Membuat uraian jabatan (job description)
job description
)?. Ini tentunya kembali dariorganisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apadiadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi,misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilahselanjutnya pekerjaan / jabatan (
job
) itu muncul.Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi.Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (
employee
) dan organisasi sebagai pemilik (
employer
).Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk menghasilkan sesuatu .Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu adaanalisa yang disebut sebagai analisa jabatan (
job analysis
), sebagai
suatu prosesmengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yangrelevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu
. Hasilnya, sudah tentudinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (
job description
).Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :
•
Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
•
Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
•
Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apayang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
•
Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuaikebutuhan jabatan
•
Trainer
– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
•
Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (
competencyassessment, in-depth interview
dll)
•
Perencana Karir (
Succession Planner
)– untuk menempatkan individu sesuaidengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
•
Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (
Organization Development & Planner
) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yangmembutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yangdiperlukan
•
Job Evaluator
–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain didalam organisasi.Maka jelaslah bahwa
job description
adalah bagian penting dari sistem pengembanganSDM. Ibarat navigator,
job desc
adalah peta yang menentukan arah, kemana harus
berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelummembuat
job desc
, didahului dengan yang namanya
job analysis
.
Job Analysis
bisa dilakukan dengan tiga kondisi :1.Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur organisasi.2.Untuk jabatan yang ada (
vacant
) namun belum ada orangnya.3.Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai
jobdescription.
Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensiatau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukandengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasanatau orang lain yang mengerti.Langkah-langkah
job analysis
sesuai kondisi diatas akan dijelaskan pada tulisan berikutnya.
Melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis) (1)
Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (
job holder
), atasan(
superior
) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya orangyang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada dalam satu departemendengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan tersebut.Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang lebihmengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat jabatan tersebutdalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh pemegang jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untukmelihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntunperubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir.Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :
1.
Melakukan
analisis
, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan
2.
Menganalisa
job-
nya bukan orang yang memangku jabatan
3.
Fakta bukan
judgement
Rentang isi Job Description
Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam MinTugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab tersebut sudahdibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job description tersebut (
job re-analysis
). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.
Dari sini terlihat bahwa
job description
merupakan dokumen yang dinamis, mengikutiperkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.
si sebuah Uraian Jabatan (Job Description) (2)
job description
, maka yang perlu dipertimbangkanadalah apa bagian-bagian isi dari
job description
tersebut. Kelengkapan bagian dari isisebuah
job description
sebenarnya tergantung kebutuhan organisasi. Semakin kompleksdan semakin integratif antara subsistem SDM lainnya, maka
job description
yang lengkapakan semakin dibutuhkan.Karena itu, sebuah
Job Description
yang baik, minimal memuat dua hal yakni :1.Uraian tanggungjawab utama,2.Persyaratan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabtersebut. Namun, agar lebih dapat memenuhi sebagai bagian integratif dengan sub sistemlainnya, yakni akan menjadi referensi utama pengembangan sub sistem manajemen SDM,
job description
sebaiknya memiliki tiga hal utama yakni:1.
Uraian mengenai jabatan
tersebut, yakni berisikan hal penting mengenai jabatanitu.2.
Ukuran kinerja
yang dipersyaratkan, sebagai indikator terhadap keberhasilanmenyelesaikan tanggungjawab utama jabatan.3.
Kebutuhan jabatan
yang dipersyaratkanDalam perkembangannya, uraian jabatan berisikan banyak item. Umumnya terdiri dariMisi Jabatan, Ilustrasi Pekerjaan, Lingkungan Pekerjaan, Hubungan Pekerjaan,Tanggungjawab utama, Wewenang Pekerjaan, dan Dimensi Pekerjaan. Ukuran kinerjadapat diambil dari
Key Performance Indicator
untuk jabatan tersebut, yang berasal dari
Key Result Area
nya. Hubungan ini hendaknya sejalan dengan strategi, visi, misiorganisasi dan tentunya terkait dengan tanggungjawab utama bagi pemangku jabatantersebut.Sedangkan untuk kebutuhan jabatan atau pekerjaan, dapat dibagi menjadi persyaratanutama yang bersifat mutlak, dan persyaratan kompetensi baik
soft competency
maupun
hard competency
.
Isi sebuah uraian jabatan – Uraian Pekerjaan (3)
Search History:
Result 00 of 00
00 results for result for
p.
Recommended
Notes
Load more
