pueden agregar paros de planta% das de des anso% et . Para >a er ambios! Tools > &$an,e -or(in, time New Sele ionar un nuevo alendario para la organi<a i$n y llenar el uadro de #V+#P")8-S on los das a modifi ar para onfigurar los das no laborales.

#l alendario para el proye to se sele Project > Project information

iona en!

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Si el alendario sele ionado no se apega perfe tamente al alendario de los re ursos 7va a iones% et .: modifi a su alendario para /ue se tome en uenta. Sele ionar el re urso on! View > "eso+rce s$eet

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Asi$nacin de recursos # car$as

Antes de asignar los re ursos a las tareas o a tividades onsiderar lo siguiente! ITuA tan importante es la alidad en esta tareaJ ITuA tan rti o es el tiempo en esta tareaJ I#l flu'o del proye to depende de la termina i$n de esta tareaJ ITuA >abilidades son ne esarias para ompletar esta tareaJ ISi se apli an mBs re ursos la tarea se puede terminar en menos tiempo% de me'or forma% mBs segura o mBs barataJ IPuede >a erse esta tarea mBs lenta% postergarse o >a erse en etapas sin un efe to adversoJ #l Pro'e t asume /ue las tareas son impulsadas por el esfuer<o 7se asume /ue si se le asignan mBs re ursos a las tareas% se terminan mBs pronto:. Algunas tareas no responden a la adi i$n de re ursos% estas se denominan "areas de dura i$n fi'a 7 re imiento del pasto:.

Para asignar re ursos% en la pantalla de grBfi a de Gantt dividir la pantalla olo ando el ursos en alg@n lado y -)N.O- > SP/)T sele ionar FO"M#T > .!T#)/S > "!SO0"&!S #N. P"!.!&!SSO"S

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Asegurarse /ue la op i$n Bl ulo automBti o estA a tivada! Tools > Options > &alc+late #+tomatic

Se pueden asignar re ursos a ada una de las tareas 7no ne esariamente el 000C% puede ser el 50C:% sele ionBndola y on bot$n dere >o llamar a Tas( information > "eso+rces*

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#n este men@ se pueden varias ombina iones de asigna i$n de re ursos. +uando no se tienen sufi ientes re urso para el proye to% se pueden >a er varias osas! 8btener mBs re ursos Redu ir el al an e del proye to "raba'ar mBs tiempo on los re ursos disponibles.

8tras medidas son! Si no hay suficiente de D. Gente Intentar estoD. Postergar las tareas Soli itar mBs tiempo para el proye to ,alan ear las >abilidades on las tareas Dividir las tareas en a tividades simples y propor ionar ayuda Agregar personal de tiempo par ial o a tiempo ompleto 4tili<ar ontratistas +omprar en ve< de >a er ;imitar el al an e del proye to Asignar mBs re ursos "raba'ar tiempo e6tra Revisar se uen ia del flu'o de traba'o 4sar servi ios e6ternos +omprar mBs /ue >a er ;imitar al an e del proye to Apoyarse en asistentes 'unior Revisar la se uen ia del flu'o de traba'o para reprogramar tareas paralelas 4tili<ar proveedores alternos Re onsiderar >a er o omprar Soli itar una e6tensi$n de tiempo Revisar la se uen ia del flu'o de traba'o para reprogramar tareas paralelas "raba'ar turnos adi ionales Revisar la defini i$n del proye to y sele ionar una estrategia mBs realista

"iempo

(ateriales

)nstala iones *alta general de re ursos

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Si se estable e en la op i$n de *e >a ini ial del proye to! Project > Project information > Sc$e'+le from > Project start 'ate

Pro'e t intenta ini iar las tareas lo mBs pronto posible% dependiendo de la dura i$n de ada tarea y las dependen ias de sus prede esoras. Se agregan las dura iones de las tareas en la ruta rti a para estimar la dura i$n total del proye to. +uando se estable e la op i$n de *e >a final del proye to! Project > Project information > Sc$e'+le from > Project finis$ 'ate

;as tareas en la ruta rti a se ini ian tan tarde omo sea posible. Se agrega la dura i$n de ada tarea prede esora% desde la fe >a final del proye to% en reversa >asta la primera tarea% de modo de determinar uBndo ini iar la primera tarea. Si no se asignan re urso a la tarea% se programa para tener la mB6ima dura i$n posible% en el momento /ue se le asignan re ursos% se a'usta su dura i$n.

=a ruta cr;tica
Se puede visuali<ar en! View > Networ( .ia,ram &ritical tas(s

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8 View > More views > .etail %antt

;as barras ro'as representan la ruta rti a y las barras a<ules las a tividades on >olgura 7/ue apare e omo lneas delante de la tarea o a tividad:% esto para efe tos de toma de de isiones en el proye to.

#n ontrar sobre asigna i$n de re ursos.

Se pueden observar en la vista de Resour es S>eet Xie.% Resour es 4Sage Xie. o Resour es Allo ation Xie.% apare en on un signo de pre au i$n.

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'. 8edicin de )os a0ances

"ener uidado on no ignorar lo siguiente! I#stB produ iendo la estrategia los resultados esperadosJ ISe estBn evitando problemas /ue puedan blo/uear el proye toJ IPermane e enfo ado el e/uipo de traba'o% es produ tivoJ I+ontin@an teniendo interAs en el proye to las partes interesadasJ Si el proye to es e6itoso% IlograrB los resultados esperadosJ

-o se debe sobre ontrolar los detalles% se debe enfo ar a obtener el A6ito no la perfe i$n. ;a revisi$n de los puntos de ontrol 7milestones: on obsesi$n y toma de de isiones es alve para el A6ito del proye to. #n las revisiones ontestar las preguntas siguientes! ITuA problemas se >an en ontradoJ ITuA problemas se prevAnJ I+uBl es la mayor preo upa i$n >oyJ I+$mo podra ambiar esto el futuroJ I+$mo va el proye toJ

%sta!)ecer una );nea !ase o de referencia

Sirve para omparar la situa i$n de los planes ontra los eventos reales. Tools > Trac(in, > Save ase line > !ntire project Se pueden estable er lneas base para las diferentes tareas espe fi as. &0

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In$reso de fechas rea)es de inicio y terminacin de tareas

View > Trac(in, %ant Abrir una ventana inferior on la barra de divisi$n en la parte inferior de la pantalla%

Dar dos +li Ks en este ono para abrir una pantalla inferior. ir a la pantalla inferior y a tivarla More Views abrir el men@ de sele ionar la Tas( .etails Form y apli arla.

&0

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)ntrodu ir los datos reales de dura i$n de las a tividades o por enta'e de avan e.

;a grBfi a de Gantt /ueda omo sigue!

"ambiAn se pueden a tuali<ar los avan es en! View > Ta le trac(in, > Trac(in,

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8tra forma para a tuali<ar el avan e de tareas espe fi as es on! Tools > Trac(in, > 0p'ate tas(

8tra op i$n es usando el bot$n "RA+9 y sele ionar la op i$n ade uada!

&2

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Para a tuali<ar el proye to e'e utar las instru iones siguientes! Tools > Trac(in, > 0p'ate project

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De manera similar para a tuali<ar los ostos reales! Tools > Tas( +sa,e View > Ta le trac(in, > 0sa,e

6. Euardar e) tra!a"o
Para e6portar el reporte en formato Q"(; para pBginas Neb se tiene! File > Save as Save as Type Microsoft !1cel or 2M/

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Administra i$n de Proye tos on (S Pro'e t sept. 2009 #V+#;!

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Administra i$n de Proye tos on (S Pro'e t sept. 2009 Sele ionar solo los ampos ne esarios a e6portar!

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Para el aso de V(;% indi ar *);# Y SAX# AS!

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