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Como fazer reunioes

Como fazer reunioes

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Este documento ensina a transformar as reuniões em ferramentas altamente produtivas e geradoras de riqueza
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EngineaTempo InteligenteConsultoria LtdaRua 2, Nº100 Sapetinga45654-040 IlhéusBahia - Brasil
Como conseguir reuniões eficazesA questão
Não há ninguém que não tenha já experimentado uma sensação de impotência efrustração, no final de uma reunião longa, cansativa e... improdutiva.No entanto é uma questão de método, conseguir-se resultados positivos, com um mínimode esforço.
Definição
Uma reunião é um encontro de pessoas que visam atingir um objectivo específico.Para tal é necessário definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir,ter as pessoas certas presentes à reunião e dominar o processo de condução eficaz dereuniões.
Os motivos de uma reunião
Entre a miríade de motivos que podem existir para convocar uma reunião, podemos citar :Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, parapermitir tomar decisões com um mínimo de risco.Planejamento de ações e obtenção do necesário consenso para a sua executação.Organização um número de ações, atribuindo responsabilidades para a suaexecução e definir prazos para as mesmas.Avaliação do progresso das actividades planejadas, de modo a decidiratempadamente as questões com elas relacionadas.
 
Regras gerais
Todas as reuniões devem ter um
líder
, ou coordenador, predefinido. (O lider de umareunião deve ser alguém com capacidade específica para essa tarefa.)Para as reuniões formais (mais de 3 pessoas durante mais de 30 minutos) deve serdistribuida uma
agenda 
da reunião, pelos participantes convidados, com pelo menos 24horas de antecedência.A agenda deve definir, com rigor, o
local
 da reunião, bem como as
horas 
de começo ede fim da mesma. É essencial cumprir com o local e as horas estabelecidas.O número de participantes nas reuniões deve ser
minimizado
. Só os elementosestritamente necessários devem participar, todos os outros podem ser informados, semserem participantes na reunião.
 
 
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EngineaTempo InteligenteConsultoria LtdaRua 2, Nº100 Sapetinga45654-040 IlhéusBahia - Brasil
Os participantes devem
preparar-se 
para as reuniões, nos pontos indicados naagenda.O objectivo da reunião deve ser anunciado no início da mesma. Aquele objectivo deveser exposto
claramente 
e sem ambiguidades. Por exemplo:Para decidir um curso de ação...Para chegar a acordo na melhor alternativa...Para identificar as ações que são necessárias tomar...Para resolver um problema específico...Para desenvolver uma estratégia de aumento de eficácia...Para distribuir responsabilidades....
 
"
Discutir 
" ou "
Rever 
"
não são
, na maioria das situações, bons objectivos. Porque é quehá-de existir uma reunião se não for para tomar decisões sobre planos de ação ouatribuição de responsabilidades ?As reuniões devem ter lugar em locais sossegados, longe de factores de distração e
sem interrupções
. Quer o coordenador, quer os intervenientes devem tomar as medidasnecessárias no sentido da reunião não ser interrompida, nomeadamente por chamadastelefónicas.As reuniões devem
terminar 
à hora prevista, a menos que todos os participantesacordem numa extensão da mesma. As várias partes de uma agenda deverão ter temposdefinidos para cada uma delas.Uma pessoa será responsável pela
ata 
da reunião, onde possam ficar documentadasas decisões tomadas e os acordos conseguidos. Essa ata deverá ser distribuida pelosparticipantes nas 24 horas seguintes ao fim da reunião.No final de cada reunião o coordenador deverá solicitar a opinião dos presentes sobreo modo como aquela decorreu e deverão identificar-se, se possível, processos de
melhorar 
a eficácia das mesmas.
Conselhos
Tente manter as reuniões com uma duração
máxima 
de 2 horas.
Não 
convoque reuniões com mais de 10 elementos, a menos que seja
absolutamente 
imprescindível.Antes da reunião distribua a documentação relevante que já tenha pronta, a fim depermitir que os intervenientes a possam
estudar 
com um mínimo de cuidado.

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