CDIGO DE CONDUCTA CONVENCIA LABORAL

INTRODUCCIN El Cdigo de Convivencia Laboral de la Compaa define lineamientos de integridad y transparencia, normas de conducta ticas que todos los empleados, tanto de Planta como en Misin, Socios, Accionistas, cualquiera sea su nivel jerrquico, deben seguir y mantener en el desempeo de sus funciones y en el trato con los dems. No sobra informar que las normas aqu contenidas son de obligatorio cumplimiento para todo el personal, tanto de planta como en misin y que el no estar sujetos a ellas, se constituye en una violacin al Cdigo que nos podra llevar a correr riesgos y a exponernos a conductas de acoso laboral. Todo el personal, en todos los niveles, deber propender por mantener un clima de respeto y empearse en dar en todo momento un trato justo a las dems personas, promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armona entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen ambiente en la empresa y proteger la intimidad, la horna, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo. POLTICA Para dar cumplimiento a las resoluciones 2646 de 2008 en sus artculos 13 y 14, de conformidad con la resolucin 652 de 2012 y con el propsito de garantizar y promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar las relaciones sociales positivas entre los trabajadores y las empresas usuarias, respetar y respaldar la dignidad e integridad de las personas en el trabajo, la Gerencia General de LA COMPAIA, define como polticas del comit las siguientes 1. Como organismo de control, velar por el buen manejo de las relaciones laborales que garanticen la sana convivencia de los trabajadores. 2. Analizar de forma confidencial los casos y asuntos que puedan ser tipificados como acoso laboral, desarrollando las actividades que se requieran para subsanar o corregir tal situacin.

3. Establecer el programa de vigilancia epidemiolgica para el anlisis e intervencin frente al riesgo psicosocial en el trabajo ocasionado por el estrs laboral. 4. La Gerencia conjuntamente con el Comit de Convivencia Laboral, trimestralmente revisar el desempeo del Comit y le har seguimiento a las recomendaciones dadas en el mismo durante el perodo en mencin. 5. La Alta direccin, anualmente revisar y analizar el informe de gestin presentado por el Comit de Convivencia Laboral, realizando los ajustes que

considere necesarios para el buen funcionamiento del mismo y para garantizar un excelente ambiente laboral.

NORMAS DE CONDUCTA: Todos los empleados, tanto de Planta como en Misin, cualquiera sea su nivel jerrquico, debern observar normas de tica personal y comercial en el desempeo de sus funciones y responsabilidades. Debern practicar el trato justo, honesto e integro en cada aspecto de sus relaciones con otros empleados de la empresa, el pblico, el personal de nuestras Empresas Usuarias, accionistas, clientes, proveedores, competidores y autoridades gubernamentales. Cuando acten en nombre de la Compaa, no debern beneficiarse por medio de la manipulacin, ocultacin, mal uso de informacin privilegiada u otras prcticas de negocios injustas. No es permitida la discriminacin por razones de raza, color, edad, sexo, orientacin sexual, religin o nacionalidad. Todas las personas deben ser tratadas con dignidad y respeto. Tendrn igualdad de oportunidades de trabajo y la Compaa prohbe toda discriminacin ilcita contra cualquier empleado o postulante a un empleo y se compromete a proveer condiciones de igualdad de oportunidades a todos las personas en sus polticas de contratacin y promocin. Todas las personas trabajaremos con el propsito de proporcionar un ambiente laboral libre de discriminacin, acoso, intimidacin, o coercin. Todos debemos ser tratados con dignidad y respeto. No estn permitidos los comentarios verbales o escritos, despectivos e impropios sobre la raza, color, sexo, orientacin sexual, religin, ascendencia, grupo tnicos, discapacidad mental o fsica, edad o aspecto de una persona. Est prohibido el acoso fsico, golpear, empujar u otro contacto fsico agresivo, amenazas o gestos indecorosos. Est prohibida la conducta sexual inapropiada, ya sea fsica o verbal, incluyendo insinuaciones sexuales, pedidos de favores sexuales u otra conducta fsica o verbal de ndole sexual, con o sin intensin de promover una relacin ntima.

Es imperativo el respeto y subordinacin a los superiores. El respeto a los compaeros de trabajo y procurar completa armona con los superiores y compaeros de trabajo en las relaciones personales y en la ejecucin de las labores. Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espritu de leal colaboracin en el orden moral y disciplina general de la empresa. Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores, compaeros de trabajo y /o cliente de la empresa y en general con todas las personas que nos relacionamos Cumplir a cabalidad con las polticas internas de la Compaa, su misin, visin y valores Los Directivos de la empresa son los representantes de la misma ante los trabajadores que dirigen y por lo tanto deben propender por el acertado manejo del personal a su cargo aplicando y haciendo cumplir las polticas, instrucciones y procedimientos establecidos por la ley y por la empresa, mirando en conjunto el bien del trabajador y los derechos y deberes de sus subordinados y dar ejemplo con su conducta y comportamiento dentro y fuera de la empresa. Est prohibido: Imponer a los trabajadores obligaciones de carcter religioso o poltico Promover discordias, incitar al desconocimiento de rdenes impartidas, creando un mal ambiente de trabajo Discutir sobre poltica, religin u otras materias ajenas al trabajo o perseguir a sus compaeros por estas mismas circunstancias. Es imperativo recordar que todo lo contenido en este Cdigo es de obligatorio cumplimiento en las relaciones con otros empleados de la empresa, el pblico, el personal de nuestras Empresas Usuarias, accionistas, clientes, proveedores, competidores y autoridades gubernamentales y con todas las personas que nos relacionemos en el desempeo de las funciones. Recordemos que el respeto, la buena conducta, el trato amable, la armona, principios que deben regir nuestro actuar diario. REGIMEN SANCIONATORIO: Cualquier violacin a este cdigo ser estudiada por el Comit de Convivencia Laboral, el Gerente General de la Compaa y la Direccion Administrativa, quienes definirn las sanciones a aplicar de acuerdo con el anlisis del caso, el Reglamento Interno de Trabajo y las Leyes que apliquen. son

VIGENCIA: El Cdigo de convivencia Laboral y el Manual de procedimientos inician vigencia desde el 31 de diciembre de 2012 y no tienen fecha de fin de vigencia. Por lo tanto, las modificaciones, adiciones y ajustes que sean necesarios se publicarn a travs de los medios de comunicacin y tecnolgicos con que cuenta la Compaa.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONVIVENCIA LABORAL

Con el fin de dar cumplimiento a la Resolucin 652 de abril 30 de 2012, modificada por la Resolucin 1356 del 18 de julio de 2012, la Compaa expide el presente Manual, en donde se describen los procedimientos adoptados y las directrices, para la conformacin y el funcionamiento del Comit de Convivencia Laboral. DEFINICION DE LA POLTICA Y SU DIVULGACIN: La definicin, ajustes y modificaciones a la Poltica del Comit, es responsabilidad de la Gerencia General de la Compaa. Para la divulgacin de la misma, sern utilizados los medios tecnolgicos con que cuenta la Compaa para llegar a su pblico objetivo: El Portal de los trabajadores en misin, la Pgina Web, el Calidosomos, carteleras, televisor y en el Cdigo de Conducta. CONFORMACIN COMIT DE CONVIVENCIA: Estar compuesto por dos (2) representantes del empleador y dos (2) representantes de los trabajadores con sus respectivos suplentes. Los integrantes del Comit preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de informacin y tica; as mismo, habilidades de comunicacin asertiva, liderazgo y resolucin de conflictos. El Comit de Convivencia Laboral no podr conformarse con trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido vctimas de acoso laboral, en los ltimos seis (6) meses anteriores a su conformacin. De acuerdo con la organizacin interna de la Compaa, se conformarn Comits de Convivencia por cada centro de trabajo. NOMBRAMIENTO REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR: El nombramiento es efectuado por la Gerencia y quedar consignado mediante acta. Se nombrarn como mnimo 2 representantes con sus respectivos suplentes. NOMBRAMIENTO PRESIDENTE Y SECRETARIO DEL COMIT: El nombramiento es efectuado por la Gerencia y quedar consignado mediante acta. NOMBRAMIENTO REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES:

Se nombrarn como mnimo 2 representantes con sus respectivos suplentes y para ello se seguir la siguiente metodologa. Por esta actividad velarn la Direccion Administrativa y la Coordinadora de SYST. El nombramiento de los representantes de los trabajadores quedar de igual manera consignado mediante acta. REQUISITOS DE POSTULACIN: 1. Ejemplar desempeo laboral frente a sus compaeros con criterios propios en toma de decisiones. 2. Compromiso con la integridad fsica y mental propia y de sus compaeros de trabajo. (Versiones verbales de equipos de trabajo) 3. Mostrar respeto por s mismo y por el resto de las personas que lo acompaan en su actividad laboral, incluidos los de ms bajo, ms alto nivel e igual nivel, manifestado por sus compaeros de trabajo. No pueden postularse: 4. Trabajador que haya sido vctima de acoso laboral y/o tenga algn proceso legal. 5. Trabajador al cual se le haya formulado alguna queja de acoso laboral y/o tenga algn proceso legal. METODOLOGIA DE ELECCION REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES: 1. Se publicar en la Pgina Web, Portal de los Trabajadores, correo electrnico, carteleras, lo relacionado con el tema del Comit, su objetivo y la invitacin a la postulacin. 2. Se abrir inscripcin por 8 das continuos a travs de los diferentes medios, donde el trabajador informar el motivo de su intencin de postulacin y sus cualidades personales y laborales. 3. De los trabajadores que realizaron inscripcin, se revisar el cumplimiento de los requisitos de postulacin y se les confirmar a travs de llamada o correo electrnico la oportunidad de participacin en la votacin. 4. Posterior a la postulacin se realizar la votacin a travs de publicacin de fotografa, identificacin de la empresa usuaria a la que pertenece y una corta descripcin del buen desempeo personal y laboral. Esto por un tiempo de 8 das continuos donde todos los trabajadores activos puedan dar su voto. 5. Los dos trabajadores que tuvieron mayor votacin sern los representantes al Comit de Convivencia y les ser informada la programacin del primer comit de eleccin. Los dos siguientes en su orden, sern los suplentes. De no lograr el nmero necesario de representantes, estos sern elegidos dentro de los empleados de planta. TIEMPO DE ELECCION DE LOS MIEMBROS DEL COMIT:

El perodo de los miembros del Comit de Convivencia ser de dos (2) aos a partir de la conformacin del mismo, los cuales se contarn desde la fecha de la comunicacin de la eleccin y/o designacin. CLAUSULAS DE CONFIDENCIALIDAD: Todos los miembros del Comit firmarn la siguiente clusula de confidencialidad: ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIN COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL Yo ____________________________________ con C.C _____________________como Miembro del COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL y teniendo en cuenta que la informacin, sea verbal o escrita, a la cual tendr acceso en el desempeo de mis funciones, es de carcter privado, me comprometo con el manejo confidencial de la misma, a no revelarla a terceros, a no difundirla, fotocopiarla, grabarla o realizar un uso diferente del previsto en las funciones dadas en el Comit de Convivencia, para no incurrir en perjuicio de las sanciones legales que la ley contempla en el CST Artculos 62 y 194 y so pena de incumplir el presente acuerdo frente a su custodia de informacin En caso de ser solicitado por autoridad competente, antes de proceder a entregar la informacin requerida, enviar copia de la solicitud en cuestin al COMIT, junto con los antecedentes del caso y esperar autorizacin para proceder. Al momento de la terminacin de mis funciones como miembro del COMIT, me comprometo a entregar toda la informacin confidencial que se encuentre en mi poder, ya sea en medio escrito, magntico, digital y en general por cualquier otro sistema tecnolgico. En seal de haber ledo, entendido y aceptado el contenido de este acuerdo, firmo el presente documento el da : Firma: _________________________________ C.C ____________________________ DOCUMENTAR Y OFICIALIZAR FUNCIONES A LOS MIEMBROS DEL COMIT, PRESIDENTE Y SECRETARIO: A cada uno de los miembros del Comit, Presidente y Secretario, en forma escrita, le sern entregadas las funciones, documento que debe firmar en seal de haberlas recibido y conocerlas. FUNCIONES DEL COMIT DE CONVIVENCIA: 1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.

2. Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las controversias. 5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comit de Convivencia Laboral, deber remitir la queja a la Gerencia General, cerrar el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente. 8. Presentar a la Gerencia General las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el informe anual de resultados de la gestin del Comit de Convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control. 9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comit de Convivencia a las dependencias de gestin del recurso humano y salud Laboral. 10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a la Gerencia General. FUNCIONES DEL PRESIDENTE: 1. Convocar a los miembros del Comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias. 2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y eficaz.

3. Tramitar ante la Gerencia General de la Compaa, las recomendaciones aprobadas en el Comit. 4. Gestionar ante la Gerencia General de la Compaa, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comit. FUNCIONES DEL SECRETARIO: 1. Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan. 2. Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria realizada por el Presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el da, la hora y el lugar de la reunin. 3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. 4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia. 5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la informacin. 6. Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las sesiones del Comit. 7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las diferentes dependencias de la Compaa . 8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. 9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern presentados a Gerencia General REUNIONES DEL COMIT: El Comit de Convivencia Laboral se reunir ordinariamente cada tres (3) meses y sesionar con la mitad ms uno de sus integrantes y extraordinariamente, cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervencin y podr ser convocado por cualquiera de sus integrantes. RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMIT: La Gerencia General de la Compaa ser la responsable de proveer y garantizar los espacios fsicos para las reuniones y dems actividades del Comit de Convivencia Laboral, as como para el manejo reservado de la documentacin y proveer los recursos, en caso de ser necesario, para la realizacin de actividades de capacitacin para los miembros del Comit sobre resolucin de conflictos, comunicacin asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.

RESPONSABILIDAD

ANTE

EL

DESARROLLO

DE

LAS

MEDIDAS

PREVENTIVAS

CORRECTIVAS DE ACOSO LABORAL: En la Compaa, la Gerencia, los Directores de rea y las personas que tienen personal a cargo, sern responsables de promover el desarrollo de medidas preventivas y correctivas de acoso laboral y velarn por promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentarn relaciones sociales positivas entre todos los trabajadores y respaldarn la dignidad e integridad de las personas en el trabajo. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DE QUEJAS: Las personas interesadas en formular una queja o inquietud de acoso o convivencia laboral, podrn hacerlo llamando a la lnea tica nro. 143, en donde se recibir la queja para su posterior anlisis por parte del Comit. Para formular un caso concreto de acoso o convivencia laboral, este puede ser enviado por escrito a las instalaciones de la Compaa y ojal dirigido al Comit de Convivencia Laboral, con el fin de guardar la confidencialidad del mismo, pues este sobre ser entregado nicamente al Presidente del Comit o en su defecto, a uno de los representantes principales del empleador. Tambin puede hacerlo enviando convivencialaboral@somossuministro.com el caso al correo electrnico

En todos los eventos y con posterioridad a la presentacin de la queja, inquietud o caso, la persona ser contactada por algn miembro del Comit. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIN DE LOS CASOS: 1. El Comit de Convivencia Laboral recibir las quejas, casos o solicitudes de los trabajadores relacionados con acoso laboral y las analizar en su sesin ordinaria ms prxima o en su sesin extraordinaria, si as lo estiman los miembros o el Presidente del Comit, de acuerdo con la gravedad del caso.

2. Para el estudio de las solicitudes de acoso laboral, el Comit de Convivencia laboral podr escuchar a las partes del conflicto por separado y/o conjuntamente, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de las controversias 3. Solicitar testimonios de los dems trabajadores de la empresa en los casos que as lo considere y de los testigos de los hechos si los hay y de todas las personas de las empresas que estime convenientes. 4. En los casos que lo considere formular plan de mejora concertado entre las partes para construir, renovar y promover la armona en la convivencia laboral.

5. Har seguimiento a los compromisos y al plan de mejora para verificar su cumplimiento y avances. 6. Si en la primera sesin, el Comit no logra resolver el caso, utilizar como mximo tres sesiones, pero en ningn caso podr excederlas. 7. En los casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comit remitir el caso a la Gerencia General, cerrar el caso y el trabajador podr presentar la queja ante el inspector del trabajo o ante cualquier otra autoridad competente. 8. El Comit, en todos los casos, realizar las observaciones, sugerencias o recomendaciones a los funcionarios competentes de la empresa, dando traslado para que se adelanten los procedimientos que correspondan, de acuerdo con lo establecido para el caso concreto y lo que se tenga contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo. Todos los casos se dejarn completamente documentados y con informe final de los resultados y / o convenios. PROTOCOLO DE ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION: Toda la documentacin relacionada con formulacin de quejas, inquietudes y la atencin de los casos, ser archivada alfabticamente por el primer apellido del trabajador que formule la queja, inquietud o presente el caso. De no identificarse la persona, ser el Comit de Convivencia quien defina como se archivar la misma, teniendo en cuenta que la denominacin para su archivo, debe permitir su identificacin y bsqueda de manera fcil y apropiada. DIGITALIZACIN Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACIN La documentacin ser digitalizada bajo los mismos parmetros como ser archivada y no podr ser rotada a ningn usuario. Para su rotacin debe existir previa autorizacin escrita del Presidente del Comit de Convivencia Laboral. La documentacin slo podr ser consultada fsicamente por los miembros del Comit y el Gerente General de la Compaa. El Auxiliar Administrativo del CAD debe garantizar que lo anterior se cumpla y deber dejar afuera que evidencie quien la tiene y quien la consult y las fechas de salida e ingreso de la documentacin. POLTICA Se establece como poltica que toda la documentacin relacionada con el Comit de Convivencia Laboral, ser archivada en carpetas que tendrn la connotacin de archivo confidencial y estarn bajo la custodia del Auxiliar Administrativo del Centro de

Atencin Documental ( CAD ). Adicionalmente, el tiempo de conservacin de la misma se regir de acuerdo con la reglamentacin existente en la actualidad. MECANISMOS DE DIVULGACION: Para la divulgacin tanto del Cdigo de Conducta, como de los temas que son de dominio pblico y que corresponden al Manual de Procedimientos, se utilizarn los medios de comunicacin y tecnolgicos con que cuenta la Compaa, entre ellos: El programa de Induccin, el Portal de los Trabajadores, la Pgina Web, el Calidosomos, Televisor y los plegables de las Normas Generales. VIGENCIA: El Cdigo de convivencia Laboral y el Manual de procedimientos inician vigencia desde el 31 de diciembre de 2012 y no tienen fecha de fin de vigencia. Por lo tanto, las modificaciones, adiciones y ajustes que sean necesarios se publicarn a travs de los medios de comunicacin y tecnolgicos con que cuenta la Compaa.