, jk Federico Vlllarireal

Urttvorsidad

Nacional

"La calidad se produce desde adentro hacia afuera,

VICERRECTORADO ACADEMICO

con ef compromiso de todos"

Oficina QentraC da Registros y Centro de

Acadmicos

Cmputo

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE MATRICULA 2012 (ALUMNOS REGULARES)

Alcance: Decanos, Dilectores de Escuela Profesionales, Jefes de Oficina de Servicios Acadmicos (OSA), Profesores Consejeros y Coordinadores del Proceso de Matrcula 2012. Base legal: Ley Universitaria N ? 23733, Estatuto UNFV, Calendario Acadmico 2012, Compendio Acadmico, Registro de Tarifas de la Universidad y Reglamento de Actas y Notas. Objetivo: Unificar criterios sobre el Proceso de Matrcula 2012 y del manejo de informacin que de ella se genere. Consideracin General: La Oficina Central de Registros Acadmicos y Centro de Cmputo (OCRACC) considera a un alumno apto para la Matrcula del Ao Acadmico 2012, slo si: 1. En el Ao Acadmico 2011, se matricul del primer hasta el penltimo ao de su Carrera Profesional y haya cumplido con aprobar el 10% de crditos requeridos de su plan de estudios. 2. Cuenta con Resolucin de Reactualizacin de Matrcula para el Ao Acadmico 2012. 3. Cuenta con Resolucin de Reserva de Matrcula para el Ao Acadmico 2011. Otras Consideraciones: 1. La OCRACC remitir conjuntamente con las carpetas de alumnos aptos para la matrcula 2012, las carpetas de los alumnos con Matrcula Condicional para el ao 2012, por no haber aprobado el mnimo del 10% de crditos de su plan curricular, en el Ao Acadmico 2011. 2. Cuenta con Resolucin de Facultad de Suspensin de Matricula para aos anteriores, que no se hayan matriculado en su ao de suspensin. 3. Es preciso sealar que la entrega de la carpeta, NO AUTORIZA LA MATRCULA DEL ALUMNO, debiendo la Facultad solicitar los documentos necesarios a los alumnos que se encuentren con problemas acadmicos, al haber incumplido lo establecido en las normas y/o reglamentos acadmicos vigentes. A.DE LOS MATERIALES DE MATRCULA. 1. Los materiales necesarios para el Proceso de Matrcula 2012, son: a) La Carpeta de Matrcula, el Rcord Acadmico para la Matrcula 2012 b) Reporte de Obligaciones de Pago (emitido por la Oficina Central de Econmico Financiera-OCEF) c) Ficha de Solicitud de Matrcula Estos materiales sern entregados a los representantes de las Oficinas de Servicios Acadmicos de las Facultades, por la Oficina Central de Registros Acadmicos y

F e d e r i c o VIarreal

U diversidad:

N a c i n ai

"La calidad se produce desde adentro hacia afuera, con el compromiso de todos"

VICERRECTORADO ACADEMICO

Oficina Centrad de Registros y Centro de

Acadmicos

Cmputo

Centro de Cmputo (OCRACC) del 20 al 24 de Febrero del 2012. Siendo las Facultades las responsables de su entrega a los alumnos. 2. La elaboracin y entrega de los Materiales de Matrcula de la OCRACC a las Facultades, depender de que la OCRACC cuente con: (a) El total de los materiales solicitados a la Oficina Central de Logstica y Servicios Auxiliares. (b) Tener al 100% registradas y archivadas las Actas Definitivas correspondientes al Ao Acadmico 2011. Pe no contar con algunos de los requisitos antes sealados, las fechas establecidas para la entrega de las carpetas de matrcula podrn ser modificadas por la OCRACC. Excepcionalmente, se podrn entregar los materiales de matrcula por Escuela Profesional, siempre que hayan cumplido con lo arriba sealado. DE LA MATRCULA REGULAR 1. Se llevar a cabo del 12 al 24 de marzo, segn cronograma elaborado por la Facultad, de acuerdo al Calendario Acadmico 2012 de la UNFV. Cualquier modificacin de las fechas debe ser autorizado por el Vlce-Rectorado Acadmico. 2. El alumno para matricularse debe contar con su Carpeta de Matrcula, conteniendo los siguientes documentos: a) Ficha de Solicitud de Matricula debidamente llenada, la cual contendr el nombre, cdigo y firma del profesor consejero (no debe tener borrones ni enmendaduras). Debiendo quedarse el alumno con una copla de la ficha de solicitud, la misma que debe ser sellada y firmada por el responsable de la matrcula, con constancia de la Informacin que recibe. b) Rcord Acadmico para la Matrcula 2012, emitido por la Oficina Central de Registros Acadmicos y Centro de Cmputo (OCRACC), en papel bond tamao A4. c) Recibos cancelados en las agencias del Banco de Comercio de acuerdo a las tasas establecidas para la matrcula en el Formato de Obligaciones de Pago, emitido por la OCEF (OBLIGATORIO). De ningn modo se aceptarn los recibos que no hayan sido cancelados en el Banco de Comercio. d) Carn Universitario vigente (si es alumno regular) o Documento Nacional de Identidad. 3. Adicionalmente, de acuerdo a su condicin acadmica y/o econmica debe contar con los documentos siguientes: a) Boleta de notas, sellada y firmada por el responsable en la Facultad (si el alumno se ha matriculado en el ltimo Ciclo Vacacional). b) Resolucin de Facultad de Reactualizacin de Matrcula (alumnos que han discontinuado sus hasta por 10 aos) - Artculos 30 9 y 33 5 Reglamento General de Matrcula. c) Resolucin Rectoral de Regularizacin Acadmica (alumnos ingresantes por cobertura que recientemente hayan regularizado su situacin).

F e d e r i c o Villarreal

U Riva? s i d a d

NaclonaE

VICERRECTORADO ACADEMICO La c alidad se produc desde adentro hacia afuera, con el compromiso de todos"

Oficina Centrad de Registros y Centro de

Acadmicos

Cmputo

d) Resolucin de la Direccin General de Administracin de exoneracin de pago de tasas acadmicas, para los alumnos que: S Ocupen los primeros puestos en su Facultad o S Precaria situacin econmica comprobada Segn Resolucin Rectoral N e 2683-2002-UNFV slo se exonerar el pago de la tasa por concepto de matrcula hasta por el valor de S/ 55.00 a los alumnos que ocupen los primeros puestos. e) Resolucin de Facultad de ampliacin de crditos (alumnos con promedio ponderado no menor a trece (13) y condicin de invicto en el ltimo ao o. ciclo acadmico, los alumnos del ltimo ao podrn llevar hasta 02 asignaturas) - Artculo 64? Reglamento General de Matrcula. Los alumnos que cumplan con los requisitos sealados en el prrafo anterior, podrn presentar sus solicitudes para ampliaciones de crditos del 12 al 24 de marzo. f) Resolucin de Facultad, amonestando al alumno que no ha aprobado el mnimo de crditos requeridos, en el ltimo ao acadmico - Artculo 65 s Reglamento General de Matrcula (Matrcula Condicional para el Ao Acadmico 2012). g) Resolucin de Facultad, suspendiendo al alumno durante el Ao Acadmico 2011, por no haber aprobado el mnimo de crditos requeridos, en sus dos ltimos aos acadmicos (inciso "j" del artculo 442 del Estatuto de la UNFV) y que haya hecho efectiva su suspensin. h) Resolucin de Reserva de Matrcula para el ao acadmico 2011. i) Resolucin Rectoral de reincorporacin (alumnos separados de la UNFV). 4. Para registrar su matrcula, el alumno debe tener en cuenta lo siguiente: a) Escribir claramente sus datos personales (cdigo y nombre del estudiante, facultad, escuela, especialidad, plan y nivel de estudios), as como el cdigo, nombre, turno y seccin de la asignatura a matricularse. b) Tener en cuenta los pre-requisltos de cada asignatura y el creditaje permitido segn el nivel de estudios del plan en el que se matricula. c) El alumno desaprobado hasta en tres asignaturas se matricula en primer lugar en las que desaprob, luego en las asignaturas abandonadas (00) y finalmente en las asignaturas de su plan currlcular que le corresponda de acuerdo a su nivel de estudios, hasta completar el nmero mximo permitido de crditos. No existen asignaturas de cargo - Artculo 185 Reglamento General de Matrcula. d) El alumno que desaprob cuatro o ms asignaturas en el Ciclo Acadmico anterior se matrcula en el prximo ciclo acadmico slo en las que desaprob, incluyendo aquellas en las que no se present. El alumno que desapruebe menos de cuatro (04) asignaturas en cada semestre y estos acumulen en el ao cuatro o ms asignaturas desaprobadas; podrn matricularse en el primer semestre en las asignaturas desaprobadas que corresponda y en aquellas cuyos pre-requisitos han sido aprobados. Lo Pgina 3 de 8

""*""""' F e d e r i c o Villarreal

,;

Universidad

Nacional

"La calidad se produce desde adentro hacia afuera, con el compromiso de todos"

VICERRECTORADO ACADEMICO

Oficina Centrad de Registros y Centro de

Acadmicos

Cmputo

mismo se aplicar en el segundo semestre-Artculo 179 Reglamento General de Matrcula. e) Si el alumno tiene asignaturas en las que no present, se matricula primero en ellas. f) En relacin a los alumnos que han discontinuado sus estudios y han realizado el proceso de Reactualizacin de Matrcula, debemos mencionar que el artculo 28 ? del Reglamento General de Matrcula del Pre-Grado, establece que: "...el alumno se adeca al plan curricular vigente, previa equivalencia de asignaturas", asimismo, en el artculo 328 del reglamento, seala que: "... Todo alumno reingresante debe cumplir CON EL PLAN CURRICULAR VIGENTE AL TIEMPO DE SU INGRESO". Debe entenderse que ADECUACIN no significa CAMBIO DEL PLAN CURRICULAR. g) Se debe tener en cuenta lo sealado en la primera Disposiciones Complementarias y Finales del Reglamento del Rgimen Acadmico de Pre Grado, en donde se establece que: "Cuando se realice cambio del Plan de Estudios en una Facultad, este deber aplicarse a partir de los ingresantes del ao acadmico prximo, y los alumnos de los ciclos superiores seguirn con su plan de estudios respectivos hasta su finalizacin". h) El alumno es el nico responsable de la informacin contenida en la ficha de solicitud de matrcula, la misma que debe estar sujeta a las normas acadmicas vigentes. i) De no cumplir con lo sealado, el alumno podr ser sancionado con la anulacin de las asignaturas matrculas irregularmente, sin derecho a apelacin de la accin tomada. El responsable de registrar la Matrcula, debe consignar en el SUM-OCRACC, la siguiente informacin: a) Cdigo del Alumno b) Nivel Acadmico del alumno (Ao que cursa) c) Plan de estudios al que pertenecen el alumno d) Asignaturas (incluyendo su turno y seccin). e) Nombres y cdigo del Profesor Consejero Si el personal de la Oficina de Servicios Acadmicos de la Facultad encuentra alguna ficha de solicitud llenada incorrectamente, deber rechazar la matrcula, informando de inmediato al alumno y/o devolviendo la carpeta para su rectificacin. Tener en cuenta que el alumno debe pagar el ntegro de la cuota correspondiente al concepto de "matrcula", cuyo vencimiento abarca el periodo de matrcula regular. Durante el proceso de ingreso de registros al Sistema Unificado de Matrcula (SUM-OCRACC), este le informar de cualquier situacin irregular de los datos del alumno. Si el alumno no demuestra haber salvado estas observaciones se debe rechazar la matrcula e informar a su Decano las razones por las que no procede su registro. Pgina 4 de 8

5.

6.

7.

8.

F e d e r i c o Villarreal

Universidad

Nocin a \

"La calidad se produce desde adentro hacia afuera, con ef compromiso de todos"

VICERRECTORADO ACADEMICO

Oficina Centrad de Registros y Centro de

Acadmicos

Cmputo

9.

10. 11.

12. 13.

14.

15.

16.

Si un alumno no ha aprobado el mnimo de crditos requeridos, en los 02 ltimos aos acadmicos, se le suspender por un ao acadmico (artculo 44 e Estatuto 2001). Si un alumno ha desaprobado tres veces la misma asignatura o no ha cumplido con aprobar por tercera vez el mnimo de crditos requeridos, se le cancelar la matrcula (artculo 44 Estatuto 2001, artculo 109 9 del Rgimen Acadmico y artculo 502 del Reglamento General de Matrcula). En caso se haya salvado cualquier observacin a la matrcula, debe registrarse el documento que levanta la observacin en el sistema y remitir el documento sustentatorio a la OCRACC. La OSA de la Facultad debe emitir la Boleta de Matrcula correspondiente,. La Boleta de Matrcula se emite slo la primera vez que se matrcula el alumno. Cualquier modificacin o rectificacin de la misma se emitir en papel simple. El original de la Boleta se entrega al alumno, una de las copias debe reservarse para la OCRACC y otra para la Facultad. La Boleta de Matrcula 2012, es el nico documento que acredita al alumno su condicin de Matriculado. Con l reclamar su Carn Universitario 2012. Cualquier situacin irregular que se detecte, durante el registro de la matrcula, deber ser Informado al Decano de su Facultad a fin de que se tomen las acciones que sean pertinentes. Una vez culminado el proceso de Matrcula. La Facultad debe remitir a la OCRACC (primera semana de abril), la informacin referente a: a) Programacin de asignaturas a dictarse en el presente ao acadmico (Definitivo). b) Alumnos matriculados y Nmero de Boleta de Matrcula emitidos c) Asignaturas Matriculadas. d) Documentos fsicos sustentatorios de la Matrcula (Boletas de Matrcula, y documentos que autoricen la matrcula del estudiante) ordenados alfabticamente por especialidad. e) Adems, esta Informacin debe ser remitida en CD. Sobre la informacin enviada por la Facultad, la OCRACC podr realizar observaciones y anular de oficio las Matrculas registradas indebidamente, informando al Decano de Facultad y al Vice-Rector Acadmico de las acciones tomadas. Es responsabilidad de los Decanos y encargados del proceso de matrcula cumplir y hacer cumplir las normas y reglamentos que rigen este proceso.

DE LA MATRCULA EXTEMPORNEA 1. Se lleva a cabo del 26 de marzo al 07 de abril. 2. El alumno debe cancelar la tasa respectiva, establecida por la Direccin General de Administracin y 3. Procede a su matrcula de la misma manera que en el punto B.

Federico Villarreal

U ni ve rs! d a d

Nacional

La calidad se produce desde adentro hacia afuera, con el compromiso de todos1

VICERRECTORADO ACADEMICO

Oficina Centrad de Registros y Centro de

D.-

Acadmicos

Cmputo

DE LA RECTIFICACION DE MATRCULA 1. Para los alumnos de rgimen anual y del 1er semestre del rgimen semestral se lleva a cabo del 23 al 27 de abril y para los alumnos del 2do. semestre se llevar a cabo del 27 al 31 de agosto. 2. El alumno debe cancelar la tasa respectiva, establecida por la Direccin General de Administracin. 3. Presentar una solicitud simple al Decano de Facultad sealando y sustentando las razones del retiro o cambio de una o ms asignatura y/o turno y/o seccin. 4. La rectificacin de la matricula slo proceder si hay vacante disponible. 5. El encargado de matrcula emitir la Boleta de rectificacin de matrcula por triplicado y en papel simple. 6. Culminado el proceso de Rectificacin de Matrcula, la Facultad remitir a la OCRACC la informacin de lo ejecutado, consignando: a) Los cambios en las asignaturas matriculadas. b) Copia de la Ficha de Rectificacin de Matrcula c) La informacin de este proceso debe ser remitida en CD a la OCRACC 7. La OCRACC informar de las rectificaciones de matrcula indebidas o de alteraciones no sustentadas en los registros de matrcula a la Facultad y al Vice Rectorado Acadmico. 8. Culminado el proceso de matrcula la OSA (Oficina de Servicios Acadmicos) proceder a emitir el reporte definitivo de matrcula y los reportes de aula definitivos. DE LA RESERVA DE MATRCULA 1. El alumno puede solicitar reserva de matrcula por dos semestres o un ao acadmico, como mximo, no siendo requisito matricularse previamente. 2. La reserva de matrcula se solicita previo pago de la tasa correspondiente y es autorizada por la respectiva Facultad. La aprobacin debe comunicarse al Vice Rectorado y a la Oficina Central de Registros Acadmicos y Centro de cmputo para su ejecucin. 3. Para los alumnos del rgimen anual y los del 1er. Semestre pueden realizar este trmite del 02 al 27 de abril, y para los alumnos matriculados en el 2do. Semestre del 01 al 27 de agosto. DEL RETIRO DEL AO ACADEMICO 1. El retiro de matrcula, cancela el conjunto de asignaturas matriculadas, es autorizado por Resolucin Decanal, previa evaluacin y es solicitada antes de haber trascurrido el 51% del periodo acadmico. No procede el retiro de la matrcula si el estudiante no tiene un rendimiento acadmico satisfactorio. 2. La Facultad mediante resolucin acepta el retiro del ciclo acadmico o de la(s) asignatura(s) correspondientes, la cual debe ser procesada por la OSA de la Facultad y luego debe ser remitida a la OCRACC para su ejecucin.

E.-

F.-

"La calidad se produce desde adentro hacia afuera, con el compromiso de todos"

VICERRECTORADO ACADEMICO

Oficina Centrad de Registros

3.

Acadmicos

y Centro de Cmputo
Para los alumnos del rgimen anual pueden realizar este trmite del 06 al 10 de agosto, los del 1er semestre 28 de mayo al 01 de junio; y para los alumnos matriculados en el 2do. Semestre del 01 al 05 de octubre. Procesada la Resolucin de Facultad de retiro por la OSA, estas deben ser remitidas a la OCRACC para el Trmite respectivo. De ser el caso se debe adjuntar las Fichas de Rectificacin de Matrcula.

4.

G.-

DE LA CANCELACION DE MATRCULA 1. La cancelacin de la matrcula es la accin mediante la cual el estudiante pierde el derecho a continuar estudios en la Universidad, se formaliza con Resolucin Rectoral y se genera por la siguiente causales - Artculo 508 Reglamento General de Matrcula, Artculo 109= Reglamento General y Artculo 44? del Estatuto: a. Desaprobar tres veces la misma asignatura. b. No cumplir con aprobar el mnimo de crditos requeridos en sus ltimos tres aos de estudio. DE LA SUSPENSIN DE LA MATRCULA 1. Los alumnos que durante sus ltimos dos aos acadmicos, no cumplan con aprobar en nmero de crditos requeridos son suspendidos por un ao acadmico, no debiendo la Facultad procesar su matrcula (Artculo 442 del Estatuto), se formaliza con Resolucin de Facultad. DE LA PRDIDA DE GRATUIDAD DE LA ENSEANZA 1. La gratuldad se pierde cuando un alumno es desaprobado en una asignatura, debiendo abonar un derecho por cada crdito del curso desaprobado de acuerdo a la tasa establecida, y que ser simple para la segunda matrcula y doble para la tercera - Artculo 562 Reglamento General de Matrcula. 2. Tambin, pierde la gratuidad el alumno que obtiene el calificativo de cero (00) por haber hecho abandono de la asignatura - Artculo 242 Reglamento General de Evaluacin. 3. Los alumnos ingresantes por la modalidad de segunda profesin, traslados y convenios abonarn la pensin correspondiente. DEL USO DEL SOFTWARE a) SISTEMA UNIFICADO DE MATRICULA (SUM-OCRACC) (1) La matrcula debe ser registrada en el SUM-OCRACC instalado en todas las Oficinas de Servicios Acadmicos de las Facultades de la Universidad. (2) El uso indebido de este software generar las acciones administrativas correspondientes (3) Cualquier consulta o problema surgido en el uso del Sistema Unificado de Matrcula - SUM OCRACC debe ser realizada a la OCRACC.

H.-

I.-

J.-

Pgina 7 de 8

F e d e r i c o Villarreal

Universidad

Nao ion ai

"La calidad se produce desde adentro hacia afuera, con el compromiso de todos"

VICERRECTORADO ACADEMICO

Oficina Centrad de Registros y Centro de

Acadmicos

Cmputo

DE LA INFORMACION REMITIDA EN ARCHIVOS MAGNTICOS 1. La Facultad es responsable por la concordancia entre la documentacin enviada y la contenida en los archivos magnticos (CD). 2. Cualquier modificacin de la informacin debe ser comunicada a la OCRACC con la aprobacin del Vice-Rectorado Acadmico. De ser el caso, acompaando las Resoluciones Rectorales o de Facultad correspondientes. 3. La informacin en los archivos magnticos debe ser enviada en los formatos establecidos en el Sistema Unificado de Matrcula - SUM OCRACC (dos copias para mayor seguridad).

Pgina 8 de 8