Description

Auteurs: EDIFORUM/NNI
Datum: mei 1998.

De wet- en regelgeving biedt de mogelijkheid om moderne opslagmethoden toe te passen. In veel gevallen is echter onduidelijk welke gegevens moeten worden bewaard, hoe lang zij moeten worden bewaard en wat de bewijskracht is van een reproductie van de gegevens. Dit vraagstuk is in meer of mindere mate voor elke nederlandse rechtspersoon van belang.

De Juridische Expertgroep van de Stichting EDIFORUM en de projectgroep Legalisatie Opslagmedia van het Nederlands Normalisatie-instituut (NNI) hebben in 1994 de handen ineen geslagen om een aanzet te geven tot opheldering van het genoemde vraagstuk. Een gezamenlijke projectgroep, samengesteld uit deskundigen op het gebied van archivering en recht, heeft zich ten doel gesteld op basis van een analyse van de vele wettelijke bewaarverplichtingen een juridisch georiënteerde praktijkrichtlijn op te stellen voor het zodanig bewaren van gegevens dat de bewijskracht van die gegevens gewaarborgd is. De projectgroep heeft daarbij getracht om de kennis uit diverse (ook buitenlandse) initiatieven die op dit vlak reeds zijn gestart te combineren, om een zo breed mogelijk draagvlak voor de praktijkrichtlijn te waarborgen.
Bewaren en Bewijzen is niet een handleiding voor het inrichten van een archief. De uiteindelijke inrichting van de administratieve bepaling is en blijft een afweging van kosten en risico’s, die iedere organisatie zelf zal moeten maken.