Revista VendaMais - Mtodo 5W2H para vendedores - sua equipe j utiliza?

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M t odo 5 W 2 H pa r a ve n de dor e s - su a e qu ipe j u t iliza ?

por Pa u lin e M a ch a do Aprenda a aplicar a ferramenta no dia a dia e como seu uso pode auxiliar na elaborao de um plano de ao para sua fora de vendas Com uma estrutura de 80 franqueados, 115 unidades e 150 vendedores Mr. Limp, rede de franquias de limpeza especializada em limpeza profissional nos segmentos de Construo Civil, Tratamento e solues e Industria, identificou na ferramenta 5W2H uma soluo para que sua fora de vendas pudesse gerenciar as atividades do dia a dia, e, assim obter melhores condies de planejamento dirio, semanal e mensal, facilitando o alcance das metas. Pelo mesmo caminho segue a Tele E-commerce, revendedora credenciada da Claro HDTV que atua no mercado de Telemarketing com uma fora de vendas composta por 125 profissionais todos tambm utilizando o 5W2H. Mas, na prtica, como funciona essa metodologia de gesto? Como pode ser aproveitada pelos vendedores? Por que importante sua aplicao? Para esclarecer essas dvidas, conversamos com essas empresas que contam como adotam a ferramenta e os resultados alcanados por sua equipe de vendas, e tambm, ouvimos a opinio de um especialista. Acompanhe e veja como aplic-la no seu dia a dia.

5W2H
A ferramenta 5W2H surgiu nos Estados Unidos durante a busca pela Qualidade Total. Sua nomenclatura consequncia das perguntas que norteiam o processo de planejamento da ao: What O que ser feito? (etapas) Why Por que ser feito? (justificativa) Where Onde ser feito? (local) When Quando ser feito? (tempo) Who Por quem ser feito? (responsabilidade) How Como ser feito? (mtodo) How m uch Quanto custar para ser feito? (custo/investimento)

M e t odologia pe r son a liza da

Foi durante cursos de Formao de Consultores Organizacionais e Consultoria Corporativa, ambos feitos na FGV e de Conhecimento Avanado em Franchising realizado pela ABF que Henrique Soares Ado, CEO da Mr. Limp e diretor Presidente da HSA Franchising, Holding criao de franquias e gesto das redes de franquias implantadas, alm de criadora e detentora da rede de franquias de limpeza Mr. Limp, teve seu primeiro contato com a ferramenta. Mas, foi a partir de uma recente parceria com a Tesarac Contultoria & Treinamento, que identificou na metodologia 5W2H uma forte aliada para alavancar as vendas e melhorar os resultados dos vendedores. Revi o material atravs das revistas VendaMais que so entregues para todos os nossos franqueados durante a nossa Universidade Corporativa. Em nosso curso de vendas e durante as palestras fala-se do planejamento mensal, semanal e dirio do vendedor. Comecei a analisar o trabalho de campo dos nossos vendedores e percebi que esta ferramenta poderia ser aplicada em nossa operao. Passei alguns dias em campo, atuando com a equipe de vendas, e depois sentei para escrever

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um plano minucioso, como em um passo a passo, de quais deveriam ser as aes do nosso vendedor padro, explica. A ferramenta, que tambm adotada pelos gerentes para acompanhamento e direcionamento das equipes de vendas, trouxe melhorias no apenas no planejamento, mas, tambm na forma de trabalhar como um todo, enfatiza Soares. Por meio do 5W2H, conseguimos identificar as reais possibilidades de vendas, explorao de potenciais clientes de forma objetiva e indicadores de resultado reais, afirma. Mas, para a metodologia dar certo, no basta vontade de utiliz-la, preciso investir tempo na preparao e no planejamento prvio ao seu desenvolvimento para que a mesma seja direcionada a corrigir as deficincias e suprir as necessidades dos vendedores. Foi o que Henrique fez. Primeiramente, atravs de nossa operao piloto, franquia prpria, e da vivncia de campo dos consultores de franquias, testamos e implementamos as opes do 5W2H dentro do nosso portflio que contempla 12 servios, e com isso, corrigimos problemas da no explorao de todas as oportunidades. O que vimos na prtica que alguns vendedores no exploravam todas as chances de vendas e/ou no conseguiam atuar em mais de uma frente por ter um volume de vendas grande em apenas um nicho de mercado. Assim que a ferramenta foi implantada a mudana de cultura foi quase que imediata, ressalta o executivo. A estratgia deu to certo que a receptividade da fora de vendas foi unnime, pois, passaram a identificar efetivamente, o que e como fazer, comemora. Como a ferramenta apresentada durante o curso TOP Vendas e faz parte da nossa padronizao de trabalho, os vendedores saem do treinamento j cientes de como devem proceder no campo. Antes, o vendedor saia para rua a esmo, o que aparecer, vendia. No entanto, cada rea de servio precisa de uma abordagem especfica com apresentao e negociao distintas. Agora o vendedor se planeja e executa sua semana com foco em uma das reas prdeterminadas. Dentro do ms, se seguir o planejamento, ele ir cobrir todas as nossas reas de atuao com foco total, salienta. Resultado disso? Vendas mais consistentes, menor taxa de rejeio de oramentos e aumento da assertividade das negociaes, e pblico-alvo melhor qualificado, garante o CEO. "Os resultados foram obtidos imediatamente aps a implementao tendo o follow-up total em 30 dias. Temos um ciclo de gesto das franquias e a cada 30 dias fazemos um check-up geral de cada unidade franqueada. Ento, do dia que a ferramenta foi lanada tivemos 30 dias para avaliar e medir o resultado, que continua sendo avaliado ms a ms, refora Henrique Soares.

Est m u lo Cu lt u r a 5 W 2 H
J na Tele E-commerce, a adoo da ferramenta, que chegou para aprimorar o foco dos vendedores e o compromisso com seus resultados no apenas para a realizao profissional, mas, tambm pessoal, demorou um pouco mais para ser aceita e compreendida pela equipe de vendas, constata Eder Camilo, vendedor proprietrio da revendedora. Como toda nova ferramenta, o resultado no imediato, leva um tempo para criar hbito e virar Cultura. Embora alguns vendedores obtenham resultados imediatos, outros respondem entre duas ou trs semanas depois, observa. Segundo ele, h, tambm as questes de estabilidade e instabilidade dos que seguem ou no a metodologia 5W2H. Avaliamos pela estabilidade de quem segue e a instabilidade daqueles que no segue, enfatizando que o vendedor que no segue a metodologia, pode ser um bom vendedor, entretanto, pela falta de planejamento, e sem utilizar a ferramenta de Performance, ter dias que vende muito bem, outros nem tanto, e, portanto, suas vendas tambm podem ser instveis, prejudicando seu resultado no final do ms. A planilha ajuda a identificar essas falhas: Faltou o que? Planejamento de suas aes no dia a dia, responde Camilo.

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Com o objetivo de, a partir de ento, alcanar aumento no desempenho e comprometimento de todos os vendedores com os seus resultados e objetivos futuros, planejados atravs da ferramenta, assim como na Mr. Limp, toda a equipe da Tele E-Commerce tambm passou por um planejamento e treinamento prvio para conhecer e saber lidar com a ferramenta no dia a dia. Todos os vendedores participaram de um curso em que foi explicado detalhadamente aos vendedores, como trabalhar nesta ferramenta de planejamento de ao. Durante o curso todos traaram os seus objetivos e metas dirias e anuais, seguindo risca as informaes e as tcnicas do 5W2H, esclarece. A partir da explanao, muitos gostaram da nova metodologia de trabalho, mas, outros se mostraram resistentes s mudanas, avalia o executivo. A princpio a maioria recebeu bem, mas, incrvel notar que os vendedores de alta performance j utilizam a ferramenta inconscientemente, pois, quando usaram pela primeira vez, notaram que o resultado foi positivo e deram continuidade ao processo. J para os de baixa performance, notamos que se trata de uma questo de atitude quando utilizado pela primeira vez o resultado no foi satisfatrio para si, e, ento, resolve no continuar o processo achando que a culpa da ferramenta. Mas, de modo geral a receptividade foi positiva. Nossos lderes tambm foram capacitados para utilizar e criar uma cultura de uso da ferramenta, acrescenta. Camilo destaca ainda que, alm do treinamento, a companhia adota estratgias para manter a metodologia viva na lembrana dos vendedores diariamente, e, hoje, todos j utilizaram a ferramenta. Diariamente temos a reunio matinal com a equipe de vendas, que chamamos de Esquenta e sempre citamos a tcnica e, tambm, lembramos a importncia da Ao, que o Como? Como fazer tal coisa? Um exemplo simples: O que? Superar Meta; Quem? Eu Vendedor; Quando? Ms de janeiro; Quanto? 100 assinaturas; Porque? Alto Comissionamento, Reconhecimento, Realizar Sonhos, etc...; Onde? Na minha P.A (Call Center Tele E-commerce); Como? Ligar para 120 Clientes por dia para realizar cinco assinaturas, totalizando 100 Assinaturas em 20 dias teis. Com muito foco, persistncia e treinamento, ilustra em detalhes o gestor.

A opin i o do e spe cia list a

Sabemos que para a equipe de vendas de todo e qualquer negcio, adotar o hbito de elaborar e manter um planejamento semanal vital, mas, ainda assim, comum nos depararmos com vendedores e gerentes desesperados no ltimo dia do ms para alcanar a meta a qualquer custo. Tal estratgia, alm de no funcionar, um erro, assegura e explica, Edson Frank das Flores Gatto, consultor de Marketing, Comunicao e Vendas da TESARAC Consultoria & Treinamento. O correto que, ao longo do ms, o vendedor saiba, diariamente, o que fazer, como fazer, porque fazer, quem visitar e principalmente, quanto preciso vender. S tendo um planejamento dirio, semanal e mensal isso possvel, orienta. Apesar de fcil de entender, na prtica, a metodologia difcil de ser aplicada e mantida, pois, requer muita disciplina e organizao por parte dos vendedores, demonstra Edson Gatto. A resoluo do problema simples: foco. O vendedor sabe o que e quando deve ser feito. O problema justamente ter disciplina para primeiro fazer o planejamento e depois coloc-lo em prtica. No fcil, vendedores tendem a ser levados pelas demandas dirias de pedidos de contatos e de vendas. Atuam de forma reativa ao que os clientes normalmente solicitam. O correto, para ser um sucesso em vendas, ter um comportamento pr-ativo positivo e antever-se as necessidades do mercado atingindo o pblico-alvo de forma mais agressiva, considera. Vale ressaltar que h outras ferramentas de administrao, mas, a simplicidade da metodologia 5W2H a faz ser um diferencial no mercado, afirma o consultor. Se analisarmos friamente, o 5W2H a base de muitas teorias da administrao como o Kaisen, Lean Manufacture, PDCA, Mix de Marketing, dentre outras, mas, a sua simplicidade de entendimento, facilidade de execuo e por proporcionar ao usurio medir os resultados imediatamente, se torna uma das mais utilizadas, justifica.

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Alm disso, especificamente para a fora de vendas, quando empregada corretamente, sua utilizao contribui para o aumento das vendas e, consequentemente, para o alcance das metas, enfatiza o consultor. Primeiro, ela d foco para quais aes o vendedor deve se concentrar. Segundo, gera disciplina na fora de vendas, e, muitas empresas dependem de frequncia de visitao X volume de vendas para atingir seus objetivos, e o mtodo auxilia imensamente neste sentido. Terceiro, que o controle de prospeco, visitas, demonstraes, oramentos e vendas pode ser feito hora a hora, se necessrio, e isso fantstico!, exclama Edson Gatto. Porm, antes de aplic-la no dia a dia, primeiramente preciso inspirar, incentivar e motivar a equipe de vendas a us-la, exatamente como as empresas aqui ouvidas fizeram, evidencia o consultor. O primeiro passo fazer uma sensibilizao com todos. Faz-los refletir sobre seus resultados e como eles aconteceram. Fazer os vendedores entenderem, inclusive, atravs de dinmicas, que o planejamento faz toda a diferena na vida de uma empresa, sobretudo para um vendedor. Depois, importante explicar a ferramenta como um todo, mostrar exemplos de outras empresas e, na sequncia, solicitar que cada um escreva o seu plano de ao. Neste momento, fundamental que a empresa ajude um a um, orientando e adaptando o planejamento individual para que seja funcional. Por ltimo acompanhe de perto todo o andamento, orienta. Aps sua implantao, comparar a produtividade da equipe do perodo anterior implantao da metodologia com os nmeros ps implantao da metodologia uma das formas de avaliao dos resultados mais eficazes, considera Gatto. Veja os nmeros da sua equipe antes e depois da implantao do mtodo. No incio a impresso poder ser de que o time diminui o ritmo, mas na verdade o perodo de adaptao. Depois de alguns dias ficar claro para cada um que a ferramenta excelente, pois potencializar o resultado de todos. Por isso, o mtodo comparativo o mais indicado para mensurar os resultados do 5W2H, refora e finaliza. No final da Revista VendaMais h uma planilha 5W2H para voc. Voc a utiliza? Quais os seus resultados prticos com a ferramenta? Conte para ns editorial@vendamais.com.br Dez aspectos que demonstram a importncia do 5W2H no dia a dia dos vendedores.

1. No correr atrs da meta no ltimo dia do ms; 2. Aumentar os nmeros da empresa (ticket mdio de vendas, nmero de clientes, nmero de visitas); 3. Verificar com mais rapidez as deficincias da equipe e determinar quais treinamentos so necessrios; 4. Ter controle total sobre o time comercial e, principalmente, sobre o faturamento da empresa; 5. Determinar quais pblicos e ou segmentos quer atingir; 6. Motivar e reconhecer o time fica mais fcil. s cruzar os resultados da ferramenta 5W2H com campanhas de incentivo as vendas; 7. Ganho de produtividade: faz mais com menos. O mesmo time passa a produzir mais; 8. Descobrir novos talentos que podem ser alados a cargos de gerncia; 9. Por fim, o mais importante: tranquilidade e motivao. No tem correria, no tem desespero, e ao mesmo tempo, ganha vendedores motivados, pois os resultados aparecem muito rpido.

Fonte: Edson Frank das Flores Gatto, consultor de Marketing, Comunicao e Vendas da TESARAC Consultoria & Treinamento.

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Aut or ( a ) :
Pa u line M a ch a do jornalista e editora da revista Liderana. E- m a il : pauline@editoraquantum.com.br

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