APUNTES.

Gestin y administracin del proceso de CompraVenta

Cuando hablamos del proceso de compraventa de una empresa nos referimos a todo el proceso comprendido desde que un cliente solicita una determinada mercanca a la empresa hasta que es servida, entregada y pagada, incluyendo, as mismo, la contabilizacin, registro y archivo de la documentacin originada.

EL PEDID
El proceso de compras se inicia generalmente cuando en el almacn de la empresa se observa que no hay existencias de un producto o stas son escasas. El comprador tiene que definir correctamente lo que quiere pedir para que la empresa vendedora le mande la mercanca lo m s f cil y r pidamente posible. !ara que el proceso de compraventa se inicie se debe realizar un pedido. El !edido es el medio por el cual el comprador indica al vendedor todos los detalles y condiciones ba"o las cuales se realizar la compra constituyendo una forma de comunicacin entre ambas partes.

ETAPAS DEL P! CES

%. '. (. ).

DE C "P!AVENTA

#e puede decir que el proceso de venta, se inicia con el pedido y comprende las siguientes fases$ &ecepcin del pedido. Envo o entrega de la mercanca al cliente. Confeccin de la factura y su posterior cobro. &egistro y archivo de la operacin.

#. LA !ECEPCI$N DEL PEDID

*na vez el comprador y vendedor han llegado a un acuerdo, el comprador emite un pedido detallando la compra al vendedor. Existen varias formas de recepcionar el pedido$ por telfono, fax, carta comercial o visitando personalmente al cliente.

%. ENV&

ENT!EGA DE LA "E!CANC&A

En el momento en que la mercanca ha llegado a su destino, el comprador comprueba que todo est correctamente y que coincide con el pedido solicitado. +ste tambin firma un documento a quien le hace la entrega expresando as su conformidad con la operacin realizada. ,anto el comprador como el vendedor se quedan con una copia del documento aceptado. El comprador, posteriormente, examina detalladamente la mercanca que le ha sido entregada, para que en caso de existir posibles deterioros pueda reclamar al vendedor. !or lo tanto, al hablar de envo o entrega de mercancas se origina el documento llamado albar n.

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El albar n es un documento que sirve para "ustificar la salida de almacn. 6eneralmente se extiende por cuadruplicado, siendo una copia para la oficina, otra para el almacn, envi ndose las otras dos con el gnero, debiendo devolver el cliente una copia firmada al vendedor qued ndose la otra copia como "ustificante de que la mercanca ha sido recibida correctamente. El albar n, por tanto, lo expide el vendedor.
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'. C N(ECCI$N DE LA (ACTU!A ) C *! P STE!I !

7ientras que el albar n es un documento "ustificativo de la entrega de las mercancas, la factura9%: es un documento acreditativo de que la operacin ha sido realizada, donde se detalladan los artculos o servicios comprendidos en una venta y de los elementos de su coste. En la factura, el vendedor detalla toda la informacin que ha originado la operacin de compraventa, indicado entre otras cosas, todos los gneros que se han vendido, el precio al que los ha vendido, los servicios que ha prestado a su cliente, etc. /a factura sigue el modelo de la figura siguiente y debe cumplir una serie de requisitos respecto al contenido. 2ormalmente el vendedor hace una factura de todos los albaranes que han sido entregados en un determinado perodo de tiempo, en cuyo caso s que es necesario que en cada albar n le indique el precio de la mercanca para que el cliente conozca el coste. Estas facturas entregadas a los clientes y que recogen los albaranes de un perodo de tiempo reciben el nombre de facturas de repaso.

+. !EGIST! ) A!C,IV DE C "P!AVENTA

DE LAS

PE!ACI NES

El proceso de compraventa, genera toda una serie de operaciones documentadas que deben ser registradas y archivadas debidamente ordenadas para su control y posterior b;squeda y utilizacin. /. 3&0E2.C1<2 = &E61#,&3 0E 03C*7E2,3# 6E2E&.03# E2 !&3CE#3 0E C37!&.>E2,. -.C1/1,. #* !3#,E&13& *,1/1?.C1<2 El 7inisterio de @acienda obliga a los empresarios a registrar en los libros adecuados las facturas que se originen en sus operaciones. !or lo tanto, cada vez que la empresa efect;e una venta de mercancas debe anotarlo en el libro de registro de facturas emitidas. 0el mismo modo, cada vez que efect;e una compra debe anotarlo en el libro de registro de facturas recibidas. .nte esta necesidad de tener los documentos localizados y ordenados, con el fin de localizarlos r pidamente, las empresas hacen uso de los archivos. /3# 03C*7E2,3# 0E4E2 #E& 6*.&0.03# 3&0E2.0.7E2,E = #16*1E203 ./6A2 C&1,E&13 0E C/.#1-1C.C1<2 E/ !E&1303 782173 0E C32#E&>.C1<2 0E 03C*7E2,3# E# 0E #E1# .B3#