B3G2T11 - TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN.
1.
INTRODUCCIÓN..............................................................................................................................................................2
2.
TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN...................................................................................2
2.1.
PASOS
EN
LA
ELABORACIÓN
DE
UN
INFORME.................................................................................................2
2.2.
CALIDAD
DE
UN
INFORME.....................................................................................................................................3
2.3.
ESTRUCTURA
DE
UN
INFORME.............................................................................................................................3
3.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS..........................................................................................................................4
3.1.
DEFINICIONES...........................................................................................................................................................4
3.2.
MEDIDAS
DE
TENDENCIA
CENTRAL...................................................................................................................5
3.2.1.
MEDIA..................................................................................................................................................................6
3.2.2.
MEDIANA.............................................................................................................................................................6
3.2.3.
MODA ..................................................................................................................................................................6
3.3.
MEDIDAS
DE
DISPERSIÓN......................................................................................................................................7
3.3.1.
RANGO.................................................................................................................................................................7
3.3.2.
VARIANZA............................................................................................................................................................7
3.3.3.
DESVIACIÓN TÍPICA..........................................................................................................................................7
3.3.4.
COEFICIENTE DE VARIACIÓN DE PEARSON................................................................................................7
3.4.
MEDIDAS
DE
CORRELACIÓN.................................................................................................................................8
3.4.1.
COVARIANZA......................................................................................................................................................8
3.4.2.
COEFICIENTE DE CORRELACIÓN LINEAL....................................................................................................8
3.4.3.
REGRESIÓN LINEAL..........................................................................................................................................9
4.
REPRESENTACIONES GRÁFICAS............................................................................................................................10
4.1.
GRÁFICOS
PARA
VARIABLES
CUALITATIVAS................................................................................................10
4.1.1.
DIAGRAMA DE BARRAS...................................................................................................................................10
4.1.2.
PICTOGRAMA...................................................................................................................................................10
4.1.3.
DIAGRAMA DE SECTORES O TARTAS...........................................................................................................11
4.2.
GRÁFICOS
PARA
VARIABLES
CUANTITATIVAS.............................................................................................12
4.2.1.
GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS CONTINUAS.....................................................................12
4.2.2.
GRÁFICOS PARA VARIABLES CUANTITATIVAS DISCRETAS......................................................................13
5.
TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN ORAL. AYUDAS VISUALES.......................................................................14
5.1.
CHARLA....................................................................................................................................................................14
5.2.
CONFERENCIA........................................................................................................................................................15
5.3.
DISCURSO................................................................................................................................................................15
5.4.
SEMINARIO..............................................................................................................................................................15
5.5.
AYUDAS
VISUALES...............................................................................................................................................15
5.5.1.
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LAS AYUDAS AUDIOVISUALES...........................................................15
5.5.2.
LOS COLORES ..................................................................................................................................................15
5.5.3.
PIZARRA............................................................................................................................................................16
5.5.4.
TRANSPARENCIAS............................................................................................................................................16
5.5.5.
PRESENTACIONES...........................................................................................................................................17
6.
CONCLUSIÓN.................................................................................................................................................................17
7.
BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................................................................................18
8.
ESQUEMA – RESUMEN................................................................................................................................................19
1. INTRODUCCIÓN
Entendemos por informe una comunicación escrita que canaliza entre el redactor y el destinatario la informaciónnecesaria para el logro de una finalidad. De esta definición podemos identificar tres elementos principales:
□
Unos hechos (información)
□
Manejo, proceso de los hechos
□
Existencia de un propósito final.En el proceso de los hechos es donde encuadramos el análisis de la información y los datos recogidos, en los queserá de aplicación las técnicas de análisis de datos y representación gráfica de los mismos. El objetivo es justificar las conclusiones que se presentarán en el informe.Finalmente, haremos algunas consideraciones para otro tipo de comunicación, la oral. Como contextos diferentesque son, la comunicación escrita y la oral requieren técnicas distintas para afrontarlas.
2. TÉCNICAS DE REDACCIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN
El informe ha de ser ante todo, claro y en la medida de lo posible breve. Ha de estar redactado en un lenguajepreciso y ameno, tratando de atraer y retener la atención de los lectores, y cuidando de que no de lugar ainterpretaciones ambiguas de manera que el lector no se vea obligado a tener que volver sobre lo leído.
2.1. PASOS EN LA ELABORACIÓN DE UN INFORME
En este apartado se recogen los pasos que se han de seguir en la elaboración de un informe, es decir, todas lasacciones que son aconsejables realizar antes y durante la redacción del mismo:
□
Delimitación
. Todo informe ha de tener un tema, un asunto que tratar, que hay que delimitar y especificar con precisión, separándolo, pero sin desligarlo completamente del contexto de toda el área en que seencuentra comprendido
□
Fundamentación
. Todo informe posee una justificación, llena una necesidad objetiva y debe cumplir propósitos específicos. Es aquí donde se fundamentan el porqué y el para qué del mismo ya que sonellos, precisamente, los que pueden asegurar al redactor la eficacia y utilidad de la obra; en definitiva, suvalidez o invalidez.
□
Búsqueda de información
. El redactor del informe debe tener muy claro qué información le es necesariapara elaborar el informe. Asimismo, tiene que distinguir entre aquélla que es absolutamente primordial yaquélla secundaria; entonces, lanzarse a su búsqueda en las diversas fuentes y a todos los nivelesposibles.
□
Organización v Asimilación de la Información Encontrada
. Una vez obtenida, es necesario clasificar la información, analizarla y asimilar su contenido, para luego ser capaces de llegar a sintetizarla.
□
Planeamiento del Informe
. Partiendo de su delimitación, justificación y propósito, se ha de elaborar elprimer esbozo del mismo.
□
Organización interna del informe
. Es el momento de diseñar el esquema según el cual habrá dearticularse el informe; debe ser lógico, ordenado y claro, y contemplar todas las partes que locompondrán. Dicho esquema debe comprender una introducción en la cual se reseñe el o los propósitosdel informe, tantos capítulos o partes como el informe requiera -con sus respectivas subdivisiones, y unaconclusión. Asimismo, si le son solicitadas al informante, el esquema no deberá olvidar lasrecomendaciones o alternativas.
□
Redacción propiamente dicha:
Se debe intentar y utilizar una prosa lo más clara, sencilla, ordenada yunívoca posible.
□
Autocrítica
. El informante debe tomar distancia de su obra y de la forma más estricta y objetiva posibleintentar ponerse en el lugar del lector; debe auto preguntarse si el informe es veraz, claro y útil.
□
Presentación
. Si es el mismo informante quien debe realizar la presentación del informe, esto es, pasarloa máquina en limpio, no deberá olvidar la importancia de la forma: que ayude a la ágil lectura, quecombata el tedio, que sea estética y funcional, así como tampoco las otras normas específicas a cumplir,como los títulos, sub-títulos, etcétera. Si el informante cuenta con otra persona para esta parte delproceso, deberá orientarla y supervisar todos estos aspectos.
2.2. CALIDAD DE UN INFORME
Podemos enumerar los siguientes elementos como determinantes para la calidad de un informe:
□
Claridad
: En la revisión del estilo es de primordial importancia acortar las oraciones y los párrafos. Seconsidera que el largo adecuado para una oración es de alrededor de 15 palabras. También se logramayor facilidad interpretativa si en la oración usamos una sintaxis regular, es decir, sujeto, verbo ycomplemento. Adicionalmente se recomienda expresar el verbo en voz activa, modo indicativo y tiemposimple. En cuanto al contenido, cada oración debe llevar una sola idea importante.
□
Concisión
: Para ser conciso hay que escoger los detalles significativos, y luego, saber ordenarlos. Estasdestrezas requieren sentido común y sentido de gradación. Es necesario eliminar los rodeos, los datossuperfluos y toda palabra y frase que sobren.
□
Precisión
: El buen escritor necesita precisión de la idea y de las palabras. Cuando falta precisión en laidea decimos que hay vaguedad en el escrito. En estos casos se da vueltas al tema sin hacer blanco enel asunto a exponerse. Y aunque el escrito pueda resultar bello, falla en su propósito comunicativo.
□
Discreción
: La comunicación, además de clara y concisa, debe ser discreta. Para escribir necesitamosno sólo de la inteligencia abstracta, sino también de la social, es decir, del tacto.
2.3. ESTRUCTURA DE UN INFORME
Una posible estructura de un informe podría contener los siguientes epígrafes:
□
Título
: debe ser específico e informativo, que de una idea clara del tema estudiado
□
Autoría
: nombres de los autores, incluyendo alguna vía de comunicación con los mismos (direcciónelectrónica, teléfono,...)
□
Sumario o resumen
: debe dar un adelanto de lo que se leerá en el cuerpo, recogiendo concisamente eltema del trabajo, refiriéndonos sucintamente a la metodología seguida. La extensión del mismo no debeser mayor de cien palabras.
□
Índice
: en esta sección se recoge una tabla con todas las secciones y subsecciones del informe, asícomo la página en que se encuentran.
□
Cuerpo
: a su vez se compondrá de
Introducción
: en esta sección se orienta al lector hacia el tema del informe. Es aconsejable queincluya un marco teórico del tema, con referencias adecuadas que pongan rápidamente enantecedentes al destinatario del informe, es decir, recogiendo el "estado del arte" del tema.
Objetivos
: enunciar claramente el propósito del informe.
Desarrollo
: Toda la información debe estar articulada. Cada punto debe ser la continuación natural ylógica del anterior: el desarrollo del informe debe constar de tantas partes, capítulos, puntos y/osecciones como el informe exija. Se recomienda que conste por lo menos, de dos secciones ocapítulos con sus respectivas subdivisiones, las cuales deben oscilar entre un mínimo de dos y unmáximo de cinco. Sin embargo, se trata de una simple recomendación, no hay dogmas que rijan laorganización interna del cuerpo del informe. El autor debe estructurarlo inteligentemente evitando los
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