EC43

Contabilidad de costos

UNIDAD 3
Cmo se registra la materia prima
en rdenes de produccin?

Notas 3
Primera parte

Unidad 3 EC43 2 de 4

UNIDAD 3: Cmo se
registra la materia
prima en rdenes de
produccin?
Control interno del almacn

Uno de los activos que reviste gran importancia en toda entidad econmica es su inversin
en mercanca, en el caso de empresas comerciales y productivas los almacenes de materias
primas, produccin en proceso y artculos terminados.

Sin restar importancia a los dems elementos que integra toda empresa, los almacenes
representan el alma del comercio, en la caso de empresas comerciales la mercanca se
adquiere para su posterior venta, en las fbricas, las materias primas se adquieren para
procesarlas hasta obtener artculos terminados.

En vista de lo anterior, es necesario tener implantado un buen sistema de control interno que
permita entre otras cosas, lo siguiente:

Llevar a cabo en forma peridica inventarios fsicos, con la finalidad de cotejar los
datos de la contabilidad contra la existencia real en el almacn.

El buen manejo y custodia de las existencias en los almacenes.

El control de las entradas y salidas del almacn

En otras palabras, un buen control interno aplicado al almacn requiere contemplar tres
aspectos como:

1) Entrada de la mercanca

2) Conservacin

3) Salida de la mercanca


En el caso de una fbrica ser las materias primas y artculos terminados.

Antes de proceder a comprar es necesario que el departamento de compras cuente con una
requisicin de compra, documento expedido por el almacenista, mismo que toma como
criterio las existencias en almacn y as decidir en que momento deber solicitar una nueva
compra. El original de este documento se entregar al departamento de compras y el
almacenista se deber quedar con una copia debidamente sellada o firmada de recibido.


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UNIDAD 3: Cmo se
registra la materia
prima en rdenes de
produccin?
El departamento de compras con la requisicin recibida, procede a solicitar cotizaciones a
los diferentes proveedores, una vez recibidas decidir por algn proveedor en especfico,
teniendo en cuenta para la decisin algunos de los siguientes puntos:

Tiempo de entrega de la mercanca

Forma de entrega

Forma de pago

Tiempo de pago

Calidad de la mercanca

Una vez que se ha decidido por el proveedor se procede a la formulacin del pedido, cuyo
original ser entregado al proveedor, junto con una copia, una segunda copia ser para el
departamento de compras, debidamente recibida por parte del proveedor, otra copia para el
departamento de contabilidad y finalmente una copia ciega para el almacenista.

Como puede darse cuenta el comprar requiere de todo un proceso y si no se tiene
establecido un buen sistema de control interno es posible que existan fraudes.

El proveedor entregar la mercanca con la factura o bien con una remisin factura, en la
que se detalla la informacin de lo entregado, en una copia el almacenista firma de recibida
la mercanca y l mismo coteja que sea lo que realmente se solicit.

Una vez que se ha cotejado lo recibido fsicamente, se codifica y
acomoda la mercanca en el almacn y se formula la nota de
entrada, documento con el cual se da entrada oficialmente a lo
comprado, afectando las tarjetas de almacn respectivas.

Por lo que se refiere al cuidado y custodia de la mercanca,
definitivamente el almacenista es el responsable del almacn, as
como de su acomodo, limpieza y existencias de mercancas, de tal
manera que el departamento funcione sin ningn problema.

La mercanca deber de estar debidamente codificada o identificada mediante alguna clave
o nmero, as como estar acomodada de tal manera que en todo momento se tenga la
oportunidad de verificar las existencias.



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UNIDAD 3: Cmo se
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Proceso de salida de mercanca

Para que el almacenista pueda entregar mercanca es necesario que exista una requisicin
o solicitud de mercanca y/o materiales, documento que deber estar debidamente
autorizado. Con el documento anterior el almacenista entrega lo solicitado y da de baja lo
entregado.

Tambin con esta informacin se afectan las tarjetas de almacn correspondientes, con lo
cual se tiene al da la informacin sobre las existencias en el almacn.

Como puede percatarse el control del almacn es un poco laborioso y complicado, sin
embargo es necesario.