Tugas Manajemen Kearsipan Alat-Alat Kearsipan

Nama : Nisa Paramadina Nim : 1512010011 Kelas : AB-3B

Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta

1. Alat sortir

Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/ arkat yang diterima! di"roses! dikirimkan! dan disim"an ke dalam #older.

2. $arde%
Alat yang digunakan untuk menyim"an kartu indeks dengan menggunakan la&i-la&i yang da"at ditarik keluar meman'ang. (i dalam &arde% terda"at sema&am kantung "lastik tem"at menyim"an kartu inde%.

3. )iling &a*inet +emari arsi" yang terdiri dari *e*era"a la&i! antara 1-, la&i atau le*ih.

-. )older .a" yang tidak dilengka"i dengan daun "enutu". .a" ini *eru"a li"atan kertas te*al/"lastik sa'a. Karena tidak ada

daun "enutu"nya! maka ma" ini #ungsinya untuk menyim"an arsi" yang selan'utnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsi" se&ara /ertikal. 5. 0uide +em*aran kertas te*al atau karton manila yang digunakan se*agai "enun'uk dan atau sekat/"emisah antara 'enis su*'ek/klasi#ikasi dalam "enyim"anan arsi".

,. 1anging #older )older yang mem"unyai *esi "enggantung. )ungsi *esi "enggantung ini adalah untuk di"asang "ada ga ang/"engait yang ada di dalam #iling &a*inet.

2. Kartu indeks Kartu yang *erisi identitas suatu arsi"/ arkat yang disim"an.

3. .a" snelhe&ter .a" yang mem"unyai "en'e"it di tengah ma". .a" ini tidak mem"unyai daun "enutu". Arsi" yang akan disim"an di dalam ma" snelhe&ter terle*ih dahulu dilu*angi dengan menggunakan "er#orator. 4. Numerator Alat mem*u*uhkan nomor "ada lem*aran nomor6. dokumen untuk 5&a"

10. 7rdner .a" *esar dengan ukuran "unggung sekitar 5 &m yang di dalamnya terda"at *esi "en'e"it. Arsi" yang akan disim"an di dalam ordner terle*ih dahulu dilu*angi dengan menggunakan "er#orator.

11. Per#orator Alat untuk melu*angi kertas/kartu.

12. 8otary Alat sema&am #iling &a*inet teta"i "enyim"anan arsi"nya dilakukan se&ara *er"utar. Alat ini da"at digerakkan se&ara *er"utar sehingga dalam "enem"atan dan "enemuan kem*ali arsi" tidak *anyak memakan tenaga. Alat ini ter*uat dari *ahan yang kuat! dari logam atau *esi! dan arsi" disim"an "ada alat ini se&ara lateral.

13. 9ta"ler Alat yang digunakan untuk menyatukan se'umlah kertas.

1-. 9to"ma" #olio .a" yang memiliki daun "enutu" "ada setia" sisinya. (aun "enutu" ini *er#ungsi untuk meno"ang surat yang ada di dalamnya agar tidak 'atuh.

15. :i&kler #ile Alat sema&am kotak yang ter*uat dari kayu atau *esi *a'a untuk menyim"an arsi" *er*entuk kartu atau lem*aran yang *erukuran ke&il! se"erti lem*ar "in'am arsi" atau kartu-kaartu lain yang memiliki 'atuh tem"o.

1,. 8oll 7;Pa&k +emari arsi" dengan "enggerak mekanik dan inde% sistem. .emudahkan dalam "enyim"anan! "en&arian dan "enghematan ruang. <#ekti# digunakan untuk "erusahaan yang memiliki arsi" *er'umlah sangat *anyak

12. Kartu :un'uk 9ilang Adalah alat *antu dalam menemukan arsi" selain dengan kartu indeks. (igunakan untuk arsi" yang mem"unyai le*ih dari satu 'udul/&a"tion/nama= dan 'ika arsi"/surat yang disim"an memiliki la"iran dokumen lain yang disim"an di tem"at *er*eda. 13. +etter :ray 5Baki 9urat6

+etter :ray 5Baki 9urat6 "ada dasarnya *erguna untuk meletakan surat-surat atau dokumendokumen . .enurut kegunannya +etter :ray 5Baki 9urat6 memiliki 2 ma&am kegunaan! yaitu *aki surat masuk yang *er#ungsi se*agai tem"at menaruh surat-surat atau dokumendokumen yang masuk dan sudah di"roses oleh sekretraris untuk kemudian di*a&a oleh "im"inan. Baki surat keluar se*agai tem"at surat-surat atau dokumen-dokumen yang telah di*a&a oleh "im"inan untuk *isa segera ditindak lan'uti oleh sekretaris. 14. 8otary )iling 9ystem 8otary #iling adalah "eralatan yang da"at *er"utar! di"ergunakan untuk menyim"an arsi"-arsi" 5terutama *eru"a kar

20. .ikro )ilm

Pada dasarnya alat terse*ut *er#ungsi se*agai alat atau mesin yang memiliki kemam"uan untuk melakukan "roses alih media dari media kertas men'adi media #ilm dalam ukuran mikro 5mikrogra#ik6. .an#aat alat terse*ut untuk menyim"an arsi" dan dokumen kertas dalam #ormat aslinya! yang telah di"erke&il ke dalam roll mikro #ilm ukuran tertentu! dan dalam 'umlah yang *esar 51 roll ukuran 1, mm/100 #eet > , rim kertas6 sehingga men'adi le*ih e#ekti# dan e#isien di*andingkan dengan arsi" atau dokumen kertas. ?adi dengan mikro #ilm da"at menghemat ruang sim"anan arsi" 540@ - 45@6! men'amin kea*adian arsi" atau dokumen yang *ernilai guna sekunder/"ermanen serta men'aga kerahasiaan arsi" atau dokumen.

21. .emory Ariter 5.esin :ik <lektronik6

Adalah mesin tik yang menyediakan tem"at untuk menyim"an data dengan ka"asitas ter*atas. Bntuk menyim"an dan menemukan kem*ali data yang di"erlukan! maka kun&i tertentu harus ditekan.

22. $om"uter $om"uter *erguna untuk mem"er&e"at dan mem"ermudah "eker'aan "engelolaan arsi"! sehingga arsi" mudah ditemukan kem*ali 'ika di"erlukan dan aktu yang di"erlukan untuk temu kem*ali 'uga le*ih &e"at. (engan menggunakan kom"uter maka "eker'aan mulai "engelolaan #ungsi dalam suatu "erusahaan le*ih &e"at dilakukan. arsi" mulai "en&i"taan!"engolahan!"enyim"anan! "enelusuran dan "enye*aran in#ormasi ke semua