TEMA:

Acompaamiento y apoyo a las OPF en el proceso de ejecucin y rendicin de cuentas, de los recursos financieros recibidos de la DIGEPSA para el programa de Reparaciones y Mantenimiento de Centros Educativos Pblicos (Remozamiento)
Guatemala, julio 2013

Modalidad de ejecucin de fondos

Transferencias de fondos a travs del rengln presupuestario 435 Transferencias a otras instituciones sin fines de lucro.

Base Legal:
Acuerdo Ministerial No.1352-2012 de fecha 16 de mayo de 2012, mediante el cual se crea el Programa de Reparaciones y Mantenimiento de Centros Educativos Pblicos Acuerdo Ministerial No.3667-2012 Desconcentrar en las Direcciones Departamentales de Educacin la asignacin, administracin, ejecucin y dotacin de recursos financieros a los centros educativos pblicos para implementar los servicios de apoyo.

 Acuerdo Gubernativo No.225-2008, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Educacin, establece: Artculo 15, inciso a): la DIGEPSA ser la responsable de Dotar de recursos econmicos, facilitar su adquisicin y distribuir los servicios de apoyo, en forma descentralizada para desarrollar los procesos educativos en las escuelas oficiales pblicas en general.

Artculo 32 inciso e): La Direccin de planificacin Educativa -DIPLAN-, dentro de sus funciones asignadas esta la de determinar y normar la construccin, reparacin, ampliacin y mantenimiento de infraestructura de los centros educativos oficiales y proponer las normas tcnicas para la infraestructura escolar.

 Acuerdo Ministerial No.1096-2012 de fecha 23 de abril de 2012 Reglamento Para Transferencias de Recursos Financieros a los Consejos Educativos y otras organizaciones de padres de familia

Instructivo de transferencias corrientes a Consejos Educativos u otras OPF: Ver portal ISO 9000 del MINEDUC, documentos por proceso, procesos de apoyo, servicios de apoyo, PRA-INS-03 Transferencias Corrientes a Concejos Educativos u otras OPF.

Proceso de ejecucin de los recursos financieros para los programas de apoyo a travs de transferencias corrientes a Consejos Educativos u otras OPF:
Consejo Directivo de la OPF:
Registrar Inventario de Cuentas y ente receptor ante la Tesorera Nacional y Direccin de Contabilidad del Estado, del Ministerio de Finanzas Pblicas. Suscribir Convenio para la transferencia de recursos financieros con DIGEPSA O DIDEDUC.

 Firmar y sellar el original y copia del recibo Oficial de transferencias de recursos financieros a Consejos Educativos u otras Organizaciones de Padres de Familia. Entregar el original del recibo oficial al tcnico de servicios de apoyo de la DIGEPSA y archivar copia. Recibir notificacin del tcnico de servicios de apoyo de la DIGEPSA sobre la transferencia de fondos realizada a la OPF. Verificar en estado de cuenta bancaria los fondos que le fueron transferidos, los cuales deben ser iguales al recibo oficial firmado con anterioridad.

 Registrar en el Libro de Caja la transferencia de fondos segn recibo oficial entregado a la DIGEPSA. Planificar las compras a realizar. Cotizar los artculos a comprar como mnimo a dos proveedores. Seleccionar al proveedor.

Proveedor adjudicado con la compra: Emitir factura por la compra que le realiza la OPF.

Consejo Educativo de la OPF:

Revisar la factura segn lo cotizado y verificar que llene los requisitos legales correspondientes. Recibir los productos adquiridos y confrontarlos con la factura emitida por el proveedor.

Almacenar los productos adquiridos al proveedor en un lugar adecuado.

 Pagar la factura al proveedor mediante la emisin de cheque correspondiente.

Razonar, firmar y sellar la factura en el dorso (presidente, tesorero y secretario).

Registra los egresos en el Libro de Caja. Llevar control de los materiales utilizados.

EJEMPLO LLENADO DE FACTURA

DISTRIBUIDORA EL BUEN PRECIO

Propietario: Mario Jose Alvarado Cifuentes 5a. Avenida 5-36 Zona 2 Municipio de Livingston, del Departamento de Izabal NIT: 173445-1 Factura Serie A-2 No.32500

Fecha: 18 de marzo de 2,013 Seor: Consejo Educativo Escuela Oficial Rural Mixta Casero Creec Agua Caliente Direccin: Caserio Creek, Agua Caliente, municipio de Livingston NIT: 7199715-6 Cantidad 20 2 M3 2 M3 20 qq 50 Descripcin Quintales de cemento gris Piedrin 3/4" X 1/2" Arena de rio Hierro G40 Laminas galvanizadas de 6 pies ULTIMA LINEA Precio Unitario Q. 62.50 175.00 100.00 440.00 200.00 Precio Total Q. 1,250.00 350.00 200.00 8,800.00 10,000.00

S U JE T O AP A G O ST R IM E S T R A L E S

Cantidad en Letras: Veinte mil seiscientos quetzales exctos.

TOTAL Q.

20,600.00

Imp. Carol NIT:554455-3 Serie A2 del 15500 al 50000. Res. No.1-33-1540SAT de fecha 15-05-2012

PARTE

DE

ATRS

DE

LA

FACTURA

DE

REPARACIONES

DEL

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO

Razn o Justificacin: La presente factura ampara la compra de materiales de construccin que sern utilizados para las reparaciones del establecimiento educativo, correspondiente a la transferencia nica del ao en curso , haciendo constar que los materiales fueron recibidos a entera satisfaccin.
Sello Organizacin de Padres de familia

Firma Jorge Francisco Maldonado

Nombres y Apellidos Completos Representante Legal Organizacin de Padres de familia

Firma Jose Ventura Vasquez

Nombres y Apellidos Completos Tesorero Organizacin de Padres de Familia

___________________________________________

Luis Antonio Arellano Godnez

Nombres y Apellidos Completos Secretario Organizacin de Padres de familia

Rendicin de cuentas

 Llenar el formulario siguiente:

PRA-FOR-04 (formato de rendicin de cuentas de fondos transferidos).

MINISTERIO DE EDUCACIN DIRECCIN GENERAL DE PARTICIPACIN COMUNITARIA Y SERVICIOS DE APOYO -DIGEPSA-

PRA-FOR-04 Ver. 01

RENDICIN DE CUENTAS DE FONDOS TRANSFERIDOS A ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA

FORMA OFICIAL NMERO CONVENIO NO.

NOMBRE DEL CONSEJO EDUCATIVO U OTRA OPF

NIT CDIGO DE ESTABLECIMIENTO PRE-PRIMARIA BILINGE CDIGO DE ESTABLECIMIENTO DE PRVULOS CDIGO DE ESTABLECIMIENTO DE PRIMARIA CDIGO DE ESTABLECIMIENTO EDUCACIN MEDIA

MUNICIPIO -

FORMA DE PAGO
TRANSFERENCIA BANCARIA FONDO ROTATIVO

SERVICIOS DE APOYO Y NVEL ESCOLAR A PRE-PRIMARIA BILINGE 1 ALIMENTACIN ESCOLAR 2 TILES ESCOLARES 3 VALIJA DIDCTICA 4 B PRVULOS 5 ALIMENTACIN ESCOLAR 6 TILES ESCOLARES 7 VALIJA DIDCTICA 8 C PRIMARIA 9 ALIMENTACIN ESCOLAR 10 TILES ESCOLARES 11 VALIJA DIDCTICA 12 D OTROS 13 GRATUIDAD 14 REMOZAMIENTO 15 16 TOTAL OTRAS TRANSFERENCIAS TOTAL PRIMARIA TOTAL PRVULOS TOTAL PRE-PRIMARIA BILINGE

VALOR RECIBIDO Q.

VALOR GASTADO Q.

SALDO NO EJECUTADO

TOTAL GENERAL
EL PRESENTE REPORTE DE EJECUCIN DE FONDOS ASCIENDE A LA CANTIDAD DE (En letras) :

NIVELES
PRE-PRIMARIA PRVULOS PRIMARIA NIVEL MEDIO

NIOS

NIAS

DOCENTES

TOTAL
LUGAR FECHA -

* Nombre del Presidente del Consejo Educativo u OPF

sello

Firma Firma Firma

Nombre del Secretario Consejo Educativo u OPF Nombre Tesorero Consejo Educativo u OPF
* En caso no contar el Centro Educativo Pblico con Consejo Educativo u Organizacin de Padres de Familia legalmente constitudos la nica firma a consignar es la del Director

 Archivar en un lugar adecuado los documentos de soporte del gasto (facturas). Entregar al tcnico de servicios de apoyo de la DIGEPSA el formato PRA-FOR-04 Rendicin de Cuentas de Fondos Transferidos a Organizaciones de Padres de Familia. Publicar informe de ejecucin de fondos en la cartelera del establecimiento segn formato establecido.

LIBRO DE CAJA DOBLE FOLIO Y FOLIO SENCILLO

LIBRO DE CAJA

sello DIDEDU C

Nombre de la Entidad:Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de Izabal Codigo Establecimiento 18-02-0107-43

MES DE FEBRERO 2013

Folio No.1

FECHA

DESRIPCIN Saldo inicial

Primera transferencia de fondos, segn recibo de transferencia de recursos financieros, No.3045 de fecha 3/02/2013, recibida de la Direccion Departamental de Educacion del departamento de Izabal, correspondiente a los programas de apoyo siguientes: Alimentacin Escolar Primaria tiles Escolares Primaria Valija Didctica Primaria Cheque No.17: Jorge Mario Almeida, Factura Serie A-2 No.15748, compra de artculos para la elaboracion de la alimentacion escoloar para los alumnos de primaria Cheque No.18: Jaime Salvatierra Chop, Factura Serie A No.157, compra de utiles escolares, para los alumnos de primaria Transferencia segn recibo de transferencia de recursos financieros, No.4302 de fecha 14/02/2013, recibida de la Direccion Departamental de Educacin del departamento de Izabal, del programa de:

PARCIAL

INGRESOS

EGRESOS

SALDO
Q0.00

04/02/2013

Q22,632.50 Q13,062.50 Q8,250.00 Q1,320.00

Q22,632.50

15/02/2013

Q10,000.00

Q10,000.00

Q12,632.50

15/02/2013

Q8,000.00

Q8,000.00

Q4,632.50

16/02/2013 Remozamiento Cheque No.19: Manuel Chuc Tzic, Factura Serie C No.1250, compra de utiles escolares para los alumnos 16/02/2013 de la primaria Cheque No.20: Joel Herrera, Factura Serie P-2 No.50, compra de artculos para la elaboracion de la alimentacion escoloar para los alumnos de primaria Q35,440.00

Q35,440.00

Q40,072.50

Q250.00

Q250.00

Q39,822.50

17/02/2013

Q3,062.50 Q25,650.00 Q9,790.00

Q3,062.50 Q25,650.00 Q9,790.00

Q36,760.00 Q11,110.00 Q1,320.00

Cheque No.21: Construcciones, S.A. Factura Serie Tz-1 18/02/2013 No.13501,pago por remozamiento Cheque No.23: Construforte, S.A, 19/02/2013 No.75430, pago por remozamiento. Factura Serie R-2

20/02/2013

Cheque No.24: Alvaro Torres Prez, Factura Serie D No.3578, compra de artculos para la valija didactica

Q1,100.00

Q1,100.00

Q220.00

CHEQUERA
Cheque No: Fecha: A: Por: Viene: Depsito: Otros: Dbito sub-Total: Este Cheque: SALDO Cheque No. 000548 000548

Banco
Lugar y Fecha: Pago a orden de: Suma de:
NO NEGOCIABLE

CONSEJO EDUCATIVO EORM CASERIO CREEK AGUA CALIENTE, LIVINGSTON, IZABAL.

3377854050

Referecia

Firma(s) Autorizada(s)

Estado de Cuenta

Resguardo de Documentos:
NOMBRE DEL DOCUMENTO FOLIO

Formulario de Rendicin de Cuentas de Fondos a Organizaciones de Padres de Familia Factura de proveedor compra de materiales de construccin

PUBLICACIN DE TRANSPARENCIA DE LA EJEUCIN DE LOS PROGRAMAS DE APOYO

Ejemplo: Publicacin de Transparencia de la ejecucin de los programas de apoyo Consejo Educativo de la Escuela Casero Creek Agua Caliente, Municipio de Livingston, Departamento de Izabal Cdigo Establecimiento Educativo: 18-02-0107-43 Informe No.1 de Recursos Financieros Recibidos y Ejecutados ao 2013 Monto Programa al Recursos que Financieros Nombre Proveedor corresponde Recibidos Detalle Facturas Fecha Serie Nmero Valor Cantidad Periodo o Saldo dias al que final Alumnos Docentes corresponde

Q20,600.00 Remozamiento

Distribuidora el Buen 18/03/2013 Precio

A-2

32500 Q20,600.00

160

Anual

Q0.00

Lugar y Fecha: Livingston, 15 de abril de 2013. sello OPF

Jorge Francisco Maldonado Presidente

Jos Ventura Vasquez Tesorero

Luis Antonio Arellano Godinez Secretario

Juan Ignacio Torres y Torres Vocal I

Rudy Amilcar Monterroso Soto Vocal II

Informe mensual de avance fsico y financiero de la ejecucin de fondos (Art.23 del Decreto 30-2012 Ley General del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal dos mil trece

Entidades a las que se entregan

Contralora General de Cuentas
Congreso de la Repblica DIGEPSA

INFORME DE AVANCE FSICO Y FINANCIERO DE ENTIDADES RECEPTORAS DE TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PBLICOS EN CUMPLIMIENTO AL ARTCULO 23 DEL DECRETO 30-2012 DEL CONGRESO DE LA REPBLICA DE GUATEMALA LEY DEL PRESUPUESTO GENERAL DE INGRESOS Y EGRESOS DEL ESTADO PARA EL EJERCICIO FISCAL 2013

Responsable de la actualizacin de la informacin: Informe correspondiente al mes de:

mazo

Jos Francisco Maldonado

Fecha de actualizacin: 3 de abril de 2013

1. Nmero de Identificacin Tributaria (NIT) de la entidad receptora de transferencia 2. Cdigo y Nombre de la entidad receptora de transferencia 3. Pgina de internet de la entidad receptora de transferencia 4. Domicilio Fiscal de la entidad receptora de transferencia 5. Nmeros telefnicos de la entidad receptora de transferencia 6. Nmero de convenio o base legal que autoriza la transferencia 7. Representante Legal de la entidad receptora de transrerencia 8. Objetivo de la transferencia

I. DATOS GENERALES 7199715-6 7349 Concejo de Padres de Familia de la Escuela Oficial Rural Mixta, Aldea San Antonio N/A Aldea San Antonio, Los Amates, Izabal. 75888800 082696-2012 Jos Francisco Maldonado Dotar de recursos Financieros a los Consejos Educativos u otras OPF para apoyar la implementacin del rescate, mejora y conservacion de la infraestructura educativa de los centros educativos pblicos. Establecimientos educativos pblicos Direccin General de Participacin Comunitaria y Servicios de Apoyo -DIGEPSAQ. 20,600.00 Implementar el sistema nacional de atencin a la infraestructura escolar.

9. Metas asociadas a la transferencia 10. Nombre de la Entidad de la Administracin Central, Descentralizada, Autnoma o Empresa Pblica que otorga los recursos 11. Monto anual de la transferencia 12. Pacto de Gobierno al que contribuye la transferencia (1)

II. INFORMACIN DE AVANCE FSICO Y FINANCIERO ANUAL

Avance Fsico de la Ejecucin No. Metas Unidad de Medida Descripcin (2)
Cantidad Programada Anual

Avance Financiero de la Ejecucin

Monto (en quetzales) Observaciones (Justificacin de variaciones)

Total Ejecutado Total Programado Ejecutado % de Ejecucin Transferido % de Ejecucin Acumulado Anual Acumulado Acumulado

Establecimiento educativo atendido en infraestructura

Establecimiento educativo

100% Q20,600.00 20,600.00 20,600.00

100%

III. INFORMACIN DE AVANCE FSICO Y FINANCIERO MENSUAL

No. Metas Unidad de Medida Descripcin
Financiero Fsico

Ejecucin
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Establecimiento educativo Establecimiento atendido en infraestructura educativo

0 0 20,600.00 0 0 25% IV. POBLACIN BENEFICIADA (3) Nmero de personas por rango de edad Mujeres Hombres 0-15 16-30 31 -45 46 y ms 0-15 16-30 31 -45 46 y ms 90 2 70 3 Observaciones

Departamento Izabal

Municipio Los Amates

(1) Indicar Pacto de Gobierno: a) Pacto Hambre Cero, b) Pacto Paz, Seguridad y Justicia, c) Pacto Fiscal y Competitividad, d) otro eje de Gobierno. (2) Unidad de Medida: Se refiere al nombre de la Unidad de Medida del listado adjunto. (3) Poblacin Beneficiada: Debe tener relacin con los objetivos y metas del convenio. Nota: Este informe se entregar a la Entidad Otorgante de los recursos, Contralora General de Cuentas y al Congreso de la Repblica de Guatemala. Se sugiere dentro de los 10 das hbiles luego de finalizado el mes.

EJEMPLO DE CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS

GRACIAS POR SU ATENCIN Y QUE TENGAN UN FELIZ RETORNO