NOES DE ARQUIVOLOGIA

Professor ESTEVO AGUIAR professorestevaoaguiar@gmail.com

CONCEITO DE ARQUIVO
Lei

8.159/91 Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

CONCEITO DE ARQUIVO
Informao:

ideia, mensagem ou

conhecimento Suporte: material no qual a informao est registrada Documento: toda informao registrada em um suporte material

INFORMAO

SUPORTE

DOCUMENTO

CONCEITO DE ARQUIVO
O

arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes de suporte:

Exemplos

Papel CD Pendrive DVD Fita de vdeo Disquete

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 01. (CESPE/ CNPQ/ 2011) O

documento de arquivo, produzido e(ou) recebido como decorrncia natural do desenvolvimento das atividades de um rgo ou uma empresa, tem por funo provar e testemunhar a ocorrncia dessas atividades.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 02. (CESPE/ EBC/ 2011) Um conjunto

documental reconhecido como arquivo pode ser produzido por pessoa jurdica ou por pessoa fsica.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 03. (CESPE/ EBC/ 2011) Mesmo

produzidos em suportes diferentes do tradicional, que o papel, os documentos videogrficos e fotogrficos devem ser considerados como parte do arquivo de uma organizao.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo

04. (CESPE/ ABIN/ 2010) Os

documentos de arquivo, em qualquer suporte, so produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento das atividades de pessoa fsica ou jurdica.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo

05. (CESPE/ MS/ 2010) O termo suporte

utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que o papel, so: papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magntica, disco magntico, disco tico, entre outros.

Gabarito: Certo

FUNO DO ARQUIVO
A

funo bsica do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda Guardar e organizar os documentos, tornando disponveis as informaes mantidas sob sua guarda.

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo

06. (CESPE/ FUNDAC-PB / 2008) Um

arquivo tem como funo principal tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo

07. (CESPE/ INPI/ 2006) O arquivo

tem como funo bsica tornar disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob sua guarda.

Gabarito: Certo

FINALIDADES DOS ARQUIVOS

A

principal finalidade dos arquivos servir Administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Servir Administrao em primeiro plano e, em segundo, Histria. Todo documento nasce com a finalidade de servir Administrao

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo

08. (CESPE/ SECAD-TO/ 2008) A

principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo

09. (CESPE/ EBC/ 2011) A principal

finalidade do arquivo servir como fonte para pesquisa histrica.

Gabarito: Errado

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Teoria

das 3 Idades

Classifica os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio Corrente Intermedirio Permanente

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Arquivos

Correntes

Arquivos de 1 idade Alto grau da frequncia de uso Documentos em curso Necessitam de estar prximos dos usurios ou dos setores de trabalho Servem Administrao

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Arquivos

Intermedirios

Arquivos de 2 idade Baixo grau da frequncia de uso No necessitam de estar prximos dos usurios ou dos setores de trabalho A permanncia nessa fase transitria Aguardam destinao final Tambm so conhecidos por limbo ou purgatrio Servem Administrao

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Arquivos

Permanentes

Arquivos de 3 idade Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico Permitem conhecer a Histria da Instituio Revelam a origem e constituio da Instituio Servem Histria

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 11. (CESPE/ EBC/ 2011)

semelhana do que ocorre com todo sistema de arquivos, o sistema de arquivos da EBC constitudo por trs fases: corrente, intermediria e permanente.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 12. (CESPE/ STM/ 2011) A teoria das

trs idades refere-se sistematizao do ciclo de vida dos documentos arquivsticos.

Gabarito: Certo

VALOR DOS DOCUMENTOS

Valor

Primrio

Valor administrativo Documentos que servem de apoio s atividades da instituio Todo documento nasce com esse valor e depois o perde um valor temporrio

CORRENTE

e INTERMEDIRIO

VALOR DOS DOCUMENTOS

Valor

Secundrio

Documentos que preservam a memria/ histria da instituio Nem todo documento apresentar esse valor um valor definitivo, jamais poder ser eliminado

PERMANENTE

VALOR DOS DOCUMENTOS

PRIMRIO

SECUNDRIO

Corrente

Intermedirio

Permanente

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 13. (CESPE/ EBC/ 2011) Para serem

considerados como permanentes, os documentos devem manter o valor primrio.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 14. (CESPE/ EBC/ 2011) A diminuio

do valor primrio de um documento em determinado setor de trabalho da organizao indica que esse documento pode ser transferido ao arquivo intermedirio.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 15. (CESPE/ EBC/ 2011) Documentos

com alta frequncia de uso ou com grande possibilidade de uso fazem parte de um arquivo corrente.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 16. (CESPE/ AGU/ 2010) O arquivo

corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 17. (CESPE/ TRE-MT/ 2010) Os

documentos so mantidos nos arquivos intermedirios quando apresentam valor secundrio.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 18. (CESPE/ EBC/ 2011) O arquivo

intermedirio tem como funo diminuir o volume de documentos nos arquivos correntes.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 19. (CESPE/ EBC/ 2011) Preserva-se a

memria institucional por meio do arquivo permanente.

Gabarito: Certo

AVALIAO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE
Avaliao

a definio de prazos de guarda e da destinao final dos documentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta na elaborao da Tabela de temporalidade da instituio A Tabela de temporalidade dever ser aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa ser implementada no rgo.

TABELA DE TEMPORALIDADE

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 20. (CESPE/ CNPQ/ 2011) A

destinao final dos documentos de arquivo em uma tabela de temporalidade pode ser a sua eliminao ou guarda permanente.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 21. (CESPE/ EBC/ 2011) Na tabela de

temporalidade, o campo que indica a destinao final dos documentos apresenta as possibilidades de eliminao, de guarda eventual e de guarda permanente.

Gabarito: Errado

PRAZOS DE GUARDA
O

prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso na tabela de temporalidade da instituio

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 22. (CESPE/ DFTRANS/ 2008) Os

documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 23. (CESPE/ TRE-AL/ 2004) O prazo

indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.

Gabarito: Errado

CUMPRIMENTO DO CICLO VITAL

ELIMINAO

Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediria Envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria Envio de documentos da fase corrente ou intermediria para a fase permanente

TRANSFERNCIA

RECOLHIMENTO

Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases intermediria e permanente.

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 24. (CESPE/ CORREIOS/ 2011) O

recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio definido na tabela de temporalidade.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 25. (CESPE/ EBC/ 2011) A eliminao

de documentos pode ser feita no arquivo corrente.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 26. (CESPE/ EBC/ 2011) A atividade

de entrada de documentos para guarda permanente conhecida como transferncia.

Gabarito: Errado

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivo

Especial

Aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas e que, por esta razo, merecem tratamento especial no s no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc.

Fotografias, discos, fitas, microfilmes, slides, disquetes, CDs e etc.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivo

Especializado

o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem
Arquivos mdicos ou hospitalares Arquivos de imprensa Arquivos de engenharia Etc...

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 27. (CESPE/ EBC/ 2011) Arquivo de

engenharia considerado um tipo de arquivo especializado.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 28. (CESPE/ SEBRAE/ 2008) O

arquivo especializado se refere existncia de documentos de formas fsicas diversas, como fotografias, discos, fitas, microfilmes e slides.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 29. (CESPE/ TJDFT/ 2008) Quanto

natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 30. (CESPE/ ANCINE/ 2006) D-se o

nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda do arquivo em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 31. (CESPE/ CREA-DF/ 2003) Arquivos

mdicos so considerados especializados.

Gabarito: Certo

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

QUANTO EXTENSO DE SUA ATUAO
Arquivos

Setoriais

Aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivos correntes

Arquivos

Gerais ou Centrais

Os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 32. (CESPE/ STM/ 2011) Os arquivos

setoriais so aqueles que recebem documentos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma organizao.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 33. (CESPE/ FHS-SE/ 2009) Os

arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo permanente.

Gabarito: Errado

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Fatores

Fsicos

Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos documentos:

Umidade alta Ar seco Temperatura inadequada Exposio luz natural ou artificial

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Fatores

Qumicos

Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos:

Poeira Sujeira Fumaa Cola Fitas adesivas Objetos metlicos Alimentos

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Fatores

Biolgicos

Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos documentos:

Insetos Microorganismos Ratos Baratas Cupins Homem

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Cuidados

a serem observados ao se manusear os documentos

Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo Anotaes nos documentos devem ser feitas lpis

Conforme o Manual de conservao de documentos Arquivo Nacional (1985)

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 34. (CESPE/ ANEEL/ 2010) Os

depsitos de arquivo devem prever locais especficos para armazenamento de cada tipo de suporte, de acordo com suas especificidades.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 35. (CESPE/ DPU/ 2010) A luz

natural, sobretudo a radiao ultravioleta, causa danos aos documentos.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 36. (CESPE/ MPU/ 2010) necessrio

controlar a temperatura e a umidade do ar nos depsitos de documentos.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 37. (CESPE/ CNPQ/ 2011) A

higienizao dos documentos, uma importante atividade de conservao de documentos de arquivo, pode ser realizada utilizando-se pano macio, escova ou aspirador de p, e recomendada, principalmente, em documentos considerados de guarda permanente.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 38. (CESPE/ INSS/ 2008) Na

higienizao dos documentos, alm de remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como grampos, clipes e prendedores metlicos.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 39. (CESPE/ STM/ 2011) A principal

causa dos danos que ocorrem nos materiais de um acervo documental o manuseio indevido, tanto por usurios quanto por funcionrios.

Gabarito: Certo

DOCUMENTOS ELETRNICOS OU DIGITAIS

So

aqueles armazenados em meio digital ou eletrnico e que dependam de equipamento e softwares que permitam sua leitura Podem ser gerados
A partir de dados contidos em Sistemas gerenciadores de Bancos de dados A partir da digitalizao de documentos em papel Com uso de software ou programa especfico (editor de texto, planilha eletrnica, etc.)

DOCUMENTOS ELETRNICOS OU DIGITAIS

Cuidados

necessrios para a preservao de documentos em meio digital

Criao de cpias de segurana (backup) Atualizao de mdia (suporte) Atualizao de formato

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 40. (CESPE/ TRE-MT/ 2010) A

alterao de suporte uma tcnica importante para combater a rpida obsolescncia das mdias, que compromete a preservao de documentos digitais.

Gabarito: Certo

MICROFILMAGEM

a tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato altamente reduzido Vantagens
Ganho de espao fsico Preservao do documento original em papel Segurana na guarda da informao

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 41. (CESPE/ AGU/ 2010) O microfilme

de substituio aquele que serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados, tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao.

Gabarito: Certo

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo

Alfabtico

aquele que organiza os documentos por nome

Variadex

uma variante do mtodo alfabtico. Neste mtodo h a utilizao de cores para facilitar o arquivamento

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo

Geogrfico

aquele que organiza os documentos pela procedncia ou local

Regras
Os Estados ou Pases devem ser organizados alfabeticamente; Dentro de cada Estado ou Pas, a capital vem em primeiro lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente

Exemplo - GOIS: Goinia > Alexnia > Caldas Novas > Mozarlndia > Rio Verde

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo

Numrico

aquele que organiza os documentos por nmero Pode ser subdividido em

Simples: os documentos so organizados pelo nmero inteiro. indicado para nmeros pequenos Cronolgico: organiza os documentos por data Dgito-terminal: organiza os documentos pelos dois ltimos algarismos. indicado para nmeros grandes

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo

Ideogrfico

aquele que organiza os documentos por assuntos/temas Pode organizar os documentos de forma alfabtica ou numrica

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 42. (CESPE/ FUNDAC-PB/ 2008)

Alm dos cdigos numricos e alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos aquela realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localizao dos itens.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 43. (CESPE/ EMBASA/ 2010) O

mtodo geogrfico muito preciso, mas tem aplicaes muito especficas, uma vez que est embasado na identificao de caractersticas geogrficas, como bacias hidrogrficas, cadeias de montanhas, plancies, planaltos, flora e fauna.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 44. (CESPE/ STM/ 2011) Por meio do

mtodo Variadex, atribui-se um nmero ao documento, em ordem crescente, de acordo com a entrada deste no arquivo.

Gabarito: Errado

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 45. (CESPE/ CETURB-ES/ 2010) A

criao de pastas para o arquivamento de documentos a partir dos temas relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do mtodo ideogrfico.

Gabarito: Certo

COMO ISSO CAI NA PROVA???

Questo 46. (FCC/ TRF-2 Regio/ 2007) Uma

instituio adota o mtodo dgito-terminal para classificar os pronturios de seus servidores: 1) 001.299 -- Hilary Jenkinson 2) 032.699 -- Eugenio Casanova 3) 129.129 -- T.R. Schellenberg 4) 159.544 -- Luciana Duranti 5) 305.218 -- Angelika Menne-Haritz 6) 306.818 -- Bruno Delmas 7) 588.029 -- Paola Carucci 8) 246.344 -- Michel Duchein

A adequada ordenao de tais pronturios :

REGRAS DE ALFABETAO
1

regra: Nos nomes de pessoas fsicas

Considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplos

Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Vasconcelos, Maria Lusa

Obs.:

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Teixeira, Anbal. Teixeira, Marilda

REGRAS DE ALFABETAO
2

regra: Sobrenomes compostos

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplos
Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paul Villa-Lobos, Heitor

REGRAS DE ALFABETAO
3

regra: Sobrenome com nome de Santos

Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So seguem o conceito da 2 regra: no se separam. Exemplos
Esprito Santo, Bartolomeu Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Carlos So Paulo, Luciano Monte Pascoal, Ribeiro (remete a um nome religioso, por isso no se separa)

REGRAS DE ALFABETAO
4

regra: Iniciais abreviativas

As iniciais abreviativas tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplos

Vieira, J. Vieira, J. Almeida Vieira, Jonas Vieira, Jos

REGRAS DE ALFABETAO
5

regra: Artigos e Preposies

Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma no so considerados Exemplos

Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da

Obs.:

Em nomes estrangeiros, sobretudo os norte-americanos, se aplica outra regra (ver regra n 9).

REGRAS DE ALFABETAO
6

regra: Sobrenomes de parentesco

Os nomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Neto, Sobrinho, Junior so considerados parte integrante do ltimo sobrenome Exemplos

Almeida Filho, Antnio Ribeiro Junior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Via Neto, Henrique Villa-Lobos Filho, Heitor

REGRAS DE ALFABETAO
7

regra: Ttulos que acompanham o nome

Os ttulos que acompanham o nome no so considerados na alfabetao. Eles so colocados aps o nome, entre parnteses. Exemplos
Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.)

REGRAS DE ALFABETAO
8

regra: Nomes estrangeiros

Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo os casos de nomes espanhis e orientais (ver regras n 10 e 11). Exemplos

Aubert, Georges Mller, Paul Shimidt, Jorge

REGRAS DE ALFABETAO
9

regra: Partcula de nomes estrangeiros

As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escrita com letra maiscula. Exemplos

Capri, Giulio di Mc Adam, John OBrien, Gordon Di Capri, Leonardo

REGRAS DE ALFABETAO
10

regra: Nomes espanhis / hispnicos

Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome (sobrenome do pai). Exemplos

Arco y Molinero, Andel de Oviedo y Baos, Jos Pina del Mello, Francisco de

REGRAS DE ALFABETAO
11

regra: Nomes Orientais e rabes

Os nomes orientais (japoneses, chineses, etc.) e rabes so registrados como se apresentam. Exemplos

Al Ben-Hur Li Yutang Law Kim Chong

REGRAS DE ALFABETAO
12

regra: Nome de instituies

Os nome de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos iniciais entre parnteses aps o nome. Exemplos

lvaro Gomes & Cia Boticrio (O) Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (The)

REGRAS DE ALFABETAO
13

regra: Nomes de eventos

Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados, os nmeros devem aparecer no fim, entre parnteses. Exemplos

Conferncia de Pintura (II) Congresso de Georgia (Quinto) Congresso de Georgia (Sexto) Congresso de Geologia (3)

COMO ISSO CAI NA PROVA???

O Comit Olmpico Brasileiro prepara o cadastro de autoridades convidadas para a cerimnia de abertura dos Jogos. Para tanto, precisa dispor as fichas pessoais destas autoridades em ordem alfabtica. Identifique a ordem correta dos nomes apresentados.

COMO ISSO CAI NA PROVA???

( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( (

) Gustavo Kuerten ) Aderbal Alves Vila Nova ) Carlos Oliveira Santa F ) Pedro Santos dvila ) dson Arantes do Nascimento ) Csar Cielo Filho ) Delegado Romeu Tuma ) George W. Bush ) Paul Mc Cartney ) Joseph von Neumann ) Hugo Chvez Frias ) Law Kim Chong ) Abdulah Mustafah