Cum se calculeaz\

costul total al unui ERP?

TCO ar trebui s includ toate costurile anticipate pentru primii trei ani de operare, cu distincie ntre faza de implementare i cea de operare postgo-live. n faza de achiziie, principalul factor care influeneaz costurile este reprezentat de analiz i definirea perimetrului proceselor de business care vor fi incluse n sistem. Delimitarea clar a perimetrului asigur achiziia sistemului potrivit, cu exact acele module i funcionaliti de care organizaia are nevoie.

COSTURILE IMPLEMENTRII
ILINCA HAVRICI, Senior Consultant, Ensight Management Consulting Faza de implementare presupune n principal costuri directe costul de achiziie al sistemului n sine, servere, echipamente periferice, infrastructura de reea, aplicaii software pentru asisten i mentenan. Elementul primar n calculul TCO l reprezint sistemul software n sine, n fapt licenierea pentru funcionalitile solicitate n cererea de ofert. Furnizorii oferteaz licene, care pot fi fie concurente, fie nominale. Concurena face referire la numrul maxim de utilizatori care pot fi logai n sistem la un anumit moment. n schimb, n virtutea unui acord de liceniere nominal, fiecare utilizator trebuie s fie identificat printr-un nume unic. Licenele nominale presupun costuri mai reduse dect cele concurente. Furnizorul trebuie s includ n oferta transmis i cerinele hardware i de reelistic i, de asemenea, s estimeze investiia necesar n acest sens. Dincolo de aceasta, dei multe companii prefer s pstreze platforma de operare existent, sistemul ERP identificat ca fiind optim

Preul este, pentru multe companii, unul dintre principalii factori de evaluare a soluiilor ERP. Constrngerile de buget primeaz de cele mai multe ori, astfel c un cost mai redus nclin balana alegerii. Pentru a analiza diferitele oferte din punct de vedere al costului este nevoie de o privire de ansamblu, care s cuprind toate aspectele ce in de implementarea i exploatarea unei soluii ERP. Este nevoie astfel de o estimare a TCO (Total Cost of Ownership), respectiv calculul tuturor costurilor directe i indirecte asociate proiectului sistemului pe ntreaga durat de via Ciclul de via al unui sistem ERP cuprinde mai multe faze, fiecare cu efecte asupra costului total achiziia, implementarea, operarea, mentenana.
erp.ro consultan]\ pentru business software

16

ar putea necesita o migrare, cum ar fi de la UNIX la Windows, iar n acest caz costurile presupuse de aceast migrare vor fi, de asemenea, incluse n calculul TCO pentru oferta respectiv.

Important: Nu toate sistemele ERP grupeaz funcionalitile n aceleai module, astfel c ofertele furnizorilor trebuie aduse la un numitor comun. Cheia negocierii eficiente a modelului de liceniere pentru un sistem ERP o reprezint comparaiile cu alte opiuni i identificarea implicit a prghiilor de negociere.
Serviciile profesionale necesare pentru design-ul, customizarea, implementarea i training-ul sistemului ERP reprezint una dintre componentele principale ale costurilor de implementare. Acestea includ instalarea i configurarea aplicaiei, workshop-uri de design, training, desfurarea proiectului pilot, conversia datelor i asisten pentru go-live. Estimrile conexe configurrilor i rapoartelor customizate trebuie furnizate, pe ct posibil, n cadrul ofertei. Costurile generate de consultan la implementare i dezvoltri depesc n general costul aplicaiei n sine i reprezint n concluzie principalul factor de cost n aceast faz. Ca regul, este preferabil a se plti mai mult pentru a asigura un numr suficient de resurse din partea unui furnizor calificat, dect a plti iniial o sum mai mic i a compensa ulterior, depind bugetul alocat, pentru a finaliza implementarea, posibil chiar cu ntrzierea proiectului.

ulterioar, cumprtorii care neleg costul total pe ciclul de via pot, de fapt, s beneficieze de cel mai bun produs la cel mai bun pre.

OPERARE I MENTENAN
Acestea sunt fazele ciclului de via ale unui sistem ERP, care au cea mai mare durat i induc costuri recurente semnificative pe toat durata acestuia. Ambele sunt axate pe oameni i procese, astfel nct costurile ascunse sunt dificil de evaluat, ns n aceste faze majoritatea costurilor indirecte sunt inerente, iar costurile directe se distribuie pe toat durata. Training-ul angajailor, alctuirea i dezvoltarea unei echipe de asisten IT, utilizarea celei mai adecvate strategii de implementare, managementul schimbrii, disponibilitatea i costurile noilor upgrade-uri sunt cteva puncte care trebuie prevzute i analizate atunci cnd se ncearc identificarea costurilor ascunse din fazele de operare i mentenan. Mentenana se calculeaz pe baz anual, ca procent din valoarea brut sau net a 17

Facts: Ca regul, raportul ntre costul serviciilor i cel al sistemului n sine ntre 1:1 i 1,5:1, n cazul unei implementri cu efort redus de consultan, i 2:1 pn la 4:1, n cazul unei implementri cu asisten extern intensiv.
Selecia sistemului ERP numai pe baza unor consideraii financiare presupune riscuri att din punct de vedere al funcionalitilor, ct i din cel al implementrii. Printr-o negociere eficient a preului i planificarea atent a procentului din investiie, care poate fi amnat pentru o faz

licenelor pentru sistemul ERP. n medie, valoarea acestor servicii reprezint 15-20% din preul licenelor. Acest element se preteaz cel mai bine pentru negocieri, oferind suficient spaiu pentru reducerea costurilor.

SFATURI PENTRU OBINEREA UNUI TCO MAI REDUS

Reducerea perimetrului funcional. Principiul Pareto se aplic i n domeniul sistemelor ERP: 80% din cerinele funcionale exprimate de o companie pot fi implementate cu 20% din efortul de dezvoltare i configurare. Limitarea perimetrului ERP la 80% dintre cerine va permite unei companii s realizeze economii semnificative la capitolul efort de implementare. Ajustarea perimetrului de implementare. Echipa clientului poate prelua o serie de activiti n cadrul implementrii, cum ar fi implicarea activ n procesul de analiz detaliat, asumarea unor sarcini complexe n testarea sistemului sau chiar susinerea training-urilor n interiorul organizaiei, reducnd astfel implicarea implementatorului. Alegerea unei configuraii mai puin customizate. Eforturile de dezvoltare i configurare
erp.ro consultan]\ pentru business software

reprezint principala parte a costurilor de consultan asociate unei implementri ERP. O serie de procese pot i adaptate fluxurilor din sistem, cu condiia s nu afecteze eficiena lor. Prin aceast metod se poate influena i numrul de module necesare, deci i costurile de mentenan. Reconsiderarea migrrii datelor istorice. Migrarea datelor istorice n noul sistem presupune costuri semnificative de prelucrare a datelor i medii de stocare suplimentare. Se poate ns evalua opiunea de a migra numai datele recente sau de iniializare a sistemului fr date istorice, concomitent cu pstrarea aplicaiilor vechi i limitarea numrului de licene la una, pentru a asigura accesul la informaiile istorice. Externalizarea hosting-ului. Aceasta este o soluie prin care se evit costurile cu administrarea sistemului i a bazei de date, servere i configurarea reelelor, care se vor nlocui cu costuri lunare de gzduire. Alternativa Software as a Service. Alegerea unui model de plat lunar reduce investiia iniial i crete cheltuielile operaionale, cu posibilitatea reducerii costurilor de finanare. Cheltuielile operaionale au avantajul c pot fi stopate cnd elementul n cauz nu mai este necesar.

18