Pengenalan Microsoft Access adalah salah satu jenis perisian sistem pangkalan data yang disertakan di dalam pakej

Microsoft Offfice. Kebiasaaannya , aplikasi perisian ini digunapakai di persekitaran kerja yang tidak melibatkan terlalu ramai. Oleh itu, untuk memastikan pendedahan terhadap perisian ini dapat dilakukan dengan berkesan, manual ini akan membincangkan apakah yang dimaksudkan dengan sistem pangkalan data, bagaimana ia dibangunkan, bagaimana ianya berfungsi dapat membantu memudahkan lagi pemahaman seseorang terhadap penggunaan Microsoft Access. Konsep Asas Pangkalan Data Pangkalan data bolehlah diangggap sebagai satu set fail yang berkait secara logik, disusun untuk memudahkan proses capaian oleh satu atau lebih aturcara penggunaan dan limpahan data.Sebuah sistem pangkalan data biasanya mempunyai struktur yang telah ditetapkan oleh pengguna.Ianya mempunyai koleksi data data yang berkaitan antara satu sama lain bagi membentuk suatu maklumat yang lebih bermanfaat kepada pengguna. Pangkalan data biasanya terdiri daripada medan dan juga rekod. Medan merujuk kepada kategori maklumat. Contoh: jika kategori maklumat Pendaftaran Pelajar , maka No. Kad Pengenalan, No. Matriks, Nama Penuh, Alamat dan No. Tel adalah medan-medan yang terdapat di dalam kategori tersebut. jumlah pengguna yang

Pendaftaran Pelajar
No. Kad Pengenalan No. Matriks Nama Penuh Alamat No. Tel

Medan Rekod

Kursus Pelajar
No. Kad Pengenalan No. Matriks Kod Kursus Kod Fakulti

Gabungan medan-medan (No. Kad Pengenalan, No. Kad Matriks, Nama Penuh, Alamat, No. Tel) rekod-rekod Pendaftaran Pelajar ini akhirnya akan membentuk satu rekod. Gabungan ini akan membentuk satu fail. Gabungan fail-fail (Maklumat dan Maklumat Kursus Pelajar) pula akhirnya akan

membentuk satu sistem pangkalan data. Kelebihan Menggunakan Sistem Pangkalan Data Sistem pangkalan data mempunyai beberapa kelebihan berbanding dengan penyimpanan data secara tradisional (menggunakan fail, kotak dan sebagainya). Diantaranya ialah: Mencapai sesuatu data dan maklumat yang dikehendaki dengan lebih pantas dan tepat. Meminimumkan limpahan data. Meningkatkan konsistensi data. Pengintegrasian dan perkongsian data. Boleh dikemaskini dengan mudah. Menyisih data mengikut susunan abjad atau mana-mana kriteria yang dikehendaki. Penjanaan laporan yang mudah, cepat dan tepat. Struktur Pangkalan Data Microsoft Access merupakan sejenis perisian pangkalan data yang berasaskan konsep Pangkalan Data Hubungan. Pangkalan Data Hubungan adalah terdiri daripada satu set jadual atau table yang menggunakan medan sepunya untuk menghubungkan atau mencapai data yang tertentu. Ia merujuk kepada sistem yang dibangunkan hasil gabungan atau rangkaian pelbagai table.

Struktur dan rekabentuk Microsoft Access. Microsoft Access merupakan perisian sistem yang berasaskan objek (.mdb). (seperti table,

query, form, report dan sebagainya) dan semuanya disimpan di dalam satu fail data

Objek pangkalan data

Berikut diterangkan secara ringkas mengenai setiap objek atau komponen yang terdapat dalam perisian ini.

Table
Digunakan bagi menyimpan data bagi sesebuah pangkalan data.Setiap pengguna boleh memapar, meminda atau memasukkan data menerusi penggunaan table.

Form
Merujuk kepada tetingkap yang digunakan bagi memapar serta memasukkan sesuatu data ke dalam sebuah atau lebih table. Ia menjadikan operasi memaparkan data, memasukkan data ataupun meminda data menjadi pengguna. mudah dan lebih mesra

Query
Membolehkan seseorang pengguna mempersembahkan sesuatu maklumat dalam bentuk yang lebih bermakna. Ia digunakan untuk menggabungkan lebih dari satu

table bagi membentuk satu perhubungan data yang diperlukan.

Report
Merujuk kepada maklumat daripada table atau query yang tertentu khususnya bagi tujuan cetakan. yang disusun dalam format

Cara-cara menggunakan Microsoft Access 2000 1. Bawa penunjuk tetikus anda ke butang Start dan klik padanya sekali. 2. Gerakkan penunjuk tetikus ke perkataan Programs dan anda akan dipaparkan pula dengan menu pilihan aplikasi. 3. Klik pada Microsoft Access bagi mengaktifnya.

4. Dalam beberapa saat, perisian Microsoft Access akan dibuka dan anda akan dipaparkan dengan skrin utama Microsoft Access seperti yang dipaparkan di muka surat seterusnya.

5. Menggunakan pilihan arahan di bar menu 5.1 Pilihan Menu File. Semua arahan yang berkaitan dengan pengurusan fail Access yang dibina seperti arahan membina fail baru, membuka dan menutup fail yang telah dibina, menyimpan fail yang baru dan telah lama dibina serta arahan berkaitan. Lihat rajah disebelah.

5.2

Pilihan Menu Edit. Semua arahan yang berkaitan dengan proses pengubahsuaian fail Access seperti arahan menyalin dan paste bahagian tertentu pada fail, menukar nama serta memadam elemen tertentu dalam fail.

5.3

Pilihan Menu View. Semua arahan yang berkaitan dengan rupa bentuk paparan fail Access di skrin. Arahan yang berkaitan dengan penentuan rupa bentuk paparan item-item serta Toolbar pada skrin perisian Access.

5.4

Pilihan Menu Insert. Menu ini mengandungi semua arahan yang berkaitan dengan proses penambahan elemen di dalam sesuatu fail Access yang telah atau sedang dibina.

5.5

Pilihan Menu Tools. Mengandungi semua arahan yang berkaitan dengan proses

penyemakan ke atas setiap teks yang ditaip di dalam fail Access. Juga menyediakan segala kemudahan yang berkaitan dengan proses memantapkan fail pangkalan data seperti Relationships, Analyze,

Macro, Active X.

10

11

6. Membangunkan Sistem Pangkalan Data dengan Menggunakan Blank

Database.
6.1 Klik pada ikon yang telah dibulatkan seperti rajah di bawah dan tetingkap seperti di bawah akan dipaparkan. Pilih ikon Database dan klik OK butang.

6.2

Tetingkap yang berikutnya akan dipaparkan. Tetingkap ini meminta anda menaipkan nama bagi fail data yang akan dihasilkan. Nama

default ialah db1.mdb.

6.3 Namakan fail sebagai Daftar.mdb.

12

6.4 6.5

Seterusnya , klik butang Create. Sistem pangkalan data yang baru akan terhasil.

13

7. Penggunaan Table di dalam Microsoft Access Di dalam Microsoft Access, jadual atau table merupakan sumber maklumat utama di dalam sebuah sistem pangkalan data. Tanpa kehadiran table, semua elemen atau fungsi lain seperti query, report dan sebagainya tidak mungkin dilaksanakan. Data-data di dalam table disusun dalam bentuk baris dan lajur dalam setiap perwakilan datanya. Setiap rekod diwakili dengan baris dan setiap medan diwakili dengan lajur. 7.1 Operasi asas dalam pembinaan Table. Berikut adalah langkah-langkah kerja yang perlu dilakukan:7.1.1 Terdapat tiga kaedah bagaimana satu table boleh dihasilkan iaitu:

Operasi membina table boleh dimulakan dengan cara dwi klik pada pilihan kaedah yang dikehendaki. atau; 7.1.2 Klik pada ikon New seperti tetingkap di bawah.

14

7.1.3

Tetingkap New Table seperti berikut akan dipaparkan.

7.1.4

Terdapat beberapa cara

yang disediakan bagi membolehkan

suatu table dihasilkan. Pilih salah satu daripada cara yang disediakan iaitu Design View. 7.1.5 7.1.6 Aktifkan pilihan Design View dan klik butang OK. Tetingkap seperti berikut akan dipaparkan.Tetingkap ini tempat untuk merekabentuk table yang akan dibina tetingkap Table Design View. 7.1.7 Ia terdiri daripada dua bahagian yang utama iaitu: dan dikenali

Field Entry Area. Field Properties Area.

15

7.2

Field Entry Area

Lokasi ini bahagian yang menetapkan medan atau fields dengan memasukkan nama bagi medan tersebut (field name), jenis data (data

type) serta penerangan yang mewakilinya (description).

7.3

Field Properties Area

Ia menetapkan ciri-ciri medan yang dihasilkan seperti saiz medan, format , nilai asas dan banyak lagi. 7.3.1 Klik pada baris dan lajur pertama dan kedua yang diwakili oleh

Field Name dan Data Type. Anda telah berjaya menamakan

medan dan jenisnya.

16

7.3.2

Berikut adalah penerangan ringkas mengenai setiap satu data

type yang dipaparkan.

7.3

Data Types
7.3.1 Text
Aksara seperti huruf, nombor dan tanda-tanda bacaan digunakan. Had maksimum pemasukan aksara ialah 255 aksara.

7.3.1 Number
Nilai numeric digunakan khususnya data memerlukan operasi aritmetik atau pengiraan.

7.3.2 Currency
Data dalam bentuk kewangan digunakan. Iaitu elemen khas seperti tanda koma, perpuluhan, RM dan sebagainya.

7.3.3 Memo
Sama format text tetapi boleh menampung sehingga 64,000 aksara.

7.3.4 Autonumber
Medan untuk nombor-nombor unik dimasukkan secara automatik dalam bentuk jujukan dan random.

7.3.5 OLE Object

Perhubungan objek yang dihasilkan diluar. Dalam bentuk imej, audio, video, graf dsbnya.

7.3.6 Hyperlink
Data dalam bentuk teks atau nombor digunakan dalam pangkalan data kepada fail di luar.
17

sebagai

hyperlink address. Capaian mudah dilakukan terhadap objek di

7.4

Seterusnya ikut langkah 7.2 sehingga semua medan di dalam nama medan, jenis medan dan keterangan dimasukkan untuk menghasilkan satu jenis table. Sebagai contoh:

7.5 7.6 7.7

Pastikan anda menyimpan (save) table yang dihasilkan. Tutup tetingkap Table Design dengan menekan butang Close (X) yang dibulatkan seperti di atas. Kotak peringatan seperti berikut akan dipaparkan.

7.8

Tekan butang OK dan namakan table sebagai Pendaftaran.

18

7.9

Tetingkap berikut akan dipaparkan untuk meminta Primary Key. Bila

Primary Key tiada, klik butang No.

7.10

Anda sudah selesai menghasilkan table bagi menyimpan rekod pendaftaran nombor borang seperti tetingkap di bawah.

19

8.0

Menetapkan Medan bagi Primary Key Merujuk kepada medan yang membolehkan sesuatu rekod di dalam

table itu unik atau tidak bertindanan. Walaupun medan bagi Primary Key bukanlah satu kemestian, tetapi ia digalakkan untuk mendapatkan
data yang berkualiti dan memudahkan perhubungan satu table dengan

table yang lain.

Langkah-langkah untuk menetapkan medan bagi Primary Key: 8.1 8.2 Pastikan table Pendaftaran dalam mod Design View. Aktifkan medan No Pendaftaran. Medan diaktif dengan mengguna Row Selector.
Row selector

8.3

Apabila

Row

Selector

sesuatu

baris

ditekan,ia

akan

menyebabkan keseluruhan baris diaktifkan.

8.4

Apabila baris dah diaktifkan, klik ikon Primary Key seperti di bawah.

8.5

Anda telah berjaya menetapkan medan Primary Key. Perhatikan tetingkap dibawah.

20

9.0

Operasi melibatkan rekod menggunakan Datasheet View Dengan menggunakan Datasheet View, operasi-operasi asas yang melibatkan rekod boleh dilaksanakan. Antara operasioperasi asas tersebut ialah: 9.1 Memasukkan rekod Menambah rekod Memadam rekod yang sedia ada Mencari data dalam rekod Memasukkan Rekod. 9.1.1 Masukkan maklumat berikut agar membentuk satu table.

Field Name
Kod Pekerja Kad Pengenalan Nama Pekerja Alamat Bandar

Data Type Text Text Text Text Text

Description
Nombor Daftar Pekerja No. Kad Pengenalan Nama Pekerja Alamat Pekerja Bandar Pekerja

9.1.2 Namakan table tersebut sebagai Pekerja. 9.1.3 Table bagi pekerja telah berada di dalam senarai table di dalam ruangan Database Window seperti di bawah.

21

9.1.4 Aktifkan table Pekerja dan klik berganda (dwi klik) untuk membukanya. 9.1.5 Tetingkap seperti di bawah akan dipaparkan.Tetingkap ini dikenali Datasheet View.

9.1.6 Perhatikan tetingkap di atas mempunyai header : tajuk dan navigasi rekod yang mengandungi senarai rekod yang terdapat di dalam table.

22

9.1.7

Letakkan kursor ke medan pertama untuk masukkan data.Taipkan data bersesuaian.

9.2

Menambah Rekod 9.2.1 9.2.2 Letakkan kursor berada di medan pertama dan baris seterusnya. Masukkan data cara yang sama dengan langkah 9.1.7.

9.3

Mencapai dan memaparkan rekod. 9.3.1 9.3.2 Letakkan kursor pada mana-mana medan yang dikehendaki. Tekan ikon Find pada Database Toolbar atau gunakan arahan Find dari menu Edit.

9.3.3

Tetingkap Find akan dipaparkan seperti di bawah.

23

9.3.4 Sebagai contoh : taipkan perkataan Siti Abdullah di ruangan medan Find What ;dan pilih Nama Pekerja di ruangan Look in. Ini boleh mempercepatkan proses carian data seperti di bawah.

9.3.5

Sekiranya data yang dicari tiada di dalam rekod , maka tetingkap makluman seperti berikut akan dipaparkan.

24

9.4

Memadam rekod 9.4.1 Aktifkan baris rekod yang ingin dipadam dengan

menekan Row Selector baris rekod tersebut.

9.4.2

Tekan kekunci Delete. Anda juga boleh menggunakan ikon Delete Record yang disediakan pada Database

Toolbar.

9.4.3

Tetingkap amaran seperti berikut akan muncul untuk memastikan anda benar-benar rekod tersebut. mahu memadamkan

9.4.4

Jika anda mahu padam, klik butang Yes.

25

10.0

Menetapkan spesifikasi atau properties bagi medan. Setiap medan di dalam sebuah table mempunyai cirri-ciri, spesifikasi atau properties yang tersendiri. Properties ini boleh dipinda menerusi tetingkap Field Properties Area yang berada di sebelah bawah Design

View.
10.1

Properties : Field Size

10.1.1 Kebiasaanya untuk data type jenis Text dan Memo.

10.1.2 Anda boleh menukar saiz teks mengikut yang anda kehendaki dengan klik berganda (dwi klik) di medan (Field Size). Kemudian taipkan saiz teks yang dipilih. 10.2

Properties : Format
10.2.1 Bagi Tarikh Import yang menggunakan Data Type:

Date/Time.

Anda

boleh

memilih

jenis

date

yang

dikehendaki seperti tetingkap di sebelah. 10.2.2 Pilih format tarikh yang dikehendaki iaitu seperti Short

Date (dd/mm/yy).

26

10.3

Properties : Default Value

10.3.1 Aktifkan baris yang mewakili medan Tarikh Import. Pada tetingkap Field Properties Area, aktifkan kotak penetapan

Default Value seperti di bawah.

10.3.2 Klik pada bulatan yang ditunjukkan di dalam tetingkap atas. Seterusnya, tetingkap Expression Builder seperti di bawah akan dipaparkan.

10.3.3 Kemudian dwi klik pada folder functions. Seterusnya, dwi klik pada folder Built In Functions.Kemudian klik pada

Date/Time dan akhir sekali klik pada Date.

27

10.3.4 Dwi klik pada Function Date bagi mengaktifnya.Secara automatik Function Date() dipaparkan ke tetingkap

Expression Builder seperti di bawah. Kemudian klik OK.

10.3.5 Perhatikan kotak Default Value pada tetingkap Properties di medan Tarikh Import seperti dbawah.

10.4

Properties: Decimal Values.

10.4.1 Aktifkan medan Jumlah Cukai. 10.4.2 Perhatikan nilai atau penetapan asal ialah Auto.

28

10.4.3 Aktifkan kotak Decimal Places. Pilih titik perpuluhan yang dikehendaki.

10.5

Properties: Validation Rule

Digunakan bagi menetapkan peraturan pemasukan data yang akan dilaksanakan oleh pengguna. Sebagai contoh: jika anda menetapkan jumlah cukai mestilah kurang atau sama dengan RM10000.00. 10.5.1 Aktifkan kotak pilihan bagi

Validation Rule

pada

tetingkap medan Field Properties Area. 10.5.2 Apabila tetingkap Expression Builder dipaparkan, pilih

Operators:All:<=

29

10.5.3 Dwi klik semasa kursor sedang berada pada tanda <=.

10.5.4 Taipkan nilai 10000 selepas tanda tersebut. Klik butang OK. Hasilnya seperti di bawah.

10.5.5 Anda menetapkan hanya nilai cukai yang tidak melebihi RM10000.00 sahaja dibenarkan masuk oleh pengguna.

10.6

Properties : Validation Text

Ia digunakan untuk mengeluarkan yang telah mesej amaran di atau medan makluman kepada pengguna apabila pemasukan data tidak menepati syarat-syarat ditetapkan

Validation Rule.

30

10.6.3 Aktifkan

kotak

pilihan

bagi

Validation

Text

pada

tetingkap Field Properties Area. 10.6.4 Taipkan ayat berikut pada ruangan yang disediakan.

10.6.5 Jika pengguna masuk nilai melebihi RM10000.00, mesej seperti di bawah akan dipaparkan.

10.7

Properties: Input Mask

Digunakan untuk memastikan setiap data dimasukkan dalam format yang seragam atau konsisten. 10.7.1 Aktifkan baris yang mewakili medan yang ingin guna format Input Mask. 10.7.2 Aktifkan pula kotak pilihan bagi Input Mask pada tetingkap Field Properties Area. 10.7.3 Klik tetikus sebelah kanan. Tetingkap seperti di sebelah akan dipaparkan.Pilih Build dan klik sekali.

31

10.7.4 Selepas itu, tetingkap yang berikut akan dipaparkan.

10.7.5 Pilih Yes.Tetingkap berikut akan dipaparkan.

10.7.6 Aktifkan pilihan Phone Number dan klik kotak masukkan data yang berada di sebelah pernyataan Try It.
32

10.7.7 Klik butang Edit List. Tetingkap seperti di bawah akan dipaparkan. Masukkan format no telefon seperti yang dikehendaki. Kemudian, klik butang Close.

10.7.8 Klik butang Next. Tetingkap seperti berikut akan dipaparkan.

10.7.9 Klik butang Next. Tetingkap seperti berikut akan dipaparkan. Pilih format yang dikehendaki. Kemudian Klik Next dan Finish.

33

34

11.0

Menyusun dan menapis rekod. Rekod di dalam sebuah sistem pangkalan data perlu diselenggara dengan betul agar setiap rekod tersebut boleh dicapai dengan mudah. 11.1 Menyusun Rekod Berdasarkan Medan Terdapat dua pilihan iaitu sama ada ia disusun secara menaik atau Ascending dan susunan menurun Descending. 11.2 Pilih lajur Nama dan klik pada Field Selector.Secara automatik, keseluruhan medan nama diaktifkan.(berwarna hitam)

11.3

Gunakan arahan Sort Ascending sama ada menerusi Database

Toolbar ataupun menerusi menu seperti yang ditunjukkannya.

atau;

35

12.0

Penggunaan penapis atau Filter 12.1

Filter by Selection
Menapis data atau rekod berdasarkan pemilihan medan semasa diaktifkan. 12.1.1 Pastikan anda berada di dalam mod Datasheet View bagi

table Pekerja.
12.1.2 Dwi klik pada medan Bandar yang dikehendaki untuk mengaktifnya. Dalam contoh ini, Bandar:Johor

12.1.3 Seterusnya klik ikon Filter by Selection pada menu atau

Database Toolbar.

12.1.4 Perhatikan hanya rekod bandar:Johor sahaja akan dipaparkan seperti di bawah.

12.1.5 Untuk kembali mendapatkan rekod seperti asal, gunakan arahan Remove Filter seperti di bawah.

36

12.2

Filter For Input

Menapis data yang ingin dipaparkan dengan menaip kriteria yang dikehendaki. 12.2.1 Gerakkan kursor atau tetikus ke medan Bandar. 12.2.2 Klik butang tetikus sebelah kanan ketika ia berada di medan Bandar. 12.2.3 Pilih arahan Filter For: 12.2.4 Taipkan perkataan Johor di ruangan kosong sebelah

Filter For.

12.2.5 Tekan kekunci Enter apabila selesai. 12.2.6 Hasilnya hanya rekod Bandar: Johor sahaja dipaparkan.

37

12.3

Filter by Form
12.3.1 Klik ikon Filter by form pada database toolbar.

12.3.2 Tetingkap Filter by Form akan dipaparkan.

12.3.3 Dalam kes ini , anada akan mencari rekod menetap di Bandar Johor dan nama : Siti Abdullah

12.3.4 Klik ikon Apply Filter. Hasilnya, Hanya rekod terbabit dipaparkan.

38

13.0

Query
Query merupakan satu objek yang akan memaparkan data atau rekod yang tertentu atau yang diperlukan dari satu atau lebih table. 13.1 Asas Pembinaan Query Yang Ringkas 13.1.1 Melalui Database Windows, aktifkan objects: Query seperti di bawah. 13.1.2 Klik butang New bagi memulakan operasi membina

Query.

13.1.1

13.1.3 Tetingkap New Query akan dipaparkan. Anda boleh memilih kaedah yang dikehendaki seperti di sebelah.

39

Design View
Membina query dari awal proses dan anada mempunyai kuasa kawalan yang sepenuhnya terhadap query yang dibina

Simple Query Wizard

Membina query yang akan mencapai data dari medan tertentu di dalam satu atau lebih table. Boleh digunakan untuk mengira jumlah rekod-rekod yang berkaitan.

Crosstab Query Wizard

Mengira jumlah bagi data yang dikumpul atau dikategorikan berdasarkan dua jenis maklumat iaitu secara menegak dan satu lagi secara melintang.

Find Duplicates Query

Membina query yang boleh mengesan sekiranya terdapat lebih dari satu rekod yang sama di dalam satu table.

Find Unmatched Query

Mengesan rekod di dalam satu table yang tidak mempunyai rekod yang berkaitan dengannya di dalam

table yang lain. 13.2 Query: Design View

13.2.1 Klik pada pilihan Design View dan klik butang OK.
Tetingkap show table akan muncul untuk anda pilih table yang akan dimasukkan ke dalam Query.

40

13.2.2 Aktifkan table: Pekerja dan klik butang Add. Untuk memasukkan table tersebut ke dalam Query Design. Atau dwi klik table tersebut bagi tujuan yang sama di atas. 13.2.3 Klik butang Close. Tetingkap Query Design telah dipaparkan.

13.2.4 Dwi klik pada medan Kod Pekerja . Secara automatik medan tersebut akan muncul di skrin Design Grid. Hasilnya seperti di bawah.

41

Seterusnya kita akan menambahkan medan menggunakan teknik lain pula. 13.2.5 Klik pada medan kosong yang berada disebelah medan Kod Pekerja. 13.2.6 Seterusnya klik pada anak ke bawah yang ada pada sel.Ia memaparkan medan-medan yang boleh diaktifkan.

13.2.7 Pilih medan Nama Pekerja dan paparan seperti berikut akan kelihatan.

42

13.3

Memaparkan Query Yang Terhasil 13.3.1 Klik ikon Run yang berada pada Database Toolbar. Anda boleh mencapai arahan ini menerusi menu Query>Run.

13.3.2 Hasilnya, query dipaparkan.

43

13.4

Membina Query dengan kriteria tertentu. 13.4.1 Aktifkan query : Pekerja dan klik butang Design.

13.4.2 Skrin akan terpapar seperti berikut.

13.4.3 Aktifkan sel criteria bagi lajur atau medan Nama Pekerja. 13.4.4 Taipkan perkataan Hairiah pada ruangan tersebut. Tekan kekunci enter apabila selesai. Secara automatik tanda diletakkan pada perkataan yang telah ditaipkan.

44

13.4.5 Klik pada ikon Run pada Database Toolbar untuk melihat hasilnya. 13.5 Menetapkan kriteria berasaskan operator perbandingan. 13.5.1 Aktifkan lajur bagi Gaji Pekerja pada Design Grid. 13.5.2 Pada baris Criteria, taipkan >1500.Ini akan menapis rekod dengan menetapkan pekerja gaji bulanannya lebih RM1500.00.

13.5.3 Tekan kekunci enter. 13.5.4 Gunakan ikon Run untuk melihat hasilnya.

45

13.6

Menetapkan kriteria menggunakan operator AND 13.6.1 Aktifkan lajur bagi Tarikh Lantikan pada Design Grid. 13.6.2 Pada baris Criteria , taipkan >01/01/90 and <01/01/06.

13.6.3 Tekan kekunci enter. Paparan Kriteria tersebut secara automatik ditukarkan kepada bentuk yang difahami oleh Microsoft Access.

13.6.4 Gunakan ikon Run

untuk melihat hasilnya.

46

13.7

Operasi Aritmetik di dalam Query Dalam contoh berikut, kita akan cuba menghasilkan satu medan baru hasil dari operasi pengiraan terhadap separuh gaji bulanan untuk mendapatkan nilai bonus. 13.7.1 Aktifkan medan atau lajur kosong di sebelah medan Gaji Pekerja.

13.7.2 Taipkan pernyataan seperti di bawah pada medan kosong di sebelahnya. Klik butang kanan tetikus. Paparan seperti berikut akan terhasil. Pilih arahan menu

Properties.

13.7.3 Apabila tetingkap field properties di paparkan. Pilih

Format: Fixed.

47

13.7.4 Tutup tetingkap tersebut dan lancarkan

anda.

13.7.5 Hasilnya pengiraan anda dilaksanakan dan data yang terhasil akan dipaparkan pada medan Bonus mengikut format yang ditetapkan.

13.7.6 Save query anda.

13.8

Pengiraan guna Total Calculation. 13.8.1 Pilih table Pekerja, tekan butang Add dan seterusnya tekan butang Close. 13.8.2 Hasilnya adalah seperti berikut.

48

13.8.3 Klik ikon total seperti yang ditunjukkan.

13.8.4 Didapati satu baris baru (Total) akan muncul pada tetingkap Design Grid.

13.8.5 Fungsi Total mengira ini akan mengira jumlah pekerja. Oleh yang demikian, masukkan medan Kod Pekerja ke dalam medan pertama pertama. Klik baris total, pilih fungsi count.

49

13.8.6 Lancarkan terhasil.

query anda. Paparan berikut akan

13.9

Membina Query Bersilang (Crosstab Query) Data-data bagi table yang diringkaskan ke dalam bentuk yang padat serta mudah difahami. Ianya akan dipaparkan dalam bentuk lajur dan baris. 13.9.1 Bina satu query baru dengan arahan New pada Database

Window.
13.9.2 Pada tetingkap New Query, pilih kaedah Crosstab Query

Wizard. Seterusnya, klik butang OK.

13.9.3 Tetingkap Crosstab Query Wizard akan dipaparkan. Pilih table Pekerja.Klik butang Next.

50

51

13.9.4 Dwi klik pada medan Bandar : Available Fields.Kesannya medan Bandar ini telah dipindahkan ke bahagian kotak

Selected Fields.

13.9.5 Klik butang Next.

52

13.9.6 Skrin yang berikutnya meminta anda menetapkan medan bagi Column Heading pula. Pilih medan alamat sebagai Column Heading. Klik butang Next.

53

13.9.7 Klik medan Gaji Pekerja pada kotak senarai Fields.Pada kotak senarai Functions , pilih fungsi Avg (Average). Tekan butang Next.

13.9.8 Tekan butang Finish. Hasilnya seperti di bawah.

Average

54

13.10 Menghubungkan lebih dari satu table di dalam query. 13.10.1 Bina satu table yang baru. Gunakan kaedah Design

View.
13.10.2 Masukkan maklumat berikut ke dalam table.

13.10.3 Simpan atau save table sebagai Peralatan.

13.10.4 Klik ikon View pada Database Toolbar untuk melihat data dalam bentuk Datasheet View. 13.10.5 Masukkan data berikut ke dalam setiap medan yang disediakan.

13.10.6 Tutup table tersebut.

55

13.11

Membina query yang mempunyai lebih dari satu table

(multi-table query)
13.11.1 Bina satu query baru. Gunakan kaedah Design View. Klik OK. 13.11.2 Dwi klik pada table Pekerja dan klik butang Close.

13.11.3 Tetingkap seperti berikut akan terhasil.

56

13.11.4 Masukkan elemen-elemen atau medan yang berikut ke dalam Design Grid. Nama akan disusun secara menaik.

13.11.5 Seterusnya kita akan memasukkan satu lagi table iaitu

table Peralatan ke dalam Query Design View untuk

dihubungkan ke dalam table yang sedia ada iaitu table Pekerja. 13.11.6 Klik pada ikon Show Table.

13.11.7 Pilih table Peralatan dan klik butang Add. Seterusnya, klik Close. 13.11.8 Hasilnya table Peralatan akan muncul di dalam Query

Design View bersama-sama table Pekerja.

13.11.9 Dwi Klik pada medan keterangan, Pengeluar dan Harga.Hasilnya seperti di sebelah.

57

Seterusnya kita akan menghubungkan table Pekerja dengan table Peralatan melalui Autojoin. 13.11.10 Klik pada medan Kod Pekerja bagi table Pekerja dan heret ia ke arah medan Kod Pekerja yang berada pada

table Peralatan. Hasilnya satu garisan akan terbentuk

menghubungkan dua table.

13.11.11 Gunakan ikon Run

bagi memaparkan hasil query

yang terbentuk. Hasilnya, rekod dari table Pekerja telah dihubungkan dengan rekod dari table Peralatan bagi membentuk satu query yang diperlukan di muka surat sebelah.

58

Jika diteliti, 2 rekod asal pekerja tidak dipaparkan. Ini adalah kerana 2 pekerja berikut tidak membeli sebarang peralatan komputer. Query di atas hanya menyemak nilai yang sama atau matching kod pekerja ke atas kedua-dua table dan memaparkannya. Untuk memaparkan keseluruhan rekod pekerja walaupun tidak ada di dalam table Peralatan, pengguna perlu meminda spesifikasi perhubungan. 13.12 Meminda spesifikasi perhubungan 13.12.1 Dwi klik pada garisan yang menghubungkan table Pekerja dan Peralatan.

13.12.2 Tetingkap dipaparkan.

Join

Properties

seperti

berikut

akan

59

13.12.3 Aktifkan pilihan kedua. Tekan OK. Lihat hasilnya terhadap query yang dibina.

13.12.4 Hasil berikut diperolehi.

13.12.5 Dua rekod pekerja yang tidak ada dalam table Peralatan tetapi ada dalam table Pekerja dipaparkan.

60

14.0

Relationship
Menghubungkan maklumat yang disimpan di dalam table yang berasingan. Terdapat lebih dari satu table yang wujud di dalam sesebuah sistem pangkalan data, maklumat yang berkaitan di antara

table tersebut boleh dihubungkan antara satu sama lain.Perhubungan

ini dikenali dengan Relationship. 14.1 Terdapat 3 jenis perhubungan di dalam pangkalan data

One to One
Medan yang serasi atau sepadan dari sebuah table/query kepada sebuah table/query yang lain.

One to Many
Memasukkan semua rekod dari

table/query

yang

pertama dan memasukkan mana-mana rekod yang

match dari table/query yang kedua.

Many to One
Memasukkan semua rekod dari table/query yang kedua dan memasukkan mana-mana rekod yang match dari

table/query yang pertama.

14.2 Memilih dan menetap

table

ke

dalam Klik

tetingkap butang

Relationship.
14.2.1 Semasa

Database

Window.

pada .

Relationships pada Database Toolbar

14.2.2 Dua tetingkap akan dipaparkan serentak iaitu tetingkap

Show Table dan juga tetingkap Relationship.

61

14.2.3 Dwi klik pada table Equipment diikuti dengan table

Worker dan tekan butang Close.

14.2.4 Diperhatikan bahawa table tersebut akan dipaparkan di dalam tetingkap Relationship seperti berikut.

14.3

Membentuk perhubungan di antara table. 14.3.1 Heretkan medan Kod Pekerja dari table Pekerja dan lepaskan ianya pada medan Kod Pekerja yang berada pada table Peralatan. 14.3.2 Tetingkap dipaparkan.

Edit

Relationship

seperti

berikut

akan

62

14.3.3 Klik butang Create bagi membina Relationship. 14.3.4 Hasilnya, terbentuk. satu perhubungan seperti berikut akan

14.4

Menambah Referential Integrity ke dalam Relationship yang sedia ada. 14.4.1 Pastikan tetingkap Relationship diaktifkan. 14.4.2 Dwi klik pada garis yang menghubungkan kedua-dua

table.
14.4.3 Tetingkap Edit Relationship akan dipaparkan. Bagi memasukkan konsep Referential Integrity, aktifkan kotak pilihan Enforce Referential Integrity seperti berikut.

63

14.4.4 Kemudian, aktifkan pilihan Cascade Update Related dengan cara mengklik kotak pilihan disediakan.

* Cascade Update Related Fields - Setiap kali nilai

primary key pada primary table dipinda, semua rekod

yang berkaitan dengannya akan dipinda. * Cascade Delete Related Fields - Setiap kali nilai

primary key pada primary table dipadamkan, semua

rekod yang berkaitan dengannya akan dipadam secara automatik. 14.4.5 Tutup tetingkap Edit Relationship dengan klik butang OK. 14.4.6 Lihat perhubungan yang terbentuk. Garis perhubungan lebih tebal, terdapat satu pada table pekerja dan infinity

(many) pada table peralatan.

64

14.5

Bagaimana Referential Integrity Berfungsi 14.5.1 Buka table Peralatan.Pastikan anda berada dalam mod

Datasheet View.
14.5.2 Letakkan kursor pada sel medan No Pekerja dan taipkan satu No Pekerja baru. Teruskan operasi memasukkan data seperti berikut:

14.5.3 Bila enter dari medan terakhir, satu mesej amaran akan dipaparkan.Ini adalah kerana tiada rekod yang serasi yang diperlukan diantara kedua-dua table.

14.5.4 Klik

butang

OK.

Padam

semula

data-data

yang

dimasukkan tadi bagi rekod Kod Pekerja=6060.

65

14.6

Membina medan rujukan atau lookup field. 14.6.1 Aktifkan table Peralatan pada Database Window dan klik butang Design. 14.6.2 Tetingkap Design View bagi table Peralatan akan dipaparkan.

14.6.3 Bagi memulakan operasi meminda medan Kod Pekerja , klik medan Data Type baris kod pekerja. Pilih arahan

Lookup Wizard.

66

14.6.4 Tetingkap Lookup Wizard dipaparkan. Memilih spesifikasi yang dikehendaki serta mengikut arahan yang disediakan langkah demi langkah. Pilih pilihan yang telah diaktifkan seperti berikut.

67

14.6.5 Tekan butang Next. 14.6.6 Paparan seterusnya, pilih table Pekerja.

14.6.7 Tekan butang Next. Paparan tetingkap berikut.

68

14.6.8 Pilih medan yang dikehendaki pada Available Fields dengan klik atau dwi klik ke kotak Selected Fields.

14.6.9 Klik butang Next. Tetingkap berikut dipaparkan.

69

14.6.10 Tekan butang Next. Tetingkap berikut dipaparkan. Tetingkap ini membenarkan anda memberi nama yang dikehendaki (jika perlu). Tekan butang Finish.

14.6.11 Apabila tetingkap anda meminta menyimpan table terlebih dahulu .Klik butang Yes.

70

14.6.12 Data type bagi kodpekerja masih lagi dalam bentuk teks. Penggunaan Lookup Wizard hanya meminda ciriciri atau spesifikasi lookup dan tidak meminda data

type.

14.6.13 Bagi melihat dengan lebih jelas, aktifkan tab lookup pada field properties.

71

14.7

Menggunakan medan rujukan atau lookup field 14.7.1 Pastikan table Peralatan dalam mod Datasheet View dengan menekan ikon .

14.7.2 Perhatikan medan KodPekerja tidak memaparkan dalam bentuk nombor tetapi dalam bentuk NamaPekerja.

14.7.3 Klik pada medan KodPekerja. Kik pada anak panah tersebut, didapati satu senarai semua nama pekerja seperti berikut.

14.7.4 Klik pada ikon

untuk memaparkan Design

View. Aktifkan medan Display Control. Klik pada medan Display Control dan apabila senarai pilihan yang
dipaparkan, pilih Text Box.

14.7.5 Paparan seperti berikut.

72

14.7.6 Apabila Text Box dipilih. Klik ikon berikut.

untuk kembali ke

Datasheet View. Perhatikan kesannya pada paparan

73

15.0

Forms
Kombinasi objek kawalan seperti kotak input, teks, label, bingkai dan sebagainya yang digabungkan bersama dengan table atau query. 15.1 Membina dan meminda spesifikasi borang menggunakan

Data Entry Form.

Menggunakan Form Wizard 15.1.1 Klik pada objects: Form pada Database Window.

15.1.2 Tekan butang New. Seterusnya tetingkap New Form akan dipaparkan bagi pilihan kaedah pembinaan form. Pilih Form Wizard . 15.1.3 Pada bahagian bawah tetingkap tesebut, disediakan satu ruangan untuk memilih table atau query yang akan digunakan. Klik pada anak panah ke bawah pada ruang tersebut. 15.1.4 Pilih table Pekerja dan klik butang OK.

74

15.1.5 Seterusnya, tetingkap Form Wizard dipaparkan untuk menetapkan medan yang ingin dimasukkan ke dalam borang. Aktifkan medan KodPekerja dan dwi klik bagi memilihnya. Gunakan langkah yang sama tadi untuk medan yang berikutnya. Klik butang Next untuk arahan selanjutnya.

75

15.1.6 Anda boleh memilih mana-mana reka letak yang dikehendaki. Aktifkan pilihan Columnar dan klik butang

Next seperti berikut.

15.1.7 Aktifkan Standard Style dan klik butang Next seperti berikut.

76

15.1.7 Tetingkap seterusnya untuk anda memberi pilihan nama borang. Kemudian tekan butang Finish.

15.1.8 Secara automatik, form yang dibina akan dipaparkan dalam mod Form View.

77

15.1.9 Perhatikan pada Database Window, form yang terhasil akan dipaparkan pada tab atau objects: Forms

15.2

Membina rupa bentuk dan paparan form 15.2.1 Aktifkan form: pekerja. Klik pada butang berpindah dari mod Form View ke Design View. bagi

15.2.3 Klik pada butang Autoformat

15.2.4 Tetingkap Autoformat akan dipaparkan seperti berikut.

78

15.2.5 Dalam kes ini, Expedition Autoformat diaktifkan dan klik butang OK.

15.2.6 Kesannya kita akan melihata paparan form yang terkini.

79

Seterusnya, akan meminda elemen kawalan bagi borang tersebut. 15.2.7 Klik pada kotak masukan data medan KodPekerja untuk mengaktifnya.

15.2.8 Klik pada ikon font/fore color. 15.2.9 Klik pada anak panah ke bawah. Satu senarai warna akan dipaparkan.Klik warna biru dengan menggunakan tetikus.

15.2.10 Semasa kawalan kod pekerja masih aktif, klik pada ikon

15.2.11 Pilih kesan khas yang dikenali sebagai Sunken.

15.2.12 Paparan berikut adalah kesan dari pilihan kesan khas di atas.

Gunakan langkah yang sama bagi medan yang lain.

80

Pindaan terhadap kawalan label. 15.2.13 Aktifkan pada label alamat.Dwi klik pada label tersebut.

15.2.14 Taipkan perkataan baru pada alamat untuk meminda perkataan.

15.3

Bekerja dengan elemen kawalan atau Control

Unbound Controls
Elemen kawalan yang tidak dihubungkan dengan medan di dalam table atau query.

Bound Controls
Elemen kawalan yang dihubungkan dengan medan di dalam table atau query. Biasanya, digunakan untuk memapar atau masukan data.

Calculated Controls
Elemen kawalan yang menggunakan pernyataan aritmetik atau logik bagi sesuatu hasil.

15.3.1 Pastikan anda masih berada di dalam mod Design View. 15.3.2 Sebelum meminda, besarkan dahulu seksyen Header bagi borang tersebut.Dengan cara mengaktifkan garisan pemisah di antara Header dengan Detail. Klik dan heret ianya ke bawah.

81

15.3.3 Klik diletakkannya.

pada toolbox untuk mengaktifnya.

15.3.4 Klik pada Form Header di mana pada tajuk borang akan 15.3.5 Kursor bertukar bentuk huruf A menandakan teks telah sedia untuk dimasukkan. Klik dan heret membentuk segiempat seperti di bawah sebagai ruangan menaip teks.

15.3.6 Ruangan untuk menaip tajuk.

15.3.7 Tajuk borang telah ditaip.

15.3.8 Klik pada tajuk di atas untuk mengaktifnya.

82

15.4

Menetapkan medan dengan elemen kawalan jenis

Calculated Control.
Merupakan sejenis elemen kawalan yang boleh dimasukkan ke dalam sesuatu borang.Ia bukan sahaja boleh memaparkan data malah ia juga melakukan operasi aritmetik dan logik bagi menghasilkan suatu paparan data yang baru.

Sebagai contoh: Mengira tarikh percubaaan seseorang pegawai selepas tarikh lantikan
15.4.1 Klik pada Toolbox bagi mengaktifkannya.

15.4.2 Klik pada lokasi di mana medan baru yang akan memegang elemen kawalan baru diletakkan. 15.4.3 Sebagai contoh, medan tersebut akan diletakkan di bahagian bawah medan Tarikh Lantikan. 15.4.4 Klik diruangan tersebut.Hasilnya medan baru dibina dan diletakkan di lokasi yang dikehendaki.

15.4.5 Dwi klik pada kotak medan perkataan unbound. Kursor akan diletakkan pada ruangan di dalam medan tersebut.

15.4.6 Taipkan pernyataan yang berikut: =[TarikhLantikan]+90

83

15.4.7 Klik pada label (yang diwakili dengan Text5) untuk mengaktifnya. Dwi klik pada teks tersebut bagi mengaktifnya keseluruhan label tersebut.Taipkan label dengan teks Tempoh Percubaan Lantikan.

15.4.8 Klik pada ikon

untuk kembali ke mod Datasheet

View atau Form View.

15.4.9 Perhatikan bahawa borang atau form yang telah dihasilkan.Perhatikan medan Tempoh Percubaan Tamat akan memaparkan Tarikh Lantikan dan dicampurkan dengan 90 hari lagi secara automatik.Ianya tidak boleh dipinda.

84

15.5

Menetapkan spesifikasi borang yang dibina. 15.5.1 Pastikan anda berada dalam Form Design View.Klik pada

Form Selector bagi mengaktifkan keseluruhan borang

tersebut.

15.5.2 Ianya akan menyebabkan satu titik berwarna hitam muncul.

15.5.3 Klik pula ikon Properties pada Database Toolbar.

15.5.4 Tetingkap form seperti yang berikut akan dipaparkan. Klik pada tab Data pada tetingkap tersebut.

15.5.5 Klik pada medan Allow Deletions. Penetapan asalnya ialah nilai Yes. Klik pada anak panah yang disediakan dan pinda penetapan kepada No.

85

Allow Deletions: Yes (asal)

Allow Deletions: No (selepas pindaan)

15.5.6 Penetapan pindaan di atas adalah untuk mengelakkan daripada rekod dipadam oleh pengguna. 15.6 Operasi memasukkan data menerusi penggunaan Form. 15.6.1 Klik ikon untuk berpindah ke mod Form View.

15.6.2 Untuk masukkan data atau rekod baru, klik pada butang

New Record di Insert Menu

klik seperti tetingkap berikut.

atau

86

15.6.3 Perhatikan bahawa anda akan dipaparkan borang kosong. Sistem navigasi rekod juga memaparkan rekod terakhir di dalam sistem.

15.6.3 Letakkan kursor pada medan yang bersesuaian untuk dimasukkan. Anda menggunakan tetikus, tab atau kekunci enter untuk bergerak dari satu medan ke medan yang lain. 15.7 Operasi mencetak data menerusi Form 15.7.1 Aktifkan rekod yang ingin dicetak 15.7.2 Klik pada Record Selector bagi rekod tersebut.

Record Selector

87

15.7.3 Pilih arahan Print dari menu File. 15.8 Operasi memadam rekod menerusi Form. 15.8.1 Pilih Delete Record dari Menu

Record.
15.8.2 Sebelum operasi memadam rekod dilakukan,pastikan terlebih dahulu sama ada Properties membenarkan operasian itu dilaksanakan.

15.8.3 Ikon Delete diaktifkan kerana Yes.

15.9

Membina borang berasaskan pelbagai table Borang sebegini biasanya mengandungi dua komponen utama yang dikenali sebagai borang utama (main form) dan borang sokongan (subform). Subform akan dihubungkan dengan main form dengan medan-medan sepunya tertentu. 15.9.1 Klik Object: Form, klik butang New. 15.9.2 Apabila tetingkap New Form dipaparkan, pilih Form

Wizard sebagai kaedah membina main form.

15.9.3 Pada ruangan pilihan table, pilih table Pekerja sebagai

table yang akan dirujuk.Tetingkap seperti berikut akan

dipaparkan.

88

15.9.4 Klik

butang

OK.Tetingkap

berikut

dipaparkan

dan

aktifkan semua medan dengan klik

dari Available

Fields ke Selected Fields.

15.9.5 Seterusnya, kita akan menetapkan pula table sebagai rujukan pembinaan subform. 15.9.6 Klik pada medan atau kotak pilihan bagi Table/Queries. Pilih table: Peralatan.

15.9.7 Seterusnya, anda menetapkan pula medan-medan yang ingin dimasukkan ke dalam subform kelak.

89

15.9.8 Pilih medan-medan yang dikehendaki.Klik butang untuk memindahkan ke Selected Fields.

15.9.9 Tekan butang Next untuk aktiviti seterusnya. Tetingkap berikut akan dipaparkan. Skrin ini meminta anda menetapkan bentuk paparan yang akan dihasilkan iaitu sama ada berasaskan table Pekerja (main form) ataupun

table

Peralatan

seperti

mana

yang

telah

ditetapkan.Tekan butang Next.

90

15.9.10 Skrin berikut akan dipaparkan. Anda memilih reka letak atau layout yang akan dihasilkan kelak. Pilih layout yang dikehendaki iaitu Datasheet. Tekan butang Next.

91

15.9.11 Skrin berikut akan dipaparkan. Pilih style Standard dan tekan butang Next.

15.9.12 Skrin berikut akan dipaparkan. Skrin ini meminta anda menamakan Form dan juga Subform.

92

15.9.13 Tekan butang Finish untuk menamatkan proses pembinaan. 15.9.14 Skrin berikut dipaparkan. Diperhatikan bahawa main

form dan Subform akan dipaparkan secara berasingan. Subform cuma memaparkan maklumat yang berkaitan
dengan main form.

15.9.15 Tutup tetingkap tersebut. 15.9.16 Perhatikan

form

yang

terhasil

dalam

Database

Window. Main form dan Subform disimpan dalam dua

objek yang berasingan.

93

16.0

Reports
Membolehkan sesuatu data dipersembahkan dalam bentuk yang lebih bermakna dan mengikut keperluan semasa. Ia juga boleh digunakan untuk menetapkan bagaimana rekod di dalam sebuah sistem pangkalan data dipersembahkan kepada pengguna. 16.1 Menghasilkan laporan menggunakan Report Wizard 16.1.1 Pastikan database window sedia dibuka. Aktifkan tab pilihan bagi Objects :Reports.

16.1.2 Tekan butang New bagi menghasilkan Report. 16.1.3 Tetingkap New Report akan dipaparkan.Klik pada Report

Wizard untuk memilihnya sebagai kaedah.

94

16.1.4 Pilih table atau query yang akan digunakan bagi tujuan penghasilan report. Pada senarai pilihan, pilih table Pekerja dan tekan butang OK.

16.1.5 Tetingkap Wizard seterusnya meminta anda menetapkan medan-medan yang ingin dimasukkan ke dalam Report. Aktifkan medan medan yang dikehendaki.Tekan butang untuk memindahkan medan tersebut ke Selected

Fields.

16.1.6 Tekan butang Next. 16.1.7 Tetingkap seterusnya meminta anda menetapkan pula kumpulan atau kategori bagaimana sesuatu rekod itu ingin persembahkan. Pilih medan Bandar dan tekan butang bertanda .

95

16.1.8 Tekan butang Next untuk arahan selanjutnya. Di sini anda boleh menetapkan susunan sesuatu rekod akan dipersembahkan kelak.

96

16.1.9 Klik pada butang anak panah yang disediakan dan pilih medan Nama. Setiap rekod dipersembahkan berdasarkan nama pekerja dan disusun secara menaik.

16.1.10 Sekiranya, butang Summary Options ditekan, tetingkap berikut dipaparkan.

16.1.11 Aktifkan butang pilihan Avg bagi membolehkan purata gaji bulanan pekerja disembahkan. 16.1.12 Klik butang OK dan seterusnya Next. 16.1.13 Seterusnya, tetingkap Report Wizard dipaparkan untuk anda memilih layout report.Dalam kes ini, layout jenis

Align Left 1.Klik butang Next.

97

16.1.14 Tetingkap seterusnya meminta anda menetapkan style

report yang akan dihasilkan. Dalam contoh ini, style Corporate dipilih. Tekan butang Next.

16.1.15 Tekan butang Next. Paparan seterusnya meminta anda memberi nama bagi laporan yang telah dibuat. Tekan butang Finish.

98

16.1.16 Sebaik sahaja butang Finish ditekan, satu paparan laporan terhasil.

16.1.17 Laporan tersebut dibahagikan kepada Bandar, juga mengikut susunan menaik nama pekerja. Purata gaji pekerja juga turut dipersembahkan.

99

16.2

Memasukkan ungkapan aritmetik ke dalam laporan. 16.2.1 Aktifkan seksyen Detail dan seterusnya klik pada medan Gaji pekerja. 16.2.2 Tekan kekunci

Delete

bagi

memadamkan

medan

tersebut. Kita akan membina medan baru yang akan memaparkan gaji tahunan pekerja.

Paparan asal

Paparan selepas dipinda 16.2.3 Tekan ikon mengaktifnya. pada Database Toolbar.

16.2.4 Paparan toolbox diaktifkan. Klik pada Text Tool bagi

16.2.5 Seterusnya klik pada lokasi baru hendak diletakkan.Dua medan teks akan dipaparkan iaitu Text29 dan unbound.

16.2.6 Dalam laporan, label tidak digunakan kerana label khas sedia ada.Klik pada medan Text29 untuk aktifkan dan tekan kekunci delete.Hasilnya seperti di bawah.

16.2.7 Seterusnya klik pada medan yang diwakili unbound untuk mengaktifkannya.Kemudian dwi klik padanya bagi

100

meminda atau memasukkan elemen ungkapan aritmetik yang dirancangkan.

16.2.8 Taipkan pernyataan yang berikut pada medan tersebut. =[GajiPekerja]*12. Kemudian tekan enter.

16.2.9 Seterusnya, sebelum melihat hasil laporan yang terbina, klik pada ikon Properties pada tetingkap tersebut. dengan medan baru

diaktifkan. Paparan tetingkap berikut dan klik tab format

16.2.10 Medan format diletakkan kepada Currency, manakala

Decimal Places diletakkan 0. klik tanda X.

16.2.11 Untuk melihat hasil pengubahsuaiannya, klik pada ikon

View

untuk bertukar kepada mod Report View.

101

16.2.12 Hasil laporan yang diperolehi adalah seperti berikut:

16.3

Memapar dan mencetak laporan Ikon-ikon di bawah ini adalah digunakan untuk memapar, meminda spesifikasi cetakan dan sebagainya.

16.3.1 Anda

juga

boleh

menggunakan

ikon

Zoom

bagi

memaparkan saiz lebih besar atau lebih kecil. 16.3.2 Anda juga boleh memilih saiz paparan yang ingin digunakan menerusi pilihan senarai Zoom.

16.3.3 Bentuk pilihan paparan cetakan atau Preview juga disediakan dalam pelbagai bentuk melalui pilihan menu berikut.

102

16.3.4 Berikut adalah penetapan saiz kertas dan spesifikasinya.

Penentuan jidar kiri, kanan, atas dan bawah boleh ditetapkan di sini.

103

Penentuan

saiz

dan

orientasi

kertas

boleh

ditentukan di sini.

104

17.0

Penghasilan label dan carta. Ia digunaka bagi menghasilkan label surat atau mailing label dan juga carta-carta yang berkaitan dengan rekod-rekod yang ada di dalamnya. 17.1 Penghasilan mailing label. 17.1.1 Semasa database window masih terbuka dan Objects:

Reports masih aktif. Tekan butang New.

17.1.2 Apabila tetingkap New Report dipaparkan, pilih arahan

Label Wizard. Seterusnya, pilih table Pekerja pada pilihan table/query di mana datanya akan digunakan kelak.

17.1.3 Tekan

butang

Ok.

Tetingkap

label

wizard

akan

dipaparkan dan anda perlu menetapkan apa yang diminta oleh Wizard bagi membolehkan mailing label dihasilkan. 17.1.4 Tetingkap Wizard pertama meminta anda memilih saiz label yang dikehendaki.

105

17.1.5 Dalam kes ini, saiz yang dipilih ialah 5160 iaitu paparan label yang bersaiz 1 x 2 5/8. Klik butang Next untuk arahan seterusnya.

17.1.6 Tetingkap

seterusnya

memerlukan

anda

memilih

spesifikasi bagi teks iaitu jenis fon, saiz fon , warna dan sebagainya. Buat pilihan bersesuaian dan klik butang

Next untuk selanjutnya.

106

17.1.7 Seterusnya anda diminta untuk menetapkan medanmedan yang ingin dipaparkan pada mailing label. Aktifkan medan yang diperlukan.

17.1.8

Medan Nama Pekerja akan diaktifkan dan dwi klik untuk dihantar ke kotak Prototype Label. Di kotak

Prototype Label, tekan enter untuk memastikan medan

107

yang kedua berada di baris yang kedua. Ikut langkah yang sama untuk aktifkan medan lain dan dihantar ke kotak Prototype Label.

17.1.8 Apabila selesai, tekan butang Next. 17.1.9 Seterusnya, anda menetapkan pula bagaimana mailing

label dihasilkan dan disusun. Sebagai contoh, sekiranya

anda mahu mailing label disusun mengikut Tarikh Lantikan, maka pilih medan TarikhLantikan dan dwi klik ke kotak Sort by. Klik butang Next.

17.1.10 Skrin berikutnya meminta anda menamakan label yang dibina tadi.Namakan label mailing tadi. Tekan butang

Finish.

108

17.1.11 Hasilnya satu senarai paparan berikut bagi laporan

mailing label.

17.1.12 Menerusi mod Design View, pengubahsuaian cara paparan boleh dilakukan.

109

17.2

Penghasilan Carta 17.2.1 Semasa database window masih terbuka dan Objects:

Reports masih aktif.Tekan butang New.

17.2.2 Apabila tetingkap New Report dipaparkan, pilih arahan

Chart Wizard. Seterusnya, pilih table Pekerja pada pilihan table/query di mana datanya akan digunakan kelak.

17.2.3 Klik butang OK.Tetingkap Chart Wizard akan dipaparkan. Ia meminta anda memilih medan yang dikehendaki.

110

17.2.4 Dalam contoh ini, medan kod Pekerja dan alamat dipilih. Aktifkan medan kod Pekerja dan dwi klik untuk memindahkan medan ke Fields of Chart. Ulangi langkah yang sama untuk medan alamat.

17.2.5 Klik butang Next untuk menetapkan jenis carta yang ingin dihasilkan.

111

17.2.6 Pilih

carta

pai

sebagai butang

carta

pilihan untuk

untuk tindakan

dihasilkan.Tekan seterusnya.

Next

17.2.7 Tetingkap seterusnya untuk anda memilih layout dan reka letak carta pai dihasilkan. Skrin ini bahagikan dua bahagian. Bahagian di sebelah kanan memaparkan medan yang telah anda pilih bagi tujuan penghasilan

112

carta.Bahagian di sebelah kiri memaparkan contoh carta pai yang terhasil.

17.2.8 Klik pada medan kod pekerja di sebelah kanan skrin. Tanpa melepaskan heret ia ke butang Data pada contoh paparan carta.

17.2.9 Klik pula mean Alamat dan cara yang sama juga heret medan tersebut ke pada butang Kod Pekerja yang berada di penjuru atas sebelah kanan.

113

17.2.10 Hasilnya paparan seperti berikut akan dipaparkan.

17.2.11 Tekan penjuru atas sebelah kiri untuk melihat contoh paparan carta yang terhasil. 17.2.12 Hasilnya carta seperti berikut akan dipaparkan.

114

17.2.13 Jika anda berpuas hati, tekan butang Close. Tekan butang Next untuk skrin seterusnya. 17.2.14 Tetingkap terakhir meminta anda menamakan carta yang akan terhasil kelak.Taipkan nama yang bersesuaian. Tekan butang Finish.

115

17.2.15 Carta berikut akan terhasil.

17.2.16 Tutup tetingkap yang tidak diperlukan dengan tekan tanda X. 17.2.17 Tekan butang Yes bagi memastikan carta terhasil tadi disimpan dalam bentuk fail.

17.2.18 Namakan carta tadi dengan nama yang bersesuaian. Dalam contoh ini namakan seperti tetingkap berikut.

17.2.18 Klik butang OK.Carta pai disimpan dalam bentuk

reports di database window.

116